Wyjaśnienia treści SIWZ - bip.powiat

ŚZZP.272.7.2013
Maków Mazowiecki, dnia 1 lipca 2013 r.
Uczestnicy postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego
Wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia
Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zawiadamia się, iż w dniach
26 i 27 czerwca 2013 r. wpłynęły do Zamawiającego zapytania dotyczące specyfikacji
istotnych warunków zamówienia na skanowanie operatów technicznych oraz dokumentów
ewidencji gruntów i budynków, stanowiących zasób geodezyjny i kartograficzny
(szacunkowa ilość – 77 500 stron A4, 64 000 stron A3, 300 stron A1), o następującej treści:
Pytanie 1:
Prosimy o informację czy Zamawiający określa maksymalną liczbę dokumentów które
Wykonawca będzie mógł odebrać jednorazowo? Czy też Zamawiający nie określa
takiego
limitu
przy
założeniu
że
dokumenty
zostaną
zwrócone Zamawiającemu najpóźniej po 7 dniach od momentu ich odbioru?
Odp.: Zgodnie z punktem 6 warunków technicznych wykonawca pobierze dokumenty
w transzach. Przewidywane jest minimum 4 transze. Większa ilość zależeć będzie od
Wykonawcy.
Pytanie 2:
Prosimy o informację dotyczą ew. indeksacji dokumentów/wprowadzania danych
z dokumentów - Czy na potrzeby szybkiego odnajdywania skanów danego dokumentów
Zamawiający przewiduje
konieczność
wprowadzania
danych
indeksowych
z każdego skanowanego dokumentu - jeśli tak to jakie to byłyby dane?
Odp.: Indeksowanie polegać będzie na tym, że nazwa dokumentu pdf będzie taka sama jak
numer zeskanowanego operatu, rejestru gruntów, ankiety klasyfikacyjnej. Częścią indeksacji
będzie również istniejąca struktura katalogów przeznaczonych do zapisania zeskanowanych
plików.
Pytanie 3:
Prosimy
o
informację
w
jaki
sposób
aktualnie
zorganizowane
są
dokumenty przeznaczone do skanowania:
−
Czy dokumenty znajdują się luzem w kartonach archiwizacyjnych, segregatorach,
teczkach, koszulkach itp?
− Czy poszczególne kartki składające się na dokument są ze sobą w jakiś sposób
połączone - zszyte itp? Czy też można przyjąć że do skanowania przeznaczone są
dokumenty składające się z luźnych niepołączonych kartek?
− Czy jeden dokument to jedna kartka = jeden plik?
− Dokumenty o których pisze Zamawiający w pkt. 2 Warunków technicznych są w
formie zbroszurowanej . Czy to oznacza że kartki są ze sobą na trwałe połączone i nie
można ich rozłączyć do formatu papieru ciętego na potrzeby zeskanowania?
− Czy dokumenty po procesie skanowania mają być zorganizowane dokładnie w ten
sam sposób jak przed skanowaniem czy też Zamawiający dopuszcza inny
zaproponowany przez Wykonawcę sposób archiwizacji z zastrzeżeniem łatwego
odnajdywania dokumentu fizycznego?
Odp.:
−
−
−
−
−
−
Dokumenty przeznaczone do skanowania zorganizowane są w następujący sposób:
Przedziurkowane i wpięte w segregatory – można je swobodnie wypiąć i skanować
Przedziurkowane i wpięte w teczki plastikowe - można je swobodnie wypiąć i
skanować
Zszyte zszywkami na grzbiecie - można je rozszyć wypiąć i skanować
Rejestry gruntów zszyte i sklejone na grzbiecie – nie są przeznaczone do rozszywania i
rozkładania na pojedyncze kartki
Jako plik w formacie pdf zostanie zapisany jedna cała teczka , jeden segregator, jeden
rejestr
Dokumenty po skanowaniu mają być zwrócone w formie niezmienionej tzn. ułożone,
spięte w ten sam sposób jak przed skanowaniem.
Pytanie 4:
W specyfikacji Zamawiający określił rozdzielczość skanowania jako „ nie mniejsza jak
600 dpi”. Czy możliwa będzie modyfikacja tegoż zapisu na rozdzielczość 400 dpi?
Z technicznego punktu widzenia bardzo niewielka część skanerów produkcyjnych
skanuje do tak wysokiej rozdzielczości, natomiast proponowana zmiana obniżenia
rozdzielczości do 400 dpi nie będzie widoczna dla użytkownika.
Autem obniżenia rozdzielczości jest również mniejszy rozmiar plików co się z tym wiąże,
pliki zajmą mniej miejsca na zasobach dyskowych Zamawiającego, umożliwiając
szybsze, płynniejsze korzystanie z danych.
Odp.: Nie dopuszcza się skanowania z rozdzielczością mniejszą niż 600 dpi.
Pytanie 5:
Prosimy o określenie ilości sztuk Operatów geodezyjnych podlegających skanowaniu o
których mowa w ust.1 pkt 1) Rozdziału IV SIWZ.
Odp.: Szacunkowa liczba operatów geodezyjnych przeznaczonych do skanowania to 1000 sztuk
Pytanie 6:
Prosimy o określenie ilości sztuk Archiwalnych rejestrów gruntów w formie
zbroszurowanej o których mowa w ust.1 pkt 2) Rozdziału IV SIWZ.
Odp.: Szacunkowa liczba rejestrów gruntów przeznaczonych do skanowania to 500 sztuk
Pytanie 7:
Czy z Operatów geodezyjnych skanowaniu będą podlegały wszystkie strony operatu czy
tylko wybrana cześć?
Odp.: Skanowaniu podlega cały operat geodezyjny (wszystkie strony operatu, włącznie ze
stroną tytułową)
Pytanie 8:
Czy z Archiwalnych rejestrów gruntów w formie zbroszurowanej skanowaniu będą
podlegały wszystkie strony rejestrów czy tylko wybrana część?
Odp.: Skanowaniu podlega cały rejestr (wszystkie strony rejestru, włącznie ze stroną
tytułową)
Pytanie 9:
Czy wszystkie strony z jednego operatu mają być zeskanowane do jednego pliku PDF,
czy Zamawiający zakłada stworzenie dla jednego operatu wielu plików PDF
w zależności od rodzaju (kategorii) dokumentacji/rodzaju skanowanego zasobu?
Jeżeli jeden operat ma zawierać wiele plików PDF, to co będzie decydujące o podziale
stron na pliki i jaka przypadnie średnia ilość plików na jeden operat?
Odp.: Jako plik w formacie pdf zostanie zapisany jedna cała teczka , jeden segregator, jeden
rejestr gruntów
Pytanie 10:
Czy wszystkie strony z jednej broszury rejestru gruntów mają być zeskanowane do
jednego pliku PDF, czy Zamawiający zakłada stworzenie dla jednego zbroszurowanego
rejestru gruntów wielu plików PDF w zależności od rodzaju (kategorii) dokumentacji?
Jeżeli jedna broszura rejestru gruntów ma zawierać wiele plików PDF, to co będzie
decydujące o podziale stron na pliki i jaka przypadnie średnia ilość plików na jeden
zbroszurowany rejestr gruntów?
Odp.: Jako plik w formacie pdf zostanie zapisany jedna cała teczka , jeden segregator, jeden
rejestr gruntów
Pytanie 11:
Czy istnieje możliwość rozszycia i rozdzielenia stron do pojedynczych kart archiwalnych
rejestrów gruntów w formie zbroszurowanej?
Odp.: Rejestr gruntów nie podlega rozszyciu i rozdzieleniu do pojedynczych stron
Pytanie 12:
W jakiej formie są przechowywane i spakowane dokumenty z operatów geodezyjnych?
Czy są one np. przechowywane w wiązanych teczkach czy w skoroszytach nałożonych na
metalowe/plastikowe wąsy?
Odp.: Dokumenty przeznaczone do skanowania zorganizowane są w następujący sposób:
a.
Przedziurkowane i wpięte w segregatory – można je swobodnie wypiąć i skanować
b.
Przedziurkowane i wpięte w teczki plastikowe - można je swobodnie wypiąć i skanować
c.
Zszyte zszywkami na grzbiecie - można je rozszyć wypiąć i skanować
Pytanie 13:
W jaki sposób są przechowywane ankiety klasyfikacyjne? Czy są to dokumenty
przechowywane osobno czy są np. częścią operatu?
Odp.: Ankiety klasyfikacyjne przechowywane są w segregatorach, można je swobodnie
wypiąć i skanować
Pytanie 14:
Czy każda pojedyncza ankieta ma być zapisana do osobnego pliku? Jeżeli tak, to ile
średnio stron przypada na jedną ankietę?
Odp.: Na ankietę klasyfikacyjną przypada średnio pomiędzy 5 a 10 kartek dwustronnie
zapisanych formatu A4. Jedna ankieta zapisana będzie jako jeden plik pdf.
Pytanie 15:
W ustępie 4 Rozdziału IV SIWZ Zamawiający oczekuje zeskanowania dokumentów
z rozdzielczością nie mniejszą niż 600 dpi. Z czego wynika tak wysoka wartość
rozdzielczości dpi?
Zeskanowanie dokumentacji stanowiącej przedmiot zamówienia, w rozdzielczości 600
dpi przy zachowaniu skali szarości spowoduje, że pliki wynikowe będą posiadały bardzo
dużą wagę. Może to spowodować znaczne obciążenie serwerów bazo-danowych
Zamawiającego,
a także na wpłynąć spowolnienie procesów przeglądania
zeskanowanych obrazów.
Z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy w projektach o podobnym zakresie wynika, że
tego typu dokumentacja będzie czytelna i nieodbiegająca jakością od oryginału przy
zachowaniu optymalnej rozdzielczości 300 dpi.
Czy w związku z tym Zamawiający uzna za poprawne zeskanowanie zasobu
w rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi?
Odp.: Nie dopuszcza się skanowania z rozdzielczością mniejszą niż 600 dpi
Pytanie 16:
Dotyczy Rozdział IV: Jak są przechowywane materiały do skanowania? Czy są
umieszczone np. w segregatorach, teczkach, plastikowych obwolutach i czy można je
rozdzielić jako pojedyncze kartki, czy może występują już jako luźne kartki?
Odp.: Dokumenty przeznaczone do skanowania zorganizowane są w następujący sposób:
a.
Przedziurkowane i wpięte w segregatory – można je swobodnie wypiąć i skanować
b.
Przedziurkowane i wpięte w teczki plastikowe - można je swobodnie wypiąć i skanować
c.
Zszyte zszywkami na grzbiecie - można je rozszyć wypiąć i skanować
d.
Rejestry gruntów zszyte i sklejone na grzbiecie – nie są przeznaczone do rozszywania i
rozkładania na pojedyncze kartki
2.
Jako plik w formacie pdf zostanie zapisany jedna cała teczka , jeden segregator, jeden
rejestr
3.
Dokumenty po skanowaniu mają być zwrócone w formie niezmienionej tzn. ułożone,
spięte w ten sam sposób jak przed skanowaniem
Pytanie 17:
Dotyczy Rozdział iV: Czy treści do skanowania są po obu stronach kartki, czy tylko po
jednej, czyli czy kartka ma być skanowana dwustronnie?
Odp.: Treść do skanowania znajduję się po jednej bądź po obydwu stronach kartki
Pytanie 18:
Jak należy rozumieć punkt 7 z rozdziału IV: „Dane wynikowe opracowania zostaną
przekazane Zamawiającemu na nośniku USB lub dysku przenośnym”?
a) Czy to oznacza że Wykonawca ma dostarczyć nośniki danych?
b) Czy treść „Dane wynikowe opracowania” oznacza pliki formatu PDF zawierające
skanowane dokumenty?
Odp.: Dane wynikowe opracowania, czyli pliki PDF zostaną przekazane na nośniki USB bądź
dysk przenośnym, który zapewni Wykonawca.
Pytanie 19:
Jak należy rozumieć i czego dotyczy punkt 8 z rozdziału IV: „W skład operatu
technicznego wejdzie sprawozdanie techniczne z wykonania prac oraz nośnik
z danymi”?
Odp.: Punkt 8 warunków technicznych należy rozumieć dosłownie tak jak został napisany,
czyli operat techniczny zawierać będzie sprawozdanie techniczne z wykonania prac oraz
nośnik z danymi (plikami pdf)
Pytanie 20:
Rozdział III SIWZ – projekt umowy, paragraf 3 punkt 2: o jakie „prace geodezyjne”
chodzi?
Odp.: Sformułowanie „prace geodezyjne” zawarte w rozdziale III SIWZ, paragraf 3 punkt 2,
należy rozumieć zamiennie ze sformułowaniem „skanowanie dokumentów zasobu
geodezyjnego oraz dokumentów ewidencji gruntów i budynków”
Pytanie 21:
Jak będzie obliczana kwota za usługę w przypadku rozbieżności ilościowych
zeskanowanych stron w stosunku do liczb w zamówieniu?
Odp.:
W przypadki przekroczenia ilości zeskanowanych stron podanych w warunkach
technicznych dopuszczone jest rozliczenie w ramach dodatkowego zamówienia ofertowego.
WICESTAROSTA
/-/ Janusz Gójski