Zarządzenie nr 23 Zarządzenie nr 23

ZARZĄDZENIE NR 23/2013
BURMISTRZA MIASTA LUBAŃ
z dnia 19 lutego 2013 r.
w sprawie: przekazywania sprawozdań finansowych i budżetowych, dokonywania zmian w planach
finansowych oraz postępowania w przypadku zapotrzebowania na środki finansowe.
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U.
z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity
z 2009 r. Dz. U. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca
2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.
U. Nr 43, poz. 247), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr
128, poz. 861 ze zm.), zarządzam, co następuje:
§ 1.
1) Ustala się procedury postępowania przy przekazywaniu sprawozdań finansowych i budżetowych przez
jednostki organizacyjne miasta, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
2) Ustala się procedury postępowania w sprawie wniosków jednostek celem wprowadzenia zmian w planach
finansowych danego roku budżetowego, zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
3) Ustala się procedurę postępowania w przypadku zapotrzebowania na środki finansowe, zgodnie
z załącznikiem nr 3 do niniejszego Zarządzenia.
§ 2.
Obowiązki, o których mowa w §1, spoczywają na przełożonych jednostek organizacyjnych miasta
i kierownikach komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Lubań.
§ 3.
Wykonanie Zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta.
§ 4.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega opublikowaniu w Biuletynie Informacji Publicznej
Urzędu Miasta Lubań.
Burmistrz Miasta Lubań
Arkadiusz Słowiński
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 23/2013
Burmistrza Miasta Lubań
z dnia 19 lutego 2013 r.
Procedury postępowania przy przekazywaniu sprawozdań finansowych i budżetowych
Burmistrzowi Miasta Lubań.
I.
Cel zastosowania procedury.
Wprowadzenie procedury ma na celu określenie prawidłowego postępowania i
usprawnienia w sprawdzeniu i księgowaniu otrzymanych od jednostek sprawozdań.
II.
Podstawa prawna wprowadzenia procedury.
Sprawozdania należy sporządzać zgodnie z:
1. Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103 z 2010 r.)
2. Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. Nr 152,
poz. 1223 z 2009 r. ze zm.).
3. Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.).
4. Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań
jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych ( Dz. U. Nr 43,
poz. 247 z 2010 r.) .
III.
Procedurą objęte są czynności związane z postępowaniem przyjmowania i
sprawdzenia sprawozdań.
1. Jednostki organizacyjne Miasta Lubań składają Burmistrzowi sprawozdania budżetowe,
finansowe i w zakresie operacji finansowych w formie papierowej (1 egz. ) w BOI Urzędu
Miasta (z uwidocznioną datą wpływu) oraz w formie elektronicznej w formacie xml
plikach utworzonych w aktualnej wersji programu BeSTi@ lub SJO BeSTi@.
2. W formie elektronicznej sprawozdania budżetowe i finansowe oraz w zakresie operacji
finansowych są przekazywane:
1) przez szkoły i placówki oświatowe do Wydziału Infrastruktury Społecznej Urzędu
Miasta Lubań,
2) przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubaniu, Miejski Ośrodek Sportu i
Rekreacji w Lubaniu, Straż Miejską, Łużycki Centrum Rozwoju, Administrację
Mieszkań Komunalnych, Ośrodek Wsparcia Dziennego, Miejski Zarząd Wspólnot
Mieszkaniowych i Instytucje Kultury do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta
Lubań.
3) Sprawozdania budżetowe i finansowe Urzędu Miasta Lubań są sporządzane i
weryfikowane w Wydziale F.
3. Przed złożeniem sprawozdań należy wcześniej potwierdzić zgodność planów finansowych
z planem wykonawczym budżetu Gminy Miejskiej Lubań i planem finansowym zadań
z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych Gminie Miejskiej Lubań.
4. Sprawozdania jednostkowe podlegają sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym,
tzn. na oryginalne sprawozdania w wersji papierowej musi być uwidoczniona adnotacja
o sprawdzeniu formalno-rachunkowym oraz czytelny podpis osoby sprawdzającej.
Sprawozdania jednostek oświatowych podlegają sprawdzeniu w wydziale IS, a pozostałe
w Wydziale F.
5. Termin ostatecznego złożenia sprawozdania Burmistrzowi uznaje się za dotrzymany z
chwilą dostarczenia sprawozdania po wcześniejszej weryfikacji zgodnie z ust. 4. Terminy
składania sprawozdań Burmistrzowi są następujące:
1) Sprawozdania budżetowe (Rb-27S, Rb-28S, Rb-27ZZ, Rb-50) składane są w terminach
wynikających z załącznika nr 44 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego
2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
2) Roczne sprawozdanie Rb – WS a o wydatkach strukturalnych jednostki składają do
dnia 31 marca po zakończeniu roku budżetowego zgodnie z § 4 ust. 1-3 załącznika nr
40 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej.
3) Jednostkowe sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie
zmian w funduszu) składane są do 31 marca roku następnego zgodnie z
Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. zmiana z dnia 19 stycznia
2012 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128, poz.861, ze zm. )
4) Jednostkowe sprawozdania w zakresie operacji finansowych (Rb-Z, Rb-UZ, Rb-N,
Rb-UN, Rb-ZN) składane są przez jednostki zgodnie z załącznikiem nr 7 do
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań
jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.
6. Łącznie ze sprawozdaniami budżetowymi i w zakresie operacji finansowych jednostki
składają szczegółową informację dotyczącą zobowiązań występujących w sprawozdaniach
oraz przyczyn wykonania wyższych ponad wskaźnik upływu czasu wydatków.
7. Do sprawozdań finansowych jednostki załączają wyjaśnienia dotyczące następujących
pozycji bilansu:
1) A. I Wartości niematerialne i prawne oraz A. II Rzeczowe aktywa trwałe – informacje
należy podać zgodnie z tabelarycznym ujęciem w Bilansie podając wartość brutto,
netto i umorzenia grup środków trwałych.
2) B. II Należności krótkoterminowe- należy wymienić wszystkie należności
krótkoterminowe ujęte w bilansie z podaniem tytułu należności i kwot.
3) B.III 1.2 Środki pieniężne na rachunkach bankowych- należy podać nazwę rachunków
i kwoty składającej się na wartość podaną w bilansie.
4) D. I Zobowiązania krótkoterminowe należy wykazać zobowiązania wg tytułów oraz
kwot.
8. Wydział IS sporządza łączne sprawozdania szkół i placówek oświatowych, które
przekłada do wydziału F wraz ze sprawdzonymi pod względem formalno- rachunkowym
sprawozdaniami jednostkowymi. Sprawozdania te dostarczone są w wersji papierowej
podpisane przez naczelnika wydziału IS
9. Wydział IS przekazuje do wydziału F łączne sprawozdania szkół i placówek oświatowych
w następujących terminach:
1) Sprawozdania budżetowe:
- miesięczne w terminie 15 dni od zakończenia miesiąca,
- kwartalne za I, II, III i IV kwartał w terminie 15 dni od zakończenia kwartału,
- półroczne w terminie do 15 lipca,
- roczne w terminie do 5 lutego.
2) Sprawozdania w zakresie operacji finansowych:
- kwartalne za I, II, III kwartał w terminie 15 dni od zakończenia kwartału,
- kwartalne za IV kwartał w terminie do 5 lutego.
3) Roczne sprawozdania finansowe do 15 kwietnia roku następnego wraz z informacją
o kwotach wynikających ze wzajemnych rozliczeń między jednostkami (na arkuszu
wyłączeniowym). Ponadto każda jednostka w sprawozdaniu finansowym- w danych
uzupełniających- wykazuje kwoty świadczeń pracowniczych w kolejnych latach
zabezpieczonych w Wieloletniej Prognozie Finansowej na lata 2013-2018 (zgodnie z §
9a w związku z §20 ust. 4 rozp. MF z 5 lipca 2010 r. po zm.) .
VI.
Rozliczenie sprawozdań.
Sprawozdania miesięczne poddawane są wnikliwej analizie realizacji dochodów,
gospodarności, celowości i zasadności dokonywanych wydatków oraz zgodności ich
z planami finansowymi.
Analiza z wykonania planów finansowych winna zostać przedstawiona waz z wnioskami
z niej wynikającymi Burmistrzowi Miasta w terminie 30 dni po zakończaniu kwartału
(z wyjątkiem sprawozdań za I półrocze i kończących rok budżetowy, do których stosuje się
odrębne przepisy).
Załącznik nr 2
do Zarządzenia Nr 23/2013
Burmistrza Miasta Lubań
z dnia 19 lutego 2013 r.
Procedury postępowania w sprawie wniosków jednostek celem wprowadzenia zmian
w planach finansowych danego roku budżetowego.
I.
Cel zastosowania procedury.
Podstawą gospodarki finansowej jednostki jest roczny plan finansowy zwany
potocznie ,,planem’’.
Plan finansowy zatwierdzany jest w podziale na dział, rozdział i paragraf.
Kierownik jednostki realizuje wydatki zgodnie z planem. W trakcie roku budżetowego,
gdy potrzeby jednostki są różne niż środki zaplanowane w poszczególnych paragrafach,
zachodzi konieczność dokonania przesunięć w planie finansowym (przesunięcie planu
dochodów lub wydatków pomiędzy paragrafami, rozdziałami lub działami).
II.
Podstawa prawna wprowadzenia procedury.
1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz.
1240 ze zm.).
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej
(Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.).
III.
Procedurą objęte są czynności związane z postępowaniem w przypadku
konieczności dokonania zmian w planach finansowych.
1. Wprowadzenie zmian następuje, gdy obowiązek lub celowość
bądź
wprowadzony akt prawny lub nowelizacja obowiązujących aktów wynika
relatywnie z przepisów prawa (Uchwał Rady Miasta, Zarządzeń Burmistrza lub
ustaw czy rozporządzeń).
2. Wnioski o zmianę planów finansowych w uzasadnionych przypadkach z
wyczerpującym uzasadnieniem wnioskowanych zmian /do każdego paragrafu
klasyfikacji budżetowej / należy przedkładać osobno do zmian:
1) wymagających podjęcia Uchwał Rady Miasta (kompetencja Rady)
obejmujących zmiany dochodów, zwiększenie limitu wynagrodzeń i pochodnych
od wynagrodzeń, zwiększenie wydatków majątkowych, dotacje i przeniesienia
między działami klasyfikacji budżetowej.
2) wymagających podjęcia Zarządzeń Burmistrza.
Do uzasadnienia należy dołączyć, w formie dokumentu towarzyszącego dokumenty
stwierdzające uzasadniony przypadek oraz wyliczenia (kalkulacje, oszacowania)
skutków finansowych.
Wnioski winny zawierać wskazania źródeł sfinansowania wydatków.
Przygotowanie projektu Zarządzenia Burmistrza lub Uchwały Rady Miasta w
sprawie zmiany budżetu na dany rok budżetowy.
IV.
1. Komórki organizacyjne Urzędu Miasta Lubań oraz miejskie jednostki
organizacyjne, instytucje kultury będące realizatorami budżetu miasta składają
wnioski do zmiany w planach finansowych w BOI Urzędu Miasta Lubań.
Na wnioskach winna zostać uwidoczniona data wpływu.
2. Wnioski winny zawierać również dane wg następującego wzoru:
1) Tabela w układzie dział, rozdział, paragraf (osobno w zakresie zmian
dochodów i wydatków).
Dział……….Rozdział………..
Lp.
§
(wg
kolejności
numerycznej)
1
2
Plan
przed
zmianą
3
Wskaźnik
Wykonanie Wykonania
*
w % (4:3)
Proponowane
zmiany
zwiększenia
4
5
6
Plan po
zmniejszenia zmianach
7
8
OGÓŁEM
* Uwaga: wg stanu na dzień sporządzania wniosku
Dział
2) Załączniki dotyczące odpowiednio zmienianych dochodów i wydatków
( wyłącznie zmieniane pozycje) wydrukowane z programu BeSTi@ lub SJO
BeSTi@ w układzie:
Rozdział
Paragraf
Przed zmianą
Zmiana
Po zmianie
Razem:
3. Załączniki wymienione w ust. 2 w formacie xml w zakresie szkół i placówek
oświatowych przesyłane są do wydziału IS, a pozostałe jednostki do wydziału F
Urzędu Miasta Lubań.
4. Dodatkowo w zakresie zadań inwestycyjnych lub remontowych do wniosku
dołącza się opinię Wydziału Inwestycji i Gospodarki Komunalnej o możliwości
i konieczności ujęcia danego zadania.
5. Wnioski wymagające podjęcia Uchwał Rady Miasta dostarczać należy w
nieprzekraczalnym terminie do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego Sesję
Rady Miasta.
6. Wnioski wymagające podjęcia Zarządzeń Burmistrza dostarczać należy w
nieprzekraczalnym terminie do 10-go dnia każdego miesiąca, w którym ma być
dokonana zmiana. Ostatni wniosek w danym roku budżetowym należy dostarczyć
w nieprzekraczalnym terminie do 30 listopada danego roku.
7. Wnioski są rozpatrywane przez merytoryczne odpowiedzialne komórki
organizacyjne Urzędu Miasta Lubań. Komórki te dokonują weryfikacji oraz
sprawdzenia kompletności, poprawności i zasadności dokonania zmian w planach
finansowych jednostek i dołączają do wniosku opinię komórki merytorycznej wraz
z przedstawieniem procentowego wykonania planowanych wydatków w miarę
upływu czasu wg następującego wzoru:
Dział
Rozdz.
§
1
2
3
Plan przed Wykonanie
zmianą
4
5
% wykonania 5:4
Uwagi
6
7
Wnioski dotyczące szkół i placówek oświatowych winny zostać przedłożone
zbiorczo. Osoby merytoryczne odpowiedzialne dokonują selekcji wniosków
złożonych przez kierowników jednostek dzieląc je na wnioski wprowadzone w
trybie Zarządzeń Burmistrza i w trybie Uchwały Rady.
8. Zaopiniowane przez kierowników odpowiednich komórek organizacyjnych
wnioski (podzielone na wymagające podjęcia uchwały rady i zarządzeń)
przekładane są Skarbnikowi Miasta w terminie do 5-go dnia miesiąca (dot.
uchwał rady) i 15-go dnia miesiąca (dot. Zarządzeń Burmistrza), w którym ma
być dokonana zmiana. Opinia kierowników komórek organizacyjnych nie jest
wiążąca dla Skarbnika Miasta.
Wnioski, które zyskały akceptację Skarbnika są opracowywane przez Wydział
Finansowy do postaci projektów uchwał Rady i Zarządzeń Burmistrza w sprawie
zmian budżetu na dany rok budżetowy, które przekłada się Burmistrzowi w
terminach umożliwiających podjęcie właściwych uchwał i zarządzeń Burmistrza.
9. Przestrzeganie wymienionych terminów jest obligatoryjne.
V.
Postępowanie z podjętymi uchwałami.
1. Burmistrz niezwłocznie zawiadamia naczelników wydziałów, kierowników
referatów i samodzielne stanowiska oraz kierowników jednostek organizacyjnych
o wprowadzonych zmianach w budżecie.
2. Na podstawie podjętych uchwał i zarządzeń, kierownicy jednostek dokonują
zmian w planach finansowych i przekładają Burmistrzowi informację o zmianie
planu w terminie 5 dni od daty otrzymania, w tym samym terminie składają
zapotrzebowania na środki finansowe.
3. Za terminowe przekazanie środków finansowych jednostkom odpowiada
Skarbnik Miasta.
Załącznik nr 3
do Zarządzenia Nr 23/2013
Burmistrza Miasta Lubań
z dnia 19 lutego 2013 r.
Procedura postępowania w przypadku zapotrzebowania na środki finansowe.
I. Cel zastosowania procedury.
Kierownik jednostki dokonuje wydatków zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
Zachodzi konieczność przekazywania środków finansowych na wydatki w sposób
umożliwiający terminowa realizację zadań.
II. Podstawa prawna wprowadzenia procedury.
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze
zm.).
III.
Procedurą objęte są czynności związane z postępowaniem w przypadku
zapotrzebowania na środki finansowe.
1. Zapotrzebowanie na środki finansowe na realizację wydatków - na cele i w
wysokościach ustalonych w planie finansowym - jednostki podległe
Miastu i komórki organizacyjne Urzędu składają Skarbnikowi Miasta (przez BOI
Urzędu Miasta Lubań lub na e-mail: [email protected] lub
[email protected] , w terminie 5 dni przed terminem płatności zobowiązań.
2. Zapotrzebowania nie wystawia się w przypadku środków otrzymanych w formie
dotacji, środków otrzymanych na podstawie umów, porozumień, kredytu i środków UE.
Środki te przekazywane są po otrzymaniu wyciągu bankowego potwierdzającego ich
wpływ w ciągu 5 dni roboczych z rachunku podstawowego budżetu na rachunki
jednostek podległych.
3. W przypadku nie złożenia zapotrzebowania na środki w terminie 5 dni przed terminem
płatności, Skarbnik nie ponosi odpowiedzialności za nie przekazanie w terminie
środków finansowych i ewentualnie nie zrealizowanie przez jednostki określonych
płatności.
4. Odpowiedzialność za zrealizowanie przez jednostki określonych płatności ponoszą
kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu lub kierownicy jednostek
organizacyjnych.