docKodeks P w Biznesie
download 
Reklamacja Transkrypt
Kodeks P w Biznesie
TNT Express Worldwide (Poland) Sp. z o.o. Kodeks P w Biznesie TNT Express Worldwide (Poland) Sp. z o.o. Kodeks Postępowania w Biznesie (ang. Code of Conduct) Kodeks Postępowania w Biznesie składa się z następujących części: &#OVhVYn:in`^7^ocZhdlZ_ICI7jh^cZhhEg^cX^eaZh '#GVedgidlVc^ZCVgjhoZ²L]^hiaZWadlZgEgdXZYjgZ (#OVedW^Z\Vc^ZDhojhildb;gVjYEgZkZci^dcEda^Xn )#@dcÊ^`i>ciZgZhl8dcÊ^Xihd[>ciZgZhiEda^Xn *#9o^VVc^VYnhXnea^cVgcZ9nhX^ea^cVgn6Xi^dch +#EgZoZcin^GZegZoZciVX_V<^[ihVcY:ciZgiV^cbZciEda^Xn Każdy z wyżej wymienionych dokumentów stanowi integralną część Kodeksu i powinien być interpretowany w kontekście pozostałych części. TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. Kodeks Postępowania w Biznesie, grudzień 2008 r. 1 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. ZASADY ETYKI BIZNESOWEJ 1 ZASADY ETYKI BIZNESOWEJ (TNT Business Principles) Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. Zarzàdzamy naszà firmà zgodnie ze standardami korporacyjnymi i zasadami post´powania przyj´tymi w TNT, poniewa˝ chcemy działaç w sposób etyczny i przejrzysty. Popieramy inicjatyw´ Narodów Zjednoczonych Global Compact w zakresie praw człowieka, standardów zatrudniania, Êrodowiska i przeciwdziałania korupcji. Zasady, którymi kieruje si¢ nasza firma Przestrzeganie prawa Post´pujemy zgodnie z prawem, zasadami i przepisami obowiàzujàcymi w krajach, w których prowadzimy działalnoÊç. WiarygodnoÊç sprawozdawczoÊci i informacji publicznej Działamy zgodnie z wszelkimi obowiàzujàcymi przepisami prawa i zasadami rachunkowoÊci, wymogami sprawozdawczoÊci finansowej oraz giełd papierów wartoÊciowych, na których notowana jest firma TNT. Nasze sprawozdania finansowe, publikowane raporty oraz inne ujawniane powszechnie informacje w sposób kompletny, rzetelny i zrozumiały prezentujà aktualnà sytuacj´ TNT. W sposób otwarty i bezpoÊredni komunikujemy si´ z naszymi klientami, pracownikami, udziałowcami i akcjonariuszami oraz społeczeƒstwem, przy jednoczesnym nale˝ytym poszanowaniu zasad poufnoÊci. Działania o charakterze publicznym Nie anga˝ujemy si´ w sprawy polityczne i nie przekazujemy na rzecz partii politycznych darowizn ani składek. Jako firma wyra˝amy opinie w sprawach społecznych, Êrodowiskowych, prawnych i innych, które mogà dotyczyç naszych udziałowców i akcjonariuszy, klientów, pracowników i otaczajàcego Êwiata, o ile dotyczy to naszej działalnoÊci. Bezpieczeƒstwo Zapewniamy wszystkim zatrudnionym bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Post´pujemy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeƒstwa i higieny pracy oraz stosujemy polityk´ bezpieczeƒstwa, majàcà na celu identyfikacj´, zapobieganie powstawaniu i eliminowanie zagro˝eƒ na terenie firmy i w wyniku prowadzonej przez nià działalnoÊci. W ka˝dym kraju, w którym działamy, funkcjonujà przedstawiciele słu˝b BHP oraz zespoły doskonalàce. Dzielimy si´ najlepszymi rozwiàzaniami (ang. best practice), aby nasze standardy wykraczały poza wymagania nało˝one przez przepisy BHP. Na bie˝àco monitorujemy nasze wyniki w tym zakresie. Zasady, którymi kierujÑ si¢ nasi pracownicy Staramy si´ pozyskiwaç, szkoliç, rozwijaç i motywowaç pracowników, którzy rozumiejà wartoÊç pracy zespołowej. Stwarzamy równe szanse wszystkim naszym pracownikom bez wzgl´du na wiek, stan zdrowia, pochodzenie, płeç, stan cywilny, ras´, wyznanie religijne czy orientacj´ seksualnà. Nie dopuszczamy ˝adnych przejawów niesprawiedliwoÊci w wy˝ej wymienionym zakresie i do wszystkich odnosimy si´ z uwagà i szacunkiem. Z zaanga˝owaniem realizujemy program Investor in People. TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. Konflikt interesów Pracownicy nie mogà czerpaç korzyÊci osobistych kosztem mo˝liwoÊci biznesowych przynale˝nych TNT. Nasi pracownicy majà obowiàzek informowaç kierownictwo o wszelkich zawartych transakcjach lub zaistniałych zwiàzkach, wobec których istnieje uzasadnione podejrzenie, ˝e mogà spowodowaç konflikt interesów. Majàtek firmy Naszym pracownikom nie wolno w sposób nieuprawniony czerpaç osobistych korzyÊci z majàtku firmy. Nie tolerujemy oszustwa, złodziejstwa, niedbałoÊci, marnowania zasobów firmy i strat spowodowanych lekkomyÊlnoÊcià. Prezenty i zaproszenia Nasi pracownicy majà unikaç niedozwolonych osobistych korzyÊci dla siebie lub członków swoich rodzin, wynikajàcych z ich pozycji lub powiàzaƒ z TNT. Pracownikom nie wolno przyjmowaç prezentów ani uczestniczyç w spotkaniach towarzyskich, które mogłyby spowodowaç powstanie zobowiàzania po stronie pracownika. Łapówki Nasi pracownicy i podwykonawcy nie mogà dawaç lub przyjmowaç łapówek w celu pozyskiwania zleceƒ, ich wykonywania, Êwiadczenia usług lub osiàgania innych korzyÊci. Ka˝dà prób´ lub mo˝liwoÊç przekupstwa muszà natychmiast odrzuciç i zgłosiç kierownictwu firmy. Je˝eli jest to dozwolone na gruncie lokalnych przepisów i stanowi element kulturowy, w szczególnych okolicznoÊciach dopuszcza si´ przekazywanie niewielkich sum pieni´˝nych lub drobnych prezentów, je˝eli jest to konieczne do przyspieszenia lub zabezpieczenia rutynowych działaƒ administracyjnych. Przed dokonaniem takiej płatnoÊci, okreÊlanej mianem facilitating payments, nale˝y skonsultowaç si´ z Komisjà ds. Etyki, działajàcà w imieniu Zarzàdu TNT. Wszelkie facilitating payments nale˝y rzetelnie ewidencjonowaç i rozliczaç. Zasady, które kierujÑ naszÑ działalnoÂciÑ Klienci Staramy si´ dostarczaç najbardziej niezawodne i skuteczne rozwiàzania w zakresie przewozu towarów i dokumentów naszych klientów. Chronimy mienie i informacje powierzone nam przez klientów. Konkurencja Wierzymy w otwartà i uczciwà konkurencj´. Nie stosujemy nieetycznych praktyk w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej. Nie b´dziemy zdobywaç i wykorzystywaç informacji w nieuczciwy sposób na szkod´ naszych konkurentów i innych podmiotów. Partnerzy i podwykonawcy Podejmujàc decyzje o współpracy z innymi podmiotami w charakterze partnerów (ang. associates) lub podwykonawców, kierujemy si´ Zasadami Etyki Biznesowej. Od naszych partnerów wymagamy przestrzegania tych Zasad w mo˝liwie najszerszym zakresie. Oczekujemy, ˝e nasi podwykonawcy – osoby fizyczne lub prawne, które oficjalnie reprezentujà TNT – b´dà stosowaç si´ do niniejszych Zasad. Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. ZASADY ETYKI BIZNESOWEJ 1 Zasady kształtujÑce relacje z otoczeniem OdpowiedzialnoÊç społeczna Prowadzàc naszà działalnoÊç korzystamy z zasobów, które majà istotne znaczenie dla społeczeƒstwa i Êrodowiska. Promujemy zmiany w tym zakresie i dà˝ymy do ich wdro˝enia w celu osiàgni´cia trwałych korzyÊci dla Êrodowiska i społeczeƒstwa. Staramy si´ rozwa˝nie korzystaç z zasobów nieodnawialnych. Zarzàdzanie ryzykiem Êrodowiskowym stanowi integralnà cz´Êç naszego procesu podejmowania decyzji. W zakresie odpowiedzialnoÊci społecznej analizujemy osiàgni´te post´py i regularnie o nich informujemy. Wspieramy społeczeƒstwo i ochron´ Êrodowiska, udost´pniajàc nasze zasoby w dziedzinach spokrewnionych z naszà działalnoÊcià. Nasza działalnoÊç społeczna ma na celu umo˝liwienie jak najwi´kszych korzyÊci dla zaanga˝owanych stron. Stosowanie niniejszych Zasad Zasady Etyki Biznesowej obowiàzujà wszystkich pracowników TNT i majà zastosowanie we wszystkich spółkach i przedsi´wzi´ciach typu joint venture kontrolowanych przez TNT. Firma oczekuje, ˝e równie˝ jej podwykonawcy b´dà stosowaç si´ do Zasad. Zarzàd TNT jest odpowiedzialny za ustanowienie Zasad Etyki Biznesowej, ich komunikowanie i egzekwowanie. Działy audytu wewn´trznego, ds. prawoÊci (ang. integrity), zarzàdzania ryzykiem oraz bezpieczeƒstwa wspierajà Zarzàd w zakresie monitorowania stopnia zastosowania Zasad w praktyce. Jakakolwiek modyfikacja lub zniesienie niniejszych Zasad mogà byç dokonane wyłàcznie przez Zarzàd za zgodà Rady Nadzorczej TNT. Dokonane zmiany bezzwłocznie zostanà ogłoszone na stronie www.group.tnt.com. JeÊli zgłoszenie (podejrzenia) naruszenia niniejszych Zasad lub podj´cie jakichkolwiek przewidzianych prawem kroków spowoduje strat´ dla działalnoÊci TNT, pracownik nie zostanie ukarany. Naruszenie niniejszych zasad Naruszenie Zasad Etyki Biznesowej mo˝e spowodowaç podj´cie Êrodków dyscyplinarnych, zwolnienie oraz - w przypadku złamania prawa - wytoczenie sprawy sàdowej cywilnej lub karnej. W przypadku wàtpliwoÊci Wszelkie decyzje pracowników powinny byç przez nich podejmowane z pełnym poszanowaniem niniejszych Zasad Etyki Biznesowej. W przypadku wàtpliwoÊci dotyczàcych dopuszczalnoÊci konkretnych zachowaƒ, nale˝y zasi´gnàç opinii bezpoÊredniego przeło˝onego lub kierownictwa firmy. JeÊli wàtpliwoÊci nie mogà byç rozstrzygni´te na szczeblu lokalnym lub potrzebna jest porada z zakresu wdra˝ania lub stosowania Zasad, nale˝y skontaktowaç si´ z Departamentem ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa Korporacyjnego TNT pod adresem [email protected], pod numerem +31 (0) 20 500 6371 (telefon) lub +31 (0) 20 500 7655 (faks). TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 2 RAPORTOWANIE NARUSZE¡ Raportowanie Narusze¡ (Whistleblower Procedure) Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. Zach´camy pracowników TNT do bezzwłocznego zgłaszania wszelkich naruszeƒ lub podejrzeƒ naruszenia prawa, przepisów, Zasad Etyki Biznesowej TNT lub innych uregulowaƒ korporacyjnych oraz wszelkich domniemanych nieprawidłowoÊci. TNT bezzwłocznie rozpatruje zgłaszane naruszenia z zachowaniem zasad Êcisłej poufnoÊci i zobowiàzuje si´ nie podejmowaç ˝adnych negatywnych działaƒ przeciwko pracownikowi, który zło˝ył taki raport lub pomagał innemu pracownikowi w jego zło˝eniu. Nale˝y jednak uwzgl´dniç fakt, i˝ celowe zło˝enie fałszywego raportu o nieprawidłowoÊciach spowoduje podj´cie czynnoÊci dyscyplinarnych. Procedura Raportowania Naruszeƒ dost´pna jest na stronie www.group.tnt.com oraz na stronie intranetowej Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa Korporacyjnego TNT pod adresem www.tntconnect.com. Procedur´ mo˝na równie˝ otrzymaç, kontaktujàc si´ z wy˝ej wymienionym Departamentem pod numerem telefonu +31 (0) 20 500 8874. © TNT 2006 RaportowaniE Narusze¡ Wprowadzenie TNT zobowiàzuje si´ do prowadzenia swojej działalnoÊci w sposób etyczny i przejrzysty, zgodnie ze standardami opisanymi w Zasadach Etyki Biznesowej. Niniejsza procedura została stworzona w odpowiedzi na wymagania, nało˝one na Rad´ Nadzorczà i Zarzàd Spółki, uchwalonà w Stanach Zjednoczonych ustawà Sarbanes-Oxley, zasadami i regulacjami amerykaƒskiej Komisji Giełdy Papierów WartoÊciowych oraz holenderskim Kodeksem Spółek Handlowych. Procedura Raportowania Naruszeƒ odnosi si´ do kwestii rachunkowych i audytorskich oraz ewentualnych nieprawidłowoÊci natury ogólnej, operacyjnej lub finansowej. Zobowiàzania te znalazły odzwierciedlenie w Regulaminie Rady Nadzorczej i Zarzàdu Spółki. Procedura opisuje prawa i obowiàzki: 1) pracowników zgłaszajàcych nieprawidłowoÊci, 2) członków kierownictwa przyjmujàcych takie zgłoszenie, 3) TNT jako spółki prawa handlowego. Członkowie Zarzàdu oraz Komisja Rewizyjna (ang. Audit Committee) delegowali odpowiedzialnoÊç w zakresie bie˝àcego zarzàdzania niniejszà procedurà na rzecz Dyrektora ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa (ang. Integrity & Security Director). RaportowaniE Narusze¡ a Zasady Etyki Biznesowej Zach´camy pracowników TNT do bezzwłocznego zgłaszania wszelkich naruszeƒ lub podejrzeƒ naruszenia prawa, przepisów, Zasad Etyki Biznesowej TNT lub innych uregulowaƒ korporacyjnych oraz wszelkich domniemanych nieprawidłowoÊci. TNT bezzwłocznie rozpatruje zgłaszane naruszenia z zachowaniem zasad Êcisłej poufnoÊci i zobowiàzuje si´ nie podejmowaç ˝adnych negatywnych działaƒ przeciwko pracownikowi, który zło˝ył taki raport lub pomagał innemu pracownikowi w jego zło˝eniu. Nale˝y jednak uwzgl´dniç fakt, i˝ celowe zło˝enie fałszywego raportu o nieprawidłowoÊciach spowoduje podj´cie czynnoÊci dyscyplinarnych. Zakres Niniejsza Procedura ma zastosowanie do wszystkich spółek i joint venture kontrolowanych przez TNT na całym Êwiecie i obowiàzuje wszystkie osoby w nich zatrudnione, jak równie˝ osoby trzecie, które mogà stosowaç si´ do niniejszej Procedury. TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 2 Brak wyłàcznoÊci Procedura Raportowania Naruszeƒ nie zast´puje, lecz jedynie uzupełnia procedury ju˝ istniejàce lub te, które b´dà tworzone w zwiàzku z rozpatrywaniem skarg pracowników i klientów TNT oraz uzupełnia inne uregulowania korporacyjne. Opisane powy˝ej nieprawidłowoÊci w dalszej cz´Êci okreÊlane sà mianem „Naruszeƒ”. a) Naruszenia Raportowanie Raportowanie przez pracowników TNT zach´ca pracowników do niezwłocznego raportowania swoim przeło˝onym lub członkom kierownictwa jakiegokolwiek Naruszenia, które zgodnie z ich przekonaniem miało, ma lub b´dzie mieç miejsce. JeÊeli Naruszenie dotyczy domniemanych nieprawidłowoÊci w działaniu członków Zarzàdu, Rady Nadzorczej, włàcznie z ich grupami roboczymi lub pracowników Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa, stosuje si´ odpowiednio zasady opisane w punkcie c) poni˝ej. JeÊeli raportowanie do przeło˝onych lub członków Zarzàdu nie jest mo˝liwe lub pracownik nie jest w stanie podjàç takiego działania, mo˝e zwróciç si´ bezpoÊrednio do Starszego Doradcy ds. PrawoÊci (ang. Senior Counsel Integrity) w drodze mailowej, pocztowej, faksem lub telefonicznej, np. przy wykorzystaniu bezpłatnej linii telefonicznej TNT Integrity Helplines. Informacje nt. telefonu TNT Integrity Helplines dost´pne sà w intranecie TNT Integrity & Security na stronie www.tntconnect.com Informacje kontaktowe: TNT Group Integrity and Security Senior Counsel Integrity P.O. Box 1300 1100 KG Amsterdam The Netherlands E-mail [email protected] Telefon +31 (0)20 500 6566/8874 Fax +31 (0)20 500 7383 Raportowanie przez osoby trzecie Korzystajàc z niniejszej Procedury, osoby trzecie mogà równie˝ skontaktowaç si´ ze Starszym Doradcà ds. PrawnoÊci, w celu zaraportowania Naruszenia. Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. RAPORTOWANIE NARUSZE¡ Definicja naruszenia Naruszenie w rozumieniu niniejszej procedury obejmuje: a. naruszenie lub podejrzenie naruszenia jakiegokolwiek prawa, regulaminu, Zasad Etyki Biznesowej TNT, zasad polityki korporacyjnej innych firm oraz inne domniemane nieprawidłowoÊci, i/lub b.akty oszustwa lub podejrzenia oszustwa, zgodnie z definicjà zawartà w przyj´tej przez TNT Procedurze Zapobiegania Oszustwom, i/lub c. nierzetelne prowadzenie ksiàg, nierzetelne procedury kontroli rachunkowej lub inne podejrzane kwestie zwiàzane z audytem finansowym spółki, i/lub d.domniemane nieprawidłowoÊci dotyczàce działania członków Zarzàdu, Rady Nadzorczej, włàcznie z ich grupami roboczymi lub pracowników Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa. b) Naruszenia w obszarze finansów JeÊeli Naruszenia dotyczà nierzetelnych praktyk ksi´gowych (wewn´trznych i zewn´trznych), wewn´trznych procedur kontroli finansowej lub audytu finansowego Spółki, pracownik mo˝e równie˝ zawiadomiç o Naruszeniu bezpoÊrednio Komisj´ Rewizyjnà w drodze mailowej, pocztowej, faksem lub telefonicznie. Informacje kontaktowe: Audit Committee of TNT N.V. Att. Office Corporate Secretary Neptunusstraat 41-63 Hoofddorp 2132 JA The Netherlands E-mail [email protected] Telefon +31 (0)20 500 6390 Fax +31 (0)20 500 7984 c) Naruszenia dotyczàce członków Zarzàdu, Rady Nadzorczej, ich grup roboczych lub pracowników Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa Raportowanie do Prezesa Rady Nadzorczej Je˝eli Naruszenie zwiàzane jest z domniemanymi nieprawidłowoÊciami dotyczàcymi działania członków Zarzàdu, Rady Nadzorczej, włàcznie z ich grupami roboczymi, pracownik powinien zło˝yç raport bezpoÊrednio do Prezesa Rady Nadzorczej drogà mailowà, pocztowà, faksem lub telefonicznie. Informacje kontaktowe: Chairman of the Supervisory Board of TNT N.V. Att. Office Corporate Secretary Neptunusstraat 41-63 Hoofddorp 2132 JA The Netherlands E-mail [email protected] Telefon +31 (0)20 500 6390 Fax +31 (0)20 500 7984 Raportowanie do Wiceprezesa Prezesa Rady Nadzorczej Je˝eli Naruszenie dotyczy działania Prezesa Rady Nadzorczej, wówczas pracownik powinien zło˝yç raport wyłàcznie i bezpoÊrednio do Wiceprezesa Rady Nadzorczej. Informacje kontaktowe: Vice Chariman of the Supervisory Board of TNT N.V. Att. Office Corporate Secretary Neptunusstraat 41-63 Hoofddorp E-mail [email protected] 2132 JA Telefon +31 (0)20 500 6390 The Netherlands Fax +31 (0)20 500 7984 10 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 2 Raportowanie do Komisji Rewizyjnej W przypadku, gdy Naruszenie dotyczy domniemanych nieprawidłowoÊci w działaniu pracowników Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa, pracownik powinien przekazaç raport wyłàcznie i bezpoÊrednio do Komisji Rewizyjnej. Audit Committee of TNT N.V. Att. Office Corporate Secretary Neptunusstraat 41-63 Hoofddorp 2132 JA The Netherlands E-mail [email protected] Telefon +31 (0)20 500 6390 Fax +31 (0)20 500 7984 ZawartoÊç raportu W sytuacji, gdy raporty nie b´dà zawierały wystarczajàcych szczegółów dotyczàcych Naruszenia, ich rozpatrzenie przez TNT b´dzie utrudnione. Aby ułatwiç TNT analiz´ raportu wskazujàcego na Naruszenie, nale˝y zadbaç, aby zawierał on mo˝liwie najwi´cej informacji o osobach, Êwiadkach i miejscu Naruszenia, jak równie˝ inne pomocne informacje. Potwierdzenie otrzymania raportu Starszy Doradca ds. PrawoÊci jest zobowiàzany do potwierdzenia otrzymania raportu o Naruszeniu w ciàgu 3 dni roboczych od chwili otrzymania raportu za wyjàtkiem sytuacji, w których identyfikacja raportujàcego nie jest mo˝liwa. Je˝eli raport o Naruszeniu został skierowany bezpoÊrednio do przeło˝onego, informacja potwierdzajàca otrzymanie takiego raportu (anonimowego lub nie) powinna byç przekazana w ciàgu 48 godzin Starszemu Doradcy ds. PrawoÊci w drodze mailowej lub pocztowej. W ciàgu 3 dni roboczych od daty otrzymania raportu, Starszy Doradca ds. PrawoÊci jest zobowiàzany potwierdziç raportujàcemu otrzymanie raportu, chyba, ˝e potwierdzenie takie zostało dokonane wczeÊniej przez członków Zarzàdu. Zasada ta nie ma zastosowania, je˝eli raport był anonimowy. AnonimowoÊç TNT zach´ca pracowników do zgłaszania wszelkich Naruszeƒ bezpoÊrednio i w sposób otwarty do swoich bezpoÊrednich przeło˝onych, kierownictwa lub Starszego Doradcy ds. PrawoÊci. Istnieje mo˝liwoÊç anonimowego zgłaszania Naruszeƒ, nale˝y jednak uwzgl´dniç fakt, ˝e mo˝e to skomplikowaç lub uniemo˝liwiç dochodzenie i podj´cie odpowiednich działaƒ. PoufnoÊç raportów Wszelkie zawiadomienia o Naruszeniach b´dà rozpatrywane w sposób poufny. PoufnoÊç zostanie zachowania w najpełniejszym mo˝liwym zakresie, pozwalajàcym na przeprowadzenie właÊciwego dochodzenia i podj´cie dalszych kroków naprawczych. Pracownicy powinni unikaç zarówno w firmie, jak i na zewnàtrz mo˝liwoÊci ujawnienia Naruszenia, które zgłosili lub zamierzajà zgłosiç, chyba ˝e wymaga tego prawo. Ochrona Ka˝demu pracownikowi składajàcemu raport o Naruszeniu, które zgodnie z jego najlepszym przekonaniem zaistniało lub mo˝e zaistnieç, zostanie udzielona odpowiednia ochrona w zakresie takiego raportowania. Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 11 RAPORTOWANIE NARUSZE¡ Informacje kontaktowe: Ochrona oznacza, ˝e w zwiàzku z zatrudnieniem TNT nie zwolni pracownika, nie zdegraduje, nie zawiesi, nie udzieli ostrze˝enia i nie b´dzie go n´kaç ani dyskryminowaç w ˝aden inny sposób. TNT nie toleruje ˝adnej formy zastraszania, odwetu czy innego działania przeciwko pracownikowi, który zgłosił lub pomagał w zgłoszeniu Naruszenia. Ka˝de takie zastraszenie, odwet czy inne działanie nale˝y natychmiast zgłosiç Starszemu Doradcy ds. PrawoÊci. Raportowanie niezgodne z prawdà TNT nie b´dzie akceptowaç sytuacji, w której pracownik dokonuje zgłoszenia Naruszenia niezgodnego z prawdà. JeÊli pracownik raportuje Naruszenie, o którym wie lub powinien wiedzieç, ˝e nie miało miejsca, zostanie poddany post´powaniu dyscyplinarnemu, które w skrajnym przypadku mo˝e doprowadziç do rozwiàzania stosunku pracy. Dokonywanie fałszywych zgłoszeƒ mo˝e równie˝ doprowadziç do wszcz´cia post´powania cywilnego lub karnego. Pracownik mo˝e byç pociàgni´ty do odpowiedzialnoÊci za szkody wyrzàdzone w wyniku fałszywego zgłoszenia. W sytuacji fałszywego zgłoszenia Naruszenia TNT nie wypłaca pracownikowi, który si´ tego dopuÊcił, odszkodowaƒ i nie zwraca kosztów zwiàzanych z dokonaniem fałszywego zgłoszenia. Zgłoszenie nieprawdziwego raportu o Naruszeniu mo˝e wiàzaç si´ z pociàgni´ciem pracownika do odpowiedzialnoÊci za szkod´ wobec osoby, która ucierpiała w wyniku raportowania niezgodnego z prawdà. W takiej sytuacji TNT nie zwróci pracownikowi, który spowodował takà szkod´ ˝adnych kosztów I nie weêmie odpowiedzialnoÊci za jakiekolwiek konsekwencje wynikajàce z raportowania nieprawdy. Dochodzenie Poni˝sze zasady wprowadza si´ w celu zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia dowodów Naruszenia i zabezpieczenia mo˝liwoÊci odzyskania przez TNT odpowiednich odszkodowaƒ. Dyrektor Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa Wszcz´cie dochodzenia pozostaje w kompetencji Dyrektora Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa, o ile nie jest ono prowadzone bezpoÊrednio przez Komisj´ Rewizyjnà lub Prezesa (Wiceprezesa) Rady Nadzorczej. Dochodzenie zostanie wszcz´te wówczas, gdy raport o Naruszeniu b´dzie wystarczajàco uzasadniony. O ile to mo˝liwe - w przypadku braku bezpoÊrednich lub poÊrednich przeciwwskazaƒ - przeprowadzane b´dà konsultacje z kadrà kierowniczà Spółki. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek przeciwwskazaƒ, konsultacje prowadzone b´dà z kadrà kierowniczà wy˝szego szczebla. Dyrektor Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa mo˝e zaanga˝owaç w dochodzenie odpowiednie osoby z Departamentu Bezpieczeƒstwa, Audytu Wewn´trznego (ang. Corporate Audit Services) lub innych specjalistów w miar´ potrzeby. Kierownictwo Bez upowa˝nienia Dyrektora Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa lub Dyrektora ds. Bezpieczeƒstwa TNT Express, kierownictwo Firmy ani pracownicy nie sà uprawnieni do samodzielnego prowadzenia dochodzenia lub podejmowania działaƒ skierowanych przeciwko Naruszeniu lub osobom podejrzanym o popełnienie Naruszenia. Dowody Na podstawie decyzji Dyrektora Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa, dowody i dokumentacja Naruszeƒ b´dà przechowywane zgodnie z wymogami raportowania TNT Express, procedurami dyscyplinarnymi oraz lokalnymi przepisami prawa. 12 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 2 Współpraca Kierownictwo Firmy jest zobowiàzane do powa˝nego i poufnego traktowania zagadnienia raportowania Naruszeƒ oraz do pełnej współpracy i udzielenia niezwłocznej pomocy osobom prowadzàcym dochodzenie, jak te˝ innym osobom zaanga˝owanym w proces wyjaÊniania Naruszenia. Archiwum Starszy Doradca ds. Bezpieczeƒstwa prowadzi ewidencj´ wszystkich otrzymanych raportów, z zaznaczeniem daty wpływu, statusu dochodzenia, jego rezultatu oraz przygotowuje okresowe podsumowania dla potrzeb Komisji ds. Etyki. Kopie raportów i zestawieƒ sà przechowywane stosownie do wymogów prawa. SpecjaliÊci zaanga˝owani przez Dyrektora Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa (np. Departament Audytu Wewn´trznego, Departament Bezpieczeƒstwa), prowadzà archiwum i przechowujà dokumentacj´ wszystkich dochodzeƒ. Post´powanie dyscyplinarne Pracownicy podejrzani o dokonanie Naruszenia nie bàdà uznawani za winnych, dopóki zarzuty lub podejrzenia nie zostanà im udowodnione. Zgodnie z obowiàzujàcymi przepisami, pracownikom tym umo˝liwione zostanie skorzystanie z prawa do obrony. W przypadkach udowodnionych Naruszeƒ, na podstawie rekomendacji Komisji ds. Etyki, ewentualne podj´cie odpowiednich kroków dyscyplinarnych lub innych działaƒ pozostawaç b´dzie w kompetencji kadry zarzàdzajàcej. Je˝eli działania takie miałyby si´ ró˝niç od rekomendowanych przez Komisj´ ds. Etyki, ich podj´cie wymaga uprzedniej zgody Dyrektora Zarzàdzajàcego lub członków Zarzàdu. BezpoÊrednie raportowanie do Komisji Rewizyjnej lub Prezesa (Wiceprezesa) Rady Nadzorczej W przypadku zgłoszenia Naruszenia bezpoÊrednio do Komisji Rewizyjnej lub Prezesa (Wiceprezesa) Rady Nadzorczej, osoby lub komisje zajmujàce si´ raportem, b´dà wiernie stosowaç niniejszà Procedur´. Raportujàcemu pracownikowi przysługiwaç b´dà wszelkie Êrodki ochronne przewidziane niniejszà Procedurà. Raportowanie do Zarzàdu i Komisji Rewizyjnej Komisja ds. Etyki raportuje do Zarzàdu oraz Komisji Rewizyjnej ka˝de Naruszenie oraz zwiàzane z nim dochodzenie, a tak˝e jego rozstrzygni´cie. Zatwierdzone przez Zarzàd dn. 14 lutego 2006 r. oraz przez Komisj´ Rewizyjnà i Rad´ Nadzorczà w dniach 23 i 24 lutego 2006 r. Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 13 RAPORTOWANIE NARUSZE¡ Informacja zwrotna Na ˝àdanie, ka˝dy pracownik, który zło˝ył raport o Naruszeniu, mo˝e otrzymaç ogólnà informacj´ nt. statusu dochodzenia, jak i jego rezultatu, o ile przekazanie takiej informacji zwrotnej nie b´dzie szkodziç dochodzeniu. 14 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 3 ZAPOBIEGANIE OSZUSTWOM W TNT ZAPOBIEGANIE OSZUSTWOM W TNT (Fraud Prevention Policy) Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 15 Wprowadzenie TNT rozpoznaje potrzeb´ posiadania szczegółowej polityki zapobiegania oszustwom oraz odpowiednich procedur i mechanizmów kontroli w celu ochrony interesów i wiarygodnoÊci sprawozdawczoÊci finansowej, a tak˝e w celu zachowania zgodnoÊci z prawem, w tym z amerykaƒskà ustawà Sarbanes-Oxley Act z 2002 r. oraz z regulaminem amerykaƒskiej Komisji Giełdy Papierów WartoÊciowych. Zgodnie z ust. 1.1 Zakresu Działaƒ Komisji Rewizyjnej, Komisja Rewizyjna wspiera Rad´ Nadzorczà, doradzajàc jej i nadzorujàc wiarygodnoÊç sprawozdawczoÊci finansowej TNT oraz system kontroli wewn´trznej. Zało˝enia TNT pragnie zapewniç: • kultur´, w której nie toleruje si´ oszustw i aktywnie im si´ zapobiega, • ograniczanie ryzyka popełnienia oszustwa w firmie, • efektywne sprawdzenie ka˝dego przypadku oszustwa lub podejrzenia jego wystàpienia, • skutecznà struktur´ kontroli wewn´trznej w celu zapobiegania oszustwom, • zapobieganie lub pokrycie strat powstałych na skutek oszustwa, • konsekwencj´ w działaniu przeciwko tym osobom, którym udowodniono oszustwo, • ˝e ˝aden pracownik lub organizacja nie zostanie oskar˝ona o oszustwo bez ustalenia niezbitych dowodów w drodze stosownego dochodzenia. Zakres Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek i joint venture kontrolowanych przez TNT na całym Êwiecie i obowiàzuje wszystkie osoby w nich zatrudnione. Definicja oszustwa Oszustwem jest: a. podst´p skierowany przeciw firmie lub osobie trzeciej, np. klientowi lub udziałowcowi, w celu zapewnienia sobie osobistej i/lub nieuczciwej lub bezprawnej korzyÊci, i/lub b.fałszowanie zapisów ksi´gowych, celowe bł´dne stosowanie zasad rachunkowych oraz pomini´cie, fałszowanie lub zmiana zapisów ksi´gowych, ksiàg rachunkowych, sprawozdaƒ, ewidencji podatkowej, innych dokumentów lub upowa˝nieƒ, i/lub c. celowe niewłaÊciwe u˝ycie lub wykorzystanie Êrodków i/lub zasobów firmy lub firmie powierzonych. Ârodki obejmujà mi´dzy innymi budynki, wyposa˝enie, pojazdy, gotówk´, dokumenty, materiały, usługi, towary, zapasy magazynowe, oprogramowanie i własnoÊç intelektualnà. Dla potrzeb niniejszego dokumentu Oszustwem okreÊla si´ zarówno oszustwo jak i podejrzenie oszustwa. Powa˝ne Oszustwo wyst´puje wtedy, gdy: • jego wartoÊç szacunkowa przewy˝sza 50 000 EURO (pi´çdziesiàt tysi´cy) lub • osoby podejrzane: - zajmujà stanowiska na Êrednim szczeblu kierowniczym lub wy˝ej, i/lub - sà odpowiedzialne za wdro˝enie i funkcjonowanie kontroli wewn´trznej (np. pracownicy działu kontroli lub finansów), i/lub - jako pracownicy działu finansowego posiadajà uprawnienia do dokonywania, lub zatwierdzania zapisów w ksi´gach rachunkowych Spółki, oddziałów lub filii TNT lub jednostek z nimi powiàzanych. Kontrola DziałalnoÊç TNT opiera si´ na zasadach uczciwoÊci i rzetelnoÊci, dlatego zarzàdzamy naszà firmà zgodnie z przyj´tymi standardami korporacyjnymi oraz Zasadami Etyki Biznesowej TNT, co wymaga wyłàcznie etycznych zachowaƒ. 16 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 3 Firma TNT przyj´ła Program PrawoÊci Działania TNT (ang. Integrity Programme), który ma utrwalaç kultur´ etyki i zapobiegaç Oszustwom dzi´ki Êcisłej kontroli wewn´trznej i kontroli finansowej. Standardy Kontroli Wewn´trznej (The Standards of Internal Control Manual) stanowià podstaw´ organizacji kontroli wewn´trznej w TNT. Zapisy Programu PrawoÊci Działania TNT sà zgodne z Zasadami Etyki Biznesowej TNT, Standardami Korporacyjnymi TNT, Procedurà Raportowania Naruszeƒ TNT, Wskazówkami Etycznymi, Standardami Kontroli Wewn´trznej oraz zwiàzanymi z nimi procedurami. Dodatkowo nieprzerwanie prowadzone sà szkolenia podnoszàce ÊwiadomoÊç w tym zakresie, regularnie odbywa si´ ocena ryzyka oraz dochodzenie spraw. Cz´Êcià Programu PrawoÊci Działania TNT sà tak˝e obserwacje, testy oraz uwierzytelnianie kontroli. Procedura Raportowania Naruszeƒ TNT dost´pna jest na stronie www.tnt.com, a tak˝e na stronie www.tntconnect.com. Informacje kontaktowe: Group Integrity and Security Senior Counsel Integrity P.O. Box 13000 1100 KG Amsterdam The Netherlands E-mail [email protected] Telephone: +31 (0) 20 5008874 Fax: +31 (0) 20 5007383 Inne sposoby raportowania Niezale˝nie od opisanego wy˝ej zastosowania Procedury Raportowania Naruszeƒ TNT, stosuje si´ nast´pujàce zasady: a.Powiadomienie o Oszustwie: •(bezpoÊredni) przeło˝eni mogà zetknàç si´ z Oszustwem podczas pełnienia swoich obowiàzków. Sà oni odpowiedzialni za zgłaszanie takich przypadków bezpoÊrednio Dyrektorowi ds. Bezpieczeƒstwa TNT Express; •pracownicy Departamentu Kontroli Wewn´trznej i lokalnych działów bezpieczeƒstwa mogà zetknàç si´ z Oszustwem lub otrzymaç zawiadomienie o Oszustwie podczas pełnienia swoich obowiàzków. Sà oni odpowiedzialni za zgłaszanie takich przypadków bezpoÊrednio Przewodniczàcemu Komisji ds. Etyki; lub b.Powiadomienie o Powa˝nym Oszustwie: •(bezpoÊredni) przeło˝eni, pracownicy Departamentu Kontroli Wewn´trznej i lokalne działy bezpieczeƒstwa niezwłocznie zawiadomià Przewodniczàcego Komisji ds. Etyki o potencjalnym Powa˝nym Oszustwie; •Komisja ds. Etyki zawiadomi Zarzàd i Komisj´ Rewizyjnà o ka˝dym przypadku potencjalnego Powa˝nego Oszustwa. Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 17 ZAPOBIEGANIE OSZUSTWOM W TNT Powiadamianie Raportowanie naruszeƒ Na gruncie Procedury Raportowania Naruszeƒ TNT zach´ca si´ wszystkich pracowników do powiadamiania bezpoÊredniego przeło˝onego, kierownictwa lub Starszego Doradcy ds. PrawoÊci o Oszustwach, jeÊli majà uzasadnione przekonanie o ich wystàpieniu w przeszłoÊci, w czasie obecnym lub w przyszłoÊci. Wówczas majà zastosowanie zapisy Procedury Raportowania Naruszeƒ TNT, z których wynikajà prawa i obowiàzki zarówno pracowników, kierownictwa jak i firmy TNT. AnonimowoÊç TNT zach´ca pracowników do raportowania Oszustw w sposób otwarty bezpoÊredniemu przeło˝onemu, lokalnemu kierownictwu lub Starszemu Doradcy ds. PrawoÊci. Istnieje równie˝ mo˝liwoÊç dokonywania anonimowych zgłoszeƒ. Nale˝y mieç jednak na uwadze, ˝e anonimowe zawiadomienia mogà utrudniaç lub komplikowaç dochodzenie, a tak˝e kierowaç je na niewłaÊciwe tory. PoufnoÊç Wszelkie zawiadomienia o Oszustwie b´dà rozpatrywane w sposób poufny. PoufnoÊç zostanie zachowana w najpełniejszym mo˝liwym zakresie, pozwalajàcym na przeprowadzenie właÊciwego dochodzenia i podj´cie dalszych kroków naprawczych. Pracownicy powinni unikaç zarówno w firmie, jak i na zewnàtrz mo˝liwoÊci ujawnienia Oszustwa, które zgłosili lub zamierzajà zgłosiç, chyba ˝e wymaga tego prawo. Ochrona Ka˝demu pracownikowi składajàcemu raport o Oszustwie, które zgodnie z jego najlepszym przekonaniem zaistniało lub mo˝e zaistnieç, zostanie udzielona odpowiednia ochrona w zakresie takiego raportowania. Ochrona oznacza, ˝e w zwiàzku z zatrudnieniem TNT nie zwolni pracownika, nie zdegraduje, nie zawiesi w obowiàzkach, nie udzieli ostrze˝enia i nie b´dzie go n´kaç ani dyskryminowaç w ˝aden inny sposób. TNT nie toleruje ˝adnej formy zastraszania, odwetu czy innego działania przeciwko pracownikowi, który zgłosił lub pomagał w zgłoszeniu Oszustwa. Ka˝de takie zastraszenie, odwet czy inne działanie nale˝y natychmiast zgłosiç Starszego Doradcy ds. PrawoÊci. Fałszywe zgłoszenie TNT nie b´dzie tolerowaç fałszywych zgłoszeƒ o Oszustwie. JeÊli pracownik raportuje Oszustwo, o którym wie lub powinien wiedzieç, ˝e nie miało miejsca, zostanie poddany post´powaniu dyscyplinarnemu, które w skrajnym przypadku mo˝e doprowadziç do rozwiàzania stosunku pracy. Dokonywanie fałszywych zgłoszeƒ mo˝e równie˝ doprowadziç do wszcz´cia post´powania cywilnego lub karnego. Pracownik mo˝e byç pociàgni´ty do odpowiedzialnoÊci za szkody wyrzàdzone w wyniku fałszywego zgłoszenia. W sytuacji fałszywego zgłoszenia Oszustwa TNT nie wypłaca pracownikowi, który si´ tego dopuÊcił, odszkodowaƒ i nie zwraca kosztów zwiàzanych z dokonaniem fałszywego zgłoszenia. Dochodzenie W celu odpowiedniego zabezpieczenia dowodów Oszustwa oraz zachowania mo˝liwoÊci odzyskania przez TNT i/lub zainteresowanà spółk´ odpowiednich kwot lub odszkodowania, wprowadza si´ nast´pujàce zasady: Departament ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa Je˝eli zgłoszenie jest wystarczajàco uzasadnione, Dyrektor Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa przeprowadzi dochodzenie na podstawie zgłoszenia o potencjalnie Powa˝nym Oszustwie, dokonanego zgodnie z Procedurà Raportowania Naruszeƒ TNT. W mo˝liwie najpełniejszym zakresie prowadzone b´dà konsultacje z kierownictwem Spółki, której sprawa dotyczy, chyba ˝e jest ono zamieszane w t´ spraw´ bezpoÊrednio lub poÊrednio. Wówczas konsultacje b´dà prowadzone z kierownictwem wy˝szego szczebla. Dyrektor Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa mo˝e zaanga˝owaç potrzebne osoby z Departamentu Bezpieczeƒstwa, Departamentu Kontroli Wewn´trznej lub innych specjalistów. 18 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 3 Departament Bezpieczeƒstwa TNT Express Dochodzenie w sprawie innego zgłoszenia Oszustwa prowadzi dział bezpieczeƒstwa Spółki, podlegajàcy w tym zakresie Dyrektorowi ds. Bezpieczeƒstwa TNT Express, który mo˝e zaanga˝owaç pracowników z Departamentu Bezpieczeƒstwa, Departamentu Kontroli Wewn´trznej lub innych specjalistów. W mo˝liwie najpełniejszym zakresie prowadzone b´dà konsultacje z kierownictwem Spółki, chyba ˝e jest ono zamieszane w t´ spraw´ bezpoÊrednio lub poÊrednio. Wówczas konsultacje b´dà prowadzone z kierownictwem wy˝szego szczebla. BezpoÊredni przeło˝eni W celu ochrony interesów bezpoÊrednich przeło˝onych, wszelkie dochodzenia muszà byç prowadzone w sposób niezale˝ny przez dział bezpieczeƒstwa danego podmiotu, podlegajàcy w tym zakresie Dyrektorowi ds. Bezpieczeƒstwa TNT Express. Dowody Na podstawie decyzji Dyrektora Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa, dowody i dokumentacja b´dà przechowywane zgodnie z wymogami raportowania TNT Express, procedurami dyscyplinarnymi oraz lokalnymi przepisami prawa. Archiwum Zgłoszenia Oszustwa oraz dokumentacja dochodzeniowa stanowiç b´dà podstaw´ zapisów, które podlegajà przechowywaniu. Współpraca Kierownictwo zobowiàzane jest do pełnej współpracy z osobami prowadzàcymi lub zaanga˝owanymi w dochodzenie oraz do udzielania im pomocy. TNT oczekuje, ˝e kierownictwo wszystkich szczebli b´dzie zajmowaç si´ bezzwłocznie sprawami zwiàzanymi z dochodzeniem w sposób odpowiedzialny, poufny i obowiàzkowy. Post´powanie dyscyplinarne Pracownicy podejrzani o Oszustwo uznani b´dà winnymi wyłàcznie, gdy wina zostanie im udowodniona z zachowaniem ich prawa do obrony. Oszustwo W sytuacji zaistnienia Oszustwa, na podstawie rekomendacji Komisji ds. Etyki, ewentualne podj´cie odpowiednich kroków dyscyplinarnych lub innych działaƒ pozostawaç b´dzie w kompetencji kadry zarzàdzajàcej. Je˝eli działania takie miałyby si´ ró˝niç od rekomendowanych przez Komisj´ ds. Etyki, ich podj´cie wymaga uprzedniej zgody Dyrektora Zarzàdzajàcego lub członków Zarzàdu. Powa˝ne Oszustwo Bez uprzedniego zalecenia Komisji ds. Etyki oraz zgody Dyrektora Generalnego lub Zarzàdu, Kierownictwo powinno powstrzymaç si´ od podj´cia działaƒ takich jak zawieszenie, zwolnienie czy inne działania dyscyp- linarne przeciwko osobie, która dopuÊciła si´ potencjalnego Powa˝nego Oszustwa lub jest o to podejrzana. Âciganie oszustwa Zgodnie z ogólnie przyj´tà zasadà oraz obowiàzujàcym prawem, TNT rozpocznie sàdowe post´powanie karne i/lub cywilne przeciwko osobom, które dopuÊciły si´ Oszustwa. Decyzja, o rezygnacji z oskar˝enia i podj´cia kroków cywilnych mo˝e byç podj´ta na polecenie Komisji ds. Etyki oraz za uprzednià zgodà Dyrektora Generalnego lub Zarzàdu i Komisji Rewizyjnej. Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 19 ZAPOBIEGANIE OSZUSTWOM W TNT W sprawach dotyczàcych raportowania Naruszeƒ lub potencjalnego Powa˝nego Oszustwa, ani kierownictwo, ani pracownicy nie majà prawa prowadziç lub wszczynaç dochodzenie lub podejmowaç jakiekolwiek działania wobec zgłoszonego Oszustwa lub osób podejrzanych bez upowa˝nienia Dyrektora ds. Bezpieczeƒstwa TNT Express lub Dyrektora Departamentu ds. PrawoÊci i Bezpieczeƒstwa. Zgłoszenia do Zarzàdu i Komisji Rewizyjnej Komisja ds. Etyki b´dzie zgłaszaç potencjalne Powa˝ne Oszustwa oraz wyniki ich dochodzeƒ Zarzàdowi i Komisji Rewizyjnej. Zatwierdzono przez Zarzàd w dniu 8 lutego 2006 r. oraz Komisj´ Rewizyjnà i Rad´ Nadzorczà w dniach 23 i 24 lutego 2006 r. Zatwierdzono przez Zarzàd TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. w dniu 19 wrzeÊnia 2006 r. 20 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 4 KONFLIKT INTERESÓW KONFLIKT INTERESÓW (Conflicts of Interest Policy) Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 21 Cele polityki Wszystkie decyzje i działania pracowników firmy TNT Express powinny wspieraç realizacj´ celów biznesowych Grupy TNT na Êwiecie. Zało˝enia polityki Zasady Etyki Biznesowej stanowià, ˝e pracownicy nie mogà czerpaç korzyÊci osobistych kosztem mo˝liwoÊci biznesowych przynale˝nych TNT. Nasi pracownicy majà obowiàzek informowaç kierownictwo o wszelkich zawartych transakcjach lub zaistniałych zwiàzkach, wobec których istnieje uzasadnione podejrzenie, ˝e mogà spowodowaç konflikt interesów. Zakres Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek i joint venture kontrolowanych przez TNT na całym Êwiecie. Obowiàzuje wszystkie osoby w nich zatrudnione, członków ich najbli˝szej rodziny oraz podwykonawców. Definicja konfliktu interesów Konflikt interesów mo˝e przybieraç ró˝ne formy. Wyst´puje wtedy, kiedy pracownik firmy TNT wykorzystuje autorytet i posiadane pełnomocnictwa na stanowisku pracy do (a) wpływania na decyzje podejmowane w imieniu TNT w sposób pozwalajàcych na czerpanie nienale˝nych korzyÊci osobistych jemu samemu, członkom najbli˝szej rodziny, przyjaciołom i bliskim znajomym lub (b) uzyskiwania nienale˝nych korzyÊci osobistych dla siebie samego (poza otrzymywanym z TNT wynagrodzeniem), przez członków najbli˝szej rodziny, przyjaciół oraz bliskich znajomych. Przejawy konfliktu interesów Istniejà okreÊlone sytuacje, w których ma miejsce konflikt interesów, pomimo braku jego formalnego okreÊlenia lub zdefiniowania. Tak pojawiajàcy si´ konflikt mo˝e wyrzàdziç wi´cej szkody w firmie, podwa˝ajàc jej wiarygodnoÊç i poddajàc w wàtpliwoÊç uczciwoÊç pracownika, całej Grupy TNT lub pracownika i Grupy. Z tego te˝ powodu wa˝ne jest, aby ka˝dy pracownik osobiÊcie poddajàc ocenie sytuacj´ w kontekÊcie konfliktu interesów, brał pod uwag´, jak mo˝e byç ona postrzegana przez innych. Nale˝y unikaç sytuacji, w których mo˝e pojawiç si´ konflikt interesów, jak równie˝ dokonywaç rygorystycznej oceny w odniesieniu do okolicznoÊci mogàcych prowadziç do nieporozumienia, tak jakby istniało realne zagro˝enie wystàpienia konfliktu interesów. Wytyczne polityki Członkowie Grupy TNT sà zobowiàzani do przekazywania informacji o uzasadnionych podejrzeniach lub o wystàpieniu konfliktu interesów oraz – w sytuacjach pojawienia si´ konfliktu - do zaanga˝owania si´ w jego niezwłoczne ujawnienie właÊciwemu mened˝erowi oraz niedopuszczenie do podejmowania decyzji lub działaƒ w obszarze, gdzie konflikt został zidentyfikowany lub mo˝e wystàpiç. Pracownicy powinni sumiennie wypełniaç swoje obowiàzki wzgl´dem pracodawcy oraz nie powinni dopuÊciç do sytuacji, aby ich działania poza firmà kolidowały z prawidłowym wywiàzywaniem si´ z zadaƒ na rzecz TNT. Członkostwo pracowników w organizacjach non – profit lub działania w organizacjach społecznych nie mogà prowadziç do konfliktu w zakresie zaanga˝owania w prac´ dla TNT. W przypadku wàtpliwoÊci zawsze porozmawiaj o tym ze swoim bezpoÊrednim przeło˝onym. Raportowanie Dwa razy w roku Zarzàd zobligowany jest do wypełnienia, Letter of Representation (LOR) oraz ujawnienia w nim działaƒ, istniejàcych powiàzaƒ oraz innych informacji niezb´dnych do oceny potencjalnego konfliktu interesów. Niezwłocznej aktualizacji dokumentu wymaga ka˝da materialna zmiana w obszarze weryfikowanym w LOR. Ka˝dy zobowiàzany jest tak˝e do ujawnienia przewidywanych zmian oraz mogàcego zaistnieç konfliktu interesów, jeszcze zanim on wystàpi. 22 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 4 Niezale˝nie od powy˝szego, wszyscy pracownicy (jak równie˝ potencjalni pracownicy), sà zobligowani do pisemnego informowania bezpoÊredniego przeło˝onego o zaistnieniu sytuacji – natychmiast po jej wystàpieniu - która mo˝e prowadziç do pojawienia si´ konfliktu interesów. Ujawnienie mo˝e dotyczyç: • Êwiadczonych usług i współpracy na gruncie zawodowym poza TNT w trakcie sprawowania odpowiedzialnoÊci członka zarzàdu • kosztownych prezentów, których przyjmowanie nie jest zgodne z zasadami uj´tymi w polityce „Prezenty i Reprezentacja” • kosztownych imprez i programów rozrywkowych, których przyjmowanie nie jest zgodne z politykà „Prezenty i Reprezentacja” • bezpoÊrednio lub poÊrednio czerpanych korzyÊci pracowników lub członków ich rodziny z dostawcami, klientami, konkurencjà oraz ka˝dà innà organizacjà, co mogłoby wpłynàç lub potencjalnie wpływa na obiektywizm i niezale˝noÊç w decyzjach podejmowanych na stanowisku pracy oraz na odpowiedzialnoÊç za decyzje wobec Grupy TNT • zatrudnianie w TNT członków najbli˝szej rodziny lub przyjaciół i znajomych na stanowiskach bezpoÊrednio podlegajàcych do pracowników lub nadrz´dnych do niego, lub w przypadku gdy pracownik jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji o zatrudnieniu. W przypadku jakichkolwiek wàtpliwoÊci, wszyscy pracownicy powinni skonsultowaç si´ ze swoim bezpoÊrednim przeło˝onym lub Departamentem ds. PrawoÊci (TNT Group Integrity) w celu ich wyjaÊnienia. Powiàzane polityki i procedury KONFLIKT INTERESÓW Zasady Etyki Biznesowej. Raportowanie Naruszeƒ. Zapobieganie Oszustwom. Prezenty i Reprezentacja. Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 23 24 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 5 DZIA¸ANIA DYSCYPLINARNE DZIA¸ANIA DYSCYPLINARNE (Dysciplinary Actions) Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 25 Cele polityki Celem polityki jest zapewnienie jednolitego standardu w zakresie działaƒ dyscyplinarnych w odniesieniu do naruszeƒ wymienionych w załàczonej tabeli. Zało˝enia polityki Kodeks Etyki Biznesowej stanowi, ˝e ka˝de naruszenie jego zasad mo˝e prowadziç do podj´cia kroków dyscyplinarnych, zwolnienia i – w przypadku łamania prawa - do sprawy sàdowej. W celu zapewnienia spójnoÊci i równoÊci traktowania pracowników Grupy TNT, załàczona tabela powinna stanowiç podstaw´ podejmowania działaƒ dyscyplinarnych w stosunku do wszystkich dokonujàcych naruszeƒ wymienionych w tabeli. Zakres Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek i joint venture kontrolowanych przez TNT na całym Êwiecie i obowiàzuje wszystkie zatrudnione w nich osoby. Wytyczne polityki • OdpowiedzialnoÊç za przeprowadzenie badania w danej sprawie została okreÊlona w odpowiednich politykach. • W stosunku do stwierdzonych naruszeƒ majà zastosowanie odpowiednie działania wymienione w tabeli. • Podejmowane działania dyscyplinarne muszà zawsze pozostawaç w zgodzie z lokalnym prawodawstwem i regulacjami. Wszystkie post´powania dyscyplinarne muszà uwzgl´dniaç lokalne procedury w tym zakresie. • W przypadku, kiedy naruszenie uzasadnia podj´cie innych kroków dyscyplinarnych ni˝ wymienione w tabeli, Dyrektor ds. PrawoÊci (Group Director Integrity) dokonuje weryfikacji i ustala z HR właÊciwe działania. • Załàczona tabela podlega weryfikacji i uaktualnieniu o pojawiajàce si´ na bie˝àco naruszenia. • Katalog działaƒ dyscyplinarnych: A: Notatka dokumentujàca sytuacj´ i podj´te działania lub upomnienie pisemne B: Pisemna Nagana i obowiàzkowe szkolenie w tym zakresie C: Pisemna Nagana, obowiàzkowe szkolenie w tym zakresie i usuni´cie z zajmowanego stanowiska D: Zwolnienie z pracy E: Wniesienie sprawy do sàdu (E):Wniesienie sprawy do sàdu, o ile konieczne i efektywne kosztowo - do decyzji 26 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 27 DZIA¸ANIA DYSCYPLINARNE * Łapówka - nielegalna płatnoÊç w celu pozyskania kontraktu lub sprzeda˝y. Nie jest to równoznaczne z rabatem. Zasady Etyki Biznesowej Kradzie˝ informacji Odwet/zemsta (w odniesieniu do zgłoszonego naruszenia Raportowanie Naruszeƒ i innych sytuacji) Zasady Etyki Biznesowej D-E Zasady Etyki Biznesowej Zapobieganie Oszustwom Pranie pieni´dzy Sprzeniewierzenie majàtku firmy D-E Zasady Etyki Biznesowej Łapówka * Zasady Etyki Biznesowej C Zasady post´powania w odniesieniu do transakcji i informacji wewn´trznych Wewn´trzne transakcje/wewn´trzne informacje Kradzie˝ majàtku firmy A Prezenty i Reprezentacja Niestosowne prezenty i programy rozrywkowe B B D (E) C D-E Zapobieganie Oszustwom A C Oszustwo Zasady Etyki Biznesowej D-E D-E Max C D-E Min C C D (E) D (E) D (E) D (E) D (E) D (E) D (E) D (E) D (E) D (E) D (E) D (E) D (E) D (E) Konflikt interesów Niedotrzymanie obowiàzku ujawnienia konfliktu interesów Przekupstwo lub korupcja Wprowadzenie w błàd (Êwiadome dostarczanie fałszywych Zasady Etyki Biznesowej informacji lub oÊwiadczeƒ) Zapobieganie Oszustwom B NiedbałoÊç skutkujàca raportowaniem niewłaÊciwych danych Zasady Etyki Biznesowej finansowych i nie finansowych (bez odpowiedniego upewnienia) Zapobieganie Oszustwom Min D (E) D (E) D-E Max 1-wsze 2-gie wykroczenie wykroczenie B Odniesienie do polityki/procedury Wykorzystanie procedury raportowania do celowego n´kania Procedura Raportowania Naruszeƒ innego pracownika lub zamierzone dokumentowanie nieZasady Etyki Biznesowej prawdziwych informacji Naruszenie Dzia∏ania dyscyplinarne 5 28 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 6 Prezenty i REPREZENTACJA PREZENTY I REPREZENTACJA (Gifts and Entertainment Policy) Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 29 Cele polityki W praktyce biznesowej mogà wystàpiç ró˝nice w postrzeganiu celu i okolicznoÊci, w jakich wr´czane sà prezenty oraz odbywane sà spotkania biznesowe. W ocenie niektórych osób wr´czenie prezentu mo˝e zostaç uznane za prób´ przekupstwa, a ponadto prezenty i zaproszenia mogà wzbudzaç podejrzenie potencjalnego konfliktu interesów mi´dzy pracownikiem i firmà TNT. Celem niniejszej Polityki jest zapobieganie sytuacjom, w których wskutek wr´czenia lub przyj´cia prezentu albo zaproszenia mógłby zostaç podwa˝ony profesjonalizm pracownika i naruszony interes firmy. Zało˝enia polityki Zasady Etyki Biznesowej stanowià, ˝e pracownicy firmy powinni unikaç nienale˝nych korzyÊci, wynikajàcych z ich pozycji lub powiàzaƒ z firmà TNT, w tym tak˝e dla członków ich rodzin. Pracownikom nie wolno przyjmowaç prezentów lub uczestniczyç w spotkaniach, które mogłyby spowodowaç powstanie zobowiàzania po stronie pracownika. Zakres Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek i joint ventures kontrolowanych przez TNT na całym Êwiecie. Obowiàzuje wszystkie osoby w nich zatrudnione, członków ich rodziny oraz podwykonawców. Wytyczne polityki Ogólne • TNT zach´ca pracowników do kierowania si´ wyczuciem oraz powÊciàgliwoÊcià we wr´czaniu i przyjmo- waniu prezentów oraz uczestniczenia w spotkaniach i imprezach o charakterze poza biznesowym. Zwyczaj wr´czania prezentów i uczestniczenia w spotkaniach mo˝e byç odmienny w poszczególnych krajach, reprezentujàcych ró˝ne kultury, jednak zawsze wr´czenie i przyj´cie prezentu lub zaproszenia musi byç zgodne z prawem, nie mo˝e naruszaç polityki w tym zakresie zarówno darczyƒcy jak i obdarowanego oraz powinno byç zgodne z lokalnymi zwyczajami. • Wr´czane lub przyjmowane prezenty oraz zaproszenia powinny byç umiarkowane pod wzgl´dem wartoÊci oraz cz´stotliwoÊci. • W przypadkach innych ni˝ dozwolone prawem, nie dopuszcza si´ proponowania oraz wr´czania jakichkolwiek prezentów i zaproszeƒ pracownikom i urz´dnikom paƒstwowym. • Wydatki reprezentacyjne oraz na prezenty, ponoszone przez pracowników lub podwykonawców TNT muszà byç rzetelnie udokumentowane i rozliczone w ksi´gach rachunkowych. • Nale˝y unikaç proponowania lub przyjmowania prezentów, napiwków lub zaproszeƒ, które mogłyby byç postrzegane jako próba wpłyni´cia na decyzje biznesowe pracownika lub które mogłyby oznaczaç zaciàgni´cie zobowiàzania. • Z punktu widzenia celów niniejszej Polityki na równi traktowane sà prezenty i zaproszenia proponowane, przyjmowane lub wr´czane bezpoÊrednio i poÊrednio, tj. przez osob´ bàdê firm´ trzecià. Prezenty • Dyrektor Zarzàdzajàcy Biznes Unitu okreÊla corocznie maksymalnà wartoÊç prezentu, która jest właÊciwa i zgodna z lokalnymi zwyczajami biznesowymi. • Prezenty przekraczajàce ustalonà wartoÊç muszà uzyskaç pisemnà akceptacj´ kierownika wy˝szego szczebla. • Upominki w postaci długopisów, podkoszulek, kubków, kalendarzy itp. przedmiotów zawierajàcych logo firmy mogà byç wr´czane i przyjmowane w umiarkowanej iloÊci. • Proponowanie, wr´czanie i przyjmowanie gotówki lub jej ekwiwalentów nie jest dozwolone. • Nale˝y unikaç wielokrotnego wr´czania lub przyjmowania tak˝e symbolicznych upominków, które mo˝e byç postrzegane jako próba zaciàgni´cia wzajemnych zobowiàzaƒ. 30 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. 6 • Przyjmowanie lub wr´czanie prezentów, które mogłoby prowadziç do sytuacji konfliktu interesów powinno byç zawsze zgłaszane przeło˝onemu. Reprezentacja • Dyrektor Zarzàdzajàcy Biznes Unitu okreÊla corocznie maksymalnà wartoÊç wydatków reprezentacyjnych. Winna byç ona zgodna z lokalnymi zwyczajami biznesowymi. • Reprezentacja przekraczajàca ustalonà wartoÊç musi uzyskaç pisemnà akceptacj´ kierownika wy˝szego szczebla. • Wszystkie podró˝e zagraniczne zwiàzane z wydarzeniami sportowymi i kulturalnymi muszà byç zatwierdzone przez Zarzàd Grupy TNT, o ile uprawnienia akceptacyjne nie zostały powierzone innym osobom. Wydatki powinny byç ewidencjonowane i raportowane zgodnie z ich charakterem. • Spotkania i imprezy inicjowane i finansowane przez TNT muszà odbywaç si´ z udziałem przedstawiciela TNT. • Zaproszenie przyjmowane przez pracownika TNT powinno byç uzasadnione relacjà biznesowà. Przykładowo mogà byç akceptowane: wspólne uczestniczenie w imprezie kulturalnej lub sportowej lub obiad/kolacja z klientem. Towarzyszàce wyjÊciu drobne wydatki równie˝ b´dà pokrywane przez TNT, o ile nie majà charakteru prywatnego. • Przyjmowanie lub wr´czanie zaproszeƒ, które mogłoby prowadziç do sytuacji konfliktu interesów powinno byç zawsze zgłaszane przeło˝onemu. Zastosowanie polityki PREZENTY I REPREZENTACJA • Kierownictwo TNT ponosi odpowiedzialnoÊç za działania zgodne z zapisami niniejszej Polityki. • W przypadku jakichkolwiek wàtpliwoÊci w zakresie proponowania, przyjmowania lub wr´czania prezentów lub zaproszeƒ pracownicy powinni skonsultowaç si´ ze swoim bezpoÊrednim przeło˝onym lub Departamentem ds. PrawoÊci (TNT Group Integrity) w celu ich całkowitego wyjaÊnienia. • Ka˝de odst´pstwo od niniejszej Polityki wymaga wczeÊniejszej pisemnej akceptacji Zarzàdu Grupy TNT lub Dyrektora ds. PrawoÊci (Group Director Integrity). Kodeks Post´powania w Biznesie, grudzieƒ 2008 r. 31 Tekst jest tłumaczeniem angielskiej wersji językowej. W przypadku jakichkolwiek niejasności lub wątpliwości zaleca się zapoznanie się z oryginałem. 32 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o. POLITYKA ZAPOBIEGANIA OSZUSTWOM PROCEDURA RAPORTOWANIA NARUSZEŃ ZASADY ETYKI BIZNESOWEJ 1 Kodeks Postępowania w Biznesie, Wrzesień 2006 r. 25 26 TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o.
