Pełna treść zapytania ofertowego

Projekt „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji” jest współfinansowany ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
POSTĘPOWANIE NR 9/8.1.3/POKL
O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
zgodnie z zasadą konkurencyjności
Warszawa, 29 sierpnia 2012 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
na wynajem sali konferencyjnej wraz z usługą cateringu
CPV 70220000-9 - usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
CPV 55120000-7- usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
CPV 55320000-3 - usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
CPV 55511000-5 - usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów
1. ZAMAWIAJĄCY
Związek Pracodawców Warszawy i Mazowsza
ul. Świętojerska 24, 00-202 Warszawa
REGON 490765591
2. INFORMACJE OGÓLNE
2.1 Mając na uwadze zachowanie zasady konkurencyjności w postępowaniu prowadzonym
w ramach projektu pod nazwą „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności
i innowacji” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne Kadry Gospodarki, Poddziałanie 8.1.3, Zamawiający
kieruje zapytania ofertowe do Wykonawców, którzy w ramach projektu na potrzeby
przeprowadzenia w Płocku 4 seminariów mogą wynająć sale konferencyjne oraz zapewnić usługę
cateringową zgodnie z niniejszym zapytaniem.
3. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
3.1 Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną
w „Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013” oraz wytycznych
dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki .
3.2. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004
r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010 roku nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
4.1. Wynajem sali konferencyjnej celem zorganizowania 4 seminariów, realizowanych w ramach
projektu pn. „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji”, zgodnie z
poniższą specyfikacją:
Człowiek – najlepsza inwestycja
Projekt „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji” jest współfinansowany ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Tabela nr 1
Lokalizacja sali konferencyjnej
Termin
Ilość
sal
Godziny
wynajmu Sali
17.09.2012 r.
1
10:00-12:00
16.10.2012 r.
1
12:00-14:00
14.11.2012 r.
1
12:00-14:00
03.12.2012 r.
1
12:00-14:00
Sala zlokalizowana na terenie miasta Płock
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych w Tabeli nr 1 terminów oraz godzin wynajmu
sali. Powyższe zmiany będą uzgadniane w porozumieniu pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
Kryteria jakie powinna spełniać sala:
1) sala mogąca pomieścić 20 osób,
2) wyposażona w ekran, rzutnik do prezentacji multimedialnych,
3) wyposażona w tablicę typu flip-chart wraz z wyposażeniem (papier, pisaki),
4) dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie laptopa,
5) stolik na sprzęt multimedialny,
6) przedłużacz,
7) posiadać okna i możliwość ich zasłaniania,
8) sala autonomiczna (nie jest salą dzieloną z jednej dużej sali),
9) miejsce przed salą konferencyjną z jednym stolikiem , na których rozmieszczane będą
materiały seminaryjne oraz przeprowadzona będzie rejestracja uczestników,
10) bezpłatne miejsca parkingowe dla co najmniej 20 samochodów,
11) sala będzie sprzątana przez Wykonawcę,
12) sala powinna być dostępna Zamawiającemu co najmniej 0,5 godziny przed rozpoczęciem
seminarium oraz 0,5 godziny po jego zakończeniu.
4.2. Przygotowanie i dostarczenie dla uczestników szkolenia cateringu
Catering przygotowany dla 20 osób w postaci szwedzkiego stołu obejmuje:
a. serwis kawowy (kawa, herbata, cytryna, cukier, mleko), woda mineralna gazowana i
niegazowana, soki.
b. ciepły, co najmniej dwudaniowy posiłek obiadowy (zawierający mięso).
Zamawiający w uzgodnieniu z Wykonawcą zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników
seminariów. W związku z tym Zamawiający zapłaci za faktycznie zamówione usługi.
Wykonawca odpowiadał będzie za obsługę, rozstawienie oraz bieżącą wymianę naczyń oraz dbał
będzie o estetykę miejsca podania cateringu. Catering powinien być zapewniony w miejscu
odbywającego się seminarium (na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie).
Człowiek – najlepsza inwestycja
Projekt „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji” jest współfinansowany ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5. WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA
5.1. W niniejszym postępowaniu Zamawiający wyklucza udzielenie zamówienia podmiotom
powiązanym z nim osobowo lub/i kapitałowo. Poprzez powiązania kapitałowe lub/i osobowe rozumie
się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania
zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego
czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a wykonawcą polegające w szczególności na:
1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli
6. ZASADY WSPÓŁPRACY
1) wszystkie usługi realizowane będą na podstawie umowy
2) brak możliwości przedpłaty
3) płatność za usługi w terminie 14 dni od dnia poprawnie wystawionej Faktury VAT/Rachunku
7. OSOBA ZE STRONY ZAMAWIAJĄCEGO UPRAWNIONA DO KONTAKTU ORAZ
ODPOWIADAJĄCA ZA CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z PRZYGOTOWANIEM
I PRZEPROWADZENIEM PROCEDURY WYBORU WYKONAWCY
Izabela Domżał-Wiśniewska, Kierownik Projektu, tel. 604 855 788, email: [email protected]
8. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Ofertę należy przygotować na załączonym formularzu ofertowym załącznik nr 1,w języku
polskim, w formie pisemnej.
2. Oferta musi być podpisana (czytelnie lub z pieczątką imienną) przez osoby upoważnione.
Wszelkie poprawki lub zmiany w treści oferty muszą być naniesione w sposób czytelny,
datowane i podpisane przez osobę upoważnioną.
3. Cena musi być podana w polskich złotych (cyfrowo i słownie), być zaokrąglona do dwóch
miejsc po przecinku oraz być wartością brutto. Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie
zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia.
Cena ta będzie obowiązującą przez cały okres trwania umowy.
4. Termin ważności oferty wynosi co najmniej 60 dni.
5. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Nie dopuszcza się składania ofert
wariantowych.
6. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć oświadczenie o braku powiązań
z Zamawiającym - Załącznik nr 2.
Człowiek – najlepsza inwestycja
Projekt „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji” jest współfinansowany ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
7. Oferty sporządzone w innej – niż określona przez Zamawiającego w Zapytaniu ofertowym –
formie, zostaną uznane za niespełniające wymogów formalnych i jako takie odrzucone przez
Komisję Oceny Ofert.
8. Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania
oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji w formie pisemnej, faksem oraz drogą
elektroniczną.
9. Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.
10. Oferty niekompletne, w szczególności niezawierające wszystkich wymienionych niniejszym
zapytania ofertowego załączników, zostaną odrzucone bez wzywania Wykonawcy do
uzupełnienia braków.
11. Oferty niekompletnie wypełnione, w szczególności niezawierające wszystkich informacji
wymaganych w poszczególnych załącznikach, zostaną odrzucone bez wzywania Wykonawcy
do uzupełnienia braków. W przypadku braku możliwości wypełnienia danej komórki należy
wpisać Nie dotyczy.
9. KRYTERIA OCENY OFERT
Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta najtańsza, pozostałe oferty otrzymają punktów odpowiednio
mniej z dokładnością 2 miejsc po przecinku zgodnie z poniższym wzorem.
P - liczba punktów:
Najniższa oferowana Cena
P = …………………………………………………. X 100%
Cena oferty badanej
Maksymalnie można uzyskać 100 punktów.
Wybrana zostanie oferta, która zdobędzie najwyższą liczbę punktów.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania ZPWiM do zawarcia umowy.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców mailowo.
10. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY:
1. Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 13.09.2012 r. do godziny 09:00.
2. Ofertę należy składać (osobiście lub pocztą) w siedzibie Zamawiającego w Warszawie:
Związek Pracodawców Warszawy i Mazowsza, ul. Świętojerska 24, 00-202 Warszawa lub
przesłać skany dokumentów na adres mailowy: [email protected]
11. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA I INFORMACJE
1. Wybór najkorzystniejszej oferty jest jednoznaczny i nie podlega procedurze odwoławczej.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania do upływu
terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w
Człowiek – najlepsza inwestycja
Projekt „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji” jest współfinansowany ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany
przekazuje się niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, do których zostało wystosowane
zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące.
3. Zamawiający może w każdej chwili unieważnić postępowanie o udzielenie Zamówienia bez
podania przyczyny.
4. Wszelkie informacje dotyczące zamówienia można uzyskać pod numerem telefonu:
Tel.: +48 604 855 788 lub e-mailem: [email protected]
Załącznik do zapytania ofertowego:
Załącznik Nr 1: Formularz ofertowy
Załącznik Nr 2: Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych
Warszawa, 29.08.2012 r.
Kierownik Projektu
Izabela Domżał-Wiśniewska
Człowiek – najlepsza inwestycja
Projekt „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji” jest współfinansowany ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik Nr 1 do postępowania nr 9/8.1.3/POKL z 29.08.2012 r.
FORMULARZ OFERTOWY
POSTĘPOWANIE NR 9/8.1.3/POKL z dnia 29.08.2012 r.
O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
zgodnie z zasadą konkurencyjności
I. Dane Wykonawcy
Nazwa/
Imię i nazwisko
………………...…………………………………………………………………….
…...……………………..…………………………………………………………
………….……………………………………………………………….
Adres
………………………………………………………………………………………
….……………………………..……………………………………………………
……….………………………………………………………………….
(ulica, numer budynku, numer lokalu, kod pocztowy, miasto)
Telefon kontaktowy:
Adres e-mail:
…………………………………………………
……….……………………………………………
…………………………………………………... ………………………………………………………
Osoba do kontaktu ………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………….
Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, prowadzonym w trybie zasady
konkurencyjności na wynajem sali konferencyjnej na potrzeby przeprowadzenia 4 seminariów wraz z
usługą cateringu w ramach projektu pod nazwą: „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy,
adaptacyjności i innowacji” składam niniejszą ofertę.
1. Oferuję wykonanie zamówienia za cenę:
Wynajem Sali konferencyjnej oraz catering w Płocku zgodnie z wymaganiami określonymi w
zapytaniu ofertowym w cenie:
Cena ofertowa z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia
Rodzaj usługi
Cena całościowa
Cena jednostkowa za szt.
CATERING
Ciepły, co najmniej dwudaniowy posiłek
dla 20 osób przez 4 seminaria
Człowiek – najlepsza inwestycja
Razem:
x 20 os.x 4=
Projekt „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji” jest współfinansowany ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Przerwa kawowa dla 20 osób przez 4
seminaria (kawa, herbata, cytryna,
cukier, mleko, woda mineralna
gazowana i niegazowana, soki)
x 20 os x 4 =
SALE SZKOLENIOWE
Razem:
Cena wynajmu Sali szkoleniowej przez 4
seminaria
CENA ŁĄCZNA
x 1 sala x 4 =
Razem: :
PRZYKŁADOWE MENU – ciepły posiłek (do każdej pozycji proszę podać ilość)
OPCJA 1
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
................................................................................
OPCJA 2
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
................................................................................
………………………..
data
……….………………………..
podpis i pieczęć Wykonawcy
Człowiek – najlepsza inwestycja
Projekt „Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji” jest współfinansowany ze środków
Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik Nr 2 do postępowania nr 9/8.1.3/POKL z 29.08.2012 r.
Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych
Oświadczam, będąc świadomym odpowiedzialności karnej za poświadczenie nieprawdy mogące
doprowadzić Zamawiającego do niekorzystnego rozporządzenia własnym lub cudzym mieniem za
pomocą wprowadzenia go w błąd (art. 286 kodeksu karnego), iż:
Jestem/nie jestem* powiązany/a osobowo lub kapitałowo1 z:
a) zamawiającym
b) osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego2
c) osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem
i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy.
*niepotrzebne skreślić
……………………….., dnia ………………………..
………………………………………………
podpis/pieczęć Wykonawcy
Powiązania osobowe lub kapitałowe polegają w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
2
Osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Związku Pracodawców Warszawy i
Mazowsza są wyłącznie członkowie zarządu, przy czym skład zarządu dostępny jest na stronie
internetowej organizacji.
1
Człowiek – najlepsza inwestycja