Sprawozdanie finansowe to nie koniec

echo
www.roedl.pl
Rzeczpospolita z 23.12.2015
Sprawozdanie finansowe to nie koniec
Sporządzenie sprawozdania finansowego nie kończy procesu zamykania roku. Gotowy raport wymaga jeszcze
dopełnienia formalności związanych z podpisaniem, zatwierdzeniem i przekazaniem do właściwych instytucji.
Jednostki powinny zamknąć księgi na dzień kończący rok obrotowy (art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości; dalej:
uor). Dla tych podmiotów, które przyjęły rok obrotowy zgodny z rokiem kalendarzowym, będzie to 31 grudnia 2015 r.
Przez zamknięcie ksiąg rachunkowych należy rozumieć nieodwracalne wyłączenie możliwości wprowadzania
zapisów w księgach rachunkowych. Dzień kończący rok obrotowy nazywany jest dniem bilansowym, gdyż na ten
dzień należy sporządzić roczne sprawozdanie finansowe jednostki. Za sporządzenie rocznego sprawozdania
finansowego odpowiedzialny jest kierownik jednostki, którym zgodnie z uor jest członek zarządu lub innego organu
zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy, to członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników
ustanowionych przez jednostkę. Na sporządzenie sprawozdania finansowego jednostki mają trzy miesiące od dnia
bilansowego. W przypadku podmiotów, których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, będzie to 31
marca 2016 r. Do tego dnia należy również sporządzić zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych.
Faktyczne zamknięcie ksiąg rachunkowych poprzedza wiele czynności, do których zalicza się między innymi:
1) przeprowadzenie inwentaryzacji posiadanych składników aktywów oraz porównanie ich z danymi figurującymi w
księgach;
Uwaga! Wszelkie stwierdzone różnice inwentaryzacyjne należy rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który
przypadał termin inwentaryzacji. Wyłączając wyjątki określone w art. 26 ust. 3 uor, termin i częstotliwość
inwentaryzacji uważa się za dochowane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż trzy
miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku obrotowego.
2) sprawdzenie kompletności ujęcia operacji gospodarczych dotyczących zamykanego roku obrotowego, w tym
kosztów i przychodów na przełomie roku (tzw. procedury cut-off);
3) wycenę bilansową aktywów i pasywów, z zachowaniem zasady ostrożności;
4) sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym.
KROK 1. Podpisanie
Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez kierownika jednostki (ewentualnie wszystkich członków
organu wieloosobowego) oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeżeli prowadzenie ksiąg
rachunkowych zostało powierzone zewnętrznej jednostce (np. biuru rachunkowemu), to pod sporządzonym
sprawozdaniem powinny się podpisać osoby reprezentujące tę jednostkę. Sprawozdanie finansowe podpisują
wszystkie wymienione osoby, pełniące swoje funkcje na dzień sporządzenia tego sprawozdania.
Przykład
Jeżeli w spółce, dla której dniem bilansowym jest ostatni dzień roku kalendarzowego, zmiany w składzie zarządu
nastąpiły w lutym następnego roku obrotowego, czyli przed dniem sporządzenia sprawozdania finansowego, to
sprawozdanie to powinno być podpisane przez nowo wybrany zarząd.
Odmowa podpisania sprawozdania przez osobę zobowiązaną wymaga pisemnego uzasadnienia i musi być dołączona
do sporządzanego sprawozdania finansowego. Jeżeli osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest
jednocześnie członkiem zarządu, to składa podpis pod sprawozdaniem finansowym tylko raz, ze wskazaniem, że jest
członkiem zarządu odpowiedzialnym za rachunkowość jednostki. Podpisy powinny się znaleźć pod każdym
elementem sprawozdania finansowego, tj. bilansem, rachunkiem zysków i strat, dodatkowymi informacjami i
objaśnieniami, a także dla wybranych jednostek – pod zestawieniem zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz
rachunkiem przepływów pieniężnych. Nie ma obowiązku podpisywania wszystkich stron np. dodatkowych informacji
i objaśnień. Strony te powinny być ze względów bezpieczeństwa parafowane przez osobę odpowiedzialną za
prowadzenie rachunkowości.
KROK 2. Zatwierdzenie
Nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez
organ zatwierdzający, to jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową
lub na mocy prawa własności jest do tego uprawniony. W spółce kapitałowej, komandytowo-akcyjnej i spółdzielni
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Radosław Cichoń Rödl & Partner ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa, tel. +48 22 696 28 00 E-mail: [email protected]
zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić na zwyczajnym zgromadzeniu (nie można
zatwierdzić rocznego sprawozdania na nadzwyczajnym zgromadzeniu). Przed zatwierdzeniem sprawozdanie
finansowe jednostek wymienionych w art. 64 uor należy poddać je badaniu biegłego rewidenta.
Uwaga! Podział zysku netto, względnie pokrycie straty, może nastąpić dopiero po wyrażeniu przez biegłego rewidenta
opinii, bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami, o badanym sprawozdaniu finansowym.
W związku z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego ustawodawca przewidział dodatkowy termin na ostateczne
zamknięcie ksiąg rachunkowych, które powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia.
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych oznacza, że nie mogą być w nich wprowadzane żadne zmiany lub zapisy.
Dane finansowe wynikające z zatwierdzonego bilansu stanowią ostateczną podstawę otwarcia ksiąg rachunkowych
kolejnego roku obrotowego.
KROK 3. Złożenie w rejestrze
Zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz ze sprawozdaniem z działalności (gdy jednostka ma obowiązek jego
sporządzenia), opinię biegłego rewidenta – bez raportu (w przypadku obowiązku badania), odpis uchwały bądź
postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub
pokryciu straty należy złożyć do KRS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego
(wyjątkiem są osoby fizyczne i spółki cywilne osób fizycznych prowadzące księgi rachunkowe, jako nieobjęte KRS).
Uwaga! Gdy roczne sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie sześciu miesięcy od dnia
bilansowego, należy je złożyć w KRS w ciągu 15 dni po tym terminie. Z chwilą zatwierdzenia sprawozdania należy je
złożyć do KRS ponownie, wraz z brakującymi dokumentami, w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania.
KROK 4. Przesłanie do urzędu
Podatnicy CIT składają do właściwego urzędu skarbowego zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe (bez
sprawozdania z działalności) wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta (w przypadku obowiązku badania) oraz
odpisem uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w terminie dziesięciu dni od daty jego zatwierdzenia.
Uwaga! W tym przypadku nie ma znaczenia, czy zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego nastąpiło w
terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego czy później.
KROK 5. Archiwizacja
Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlega trwałemu przechowywaniu. Księgi rachunkowe, na podstawie
których sporządzono to sprawozdanie, należy przechowywać przez pięć lat, licząc od początku roku następującego po
roku obrotowym, którego księgi dotyczą.
Uwaga! Zgodnie z art. 86 ordynacji podatkowej księgi rachunkowe należy przechowywać do upływu okresu
przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął
termin płatności danego podatku. Oznacza to, że księgi rachunkowe można zniszczyć dopiero po upływie sześciu lat
od dnia ich zamknięcia. Poza tym z niektórych interpretacji fiskusa wynika, że jeśli podatnik odlicza stratę, to
pięcioletni okres przedawnienia zobowiązania podatkowego należy liczyć dopiero od ostatniego roku, w którym
odliczano stratę.
Tomasz Martyniuk, Senior Associate, biegły rewident Poznań, Rödl & Partner
Źródło: http://www.rp.pl/Rachunkowosc/312239983-Sprawozdanie-finansowe-to-nie-koniec.html
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Radosław Cichoń Rödl & Partner ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa, tel. +48 22 696 28 00 E-mail: [email protected]