Jak uruchomić Raport wydatków?

Przewodnik po Raporcie wydatków
Spis treści
Przewodnik po Raporcie wydatków........................................................................................................................................... 1
Czym jest Raport wydatków? ................................................................................................................................................ 1
Kiedy należy korzystać z Raportu wydatków? ....................................................................................................................... 1
Jak uruchomić Raport wydatków? ........................................................................................................................................ 2
Wyniki Raportu wydatków .................................................................................................................................................... 2
Eksport Raportu wydatków ................................................................................................................................................... 3
Podsumowanie wydatków .................................................................................................................................................... 4
Przykładowe raporty wydatków ............................................................................................................................................ 5
Czym jest Raport wydatków?
Raporty wydatków to źródło informacji dla bibliotek na temat wydatków poniesionych w Ebook Central na tytuły kupowane
na własność oraz tytuły DDA. Przedstawione są w nim szczegółowe informacje dotyczące kosztów i zakupów dla każdego
wydatku – stałych zamówień e-booków, wypożyczeń krótkoterminowych (STL) i zakupów automatycznych. W raporcie
znajduje się także odnośnik do zamówienia, z którego wynika dany koszt, w przypadku zakupów dokonywanych
w LibCentral.
Łączne wydatki mogą być prezentowane szczegółowo lub zbiorczo. W raporcie znaleźć się mogą także informacje dotyczące
określonych kryteriów, takich jak np.: dane bibliograficzne; nazwa użytkownika; daty; kody funduszy; numery faktur; daty;
typy zakupów.
Kiedy należy korzystać z Raportu wydatków?
Na podstawie Raportu wydatków można odpowiadać na wszelkie zapytania dotyczące kosztów i wydatków związanych
z konkretnymi tytułami lub listami tytułów.
Oto kilka przykładowych sytuacji, w których korzysta się z Raportu wydatków:
•
•
•
•
•
Jaki wydatek wystąpił przy konkretnej liście tytułów?
Jaka jest kwota wydatków powstałych w konkretnym okresie?
Ile wynosiły wydatki na wypożyczenia krótkoterminowe – STL w 2013 roku? Jak kształtuje się ta wartość
w porównaniu z rokiem 2012?
Ile wydała biblioteka na zamówienia stałe w porównaniu z zakupami automatycznymi?
Ile wydano w ramach konkretnego kodu funduszy w ciągu ostatnich sześciu miesięcy?
Uwaga: Przykłady te omówione zostały szerzej pod koniec niniejszej instrukcji, w dziale Przykłady.
Strona 1 z 7
Jak uruchomić Raport wydatków?
Do Raportu wydatków wchodzi się z zakładki Reports (Raporty).
Aby zobaczyć raport dotyczący wszystkich wydatków, należy kliknąć Search (Szukaj) u dołu formularza, nie wprowadzając
żadnych haseł i nie wybierając żadnych filtrów.
Aby uzyskać raport na temat konkretnego wydatku, należy wypełnić właściwe opcje wyszukiwania i filtrowania, a następnie
kliknąć Search (Wyszukaj). Opcje wyszukiwania:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Title and keyword – Specific title(s) (Tytuł i słowo kluczowe – Konkretny tytuł lub tytuły)
ISBN and Document ID – Specific title(s) (ISBN i ID dokumentu – Konkretny tytuł lub tytuły) – Do rozdzielania wielu
numerów używać przecinków, średników lub spacji. Jako ID dokumentu można użyć Doc ID z ebrary, EBL lub Ebook
Central.
Username (Nazwa użytkownika) – Raport dotyczący kosztów wygenerowanych przez konkretnego czytelnika (nazwa
użytkownika znajduje się w Raporcie korzystania)
Fund Code (Kod funduszy) – Raport z danymi wydatków dokonanych na podstawie konkretnego kodu funduszy
List (Lista) – Raport dotyczy wydatków z tytułu konkretnej listy utworzonej w LibCentral
Invoiced by (Podmiot fakturujący) – Wyszukiwanie według fakturowania przez LibCentral, fakturowania przez
partnera lub dostawcę u którego powstało zamówienie
Publisher (Wydawca) – Można dodać wiele wydawnictw
Purchases or Refunds (Zakupy lub Zwroty) – można uwzględnić lub wykluczyć zwroty
Purchase type (Typ zakupu) – Zakres wyników może być ograniczony do zamówień stałych, zamówień z kolejki
lub zamówień DDA
Price (Cena) – Można określić przedział cenowy dla książek lub wypożyczeń krótkoterminowych
Access model (Owned or DDA) (Model dostępu – własne lub DDA) – Zakres wyników może być ograniczony
do zakupów w ramach konkretnego modelu dostępu
Dates (Daty) – Można określić przedział dat zakupów lub wydania
Visibility (Widoczność) – Zakres wyników może być ograniczony do tytułów, które są aktualnie widoczne
lub niewidoczne
Invoices (Faktury) – Zakres wyników może być ograniczony do konkretnych numerów faktur lub dat faktur ProQuest
Wyniki Raportu wydatków
Raport wydatków można przeglądać na ekranie lub wyeksportować w formacie MARC lub CSV.
Uwaga: Dane dotyczące niedawnych wydatków mogą pojawiać się w raporcie z 5-minutowym opóźnieniem.
Uwaga: Strefa czasowa ustawiana jest domyślnie jako UTC zgodnie z fakturami.
Wyniki sortowane są według daty transakcji (Transaction Date), ale można je jednak sortować według dowolnej kolumny,
klikając nagłówek kolumny.
Strona 2 z 7
Wyniki (na ekranie):
• Invoice number and date (Numer i data wystawienia faktury) – Dane dotyczące faktury ProQuest
• Transaction Date (Data transakcji) – Data transakcji w LibCentral
• Book information (Informacje o książce) (ID dokumentu, tytuł, wydanie itp.)
• Order ID (ID zamówienia) – Odnośnik do pierwotnego zamówienia w przypadku zamówień stałych
składanych w LibCentral
• Order Originator (Składający zamówienie) – Określa, skąd pochodzi zamówienie (LibCentral
lub dystrybutorzy)
• Fund Code (Kod funduszy) – Kod funduszy przyporządkowany do danego wydatku
• Currency (Waluta) – Waluta zakupu
• Quantity (Ilość) – Liczba egzemplarzy tytułu
• Unit Price (Cena jednostkowa) – Cena za sztukę
• Fee (Opłata za serwis) – Opłata doliczana do ceny zakupu i/lub podwyższenia wersji dostępu
• Total Cost (Koszt ogółem) – Ilość x Cena jednostkowa + Opłata
• Discount (Rabat) – Ewentualna kwota rabatu
• Purchase Type (Typ zakupu) – Ebook firm order (stałe zamówienie na e-booki), Upgrade (podwyższenie
wersji dostępu), STL (wypożyczenie krótkoterminowe) lub autopurchase (zakup automatyczny)
• Access model (Model dostępu) – Zakupiony model dostępu (Non-Linear – nieliniowy;
3-user – na 3 użytkowników; 1-user – na 1 użytkownika; Unlimited – bez ograniczeń)
• Zakup lub Zwrot
• Approved by Librarian (Zatwierdzony przez bibliotekarza – Bibliotekarz, który dokonał zakupu
• Username (Nazwa użytkownika) – Nazwa użytkownika należąca do czytelnika
Eksport Raportu wydatków
Aby wyeksportować raport, należy kliknąć przycisk Export. W pojawiającym się oknie należy wybrać typ pliku
(MARC lub CSV) i typ realizacji (Download – pobranie, lub E-mail – wysyłka na e-mail).
Wyniki (dodatkowe informacje w eksporcie):
• Informacje o książce (ISBN, Dewey, LCC)
• Invoiced by (Instytucja fakturująca) – Określa, kto wystawił fakturę dla biblioteki (ProQuest, partnerzy, inni
dostawcy)
• Currency (Waluta) – Waluta faktury
• Barcode (Kod kreskowy) – wszelkie dane dodane przez czytelnika w formularzu Zlecenia
Strona 3 z 7
Podsumowanie wydatków
Na stronie Expenditure Report (Raportu z wydatków) dostępne jest Summary (Podsumowanie) wszystkich wydatków.
W podsumowaniu znajdują się następujące informacje:
• Łączna liczba niepowtarzalnych tytułów posiadanych na własność
• Łączna kwota wydatków
• Łączny i średni koszt zakupów automatycznych, zamówień stałych na e-booki, podwyższenia wersji dostępu oraz
wypożyczeń krótkoterminowych
Aby przejrzeć raport z podsumowaniem wszystkich wydatków, należy kliknąć „View Expenditure Summary” (Wyświetl
podsumowanie wydatków) na stronie Expenditure Report Generation (Tworzenie raportu wydatków).
Podsumowanie wydatków pojawi się w oknie wyskakującym. Podsumowanie to można eksportować.
Podsumowanie wydatków można także wyświetlić w filtrowanym Raporcie wydatków, w oparciu o filtrowane wyniki Raportu
wydatków.
Aby zobaczyć podsumowanie filtrowanego Raportu wydatków, należy kliknąć „View Expenditure Summary” (Wyświetl
podsumowanie wydatków) na stronie wyników.
Strona 4 z 7
Przykładowe Raporty wydatków
Pytanie: Jaki wydatek wystąpił przy konkretnej liście tytułów?
Wyszukiwanie: Lista. Zakres wyników może być także ograniczony do typu zakupu lub daty zakupu.
Pytanie: Jaka jest kwota wydatków powstałych w konkretnym okresie?
Wyszukiwanie: Przedział dat zakupu. Zakres wyników może być także ograniczony do typu zakupu lub sprzedaży bądź też
do modelu dostępu.
Strona 5 z 7
Pytanie: Ile wynosiły wydatki na wypożyczenia krótkoterminowe – STL w 2013 roku? Jak kształtuje się ta wartość
w porównaniu z rokiem 2012?
Wyszukiwanie 1: Purchase Type (Typ zakupu) = STL (Wypożyczenia krótkoterminowe) i Mediated STL (Wypożyczenia
krótkoterminowe z kolejki) oraz przedział dat zakupu - Purchase Date range = 2013
Wyszukiwanie 2: Purchase Type (Typ zakupu) = STL (Wypożyczenia krótkoterminowe) i Mediated STL (Wypożyczenia
krótkoterminowe z kolejki) oraz przedział dat zakupu - Purchase Date range = 2012
Porównanie wyników.
Uwaga: Można także sporządzić porównanie Podsumowania wydatków dla poszczególnych okresów:
Pytanie: Ile biblioteka wydała na zamówienia stałe e-booków w porównaniu z zakupami automatycznymi?
Wyszukiwanie 1: Purchase Type (Typ zakupu) = Ebook (firm orders - zamówienia stałe)
Wyszukiwanie 2: Purchase type (Typ zakupu) = Autopurchase (Zakup automatyczny)
Porównanie wyników raportów.
Strona 6 z 7
Uwaga: W Podsumowaniu wydatków przedstawione są całkowite koszty e-booków (zamówień stałych) i zakupów
automatycznych. Dane te można wykorzystać, jeżeli nie ma potrzeby wyświetlania szczegółów wydatków.
Pytanie: Ile wydano w ramach konkretnego kodu funduszy w ciągu ostatnich sześciu miesięcy?
Wyszukiwanie: Fund code (Kod funduszy) i Purchase Date range (przedział dat zakupu).
Strona 7 z 7