Instrukcja - Meritum Fakturowanie

PROGRAM
MERITUM
INSTRUKCJA
OBSŁUGI
Program Meritum
______________________________________________________________________________
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
2
Meritum jest programem przeznaczonym do prowadzenia sprzedaży i obsługi magazynu
(dostępność do danych funkcji jest uzależniona od wersji programu. Szczegółowe informacje w
tym zakresie są dostępne na stronie www.meritum.eun.pl
1. Konfiguracja programu
1.1. Dane firmy
Po zakupie w ciągu 30 dni należy program autoryzować na stronie www.meritum.eun.pl.
Autoryzacja polega na wypełnieniu i wysłaniu formularza znajdującego się na podanej stronie. W
odpowiedzi otrzymają Państwo e-mailem unikalne kody które należy wprowadzić do programu
zgodnie z przesłaną wraz z nimi instrukcją. Po wykonaniu autoryzacji należy wywołać z menu
głównego programu opcję Konfiguracja/Firma i w odpowiednich polach wprowadzić dane firmy,
numer konta bankowego, telefony kontaktowe itp. Przeznaczono na to cztery linijki. Powinna być
w nich umieszczona pełna nazwa oraz adres firmy w takiej postaci jak mają być drukowane na
fakturze. W wersji demonstracyjnej program również zezwala na wpisanie tych danych jednak
przy drukowaniu i podglądzie dokumentu nie są one widoczne.
1.2. Numery dokumentów
W menu Konfiguracja/Dokumenty oraz Konfiguracja/Dokumenty2 dostępne są zakładki
zawierające parametry konfiguracji dokumentów:






FAKTURA VAT
PARAGON
PRZYJĘCIE TOWARU (PZ)
WYDANIE ZEWNĘTRZNE (WZ)
PRZYCHÓD WEWNĘTRZNY(PW)
ROZCHÓD WEWNĘTRZYNY(RW) itp.
W odpowiednich polach można wpisać analogicznie dla każdego dokumentu jego kolejny
numer (pole to musi być cyfrą lub liczbą) lub zmienić ustawione domyślnie wartości prefixu
(przedrostka) i suffixu (przyrostka) pełnego numeru danego dokumentu. Domyślnie program
przyjmuje następujące formaty numerów: dla faktury VAT jest to np.: „FAKTURA VAT Nr:
FA/1/2004” gdzie definiowalnym prefixem jest napis „FA/” natomiast suffixem „/2004”,
natomiast dla dokumentu PRZYJĘCIE TOWARU jest „PRZYJĘCIE TOWARU PZ Nr:
PZ/1/2004” i tutaj analogicznie prefixem jest „PZ/” a suffixem „/2004”. Ze względu na fakt, iż
wystawiane dokumenty (szczególnie Faktury VAT) muszą w danej firmie być spójne w obrębie
jednego roku istnieje możliwość, aby w programie całkowicie wyłączyć prefix i suffix faktur, jeśli
rozpoczęto używanie programu w środku roku i wcześniejsze dokumenty miały numerację nie
zawierającą tych elementów numeru.
Dla każdego z dokumentów należy określić również ilość egzemplarzy, w których będzie on
drukowany, oraz zdefiniować dopiski na dokumentach. Jeżeli wybierzemy ilość egzemplarzy 1
(papier z kopią) to jako dopisek zostanie ustawiony napis „ORYGINAŁ/KOPIA”, natomiast, jeżeli
ilość egzemplarzy zostanie ustawiona na 2 (drukarki atramentowe, laserowe) to na pierwszym
dokumencie będzie drukowany dopisek „ORYGINAŁ”, natomiast na drugim „KOPIA”.
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
3
1.3. Dodatkowe parametry
Dodatkowe parametry konfiguracyjne można ustawić w menu Konfiguracja /Parametry.
Można tutaj np. zdefiniować następny numer kodu towaru (może być cyfrą lub liczbą) lub wpisać
domyślne imię i nazwisko osoby wystawiającej fakturę (będzie pojawiać się na wydrukach).
Kolejnym możliwym do ustawienia jest parametr decydujący o tzw. dopisku na końcu faktury.
Wpisać tu można dowolną treść o charakterze informacyjno-reklamowym typu: „DZIĘKUJEMY
ZAPRASZAMY”. Przeznaczono na ten cel 4 linie drukowane po podsumowaniu faktury. Ponadto
istnieje możliwość wyboru jednego z 4 dostępnych wzorów faktur, wstawienia logo firmy na
wydruku faktury, ustawienia hasła zabezpieczającego dostęp do programu oraz wybrania opcji
automatycznej archiwizacji przy starcie lub określenie w ilu linijkach ma być drukowana nazwa
towaru na fakturze. Kolejnymi dostępnymi funkcjami możliwymi do zdefiniowania w opcji
parametry to sposób liczenia faktur (możliwe do wyboru są dwie opcje : „od netto” lub „od
brutto”).
2. Wprowadzanie danych
2.1. Definiowanie kartotek towarów
W celu zdefiniowania nowych towarów w bazie danych należy uruchomić opcję
Kartoteki/Towary. Zostanie wyświetlona lista dotychczas zdefiniowanych towarów. W celu
dodania nowej pozycji należy wybrać klawisz NOWY. Spowoduje to wyświetlenie się formularza
umożliwiającego zdefiniowanie parametrów określających nowy towar, tj.: nazwy, kodu, stawki
VAT, cen sprzedaży: netto, brutto, grupy, jednostki, uwag. Po wpisaniu wszystkich danych należy
wybrać klawisz ZATWIERDŹ, który spowoduje zapis wpisanych danych i pokazanie się nowego
towaru na liście. Jeżeli podczas wprowadzania kartoteki towarowej jakiś parametr zostanie błędnie
ustawiony, należy zaznaczyć na liście tę pozycję i wybrać klawisz POPRAW, aby móc ponownie
edytować dane towaru. Analogicznie należy postąpić w przypadku konieczności usunięcia
niepotrzebnej kartoteki towarowej. Po wskazaniu niepotrzebnej kartoteki należy wybrać klawisz
USUŃ.
2.2. Definiowanie nowych dostawców, odbiorców
W bazie danych można zdefiniować listę kontrahentów zarówno na etapie uzupełniania
danych, jak i dopiero w trakcie wystawiania faktury. Wybieramy opcję Kartoteki/Dostawcy lub
Kartoteki/Odbiorcy i postępujemy analogicznie jak przy dopisywaniu towarów. Z listy
kontrahentów wybieramy klawisz NOWY i wprowadzamy wymagane dane kontrahenta, tj.: nazwę
firmy, dane adresowe, numer NIP itp. W celu poprawienia lub usunięcia danych możemy
wykorzystać dostępne klawisze POPRAW i USUŃ.
2.3.
Wystawianie dokumentów sprzedaży
2.3.1. FAKTURY VAT/ PARAGONY
Jedną z podstawowych funkcji programu jest możliwość wystawiania dokumentów
sprzedaży (FAKTURY VAT, PARAGONY). W
tym celu wybieramy opcję
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
4
Sprzedaż/Fakturowanie. Otwiera się nowe puste okno formularza Sprzedaż. Aby sprzedać towar
wchodzimy na listę towarów i wybieramy żądaną pozycję. Można tego dokonać wybierając
dostępny w edytorze sprzedaży klawisz DODAJ lub poprzez naciśnięcie klawisza ENTER, kiedy
kursor jest umieszczony na ciemnej pustej linii na liście edytora. Aby łatwiej odnaleźć żądany
towar można wpisać pierwszą literę szukanej nazwy. Kursor ustawi się wtedy na liście w miejscu
gdzie towary zaczynają się od tej litery. Istnieje możliwość posortowania listy towarów zarówno
po nazwie (alfabetycznie), jak również po kodzie, za pomocą klawisza SPACJA. Kolejne jego
naciśnięcia będą na zmianę sortować listę po kodzie i nazwie. Jeżeli szukany towar zostanie
odnaleziony należy nacisnąć klawisz ENTER. Zostanie otwarte kolejne małe okienko Sprzedaż
towaru, w którym wyświetlone będą dane wybranej pozycji. Należy wpisać ilość sztuk danego
towaru, jaką chcemy sprzedać (ewentualnie zmienić cenę). Po zamknięciu okna dana pozycja
zostanie dodana do listy edytora sprzedaży. W celu dodania kolejnych towarów należy ponownie
wejść na listę towarów i powtórzyć czynność dla następnych pozycji. Jeżeli chcemy poprawić
wybraną pozycję musimy ustawić na niej zaznaczenie (ciemna linia) i nacisnąć klawisz ENTER.
Będzie wtedy możliwa ponowna edycja ilości i ceny danego towaru. Jeżeli zachodzi potrzeba
całkowitego wykasowania danej pozycji po jej zaznaczeniu naciskamy klawisz DELETE co
spowoduje z kolei jej wycofanie z edytora. Po wybraniu wszystkich pozycji należy przystąpić do
zakończenia sprzedaży. Wybieramy zatem odpowiedni klawisz, tzn. FAKTURA lub PARAGON.
Kolejną czynnością, jaką należy wykonać w nowym oknie jest wybór firmy lub osoby odbierającej
dany dokument. Jeżeli jest to FAKTURA VAT musimy znać kompletne dane firmy lub osoby, na
którą dany dokument będzie wystawiony. Jeżeli dany kontrahent już wcześniej dokonywał
zakupów i znajduje się w bazie odbiorców, nie ma konieczności ponownego wpisywania jego
danych. Można go odnaleźć po częściowej nazwie lub numerze NIP. W tym celu wpisujemy jego
numer w polu „Szukaj po NIP” lub dowolny wycinek nazwy w polu „Szukaj po nazwie” i
naciskamy ENTER. Jeżeli odbiorca został znaleziony w odpowiednich polach zostaną
wyświetlone jego dane. W przypadku, gdy nie znamy NIP-u lub odbiorca nie był wcześniej
zapisany należy wybrać klawisz KARTOTEKA i po wyświetleniu listy odbiorców odnaleźć ją
ręcznie lub dopisać nową firmę. Kolejnym etapem jest ustalenie formy płatności dla danego
dokumentu. Wybieramy zatem z listy żądaną formę płatności, ewentualnie, jeżeli jest to jedna z
form płatności kredytowych (tzn. przelew, gotówka w terminie, kredyt bankowy itp.),
uzupełniamy dodatkowo pola zawierające niezbędne informacje, takie jak: termin realizacji
płatności, wartość wpłaconej kwoty. W kolejnych polach można uzupełnić dane osoby
odbierającej i wystawiającej fakturę, jeżeli dane te zostały wcześniej w programie ustawione
(odbierającego ustawiamy na kartotece firmy, wystawiającego w menu Konfiguracja/Parametry)
zostaną one automatycznie wpisane. Zawsze jednak istnieje możliwość ich zmiany lub
całkowitego wykasowania i pozostawienia pustego pola. Całość należy zaakceptować klawiszem
ZATWIERDŹ. W tym momencie zostanie wyświetlone okno, na którym będzie możliwość
wybrania klawisza PODGLĄD, co umożliwi wyświetlenie dokumentu w takiej formie, w jakiej
zostanie wysłany do druku lub bezpośrednio klawisza DRUKUJ, którego wybranie spowoduje
wydrukowanie wystawionego dokumentu.
2.3.2. Edycja wystawionych dokumentów sprzedaży
Listę wszystkich wystawionych dokumentów można zobaczyć wybierając opcję
Sprzedaż/Dokumenty sprzedaży. Każdy z dokumentów znajdujących się na liście można dowolnie
poprawić (klawisz POPRAW), podglądnąć w takiej formie jak na wydruku (klawisz POGDLĄD),
usunąć z listy (klawisz USUŃ) lub wydrukować (klawisz DRUKUJ). Ponadto przy znacznej
liczbie dokumentów pomocny może okazać się klawisz FILTR umożliwiający przefiltrowanie
dokumentów wg daty i odbiorcy.
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
5
2.3.3. Prowadzenie listy należności.
Program Meritum umożliwia prowadzenie listy należności zarówno za dokumenty
wystawiane z wydłużonym terminem płatności jak również na życzenie użytkownika za
dokumenty wystawione na gotówkę. Dzięki temu istnieje możliwość bieżącego podglądu na liście
wszystkich zaległości płatniczych klientów, jak również wykonanie raportu wskazującego
niezapłacone faktury przez konkretnego kontrahenta. Wszystkie należności mogą być spłacane
całościowo lub cząstkowo z rejestracją poszczególnych wpłat jako dokumenty kasa przyjmie.
Dostęp do listy niezapłaconych faktur otrzymamy po wybraniu z menu funkcji Finanse /
Zestawienie należności.
2.4. Operacje magazynowe
Program Meritum w każdej wersji umożliwia prowadzenie i kontrolę stanów
magazynowych towarów zgromadzonych w bazie. W wersji STANDARD zastosowano jednak
mechanizm uproszczony, ponieważ ograniczony jest dostęp do dokumentów PZ, WZ, RW, PW.
Wystawianie dokumentów sprzedaży powoduje pomniejszenie stanu magazynowego sprzedanych
pozycji. Dostawę nowych towarów można więc uwzględniać zmieniając stan magazynowy danej
pozycji bezpośrednio na kartotece. Takie prowadzenie gospodarki magazynowej nie daje jednak
możliwości uzyskania wydruku remanentu wartościowego i ilościowego. Bardziej zaawansowane
opcje służące do zarządzania magazynem dostępne są w wersji PREMIUM oraz
PROFESSIONAL. Dzięki sporządzaniu dokumentów magazynowych np. przyjęcia towaru istnieje
możliwość zarejestrowania cen zakupu oraz oczywiście ilości towaru na magazynie. Użytkownicy
uproszczonej wersji STANDARD chcący korzystać z operacji związanych z zaawansowanym
prowadzeniem stanów magazynowych mogą w dowolnym momencie wykupić rozbudowę do
wersji wyższej.
2.4.1. Dokumenty przyjęcia zewnętrznego (PZ)
Po wybraniu opcji Magazyn/Przyjęcie zewnętrze (PZ) zostanie wyświetlony edytor
analogiczny do edytora sprzedaży. W podobny sposób wybieramy z listy towary, które chcemy
przyjąć na stan, określając ilość, cenę zakupu netto, narzut. Po zakończeniu tak przygotowanego
dokumentu, należy określić kontrahenta, od którego zakupiono dany towar i datę przyjęcia.
Zatwierdzony w ten sposób dokument spowoduje dodanie przyjętych towarów na stan
magazynowy.
2.4.2. Dokumenty wydania zewnętrznego (WZ)
Wybierając opcję Magazyn/Wydanie zewnętrzne (WZ) zostanie wyświetlony edytor
analogiczny do edytora sprzedaży. Podobnie jak przy sprzedaży dokonujemy wyboru towarów,
które mają znaleźć się na dokumencie WZ. Następnie należy określić kontrahenta, dla którego
wydano towar oraz datę wydania. Po zatwierdzeniu dokumentu program spowoduje zdjęcie
określonych w nim towarów ze stanów magazynowych. Jeżeli w przyszłości zaistnieje potrzeba
wystawienia faktury VAT do dokumentu WZ, można tego dokonać wybierając odpowiednią
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
6
funkcję z menu Sprzedaż, otrzymamy wówczas możliwość wyboru z listy odpowiedniego
dokumentu WZ, do którego zamierzamy wystawić fakturę VAT. Wybranie jednego z tych
dokumentów WZ spowoduje załadowanie do edycji towarów znajdujących się na na nim z
możliwością wystawienia dokumentu sprzedaży bez ponownego ściągnięcia towarów ze stanu
magazynowego.
2.4.3. Przychód wewnętrzny (PW) i rozchód wewnętrzny (RW).
Postępując analogicznie jak przy wystawianiu dokumentów PZ i WZ można tworzyć
pozostałe dokumenty magazynowe. W celu przyjęcia na stan towarów będących przychodem
wewnętrznym firmy można utworzyć dokument (PW), natomiast rozchodowanie towarów np. na
zużycie własne można dokonać tworząc dokument (RW).
2.5. Wydruk raportów
2.5.1. Raport o sprzedaży
W programie zaimplementowano szereg raportów dotyczących zarówno danych
zgromadzonych w programie takich jak lista towarów i kontrahentów, jak również zestawienie
generowanych dokumentów sprzedaży i dokumentów magazynowych. Raport o sprzedaży może
być generowany wg dokumentów lub towarów z uwzględnieniem zakresu dat jak również
kontrahenta.
2.5.2. Remanent
W celu sporządzenia remanentu ilościowo wartościowego należy wybrać jeden z 3
wariantów wydruku remanentu. Spowoduje to wygenerowanie wydruku wszystkich
zdefiniowanych kartotek towarowych z dodatnim stanem magazynowym. Na raporcie tym
dodatkowo znajduje się informacja o łącznej wartości magazynu wg cen zakupu netto.
2.5.3. Arkusz spisu z natury
Wybierając opcję Raporty / Spis z natury można dokonać wydruku listy wszystkich
zdefiniowanych kartotek towarowych jednak bez uwzględnienia ilości stanów magazynowych w
celu ich ręcznego uzupełnienia.
2.6. Funkcje księgowe
2.6.1. Rejestrowanie dokumentów księgowych zakupu
Wybierając opcję Księgowość / Rejestruj dokument zakupu można dokonać wpisu
dokumentów zakupu. Ma to na celu wprowadzenie do programu danych, które posłużą do
obliczenia podatku naliczonego w danym miesiącu. Każdy z zarejestrowanych w ten sposób
dokumentów zostaje dodany do listy. Z poziomu tej listy można te dokumenty poprawiać lub
usuwać. Istnieje również możliwość ich automatycznego generowania podczas zapisywania
dokumentu PZ.
2.6.2. Bilans VAT
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
7
Funkcje Bilans VAT i Rejestr VAT Sprzedaży znajdujące się w menu Księgowość są
dostępne tylko w wersji BOX programu. Aby sprawdzić bilans VAT wybieramy miesiąc i rok,
który chcemy poddać analizie. W wyniku otrzymamy podgląd bieżącego stanu podatku VAT za
wskazany miesiąc. W zależności od stosunku VAT-u należnego do naliczonego wyświetlona
zostanie kwota podatku do zapłaty lub do zwrotu.
2.6.3. Rejestry VAT
Do wydruku rejestru VAT sprzedaży brane są wszystkie dokumenty sprzedaży (zarówno
paragony jak i faktury) wystawione w okresie wskazanym do obliczeń. Zgodnie z przepisami
dotyczącymi prowadzenia rejestru, paragony wystawione w obrębie jednego dnia są sumowane i
do raportu wpisywana jest ich łączna kwota, natomiast każda faktura jest rejestrowana jako osobna
pozycja. Otrzymany wydruk jest opatrzony na końcu każdej strony stopką zawierającą sumę
strony, przeniesienie ze strony poprzedniej oraz wartość razem. Analogicznie do rejestru
sprzedaży na podstawie wpisanych dokumentów księgowych generowany jest rejestr VAT
zakupu.
2.7. Funkcje administracyjne
2.7.1. Archiwizacja
W menu Administracja/Archiwizacja dostępna jest funkcja archiwizacji danych programu.
Ma ona na celu skopiowanie danych do osobnego katalogu lub na inny nośnik, np. dyskietkę tak,
aby w przypadku awarii można było odzyskać utracone dane. Po uruchomieniu tej opcji należy
wskazać dysk, na który ma być wykonana archiwizacja i nacisnąć klawisz ARCHIWIZUJ. Ponadto
istnieje możliwość wykonywania przez program automatycznej archiwizacji, tzw.
autoarchiwizacji. Jest ona wykonywana zawsze przy uruchomieniu programu, jeśli włączono tę
opcję w menu Konfiguracja/Parametry. Autoarchiwizacja zawsze kopiuje dane do katalogu
„C:\Meritum20\Autoarch” lub do katalogu tworzonego z bieżącej daty i godziny.
2.7.2. Kontrola bazy danych
W celu zapewnienia szybkiego i sprawnego operowania danymi wskazane jest
uruchamianie co jakiś czas funkcji znajdujących się w menu Administracja/Kontrola bazy danych.
Funkcja ta ma za zadanie uporządkowanie zgromadzonych rekordów danych tak, aby program
miał do nich szybki i bezproblemowy dostęp. Podczas porządkowania sprawdzana jest także
spójność danych. Niektóre błędne wpisy mogą zostać automatycznie naprawione.
2.8. Urządzenia fiskalne
Program umożliwia współpracę z drukarkami fiskalnymi następujących firm:
• ELZAB
• POSNET
• INNOVA
• EMAR
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
8
• OPTIMUS
• TORELL
W Konfiguracji należy ustawić kolejność stawek VAT, szybkość transmisji, port do
którego jest podłączona drukarka, oraz wybrać który typ dokumentów będzie fiskalizowany. Dane
do drukarki będą wysyłane automatycznie podczas zakańczania paragonu lub faktury.
2.9. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania przez użytkowników
Dlaczego programy dostępne są w kilku wersjach?
Program Meritum jest dostępny w 3 wersjach : STANDARD, PREMIUM lub PROFESSIONAL.
Wersje te różnią się prawem dostępu do niektórych funkcji. Dzięki czemu użytkownik może
wybrać wersję, która najbardziej funkcjonalnie mu odpowiada bez konieczności płacenia za wersję
najbogatszą nawet wtedy, gdy nie wykorzysta wszystkich jej możliwości. Jeśli klient zakupi
wersję najtańszą np. STANDARD zawsze może w trakcie użytkowania dokonać jej rozbudowy do
wersji wyższej nie tracąc wprowadzonych już danych
Czym różni się wersja DEMO od wersji komercyjnych?
Wersja demonstracyjna umożliwia użytkownikowi zapoznanie się z programem, przetestowanie
dostępnych w nim funkcji jeszcze przed zakupem programu. Po wykupieniu licencji i
wprowadzeniu na odpowiednim formularzu kodów autoryzacyjnych dostęp do wersji pełnej
zostaje odblokowany i program będzie pracował w jednej wybranych wersji pełnych. Wersja demo
umożliwia zapoznanie się użytkownika z zasobem funkcji dostępnych w poszczególnych wersjach
- informacja umożliwiająca wybranie jednej z tych wersji nie będzie pojawiać się po poprawnym
przeprowadzeniu procesu autoryzacji.
Co to jest licencja na używanie programu?
Użytkownik kupuje nie program, ale licencję na jego użytkowanie w swojej firmie. Program jest w
całości własnością producenta. Szczegółowe postanowienia licencji znajdują się w umowie
licencyjnej, którą dostaje każdy użytkownik przy zakupie. Warunkiem korzystania z programu jest
100% zaakceptowanie postanowień tej umowy.
Co w praktyce daje mi prawo do pobierania aktualizacji z internetu?
Program jest cały czas rozbudowywany i udoskonalany. Co pewien czas w internecie są
publikowane jego nowe wersje. Zgodnie z zapisem w umowie licencyjnej użytkownik może te
aktualizacje pobierać, dzięki czemu zyskuje dostęp do najnowszych funkcji zawartych w
programie. Jeśli czas przewidziany w umowie upłynie a użytkownik dalej chciałby program
aktualizować może dokupić pakiet uaktualnienia na 12 miesięcy.
Czy wprowadzone dane można dowolnie poprawiać?
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
9
Tak, zarówno kartoteki towarowe jak i kontrahentów i zgromadzone w bazie dokumenty podlegają
pełnej edycji.
Jak optymalnie obsługiwać program?
Program, jest aplikacją pracującą w środowisku Windows. Jego interfejs został tak zbudowany, że
można go obsługiwać zarówno myszką jak i klawiaturą wykorzystując specjalne skróty Alt+ litera
podkreślona w opisie klawisza. Zalecanym sposobem umożliwiającym bardzo szybką i wydajną
pracę jest praca z klawiatury. Można też stosować pewne funkcje, których gołym okiem nie widać
np. zamiast naciskać klawisz DODAJ na edytorze sprzedaży można wejść szybko na listę
naciskając klawisz ENTER.
Co to jest automatyczna archiwizacja, czy należy ją wykonywać?
Program pyta o wykonanie automatycznej archiwizacji zawsze przy uruchomieniu. Archiwizacja
jest bardzo ważna z punktu widzenia zabezpieczenia zgromadzonych danych i zalecane jest jej
wykonywanie przynajmniej raz dziennie. Dzięki kopii danych w przypadku ich uszkodzenia
będzie możliwość odbudowania bazy z archiwum. Domyślnie program za każdym razem tworzy
unikalny (złożony z daty i godziny) katalog, do którego dane są kopiowane. Jednak co jakiś czas
niezbędne jest również zrobienie kopii na jakikolwiek nośnik zewnętrzny np. nagranie całego
katalogu na płytę CD lub na PenDrive, bądź inny dysk. Może to uchronić przez utratą danych
spowodowanych fizycznym uszkodzeniem dysku twardego lub kradzieżą komputera.
Zmiana wzoru drukowanej faktury
Aby zmienić używany wzór faktury należy wybrać opcję KONFIGURACJA/ PARAMETRY,
dostępne są cztery wzory faktur
Lista towarów
W programie dostępne są dwa rodzaje list towarowych - zmiany można dokonać w opcji
KONFIGURACJA / PARAMETRY /WZÓR LISTY.
Jak wstępnie należy skonfigurować program, aby móc z niego korzystać?
W opcji KONFIGURACJA/PARAMETRY należy ustawić miasto, które ma się drukować jako
miejsce wydania faktury, następnie należy ustawić kolejny numer towaru, który ma proponować
program przy zakładaniu kartoteki, wybrać jeden z dostępnych wzorów faktur, ustawić dopiski
drukowane na fakturze, można również wpisać imię i nazwisko domyślnego użytkownika, który
będzie wystawiał faktury. W opcjach tych znaleźć można również konfigurację sposobu liczenia
faktur i paragonów (netto/brutto) NIP wprowadzony podczas autoryzacji będzie drukowany w
nagłówku wystawianych faktur pod danymi firmy. Dopuszczalny jest jeden z 3 formatów NIP
000-000-00-00 lub 000-00-00-000 lub też PL0000000000 pozwala to ustawić odpowiednia opcja
w parametrach.
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
1
0
Od czego zacząć pracę z programem?
Najpierw należy założyć kartoteki towarów/usług i kontrahentów, (których oczywiście znamy
wcześniej - pozostali będą zakładani na bieżąco). W tym celu należy uruchomić opcję z menu
głównego KARTOTEKI / TOWARY / NOWY oraz KARTOTEKI / ODBIORCY / NOWY.
Jak szybko znaleźć towar w bazie?
Będąc na liście naciskamy klawisz SZUKAJ i wpisujemy dowolną szukaną frazę, która zawiera się
w nazwie. Jeśli znajdziemy szukany towar to po naciśnięciu klawisza ENTER program ustawi się
na tej pozycji. W przypadku znalezienia innego towaru niż szukany, (który również zawierał w
nazwie szukany ciąg) naciskamy klawisz NASTĘPNY wtedy program wyszuka kolejny towar,
który pasuje do wyszukiwanej frazy. Jeśli używamy listy towarów rodzaju drugiego możemy w
górnym wierszu wpisywać początkowy ciąg znaków od którego zaczyna się szukana nazwa.
Jak szybko znaleźć kontrahenta w bazie?
Będąc na liście naciskamy klawisz SZUKAJ i wpisujemy dowolny szukany ciąg znaków, który
zawiera się w jego nazwie. Gdy występują w nazwie polskie znaki muszę być wpisane dużą literą.
Jeśli znajdziemy szukanego kontrahenta to po naciśnięciu klawisza ENTER program ustawi się na
kartotece umożliwiając jego wybranie np. w celu użycia w dokumencie lub poprawienie bądź też
usunięcie całej kartoteki. W przypadku znalezienia innego kontrahenta niż szukany, (który
również zawierał w nazwie szukany ciąg) naciskamy klawisz NASTĘPNY wtedy program wyszuka
kolejnego kontrahenta pasującego do wyszukiwanego ciągu. Podczas wystawiania faktury w oknie
Faktura/Edycja istnieje również możliwość szukania po numerze NIP, natomiast jeśli aktywny jest
moduł FS-Bonus to również istnieje możliwość odnalezienia w bazie klienta po unikalnym
numerze karty klienta odczytywanym za pomocą skanera kodów kreskowych
Czy można kopiować kartoteki towarowe?
Tak, w programie jest zaimplementowany mechanizm, dzięki któremu szybko możemy
wprowadzić kartoteki towarowe towarów o podobnych nazwach. Aby skopiować kartotekę należy
będąc na liście towarów i usług (uruchomionej z opcji KARTOTEKI) nacisnąć klawisz ENTER
stojąc na wybranej kartotece do skopiowani lub nacisnąć klawisz WYBIERZ, program zapyta czy
dokonać skopiowania kartoteki i wtedy po wybraniu opcji nowy w polach formularza zostaną
dodane opisy z kartoteki kopiowanej.
Czy program kontroluje wprowadzane dane?
Tak, wprowadzając nową kartotekę program sprawdza czy nie istnieje już towar o takim samym
kodzie lub nazwie. Jeśli stwierdzi wystąpienie takiego powtórzenia wyświetli stosowny komunikat
ostrzegawczy. Podobnie, jeśli w opcji KONFIGURACJA / DOKUMENTY próbowano by wpisać
następny numer faktury taki, pod którym jest już dokument w bazie, program wymusi wtedy
zmianę tego numeru na inny.
W jaki sposób wprowadza się towar na stan magazynowy?
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
1
1
Towar można przychodować za pomocą dokumentów PZ lub PW. Po zatwierdzeniu tych
dokumentów towar w określonej ilości zostanie dodany do stanu magazynowego i jego ilość
będzie widziana na liście towarów. Istnieje też możliwość pracy uproszczonej tzn. wprowadzenie
ręczne ilości na poszczególne kartoteki do pola STAN MAGAZYNOWY, ale najpierw należy
odblokować
możliwość
zmian
jego
zawartości
w
menu
KONFIGURACJA/PARAMETRY/DOWOLNA ZMIANA STANU MAG. - domyślnie opcja jest
wyłączona
Jak wystawić dokument sprzedaży?
Z menu głównego należy uruchomić opcję SPRZEDAŻ / FAKUTROWANIE. Zostanie otwarty
edytor, do którego dodajemy wcześniej wprowadzone towary. Opcja ta umożliwia wystawienie
np. faktury lub paragonu w (zależności od naciśniętego klawisza). Następnie należy wybrać z listy
kontrahenta (lub na bieżąco go wprowadzić) oraz ustalić formę płatności i zapisać dokument.
Czy program podpowiada numerację dokumentów?
Tak, przy wystawianiu dokumentów program proponuje automatycznie kolejny numer. To jaki ten
numer będzie można ustawić w opcji KONFIGURACJA / DOKUMENTY. Domyślnie program
wstawia również bieżącą datę wystawienia i sprzedaży, ale można ją oczywiście zmienić na
dowolną inną.
Czy towar z usuniętego dokumentu wraca na stan magazynowy?
Tak, po usunięciu faktury, na której były sprzedane np. 2 sztuki jakiegoś towaru towar ten wróci
na stan magazynowy, dokładnie analogicznie sprawa wygląda z dokumentami magazynowymi np.
po usunięciu dokumentu PZ przychodowywującego np. 100 szt danej pozycji stan towaru
zmniejszy się o tą ilość.
Co się stanie z numeracją dokumentów, jeśli usuniemy fakturę?
W numeracji powstanie dziura. Aby ją uzupełnić należy uruchomić opcję
KONFIGURACJA/DOKUMENTY i wprowadzić jako kolejny brakujący numer faktury. Po
wystawieniu tego dokumentu koniecznie należy z powrotem przywrócić bieżącą numerację,
ponieważ w przeciwnym wypadku może nastąpić dublowanie numerów dokumentów.
Czy numerację faktur można dowolnie kształtować?
Tak, w opcji KONFIGURACJA / DOKUMENTY można ustawić przedrostki (PREFIX) jak
również przyrostki (SUFFIX) faktur. Konfigurować można również dopiski na fakturach typu
KOPIA / ORYGINAŁ zależnie od typu używanej drukarki. PREFIX może zawierać pola dostępne
na liście wyboru natomiast SUFFIX może być dowolnym ciągiem znaków i może mieć postać
np. /2005 lub /S1 itp.
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
1
2
Czy program umożliwia prowadzenie wielu niezależnych magazynów?
Tak, aby zdefiniować nowy magazyn należy wybrać opcję ADMINISTRACJA/LISTA
MAGAZYNÓW.
Do czego służy funkcja AGREGACJA DANYCH?
W edytorze sprzedaży pod klawiszem OPCJE dostępna jest funkcja agregująca dane. Dzięki niej
dane dotyczące tego samego towaru sprzedawanego w tej samej cenie zostaną zsumowane w jedną
pozycję. Ma to znaczenie głównie przy wystawianiu faktur do kilku WZ, gdzie może być wiele
powtarzających się pozycji.
Czy podczas sprzedaży można szybko sprawdzić zysk z danej transakcji?
Tak, ponieważ ceny sprzedaży są otwarte tzn. można dowolnie je zmieniać może zaistnieć
potrzeba szybkiego sprawdzenia czy cena, po której aktualnie sprzedajemy da nam oczekiwany
zysk. W tym celu po dodaniu towaru do edytora sprzedaży naciskamy klawisz SPACJA, dzięki
czemu zostanie wyświetlony stosowny komunikat z informacją z zysku.
Czy można przypisać kontrahentowi domyślny termin płatności?
Tak, jeśli kontrahent ma ustalony termin płatności, z którym zawsze wystawiamy dla niego faktury
program może nas wyręczyć w pamiętaniu o tym, jaki termin ma konkretny odbiorca. W tym celu
na kartotece klienta w polu uwagi należy wpisać następującą informację: dla terminu płatności 21
dni będzie termin21, natomiast dla 7 dni wpis powinien mieć postać termin07 Przy wystawianiu
faktury po wybraniu kontrahenta z bazy program automatycznie ustawi formę płatności na przelew
ze wskazaną liczbą dni.
Czy dane na listach można sortować?
Tak, będąc na listach kontrahentów i towarów można sortować wpisy wg różnych dostępnych
kryteriów, sekwencyjne przełączanie poszczególnych typów sortowań następować będzie po
naciskaniu klawisza SPACJA. Na liście towarowej rodzaju drugiego dodatkowo po ustawieniu
sortowania na "po kodzie" i naciśnięciu klawisza SZUKAJ można również będzie szukać towarów
po bezpośrednio wpisanym kodzie w oknie dialogowym wyszukiwarki.
Czy można wystawiać dokumenty wiązane?
Tak, istnieje możliwość wystawienia faktury do WZ (lub wielu WZ) lub faktury do paragonu. W
tym drugim przypadku dodatkowo można wystawić fakturę do paragonu istniejącego na liście lub
można też stworzyć fakturę ręcznie (bez paragonu zarejestrowanego w bazie) - zarówno jednak w
jednym jak i drugim przypadku towar nie będzie drugi raz pobierany ze stanu magazynowego
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
1
3
W jaki sposób można wygenerować zamówienie automatyczne?
Zamówienie automatyczne można wygenerować używając opcji MAGAZYN/ ZAMÓWIENIE
AUTOMATYCZNE. Program wygeneruje je na podstawie aktualnych stanów magazynowych oraz
ustawionych na kartotekach limitów dolnych i górnych. Jeśli stan magazynowy jest mniejszy niż
limit dolny towar zostanie dodany do edytora, natomiast o tym, jaka będzie zamawiana ilość
decyduje limit górny (obliczane jest to wg wzoru Ilość zamawiana = Limit górny - stan bieżący).
Jak sprawdzić jakiej wersji programu aktualnie używam?
Należy uruchomić opcję "O Programie" i odczytać numer wersji np. 1.0 oraz datę edycji.
Do czego jest potrzebna informacja o wersji danych?
W menu ADMINISTRACJA/WERSJA DANYCH znajduje się informacja o wersji aktualnie
wykorzystywanych danych. Program jest stale rozbudowywany i wzbogacany o nowe funkcje.
Czasem niezbędne jest dodanie do tego celu nowych pól w bazie. Aby nie generować błędów
związanych np. z odwołaniem się do nieistniejącego pola program wie, w jakiej wersji takie pole
może wystąpić. Jeśli nasza wersja danych nie posiada tego pola program może nie pozwolić
wykonać danej funkcji dopóki dane nie zostaną przekonwertowane przez serwis do najnowszej
wymaganej wersji.
2.10. Zbiór podpowiedzi ułatwiających obsługę programu:
•
•
•
Klawisz SPACJA na liście towarów przełącza cyklicznie sortowanie po nazwie i
kodzie, a na listach odbiorców i dostawców po nazwie i NIP-ie.
We wszystkich dostępnych polach gdzie wpisuje się cenę wystarczy ustalić tylko jedną
wartość (netto lub brutto) program automatycznie przeliczy brakujące wartości wg
stawki VAT ustawionej na kartotece danego towaru.
Szybsze operowanie programem można uzyskać korzystając z klawiatury (wyboru
żądanej opcji dokonujemy naciskając lewy ALT oraz literę, która jest podkreślona w
nazwie opcji, którą chcemy uruchomić.
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl
•
•
•
•
1
Z
edytora
sprzedaży4(Sprzedaż/Fakturowanie)
można
uzyskać
szybkie wejście na listę towarów naciskając klawisz ENTER, gdy Focus –
(zaznaczenie) jest ustawiony na ciemnej linii znajdującej się zawsze na końcu na liście
edytora sprzedaży
Jeśli w opisywanym w powyższym punkcie edytorze są wybrane towary do sprzedaży
można łatwo zmienić ich ilość lub cenę sprzedaży ustawiając zaznaczenie (ciemna
linia) na danej pozycji i naciskając ENTER, lub usunąć z edytowanego dokumentu
naciskając klawisz DELETE.
W celu szybkiego znalezienia towaru na liście, należy uruchomić opcję SZUKAJ i
wpisać dowolny ciąg liter występujący w nazwie szukanego towaru i nacisnąć klawisz
ENTER, gdy znaleziony towar nie jest tym, którego szukano można szybko przejść do
następnej pozycji spełniającej zadane kryteria za pomocą klawisza NASTĘPNY.
Do wykonania niektórych funkcji administracyjnych potrzebne jest hasło serwisowe.
W programie Meritum hasło to brzmi : 1111
WZMAGANIA SYSTEMOWE :
• Windows XP (TM), Windows Vista (TM), Windows 7 (TM) - w polskiej wersji językowej
• Dowolna drukarka pracujca w trybie graficznym (zalecana atramentowa lub laserowa)
• Data krótka ustawiona w systemie Windows w formacie : rrrr-MM-dd
• Dostępne miejsce na dysku C: komputera (min. 1 GB) zależne głównie od ilości
zgromadzonych kopii danych w archiwum
• Standardowe ustawienie trybu wyświetlania przez kartę graficzną (bez powiększeń)
• Minimalna wielkość pamięci RAM, typ procesora zgodne z minimalnymi wymogami
używanego systemu operacyjnego
• W przypadku Win7 (TM) lub VISTA (TM) zaleca się uruchomienie programu z poziomem
uprawnień administratora
32-700 Bochnia ul. Partyzantów 21
__________________________________________
POMOC TECHNICZNA :
Meritum © 2002-2009 FlySoft.pl
tel. 014/ 698-20-02
edycja 2008-08-04
www.meritum.eun.pl