Tworzenie i nadzorowanie dokumentów systemowych

Poziom 1 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ
Data: 05.03.2010
Temat: TWORZENIE I NADZOROWANIE DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH (PROCEDUR, KSIĘGI
JAKOŚCI I KART USŁUG)
Strona 1 z 4
Wydanie: XIX
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds.
Zatwierdzone przez: Augustyn Skrętkowicz –
Jakości
Starosta Wałbrzyski
1. Cel i zakres
1.1. Cel
Celem niniejszej procedury jest zapewnienie, że dokumentacja Systemu Zarządzania
Jakością stosowana w Starostwie Powiatowym w Wałbrzychu jest nadzorowana, a zasady
jej rozpowszechniania i aktualizacji są znane.
1.2. Zakres
Procedurę tę stosuje się w odniesieniu do dokumentacji systemowej tj.:
1. Udokumentowanej Polityki Jakości Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu.
2. Księgi jakości.
3. Procedur wymaganych postanowieniami normy PN-EN ISO 9001.
4. Schematów graficznych wraz z opisami.
5. Kart usług
2.
Podstawa, powołania i definicje
2.1. Podstawa
Norma PN-EN ISO 9001 Wymagania pkt.4.2. 3 – nadzór nad dokumentacją
2.2. Powołania
Proces: Wydanie i nadzorowanie aktów prawnych Starosty tj. zarządzeń oraz dyspozycji
Pełnomocnik
Zarządzenie Nr 97/2006 Starosty Wałbrzyskiego z dnia 18.07.2007 roku w sprawie: w ds. Jakości
sprawie monitoringu i badania jakości informacji zawartych w kartach usług
2.3. Definicje
PROCEDURA – ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesów.
PROCES – zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które
przekształcają wejścia w wyjścia.
3.
Odpowiedzialność
3.1. Politykę Jakości Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu opracowuje Starosta
Wałbrzyski, a za jej rozpowszechnianie odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Jakości
3.2. Księgę jakości opracowuje Pełnomocnik ds. Jakości, zatwierdza Starosta Wałbrzyski.
Pełnomocnik jest zobowiązany do wydania Księgi i jej rozpowszechnienia oraz
odpowiada za właściwą jej aktualizację
3.3. Procedury wymagane postanowieniami normy PN-EN ISO 9001 opracowuje
Pełnomocnik ds. Jakości, a zatwierdza Starosta Wałbrzyski. Pełnomocnik jest
odpowiedzialny za wydanie procedur, ich rozpowszechnienie i aktualizację.
3.4. Schematy graficzne procedur wraz z opisami opracowują właściciele procesów lub
osoby przez nich wyznaczone. Właściciele procesów i Pełnomocnik ds. Jakości
odpowiedzialni są za zatwierdzanie schematów graficznych i ich aktualizację.
Pełnomocnik ds. Jakości odpowiedzialny jest za zatwierdzenie schematu graficznego
– procedury poprzez wydanie zarządzenia Starosty.
3.5. Karty usług opracowują pracownicy merytoryczni wykonujący określone zadania.
3.6. Pozostałe dokumenty wynikające z opisów do procesów oraz dokumenty pochodzące
z zewnątrz są nadzorowane przez właścicieli procesów w taki sposób, ze ich
specyfikacja jest pracownikom znana, zrewidowany jest ich aktualny status,
dokumenty są zebrane w określonym miejscu ich użytkowania.
Poziom 1 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ
Data: 05.03.2010
Temat: TWORZENIE I NADZOROWANIE DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH (PROCEDUR, KSIĘGI
JAKOŚCI I KART USŁUG)
Strona 2 z 4
Wydanie: XIX
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds.
Zatwierdzone przez: Augustyn Skrętkowicz –
Jakości
Starosta Wałbrzyski
3.7. Za nadzór nad dokumentami i właściwą ich gospodarkę w wydziałach odpowiadają
naczelnicy, a na samodzielnych stanowiskach pracownicy
3.8. Pełnomocnik ds. Jakości odpowiada za:
- prowadzenie prawidłowej gospodarki dokumentami systemowymi
papierze będących w
- nadzór nad aktualizacją dokumentów wydanych na
posiadaniu poszczególnych użytkowników.
4.
Realizacja
4.1. Dokumenty
Dokumenty takie jak: Księga Jakości oraz załączone do niej procedury wraz z opisami,
ankieta
zatwierdzone Zarządzeniem Starosty stanowią egzemplarze wzorcowe.
Dokumenty te udostępniane są użytkownikom w wersji elektronicznej. Dokumenty w
formie elektronicznej zapisane są w formacie PDF i umieszczone w Biuletynie Informacji
Publicznej Starostwa (www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl)
Karty usług są do wglądu dla każdego interesanta w Kancelarii Ogólnej oraz w każdym
Wydziale Karty usług zostają umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa
(www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl). Udostępnianie klientom kart usług odbywa się
poprzez:
1/ kopiowanie lub wydrukowanie,
2/ kopiowanie na nośniki elektroniczne,
3/ wysłanie pocztą elektroniczną,
4/ pobranie z BIP.
4.2. Użytkowanie i ochrona treści dokumentów
Dokumenty takie jak: Księga Jakości, procedura wraz z opisem
traktowane są jako
egzemplarze nadzorowane w wersji elektronicznej. Podlegają one aktualizacji i wymianie w
przypadku wznowienia wydania. Wszystkie nadzorowane dokumenty, które są w użyciu
powinny być aktualne. W przypadku wydruku dokumentacji systemu zarządzania jakością
przed jej każdym użyciem pracownik zobowiązany jest do upewnienia się czy posiadany
przez niego egzemplarz jest zgodny z tym na stronie internetowej.
Pełnomocnik ds. Jakości użytkuje komplet wzorcowy w formie wydrukowanej. Komplet
wzorcowy na nośniku papierowym jest tylko jeden w Starostwie i oznaczony jest słowem
„WZORCOWY”.
Dokumenty, które nie są nadzorowane rozpowszechniane są wyłącznie za zgodą
kierownika komórki organizacyjnej, nie podlegają one aktualizacji i ewidencjonowaniu.
Oryginały kart usług w wersji papierowej zatwierdzone pod względem merytorycznym i
formalnym przez osoby upoważnione są przechowywane w Wydziale Organizacyjnym i
Spraw Obywatelskich w Kancelarii Ogólnej.
4.3. Przegląd i aktualizacja dokumentów
4.3.1. Wprowadzanie zmian
Pełnomocnik
Zmiany wprowadzone do dokumentacji systemowej odbywają się poprzez wydanie ds. Jakości
zarządzenia Starosty, które reguluje tę zmianę. Nadzór nad zarządzeniem Starosty określa
procedura: Wydanie i nadzorowanie aktów prawnych Starosty tj. zarządzeń oraz
dyspozycji. Zmiany wprowadzane do Księgi Jakości muszą być odnotowywane w karcie
zmian. Karta zmian jest:
- w Księdze Jakości Wzorcowej na stronie po stornie tytułowej,
Poziom 1 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ
Data: 05.03.2010
Temat: TWORZENIE I NADZOROWANIE DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH (PROCEDUR, KSIĘGI
JAKOŚCI I KART USŁUG)
Strona 3 z 4
Wydanie: XIX
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds.
Zatwierdzone przez: Augustyn Skrętkowicz –
Jakości
Starosta Wałbrzyski
- załącznikiem do zarządzenia Starosty.
Zadaniem jej jest identyfikowanie aktualnego statusu zmian w Księdze Jakości. Zmiany
wprowadzane do procedur wydanych na papierze odbywają się poprzez wymianę stron lub
całych egzemplarzy przez osoby upoważnione do sprawowania nadzoru nad dokumentacją.
Zmiany odnotowuje się w karcie pn. „Komplet zmian procedur”, która jest załącznikiem do
zarządzenia Starosty. Karta ta znajduje się także przy segregatorach z procedurami, które
są w posiadaniu Pełnomocnika ds.
Jakości i Przewodniczącego Rady ds. Jakości. Nieaktualne schematy graficzne oraz
dokumenty pochodzenia wewnętrznego i zewnętrznego wyspecyfikowane w częściach
opisowych procesów należy oznaczyć pieczęcią o treści: Nie obowiązuje od dnia... lub
zniszczyć.
Monitorowanie zgodności kart usług z przepisami prawa, aktualizacja innych danych
zawartych w kartach oraz uzupełnianie katalogu usług o karty w nim nie ujęte z różnych
przyczyn należy do pracowników wykonujących określone usługi, zgodnie z przydzielonym
zakresem czynności i odpowiedzialności. Odpowiedzialność za treść i aktualizację kart usług
ponoszą Naczelnicy Wydziałów. Aktualizacja treści istniejących kart następuje w
przypadku:
1) zmiany obowiązujących uregulowań prawnych, wpływających znacząco na
informacje zawarte w karcie,
2) zmian w strukturze organizacyjnej Starostwa,
3) uzasadnionych sugestii interesantów dotyczących czytelności kart.
Aktualizacja kart usług w związku ze zmianą przepisów jest przeprowadzana na bieżąco, a
w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku osoby odpowiedzialne tj. Naczelnicy
Wydziałów składają Sekretarzowi Powiatu krótkie sprawozdanie o stanie aktualności kart
oraz o stopniu objęcia Katalogiem wszystkich świadczonych usług.
W przypadku, gdy przepisy prawa nakładają na Starostwo obowiązek świadczenia nowej
usługi, istotnej z punktu widzenia interesanta, właściwy merytorycznie Naczelnik analizuje
zasadność wprowadzenia nowej karty.
Decyzja o wprowadzeniu nowej karty powinna zostać uzgodniona i
zaakceptowana przez Sekretarza Powiatu.
Nową kartę należy opracować na ustalonym wzorze kart usług i przekazać w formie
drukowanej i elektronicznej do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, w
terminie 7 dni przed planowanym zamieszczeniem w Biuletynie Informacji Publicznej.
4.3.2. Usuwanie dokumentów nieaktualnych
Nieaktualne dokumenty nadzorowane wydane na papierze użytkownicy mają obowiązek
zwrócić Pełnomocnikowi ds. Jakości, który je niszczy. Za zniszczenie nieaktualnych
dokumentów w komórkach organizacyjnych odpowiadają kierownicy.
Nieaktualne egzemplarze dokumentów nadzorowanych opatrzonych słowem „WZORCOWY”
należy opatrzyć pieczęcią o treści: Nie obowiązuje od dnia...
Nieaktualne dokumenty znajdujące się w bazie informatycznej są usuwane.
Z chwilą gdy obowiązujące przepisy prawne znoszą obowiązek świadczenia usługi,
właściwy merytorycznie Naczelnik podejmuje decyzję o wycofaniu karty usług.
Fakt ten należy niezwłocznie zgłosić do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich,
który w terminie do 3 dni od chwili powzięcia informacji podejmuje działania mające na
celu wycofanie karty z obiegu.
Poziom 1 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ
Data: 05.03.2010
Temat: TWORZENIE I NADZOROWANIE DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH (PROCEDUR, KSIĘGI
JAKOŚCI I KART USŁUG)
Strona 4 z 4
Wydanie: XIX
Przygotowane przez: Pełnomocnik ds.
Zatwierdzone przez: Augustyn Skrętkowicz –
Jakości
Starosta Wałbrzyski
5. Zasady identyfikacji dokumentów
Dokumenty systemowe są identyfikowane poprzez nazwę, datę sporządzenia, podanie
imienia i nazwiska osoby sporządzającej dokument oraz osoby zatwierdzającej dokument.
Karty usług identyfikowane są dodatkowo poprzez symbol wydziału, kolejny nr wydania
oznaczony cyfrą rzymską oraz przez rok.
6. Archiwizowanie
Nieaktualne egzemplarze dokumentów nadzorowanych opatrzonych słowem „WZORCOWY”
archiwowane są w oddzielnych segregatorach u Pełnomocnik ds. Jakości.
7. Miary i wskaźniki
Miara efektywności
procesu:
Ilość niezgodności
stwierdzonych
podczas auditów
wewnętrznych w
dokumentacji SZJ
Kryterium lub wskaźnik
oceny/monitorowania:
W1≥ 10% Stosunek Ilości niezgodności
stwierdzonych podczas auditów
wewnętrznych w dokumentacji SZJ do
okresu poprzedniego
8. Ocena efektywności procesu
Wskaźnik oceny
efektywności
Kryterium
Oceny (cel)
Ilość
niezgodności
stwierdzonych
podczas
auditów
wewnętrznych
W1 ≥10 %
Porównanie ilości
niezgodności
stwierdzonych w
dokumentacji SZJ
podczas auditów
wewnętrznych do
ilości niezgodności
stwierdzonych w
okresie poprzednim
Osiągnięty
wynik po ½
roku
Osiągnięty
wynik po
roku
Trend
wyników
Wnioski
uwagi