zapytanie ofertowe

Warszawa, 22.05.2015 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
na
zapewnienie i wypożyczanie Audioprzewodników dla odwiedzających Punkt widokowy na
Stadionie Narodowym w okresie do 31.12.2015
(adres: Stadion Narodowy: Al. Ks. J. Poniatowskiego 1; 03-901 Warszawa )
1
WSTĘP
Na podstawie „Umowy dzierżawy i powierzenia zarządzania Stadionem Narodowym w
Warszawie” zawartej przez PL.2012+ sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej również jako
PL.2012+ lub Spółka) ze Skarbem Państwa – Ministerstwem Sportu i Turystyki w dniu 20
grudnia 2012 roku (dalej jako „Umowa Operatorska”), Spółka prowadzi działania
zmierzające do optymalnego wykorzystania potencjału Stadionu Narodowego w Warszawie,
jako jednego z najnowocześniejszych obiektów wielofunkcyjnych w Europie, w tym
maksymalizacji zysków wypracowanych w oparciu o jego infrastrukturę.
I. Przedmiot zapytania
Zamawiający zamierza powierzyć Wykonawcy prowadzenie usługi polegającej na
wypożyczaniu oraz zapewnieniu Audioprzeowdników dla osób odwiedzających Punkt
Widokowy na Stadionie Narodowym. Główną grupą klientów są osoby indywidualne z Polski
i z zagranicy.
1. Główne obowiązki Wykonawcy:
1.1. zapewnienie minimum 20 sztuk Audioprzewodników wraz z wymaganym sprzętem
zasilającym każdego dnia działania Punktu Widokowego,
1.2. zapewnienie jednorazowych słuchawek dedykowanych dla Audioprzewodnika,
1.3. zapewnienie smyczy do zawieszenia na szyi Audioprzewodnika,
1.4. Wymagania dotyczące urządzeń:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
ergonomiczny kształt dla jak największej wygody zwiedzania,
wypukłe przyciski, oznaczenie klawisza nr 5 – dla osób niedowidzących,
przyciski stop, play, pauza, głośność – oznaczone symbolami,
wbudowany głośnik, dodatkowe, drugie gniazdo słuchawek,
min 8 GB pamięci,
zasilanie zapewniające min. 10 godzin bez przerwy korzystania z nagrania,
1.5. Zapewnienie audycji wgranej na urządzenia w 2 wersjach językowych (j.polski i j.
angielski), w szczególności:
a) Przygotowanie scenariusza we współpracy z Zamawiającym,
b) audycja o czasie trwania między 11 a 15 minut,
c) zapewnienie profesjonalnych lektorów dla obu wersji językowych (głosy zaakceptowane
przez Zamawiającego),
2
d) audycja w formie słuchowiska z wykorzystaniem: nagrań lektorskich, muzyki, efektów
dźwiękowych charakterystycznych dla wydarzeń organizowanych na stadionie
sportowym,
e) realizacja nagrania angielskiego z akcentem brytyjskim,
f) nagrania lektorskie, wykorzystanie ilustracji muzycznej (dowolna liczba utworów wokalno
instrumentalnych i instrumentalnych),
g) wykorzystanie efektów dźwiękowych uzgodnionych wcześniej w scenariuszu,
h) całkowitą realizację,
i) mastering.
1.6. Prowadzenie odpłatnego wypożyczenia Audio Guide dla osób posiadających bilety na punkt
widokowy.
1.7. Zapewnienie kasy fiskalnej przeznaczonej do wypożyczenia Audioprzewodników.
1.8. Prowadzenie wypożyczenia we wszystkie dni oraz godziny dostępności punktu widokowego.
1.9. Prowadzenie procesu reklamacji.
1.10.
Serwis i utrzymanie Audio Guide.
1.11.
Oznakowanie stanowiska sprzedaży Audioprzewodników po uzyskaniu akceptacji
Zamawiającego.
1.12.
Wydawanie i odbieranie Audioprzewodników od odwiedzających Punkt Widokowy.
1.13.
Zapewnienie bezpiecznego sposobu przechowywania urządzeń w miejscu wskazanym
przez Zamawiającego.
1.14.
Współpraca z przewodnikami Stadionu Narodowego, kasjerami, oraz pracownikami
operatora Stadionu Narodowego.
1.15.
Przygotowanie tekstów promocyjnych oraz zdjęć do zamieszczenia na stronie
Stadionu Narodowego.
1.16.
Przekazanie Zamawiającemu praw autorskich i wyłącznej, pełnej i dożywotniej licencji
na wykorzystanie nagrania dedykowanego do Audio Guide na wszelkich znanych polach
eksploatacji w chwili przekazania utworu.
2. Miejsce dedykowane na prowadzenie sprzedaży:
Zamawiający udostępni jedno stanowisko zlokalizowane przy kasach lub przy Recepcji
Głównej Stadionu Narodowego.
Zamawiający zapewni miejsce dedykowane na przechowanie urządzeń wraz z wymaganym
sprzętem.
3
3. Liczba odwiedzających klientów indywidualnych na podstawie analogicznego okresu z
2014 roku wraz z liczbą dni dostępności Punktu Widokowego.
Frekwencja punktu
widokowego - kliencie
indywidualni
Dni dostępności dla
odwiedzających
lipiec
sierpień
wrzesień październik listopad
10 991
13 033
3674
3329
22
21
17
19
grudzień
Łącznie
8199
8 199
47 425
29
28
136
Punkt Widokowy na Stadionie Narodowym jest czynny w godz. 09.00 - 21.00, w okresie
wakacyjnym do 22.00.
Zamawiający będzie przekazywać harmonogram dostępnych dni z wyprzedzeniem
maksymalnie 2 miesięcy.
4. Cena
Cenę wypożyczenia Audioprzewodnika dla klienta końcowego ustala Zamawiający.
Cena dla klienta końcowego przez pierwsze 3 miesiące sprzedaży będzie wynosić 5 zł brutto
dla jednorazowego wypożyczenia Audioprzeowdnika oraz 2,50 zł brutto za sprzedaż jednej
pary słuchawek jednorazowych.
Po 2 miesiącach sprzedaży Wykonawca może wniosek z uzasadnianiem do Zamawiającego o
zmianę ceny.
5. Kryterium wyboru Wykonawcy
Kryterium wyboru jest wartość wyrażona procentowo od ceny brutto sprzedaży jednego
urządzenia. Zamawiający oczekuje, że złożone oferty będą nie mniejsze niż 30 % przychodu
brutto od ceny wypożyczenia jednego Audioprzewodnika.
6. Dokumentacja przygotowawcza po wyborze Wykonawcy
Po podpisaniu umowy Wykonawca przedłoży do akceptacji najpóźniej na 5 dni roboczych
przed pierwszym dniem sprzedaży następujące materiały:
a) projekt oznakowania miejsca sprzedaży, m.in.: wykorzystywane nośniki, zakres
informacji, sposób montażu,
b) projekt stroju osoby prowadzącej wypożyczenie zbliżony do stroju kasjerów Stadionu
Narodowego.
4
II. Termin realizacji zamówienia
Zamawiający oczekuje, że umowa będzie realizowana od daty jej podpisania do 31.12.2015 r.
III. Osoba uprawniona do kontaktów:
Paweł Aleksandrowicz
Al. Ks. J. Poniatowskiego 1
03–901 Warszawa
Kom. 785-555-848
Fax + 48 22 295 90 00
E-mail: [email protected]
IV. Złożenie ofert.
Uprzejmie prosimy o złożenie oferty obejmującej realizację przedmiotu zamówienia
opisanego w pkt. 1 niniejszego zapytania.
1. Przesłana oferta powinna zawierać:
a) Proponowaną wartość procentową od sprzedaży 1 Audioprzewodnika.
b) Proponowany harmonogram realizacji zamówienia z uwzględnieniem następujących
zadań:
i. przedstawienie scenariusza audycji wraz z efektami dźwiękowymi, oprawą
muzyczną, propozycją głosów lektorów dla obu wersji językowych oraz
propozycją treści nagrania,
ii. przedstawienie pierwszej wersji audycji,
iii. przedstawienie drugiej wersji audycji, uwzględniającej wytyczne Zamawiającego,
iv. przedstawienie terminu gotowości audycji wraz z urządzeniami do sprzedaży.
Termin ten nie może być późniejszy niż 10.07.2015.
c) Specyfikację urządzenia Audioprzewodnik wraz ze zdjęciem oraz specyfikacją
urządzeń powiązanych.
d) regulamin korzystania z Audioprzewodników, w tym zasady wypożyczania i sposób
reklamacji.
2. Forma Oferty
Wymagana forma dokumentacji składającej się na ofertę:
1 (jedna) kopia dokumentacji w formie elektronicznej przesłana na adres mailowy z pkt 3.
Dopuszczalny format plików: doc, xls, pdf. lub forma pisemna złożona w siedzibie
Zamawiającego wskazanej w pkt. 3.
5
3. Termin przesłania oferty
Prosimy o przesłanie oferty pod adres @ wskazany w pkt. III lub do siedziby Zamawiającego
(adres wskazany w pkt. 3) w terminie do 1.06.2015 do godz. 12.00.
4. Wymagania formalne
Zamawiający oczekuje, że wszelkie informacje wynikające z niniejszego zaproszenia będą
traktowane jako poufne. Informacje dotyczące faktu zaproszenia do udziału w postępowaniu
ofertowym, faktu złożenia oferty, prowadzenia negocjacji oraz zawartych umów mogą być
udzielane jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody PL.2012+ sp. z o.o. na ujawnienie takich
informacji.
6
WZÓR FORMULARZA OFERTY NA NAJEM POWIERZCHNI PRZEZNACZONEJ POD
PROWADZENIA ATRAKCJI POD NAZWĄ "FOTOBUDKA"
PEŁNA NAZWA FIRMY:
OSOBA KONTAKTOWA:
Zakres oferty
Proponowana wartość
% od jednorazowego
wypożyczenia jednego
Audioprzewodnika.
Proponowana wartość % od jednorazowego wypożyczenia jednego
Audioprzeowdnika
Załączamy również:



proponowany harmonogram realizacji zamówienia,
specyfikację Audioprzewodnika wraz ze zdjęciem,
regulamin korzystania z Audioprzewodników, w tym zasady wypożyczania i sposób
reklamacji.
DATA
PODPIS
7