administrowanie cmentarzami komunalnymi

UMOWA NR RI. …………
zawarta w Bornem Sulinowie w dniu ……………. pomiędzy:
Gminą Borne Sulinowo zwaną w dalszej treści umowy „Zamawiającym" i reprezentowaną przez
Z-cę Burmistrza – Bogdana Korpala
a
……………………..
zwaną w dalszej treści umowy „Wykonawcą" i reprezentowaną przez …………………………..
§1
1. Niniejsza umowa dotyczy zadania: „Administrowanie cmentarzami komunalnymi połoŜonymi na
terenie Gminy Borne Sulinowo w 2013r.” i zostaje zawarta na podstawie ustawy Prawo zamówień
publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759) art. 39 oraz określa
zasady wykonania usługi, obowiązki stron umowy w tym zakresie oraz zasady rozliczeń z tego
tytułu.
2. Wykonawca oświadcza, Ŝe posiada kwalifikacje, wiedzę i doświadczenie, zasoby kadrowe,
dysponuje sprzętem niezbędnym do prawidłowego i terminowego wykonania przedmiotu umowy.
§2
Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania zadanie polegające świadczeniu usługi
administrowania cmentarzami komunalnymi połoŜonymi miejscowościach: Łubowo, Krągi, Piława,
Borne Sulinowo, Łączno, Kiełpino, Juchowo.
Wykonawca zobowiązany będzie do zawarcia, na czas obowiązywania umowy na wykonanie
przedmiotu zamówienia, umowy na dostarczanie energii elektrycznej do kaplicy w m. Łubowo,
umowy na serwis kabin sanitarnych ustawionych na cmentarzu w m. Łubowo oraz umów na dostawę
wody na cmentarzach w m. Borne Sulinowo, Łubowo, Krągi, Piława i Kiełpino. Koszty dostawy
energii elektrycznej, wywozu nieczystości płynnych oraz naleŜność za zuŜytą wodę ponosi
Wykonawca.
Zakres prac obejmuje:
Zarządzanie cmentarzem:
a) prowadzenie ksiąg cmentarnych poprzez systematyczne dokonywanie wpisów podstawowych
i uzupełniających zgodnie z obowiązującymi przepisami;
b) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami
zlokalizowanymi na terenie cmentarza, udzielanie informacji dotyczących lokalizacji grobów i
miejsc rezerwowych na podstawie zapisów w księgach cmentarnych;
c) prowadzenie bieŜącej ewidencji pochówków i miejsc rezerwowych;
d) nadzorowanie prac firm usługowych (firmy pogrzebowe, zakłady kamieniarskie) w zakresie
przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych
dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników oraz odstępów między nimi;
e) prowadzenie ewidencji pobranych opłat zgodnie z Uchwałą Nr IX/100/2007 Rady Miejskiej w
Bornem Sulinowie z dnia 25 czerwca 2007 r. zmieniającą uchwałę w sprawie ustalenia stawek
opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych, sporządzanie kwartalnych raportów z wpłat z
tytułu ww. opłat oraz przekazanie ich na konto Urzędu Miejskiego w Bornem Sulinowie.
Utrzymanie w czystości i porządku terenu cmentarza:
a) teren cmentarza, parking przynaleŜny do cmentarza, ścieŜki i drogi dojazdowe:
wyrównywanie nawierzchni dla ułatwienia spływu wód opadowych, likwidowanie zastoisk
wody;
b) inne drobne prace porządkowe dotyczące eksploatacji cmentarza, np. grabienie liści, zbieranie
śmieci, odśnieŜanie ścieŜek i alejek w zaleŜności od zaistniałych potrzeb np. planowany
pochówek;
c) wyposaŜenie terenu cmentarzy w pojemniki na odpady komunalne oraz nie dopuszczanie do
ich przepełnienia. Pojemniki powinny być zaopatrzone w informację o zbieranych odpadach i
obowiązku selektywnej ich zbiórki oraz powinny posiadać otwory wrzutowe o odpowiednich
Strona 1 z 5
rozmiarach do rodzaju odpadów. W okresie od 15 października do 15 listopada kaŜdego roku
Wykonawca zobowiązany jest do ustawienia dodatkowych pojemników na odpady w ilości
niedopuszczającej do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być bieŜąco opróŜniane
i utrzymane w naleŜytym stanie sanitarnym i technicznym. Wykonawca zobowiązany będzie
do zawarcia umowy z wykonawcą usług w zakresie odbierania odpadów komunalnych.
Łączna ilość powstających odpadów w ciągu roku na cmentarzach komunalnych wynosi około
95 ton;
d) ponoszenie kosztów wywozu odpadów i innych opłat związanych z funkcjonowaniem
cmentarza;
e) wynajem kabin sanitarnych wraz z niezbędnym serwisem (6szt. łącznie) na okres od
28 października do 4 listopada 2013r.
Utrzymanie zieleni:
a) koszenie 256 ar powierzchni lub inne zabiegi agrotechniczne na nie eksploatowanej części
cmentarza, parkingach, pasach dróg dojazdowych 4 razy w roku, wywóz skoszonej trawy;
b) pielęgnacja drzew i krzewów tj. przycinanie gałęzi suchych, nadłamanych, usunięcie
wiatrołomów, wycinka drzew po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym.
Utrzymanie obiektów budowlanych i uzbrojenia:
a) konserwacja i drobne naprawy ogrodzenia. W zakres napraw wchodzi uzupełnienie siatki,
wymiana uszkodzonych klamek i zawiasów, prostowanie uszkodzonych fragmentów
ogrodzenia, napinanie siatki ogrodzeniowej, spawanie urwanych elementów;
b) utrzymanie w dobrym stanie technicznym pomieszczeń kaplicy cmentarnej, punktów
czerpania wody itp. w szczególności poprzez: ponoszenie drobnych nakładów związanych ze
zwykłym uŜywaniem obiektu (np. malowanie ścian w pomieszczeniach, malowanie siatki)
oraz zabezpieczenie instalacji wodnej w okresie zimowym przed zamarznięciem;
c) korzystanie z obiektów zgodnie z ich przeznaczeniem;
d) zapewnienie moŜliwości korzystania z punktów czerpalnych wody;
e) Wykonawca na własny koszt umieści na cmentarzu tablicę informacyjną, na której umieści
między innymi informacje o nazwie i adresie firmy zarządzającej cmentarzem, dane
kontaktowe, adres i godziny otwarcia Biura Administratora Cmentarza (styl i wielkość tablicy
naleŜy uzgodnić z Zamawiającym);
f) ubezpieczenie cmentarzy od szkód wyrządzonych osobom trzecim i mieniu.
§3
1. Wykonawca oświadcza, Ŝe jest płatnikiem VAT i posiada NIP: ………………..
2. Zamawiający oświadcza, Ŝe posiada NIP: 673-177-23-06
§4
1. Przedstawicielem Zamawiającego będzie Pani Krystyna BłaŜejewicz.
2. Osobą nadzorującą zadanie ze strony Wykonawcy będzie ………………..
§5
Umowa zostaje zawarta od 1 stycznia 2013r. do 31 grudnia 2013r..
§6
1. Obowiązki Zamawiającego:
a) wskazanie i przekazanie terenu objętego zamówieniem w terminie do 5 dni od dnia podpisania
umowy;
b) przekazanie w terminie do 5 dni od dnia podpisania umowy dokumentów niezbędnych do
wykonania przedmiotu umowy;
c) kwartalne dokonywanie kontroli wykonanych usług i sporządzenie protokołu z kontroli
podpisanego przez strony umowy.
2. Obowiązki Wykonawcy:
a) przyjęcie od daty protokolarnego przejęcia terenu cmentarza pełnej odpowiedzialności za
bezpieczeństwo i sposób prowadzenia cmentarza oraz za ewentualne szkody wynikłe
z nieprawidłowego administrowania i wykonywania prac;
Strona 2 z 5
b) uŜytkowanie cmentarza zgodnie z jego przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska oraz
utrzymywanie go we właściwym stanie technicznym, sanitarnym i estetycznym;
c) wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z opisem przedmiotu umowy, o którym mowa w § 2;
d) pokrywanie wszelkich kosztów i wydatków związanych z realizacją przedmiotu niniejszej umowy
tj.: opłat za zuŜytą energię elektryczną, kosztu wywozu odpadów komunalnych, dostawy wody,
innych opłat związanych z funkcjonowaniem cmentarza;
e) zawarcie umów z dostawcami mediów;
f) posiadanie w okresie obowiązywania umowy aktualnej polisy ubezpieczeniowej obejmującej
prowadzoną działalność gospodarczą;
g) po zakończeniu umowy Wykonawca przekaŜe Zamawiającemu przedmiot administrowania
w stanie nie gorszym ponad zuŜycie wynikające z normalnej eksploatacji zgodnie z
przeznaczeniem oraz kompletną dokumentację. Z przekazania zostanie sporządzony protokół,
który będzie podstawą do stwierdzenia prawidłowego wykonania umowy;
h) umoŜliwienie przeprowadzenia ceremonii pochowania zmarłych przez podmioty świadczące
usługi pogrzebowe oraz kontrolowanie czy przebiegają one zgodnie z obowiązującymi
przepisami. Obowiązkiem Wykonawcy jest czuwanie nad tym, aby osoby montujące pomniki lub
grobowce postępowały zasadami bezpieczeństwa, a w szczególności, aby nie wyrządziły szkody
osobom trzecim.
§7
1. Wykonawca zobowiązany jest do pobierania w imieniu Zamawiającego opłat za korzystanie
z cmentarza komunalnego zgodnie z obowiązującą Uchwałą Nr IX/100/2007 Rady Miejskiej w
Bornem Sulinowie z dnia 25 czerwca 2007 r. zmieniającą uchwałę w sprawie ustalenia stawek
opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych.
2. Rozliczenie opłat, o których mowa w ust. 1 następować będzie w okresach do dnia 5 kaŜdego
miesiąca po zakończonym kwartale.
3. Wykonawca zobowiązany jest w terminie do 5 kaŜdego miesiąca po zakończonym kwartale
przekazać Zamawiającemu rozliczenie za okres poprzedni w postaci wykazu wykonywanych
czynności i pobranych opłat.
4. Opłaty, o których mowa w ust.1 muszą być wpłacane na konto Urzędu Miejskiego w terminie do
5 dnia kaŜdego miesiąca po zakończonym kwartale.
5. Wykonawca ma obowiązek sprawowania nadzoru nad prawidłowością wpłat z tytułu opłat za
usługi cmentarne.
6. W przypadku wystąpienia nieusprawiedliwionych róŜnic pomiędzy naleŜnymi opłatami
wynikającymi z cennika opłat za usługi cmentarne a opłatami, które faktycznie wpłynęły na konto
Zamawiającego, Wykonawca ma obowiązek pokrycia tej róŜnicy na wezwanie Zamawiającego.
7. W przypadku nieterminowego regulowania opłat przez Wykonawcę Zamawiający naliczy odsetki
ustawowe za zwłokę.
§8
1. Wynagrodzenie wykonawcy za zrealizowanie przedmiotu umowy określonego w § 2 wyraŜa się
kwotą ryczałtową ……………… zł brutto (słownie: ………………….. brutto).
2. Faktury wystawione będą na Gminę Borne Sulinowo, Al. Niepodległości 6, 78- 449 Borne
Sulinowo. NIP: 673-177-23-06 ; REGON : 330920624 w terminach kwartalnych po stwierdzeniu
przez Zamawiającego prawidłowości wykonania prac. W przypadku stwierdzenia
nieprawidłowości w wykonywaniu prac określonych w § 2, Zamawiający ma prawo do obniŜenia
wynagrodzenie Wykonawcy.
3. NaleŜności wynikające z prawidłowo wystawionych faktur Zamawiający zapłaci do 30 dni od daty
ich otrzymania, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy: jak na fakturach.
4. W przypadku wystąpienia błędów w fakturach termin płatności, o którym mowa w ust.3, przedłuŜy
się o czas w jakim Wykonawca usuwał błędy.
§9
1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w następujących przypadkach:
1) JeŜeli wykonawca naruszy w sposób raŜący obowiązujące ustawy i normy.
2) W razie zaistnienia innych okoliczności uzasadniających wątpliwości, co do wykonania przez
Wykonawcę umowy zgodnie z jej postanowieniami.
Strona 3 z 5
2. Wykonawcy przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w następujących przypadkach:
1) JeŜeli Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, iŜ wobec zaistnienia nieprzewidzianych
okoliczności nie będzie mógł spełnić swoich zobowiązań umownych wobec Wykonawcy.
3. Odstąpienie od umowy musi nastąpić w formie pisemnej pod rygorem niewaŜności oraz musi
zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.
4. Odstąpienie od umowy moŜe nastąpić z miesięcznym okresem wypowiedzenia.
§10
1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, Ŝe wykonanie umowy nie leŜy
w interesie publicznym, czego nie moŜna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy
Zamawiający moŜe odstąpić od umowy.
2. W przypadku, o którym mowa w pkt.l. Wykonawca moŜe Ŝądać wyłącznie wynagrodzenia
naleŜnego z tytułu wykonania części umowy.
1. Strony ustanawiają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienaleŜyte wykonanie Umowy.
2. Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne:
a) Proporcjonalnie do nienaleŜytego wykonania zakresu umowy.
b) Za odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn nie leŜących po stronie
Zamawiającego – karę umowną w wysokości 2% łącznej wartości zamówienia brutto (ceny
ofertowej brutto) określonej w ofercie Wykonawcy.
3. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy kary umowne w następujących przypadkach i
wysokościach:
a) Za odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn leŜących po stronie
Zamawiającego – karę umowną w wysokości 2% łącznej wartości zamówienia brutto (ceny
ofertowej brutto) określonej w ofercie Wykonawcy.
4. Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przewyŜszającego
wysokość kar umownych.
§ 11
1. KaŜda ze stron moŜe rozwiązać umowę z zachowaniem 2-miesięcznego okresu wypowiedzenia ze
skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
2. Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do odstąpienia od umowy bez zachowania okresu
wypowiedzenia w następujących przypadkach:
1) W przypadku gdy Wykonawca będzie wykonywał swoje zobowiązania umowne za pomocą
takich osób trzecich, które na podstawie art. 24 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku
Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.) są wykluczone z ubiegania
się o udzielenie zamówienia publicznego.
2) W razie niedopełnienia przez Wykonawcę obowiązku powiadomienia, o którym mowa w § 5.
3) W przypadku zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, Ŝe wykonanie umowy nie
leŜy w interesie publicznym, czego nie moŜna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.
4) W razie wykonywania przez Wykonawcę usług w sposób nienaleŜyty.
5) W razie zaistnienia innych okoliczności uzasadniających wątpliwości co do wykonania przez
Wykonawcę umowy zgodnie z jej postanowieniami.
3. Ocena okoliczności wymienionych w ust 2 pkt 4-5 naleŜy do Zamawiającego.
4. Rozwiązanie umowy w trybie i z przyczyn określonych w ust.1-2 musi nastąpić w formie pisemnej,
a w przypadkach określonych w ust. 2 musi dodatkowo zawierać uzasadnienie faktyczne.
§ 12
Zmiana postanowień umowy pod rygorem niewaŜności wymaga zachowania formy pisemnej.
Szczegółowy katalog zmian, na podstawie którego moŜliwa będzie zmiana zapisów zawartej umowy:
1. zmiana finansowania zadania;
2. zmiana osób reprezentujących Zamawiającego lub Wykonawcę;
3. zmiana siedziby Zamawiającego lub Wykonawcy;
4. zmniejszenie zakresu przedmiotu zamówienia, gdy jego wykonanie nie leŜy w interesie
Zamawiającego;
5. zwiększenie zakresu przedmiotu zamówienia, gdy jest to korzystne dla Zamawiającego;
6. zmiana terminu realizacji zamówienia w przypadku:
Strona 4 z 5
a. gdy wykonanie zamówienia w pierwotnym terminie nie leŜy w interesie Zamawiającego;
b. zwiększenia zakresu przedmiotu zamówienia, niezbędnego do prawidłowego zakończenia
realizowanego zadania.
§13
Zmiana postanowień umowy pod rygorem niewaŜności wymaga zachowania formy pisemnej.
§14
W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają odpowiednie zastosowanie przepisy ustawy
z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych oraz przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia
1964r. - Kodeks Cywilny.
§15
Ewentualne spory wynikłe na tle niniejszej umowy będą rozpatrywane przez Sąd właściwy według
siedziby Zamawiającego.
§16
Niniejszą umowę sporządzono w trzech egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego i jeden
dla Wykonawcy.
ZAMAWIAJĄCY
WYKONAWCA
.................................................
....................................................
Strona 5 z 5