Liw, dnia 15 czerwca 2011 r - Zamek

Liw, dnia 15 czerwca 2011 r.
Ogłoszenie o konkursie
Dyrektor Muzeum Zbrojowni na Zamku w Liwie ul. Stefana Batorego2
telefon: 25 792 5717, ogłasza konkurs ofert na wyłączną obsługę
gastronomiczną podczas X Turnieju Rycerskiego „O Pierścień
Księżnej Anny”, który odbędzie się w dniach 20-21.08. 2011 r.
1.Nazwa i termin imprezy:
Ogólnopolski X Turniej Rycerski „O Pierścień Księżnej Anny” na Zamku
w Liwie w dniach 20-21.08.2011r.
2.Teren imprezy:
Podzamcze zamku w Liwie; Liw, ul. Stefana Batorego 2 07-100 Węgrów
3.Program imprezy:
SOBOTA 20.08.2011 r.
10.00 Uroczyste rozpoczęcie turnieju, prezentacja bractw rycerskich
10.30 Eliminacje turnieju kuszniczego i łuczniczego
11.30 Turniej bojowy
15.30
16.00
18.00
20.30
24.00
Turniej myśliwski
Wielobój rycerski
Bitwa z udziałem wszystkich rycerzy
Koncert zespołu muzycznego
Pokaz ogni sztucznych
NIEDZIELA 21. 08.2011r.
08.30
10. 00
11.30
13.30
15.00
17.00
Msza święta w kościele w Liwie
Finały turnieju kuszniczego, łuczniczego i bojowego
Konkursy: strojów, rzemiosła tańców i pokazowych walk rycerskich; zabawy plebejskie
Bohurt - walki drużyn rycerskich
Pokaz walk konnych
Uroczyste zakończenie turnieju
4.Zakres obsługi:
Wyłoniony Oferent zobowiązany jest do zapewnienia obsługi
gastronomicznej w zakresie:
a)dystrybucji piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia z Urzędu Gminy
Liw),
b)gastronomii np.: mięsa i wędliny z grilla: kiełbaski, szaszłyki, kebab,
c)fast food: hot-dogi, hamburgery, frytki, itp.,
d)sprzedaż napojów bezalkoholowych .
Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów ustala Wykonawca na
własną odpowiedzialność i ryzyko.
5.Zakres obowiązków Oferenta:
1) Oferenci zobowiązani są posiadać aktualne wymagane pozwolenia na
prowadzenie swojej działalności oraz niezbędną wiedzę, doświadczenie i
potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do wykonywania
zadań, o których mowa w ogłoszeniu.
2)Oferenci zobowiązani są zapewnić sprzęt techniczny :
a) rollbar
b) punkty obsługi gastronomicznej
c) minimum 200 miejsc siedzących pod parasolami
Dostarczony i obsługiwany przez oferenta sprzęt musi być niezniszczony i
estetyczny.
3) Oferent zobowiązuje się zapewnić na własny koszt wyżywienie i napoje dla
gości Organizatora- 15 osób
4) Oferent zobowiązuje się do dostarczenia nieodpłatnie 100 litrów piwa na
imprezę zamkniętą - biesiadę rycerską,
5) Oferent zobowiązany jest do obsługi miejsc gastronomicznych w czasie
imprezy w godzinach jej trwania oraz do bieżącego utrzymania czystości w
granicach powierzonego obszaru objętego wyłącznością, jak również po
zakończeniu imprezy.
6.Warunki udziału w postępowaniu na wyłączność obsługi
gastronomicznej:
W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:
1) posiadają aktualny wypis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do
ewidencji gospodarczej potwierdzający uprawnienia do występowania w obrocie
gospodarczym w zakresie objętym ofertą,
2) znajdują się w sytuacji ekonomicznej oraz posiadają niezbędny sprzęt
zapewniający właściwe wykonywanie usług będących przedmiotem oferty,
3) zaoferują kwotę brutto co najmniej 8000 zł (słownie: osiem tysięcy zł.) za
wyłączność obsługi gastronomicznej imprezy.
7.Organizator zapewnia:
1) wydzielenie miejsca przeznaczonego do działalności gastronomicznej w
bezpośrednim sąsiedztwie imprezy masowej (Turniej)
2) ustawienie toalet przenośnych typu TOI- TOI, wodę pitną oraz udostępnienie
przyłącza prądu dla potrzeb Oferenta
3) wyłączność na sprzedaż piwa oraz posiłków z wyjątkiem lodów, gofrów i
popcornu.
8.Kryteria wyboru ofert:
Złożone oferty są rozpatrywane pod względem formalnym i merytorycznym przez
Organizatora imprezy, który dokonuje wyboru oferty najlepiej służącej realizacji
zadania. Organizator dokona wyboru oferty, która spełni wymogi zawarte w
punkcie 4, 5 i 6 oraz zaproponuje najkorzystniejszą cenę za wyłączność.
9.Termin i miejsce składania ofert:
Oferty należy składać w Muzeum Zbrojowni na Zamku w Liwie ul. Stefana
Batorego 2 w terminie do dnia 30.06.2011 r. do godz. 10.00.
Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Obsługa
gastronomiczna podczas X Turnieju Rycerskiego w dniach 20-21 sierpnia 2011
r.”.
Oferta powinna zawierać:
1) nazwę i adres Oferenta,
2) proponowaną wysokość wpłaty za wyłączność obsługi gastronomicznej,
usługowej i handlowej,
3) specyfikację obsługi imprezy (menu, ilość grilli, rollbarów, ilość miejsc
siedzących itp.) uwzględniającą wymagania Organizatora,
4) aktualny wypis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji
gospodarczej potwierdzający uprawnienia do występowania w obrocie
gospodarczym w zakresie objętym ofertą,
5) aktualne zezwolenie na sprzedaż piwa (koncesję), wydane przez organy
administracji właściwe dla miejsca siedziby Oferenta,
6) informację o doświadczeniu w organizacji tego typu przedsięwzięć,
7) dane osoby upoważnionej do bieżących kontaktów z organizatorem imprezy
oraz telefon kontaktowy.
Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do
ogłoszenia o konkursie
10.Otwarcie ofert i podpisanie umowy
1) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 30 czerwca 2011 roku o godzinie 11.00 bez
udziału Oferentów.
2) O wyborze oferty organizator zawiadomi w formie pisemnej wszystkich
oferentów, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.
3) O terminie i miejscu podpisania umowy wybrany oferent zostanie
powiadomiony odrębnym pismem.
11.Postanowienia końcowe
1)W przypadku wygrania konkursu Oferent zobowiązuje się do wpłaty na rzecz
Muzeum Zbrojowni na Zamku w Liwie zaoferowanej kwoty za wyłączność do
dnia 5 sierpnia 2011 r.
2) W przypadku odstąpienia od wykonania umowy z winy Oferenta wpłacona
kwota przechodzi na rzecz Organizatora.
3) Organizator zastrzega sobie prawo zamknięcia lub unieważnienia konkursu
bez podania przyczyn.
Załącznik nr 1
Formularz Ofertowy
Oferta na wykonanie
Obsługa gastronomiczna podczas X Turnieju Rycerskiego
zadania pn.
„O Pierścień Księżnej Anny”
Wykonawca
(nazwa, adres)
Oferowana kwota PLN
brutto za udzieloną
……………………………………….
wyłączność na obsługę
Kwota brutto liczbowo
gastronomiczną.
……………………………………………………………
Kwota brutto słownie
Specyfikacja obsługi
imprezy (patrz pkt 9,
ppkt 3)
Informacja o doświadczeniu
w organizacji tego typu
przedsięwzięć
Oświadczenie
Termin wykonania zadania
Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z ogłoszeniem o
konkursie i uznajemy się za związanych wszystkimi
warunkami konkursu w nim zawartymi.
20-21 sierpnia 2011r.
dane osoby upoważnionej do
bieżących kontaktów z
organizatorem imprezy oraz
telefon kontaktowy
………...................................
(miejscowość, data)
……..………………..
(podpis)