INFORMATOR - Najczęściej występujące błędy przy rozliczaniu

INFORMATOR - Najczęściej występujące błędy przy rozliczaniu

Informujemy o obowiązku wypoŜyczania
banerów reklamowych, roll-up’ów i balonów
Województwa Wielkopolskiego
na zadania finansowane/współfinansowane
przez Samorząd Województwa Wielkopolskiego
Banery reklamowe Województwa Wielkopolskiego dostępne
do wypoŜyczenia:
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego
w Poznaniu
Departament Sportu i Turystyki
61-823 Poznań, ul. Piekary 17
VI p., pok. 606, tel.: /0-61/ 64-75-273
Wymiary banerów: 9m x 1m, 16m x 1m
Gdzie znaleźć niezbędne informacje, druki?
OGŁOSZENIE KONKURSU, DRUK OFERTY,
ROZSTRZYGNIĘCIE KUNKURSU
www.umww.pl /Aktualności/Ogłoszenia/Otwarty Konkurs
Ofert/Kultura fizyczna i turystyka
DRUKI: SPRAWOZDANIA, AKTUALNEGO
HARMONOGRAMU, KOREKTY KALKULACJI KOSZTÓW,
INSTRUKCJA OPISU FAKTUR/RACHUNKÓW
ORAZ INNE PRZYDATNE INFORMACJE I PORADNIKI
www.umww.pl /URZĄD/Departamenty/Sportu
i Turystyki/Menu Departamentu/Współpraca
z organizacjami pozarządowymi/ Pliki do pobrania
KONTAKT
URZĄD MARSZAŁKOWSKI
WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO W POZNANIU
DEPARTAMENT SPORTU I TURYSTYKI
Adres do korespondencji:
61-713 Poznań, al. Niepodległości 18
Adres siedziby:
61-823 Poznań, ul. Piekary 17 (VI piętro)
DYREKTOR DEPARTAMENTU
Tomasz Wiktor
SEKRETARIAT pok. 607/608
tel.: /0-61/ 64-75-270, 855-35-22,
fax.: /0-61/ 64-75-275
[email protected]
adresy mailowe do pracowników:
imię[email protected] /bez znaków polskich/
ODDZIAŁ SPORTU I INWESTYCJI
Kierownik Mariusz Kubiak
tel.: /0-61/ 64-75-273, pok. 605
Upowszechnianie kultury fizycznej,
współpraca międzynarodowa
Maria Urbaniak
tel.: /0-61/ 64-75-308, pok. 606
Monika Tykwic
tel.: /0-61/ 64-75-273, pok. 606
Sport wyczynowy
Mariusz Kubiak
tel.: /0-61/ 64-75-273, pok. 605
Inwestycje i infrastruktura sportowa w samorządach
Adam Wojtyś
tel.: /0-61/ 64-75-272, pok. 609
Realizacja programu „Moje Boisko – Orlik 2012”
Remonty bazy sportowej w organizacjach pozarządowych
Adam Wysocki
tel.: /0-61/ 64-75-312, pok. 606
ODDZIAŁ TURYSTYKI
p.o. Kierownik Andrzej Kaleniewicz
tel.: /0-61/ 64-75-274, pok. 611
Upowszechnianie, programowanie,
i strategia rozwoju turystyki
Małgorzata PraŜanowska
tel.: /0-61/ 64-75-274, pok. 611
Infrastruktura i promocja turystyczna
Andrzej Kaleniewicz
tel.: /0-61/ 64-75-274, pok. 611
Infrastruktura turystyczna
Krzysztof Piechocki
tel.: /0-61/ 64-75-274, pok. 611
Piloci wycieczek
Piotr Szymanowski
tel.: /0-61/ 64-75-278, pok. 603/604
Przewodnicy turystyczni
Anna Choczaj
tel.: /0-61/ 64-75-277, pok. 712
Organizatorzy turystyki i pośrednicy turystyczni
Lidia Winkler
tel.: /0-61/ 64-75-277, pok. 712
Hotelarstwo
Lidia Szwaba
tel.: /0-61/ 64-75-278, pok. 603/604
ODDZIAŁ FINANSÓW I WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJAMI
POZARZĄDOWYMI
Kierownik ElŜbieta Kubiak
tel.: /0-61/ 64-75-271, pok. 610
Finansowanie kultury fizycznej
ElŜbieta Kubiak
tel.: /0-61/ 64-75-271, pok. 610
Finansowanie turystyki
Maria Osińska
tel.: /0-61/ 64-75-271, pok. 610
Współpraca z organizacjami pozarządowymi
Anna Jankiewicz - Nowaczyk
tel.: /0-61/ 64-75-294, pok. 612
Kontrola JST i NGO
Anna Woźna
tel.: /0-61/ 64-75-240, pok. 604
Przydatny link: www.wielkopolskiewici.pl
DOFINANSOWANIE DZIAŁAŃ
W DZIEDZINIE KULTURY FIZYCZNEJ,
RATOWNICTWA WODNEGO,
KRAJOZNAWSTWA I TURYSTYKI
ORAZ ROZWOJU I POPRAWY
BAZY SPORTOWEJ I TURYSTYCZNEJ
W RAMACH
OTWARTYCH KONKURSÓW OFERT
INFORMATOR
DLA ORGANIZACJI
POZARZĄDOWYCH
Przyznano mi
dotację i co dalej?
Departament
Sportu
i
Turystyki
Urzędu
Marszałkowskiego
Województwa
Wielkopolskiego
w Poznaniu mając na uwadze dobrą dotychczasową,
jak i przyszłą współpracę z organizacjami pozarządowymi
oraz innymi podmiotami działającymi w sferze działalności
poŜytku publicznego przy realizacji zadań publicznych
Województwa Wielkopolskiego finansowanych lub współfinansowanych z budŜetu Województwa Wielkopolskiego
zleconych w ramach otwartych konkursów ofert w dziedzinie
kultury fizycznej, ratownictwa wodnego, krajoznawstwa
i turystyki oraz rozwoju i poprawy bazy sportowej
i turystycznej, przedstawia podstawowe informacje, które
umoŜliwią Państwu prawidłową realizację zadań i pozwolą
na uniknięcie błędów w składanych sprawozdaniach.
w miejscu jego realizacji tablicę /billboard, baner, roll-up,
balon/
lub
poprzez
ustną
informację
kierowaną
do odbiorców, o fakcie dofinansowania realizacji zadania
poprzez Samorząd Województwa Wielkopolskiego.
Wzór informacji:
Projekt finansowany/współfinansowany
przez Samorząd Województwa Wielkopolskiego
Herb i Flagę Województwa Wielkopolskiego moŜna pobrać
ze
strony
internetowej
Urzędu
Marszałkowskiego
pod adresem: www.umww.pl.
SPORZĄDZENIE SPRAWOZDANIA:
DS
NGO
PODPISANIE UMOWY:
Decyzję o wyborze ofert złoŜonych w ramach otwartego
konkursu
ofert
podejmuje
Zarząd
Województwa
Wielkopolskiego w formie uchwały.
Uchwała jest publikowana w Biuletynie Informacji
Publicznej Urzędu Marszałkowskiego na stronie internetowej
pod adresem: www.bip.umww.pl.
Warunkiem zawarcia umowy na dotację jest:
1) Sporządzenie zaktualizowanego harmonogramu realizacji
zadania.
2) Sporządzenie korekty kosztorysu projektu, w przypadku
przyznania dotacji w wysokości innej niŜ wnioskowana.
3) Akceptacja przez strony postanowień umowy.
Przed przystąpieniem do realizacji zadania konieczne jest
uwaŜne zapoznanie się z treścią umowy!
WAśNE INFORMACJE
Wszelkie
zmiany umowy i oświadczenia składane
zgodnie z zawartą umową wymagają zachowania formy
pisemnej pod rygorem niewaŜności.
Podmiot
realizujący zadanie publiczne Województwa
Wielkopolskiego
jest
zobowiązany
do
informowania
w wydawanych w ramach zadania publikacjach, swoich
materiałach
informacyjnych
/ulotkach,
folderach,
broszurach, plakatach, zaproszeniach, regulaminach,
komunikatach organizacyjnych i końcowych, informacjach
na własnej stronie internetowej, wykazach sponsorów itp./,
poprzez media /prasa, radio, telewizja/, jak równieŜ
stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną
Sprawozdanie
musi
być
zgodne
z
wartością
merytoryczną,
warunkami
organizacyjnymi
oraz
finansowymi przedstawionymi w złoŜonej ofercie i zawartej
umowie.
Sprawozdanie
końcowe
powinno
zostać
złoŜone
w terminie 30 dni od dnia zakończenia zadania określonego
w umowie.
Uwaga:
Do sprawozdania naleŜy załączyć dodatkowe materiały
mogące
dokumentować
działania
faktyczne
podjęte
przy realizacji zadania (np.: listy uczestników projektu,
publikacje wydane w ramach projektu, raporty, komunikaty
organizacyjne i końcowe, wyniki prowadzonych ewaluacji,
programy, regulaminy, materiały reklamowe, wycinki
prasowe, zdjęcia), jak równieŜ dokumentować koniecznie
działania
prawne
(kopie
umów,
kopie
dowodów
przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach
zamówień publicznych).
Sprawozdanie
podpisują
osoby
upowaŜnione
(analogicznie do oferty).
Do sprawozdania nie załącza się oryginałów dowodów
księgowych (np. rachunków, faktur), które naleŜy
przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami
i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności
kontrolnych. MoŜna natomiast dołączyć ich kserokopie
potwierdzone za zgodność z oryginałem.
Dowody księgowe naleŜy opisać zgodnie z instrukcją
opisu faktur/rachunków.
3) Niezałączanie materiałów merytorycznych – dokumentów
i innych nośników informacji mających lub mogących
mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania
zadania
4) Zawieranie w sprawozdaniu niedostatecznych /zbyt
ogólnych, małoszczegółowych/ informacji nt. realizacji
zadania
5) Nieterminowe
dostarczanie
korekt
i
uzupełnień
oraz wyjaśnień i dodatkowych informacji do sprawozdań
6) Rozliczenie faktur/rachunków wystawionych przed datą
podpisania umowy lub po jej wygaśnięciu
7) Ponoszenie
wydatków
po
terminie
określonym
w umowie
8) Rozliczenie
faktur/rachunków
z
datą
sprzedaŜy
niezgodną z faktycznym terminem realizacji zadania
9) Nieprawidłowe
opisywanie
dowodów
księgowych
/instrukcja na stronie internetowej Departamentu/
10) Zmniejszanie kosztu całkowitego zadania
11) Nieterminowe dokonywanie zwrotów dotacji pobranej
w nadmiernej wysokości (z tytułu zmniejszenia kosztu
całkowitego zadania) lub niewykorzystanej części dotacji
12) Wliczanie do wkładu własnego finansowego:
- wkładu własnego pozafinansowego, tj. rzeczowego
(zasoby lokalowe i sprzętowe, własne obiekty sportowe)
i osobowego (wolontariat);
- wkładu finansowego partnerów zadania
13) Wliczanie w koszty zadania kosztów całomiesięcznego
utrzymania biura oraz wynagrodzeń pracowników
organizacji pozarządowej
14) Składanie podpisów pod sprawozdaniami przez osobę
nieupowaŜnioną lub osoby nieupowaŜnione do składania
oświadczeń woli w imieniu organizacji pozarządowej
15) Niedostarczanie - w przypadku zmiany statusu prawnego
/tj. zmiany informacji zawartych w KRS bądź innym
rejestrze/ - kopii aktualnego dokumentu stanowiącego
o podstawie działalności podmiotu
16) Niedostarczanie
przedstawicielowi
Województwa
Wielkopolskiego zaproszenia do udziału w realizowanym
zadaniu
17) Niewywiązywanie się z obowiązku informowania o fakcie
dofinansowania realizowanego zadania przez Samorząd
Województwa Wielkopolskiego
*w celu udokumentowania wywiązania się z tego obowiązku
zaleca się robienie dokumentacji fotograficznej i dołączanie jej
do składanych sprawozdań
NAJCZĘŚCIEJ
PRZY
WYSTĘPUJĄCE
BŁĘDY
ROZLICZANIU DOTACJI:
1) Składanie sprawozdania po terminie określonym
w umowie
2) Zmiana nazwy, terminu, miejsca i zakresu rzeczowego
zadania bez wprowadzenia zmian w umowie w formie
aneksu
POWODZENIA W 2010 ROKU!