Regulamin świadczenia usługi Poczta Odwrotna

Regulamin świadczenia usługi Poczta Odwrotna
Niniejszy Regulamin określa:
1)
zasady, zakres oraz warunki świadczenia przez Inforsys S.A. usług z zakresu przyjmowania, przetwarzania oraz
archiwizowania korespondencji, zwanych dalej łącznie usługą Poczta Odwrotna;
2)
zasady odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług, o których mowa w pkt 1;
3)
warunki zawierania oraz rozwiązywania umowy o świadczenie usług, o których mowa w pkt 1;
4)
tryb postępowania reklamacyjnego.
Regulamin został sporządzony w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązuje Klientów, pracowników Inforsys S.A.`
oraz podmioty współpracujące z Inforsys S.A. przy świadczeniu usługi Poczta Odwrotna.
§1
Definicje
Na potrzeby niniejszego Regulaminu następujące terminy będą miały znaczenie podane poniżej:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Centrum Kompleksowej Obsługi Dokumentów (zwane także CKOD) – miejsce świadczenia usługi Poczta Odwrotna,
znajdujące się pod adresem: Inforsys S.A. Oddział w Białymstoku, ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok;
E-mail – list wysłany za pośrednictwem poczty elektronicznej;
Formularz Rejestracyjny –formularz zawierający dane osobowe Klienta, którego wypełnienie i podpisanie jest
równoznaczne z wyrażeniem przez niego zgody na rozpoczęcie korzystania z usługi Poczta Odwrotna, zgodnie z
niniejszym Regulaminem;
Inforsys – Inforsys S.A. - spółka wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego
przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000270907, NIP: 951-19-28021, REGON: 014976061, wysokość kapitału zakładowego 5.254.000 PLN – podmiot świadczący usługę Poczta
Odwrotna;
Mobilne Płatności – świadczona przez partnera Inforsys S.A.- Inpost Finanse Sp. z o.o. usługa umożliwiająca złożenie
przez Klienta zlecenia opłacenia jego comiesięcznych rachunków za pomocą wiadomości sms (Regulamin usługi
dostępny na www.mobilneplatnosci.pl );
Panel Klienta – usługa polegająca na udostępnianiu narzędzi umożliwiających Klientowi uzyskanie, za pośrednictwem
sieci Internet, dostępu online do swojej korespondencji, a także modyfikację danych oraz haseł związanych ze
świadczoną przez Inforsys usługą Poczta Odwrotna;
Regulamin – niniejszy regulamin określający zasady świadczenia przez Inforsys usługi Poczta Odwrotna;
Usługa Poczta Odwrotna (zwana także: Poczta Odwrotna) – świadczona przez Inforsys kompleksowa usługa
przetwarzania korespondencji papierowej Klienta z formy papierowej na postać elektroniczną, połączona z usługami
dodatkowymi związanymi z zarządzaniem dokumentacją klienta (porządkowanie, skanowanie, indeksowanie,
archiwizowanie w formie papierowej i elektronicznej, udostępnianie, kategoryzacja, brakowanie, generowanie plików
transakcyjnych umożliwiających dokonanie płatności sms oraz niszczenie dokumentów których okres przechowywania
minął, zamawianie oryginałów dokumentów), świadczona Klientom indywidualnym w ramach abonamentu oraz
Klientom biznesowym na podstawie zawartej umowy;
Klient indywidualny- osoba fizyczna, która poprzez wypełnienie i podpisanie Formularza rejestracyjnego wyraziła
zgodę na korzystanie z usługi Poczta Odwrotna;
Klient biznesowy-osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje
zdolność prawną, a także osoba fizyczna posiadająca status przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie
działalności gospodarczej lub wykonująca wolny zawód, która poprzez podpisanie Umowy ramowej wyraziła zgodę na
korzystanie z usługi Poczta Odwrotna;
Klient- Klient indywidualny lub Klient biznesowy;
Umowa ramowa o świadczenie usługi Poczta Odwrotna- umowa zawierana indywidualnie z każdym z Klientów
biznesowych, określające wzajemne prawa i obowiązki stron, związane ze świadczeniem usługi Poczta Odwrotna,Faktura- dokument zawierający zestawienie opłat należnych Inforsys za świadczoną Klientowi usługę Poczta Odwrotna,
wystawiany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w formie faktury Vat;
1
14. Siła wyższa- nadzwyczajne zewnętrzne zdarzenie, pozostające poza kontrolą Inforsys, któremu Inforsys nie mógł
racjonalnie przeciwstawić się, ani zapobiec, w szczególności wojny, ataki terrorystyczne, pożary, powodzie, klęski
żywiołowe, a także działanie wirusów komputerowych lub ataki hakerów;
§2
Postanowienia ogólne
1.
2.
3.
4.
Aktualna treść Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej www.pocztaodwrotna.pl .
Klient jest obowiązany do zapoznania się z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z usługi Poczta
Odwrotna. Za moment rozpoczęcia korzystania z usługi uważa się pierwszy dzień kolejnego miesiąca następującego po
otrzymaniu od Klienta indywidualnego wypełnionego i podpisanego Formularza rejestracyjnego lub po zawarciu przez
Klienta Biznesowego Ramowej umowy o świadczenie usługi Poczta Odwrotna.
Rozpoczęcie korzystania z usług objętych Regulaminem jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią, oraz pełną
akceptacją warunków niniejszego Regulaminu.
Klientk zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu od chwili rozpoczęcia korzystania z
usługi Poczta Odwrotna.
§3
Warunki korzystania z usługi
1.
2.
3.
Aby rozpocząć korzystanie z usługi Poczta Odwrotna Klient jest zobowiązany:
a. wyrazić zgodę na świadczenie usługi poprzez wypełnienie Formularza Rejestracyjnego (Klient indywidualny)
b. wyrazić zgodę na świadczenie usługi poprzez podpisanie Umowy ramowej o świadczeniu usługi (Klient biznesowy)
c. wyrazić zgodę na przekierowanie swojej korespondencji na adres Inforsys S.A., Oddział w Białymstoku, ul.
Handlowa 1, 15-399 Białystok, poprzez wypełnienie na poczcie stosownego dokumentu lub zmianę u nadawcy
korespondencji danych korespondencyjnych na adres Inforsys S.A., Oddział w Białymstoku, ul. Handlowa 1, 15399 Białystok.
Klient ma również możliwość skorzystania z usługi opłacenia, za pośrednictwem wiadomości sms, swoich zobowiązań
finansowych potwierdzonych odpowiednimi dokumentami finansowymi wystawionymi na Klienta. W tym celu
niezbędne jest wyrażenie przez Klienta zgody na świadczenie usługi Mobilne Płatności poprzez wypełnienie
odpowiedniego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej www.mobilneplatnosci.pl.
Komunikacja z Klientem prowadzona w celu poprawnego świadczenia usługi Poczta Odwrotna prowadzona jest w
formie elektronicznej za pomocą kontaktu e-mail lub za pomocą środków komunikowania się na odległość (telefonu).
§4
Opis usługi i zasady jej świadczenia
1.
2.
3.
Poczta Odwrotna to usługa mająca na celu zastąpienie korespondencji w formie papierowej korespondencją w formie
elektronicznej. Usługa pozwala na otrzymywanie korespondencji przetworzonej na postać elektroniczną za
pośrednictwem Panelu Klienta lub wiadomości e-mail.
Miejscem świadczenia usługi, a tym samym miejscem do którego przekierowana zostaje korespondencja przychodząca
Klienta, jest oddział Inforsys w Białymstoku mieszczący się pod adresem: ul. Handlowa 1, 15-399 Białystok.
Proces świadczenia usługi obejmuje:
3.1. Przyjęcie papierowej korespondencji Klienta przez CKOD, rozpakowanie i sortowanie korespondencji oraz
przygotowanie jej do przetworzenia do formy elektronicznej.
3.2. Skanowanie dokumentów, kategoryzację, indeksowanie, wersjonowanie, sczytywanie danych z dokumentów,
generowanie plików transakcyjnych w przypadku uruchomiania przez Klienta usługi Mobilne Płatności i
przyporządkowanie przetworzonej dokumentacji do Panelu Klienta.
3.3. Udostepnienie Klientowi korespondencji przetworzonej na postać elektroniczną za pośrednictwem e-mail lub
Panelu Klienta na portalu www.pocztaodwrotna.pl.
3.4. Archiwizację przetworzonej korespondencji w formie papierowej oraz elektronicznej.
3.5. Niszczenie korespondencji Klienta po upływie 6 lat od momentu jej wpływu do Inforsys lub przekazywanie jej
Klientowi w formie papierowej.
3.6. Udostępnianie Klientowi dodatkowych funkcjonalności związanych z zarządzaniem korespondencją oferowanych
przez aktualny cennik usługi.
2
4.
5.
6.
7.
W uzupełnieniu usługi Poczta Odwrotna Klient ma możliwość opłacenie swoich comiesięcznych rachunków
znajdujących się w korespondencji Klienta przekierowanej do CKOD. Zlecenie opłacenia rachunków przez Klienta
następuje za pośrednictwem wiadomości sms, w ramach świadczonej przez partnera Inforsys usługi Mobilne Płatności.
4.1. Do korzystania z możliwości opłacenia przez sms dokumentów finansowych, przekierowanych do CKOD, konieczne
jest wyrażenie zgody Klienta na aktywację usługi Mobilne Płatności, poprzez wypełnienie stosownego formularza
dostępnego na stronie internetowej www.mobilneplatnosci.pl.
4.2. Obsługa płatności wynikających z przetwarzanej korespondencji Klienta odbywa się zgodnie z regulaminem usługi
Mobilne Płatności, dostępnym na stronie www.mobilneplatnosci.pl
Usługa Poczta Odwrotna nie obejmuje przyjmowania korespondencji Klienta w formie paczek pocztowych.
Usługa Poczta Odwrotna obejmuje przyjmowanie korespondencji Klienta nadanej w formie listu poleconego, jedynie w
sytuacji podpisania przez Klienta stosownego upoważnienia dla pracownika Inforsys do obioru przesyłek poleconych w
ramach realizacji usługi Poczta Odwrotna.
Klient jest obowiązany zapewnić, aby korespondencja przekazywana do Inforsys w ramach korzystania z usługi Poczta
Odwrotna, nie zawierała dokumentów ujawniających w formie bezpośredniej lub pośredniej tzw. dane wrażliwe
dotyczące Klienta takie jak pochodzenie rasowe i etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne,
przynależność wyznaniową, przynależność partyjną, przynależność związkową, stan zdrowia, kod genetyczny,
informacje o nałogach, życiu seksualnym lub też informacji dotyczących skazań, mandatów karnych, oraz innych
orzeczeń o ukaraniu.
§5
Reklamacje
1.
2.
3.
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Inforsys obowiązków wynikających z postanowień
niniejszego Regulaminu Klient ma prawo złożyć reklamację. Reklamacja może zostać przesłana przez Klienta za
pośrednictwem Panelu Klienta lub wiadomości e-mail, na adres [email protected]. Każda reklamacja
powinna określać przedmiot reklamacji z uzasadnieniem przyczyn jej wniesienia.
Reklamację można wnieść w terminie 1 miesiąca od dnia zaistnienia zdarzenia stanowiącego przedmiot reklamacji.
Inforsys jest zobowiązany rozpatrzyć reklamację w ciągu 1 miesiąca od dnia jej wniesienia. Jeżeli w tym terminie
reklamacja nie może być rozpatrzona, Inforsys zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomić o powyższym Klienta,
podając jednocześnie przewidywany termin, w którym reklamacja zostanie rozpoznana.
4.
§6
Zawarcie umowy/Wyrażenie zgody
1.
2.
3.
Klient Indywidualny wyraża zgodę na korzystanie z usługi Poczta Odwrotna poprzez przesłanie podpisanego i
wypełnionego Formularza Rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej www.pocztaodwrotna.pl. Wypełniony i
podpisany Formularz Rejestracyjny powinien zostać przesłany na adres: Inforsys S.A.. Oddział w Białymstoku, ul.
Handlowa 1, 15-399 Białystok.
Przesłanie Formularza Rejestracyjnego jest równoznaczne z wyrażeniem zgody Klienta na korzystanie z usługi Poczta
Odwrotna przez okres 12 miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po otrzymaniu Formularza
Rejestracyjnego przez Inforsys.
Klient Biznesowy wyraża zgodę na korzystanie z usługi Poczta Odwrotna poprzez podpisanie Umowy ramowej
świadczenie Usługi Poczta Odwrotna.
§7
Opłaty
1.
2.
3.
4.
Inforsys za usługi świadczone na rzecz Klienta indywidualnego pobiera opłaty w zakresie i wysokości wynikającej z
aktualnie obowiązującego cennika usługi Poczta Odwrotna.
Klient indywidualny uiszcza abonament z góry za każdy miesiąc świadczenia usługi Poczta Odwrotna na podstawie
wystawionej przez Inforsys Faktury Vat.
Inforsys za usługi świadczone na rzecz Klienta Biznesowego pobiera opłaty według stawek oraz zasad wynikających z
zawartej z Klientem Umowy ramowej o świadczenie usługi Poczta Odwrotna.
W przypadku wyrażenia przez Klienta zgody na otrzymywanie faktury Vat w formie elektronicznej wystawiona efaktura w formie pliku pdf będzie wysyłana do Klienta w formie wiadomości e-mail, jak również będzie dostępna do
pobrania z Panelu Klienta. Inforsys oświadcza, że Faktura w formie elektronicznej odpowiada warunkom określonym w
3
ustawie z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z
2013 r. poz. 35).
§8
Przetwarzanie danych
1.
2.
3.
Klient akceptując niniejszy Regulamin wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Inforsys w
celach niezbędnych do świadczenia usługi Poczta Odwrotna.
Klient wyraża zgodę na przetwarzanie treści swojej korespondencji w celu niezbędnym do świadczenia usługi Poczta
Odwrotna – dane adresata, dane nadawcy, informacje pozwalające na przyporządkowanie dokumentu do określonej
kategoryzacji korespondencji.
Treść korespondencji objęta jest tajemnicą pocztową, podlegającą ochronie zgodnie z właściwymi przepisami prawa.
§9
Odpowiedzialność
1.
Inforsys nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków umownych, o
ile niewykonanie lub nienależyte wykonanie było następstwem okoliczności niezależnych od Inforsys, w szczególności
spowodowane było wystąpieniem Siły Wyższej.
§ 10
Poufność
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Klient jako administrator danych upoważnia na zasadzie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych Inforsys do
przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie w celu realizacji niniejszej usługi.
Inforsys zobowiązany jest do zachowania najwyższej staranności w zabezpieczeniu powierzonych im danych
osobowych oraz gwarantuje zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych (DZ.U. 2002 nr. 101 poz..926 ze zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych
oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne
służące do przetwarzania danych osobowych.
Inforsys zobowiązuje się do szczególnej ochrony przekazanych mu do przetwarzania danych osobowych, do
zachowania ich w tajemnicy i nie przekazywania ich osobom trzecim.
W przypadku zaistnienia sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych z winy Inforsys, Klientowi przysługuje zwrot
wszelkich kosztów procesu oraz zastępstwa procesowego i ewentualnego odszkodowania zasądzonego na rzecz osób,
których danych dotyczyło naruszenie.
Inforsys oświadcza, że korespondencja Klienta, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej zabezpieczona jest
przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
Inforsys zobowiązany jest zachować informacje poufne, zawierające dane uzyskane w związku przetwarzaniem
korespondencji Klienta, w poufności i nie wykorzystywać ich do celów innych niż ten określony w niniejszym
Regulaminie, oraz nie dopuszczać do ich ujawnienia innym osobom lub do ich wykorzystania przez inne osoby. Inforsys
udostępnia informacje poufne wyłącznie pracownikom i innym przedstawicielom Inforsys i to w zakresie, w jakim
znajomość informacji poufnych przez te osoby jest niezbędna do realizacji celów określonych w niniejszym Regulaminie
oraz z zastrzeżeniem, że osoby te będą związane obowiązkiem zachowania ich poufności.
§ 11
Wypowiedzenie/rozwiązanie umowy
1.
2.
3.
Klient oraz Inforsys mają prawo do wypowiedzenia Umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.
Wypowiedzenie powinno zostać złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności..
Rozwiązanie Umowy następuje w następujących przypadkach:
2.1. z upływem terminu wypowiedzenia Umowy ramowej o świadczenie usługi Poczta Odwrotna przez Klienta bądź
Inforsys
2.2. z chwilą uzyskania przez Inforsys informacji o śmierci, likwidacji lub upadłości Klienta. złożenia przez Klienta, w
terminie, o którym mowa w §12 ust. 5 poniżej, oświadczenia o braku akceptacji zmian wprowadzonych w
Regulaminie przez Inforsys.
Inforsys może wypowiedzieć Klientowi umowę w trybie natychmiastowym, w przypadku 30 dniowego opóźnienia
Klienta w dokonywaniu płatności za wystawioną Fakturę
4
§ 12
Postanowienia końcowe
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Inforsys zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie oraz zawieszenia lub zakończenia
świadczenia usługi Poczta Odwrotna w każdym czasie bez podania przyczyny.
Zmiany w Regulaminie oraz zawieszenie lub zakończenie świadczenia usługi Poczta Odwrotna nie mogą naruszać praw
nabytych przez Klientów.
Wszelka korespondencja dotycząca usługi Poczta Odwrotna, w tym zmiany Regulaminu lub Cennika, - będą wysyłane
na podany przez Klienta adres e-mail oraz będą dostępne na stronie internetowej www.pocztaodwrotna.pl.
Zmiana Regulaminu wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia nowego brzmienia Regulaminu na stronie
internetowej www.pocztaodwrotna.pl oraz poprzez przesłanie informacji o zmianie Regulaminu na podany przez
Klienta adres poczty elektronicznej.
Klient składa oświadczenie woli w przedmiocie nowego brzmienia Regulaminu w terminie 14 dni od przesłania go na
podany przez Klienta adres poczty elektronicznej. Niezłożenie oświadczenia jest równoznaczne z akceptacją treści
Regulaminu wraz ze zmianami.
Brak akceptacji zmian w Regulaminie jest równoznaczny z zakończeniem świadczenia przez Inforsys usługi Poczta
Odwrotna.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają właściwe przepisy prawa, w tymi przepisy
ustawy Kodeks Cywilny.
Inforsys zastrzega sobie prawo do zmiany nazw własnych używanych w ramach usługi Poczta Odwrotna, w tym
również nazwy usługi. O wszystkich zmianach Inforsys poinformuje Klientów na stronie www.pocztaodwrotna.pl.
5