Zasady rachunkowości bankowej

Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
Rachunkowość bankowa dostarcza danych dla zarządu banku, inwestorów, klientów,
kontrahentów, organów nadzoru, banku centralnego.
Dokumentowanie operacji w księgach banku
Każdy system księgowy (tradycyjny lub komputerowy) składa się z ksiąg. Księgi rachunkowe
obejmują zapisy dokonane w księgach, rejestrach, kartach, obecnie prawie wyłącznie w postaci
zbiorów (plików) komputerowych, a nie na papierze. Księgi rachunkowe tym różnią się od
innych zbiorów prowadzonych w systemach informatycznych, że prowadzone są wg zasady
podwójnego zapisu (bilansowej). Zapisy powinny być przechowywane w postaci plików
odpowiadających poszczególnym dniom. Ewidencjonowanie zdarzeń w księgach rachunkowych
następuje według zasad ustalonych w bankowym planie kont.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych banku polega w szczególności na:
1. chronologicznej rejestracji zdarzeń gospodarczych w dzienniku dokonywanej w każdym
dniu operacyjnym w sposób umożliwiający uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia
obrotów i sald kont syntetycznych;
2. ujmowaniu w ewidencji syntetycznej zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym,
w kolejności chronologicznej, przy zachowaniu zasady podwójnego zapisu, w sposób
zapewniający sporządzenie zestawienia obrotów i sald wszystkich kont syntetycznych;
3. ujmowaniu w ewidencji analitycznej zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym, w
sposób zapewniający sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont analitycznych
uzgodnionego z saldami i zapisami na kontach syntetycznych;
4. ewidencji zobowiązań pozabilansowych, ze szczegółowością wynikającą z planu kont
banku oraz wymogów sprawozdawczych;
5. obejmowaniu określonych rzeczowych składników majątku ewidencją ilościową i
wartościową;
6. księgowaniu wszelkich operacji wyłącznie na właściwych kontach syntetycznych,
kontach analitycznych oraz kontach pozabilansowych wynikających z planu kont banku;
7. sporządzaniu zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych.
1 / 11
Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadza się, w postaci zapisu, każde
zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach
rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane
„dowodami źródłowymi", zakwalifikowane do zaksięgowania na określonym koncie. Dowodem
księgowym stanowiącym podstawę ewidencji zdarzeń gospodarczych jest dyspozycja
wystawiona przez klienta banku, dyspozycja własna banku lub inne dokumenty otrzymane bądź
sporządzone w ustalonej formie i spełniające warunki Ustawy.
Dowody księgowe tworzą zbiory danych nieuporządkowanych, bez odniesienia. Wprowadzenie
danych z tych zbiorów do systemu księgowego - ksiąg rachunkowych nadaje im cechy
informacji czyli wiedzy użytecznej dla jej odbiorców. Zapisów w księgach rachunkowych
dokonuje się codziennie, ujmując wszystkie zdarzenia gospodarcze każdego dnia operacyjnego
i odnosząc do okresów, których zdarzenia te dotyczą. Zapis księgowy to z definicji zapis
dokonany w oparciu o dowód księgowy. Dowód księgowy (dokument) uzasadnia zapis.
Również zapisy księgowe polegające na przeniesieniu danych, a więc nieodzwierciedlające
operacji gospodarczych powinny być udokumentowane.
Dowody księgowe mogą być:
1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów i klientów;
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale klientom i kontrahentom;
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które
muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
źródłowego;
2 / 11
Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Pod względem rodzaju operacji dowody mogą być dzielone na:
- dowody kasowe, czyli realizowane we własnych kasach, np. czeki gotówkowe, dowody
wpłat i wypłat,
- dowody memoriałowe, czyli pozostałe niewiążące się z obiegiem gotówkowym.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być zbiory danych sporządzone za
pośrednictwem technik komputerowych, w tym przesyłane zbiory pod warunkiem, że otrzymany
zbiór uzyska trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodów księgowych, i możliwe jest
stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich
wprowadzenie. Bank powinien posiadać procedury zapewniające sprawdzenie poprawności
przetwarzania zbioru danych oraz kompletność i identyczność zapisów. Dokumentowania nie
wymagają zapisy księgowe niewyrażające zmian w stanie aktywów i pasywów, jeżeli wynikają
one z programu przetwarzania danych wykonywanego komputerowo.
Obieg i kontrola dowodów księgowych powinny być w banku sformalizowane. Dowód księgowy
powinien posiadać cechy określone w Ustawie i Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości bankowej z dnia 10.12.2001 r. (dalej Rozporządzenie). Z
dowodu księgowego przenoszone są w postaci zapisu w księgach określone jego elementy.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisowi księgowemu nadaje się
automatycznie numer identyfikacyjny, pod którym został wprowadzony do dziennika i który
umożliwia ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
3 / 11
Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
Prawidłowy dowód księgowy będący podstawą zapisów powinien być sprawdzony pod
względem:
1. merytorycznym - sprawdzenie to polega na ustaleniu prawdziwości danych, celowości i
zgodności z przepisami operacji bankowych wyrażonych w dowodach;
2. formalno-rachunkowym - sprawdzenie to polega na ustaleniu, że dowód księgowy został
wystawiony w sposób technicznie prawidłowy, zawiera wszystkie elementy prawidłowego
dowodu, w danych liczbowych nie ma błędów arytmetycznych. Dowód księgowy powinien
zawierać datę operacji i datę wystawienia. Jeżeli daty te się pokrywają - to tylko datę
wystawienia.
Własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg operacji mogą być
zastąpione danymi umożliwiającymi identyfikację, jeżeli dowód księgowy nie wyraża przyjęcia
lub przekazania wartości związanej z odpowiedzialnością materialną. Dowód księgowy
powinien stwierdzać fakt dokonania operacji i wskazywać strony uczestniczące w operacji,
opisywać operacje lub w konkretnym przypadku odsyłać do innych dokumentów (numeru akt,
umowy itp.).
Schemat 4.3.
Dowody księgowe mogą być sporządzane ręcznie lub komputerowo. Każdy dowód księgowy i
zapis powinien mieć swój unikalny numer, tak by dla danego zapisu istniała możliwość
identyfikacji operatora. Również każda interwencja o charakterze księgowym w systemie
komputerowym powinna odbywać się przy użyciu identyfikatora przypisanego danemu
operatorowi.
Korygowanie błędów w dowodach zewnętrznych powinno się odbywać przez wystawienie
dowodów korygujących wysyłanych kontrahentom bądź odesłanie dowodów bez księgowania
celem dokonania poprawek. Błędy w dowodach wewnętrznych przed księgowaniem można
4 / 11
Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
korygować skreślając błędną treść, liczbę, wpisując poprawną i składając podpis z datą. Po
księgowaniu błędy tego rodzaju powinny być poprawione przez wystawienie dowodu
korygującego.
Dowody zewnętrzne, takie jak zlecenia płatnicze klientów, powinny mieć podpis, który
identyfikuje klienta i jest elementem autoryzacji dowodu. Zakwalifikowanie dowodu do
księgowania, czyli zapisu polega na wskazaniu daty księgowania i sposobu ujęcia dowodu w
księgach, a więc dekretacji.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych polega na rejestracji chronologicznej i systematycznej w
urządzeniach księgowych - księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe banku obejmują:
- dziennik,
- konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej),
- konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej),
- zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia obrotów i sald kont ksiąg
pomocniczych,
- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Wymagania w zakresie ksiąg rachunkowych określone zostały w Ustawie o rachunkowości, jak i
w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości banków (dalej Rozporządzenie).
Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym danych o operacjach
gospodarczych, czyli rejestrowania, zawiera pełną listę wszystkich zapisów (dowodów)
5 / 11
Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
księgowych dokonywanych w księgach banku dzień po dniu kolejno numerowanych. Dzień po
dniu oznacza obowiązek ciągłego, w miarę napływu ujmowania operacji księgowych w
dzienniku i liczenia sumy zapisów w sposób ciągły.
Obroty w dzienniku powinny być liczone w sposób ciągły, co oznacza, że system informatyczny
w ciągu roku powinien rozpoczynać dzień od przeniesienia obrotów z dnia poprzedniego. W
dzienniku musi być również codziennie ujmowana dla pozycji bilansowych i pozabilansowych
suma zapisów po stronie aktywów i pasywów dla każdego dnia. W bankach obowiązują
codzienne zapisy księgowe oraz sporządzanie zestawień obrotów i sald każdego dnia
operacyjnego.
Funkcje dziennika obejmującego ogół operacji wprowadzanych do ksiąg rachunkowych może
spełniać rejestr obrotów lub inne urządzenie księgowe rejestrujące wszystkie operacje
gospodarcze każdego dnia operacyjnego. Dziennik umożliwia kontrolę kompletności dowodów
podlegających zapisowi. Tworzy on obraz zapisów w każdym dniu, pozwala stwierdzić, czy
zapisy operacji w tym dniu wystąpiły, czy odbiegają one od zwykłego stanu, pozwala
monitorować zapisy nietypowe itp. Jest to przede wszystkim urządzenie kontrolne i powinno
zawierać elementy ścieżki rewizyjnej. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien
umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami
księgowymi.
Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać
uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Dziennik
zapewnia kontrolę, że to, co wchodzi do systemu księgowości, jest wartościowo równe temu, co
wychodzi z systemu, a więc zestawieniu obrotów i sald. Dziennik może być prowadzony łącznie
dla wszystkich operacji. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich
rodzajów, należy sporządzić zestawienie obrotów i sald tych dzienników za dany dzień
operacyjny. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać jednoznaczne ich
powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
6 / 11
Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
W systemie rejestracji i przetwarzania danych operator stacji roboczej systemu ewidencji
księgowej wywołuje celem wprowadzenia zapisu operacji odpowiedni do rodzaju operacji ekran.
Program rejestracji operacji w trakcie zapisu wspomaga operatora danymi z innych kartotek
(klientów, rachunków, walut, kursów itd.) oraz dokonuje weryfikacji poprawności i spójności
danych wejściowych.
Kluczowymi atrybutami wprowadzonymi przez operatora jest symbol operacji i kwota. Operator
wprowadza zapisy do zbioru „paczki" (pliku - „partii"). Paczka rejestruje dokumenty przypisane
do określonego operatora i jest zbiorem jednorodnym pod względem określonych kryteriów,
takich jak data księgowania, waluta, oddział. Zarejestrowanie w paczce nie wywołuje skutków
księgowych, ale w przypadku np. wypłat z rachunku blokuje odpowiednią kwotę na rachunku
klienta czy w przypadku wpłat zwiększa limit wolnych środków. Plik ten traktuje się jako raport
wstępny. Następnie po sprawdzeniu i zaakceptowaniu, czyli modyfikacjach tego pliku,
następuje rejestracja w dzienniku. Dziennik zawiera więc zapisy sprawdzone i nie powinien być
już modyfikowany.
Po zapisaniu operacji w dzienniku na podstawie kodu operacji i numeru rachunku, tworzony jest
schemat księgowy na podstawie symbolu operacji i słownika odwzorowań księgowych i
tworzone są pozycje księgowe do zaksięgowania operacji w księdze głównej. Pozycje księgowe
do zaksięgowania na danym koncie czy subkoncie tworzą zbiory jednorodne, mogą być
zagregowane przed zapisem na danym koncie. W takim przypadku do zapisu pozycji
analitycznej musi być wpisany numer porządkowy pozycji zagregowanej.
Księga główna jest to kartoteka (zbiór danych) prowadzona wg podziału na konta ogólne syntetyczne. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym na
kontach przewidzianych w bankowym planie kont. Zapisów na określonym koncie księgi
głównej, czyli księgowania dokonuje się w kolejności chronologicznej. W księdze głównej
obowiązuje zasada podwójnego zapisu, czyli dokonywanie go na dwóch różnych kontach.
7 / 11
Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
System przetwarzania powinien kontrolować to zbilansowanie i nie dopuścić do wprowadzenia
niezbilansowanego zapisu. Zapisu w księdze głównej (czyli przeniesienia z dziennika) dokonuje
się po wprowadzeniu do dziennika lub równolegle.
Do księgi głównej dokonuje się codziennie wpisów na konta ogólne (syntetyczne Winien/Ma zgodnie z obrotami ujętymi w dzienniku). Do księgi głównej zapisy wprowadzane mogą być
pojedynczo lub w postaci zagregowanej według z góry określonych reguł. W księdze głównej w
banku jawne są wszystkie przekroje analityczne i sprawozdawcze, natomiast ukryte są dane o
poszczególnych klientach. Konta w księdze głównej charakteryzowane są również przez
rodzaje atrybutów, księga ma więc charakter wielowymiarowy. Transfer zapisów do księgi
głównej następuje na ogół na koniec dnia z tablicy interfejsowej, w której pozycje księgowe
zapisywane są w postaci wierszy. W każdym dniu zachodzi równość obrotów między
dziennikiem a księgą główną. Systemy komputerowe zapewniają automatycznie taką zgodność.
Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem
zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony
system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i
zapisami na kontach księgi głównej. Na kontach ksiąg pomocniczych można w ciągu okresu
sprawozdawczego stosować, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne.
Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów
dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.
Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:
1. środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i
prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;
2. rozrachunków z kontrahentami;
8 / 11
Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
3. rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń
pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia;
4. operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze
szczegółowością niezbędną do celów podatkowych);
5. operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny
składników aktywów i do celów podatkowych);
6. kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;
7. operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są również w porządku systematycznym jako:
- księgi wyodrębnione (kartoteki, zbiory danych) w ramach kont księgi głównej, gdzie suma
sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo początkowe i
obroty odpowiedniego konta księgi głównej lub
- odrębny system kont analitycznych uzgadniany z zapisami na kontach księgi głównej.
Konta ksiąg pomocniczych mogą być prowadzone jako konta analityczne (subkonta), których
podsumowane obroty i salda stanowią wartość nadrzędnego konta syntetycznego. W takim
przypadku zapisy na ogół następują na kontach analitycznych. Konta syntetyczne natomiast
powstają na etapie redagowania zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych. Konta ksiąg
pomocniczych mogą również występować jako wyodrębnione zbiory w różnych modułach
systemu informatycznego, które zasilają księgę główną sumarycznymi zapisami. Z ksiąg
analitycznych generowane są informacje o poszczególnych rachunkach klientów, np. wyciągi.
Zestawienie obrotów i sald sporządza się każdego dnia operacyjnego, na podstawie zapisów
na kontach syntetycznych, które zawiera:
9 / 11
Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
1. symbole lub nazwy kont;
2. obroty narastająco i salda na początek dnia operacyjnego, obroty za dany dzień oraz
obroty narastająco i salda na koniec dnia operacyjnego;
3. sumy obrotów narastająco wszystkich kont na początek dnia operacyjnego, za dany
dzień i na koniec dnia operacyjnego. Obroty za dany dzień wykazane w zestawieniu obrotów i
sald powinny być zgodne z obrotami dziennika. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych
sporządza się odrębne zestawienie obrotów i sald wszystkich kont analitycznych, kont
syntetycznych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników
majątkowych.
Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg
rachunkowych powinno zawierać:
1. symbole lub nazwy kont;
2. salda na dzień otwarcia kont syntetycznych, obroty za okres od początku roku do dnia
zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz salda na dzień zamknięcia kont syntetycznych;
3. sumę sald na dzień otwarcia kont syntetycznych, obrotów za okres od początku roku do
dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych i sumę sald na dzień zamknięcia kont syntetycznych.
Suma obrotów kont syntetycznych powinna być zgodna z liczonymi w sposób ciągły obrotami
dziennika.
Zestawienie obrotów i sald umożliwia kontrolę prawidłowości zapisu zgodnie z regułą
podwójnego zapisu. Na podstawie zestawienia obrotów i sald sporządzana jest
sprawozdawczość. Obroty narastające tego zestawienia powinny być zgodne z narastającymi
obrotami dziennika; zestawienie obrotów i sald określa się jako bilans brutto. Dziennik jest
„wejściem do systemu rachunkowości" natomiast zestawienie obrotów i sald jest „wyjściem" z
systemu czyli, jego końcowym produktem.
Przykład - powiązanie dziennika z tym zestawieniem oraz ewidencją syntetyczną przedstawia
schemat 4.6.
10 / 11
Zasady rachunkowości bankowej
Wpisany przez Ewa Popowska, Włodzimierz Wąsowski
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) to zestawienie obrotów i sald kont księgi
głównej i zestawienie sald kont pomocniczych - sald kont analitycznych najniższego stopnia
sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Sposób prowadzenia ksiąg w banku zdeterminowany jest przez funkcjonujący system
informatyczny. Architekturę Bankowego systemu Informatycznego obejmującego księgi
rachunkowe przedstawia schemat 4.7. Urządzenia księgowe są prowadzone w systemie
informatycznym w postaci tabel w bazie danych.
Zapisy dokonywane w księgach, czyli w urządzeniach księgowych powinny odzwierciedlać
rzeczywisty przebieg operacji. Z uwagi na możliwe pomyłki okresowo stan wynikający z ksiąg
korygowany jest przez inwentaryzację do stanu rzeczywistego.
Pełna treść artykułu, ze schematami oraz podrozdziałami dotyczącymi bankowego planu kont i
terminarzy: plik pdf
Uwaga: powyższy artykuł to podrozdziały 4.2-4.4 rozdziału 4 książki Ewy Popowskiej i
Włodzimierza Wąsowskiego „Rachunkowość bankowa po zmianach", wydanej przez DIFIN,
Warszawa 2008 r. Więcej danych o tej książce podajemy w dziale „Praktyczne książki".
11 / 11