Procedura dotycząca rozliczenia wydatków na

Procedura dotycząca rozliczenia wydatków na kampanię promocyjną w internecie
Beneficjenci realizujący swoje projekty w ramach działania 8.1 PO IG bardzo często jako formę
promocji i reklamy elektronicznej wybierają pozycjonowanie strony w wyszukiwarkach oraz system
linków sponsorowanych. W artykule przedstawimy Państwu najważniejsze kwestie, o których należy
pamiętać podczas rozliczenia wydatków poniesionych na kampanię reklamową, realizowaną za
pomocą systemu Google Adwords oraz Onet Box itp.
Jak najchętniej promujemy się w sieci?
Beneficjenci realizujący swoje projekty w ramach działania 8.1 PO IG bardzo często jako formę
promocji i reklamy elektronicznej wybierają pozycjonowanie strony w wyszukiwarkach oraz system
linków sponsorowanych. Możliwości takie oferuje reklama kontekstowa, którą obsługuje usługa
Google Adwords lub Onet Box itp. Specyfikacja świadczenia powyższych usług polega na
dostosowaniu treści reklamy do treści wyświetlanej strony. Dzięki temu reklamodawca ma możliwość
umieszczenia swojej reklamy na tych stronach, gdzie przyciągnie ona największą uwagę. Jest to
metoda niezwykle skuteczna przy reklamie produktów lub usług rzadko wyszukiwanych w sieci.
Reklama kontekstowa rozliczana jest zazwyczaj w oparciu o model płatności "za kliknięcie".
W większości przypadków koszt kliknięcia dla reklamy kontekstowej jest zdecydowanie niższy niż
w przypadku reklam rozliczanych na podstawie liczby wyświetleń, czy też banerów reklamowych,
dlatego też jest to bardzo ciekawa alternatywa wykorzystywana do promocji projektów realizowanych
przez Beneficjentów działania 8.1 PO IG. Ponadto daje możliwość ustalenia dziennego budżetu,
a więc kwoty którą Beneficjent jest w stanie przeznaczyć na emisję swoich reklam.
Jak płacimy na reklamę w Internecie?
Usługa opłacana jest w systemie prepaid, czyli na zasadach przedpłaty. Beneficjent zasila założone
wcześniej konto użytkownika dowolną kwotą, z którego po rozpoczęciu kampanii odejmowane są
jednostki proporcjonalnie do ilości wyświetlonych reklam.
Pomimo, iż umowa o dofinansowanie zobowiązuje Beneficjentów do realizacji projektów w pełnym
zakresie, w terminie wskazanym w §3, z należytą starannością, zgodnie z umową i załącznikami, w
szczególności opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie, reklama przeprowadzana w sposób
powyższy daje możliwość częściowej realizacji działań promocyjnych po zakończeniu okresu
kwalifikowalności wydatków określonego w Umowie o dofinansowanie. Warunek jest taki, że cel
projektu został osiągnięty, a uznanie kosztów przeprowadzenia kampanii Google Adwords, Onet Box
itp. związanych z promocją projektu nastąpiło wyłącznie w sytuacji, gdy zarówno płatności z tytułu
powyższych działań zostały zrealizowane w okresie kwalifikowalności, jak również faktury lub inne
dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej zostały wystawione w okresie
kwalifikowalności wydatków. Należy pamiętać, iż system opłat za usługę w formie prepaid daje
Beneficjentom możliwość wypłacenia, z wcześniej założonego konta, środków niewykorzystanych na
reklamę i promocję. Mając powyższe na uwadze konieczne jest przedstawienie przez Beneficjentów
dokumentów potwierdzających prawidłową realizację działań promocyjnych, w szczególności
informacji, czy kwoty znajdujące się na kontach Google Adwords oraz Onet Box itp. nie zostały
wypłacone i wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem.
Koszt reklamy a kwalifikowalność
Posługując się przykładem Google Adwords należy podkreślić, że istnieje możliwość uznania za koszt
kwalifikowany projektu wydatków poniesionych przez Beneficjenta przy wykorzystaniu metody
bezpośredniej, zarówno jako rozliczenie "post paid" (po wykonaniu usługi za pomocą karty
kredytowej) jak i "pre paid" (polegającą na zasileniu za pośrednictwem przelewu konta Google
Adwords i otrzymaniu za to faktury, a z kwoty tej na bieżąco potrącane są opłaty za reklamę w Google
Adwords). Bez względu na wybrany sposób zapłaty, faktura za reklamę Google Adwords, może być
rozliczona i uznana za wydatek kwalifikowany, jeśli taka forma promocji była przewidziana w
harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu.
Na co trzeba uważać
Niestety na fakturach z firmy Google brak niektórych informacji, które podlegają weryfikacji przez
RIF/PARP. Konieczne wówczas jest dostarczenie przez Beneficjenta dokumentu pomocniczego pt.
instrukcji dokonania płatności. Dokument ten jest drukowany z konta klienta i zawiera informacje,
których brak na fakturze np. numer rachunku bankowego, na który należy wnieść opłatę. Z konta
klienta należy również wydrukować swego rodzaju historię konta, tzn. kiedy i w jakiej kwocie było
zasilenie konta oraz w jakim czasie zostały one rozliczone.
Rada eksperta
Co do zasady wydatki powinny być rozliczane w tym etapie, w którym były zaplanowane, jednak w
przypadku tego typu dokumentów może się zdarzyć, że faktura będzie wykraczała poza koniec etapu,
którego dotyczy. Bezzasadne jest wówczas dzielenie tej faktury i rozliczanie w każdym
etapie faktycznie wydatkowanej kwoty. Wynika to z faktu wskazania w umowie o dofinansowanie
okresu kwalifikowalności wydatków jako pewnego przedziału czasowego o charakterze ciągłym.
W związku z tym można rozliczyć fakturę w pełnej wartości w etapie, do którego została
przyporządkowana przez Beneficjenta.