docKSIĄŻKA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO – CZĘŚĆ II I. PROCEDURY
download 
Reklamacja Transkrypt
KSIĄŻKA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO – CZĘŚĆ II I. PROCEDURY
KSIĄŻKA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO – CZĘŚĆ II I. PROCEDURY METODOLOGICZNE (METODOLOGIA AUDYTU) Książka zawiera procedury metodologiczne (metodologie audytu) dotyczące: rocznej analizy ryzyka i planowania strategicznego oraz rocznego – wzór A przygotowania upoważnienia do przeprowadzenia zadania zapewniającego – wzór B przeprowadzenia wstępnego przeglądu – wzór C przygotowania programu zadania – wzór D uzgodnienia, przebiegu i dokumentowania narady otwierającej – wzór E przeprowadzenia zadania audytowego – zapewniającego – wzór F przeprowadzenia wywiadu – wzór F.1 przeprowadzenia testów kroczących (walkthrough) – wzór F.2 przeprowadzenia obserwacji/oględzin – wzór F.3 przeprowadzenia badania kwestionariuszami kontroli wewnętrznej – wzór F.4 przeprowadzenia badania kwestionariuszami samooceny – wzór F.5 przeprowadzenia testów zgodności – wzór F.6 przeprowadzenia testów wiarygodności – wzór F.7 uzgodnienia, przebiegu i dokumentowania narady zamykającej – wzór G sprawozdawczości z zadania audytowego – wzór H czynności sprawdzających – wzór I sprawozdawczości z realizacji rocznego i wieloletniego planu audytu – wzór J zadań doradczych – wzór K II. SŁOWNIK POJĘĆ III. ZAŁĄCZNIKI PROCEDURA PRZEPROWADZENIA ROCZNEJ ANALIZY RYZYKA, PLANOWANIA STRATEGICZNEGO ORAZ ROCZNEGO Nazwa procedury ROCZNA ANALIZA RYZYKA, PLANOWANIE STRATEGICZNE ORAZ ROCZNE Uwarunkowania procedury STANDARDOWE, PRAWNE Właściciel procedury ZARZĄDZAJACY AUDYTEM WEWNĘTRZNYM L.p STANOWISKO . ODPOWIEDZIALNE 1 ZA DZIAŁANIE Audytor CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄCA zebranie i uzupełnianie informacji o zarządzający obszarach działalności, w tym o przepisach audytem TERMIN na bieżąco PRODUKT dokumenty, MIEJSCE DOCELOWE akta stałe wewnętrzne uregulowania, prawnych dotyczących działania jednostki opisy systemów 2 Audytor zapoznanie się z roczną analizą ryzyka zarządzający do końca brak akta stałe przeprowadzoną przez kierownika audytem sierpnia zapoznanie się z nowymi planami zarządzający do końca kopie istotnych akta stałe jednostki, celami długoterminowymi i audytem sierpnia dokumentów roczna ocena stopnia realizacji celów zarządzający do końca arkusz roboczy akta stałe jednostki audytem sierpnia zebranie i analiza informacji o zarządzający do końca kopie istotnych akta stałe niepożądanych incydentach audytem sierpnia dokumentów zdefiniowanie obszarów ryzyka, na zarządzający do końca arkusz roboczy jednostki 3 Audytor krótkoterminowymi 4 5 6 Audytor Audytor Audytor akta stałe 7 Audytor Audytor 8 Audytor 9 1 0 Audytor 1 1 Audytor podstawie analizy uwag pracowników jednostki, liczby, rodzaju i wielkości dokonywanych operacji finansowych, możliwości dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, liczby i kwalifikacji pracowników jednostki, działań jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną, sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z wykonania budżetu audytem sierpnia (zał. nr 1) zidentyfikowanie wewnętrznych i zewnętrznych czynników ryzyka i powiązanego z nim ryzyka mającego wpływ na realizację celów jednostki zarządzający do końca arkusz roboczy audytem sierpnia (zał. nr 1) ocena systemu zarządzania, w tym środowiska kontroli, m.in. na podstawie wyników wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej; patrz zał. nr 2 zarządzający do końca arkusz roboczy audytem sierpnia (zał. nr 2) dokonanie analizy ryzyka wg przyjętej zarządzający do końca wg przyjętej metodologii audytem września metodologii priorytetowe ustawienie obszarów wg zarządzający do 25 nie dotyczy malejących wielkości audytem października modyfikacja obszarów na lata następne, zarządzający do 25 projekt planu akta stałe akta stałe akta stałe kierownik (jeżeli analiza ryzyka wskazuje na audytem października strategicznego dokonanie weryfikacji) 1 2 Audytor jednostki/akta stałe określenie potrzeb audytu, zdefiniowanie zarządzający do 25 projekt planu tematów zadań audytowych na rok audytem października zarządzający do 25 wzór rocznego kierownik audytem października planu audytu jednostki – akta zawiera zał. nr stałe (po 1 podpisaniu następny 1 3 Audytor opracowanie rocznego planu audytu przez kierownika jednostki) Pracownik sporządzenie pisma przewodniego audytor/zarządz do 30 pismo sekretariat wspomagający audyt przekazującego plan roczny audytu do ający audytem października przewodnie audytu wewnętrzny organu uprawnionego 1 5 Sekretariat zarejestrowanie pisma przewodniego i wysłanie z rocznym planem audytu brak do 30 października wpis w księgę kancelaryjną organ uprawniony – akta stałe 1 6 Pracownik wspomagający audyt wewnętrzny przygotowanie pisma przewodniego do rozesłania planu rocznego do kierowników komórek organizacyjnych i rozsyłanie do kierowników jednostek organizacyjnych i kierownictwa jednostki audytor/zarządz ający audytem do końca roku pismo przewodnie akta stałe 1 4 (zał. nr 3) 1 7 Audytor monitoring i przegląd poziomu ryzyka, zarządzający audytem na bieżąco dokument roboczy tylko istotne informacje akta stałe 1 8 Zarządzający audytem zgłaszanie zagrożeń brak na bieżąco informacja dotycząca tylko istotnych informacji akta stałe – kierownik jednostki PROCEDURA PRZYGOTOWANIA UPOWAŻNIEŃ DO PRZEPROWADZENIA ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO Nazwa procedury PRZYGOTOWANIE UPOWAŻNIEŃ Uwarunkowania procedury WYMOGI PRAWNE Właściciel procedury AUDYTOR WEWNĘTRZNY L .p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE 1 Zarządzający audytem analiza zasobów kadrowych audytu i wyznaczenie zespołu brak zgodnie z planem lub poleceniem brak nie dotyczy 2 Pracownik wspomagający audyt wewnętrzny przygotowanie upoważnień do przeprowadzenia zadania audytowego zgodnie z planem na dany rok zarządzający audytem j.w. upoważnienie – zał. nr 4 sekretariat kierownika jednostki 3 Kierownik jednostki podpisanie upoważnień brak j.w. upoważnienie akta bieżące 4 Koordynator zadania wniosek o przedłużenie zadania audytowego (jeżeli zachodzi potrzeba) zarządzający audytem przed upływem terminu zakończenia zadania wniosek – zał. nr 5 akta bieżące CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄCA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 5 Pracownik wspomagający audyt wewnętrzny uzupełnienie upoważnienia do przeprowadzenia zadania audytowego (jeżeli zaakceptowano wniosek) zarządzający audytem przed upływem terminu zakończenia zadania upoważnienie sekretariat kierownika jednostki 6 Kierownik jednostki podpisanie upoważnień brak j.w. upoważnienie akta bieżące PROCEDURA PRZEPROWADZENIA WSTĘPNEGO PRZEGLĄDU WSTĘPNY PRZEGLĄD Nazwa procedury Uwarunkowania procedury STANDARDOWE Właściciel procedury L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE ZARZĄDZAJĄCY AYDTEM CZYNNOŚĆ 1 Audytor analiza akt stałych audytu, patrz zał. nr 6 2 Audytor 3 OSOBA WERYFIKUJĄCA koordynator zadania TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE przed rozpoczęciem zadania kopie istotnych dokumentów akta bieżące analiza przepisów prawa oraz wewnętrznych brak regulacji pod kątem kryteriów oceny oraz ustalenie, czy i kiedy wystąpiły istotne zmiany prawne lub organizacyjne, patrz zał. nr 7 przed rozpoczęciem zadania zapisy w notatce z przeglądu akta bieżące Audytor zrozumienie badanej działalności i potwierdzenie zrozumienia procesu brak przed rozpoczęciem zadania brak nie dotyczy 4 Audytor analizę wyników wcześniejszych kontroli, audytów koordynator zadania przed rozpoczęciem zadania notatka ze wstęp- akta bieżące nego przeglądu 5 Audytor zidentyfikowanie i zrozumienie istniejących kontroli patrz słownik pojęć koordynator zadania przed rozpoczęciem zadania notatka ze wstęp- akta bieżące nego przeglądu (zał. nr 8) 6 Audytor identyfikacja i ocena źródeł dowodowych koordynator zadania przed rozpoczęciem zadania notatka ze wstęp- akta bieżące nego przeglądu 7 Audytor ustalenie dostępu do elementów składających się na populację brak przed rozpoczęciem zadania notatka ze wstęp- akta bieżące nego przeglądu 8 Audytor wstępna ocena ryzyka m. in. na podstawie wstępnej oceny systemu kontroli należy uwzględnić czynniki mające wpływ na wystąpienie zjawiska oszustwa i nadużycia brak przed rozpoczęciem zadania analiza ryzyka akta bieżące (zał. 9), patrz też słownik pojęć przygotowanie notatki z przeglądu wstępne- zarządzający au- przed rozpoczęgo, potwierdzenie celowości dalszych badań dytem ciem zadania lub sporządzenie sprawozdania ze wstępnego przeglądu, z wnioskiem o odstąpienie od dalszych prac notatka ze wstęp- akta bieżące nego przeglądu (zał. 8) 10 Audytor PROCEDURA PRZYGOTOWANIA PROGRAMU ZADANIA Nazwa procedury: PRZYGOTOWANIE PROGRAMU ZADANIA Uwarunkowania procedury WYMOGI PRAWNE, STANDARDOWE Właściciel procedury ZARZĄDZAJACY AUDYTEM L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄCA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Koordynator zadania ostateczne zdefiniowanie celu i zakresu zadania zarządzający au- przed terminem dytem narady program akta bieżące 2 Koordynator zadania wniosek o zmianę tematu zadania/odstąpienie od zadania (tylko w przypadku konieczności, nowe upoważnienie przygotowywane wg procedury – wzór B zarządzający au- przed terminem dytem narady wniosek zał. nr 10/projekt upoważnienia kierownik jednostki/akta bieżące 3 Koordynator zadania określenie kryteriów oceny/ stanu wymaganego zarządzający au- przed terminem dytem narady program zadania (zał. nr 11) 4 Koordynator zadania określenie zakresu podmiotowego i przedmiotowego badań, patrz zał. nr 12 zarządzający au- j.w. dytem program akta bieżące akta bieżące 5 Koordynator zadania wyspecyfikowanie planowanych technik i wskazówek metodycznych określających sposób badania, patrz słownik pojęć zarządzający au- j.w. dytem program akta bieżące 6 Koordynator zadania audytor wskazanie problemów, na które należy zwrócić uwagę zarządzający au- j.w. dytem program akta bieżące 7 Koordynator zadania audytora określenie rodzaju dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń, patrz słownik pojęć zarządzający au- j.w. dytem program akta bieżące 8 Koordynator zadania weryfikacja zasobów kadrowych audytu (uzupełnienie upoważnień zgodnie z procedurą – wzór B) zarządzający au- j.w. dytem brak nie dotyczy 9 Koordynator zadania przydzielenie zadań poszczególnym audyto- zarządzający aurom dytem program akta bieżące 10 Audytor zaprojektowanie testów koordynator zadania j.w. opis testu, check lista akta bieżące 11 Audytor zaprojektowanie wywiadów, oględzin, obserwacji, analiz koordynator zadania j.w. check lista opis testu, akta bieżące 12 Osoba wspomagająca audytora wg wskazówek audytora sporządzenie listy dokumentów, które będą niezbędne dla audytu audytor j.w. akta bieżące 13 Koordynator zadania określenie harmonogram prac zarządzający au- j.w. dytem dokument roboczy lub pismo/wykaz dla audytowanego program akta bieżące PROCEDURA UZGODNIENIE, PRZEBIEGU I DOKUMENTOWANIA NARADY OTWIERAJĄCEJ Nazwa procedury NARADA OTWIERAJĄCA Uwarunkowania procedury WYMOGI PRAWNE, STANDARDOWE Właściciel procedury ZARZĄDZAJACY AUDYTEM L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Koordynator zadania spotkanie z zespołem audytowym, przedstawienie celu, zakresu i założeń audytu brak przed naradą otwierająca brak 2 Audytor przygotowanie zestawu zagadnień do omówienia na naradzie otwierającej koordynator zadania przed naradą 3 Pracownik poinformowanie kierowników jednostek wspomagający audytora organizacyjnych objętych zadaniem, o terminie narady wewnętrznego audytor zestawienie akta bieżące znajduje odzwierciedlenie w protokole z pismo lub e-mail akta bieżące 4 Koordynator zadania uzgodniony telefonicznie ze wszystkimi stronami w trakcie narady brak otwierającej 5 Koordynator zadania, poznanie osób zaangażowanych w proces brak audytor, pracownik wspomagający audytora wewnętrznego Koordynator zadania, przeprowadzenie narady: przedstawienie brak celu zadania, omówienie tematyki i zakresu audytu, przedstawienie harmonogramu zadania i omówienie zasad organizacyjnych, w tym trybu przekazywania ustaleń, omówienie najistotniejszych zagadnień 6 okazanie upoważnień do audytu, wraz z brak odpowiednimi dokumentami, przedstawienie składu zespołu audytorskiego, nie dotyczy nie dotyczy w tracie narady otwierającej protokół z narady akta bieżące w tracie narady otwierającej protokół z narady akta bieżące/ uczestnicy spotkania 7 Koordynator zadania, przekazanie wykazu dodatkowej dokumentacji do przekazania brak w tracie narady otwierającej brak nie dotyczy 8 Koordynator zadania, uzgodnienie kryteriów oceny brak w tracie narady otwierającej protokół z narady akta bieżące/ uczestnicy spotkania 9 Pracownik sporządzenie protokołu z narady wspomagający audytora otwierającej wewnętrznego koordynator zadania do 2 dni po zakończeniu narady otwierającej 14 dni po zakończeniu narady otwierającej protokół brak protokół akta bieżące/ uczestnicy spotkania 10 Pracownik uzyskanie podpisów na protokole można wspomagający audytora sporządzić pismo i wyznaczyć termin na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń lub podpisanie koordynator zadania 11 Koordynator zadania / przy udziale pracownika wspomagającego audytora zebranie i analiza ewentualnych uwag, uzyskanie podpisów (działanie opcjonalne, jeżeli zgłoszono uwagi) w razie odmowy podpisania protokołu, zamieszcza się o tym wzmiankę w protokole; na odmawiającym ciąży obowiązek niezwłocznego pisemnego uzasadnienia przyczyn odmowy zarządzający audytem w zależności od terminów przekazania uwag protokół akta bieżące/ uczestnicy spotkania PROCEDURA PRZEPROWADZANIA ZADANIA AUDYTOWEGO – OGÓLNY OPIS PROCESU AUDYTU Nazwa procedury PROWADZENIE ZADANIA AUDYTOWEGO Uwarunkowania procedury PRAWNE I STANDARDOWE Właściciel procedury ZARZĄDZAJACY AUDYTEM L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE CZYNNOŚĆ 1 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora uzyskanie niezbędnych dokumentów, informacji do przeprowadzenia zadania 2 Audytor 3 OSOBA WERYFIKUJĄ CA brak TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE wg programu audytu zgodnie z procedurami audytowymi akta bieżące przeprowadzenie i udokumentowanie testów koordynator zgodności (patrz słownik pojęć) zadania wg programu audytu zgodnie z procedurami audytowymi akta bieżące Audytor przeprowadzenie i udokumentowanie testów koordynator wiarygodności (patrz słownik pojęć) zadania wg programu audytu zgodnie z procedurami audytowymi akta bieżące 4 Audytor ocena uzyskanych dowodów i ewentualne potwierdzenie ich (patrz zał. nr 14) koordynator zadania wg programu audytu projekt dalszych działań, zgodnie z procedurami audytowymi akta bieżące 5 Audytor wyjaśnienie niezgodności i ustalenie ich przyczyn koordynator zadania wg programu audytu pismo lub notatka z rozmowy/ wywiadu akta bieżące 6 Koordynator zadania, przy udziale audytora uczestniczącego w ocena ustaleń i przyczyn zarządzający audytem wg programu audytu wstępne sprawozdanie akta bieżące zadaniu 7 Koordynator zadania, przy udziale audytora uczestniczącego w zadaniu ocena systemu kontroli wewnętrznej pod kątem prawidłowości przebiegu procesu zarządzający audytem wg programu audytu wstępne sprawozdanie akta bieżące 8 Koordynator zadania, przy udziale audytora uczestniczącego w zadaniu ocena ryzyka wynikającego z ujawnionych nieprawidłowości (patrz słownik pojęć) zarządzający audytem wg programu audytu wstępne sprawozdanie akta bieżące 9 Koordynator zadania, przy udziale audytora uczestniczącego w zadaniu analiza zebranego materiału i informacji pod zarządzający kątem konieczności podjęcia audytem natychmiastowych działań w trakcie trwania informacja audytu kierownik jednostki PROCEDURY AUDYTOWE – WYWIAD Nazwa procedury WYWIAD Uwarunkowania procedury STANDARDOWE Właściciel procedury L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE 1 Audytor 2 ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE koordynator zadania w trakcie trwania dokument zadania roboczy zał. nr 15 akta bieżące przygotowanie niezbędnej dokumentacji Pracownik wspomagający audytora audytor przed terminem wywiadu brak nie dotyczy 3 ustalenie terminu i miejsca spotkania Pracownik wspomagający audytora audytor zgodnie z ustale- brak niami nie dotyczy 4 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora brak j.w. nie dotyczy przygotowanie wywiadu/ rozmowy, realizacja wielokrotna w zależności od potrzeb, dotyczy wywiadów niezaplanowanych w procesie tworzenia programu przeprowadzenie wywiadu/rozmowy notatka z rozmowy /wywiadu 5 Pracownik udokumentowanie rozmowy/wywiadu, w audytor/ wspomagający audytora odniesieniu do informacji wrażliwych należy koordynator uzyskać podpis rozmówcy zadania do 2 dni po zakończeniu wywiadu/ rozmowy akta bieżące notatka z wywiadu / rozmowy (zał. nr 15 i zał. nr 16) PROCEDURY AUDYTOWE – TESTY KROCZĄCE (WALKTHROUGH) Nazwa procedury TESTY KROCZĄCE Uwarunkowania procedury STANDARDOWE Właściciel procedury L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Audytor analiza formalnych (wewnętrznych i prawnych) procedur i ścieżki audytu, uzyskanej od właściciela procesu, patrz zał. nr 17 oraz słownik pojęć koordynator zadania przed rozpoczęciem zadania notatka ze wstępnego przeglądu akta bieżące 2 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora przeprowadzenie wywiadu na temat przebiegu procesu wg procedury – wzór F.1 brak przed rozpoczęciem zadania notatka ze wstępnego przeglądu akta bieżące 3 Audytor ocena prawidłowości sporządzenia ścieżki audytu patrz słownik pojęć koordynator zadania przed rozpoczęciem zadania dokument roboczy akta bieżące 4 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora sporządzenie własnej ścieżki audytu w przypadku braku ścieżki audytu lub luk w ścieżce koordynator zadania przed rozpoczęciem zadania dokument roboczy akta bieżące 5 Audytor uzyskanie potwierdzenia od właściciela procesu o prawidłowości jego przebiegu brak przed rozpoczęciem zadania podpis na dokumencie akta bieżące 6 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora zbadanie niewielkiej ilości operacji, przejście przez proces od jego początku do końca koordynator zadania przed rozpoczęciem zadania dokument roboczy akta bieżące PROCEDURY AUDYTOWE – OBSERWACJA/OGLĘDZINY OBSERWACJA Nazwa procedury Uwarunkowania procedury STANDARDOWE Właściciel procedury L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Audytor określenie celu obserwacji/ oględzin, patrz: słownik pojęć oraz zał. nr 18 i nr 19 koordynator zadania wg programu audytu arkusz roboczy (zał. nr 18 i nr 19) akta bieżące 2 Audytor określenie obiektu/ obiektów obserwacji/oględzin koordynator zadania wg programu audytu arkusz roboczy akta bieżące 3 Audytor zaplanowanie terminu obserwacji/oględzin brak wg programu audytu arkusz roboczy akta bieżące 4 Pracownik powiadomienie właściciela procesu lub wspomagający audytora osoby wskazanej do kontaktów o terminie obserwacji obligatoryjnie dotyczy tylko oględzin audytor wg programu audytu nie dotyczy nie dotyczy 5 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora brak wg programu audytu arkusz roboczy, w razie oględzin w obecności osoby reprezentującej audytowanego akta bieżące 6 Pracownik udokumentowanie obserwacji/oględzin wspomagający audytora audytor wg programu audytu arkusz roboczy, akta bieżące w razie oględzin dokumentowanie odbywa się w obecności reprezentującego audytowanego 7 Pracownik uzyskanie podpisu osoby obecnej przy wspomagający audytora obserwacji/ oględzinach audytor wg programu audytu obligatoryjnie dotyczy tylko oględzin przeprowadzenie obserwacji /oględzin PROCEDURY AUDYTOWE – KWESTIONARIUSZE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ Nazwa procedury KWESTIONARIUSZE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ Uwarunkowania procedury STANDARDOWE Właściciel procedury L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Audytor opracowanie kwestionariusza kontroli koordynator zadania wg programu audytu kwestionariusz (zał. nr 21) akta bieżące 2 Audytor wybór próby do badania (zał. nr 12) koordynator zadania wg programu audytu kwestionariusz akta bieżące 3 Pracownik ustalenie terminu badania wspomagający audytora audytor wg programu audytu kwestionariusz akta bieżące 4 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora przeprowadzenie badania kwestionariusze kontroli wypełniane są obecności audytora brak wg ustalonego terminu kwestionariusz akta bieżące 5 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora analiza wyników koordynator zadania przed testami arkusz roboczy (zał. nr 22) akta bieżące PROCEDURY AUDYTOWE – KWESTIONARIUSZE SAMOOCENY Nazwa procedury KWESTIONARIUSZE SAMOOCENY Uwarunkowania procedury STANDARDOWE ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM Właściciel procedury LP STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄCA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Audytor opracowanie kwestionariusza samooceny (patrz słownik pojęć) koordynator zadania wg programu audytu kwestionariusz (zał. nr 23) akta bieżące 2 Audytor wybór próby do badania (zał. nr 12 i słownik koordynator pojęć) zadania wg programu audytu kwestionariusz akta bieżące 3 Audytor ustalenie terminu badania brak wg programu audytu akta bieżące kwestionariusz wskazany termin oddania kwestionariusza 4 Audytor przeprowadzenie badania kwestionariusze samooceny są wypełniane anonimowo bez obecności audytora brak wg ustalonego terminu kwestionariusz 5 Audytor przy udziale analiza wyników pracownika wspomagającego audytora koordynator zadania przed testami akta bieżące arkusz roboczy (zał. nr 1 i nr 22) akta bieżące PROCEDURY AUDYTOWE – TESTY ZGODNOŚCI Nazwa procedury TESTY ZGODNOŚCI Uwarunkowania procedury STANDARDOWE Właściciel procedury L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Audytor określenie celu testu koordynator zadania w trakcie arkusz roboczy sporządzania programu audytu lub trwania zadania akta bieżące 2 Audytor określenie zakresu przedmiotowego testu (zał. nr 12) koordynator zadania j.w. akta bieżące 3 Pracownik uzyskanie dokumentacji niezbędnej do wspomagający audytora przeprowadzenia testu audytor w trakcie trwania dokumentacja zadania zgodnie oryginały z programem podlegają zwrotowi nie dotyczy 4 Pracownik koordynator zgodnie z akta bieżące realizacja testów zgodności (zał. nr 24) arkusz roboczy arkusz roboczy wspomagający audytora przy udziale audytora zadania terminem ustalonym w programie zadania brak j.w. kopie akta bieżące dokumentów jeżeli istnieje konieczność uzyskać potwierdzenie za zgodność z oryginałem j.w. projekt testów wiarygodności 5 Pudytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora zabezpieczenie istotnych dowodów 6 Audytor interpretacja wyników testów, zdefiniowanie koordynator zakresu dalszych badań zadania akta bieżące PROCEDURY AUDYTOWE – TESTY WIARYGODNOŚCI Nazwa procedury TESTY WIARYGODNOŚCI Uwarunkowania procedury STANDARDOWE Właściciel procedury L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Audytor zaprojektowanie testów wiarygodności (zał. koordynator nr 25) zadania zgodnie z programem projekt testów, z założeniami akta bieżące 2 Audytor określenie zakresu przedmiotowego testu, można ograniczyć testy wiarygodności, jeżeli uzyskano zapewnienie, że istniejące kontrole są efektywne i zapewniają wiarygodność danych (zał. nr 12) j.w. projekt testów akta bieżące 3 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora przeprowadzenie testów wiarygodności (zał. brak nr 32) j.w. arkusz ustaleń lub wypełnione check listy akta bieżące 4 Audytor analiza wyników j.w. projekt sprawozdania akta bieżące koordynator zadania koordynator zadania PROCEDURA PRZYGOTOWANIA, PRZEBIEGU I DOKUMENTOWANIA NARADY ZAMYKAJĄCEJ Nazwa procedury NARADA ZAMYKAJĄCA Uwarunkowania procedury PRAWNE, STANDARDOWE (STANDARD 2400 IIA) Właściciel procedury L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE ZARZĄDZAJąCY aUDYTEM CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Koordynator zadania we zebranie i analiza wyników współudziale audytora przeprowadzonych badań i zebranych informacji, patrz zał. nr 26 zarządzający audytem przed ustaleniem arkusz ustaleń terminu narady (zał. nr 27) 2 Pracownik uzgodnienie terminu narady zamykającej wspomagający audytora wewnętrznego koordynator zadania telefonicznie ze wszystkimi stronami spotkania 3 przekazanie arkusza ustaleń za pismem Pracownik wspomagający audytora przewodnim wewnętrznego koordynator zadania przed ustaleniem pismo terminu narady przewodnie (zał. nr 28) audytowany/ akta bieżące 4 przygotowanie dokumentacji niezbędnej do Pracownik wspomagający audytora przeprowadzenia narady zamykającej wewnętrznego audytor przed naradą brak 5 Koordynator zadania audytor brak w trakcie narady protokół akta bieżące 6 Pracownik sporządzenie protokołu z narady wspomagający audytora zamykającej i przekazanie do podpisu wewnętrznego koordynator zadania do 2 dni po zakończeniu narady protokół (zał. nr 29) audytowany 7 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora po otrzymaniu uwag protokół można akta bieżące sporządzić pismo i wyznaczyć termin na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń lub podpisanie przedstawienie wstępnych ustaleń i omówienie przyczyn i skutków oraz stanowiska audytora koordynator zebranie i analiza ewentualnych uwag, działanie opcjonalne, jeżeli zgłoszono uwagi zadania informacja w piśmie (zał. nr 28) dokumenty akta bieżące audytowany/ akta bieżące 8 Audytor przy współudziale pracownika wspomagającego audytora dokonanie zmian w protokole i uzyskanie podpisów (działanie opcjonalne, gdy zgłoszono uwagi, w razie odmowy podpisania protokołu, zamieszcza się o tym wzmiankę w protokole.) koordynator zadania 2 dni po dokonaniu analizy protokół, na odmawiającym ciąży obowiązek niezwłocznego pisemnego uzasadnienia przyczyn odmowy audytowany/ akta bieżące (po podpisaniu przez audytowanego lub po otrzymaniu zastrzeżeń ) SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z ZADANIA AUDYTOWEGO Nazwa procedury SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z ZADANIA AUDYTOWEGO Uwarunkowania procedury PRAWNE I STANDARDOWE Kryteria sprawozdawczości: Sprawozdanie powinno być: dokładne – wolne od błędów i zniekształceń, wiernie odpowiadające faktom, informacje i dowody zbierane, oceniane i prezentowane z należytą starannością i precyzją; obiektywne – bezstronne i rzeczowe., oparte na faktach i ustaleniach; przejrzyste – łatwe do zrozumienia i logiczne; zwięzłe – na temat, unikające rozwlekłości; konstruktywne – użyteczne i pozytywne, zawierające praktyczne wskazówki dla tych, którzy mogą podejmować działanie; kompletne – zawierające wszystkie istotne informacje i ustalenia, stanowiące poparcie zaleceń i wniosków; terminowe – na czas, sporządzone bez zbędnych opóźnień, tak, aby umożliwić podjęcie szybkich i efektywnych działań; uporządkowane – stosujące kategoryzację ryzyka. ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM Właściciel procedury L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Koordynator zadania przy udziale audytora uczestniczącego w zadaniu analiza informacji uzyskanych w trakcie narady zamykającej zarządzający audytem w zależności od ilości zebranego materiału brak brak 2 Koordynator zadania sporządzenie projektu sprawozdania zarządzający audytem 7 dni od narady zamykającej wstępne sprawozdanie zał. nr 30 akta bieżące 3 Pracownik sporządzenie pisma przewodniego wspomagający audytora rejestracja, nadanie numeru, przesłanie sprawozdania koordynator zadania/ zarządzający audytem 1 dzień po sporządzeniu protokołu pismo, rejestr korespondencji (zał. nr 31) audytowany/ akta bieżące 4 Audytor analiza odpowiedzi i ewentualnych uwag od koordynator audytowanego zadania w zależności od zgłoszonych uwag sprawozdanie akta bieżące 5 Koordynator zadania reakcja na zgłoszone uwagi wg zasad podanych w zał. nr 32 zarządzający audytem w zależności od zgłoszonych uwag sprawozdanie akta bieżące 6 Koordynator zadania, przy współudziale pracownika wprowadzenie stanowiska audytowanego do zarządzający sprawozdania ostatecznego lub zmiany w audytem sprawozdaniu w zależności od zgłoszonych uwag sprawozdanie ostateczne nie dotyczy 7 Pracownik sporządzenie pism przewodnich rejestracja, wspomagający audytora nadanie numeru i przekazanie sprawozdania (zał. nr 33 i zał. nr 34) zarządzający audytem 1 dzień po sporządzeniu sprawozdania pismo przewodnie, sprawozdanie ostateczne audytowany, kierownik jednostki, akta bieżące 8 Zarządzający audytem brak wyznacza kierownik jednostki pismo akta bieżące uzyskanie stanowiska kierownika jednostki, w zakresie rekomendacji (zał. nr 35) CZYNNOŚCI SPRAWDZAJĄCE I ZAMKNIĘCIE ZADANIA Nazwa procedury CZYNNOŚCI SPRAWDZAJĄCE I ZAMKNIĘCIE ZADANIA Uwarunkowania procedury PRAWNE I STANDARDOWE Właściciel procedury ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 wystosowanie pisma z pytaniem o stanie Pracownik wspomagający audytora prac audytor po upłynięciu pismo wskazanych przez kierownika komórki audytowanej terminów audytowany 2 Audytor, przy udziale pracownika wspomagającego uzyskanie dowodów na potwierdzenie informacji zawartych w piśmie brak j.w. zgodnie z procedurami audytowymi akta bieżące 3 Audytor analiza otrzymanej odpowiedzi i dokumentacji pod kątem adekwatności do koordynator zadania j.w. otrzymana dokumentacja akta bieżące rekomendacji (zał. nr 36) 4 Audytor zaprojektowanie fakultatywnie i wykonanie czynności dodatkowych koordynator zadania brak j.w. zgodnie z procedurami audytowymi akta bieżące 5 Audytor analiza wyników i ocena ryzyka koordynator zadania brak j.w. notatka z czynności sprawdzających akta bieżące 6 Audytor omówienie z audytowanym zastrzeżeń audytora co do realizacji rekomendacji brak j.w. 7 Koordynator zadania przy udziale audytora sporządzenie notatki z czynności sprawdzających zarządzający audytem j.w. notatka (zał. nr 37) 8 Audytor w przypadku wypełnienia rekomendacji i/lub ograniczenia ryzyka do poziomu akceptowalnego przegląd akt bieżących pod kątem zamknięcia zadania koordynator zadania brak brak 9 Koordynator zadania zamknięcie zadania audytowego Zarządzający audytem po weryfikacji dokumentacji karta zamknięcia akta bieżące (zał. nr 38) brak audytowany, kierownik jednostki akta bieżące brak SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z REALIZACJI ROCZNEGO PLANU AUDYTU Nazwa procedury SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z REALIZACJI ROCZNEGO PLANU AUDYTU Uwarunkowania procedury PRAWNE I STANDARDOWE Właściciel procedury ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Audytor analiza działań zrealizowanych w ciągu roku brak do 10 marca sprawozdanie (wzór wg. rozp. wykonawczego do Finanse PublU) nie dotyczy 2 Audytor ustalenie działań pozaplanowych brak do 10 marca sprawozdanie nie dotyczy 3 Audytor analiza przyczyn odstępstw od planu rocznego brak do 10 marca sprawozdanie nie dotyczy 4 Audytor sporządzenie sprawozdania rocznego zarządzający audytem do 20 marca sprawozdanie kierownik jednostki 5 Zarządzający audytem uzyskanie akceptacji kierownika jednostki kierownik jednostki do 20 marca sprawozdanie akta stałe 6 sporządzenie pisma przewodniego i Pracownik wspomagający audytora przekazanie do ................................... (organ uprawniony) zarządzający audytem /kierownik jednostki do 30 marca pismo organ przewodnie uprawniony/ akta (2 egz.; wzór zał. stałe nr 46) ZADANIE DORADCZE – ZLECENIE I REALIZACJA Zadanie doradcze jest wykonywane: z inicjatywy audytora, na zlecenie kierownika jednostki. Zadania doradcze powinny być, w miarę możliwości, zaplanowane w rocznym planie audytu. Zadania wykonywane z inicjatywy audytora wewnętrznego nie wymagają osobnego upoważnienia. Zadania doradcze polegające na udziale w spotkaniach, zespołach, konferencjach o charakterze opiniodawczym nie wymagają upoważnienia. Sposób powierzenia takiego zadania każdorazowo określa kierownik jednostki. Do zadań doradczych mogą mieć zastosowanie wszystkie procedury audytowe. ZLECENIE ZADANIA DORADCZEGO Nazwa procedury PRZYGOTOWANIE ZLECENIA Uwarunkowania procedury PRAWNE I STANDARDOWE Właściciel procedury ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA 1 Zarządzający audytem analiza tematyki i zakresu zadania doradczego pod kątem potencjalnego konfliktu interesu brak 2 Zarządzający audytem podjęcie decyzji o wykonaniu funkcji brak doradczej na podstawie własnych informacji TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE przed rozpoczęciem zadania lub planowaniem rocznym informacja kierownik jednostki/ zarządzający procesem/akta bieżące na bieżąco brak lub zlecenie akta bieżące (dotyczy tylko wniosku kierownika jednostki) lub roczny plan audytu 3 Zarządzający audytem 4 5 wyznaczenie audytora brak przed rozpoczęciem zadania przygotowanie w dwóch egzemplarzy Pracownik wspomagający audytora zlecenia do przeprowadzenia zadania audytowego zgodnie z wytycznymi Dyrektora Szpitala audytor zgodnie z projekt zlecenia poleceniem lub (zał. nr 40) planem rocznym kierownik jednostki Kierownik jednostki brak zgodnie z poleceniem akta bieżące podpisanie zalecenia lub przedstawienie uwag brak zlecenie brak PRZEBIEG ZADANIA Nazwa procedury ZADANIA DORADCZE Uwarunkowania procedury PRAWNE I STANDARDOWE Właściciel procedury ZARZĄDZAJĄCY AUDYTEM L.p STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA DZIAŁANIE CZYNNOŚĆ OSOBA WERYFIKUJĄ CA TERMIN PRODUKT MIEJSCE DOCELOWE 1 Zarządzający audytem spotkanie z audytorem odpowiedzialnym, omówienie tematyki i zakresu zadania brak przed podjęciem działań brak nie dotyczy 2 Audytor przy udziale pracownika wspomagającego audytora zebranie informacji o badanej problematyce brak zgodnie z terminem ustalonym ze zlecającym lub planem audytu lub posiadanymi zasobami dokumentacja lub arkusz roboczy akta bieżące 3 Audytor przygotowanie arkuszy roboczych do planowanych procedur audytowych brak j.w. arkusz roboczy akta bieżące 4 Audytor przy udziale pracownika zastosowanie odpowiednich metod audytowych brak j.w. zgodnie z procedurami akta bieżące wspomagającego audytora audytowymi 5 udokumentowanie wyników Pracownik wspomagający audytora audytor j.w. arkusz roboczy akta bieżące 6 Audytor przedstawienie opinii zarządzający audytem j.w. opinia (zał. nr 41) kierownik jednostki/ zarządzający procesem/akta bieżące 7 Audytor zgłoszenie zidentyfikowanych luk w systemie kontroli zarządzający audytem na bieżąco formularz zgłoszenia (zał. nr 42) kierownik jednostki/ zarządzający procesem/akta bieżące 8 Audytor spotkania doradcze brak wg potrzeb i posiadanych zasobów notatka akta bieżące 9 Audytor analiza materiałów uzyskanych z zadania doradczego pod kątem wykorzystania przy zadaniach zapewniających, analizie ryzyka zarządzający audytem na bieżąco brak brak SŁOWNIK POJĘĆ Analiza prognostyczna – wykorzystywana do prognozowania wartości analizowanej zmiennej w przyszłych okresach w oparciu o występowanie wzajemnych związków. Analiza ryzyka – proces, którego elementami są: identyfikacja, oszacowanie (przypisanie wartości poszczególnym czynnikom ryzyka) oraz hierarchizacja czynników ryzyka (wydarzeń, okoliczności) mogących niekorzystnie wpływać na osiągnięcie określonego celu, biorąc pod uwagę ich potencjalne skutki i prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości. Analiza trendu – analiza zmian salda na danym koncie lub w pozycji sprawozdania finansowego obejmująca przeszłe okresy sprawozdawcze, audytor porównuje faktyczną wielkość z roku bieżącego z trendem historycznym w celu ustalenia, czy nie istnieją odstępstwa od normy, zatem audytor usiłuje przewidzieć wartość dla roku bieżącego w oparciu o znany trend. Analiza wskaźników finansowych – porównanie sald zawartych w sprawozdaniach finansowych. Umożliwia zrozumienie wzajemnych relacji oraz pomaga w ustaleniu zmian tych relacji na przestrzeni czasu i zrozumieniu informacji zawartej w sprawozdaniach finansowych. Wskaźniki finansowe zakładające pomiar bieżących aktywów względem jej bieżących zobowiązań stanowią przydatny wskaźnik zdolności do sprostania zobowiązaniom krótkoterminowym oraz mogą skierować uwagę na problemy płynności. Badanie dokumentów – weryfikacja istnienia dokumentu (fizycznego) oraz ocena formalna, rachunkowa i merytoryczna. Bieżące akta audytu – dokumentują przebieg i wyniki zadań audytowych. Błąd w populacji – (błąd w próbie x wartość populacji)/wartość próby. Checklist – karta kontrolna zawierająca listę sprawdzanych czynności/elementów/mechanizmów kontrolnych. COSO – „Kontrola wewnętrzna – zintegrowana koncepcja ramowa” Komitetu Organizacji Sponsorujących Komisję Treadway. Czynniki ryzyka – fakty, stan który wywołać może wystąpienie ryzyka, determinant ryzyka, któremu przyporządkowuje się określone wagi w odniesieniu do znaczenia dla realizacji celu. Dokument roboczy/arkusz roboczy – sporządzany przez audytora wewnętrznego w celu udokumentowania ustaleń z działań audytowych, jest dokumentem wewnętrznym, przechowywanym w aktach bieżących lub stałych, podlega ochronie. Dopuszczalny błąd (tolerable error) – maksymalny błąd w populacji, który audytor zamierza akceptować i nadal wnioskować, że cel audytowy został osiągnięty. Indeksacja o wspólnej podstawie – porównanie poszczególnych pozycji bilansowych do łącznych aktywów. Informacja i komunikacja – system wspierający i umożliwiający zdobywanie i wymienianie informacji niezbędnych do przeprowadzenia zarządzania i kontrolowania operacji. Istotność – błąd lub wielkość błędu wynikająca z ekstrapolacji, który jak można oczekiwać, że będzie wpływał na opinie lub działania użytkownika produktu/dokumentu, np. sprawozdań finansowych. Charakter, okoliczności lub wartość stwierdzonej nieprawidłowości wymaga, aby była ona ujawniona niezależnie od stopnia odchylenia od stanu oczekiwanego, np. gdy dotyczy działania nielegalnego, popełnienia nadużycia lub korupcji. Kompletność zapisów finansowych i innych – sprawdzenie, czy system finansowy i inne systemy informacyjne rejestrują wszystkie stosowne szczegóły. Kontrola detekcyjna (wykrywająca) – kontrola stworzona, by można było wykryć błędy, kiedy się pojawią, stosowana po zakończeniu procesu, dozwolona, jeżeli jest akceptowana strata. Kontrola następna (ex-post) – wykonywana w jak najkrótszym okresie po wykonaniu kontrolowanej czynności, na podstawie dokumentów odzwierciedlających, ujmujących bieżąco wykonywaną operację (decyzje, polecenia, zarządzenia, rachunki, asygnaty, pokwitowania), bieżącej, operatywnej ewidencji, prowadzonej w postaci ksiąg, kartotek, zestawień, sprawozdawczości okresowej. Kontrola wewnętrzna – system wbudowany w strukturę jednostki, składający się z wielu elementów na które maja wpływ najwyższe kierownictwo jednostki, rada nadzorcza jednostki, zarząd oraz pracownicy, stworzony aby zapewnić w rozsądnym stopniu, że osiągnięte zostaną cele jednostki. Bezpośrednio wpływa na zdolność jednostki do osiągnięcia jej celów i wspomaga inicjatywy jakościowe. Ma istotny wpływ na redukcję kosztów i szybkość reakcji. Kontrola wstępna ex-ante – działalność kontrolna wykonywana przed podjęciem decyzji rodzącej skutki finansowe, prawne, organizacyjne lub majątkowe. Kontrola zarządcza – zawiera często wszystkie rodzaje kontroli realizowanych przez kierownictwo, m.in. przez szkolenia, nagrody, przeglądy, bezpośrednie zarządzanie i nadzór na wysokim poziomie, włączając w to rewizje wykonania w odniesieniu do budżetu, zastrzeżeń do raportów i wykorzystania wewnętrznych służb kontrolnych. Kwestionariusz oceny kontroli wewnętrznej – dokument roboczy zawierający pytania dotyczące systemu kontroli wewnętrznej, wypełniany w obecności audytora. Kwestionariusz samooceny – kwestionariusz stosowany we wstępnej fazie audytu, wypełniany anonimowo i samodzielnie przez kierownictwo komórki audytowanej lub pracowników w przypadku badania środowiska kontroli. Legalność i prawidłowość działań – wykonywanie działań zgodne ze stosownymi przepisami prawa. Metoda ścieżki krytycznej – technika zarządzania ryzykiem w projektach. Umożliwia kierowanie zasobów do tych etapów, które leżą na ścieżce krytycznej i decydują o terminowości. Projekt jest dzielony na etapy i nanoszony na siatkę graficzną pokazującą powiązania pomiędzy etapami. Droga od punktu początkowego do końcowego, która zajmuje najwięcej czasu jest ścieżką krytyczną. Nadzór – zawiera elementy podejmowania decyzji ustalania wytycznych zarówno przed jaki po przeprowadzeniu kontroli. W wyniku dokonania kontroli organ nadzorujący podejmuje działania zmierzające do usunięcia uchybień i równocześnie organ ten ponosi odpowiedzialność za funkcjonowanie organu nadzorowanego. Nadzór prowadzony jest w ramach hierarchii służbowej, którego celem jest upewnienie się, że zadania wynikające z przyjętego systemu kontroli finansowej są realizowane. Obserwacja – wykonywana jest w trakcie trwania procesu, obiektem są głównie pracownicy systemu kontroli podczas wykonywania ich prac, aby ustalić, jak faktycznie wykonywane są procedury kontrolne. Jest cennym źródłem informacji. Obszar audytu – fragment działalności, który na podstawie wstępnej analizy ryzyka audytor wyodrębnił i wytypował do przeprowadzenia zadania audytowego. Obszar ryzyka – fragment działalności, w której istnieje prawdopodobieństwo wystąpienia niekorzystnego zjawiska. Oczekiwany błąd – błąd, którego audytor oczekuje w populacji, jeżeli są takie oczekiwania, to audytor musi zbadać większą próbę, niż gdy nie oczekuje błędów, aby wnioskować, że faktyczne błędy w populacji są na poziomie nie większym niż zaplanowany. Oczekiwany błąd jest związany z ogólną oceną wiarygodności. Mniejszy rozmiar próby jest uzasadniony, jeżeli oczekuje się, że populacja jest wolna od błędów. Ogólne kontrole systemów informatycznych – kontrole, które zostały zaprojektowane w ten sposób, by służyć zarządzaniu i monitorowaniu środowiska systemów informatycznych i które przez to mają wpływ na wszelkie działania związane z systemami informatycznymi. Populacja – cały zbiór danych, z którego audytor zamierza próbkować w celu uzyskania wniosków na temat populacji. Populacja zatem, z której wybierana próba, musi być odpowiednia i zweryfikowana jako kompletna w odniesieniu do określonego celu audytowego. Poziom dopuszczalnego błędu – maksymalny błąd w populacji, który audytor zamierza akceptować i nadal wnioskować, że cel audytowy został osiągnięty. W celu testowania rzeczywistego jest powiązany z profesjonalnym osądem audytora, co do istotności. W testowaniu zgodności jest maksymalnym współczynnikiem odchylenia od nakazanej procedury kontrolnej, który audytor zamierza zaakceptować. Proces – uporządkowany logicznie ciąg czynności, działań, decyzji i uzgodnień, których efektem jest powstanie pewnej wartości dodanej w postaci, dającej się określić zmiany w środowisku zewnętrznym, jako efekt pracy jednej lub kilku komórek organizacyjnych. W procesie może brać udział więcej niż jedna komórka organizacyjna. Próbkowanie audytowe – zastosowanie procedur audytowych do mniej niż 100% populacji by umożliwić audytorowi ocenienie dowodów audytowych pod kątem pewnych charakterystyk wybranych obserwacji w celu sformułowania lub wsparcia sformułowania wniosków dotyczących populacji. Próbkowanie statystyczne – próba wymagająca użycia technik, z których mogą być matematycznie wyciągnięte wnioski dotyczące populacji. Próbkowanie niestatystyczne – nie jest oparte na statystyce. Racjonalna pewność (zapewnienie)/rozsądny stopień pewności – satysfakcjonujący stopień pewności, jaki audytor jest w stanie osiągnąć, co do ustaleń audytu oraz formułowanych ocen uwag i wniosków, przy danych kosztach, korzyściach i stopniu ryzyka. W systemie kontroli wewnętrznej satysfakcjonujący stopień pewności, że cele jednostki są realizowane, jaki kierownik tej jednostki może uzyskać dzięki właściwemu funkcjonowaniu systemu. Rzeczywistość operacji – sprawdzenie, czy operacje rejestrowane w systemach finansowych i innych naprawdę miały miejsce. Ryzyko – możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało niepożądany wpływ na organizację lub utrata szansy. Rozpatrywane w dwóch płaszczyznach, prawdopodobieństwa zaistnienia danego zdarzenia oraz skutków, które to zdarzenie za sobą pociągnie. Ryzyko wrodzone (wewnętrzne) (RW) – ryzyko wystąpienia błędu o znaczącej wadze, przy założeniu, że system kontroli wewnętrznej nie funkcjonuje. Jest to podatność na wystąpienie istotnego błędu, który sam lub w połączeniu z innymi błędami będzie miał istotny wpływ na analizowany obszar, przy braku odpowiednich kontroli wewnętrznych. Ryzyko detekcji (RD) – ryzyko, że przeprowadzone przez audytora testy i analityczne procedury nie wykryją błędów, które same lub w połączeniu z innymi błędami będą miały istotny wpływ na analizowany obszar. Ryzyko detekcji można podzielić na ryzyko próby losowej (sampling risk – SR) i ryzyko nielosowe (non sampling risk – NSR). Ryzyko audytu (RA) – ryzyko sformułowania błędnej opinii przez audytora. RA = RK x RW x RD, po rozwinięciu ryzyka detekcji wzór przedstawia się następująco: RA = RK x RW x SR x NSR Ryzyko próby losowej – ryzyko, że próba nie jest reprezentatywna dla populacji, z której była pobrana, w związku z czym wnioski audytora są inne niż byłyby, jeśliby zbadał on całą populację. Stałe akta audytu – prowadzone są w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów, które mogą być przedmiotem audytu. Stratyfikacja – do pomocy w sprawnym i skutecznym projektowaniu próby, może być odpowiednia stratyfikacja. Stratyfikacja jest procesem dzielenia populacji na subpopulacje z o podobnej, jasno określonej charakterystyce, tak, że każda próbkowana jednostka może należeć tylko do jednego stratum. System kontroli – ogół działań (zarządzeń, wytycznych, procedur, systemów) podejmowanych przez najwyższe kierownictwo, a także kierownictwo operacyjne w celu poprawy zarządzania, w tym zarządzania ryzykiem i zwiększenia prawdopodobieństwa zrealizowania ustalonych celów i działań. Szczegółowa kontrola systemów informatycznych – kontrola nad procesem zakupu, wdrożenia, dostarczenia i serwisowania systemów i usług informatycznych. Ścieżka audytu – opisuje i dokumentuje istniejące w procesach systemy zarządzania i kontroli, oznacza złożony dokument, który powinien zawierać przejrzysty opis przepływu dokumentów, przepływów finansowych i istniejące kontrole. W rachunkowości stanowi sekwencję udokumentowanych działań podejmowanych na różnych etapach procesu sprawdzania i zatwierdzania operacji finansowych. Istnienie łatwej do prześledzenia ścieżki audytu wskazuje na dobre funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej. W informatyce stanowi serię zapisów wykorzystywanych do śledzenia operacji w systemie komputerowym rejestrującym poszczególne czynności użytkownika sieci (np. wejścia do systemu i podsystemów, wprowadzanie zmian). Środowisko wewnętrzne/kontroli – jeden z elementów systemu kontroli wewnętrznej. Ogólne podejście, świadomość i działania kadry kierowniczej różnych szczebli dotyczące systemu kontroli wewnętrznej i jego znaczenia w danej jednostce. Środowisko systemu kontroli wewnętrznej („kultura kontroli” w ramach danej instytucji) wywiera wpływ na skuteczność konkretnych mechanizmów systemu. Zgodnie ze standardami COSO, na środowisko to składają się: uczciwość i inne wartości etyczne, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, identyfikacja zadań wrażliwych, powierzenie uprawnień. Audytor ocenia środowisko systemu kontroli wewnętrznej m. in. porównując go z najlepszymi praktykami organizacyjnymi i zarządczymi. Testy gwarancji (vouching) – weryfikacja dokumentów wygenerowanych przez komórkę audytowaną, w tym rejestrowanych kwot na podstawie badania dokumentów źródłowych. Celem testu jest uzyskanie dowodu, że dane zawarte w dokumentach odnoszą się do faktów, a zatwierdzone kwoty odnoszą się do prawidłowych transakcji, nie służą do określenia jego kompletności. Potwierdzenie prawidłowości sporządzenia lub zarejestrowania pewnych informacji/danych nie dostarcza dowodu, że wszystkie dane zostały wprowadzone i odpowiednio zapisane. Testy góra – dół (tracing) – badanie przeprowadzane jest w odwrotnym kierunku niż w przypadku testu gwarancji w celu stwierdzenia kompletności zjawiska. Polegają na zbadaniu historii transakcji w systemie, od zaksięgowania do zainicjowania Testy „walk-through” – wstępne badanie systemu, które pozwala potwierdzić i zrozumieć przebieg procesu. Testy te prowadzone są na etapie wstępnego przeglądu, w celu identyfikacji kontroli. Podstawowym celem testów jest znalezienie dowodów potwierdzających istnienie kontroli, poprzez przejście przez system od początku do końca. Testy zgodności – podstawowe narzędzie do badania, czy w danej komórce organizacyjnej lub procesie istnieją i są przestrzegane procedury kontroli wewnętrznej. Celem badań jest stwierdzenie, czy system działał w sposób ciągły (tj. w całym okresie objętym kontrolą), spójny (tj. wszystkie operacje podlegające działaniu systemu traktowane były w sposób jednakowy). Testy wiarygodności – testy polegają na sprawdzeniu, czy informacje zawarte w dokumentacji są kompletne, dokładne i czy odzwierciedlają stan faktyczny. Testy przeprowadza się po przeprowadzeniu testów zgodności lub kiedy kontrole nie istnieją. Zazwyczaj testy te przeprowadza się na poszczególnych operacjach, sprawach, działaniach celem stwierdzenia ich poprawności. Waga ryzyka – wpływ danego czynnika ryzyka na badany system określony przez przypisanie temu czynnikowi relatywnej wagi. Wyrażenie względnego znaczenia danego zjawiska w kontekście obszaru jako całości, w ramach profesjonalnego osądu obejmującego rozważenie wywieranego na obszar i organizację jako całość wpływu błędów, zaniedbań, nieprawidłowości lub niedozwolonych czynów, czy działań, które mogą mieć miejsce jako rezultat słabości kontroli w ramach audytowanego procesu. Podczas oceny wagi istotny jest całkowity poziom błędów możliwy do zaakceptowania przez kierownictwo i audytora oraz zdolność do kumulowania się małych błędów i słabości (tworzenia tzw. efektu kumulatywnego) i stawania się przez to znacznymi. Wstępny przegląd – przegląd polegający na zbieraniu informacji o badanej działalności, bez ich szczegółowej weryfikacji. Przegląd taki pozwala na zaplanowanie i przeprowadzenie prac audytorskich w oparciu o posiadane informacje. Jest też narzędziem umożliwiającym najbardziej efektywne wykorzystanie zasobów. Wrażliwość – miara właściwego ryzyka związanego z ocenianą jednostką, czyli tego, co może się nie udać i jakie to spowoduje konsekwencje. Może to być ryzyko związane z utratą lub uszkodzeniem majątku, nie wykrytym błędem, nieznanym lub błędnie skalkulowanym zobowiązaniem lub ryzyko niekorzystnej opinii publicznej, odpowiedzialności prawnej, itp. Zarządzanie ryzykiem – prowadzenie polityki związanej z ryzykiem w jednostce, obejmującej ryzyko ubezpieczalne, pojmowane jako niebezpieczeństwo utraty czegoś, ryzyko utraty szansy np. osiągnięcia zysku. Celem zarządzania ryzykiem jest poprawa wyników finansowych jednostki i fumy zapewnienie warunków gwarantujących nie ponoszenie strat większych niż założone. Zasada ogólnego planowania audytu – wybór obszarów poddawanych audytowi na podstawie udokumentowanej analizy ryzyka, poddanie wszystkich procesów ocenie audytu w cyklicznych okresach, stosowanie zasady planowania przy zadaniach audytowych i doborze metod próbkowania operacji przeznaczonych do badania.
