pełny tekst - Muzealnictwo

promocja muzeum / promocja w muzeum
Muz.,2013(54): 29-33
Rocznik, ISSN 0464-1086
data przyjęcia – 05.2013
data akceptacji – 06.2013
SMAKI KONFERENCJI
PRASOWEJ
Daniel Źródlewski
Akademia Sztuki w Szczecinie
Program pocztowy KLIK Nowa wiadomość KLIK Pole wiadomości: „Witam! Zapraszam Panią/Pana na …” KLIK Pole
adresowe KLIK Dołącz grupę Media KLIK Wyślij KLIK Wysłano UFF…
Dla większości osób zajmujących się kontaktem z mediami to standard. Niestety, po wysłaniu e-maila do dziennikarzy odhaczają w planie dnia pozycję: zaprosić na konfę!
A po drugiej stronie wygląda to nieco inaczej. Zaglądamy
do komputera jednego z redaktorów, do jego skrzynki mailowej:
08.17 Rzecznik Urzędu Miasta: Dziś podpisanie umowy
na budowę spalarni śmieci.
08.20 Rzecznik Zakładu Usług Komunalnych: Jutro otwarcie basenu po remoncie.
08.21 Rzecznik Uniwersytetu: Tytuł Honoris Causa dla
wybitnego socjologa.
09.14 Twój Bank: najlepsze kredyty specjalnie dla Ciebie.
09.55 Związki zawodowe: Referendum strajkowe.
10.17 Rzecznik Urzędu Miasta: Podpisanie umowy przełożone.
10.47 Muzeum: Konferencja prasowa.
11.06 Jadwiga Nowak: Prośba o patronat medialny.
11.15 Teatr: Konferencja przed premierą.
11.16 Dom Kultury: Śniadanie prasowe.
11.20 Wiadomość nie mogła być dostarczona.
11.25 Inny Dom Kultury: Obiad prasowy – smacznego.
11.58 Rzecznik Urzędu Miasta: Podpisanie umowy jednak dziś.
12.16 Kazimierz Kowalski: Nowa płyta.
12:18 Klub Muzyczny: Koncert – rewelacja sezonu.
12.56 Teatr: Premiera.
(…)
20.35 Urząd Wojewódzki: Pogotowie powodziowe.
20.45 Jola: pozdrówki ;-)
21.16 Kierownik działu: Plan na jutro.
23.57 Agencja ART: Już jutro wieczorem gwiazda sezonu.
06.12 Rzecznik Urzędu Miasta: Umowa podpisana! Relacja.
Zauważyli Państwo wiadomość z informacją o muzealnej konferencji? To symulacja zaledwie kilku godzin „z życia skrzynki odbiorczej pewnego dziennikarza”. Nie da się
przeczytać każdej wiadomości, a jeśli już, to niemożliwe
jest szczegółowe przeczytanie treści komunikatu. Co zatem
zrobić, abyśmy zostali zauważeni? Zadzwonić! Oczywiście,
to skuteczne, ale są jeszcze inne sposoby.
Wielokrotnie miałem przyjemność zetknąć się z fantastycznymi pomysłami, które już na etapie informacji o spotkaniu powodowały moją pewną na nim obecność. Nie
zapomnę zaproszenia na konferencję prasową jednego z fes wali sztuki wizualnej – otrzymałem e-mail z załączonym
plikiem dźwiękowym. Znany aktor, a precyzyjniej, jego wystudiowany niski głos imiennie zapraszał mnie na spotkanie
prasowe. Nie mogłem odmówić! Kiedy indziej otrzymałem
modną torbę tekstylną z nadrukowanym na niej imieniem
i nazwiskiem – ot, osobisty gadżet. Jeszcze innym razem
odnalazłem w szafce depozytowej, dedykowanej redakcji
kultury, kubek termiczny oraz saszetkę gorącej czekolady.
Kubek również był opatrzony moimi danymi, w środku znalazłem informację o spotkaniu. Ileż przyjemności było w piciu załączonej czekolady, a później kawy we własnym kubku
z gwarancją, że nie da się go zgubić, a przynajmniej nie będzie wątpliwości, do kogo należy. Przy okazji, nadrukowane
daty i logotypy nie pozwoliły zapomnieć o przedsięwzięciu,
które promowały.
Podczas konferencji, w której ostatnio uczestniczyłem,
jeden z obecnych urzędników przed rozpoczęciem spotkania zapytał dziennikarzy, co trzeba zrobić, by tak wielu
MUZEALNICTWO 54
29
redaktorów się zjawiło. Usłyszał jednogłos – gadżety, prezenty, bilety na omawiane wydarzenie i catering. Wniosek
jest jeden: w pierwszym etapie naszej pracy liczy się nie
wartość merytoryczna, lecz oryginalność. Warto też zaproponować coś niezwykłego. Jeśli mówimy o instytucji muzealnej, zwabmy dziennikarzy np. przedpremierową prezentacją dzieła lub zagwarantujmy wejście do przestrzeni na
co dzień niedostępnych. Im większa atrakcja, tym większa
pewność obecności dziennikarzy. Warto także pamiętać, że
publikacja po naszym spotkaniu obok słowa pisanego czy
mówionego zawierać będzie również zdjęcia lub film. Przy
doborze atrakcji nie należy jednak przesadzić. Ich dobór pozostawiam Państwa wyczuciu i dobremu smakowi…
Smak konferencji
A skoro o smaku… Tak, tak… konferencja MOŻE smakować, a MUSI kusić, mało tego − jej smak powinien być
odczuwalny długo po spożyciu… Nie myślę tu o popularnej odmianie gruszki Konferencji (faktycznie smacznej),
lecz o pewnym pozornie nieistotnym, a w rzeczywistości
jednym z najważniejszych punktów prasowego spotkania.
Nieodłącznym elementem każdej niemal konferencji, sesji,
seminarium jest… kawa lub skromny poczęstunek. Proszę
zauważyć, gdzie koncentruje się przed- i pokonferencyjne życie dziennikarzy i uczestników spotkania. Przy stole!
Z własnego doświadczenia i obserwacji wiem, że na jednego dziennikarza przypadają co najmniej dwie kawy (wypite
przed i po spotkaniu). Z tego samego źródła wiem, jak istotny jest smak i jakość podawanego poczęstunku. Tam, gdzie
kawa niesmaczna, nie chodzi się. A plotka szybsza niż życie,
ta zachwalająca nasze smaki także!
Nie każda z instytucji dysponuje ciśnieniowym ekspresem, nie każdą stać na wynajęcie profesjonalnej obsługi cateringowej, ale każdą z instytucji powinno być stać na kupno dobrej kawy. Dobra oznacza nie tyle droga, co droższa
od tych najtańszych, ale biorąc pod uwagę powyższe – to
jedna z najbardziej trafionych inwestycji. A do tego organizator też może skorzystać… Banalne? Być może, ale jakże
istotne.
Kawa ze stołu, a na stole…
Kawa czy poczęstunek stoi na stole. Zainspirowany tym
faktem, poniższe uwagi pragnę poświęcić meblowi, bez którego konferencji zorganizować nie sposób. Tak jak krzesło na
30
MUZEALNICTWO 54
scenie w przedstawieniu teatralnym, tak stół na konferencji prasowej to podstawa. To pewne i oczywiste, ale pewne
i proste nie jest już gdzie powinien stać ów mebel i komu
służyć. To nader atrakcyjny, pomocny i przydatny przedmiot
dla osób, które… robią notatki. Kto na konferencji prasowej
robi notatki? Prelegenci czy dziennikarze? Czy kartka z notatkami, do której należy sięgnąć, by nie pominąć istotnych
aspektów wystąpienia wymaga praktycznego, prostego,
twardego podłoża? Takowe bardziej przyda się komuś, kto
musi z omawianego spotkania wydobyć sedno.
Stół stołowi nierówny, stół ma różne funkcje i tym samym formę, wysokość, materiał, z którego jest wykonany.
Zatem, nie rezygnujemy ze stołu dla prelegentów, jednak
nadajmy mu odpowiednią funkcję:
1) miejsce na podparcie łokci podczas wystąpienia dla
prelegentów,
2) miejsce na kawę lub wodę,
3) stół jako funkcjonalna podkładka pod notatki,
4) stół jako pla orma prezentacji ewentualnych eksponatów, etc.,
5) i wreszcie najważniejszy punkt, o którym większość organizatorów spotkań prasowych zapomina: stół jako praktyczny stojak dla statywów mikrofonów.
Większość dziennikarzy nagrywa wypowiedzi do emisji
(radio) lub dokumentacji. Oryginalne pomysły skazujące
dziennikarzy na leżenie lub kucanie przed mówcami z wyciągniętymi doń dłońmi, zakończonymi mikrofonami lub
dyktafonami, trudno uznać za trafione. Podczas konferencji, w której bierze udział wiele osób, mikrofony muszą być
przestawiane, co powoduje wiele zamieszania, ale odpowiednim rozplanowaniem przestrzeni możemy to ułatwić.
Forma formą, jednak przede wszystkim funkcjonalność.
Konferencja prasowa nie jest spektaklem, lecz roboczym
spotkaniem z udziałem profesjonalistów w swoich branżach. Operator czy fotograf musi wykonać swoją pracę bez
poczucia, że zepsuł zamierzony przez organizatorów efekt.
Operatorzy muszą się przemieszczać, podobnie fotoreporterzy. To ich praca.
Planowany plan planów
Zanim skupimy się na tym, co dzieje się między pierwszą
i ostatnią kawą wypitą przez naszych gości, słów kilka o kolejnym banalnym, lecz istotnym dla dziennikarzy narzędziu.
Przedstawmy, przed rozpoczęciem spotkania, najlepiej pi-
promocja muzeum / promocja w muzeum
semnie, szczegółowy jego plan wraz z nazwiskami uczestników, ich tytułami naukowymi oraz funkcjami. Ułatwi to
dziennikarzom pracę i pozwoli skupić się na najbardziej ich
interesujących tematach. Często wystarczy skorygować roboczy plan spotkania. Proste a przydatne.
W cieniu roll up’ów
Przestrzeń, w której organizujemy spotkania prasowe to
często sale wystawowe, hole, korytarze, pracownie, bynajmniej nie miejsca profesjonalnie przygotowane do takich
celów. Przy wyborze miejsca konferencji musimy pamiętać,
że będziemy gościć dziennikarzy reprezentujących różne
media – radia, gazety, telewizje – posługujące się różnymi
technikami rejestracji. Musimy pamiętać, że nasi goście zabiorą ze sobą do redakcji nie tylko wiedzę, ale też dźwięk,
obraz ruchomy i statyczny, zatrzymany w pamięci aparatów
fotograficznych. Zadbajmy o atrakcyjne oświetlenie i tło.
Większość wydarzeń organizowanych przez instytucje
kultury współfinansowana jest przez adekwatnych donatorów – różne urzędy, stowarzyszenia, fundacje i prywatne
firmy (gratulacje za pozyskanie sponsorów!), są też patroni, partnerzy, współorganizatorzy. Każdy chce zaistnieć,
większość wymaga ekspozycji materiałów promocyjnych
– roll up’ów, plakatów, plansz, potykaczy. Każdy chce, by
to właśnie jego logo znajdowało się w możliwie najlepiej
widzianym miejscu. Najlepiej dokładnie za plecami konferencyjnych mówców. Przyjrzeli się Państwo kiedyś pracy
operatorów i fotoreporterów przy podobnym układzie?
Znaleźć kadr czy plan, w którym nie widać logotypów,
słowem: kryptoreklamy, często zakrawa na cud. Trudne
zadanie – ekspozycja materiałów reklamowych w dobrze
widocznym, ale nienachalnym miejscu. Aby sprostać oczekiwaniom, przygotujmy w materiałach prasowych zestawienie donatorów wraz z ich logotypami.
Permanentny komiks
Prezentacja mul medialna? Żyjemy w dobie permanentnego komiksu, zatem podpowiedzmy wyobraźni naszych
odbiorców. Warto poszczególne wypowiedzi skondensować do kilku zilustrowanych punktów, tak aby samo ich
kontekstowe przywołanie pobudzało myśli i sugerowało
odpowiednie treści. Prezentacja mul medialna może stanowić też fantastyczne tło dla naszego spotkania, pod warunkiem, że nie jest wyświetlana na twarzach uczestników
konferencji. Mało tego, przekazana dziennikarzom, np.
na płycie CD lub innym urządzeniu magazynującym dane,
może zostać wykorzystana w ich publikacjach, m.in. w elektronicznych serwisach.
Co mikrofon nagrywa?
Współczesny teatr naśladując rzeczywistość, od pewnego czasu posługuje się monologowaniem, nawet grupowym. W wielu spektaklach nie zobaczymy interakcji, nie
usłyszymy dialogów. Nie pozwólmy, by nasze spotkanie
prasowe zostało doń sprowadzone. Nie fundujmy przydługich nużących widowisk. Maksymalny czas konferencji
prasowej to 30 minut. Merytoryczna zawartość konferencji prasowej powinna być wyważonym kompromisem
między naukowymi ambicjami, a prostym, zrozumiałym
komunikatem. Nie pozwólmy pracownikom naukowym
na pełnowymiarowe wykłady. Miejsce na to przeznaczmy
w przekazywanych dziennikarzom materiałach prasowych.
Każdy zainteresowany tematem sięgnie do przygotowanych opracowań w zaciszu redakcji, we własnym tempie.
Współczesne media, nawet te elektroniczne, bazujące na
terabajtach pamięci serwerów i tym samym nieograniczoności miejsca, przyjmują określone formaty informacji. Im
krócej, tym dla odbiorcy lepiej. Nikt dziś nie sięgnie do kilkunastostronicowego artykułu z pełną aparaturą naukową.
Żaden z dziennikarzy, dla którego poświęcenie 30 minut na
konferencję prasową jest wyczynem, nie pragnie powrotu
do akademickich praktyk. Jak powstrzymać wygadanego
naukowca od nader wyczerpującej wypowiedzi? Polecam
funkcję moderatora – osoby, która uprzednio, działając
na podstawie wiedzy i doświadczenia, wybierze jedynie
niezbędne treści dla dziennikarzy. Dziennikarze nie muszą
przecież znać szczegółów konserwacji, aranżacji czy … tu
kolejne dowolne, ale trudne słowo. Pracownicy naukowi
uwielbiają uatrakcyjniać wystąpienia sobie tylko znanymi
określeniami, niezrozumiałymi dla ogółu. Poprowadźmy
zatem spotkanie, zadajmy tak skonstruowane pytania, aby
odpowiedzi były jednocześnie czytelne i wyczerpujące.
Miejsce na szczegółowe pytania, zagłębianie się w meandry to tzw. rozmowy indywidulane. Każdy z dziennikarzy,
zakładam, ma inny pomysł na relację z naszego wydarzenia. Nie obciążajmy pozostałych uczestników konferencji
pytaniami dotyczącymi poszczególnych podejść do tematu.
Zarezerwujmy czas naszych prelegentów i wystawmy ich
dziennikarzom po zakończeniu ogólnego spotkania.
Warto także przygotować relację ze spotkania, ze zgodą
na cytowanie i rozesłanie jej elektronicznej wersji, w formacie umożliwiającym edycję.
I prawie na koniec…
Kiedy możemy uznać, że osiągnęliśmy sukces? Czy wtedy,
gdy na konferencji zjawi się komplet dziennikarzy, a może
wtedy, kiedy policzymy publikacje, czy może dopiero po zakończeniu projektu, który promujemy, po podliczeniu jego
frekwencji? Wszystkie odpowiedzi są dobre, ale pozostaje
pytanie o komfort pracy. Mam nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą go poprawić i pracownikom działów promocji i dziennikarzom. Mam także świadomość, że to jedynie
wycinek, ale mam też pewność, że poruszyłem aspekty pozornie banalne, choć z doświadczenia wiem, że niezauważalne przez większość organizatorów spotkań prasowych.
MUZEALNICTWO 54
31
Grzechy i przykazania
To mógłby być jeden z tych tekstów, który pojawiłby
się w opasłym wydawnictwie w cyklu „1001 porad…” lub
„Zrób to sam…” i wylądowałby na TOP-owej półce w mulmedialnym salonie pewnej znanej sieci, uważanej przez
wielu za substytut księgarni.
To mógłby być tekst pełen modnej marke ngowej nowomowy, w którym zamiast polskich odpowiedników, pojawiałby się cały dostępny, mniej lub bardziej poprawny
zestaw angielskich zapożyczeń.
Mógłby, ale nie był!
***
Chciałbym, aby powyższe uwagi były pomocnym narzędziem w nieustannym procesie rozwijania kreatywności,
GRZECHY
jednorazowy mailing
bazującej nie tylko na obowiązujących zasadach marke ngu
(np. opublikowanych w formie „10 przykazań organizatora
konferencji prasowej” na stronie internetowej jednej z firm
zajmujących się public rela ons), lecz na obiektywnym
spojrzeniu podpartym doświadczeniem, w pracy w charakterze organizatora i odbiorcy lub, jak wolą inni, po obu
stronach barykady.
Promocja takiej instytucji, jak Muzeum czy Galeria, to
temat zarazem łatwy i trudny. Jak sprzedać często niezrozumiałe dla ogółu, specjalistyczne, naukowe treści. Celowo
użyłem określenia sprzedać, bo promocja nawet najcenniejszego i najbardziej wyrafinowanego obiektu archeologicznego sprzed tysięcy lat podlega tym samym mechanizmom sprzedaży, co proszek do prania czy płyn do mycia
naczyń.
PRZYKAZANIA
mailing – z wyprzedzeniem oraz, bezpośrednio przed
spotkaniem, rozmowa telefoniczna, osobiste kontakty,
Brak cateringu
chaotyczny program, brak planu
oryginalne formy zaproszenia, atrakcje, niespodzianki, gadżety
wysoka jakość produktów
szczegółowy plan spotkania, także w formie papierowej wraz
teatralizacja formy
z nazwiskami i tytułami naukowymi prelegentów
konferencja prasowa – robocze spotkanie, możliwość
przypadkowy dobór miejsca spotkania, przypadkowe tło,
przemieszczania się operatorów i fotoreporterów, swoboda
przemyślany dobór przestrzeni, oświetlenie, dobór tła dla
nachalne lokowanie znaków promocyjnych
prelegentów z uwzględnieniem rejestracji obrazu, brak
naukowy charakter wypowiedzi
przestrzennych form promocyjnych
wybranie najważniejszych tematów, moderator, prezentacja
wydłużony czas trwania
mul medialna, przygotowanie konspektu
maksymalnie 40 minut, średnio 30 minut + czas na rozmowy
indywidualne (wywiady, nagrania, sesje fotograficzne)
brak funkcjonalności – brak wygodnego miejsca do notowania,
stół dla dziennikarzy (notatki, napoje, materiały), możliwość
brak stołu umożliwiającego ustawienie mikrofonów
funkcjonalnego rejestrowania dźwięku (statywy lub zbiorcze
urządzenie rejestracji dźwięku)
Słowa – klucze: dziennikarz, gadżety, mikrofon, notatki, moderator.
FLAVOURS OF A PRESS CONFERENCE
Daniel Źródlewski
The promo on of such an ins tu on as a museum or a gallery is a theme both difficult and easy. Is one to ”sell” specialist, scien fic contents, outright incomprehensible for
the general public? I inten onally used the word “sell” since
promo on of even the most valuable and sophis cated
item, e.g. a thousand years-old archaeological exhibit is
subjected to the same “sale mechanisms” as laundry detergent or washing up liquid.
What should be done to a ract numerous editors and
32
MUZEALNICTWO 54
journalists to a press conference? The inevitable are assorted gadgets, gi s, ckets to the presented event and
catering. During the first stage of our work importance is
a ached not to the contents but to originality. The greater
the “a rac on” the more certain the presence of the journalists. It is also important to prepare illustra ons or a film,
to be subsequently used by the press. The selec on of such
a rac ons to a great extent depends on the good taste and
talent of the organisers. The conference conceived as one
promocja muzeum / promocja w muzeum
of the most prominent points on the press agenda must
”taste well” and has to be temp ng. An indispensable element of almost every conference involves… coffee or refreshments.
Another necessity is a large table of use for persons
who… take notes or want to place their microphones. The
majority of journalists record statements to be broadcast
(radio) or turned into documenta on. Original solu ons
condemning them to recline or squat in front of the speaker
while holding microphones or dictaphones in outstretched
hands are unacceptable. In the case of conferences a ended by numerous par cipants microphones must be shi ed,
which causes much confusion but by resor ng to a suitable
and func onal arrangement of the conference space this
obstacle too can be removed.
It is also best to present prior to the onset of the meeting a detailed plan, preferably in wri ng, together with the
names of the par cipants, their tles and func ons. This
will facilitate the work performed by the organisers and allow them to concentrate on topics of greatest interest to
them. Make plans for a screen - a mul -media presenta on
can cons tute a favourable backdrop for the conference
under the condi on that it is not projected on the faces of
those a ending it.
The contents of a press conference aim at expending the
subject. An important role is played by the moderator who
ac ng upon the basis of his knowledge and experience supervises the exchange of views and selects contents indispensable for the journalists. Detailed ques ons are posed
in the course of so-called individual interviews. Finally, it is
worth preparing an account of the event and securing consent for quo ng it and distribu ng the electronic version in
a format enabling its edi on.
Keywords: journalist, gadgets, microphone, notes, moderator.
Daniel Źródlewski
Absolwent Uniwersytetu im. A. Mickiewicza w Poznaniu, kulturoznawca, animator kultury, dziennikarz: 2006-2013 TVP Szczecin i ogólnopolskich anten telewizji publicznej, w tym TVP Kultura, od 2013 magazynu „Pres ż”; założyciel i reżyser Teatru
Karton, pomysłodawca i dyrektor artystyczny Ogólnopolskiego Fes walu Teatralnego Karton w Gryfinie oraz szczecińskich
imprez Zajezdnia Sztuki i Café Teatr; 2002-2006 rzecznik prasowy Przeglądu Teatrów Małych Form Kontrapunkt w Szczecinie;
w 2012 specjalista ds. promocji Muzeum Narodowego w Szczecinie, obecnie związany z Akademią Sztuki w Szczecinie; e-mail:
[email protected]
MUZEALNICTWO 54
33