simplexZAP - Simplex sp. j.

Simplex J.Ilnicki K.Machniewicz E.Tluczkiewicz sp. j.
ul. Senatorska 15, 30-106 Kraków
tel., fax: (12) 429-57-13, (12) 427-25-30
www.simplex.pl, [email protected]
simplexZAP
system do obsługi Działu Zamówień Publicznych
System simplexZAP automatyzuje i ułatwia pracę Działu Zamówień Publicznych przez tworzenie
postępowania przetargowego, ocenę i wybór ofert, udzielanie zamówień oraz publikację wymaganych
dokumentów na stronach internetowych zamawiającego podczas całego procesu postępowania oraz
tworzenie protokołów i sprawozdań rocznych zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (Dz.U. 2013 poz. 907) oraz aktualnymi aktami wykonawczymi do ustawy.
Dzięki wykorzystaniu systemu simplexZAP w sposób istotny zwiększa się efektywność i poprawność
procesu udzielania zamówień publicznych, oraz kontrola nad prowadzonymi działaniami.
Korzyści uzyskiwane dzięki wykorzystaniu oprogramowania:
•
organizacja i automatyzacja pracy przy opiniowaniu wniosków zakupowych
•
automatyzacja i organizacja kumulowania wniosków zakupowych w postępowanie
•
automatyzacja i organizacja pracy w procesie prowadzenia postępowania
•
automatyczna publikacja ogłoszeń o postępowaniach i ich bieżących statusach oraz
właściwych dokumentów (SIWZ wraz załącznikami, zapytania i dopowiedzi do SIWZ) na
stronach internetowych Zamawiającego,
•
wspomaganie procesu wyboru oferentów dla danego postępowania lub tematu
postępowania (ocena/punktacja dla poszczególnych kryteriów postępowania lub tematu,
ranking ofert)
•
automatyczna generacja protokołów z przebiegu postępowania
•
automatyczna generacja danych dla sprawozdań rocznych
•
możliwość dokonania samodzielnej rejestracji przez oferentów oraz pobierania dokumentów
przetargowych ze strony zamawiającego
•
budowa i obsługa jednolitej bazy oferentów z możliwością wykorzystania w postępowaniach
w trybach ograniczonych
•
automatyzacja komunikacji mailowej z oferentami (aktualna lista adresowa wszystkich
oferentów, którzy pobrali dokumentu do postępowania)
•
elektroniczne archiwum wszystkich zapotrzebowań, wniosków zakupowych oraz
postępowań przeprowadzonych w trakcie eksploatacji systemu
•
elektroniczne archiwum wszystkich ogłoszeń i dokumentów załączonych do postępowania,
•
bogate możliwości raportowania w obrębie danych o postępowaniach i umowach
gromadzonych w systemie w różnych przekrojach
Podstawowa funkcjonalność systemu:
•
wprowadzanie i opiniowanie wniosków zakupowych, wyznaczaniu trybu i podstawy prawnej
postępowania dla wniosku, zatwierdzaniu finansowania, kierowania wniosków do realizacji
•
przekształcanie wniosku zakupowego/wniosków zakupowych na postępowanie przetargowe
•
obsługa postępowań w trybach: przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z
ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia, dialog konkurencyjny, zapytanie o cenę, zamówienie z
wolnej ręki oraz zamówień do 14 000 euro (zapytanie ofertowe, poza ustawą)
•
przygotowanie i publikacja wymaganych informacji o przetargach na stronach internetowych
zamawiającego na wszystkich etapach postępowania wraz z mechanizmami edycji, generacji
ogłoszeń w postaci plików PDF oraz zdejmowania informacji ze strony internetowej Zamawiającego
simplexZAP - system do obsługi Działu Zamówień Publicznych
2
•
publikowanie materiałów do pobrania (SIWZ, załączniki do SIWZ, wnioski itp.) wraz z mechanizmami
ładowania aktualnych wersji dokumentów oraz zdejmowania publikacji ze strony www
•
mechanizm publikowania ogłoszeń z zapytaniami i odpowiedziami do SIWZ w formie dokumentu
PDF oraz ew. załączników
•
zarządzanie Kalendarzem Postępowania, Pracownika, Działu
•
mechanizm umożliwiający sygnalizację upływających terminów Kalendarzy z określonym przez
użytkownika wyprzedzeniem
•
mechanizm obsługi odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej, publikacja na stronach internetowych
Zamawiającego informacji o wniesionych odwołaniach
•
prowadzenie i monitorowanie postępowania od jego rozpoczęcia poprzez rozstrzygnięcie do
zawarcia umowy (wykonawcy, kwoty umowy) i ewidencjonowania przebiegu jej realizacji
•
automatyczne tworzenie protokołu postępowania na podstawie informacji wprowadzonych do
systemu w trakcie prowadzenia postępowania
•
generowanie formularza z rocznym sprawozdaniem o udzielonych zamówieniach publicznych
•
tworzenie statystyk i raportów z wprowadzonych do systemu wniosków i postępowań
Funkcjonalność dodatkowa:
•
internetowa rejestracja wykonawców
•
zarządzanie katalogiem wykonawców
•
interfejs indywidualny wykonawcy z mechanizmami do pobierania dokumentacji przetargowej do
postępowań
•
logowanie informacji o pobraniach dokumentów przez wykonawców
•
automatyczne informowanie wykonawców drogą mailową o zmianach w materiałach przetargowym,
wystosowanych zapytaniach do SIWZ i odpowiedziach oraz wniesionych odwołaniach
•
wbudowany Wspólny Słownik Zamówień (słownik główny i uzupełniający CPV)
•
zarządzanie użytkownikami systemu oraz przypisanymi uprawnieniami dla różnych ról w systemie
•
zarządzanie komisjami przetargowymi oraz ich członkami
•
definiowalne tabele porządkujące pracę z systemem (np. podstawy prawne dla trybów, kurs euro)
•
tworzenie elektronicznego archiwum dokumentów
Organizacja pracy:
1. Wprowadzenie, opiniowanie i zatwierdzenie finansowania wniosku.
2. Przekształcenie jednego lub kilku połączonych wniosków zakupowych w postępowanie
przetargowe.
3. Uruchomienie postępowania, publikacja dokumentu ogłoszenie o zamówieniu.
4. Obsługa postępowania, wybór najkorzystniejszej oferty, publikacja dokumentu ogłoszenie o
wyborze najkorzystniejszej oferty.
5. Zakończenie postępowania, publikacja dokumentu ogłoszenie dokumentu o udzieleniu
zamówienia
6. Generacja protokołu w formacie PDF i wydruk.
tworzenie i
opiniowanie
wniosku
łączenie
wniosków w
postępowanie
uruchomienie
postępowania,
publikacja
dokumentu o
zamówieniu
obsługa
postępowania,
publikacja
dokumentu
o wybranej
ofercie
zakończenie
i publikacja
o udzieleniu
zamówienia
utworzenie i
wydruk
protokołu
postępowania
simplexZAP - system do obsługi Działu Zamówień Publicznych
3
Sposób pracy z systemem:
System bazuje na technologiach internetowych (PHP, javascripts, DHTML, AJAX), pracuje na serwerze
linux, dostępny i zarządzany jest w przeglądarce internetowej (Internet Explorer wer. 8 lub nowsza, Google
Chrome, Mozilla Firefox), stąd może być dostępny dla pracowników z każdego miejsca posiadającego łącze
z siecią Internet.
Technologie:
System simplexZAP działa w oparciu o relacyjno-obiektową, transakcyjną, wysokowydajną bazę danych
PostgreSQL (realizującą standard SQL). Z uwagi na wykorzystanie technologii Open Source (system
operacyjny Linux, serwer WWW Apache, Interpreter PHP, Baza PostgreSQL) system simplexZAP nie
wymaga dodatkowych nakładów finansowych na oprogramowanie systemowe serwera.
Ochrona Danych Osobowych:
System simplexZAP jest w pełni zgodny z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych i stosownymi
rozporządzeniami, realizując zabezpieczenia na poziomie wysokim:
•
wykorzystanie protokołu https w przeglądarce do szyfrowania przesyłu danych w internecie,
•
obowiązek używania mocnych haseł,
•
indywidualne konto dla każdego użytkownika dostępującego do danych osobowych,
•
wszystkie operacje na danych osobowych są automatycznie logowane,
Dodatkowe zabezpieczenia:
•
wszystkie operacje na postępowaniach mogą być logowane, łącznie z kontem osoby, na którym
odbywały się zmiany,
•
możliwość udostępnienia oprogramowania poszczególnym użytkownikom wyłącznie z określonych
uprzednio adresów IP,
•
wszystkie dokumenty przetargowe przechowywane są w bazie danych (a nie w systemie plikowym!)
i są chronione poprzez wszystkie zabezpieczenia realizowane na poziomie uprawnień bazy danych,
Dostosowanie systemu do specyfiki pracy Firmy / Instytucji / Uczelni:
Pracę nad wdrożeniem systemu organizujemy tak, aby system był jak najlepiej przygotowany do specyfiki
pracy w Dziale Zakupów. Wdrożenie poprzedza zawsze analiza mająca na celu dostosowanie systemu do
obowiązującej organizacji pracy, tak aby system jak najlepiej i jak najefektywniej wspierał realizowane
zadania:
INFORMACJE O SIMPLEX
Firma Simplex sp. j. działając od 1996 roku konsekwentnie rozwija gamę systemów informatycznych
przeznaczonych dla Uczelni.
Oprócz specjalizowanego systemu informatycznego do obsługi Działu Zamówień Publicznych Uczelni
(simplexZAP), mamy również do zaoferowania system do tłumaczenia dyplomów i suplementów na języki obce
(simplexSUEN), do obsługi procesów rekrutacyjnych na studia (w tym studia podyplomowe m. in. w ramach
realizowania Projektów Unijnych) oraz do obsługi procesów rekrutacyjnych do projektów oraz ofert pracy
(Wirtualne Centrum Karier).
W odpowiedzi na zapotrzebowanie ze strony Uczelni rozbudowaliśmy naszą ofertę o budowę platformy elearningowej oraz opracowanie metodyczne i implementację kursów i szkoleń e-learningowych.
Firma Simplex zrealizowała systemy dla: Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, Akademia Sztuk Pięknych
im. Jana Matejki w Krakowie, Śląska Wyższa Szkoła Zarządzania im. Generała Jerzego Ziętka w
Katowicach, Stowarzyszenie Edukacja dla Przedsiębiorczości w Krakowie, Krakowska Akademia im.
Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Szkoła Wyższa im. Bogdana Jańskiego, Uniwersytet Pedagogiczny im.
Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie.
W budowanych przez nas systemach znajduje odzwierciedlenie dbałość o wydajność, bezpieczeństwo, a także
prostotę i wygodę obsługi dla użytkowników. Przywiązujemy wielką wagę do jakości świadczonych usług. Zadowolenie
naszych klientów jest dla nas najlepszą rekomendacją. Z przyjemnością przedstawimy nasze listy referencyjne.
Zapraszamy do współpracy!