IST POST UMOWY

Załącznik nr 4 do SIWZ nr RŚZiZP.271.0075.2015.002.15
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
do SIWZ nr RŚZiZP.271.0075.2015
o korzystanie z usług pocztowych opłaconych w formie opłaty z dołu
Podstawa zawarcia umowy
art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz.U. z 2013 r., poz. 907
ze zm.)
Zamawiający
Gminą Kobierzyce
NIP 896-13-08-068
REGON 931935075
reprezentowana przez:
Ryszarda Pacholika – Wójta Gminy Kobierzyce
przy kontrasygnacie:
Marii Prodeus – Skarbnika Gminy Kobierzyce
z siedzibą 55-040 Kobierzyce, Al. Pałacowa 1
Przedmiot
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, na
rzecz Urzędu Gminy w Kobierzycach w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania
przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe oraz paczki pocztowe). Usługi
te będą realizowane z uwzględnieniem zasad doręczeń wynikających z przepisów prawa: Ordynacja
podatkowa, Kodeks postępowania administracyjnego, Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o
ochronie danych osobowych. Przedmiot zamówienia winien być wykonany za zasadach określonych w
powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r.
Prawo pocztowe (Dz.U. 2012 r., poz. 1529).
Zamówienie obejmuje:
1.
1) usługi pocztowe w obrocie krajowym dla przesyłek listowych o wadze do 2.000 g oraz paczek
pocztowych do 10 kg i przesyłek zagranicznych o wadze do 2.000 g w zakresie ich przyjmowania,
przemieszczania i doręczania,
2) doręczanie zwrotów przesyłek listowych nie doręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich
doręczenia lub wydania odbiorcy oraz zwrot potwierdzeń odbioru do siedziby Zamawiającego,
3) usługa odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego.
2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze
do 2.000 g (gabaryt A i B):
1) zwykłe ekonomiczne - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,
2) zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,
3) polecone ekonomiczne - przesyłka rejestrowana, będąca przesyłką listową, przemieszczaną i
doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
4) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, będąca przesyłką listową,
przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub
uszkodzeniem,
5) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka listowa przyjęta za
potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
6) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka najszybszej
kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
1
Opłata z dołu
7) przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek
zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej
przez nadawcę. Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą
być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20
mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć
jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm, szerokość 230 mm, Maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych
wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem
zamówienia, rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10 kg (gabaryt A i B):
1) ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,
2) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii,
3) paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami
najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością,
4) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za
potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.
Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż
90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500
mm, wysokość 300 mm.
Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600
mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu
mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy
wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.
3. Upoważniony przedstawiciel Wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia, będzie odbierał
przesyłki pocztowe z siedziby Zamawiającego każdego dnia roboczego (oprócz sobót oraz dni wolnych
od pracy w myśl ustawy z 18.01.1951 r „o dniach wolnych od pracy”) w godz. uprzednio uzgodnionych
przez Strony. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich
przekazania przez Zamawiającego. Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego, przez Wykonawcę,
będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (dla przesyłek
rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wzór książki nadawczej
oraz zestawienia ilościowego zostanie przedstawiony Zamawiającemu przez Wykonawcę w formie
pisemnej w dniu zawarcia umowy i stanowić będzie załącznik do umowy. Wykonawca zobowiązuje się
do przekazania Zamawiającemu wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych.
4. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej i paczce nazwy odbiorcy wraz z
jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych),
określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zadeklarowana wartość czy ze zwrotnym
poświadczeniem odbioru - ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres
Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające
wniesienie opłaty za usługę.
5. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach pocztowych oznaczenie potwierdzające wniesienie
opłaty w postaci nadruku, nalepki na kopercie lub odcisku pieczęci o treści ustalonej przez
Wykonawcę.
6. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym tj. przekazaniu
przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku: rejestrowanych wg kolejności wpisów w
pocztowej książce nadawczej; nierejestrowanych w podziale wynikającym z zestawienia ilościowo wartościowego.
7. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy
rozumieć:
1) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch
egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a
kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
2) dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych
kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których
oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla
Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. Wzory pocztowej książki nadawczej oraz
zestawienia ilościowo - wartościowego zostaną uzgodnione z Wykonawcą. Zamawiający jest
odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy
doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
2
Opłata z dołu
8. Wszelkie oznaczenia (numery nadawcze) przesyłek rejestrowanych muszą być zapewnione na
przesyłkach przez Wykonawcę.
9. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona.
Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. Ponadto
powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania.
10. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się
stosowania opakowań Wykonawcy.
11. Druki /Potwierdzenie odbioru/ stosowane w obrocie krajowym i zagranicznym będą dostarczane
przez Wykonawcę na jego koszt, po uprzednim zgłoszeniu zapotrzebowania przez Zamawiającego.
Ponadto Zamawiający może korzystać z własnych druków.
12. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego
miejsca w kraju i za granicą, na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej.
13. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego
wykonania przedmiotu umowy, Wykonawca poniesie odpowiedzialność zgodnie z przepisami rozdziału
8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) i postanowieniami
umowy.
14. Przesyłki nadawane będą na podstawie systemu elektronicznego LOTUS wydruku książki
nadawczej sporządzonego w 3 egzemplarzach (wg. wzoru stanowiącego załącznik do umowy lub
wzoru uzgodnionego z Wykonawcą) - po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy bądź
w pocztowej książce nadawczej - przesyłki nadane z wymiaru podatków. Zamawiający zobowiązuje się
do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, określając
rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz
umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną
nazwę i adres Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek
oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w
stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do książki pocztowej,
b) dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek Zamawiający jest odpowiedzialny za
nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i
uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi
koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki
powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie
przesyłki w czasie przemieszczania. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować
będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Wykonawca będzie doręczał do
siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po
dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia.
W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze
awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub
przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata i dalsza procedura zgodnie z przepisami
wewnętrznymi Wykonawcy, z uwzględnieniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
15. W formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ, zostały wyszczególnione rodzaje
przesyłek jakie będą zlecane Wykonawcy oraz orientacyjne ilości danej korespondencji w skali 36
miesięcy. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do
zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych
usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawca nie
będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu
zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości, natomiast
każda z usług wskazanych w formularzu oferty musi być dostępna dla Zamawiającego.
16. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Faktury będą płatne w terminie
wskazanym w ofercie, licząc od daty wystawienia prawidłowej faktury.
17. Wykonawca zobowiązuje się wystawić każdorazowo faktury VAT odrębnie dla książki ogólnej
Urzędu, Referatu Finansowego UG oraz Referatu/Działu zajmującego się odpadami od mieszkańców
gminy.
18. Wymagany zakres usług zawierają istotne postanowienia umowy stanowiące załącznik nr 4 do
SIWZ.
19. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia co najmniej jednego punktu odbioru przesyłek w
każdej gminie na terytorium całego kraju.
3
Opłata z dołu
20. Zamawiający będzie zlecał usługi objęte przedmiotem umowy zgodnie z jego potrzebami a zlecenie
mniejszej liczby niż szacunkowa i nie wykorzystanie maksymalnej kwoty zobowiązania całościowej jak i
w poszczególnych latach nie będzie powodować roszczeń odszkodowawczych ze strony Wykonawcy.
21. Podstawą do obliczenia należności za wykonanie przedmiotu umowy jest suma opłat
za przesyłki faktycznie nadane w okresie miesiąca rozliczeniowego, ustalona na podstawie cen
jednostkowych wskazanych w ofercie Wykonawcy.
22. W przypadku gdy Wykonawca nie będzie operatorem wyznaczonym w myśl ustawy Prawo
pocztowe, Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadawania przesyłek, z którymi ustawy wiążą
skutek zachowania terminu z oddaniem pisma w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego
w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe u operatora wyznaczonego, a
Wykonawcy nie będą w związku z tym przysługiwać jakiekolwiek roszczenia w stosunku do
Zamawiającego.
Termin
1. Umowa obowiązuje od dnia zawarcia umowy tj. przewiduje się od 04.01.2016 r. do 31.12.2018 r.
2. Umowa wygasa po wyczerpaniu maksymalnej kwoty zobowiązania tj. kwoty………………… zł brutto.
3. W ramach kwoty wskazanej w ust. 2 w roku 2016 przeznacza się maksymalnie....................... zł
brutto (słownie złotych: ........................................./100), w 2017 r. maksymalnie ………………. zł brutto
(słownie złotych: ........................................./100 , w 2018 r. maksymalnie …………………… zł brutto
(słownie złotych: .................................../100), zaś w 2019 r. - maksymalnie (za 1 m-c) - …………….. zł
brutto (słownie złotych: ........................................./100).
4. Zakazuje się cesji wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy bez pisemnej zgody
Zamawiającego.
Zmiana umowy
1. Zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej w postaci aneksu do umowy podpisanego
przez obie strony pod rygorem nieważności.
2. Zamawiający na podstawie art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r.,
poz. 907 ze zm.) przewidział możliwość dokonania zmiany umowy w formie aneksu pod warunkiem
uprzedniej akceptacji przez Zamawiającego w następujących przypadkach:
1) zmiana terminu realizacji zamówienia w przypadku:
pisemnego uzgodnienia pomiędzy Stronami dotyczącego skróceniu terminu zakończenia
realizacji umowy;
zmiana terminu rozpoczęcia świadczenia usługi pod warunkiem wystąpienia przyczyn
niezależnych od Wykonawcy;
2) zmiana nazw, siedziby stron umowy, numerów kont bankowych, innych danych identyfikacyjnych;
3) wprowadzenie lub zmiana podwykonawcy pod warunkiem odpowiedniego zgłoszenia i po akceptacji
przez Zamawiającego;
4) zmiana osób odpowiedzialnych za kontakty i nadzór nad przedmiotem umowy;
5) zmniejszenie zakresu wynagrodzenia z przyczyn o obiektywnym charakterze, istotnej zmiany
okoliczności powodującej, że wykonanie części zakresu realizacji umowy nie leży w interesie
Zamawiającego;
6) zmniejszenie zakresu umowy z przyczyn o obiektywnym charakterze, istotnej zmiany okoliczności
powodującej, że wykonanie części zakresu realizacji umowy nie leży w interesie publicznym;
7) w razie wystąpienia okoliczności, których przy dołożeniu należytej staranności strony na dzień
podpisania umowy nie mogły przewidzieć, a spowodowane one są zmianami przepisów prawa, które
nastąpiły podczas wykonywania umowy;
8) zmiana cen jednostkowych za świadczenie przedmiotu umowy w przypadku zmiany cennika usług
powszechnych, co dotyczy jedynie operatora wyznaczonego (w przypadku uprzedniego zatwierdzenia
projektu tych zmian przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób wskazany w
ustawie Prawo Pocztowe – jeżeli dotyczy). Zmiana tych cen nie wpłynie na maksymalną wartość
umowy;
9) zmiana realizacji poszczególnych usług objętych umową wynikająca z trybu i unormowań pracy
Wykonawcy;
4
Opłata z dołu
10) zmiana zapisów umowy dostosowująca do zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązującego,
niebędących przepisami wewnętrznymi Zamawiającego i Wykonawcy, do których stosowania są na
mocy tych przepisów zobowiązani;
11) zmiana godzin dostarczania przesyłek, jeżeli będą one wynikać ze zmian organizacyjnych w
strukturze Zamawiającego lub Wykonawcy;
12) w przypadku zmian ustawy Prawo pocztowe i innych aktów wykonawczych w zakresie
świadczonych usług pocztowych dopuszcza się wprowadzenie zmian do umowy w celu dostosowania
do zmian prawa w tym zakresie;
13) zmiana formy załączników do niniejszej umowy;
14) W przypadku zmian:
- stawki podatku od towarów i usług;
- wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z
dnia 10.10.2002 r. „o minimalnym wynagrodzeniu za pracę”;
- zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki
składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne;
jeżeli zmiany tę będą miały wpływ na koszty wykonania przez Wykonawcę zamówienia publicznego,
wynikającego z zawartej umowy, Zamawiający przewiduje zmiany (zwiększenie/ zmniejszenie)
wynagrodzenia brutto określonego w umowie o kwotę kosztów jakie te zmiany powodują. Koszty te
obliczane będą na podstawie szczegółowego zestawienia sporządzonego przez Wykonawcę oraz
zaakceptowanego przez Zamawiającego;
15) zmiana kwot budżetowych na poszczególne lata w trakcie realizacji zamówienia.
3. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego w formie pisemnej
o
zmianach
w
strukturze
organizacyjnej
po
stronie
Wykonawcy,
dotyczących
w szczególności określonych w umowie nazw, adresów, podległości, rachunków bankowych. Zmiany
takie nie są zmianami istotnymi postanowień umowy w rozumieniu ust. 2 i nie wymagają formy
pisemnej w postaci aneksu.
Wykonanie lub nienależyte wykonanie umowy
1. Zamawiający może odstąpić od umowy w razie stwierdzenia, że Wykonawca nienależycie wykonuje
obowiązki określone w umowie. W takiej sytuacji Wykonawcy należy się wynagrodzenie za usługi
faktycznie świadczone do dnia odstąpienia od umowy przez Zamawiającego.
2. Zamawiający oprócz wypadków przewidzianych w Kodeksie cywilnym oraz innych ustawach może
odstąpić od umowy w trybie i na zasadach określonych w art. 145 Prawo zamówień publicznych (Dz.
U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.)
3. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej stosuje się przepisy
Rozdz. 8 ustawy Prawo pocztowe, kodeksu cywilnego a także regulaminy świadczenia usług
obowiązujące u Wykonawcy.
4. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności i powinno
zawierać uzasadnienie.
5
Opłata z dołu