ZAKŁAD CERTYFIKACJI

ZAKŁAD CERTYFIKACJI
02-676 Warszawa, ul. Postępu 9
tel. (22) 549 97 04; e-mail: [email protected]; www.icimb.pl
Jednostka Notyfikowana Nr 1487
INFORMATOR
Zasady prowadzenia procesów oceny zgodności
u producentów wyrobów budowlanych w odniesieniu do działalności
objętej Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 305/2011 (CPR)
Zatwierdzam
Dyrektor ICiMB
dr hab. inż. Adam Witek, prof. ICiMB
Wydanie 4
Warszawa, 27.10.2014r.
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
Wydanie 4
27.10.2014r.
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Strona 2/14
Spis treści
1.
Informacje ogólne
1.1 Podstawy prawne i normatywne
1.2 Obowiązki producentów
wg Rozporządzenia CPR
wprowadzających
wyroby
budowlane
1.3 Deklaracja stałości właściwości użytkowych
1.4 Oznakowanie CE
1.5 Rodzaje certyfikacji prowadzonych przez Jednostkę Certyfikującą ICiMB
2.
Tryb postępowania w procesach certyfikacji
2.1 Wniosek o certyfikację
2.2 Przegląd wniosku
2.3 Umowa o certyfikację
2.4 Ocena właściwości użytkowych wyrobu
2.5 Ocena (wstępna inspekcja zakładu i zakładowej kontroli produkcji)
2.6 Ocena wykonania działań korygujących
2.7 Przegląd wyników procesu certyfikacji
2.8 Decyzja w sprawie certyfikacji
2.9 Przerwanie procesu certyfikacji
3.
Nadzór, ocena i ewaluacja zakładowej kontroli produkcji
3.1 Zasady ogólne
3.2 Inspekcja systemu ZKP
3.3 Decyzje w procesach nadzoru
3.4 Utrzymanie certyfikatu
3.5 Zawieszenie certyfikatu
3.6 Cofnięcie certyfikatu
3.7 Rozszerzenie zakresu certyfikatu
3.8 Przeniesienie certyfikacji oraz dokonywanie zmian w certyfikacie
4.
Odwołania i skargi
4.1 Odwołania
4.2 Skargi
5.
Opłaty za certyfikację i nadzór
6.
Poufność
7.
Publikacje
do
obrotu
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 3/14
1 INFORMACJE OGÓLNE
1.1 Wymagania prawne i normatywne
Jednostka Certyfikująca ICiMB w Warszawie prowadzi procesy certyfikacji wyrobów
budowlanych kierując się wymaganiami określonymi w:
o Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 305/2011 z dnia 9 marca
2011 r. ustanawiającym zharmonizowane warunki wprowadzania do obrotu wyrobów
budowlanych i uchylającym dyrektywę Rady 89/106/EWG (CPR) wraz z późniejszymi
zmianami wprowadzonymi przez :
 Rozporządzenie Delegowane Komisji (UE) Nr 157/2014 z dnia 30 października
2013r
 Rozporządzenie Delegowane Komisji (UE) Nr 568/2014 z dnia 18 lutego 2014 r.
 Rozporządzenie Delegowane Komisji (UE) Nr 574/2011 z dnia 21 lutego 2014 r.
o Ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności wraz ze zmianami
o Ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o wyrobach budowlanych wraz ze zmianami
o Ustawie z dnia 7 lipca 1994 roku – Prawo budowlane wraz ze zmianami
o Normie PN-EN 45011:2000, Wymagania ogólne dotyczące jednostek prowadzących
systemy certyfikacji wyrobów
z uwzględnieniem specyficznych wymagań określonych w normach zharmonizowanych
[hEN] i europejskich ocenach technicznych [EOT]
Od dnia 01.07.2013 r. Producentów wyrobów budowlanych, którzy na wytwarzane wyroby
budowlane nanoszą oznakowanie CE obowiązują powyższe wymagania.
Uwaga:
Certyfikaty WE wydane przed 01.07.2013r. zachowują swoją ważność na warunkach
określonych w certyfikacie i stanowią podstawę do wydania przez Producenta deklaracji
stałości właściwości użytkowych zgodnie z Rozporządzeniem CPR.
Oznakowanie CE powinno być jedynym oznakowaniem potwierdzającym zgodność wyrobu
budowlanego z deklarowanymi właściwościami użytkowymi i z mającymi zastosowanie
wymaganiami związanymi z prawodawstwem harmonizacyjnym Unii. Poprzez umieszczenie
lub zlecenie umieszczenia oznakowania CE na wyrobie budowlanym producent powinien
wskazać, że bierze na siebie odpowiedzialność za zgodność tego wyrobu z deklarowanymi
właściwościami użytkowymi.
Przy wprowadzaniu wyrobu do obrotu producent sporządza deklarację właściwości
użytkowych w odniesieniu do zasadniczych charakterystyk wyrobu określonych w mającej
zastosowanie zharmonizowanej specyfikacji technicznej oraz umieszcza na wyrobie
oznakowanie CE.
1.2 Obowiązki producentów wprowadzających wyroby budowlane do obrotu wg
Rozporządzenia CPR
o ustalenie dokumentu odniesienia dla wyrobu aktualna zharmonizowana norma (hEN),
obowiązująca ETA lub EOT,
o ustalenie systemu oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych,
o opracowanie dokumentacji technicznej - zawierającej wszystkie elementy wymagane
przez dokumenty odniesienia oraz związane z wymaganym systemem oceny i
weryfikacji stałości właściwości użytkowych,
o wdrożenie systemu ZKP,
o ustalenie typu wyrobu (w systemie 1 konieczny jest udział jednostki notyfikowanej),
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 4/14
o
o
o
o
uzyskanie certyfikatu (jeżeli jest wymagany),
sporządzenie deklaracji stałości właściwości użytkowych,
umieszczenie oznakowania CE,
dołączenie do wyrobu wszystkich niezbędnych informacji wg CPR.
1.3 Deklaracja stałości właściwości użytkowych (DoP)
Producent sporządza deklarację stałości właściwości użytkowych i określa typ wyrobu na
podstawie ocen i weryfikacji stałości właściwości użytkowych przeprowadzonych w ramach
ustalonych systemów. Ustalono pięć systemów oceny i weryfikacji stałości właściwości
użytkowych, oznaczonych są symbolami 1, 1+, 2+, 3 i 4. W każdym systemie określono
zadania dla producenta i jednostek notyfikowanych biorących udział w ocenie.
Deklarację właściwości użytkowych przy wprowadzaniu wyrobu do obrotu sporządza
Producent stosując wzór przedstawiony w załączniku III do CPR (Rozporządzenie
Delegowane 574/2014).
Przez sporządzenie deklaracji stałości właściwości użytkowych producent przyjmuje na
siebie odpowiedzialność za zgodność wyrobu budowlanego z zadeklarowanymi w ten
sposób właściwościami użytkowymi. O ile brak obiektywnych wskazań, że jest inaczej,
państwa członkowskie przyjmują, że deklaracja stałości właściwości użytkowych
sporządzona przez producenta jest dokładna i wiarygodna.
Deklaracja stałości właściwości użytkowych [DoP] wyraża właściwości użytkowe wyrobów w
odniesieniu do zasadniczych charakterystyk tych wyrobów, zgodnie z odpowiednimi
zharmonizowanymi specyfikacjami technicznymi, z uwzględnieniem przepisów odnoszących
się do zamierzonego zastosowania w miejscu, gdzie producent zamierza udostępnić wyrób
na rynku. Dopuszczalne jest zastosowanie opcji NPD (właściwość użytkowa nie ustalona),
którą producent może zastosować, jeżeli dana cecha dla podanego zamierzonego
zastosowania, nie jest istotna ze względu na spełnienie wymagań określonych w przepisach
w danym państwie, na którego rynek wyrób jest przeznaczony.
Deklaracja dostarczana jest dla każdego wyrobu na zasadach określonych w
Rozporządzeniu Delegowanym Komisji Nr 157/2014.
Producent przechowuje deklarację właściwości użytkowych przez okres 10 lat od momentu
wprowadzenia wyrobu budowlanego do obrotu i na uzasadnione żądanie właściwego organu
krajowego dostarcza wszelkie informacje i dokumentację, niezbędne do wykazania
zgodności danego wyrobu budowlanego z deklaracją właściwości użytkowych i z innymi
mającymi zastosowanie wymaganiami określonymi w CPR.
1.4 Oznakowanie CE
Oznakowanie CE umieszcza się na wyrobach budowlanych, dla których producent
sporządził deklarację właściwości użytkowych
Poprzez umieszczenie lub zlecenie umieszczenia oznakowania CE producent wskazuje, że
bierze na siebie odpowiedzialność za zgodność wyrobu budowlanego z deklarowanymi
właściwościami użytkowymi oraz za jego zgodność ze wszystkimi mającymi zastosowanie
wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu CPR.
Dla każdego wyrobu budowlanego objętego normą zharmonizowaną lub dla którego wydana
została europejska ocena techniczna oznakowanie CE jest jedynym oznakowaniem
potwierdzającym zgodność wyrobu budowlanego z deklarowanymi właściwościami
użytkowymi w odniesieniu do jego zasadniczych charakterystyk, objętych tą normą
zharmonizowaną lub europejską oceną techniczną.
1.5 Rodzaje certyfikacji prowadzonych przez Jednostkę Certyfikującą ICiMB
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 5/14
Jednostka Certyfikująca ICiMB prowadzi następujące procesy oceny dla wyrobów objętych
zakresem akredytacji PCA (AC 008) i notyfikacji (1487):
o system 1
 certyfikacja stałości właściwości użytkowych dla wyrobów objętych hEN, z
bezterminowym okresem ważności
 certyfikacja stałości właściwości użytkowych dla wyrobów objętych EOT, do
czasu ważności EOT
o system 2+
 certyfikacja systemu ZKP dla wyrobów objętych hEN, z bezterminowym okresem
ważności
 certyfikacja systemu ZKP dla wyrobów objętych EOT, do czasu ważności EOT
Zakresy zadań dla uczestników procesu oceny w poszczególnych systemach określone wg
Załącznika V Rozporządzenia 305/2011 (CPR) – nowelizacja z dnia 18 lutego 2014r. w
procesach certyfikacji i nadzoru przedstawione są poniżej:
System 1
a) Producent przeprowadza:
o zakładową kontrolę produkcji;
o dalsze badania próbek pobranych w zakładzie produkcyjnym przez producenta
zgodnie z ustalonym planem badań;
b) Notyfikowana jednostka certyfikująca wyrób podejmuje decyzję w sprawie wydania,
ograniczenia, zawieszenia lub wycofania certyfikatu stałości właściwości użytkowych wyrobu
budowlanego na podstawie wyników następujących ocen i weryfikacji przeprowadzonych
przez tę jednostkę:
o oceny stałości właściwości użytkowych wyrobu budowlanego na podstawie badań (w
tym pobierania próbek), obliczeń, tabelarycznych wartości lub opisowej dokumentacji
wyrobu;
o wstępnej inspekcji zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji;
o kontynuacji nadzoru, oceny i ewaluacji zakładowej kontroli produkcji.
System 2+
a) Producent przeprowadza:
o ocenę stałości właściwości użytkowych wyrobu budowlanego na podstawie badań (w
tym pobierania próbek), obliczeń, tabelarycznych wartości lub opisowej dokumentacji
tego wyrobu;
o zakładową kontrolę produkcji;
o badania próbek pobranych w zakładzie produkcyjnym przez producenta zgodnie z
ustalonym planem badań.
b) Notyfikowana jednostka certyfikująca zakładową kontrolę produkcji podejmuje decyzję w
sprawie wydania, ograniczenia, zawieszenia lub wycofania certyfikatu zgodności
zakładowej kontroli produkcji na podstawie wyników następujących ocen i weryfikacji
przeprowadzonych przez tę jednostkę:
o wstępnej inspekcji zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji;
o kontynuacji nadzoru, oceny i ewaluacji zakładowej kontroli produkcji
Prowadzone procesy certyfikacji są w równym stopniu dostępne dla wszystkich organizacji.
Procedury certyfikacji stosowane są jednolicie, zgodnie z określonym systemem oceny i
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 6/14
weryfikacji stałości właściwości użytkowych, z uwzględnieniem wielkości przedsiębiorstwa,
stopnia złożoności technologii produkcji oraz roli, jaką odgrywa wyrób w spełnieniu wymagań
podstawowych.
Możliwość przeprowadzenia certyfikacji uzależniona jest od zakresu notyfikacji jednostki
certyfikującej.
2 TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESACH CERTYFIKACJI I NADZORU
Poniżej, w formie schematu blokowego, przedstawiono przebieg procesu certyfikacji i
nadzoru
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
ICiMB
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 7/14
Wniosek
Uzupełnienia
i załączniki
Przegląd Wniosku
NIE
Akceptacja
TAK
Wyznaczenie zespołu
inspektorów
Przygotowanie umowy
Propozycja składu zespołu
i terminu
Akceptacja
składu zespołu
i terminu ?
TAK
Plan oceny
Ocena dodatkowa
Przegląd wdrożenia ZKP
Weryfikacja dokumentacji technicznej
ocena ewaluacji ZKP
stosowanie warunków umowy
Raport z oceny
Ocena merytoryczna
dokumentacji
Analiza materiałów
Akceptacja?
NIE
TAK
Uzupełnienie
do raportu
DECYZJA
TAK
Wydanie/utrzymanie
certyfikatu
NIE
Sposób
weryfikacji
Dokumenty
Ustalenie typu wyrobu
NIE
Odmowa wydania/
zawieszenie/ cofnięcie certyfikacji
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 8/14
2.1 Wniosek o certyfikację
Klient występując o certyfikację stałości właściwości użytkowych wyrobu lub certyfikację
zgodności zakładowej kontroli produkcji powinien złożyć wypełniony formularz właściwego
wniosku o dokonanie certyfikacji wraz z załącznikami wymienionymi na formularzu.
Formularze dostępne są na stronie www.icimb.pl (zakładka certyfikacja).
Do wypełnionego Wniosku należy dołączyć wymagane załączniki:
o dokumentację systemu zakładowej kontroli produkcji, uwzględniającą wymagania
dokumentu odniesienia (dopuszcza się możliwość zapoznania się z dokumentacja
systemu zkp w trakcie inspekcji u Klienta).
o dokument odniesienia (w przypadku, gdy dokumentem odniesienia jest EOT lub ETA
o dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności gospodarczej przez Producenta
(np. kopia KRS
oraz dokonać opłaty wstępnej w wysokości 1000 zł. Opłata podlega rozliczeniu w fakturze
końcowej za postępowanie certyfikacyjne. W przypadku odstąpienia od certyfikacji opłata
wstępna nie podlega zwrotowi.
2.2 Przegląd wniosku
Przegląd wniosku dokonywany jest w terminie 14 dni roboczych od daty jego wpływu, przez
wyznaczonego pracownika. Przegląd polega na formalnej i merytorycznej ocenie, tj.
sprawdzeniu kompletności dokumentów i poprawności wypełnienia zgłoszenia oraz analizie
zgłoszonego zakresu, w celu oceny możliwości przeprowadzenia przez Zakład Certyfikacji
procesu oceny. W przypadku braku załączników, błędnych lub niepełnych informacji
prowadzone są uzgodnienia telefoniczne a w uzasadnionych przypadkach zostaje
sporządzony i przekazany Organizacji wykaz niezgodności. Brak uzupełnienia w
uzgodnionym terminie, skutkuje odesłaniem wniosku bez dalszego rozpatrywania.
Wniosek prawidłowo wypełniony i z kompletem załączników zostaje zarejestrowany w
„Ewidencji wniosków” z datą wpływu. Rejestracja wniosku, który wymagał uzupełnienia
następuje z datą usunięcia nieprawidłowości.
2.3 Umowa o certyfikację
Po zarejestrowaniu wniosku, zostaje sporządzana umowa o przeprowadzenie procesu
certyfikacji. Koszt ustalany jest na podstawie cennika obowiązującego w Zakładzie
Certyfikacji. Umowa sporządzana jest w 2 egzemplarzach. Po podpisaniu przez Dyrektora
ICiMB lub uprawnioną osobę, umowa zostaje przesłana Dostawcy. Nie odesłanie podpisanej
umowy w terminie 30 dni skutkuje przerwaniem procesu certyfikacji.
2.4 Ocena właściwości użytkowych wyrobu
System 1
Zakład Certyfikacji pobiera próbkę wyrobu i ustala typ wyrobu na podstawie badań typu
wyrobu wykonanych na zlecenie w laboratorium o potwierdzonych (przez akredytację i/lub
notyfikację) kompetencjach, z którym zawarta zostało Porozumienie o współpracy. Ocena
właściwości użytkowych wyrobu przeprowadzana jest w zakresie ustalonym w
zharmonizowanej specyfikacji technicznej. Prowadzona i na bieżąco aktualizowana jest lista
laboratoriów uprawnionych do wykonywania badań na potrzeby procesów realizowanych
przez Zakładu Certyfikacji.
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 9/14
System 2+
W systemie oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych 2+ odpowiedzialność za
ustalenie typu wyrobu na podstawie badań typu (w tym pobierania próbek), obliczeń typu,
tabelarycznych wartości lub opisowej dokumentacji wyrobu ponosi producent.
2.5 Ocena (wstępna inspekcja zakładu i zakładowej kontroli produkcji)
Plan oceny
Po zakończeniu spraw formalnych związanych z przeprowadzeniem procesu certyfikacji
przesyłana jest do Klienta propozycja terminu inspekcji oraz skład zespołu powołanego do
przeprowadzenia inspekcji. W przypadku sprzeciwu wyznaczany jest nowy skład zespołu.
Zgłoszenie sprzeciwu wymaga pisemnego uzasadnienia. Po uzyskaniu akceptacji Klienta
przesyłany jest Plan inspekcji.
Inspekcja
Inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji przeprowadzana jest w
terminie uzgodnionym z wnioskodawcą. Zakres inspekcji i oceny ZKP obejmuje wszystkie
wymagania zawarte w zharmonizowanej specyfikacji technicznej oraz w dokumentacji
producenta.
Podczas wstępnej inspekcji oceniana jest:
o dokumentacja techniczna klienta pod kątem spełnienia wymagań zawartych w
specyfikacji technicznej, wymagań prawnych
o zakres i stopień wdrożenia oraz stosowania procedur ZKP zawartych w dokumentacji,
we wszystkich obszarach zakładu produkcyjnego związanych z produkcją,
badaniami, magazynowaniem wyrobów i nadzorem nad wyrobem niezgodnym na
podstawie obserwacji działań, prowadzenia rozmów z personelem oraz weryfikacji
prowadzonych zapisów.
o weryfikowana jest również prawidłowość prowadzonych przez klienta ocen wyrobu
gotowego w odniesieniu do wymagań specyfikacji technicznej oraz parametrów
deklarowanych.
Wyniki inspekcji wraz z wnioskiem końcowym Inspektor przedstawia w Raporcie z inspekcji,
który po zatwierdzeniu w Zakładzie Certyfikacji przekazywany jest Klientowi. Producent ma
możliwość przekazać swoje stanowisko odnośnie zapisów zawartych w raporcie i przebiegu
inspekcji.
2.6 Ocena wykonania działań korygujących
W przypadku stwierdzenia podczas inspekcji niespełnienia określonych wymagań
wystawiana jest Karta niezgodności, w której oceniana organizacja deklaruje zakres
działań korekcyjnych i korygujących wraz z terminem ich wdrożenia. Zaopiniowana przez
inspektora Karta przekazywana jest do Jednostki Certyfikującej gdzie podejmowana jest
decyzja dotycząca formy oceny skuteczności zaproponowanych przez Organizację działań.
W zależności od wagi niegodności ocena może być dokonana na podstawie:
o przeglądu dokumentów i zapisów dostarczonych przez Producenta,
o dodatkowej inspekcji.
Akceptacja przeprowadzonych przez Producenta korekcji i planu działań korygujących jest
podstawą zamknięcia niezgodności.
Przy braku akceptacji działań uzgadniane są dodatkowe działania konieczne do
przeprowadzenia przez Organizację.
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 10/14
2.7 Przegląd wyników procesu certyfikacji
Na podstawie kompletu materiałów dotyczących prowadzonego procesu certyfikacji,
dokonywana jest ocena podsumowująca i formułowany wniosek do podejmującego decyzję
w sprawie wyniku certyfikacji.
2.8 Decyzja w sprawie certyfikacji
Materiały związane z prowadzonym procesem certyfikacji kompletowane są, oddzielnie dla
każdego procesu. Po zakończeniu działań związanych z oceną systemu Dostawcy (w
systemie 1, 2+), określony komplet materiałów przekazywany jest do Kierownika Sekcji PCB
/Kierownika Sekcji PCC, który samodzielnie dokonuje analizy zebranych dokumentów w celu
podjęcia decyzji lub kieruje do zaopiniowania do eksperta – członka Komitetu Technicznego.
Na podstawie analizy materiałów zebranych w trakcie procesu certyfikacyjnego oraz
uzyskaniu ewentualnej opinii eksperta lub właściwego Komitetu Technicznego podejmowana
jest decyzja w sprawie udzielenia bądź odmowie udzielenia certyfikacji. Decyzja jest
dokumentowana.
Dokumentem potwierdzającym udzielenie certyfikacji jest certyfikat, który podpisywany jest
przez Kierownika Zakładu Certyfikacji i Dyrektora ICiMB. Okres ważności certyfikatu
rozpoczyna się od daty podjęcia decyzji.
Klient zawiadamiany jest pisemnie o zakończeniu procesu certyfikacji.
Przekazanie certyfikatu Organizacji następuje po dokonaniu uregulowaniu zobowiązań
finansowych oraz o podpisaniu umowy o nadzór nad wydanym certyfikatem
Decyzja o odmowie wydania certyfikatu przekazywana jest Klientowi pisemnie, wraz z
uzasadnieniem.
2.9 Przerwanie procesu certyfikacji
Proces certyfikacji może być przerwany w następujących przypadkach:
o na życzenie Organizacji;
o nie spełni warunków wymienionych w umowie o przeprowadzenie certyfikacji,
o nie przekaże w wymaganym terminie dokumentów uzupełniających, niezbędnych do
kontynuowania procesu,
o nie zapewni możliwości przeprowadzenia inspekcji w zakładzie,
Decyzja wraz z uzasadnieniem przekazywana jest Organizacji. Przerwanie procesu
certyfikacji skutkuje unieważnieniem rejestracji wniosku i anulowaniem umowy o
przeprowadzenie procesu certyfikacji. Wznowienie procesu certyfikacyjnego wymaga
ponownego złożenia wniosku.
3 NADZÓR, OCENA I EWALUACJA ZAKŁADOWEJ KONTROLI PRODUKCJI
3.1 Zasady ogólne
W okresie ważności certyfikatu JC sprawuje nadzór nad Dostawcą, który uzyskał ten
dokument.
Nadzór, ocena i ewaluacja ZKP realizowane są poprzez:
o inspekcje planowane zakładowej kontroli produkcji;
o sprawdzenie sposobu stosowania certyfikatów.
o inspekcje specjalne, które przeprowadza się:
 po wprowadzeniu znaczących zmian w systemie zakładowej kontroli produkcji, w
procesie produkcji lub w wyrobie;
 w ramach postępowania dla wznowienia certyfikatu, po jego zawieszeniu;
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 11/14

w przypadku niezgodności stwierdzonych podczas inspekcji planowanych, których
usunięcie wymaga sprawdzenia przez notyfikowaną jednostkę certyfikującą;
 w przypadkach uzasadnionych skargami zgłaszanymi do jednostki.
Inspekcje zakładowej kontroli produkcji odbywają się zgodnie z częstotliwością określoną w
dokumencie odniesienia lub przy braku takiego określenia, w odstępach nie
przekraczających 12 miesięcy. Termin pierwszej inspekcji w nadzorze wyznaczany jest na
etapie podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji i dokumentowany jest w Decyzji … (p.4.9).
Informacja o terminie inspekcji oraz o zasadach ustalania kolejnych terminów w nadzorze
zawarta jest we właściwej umowie o nadzór.
Termin kolejnej inspekcji wyznaczany jest z uwzględnieniem wyników inspekcji kontrolnej.
Informacja przekazywana jest pisemnie wraz z przesyłanym do Organizacji raportem z
inspekcji.
3.2 Inspekcja systemu ZKP
Inspekcja ZKP w procesie nadzoru obejmuje m.in. sprawdzenie i ocenę:
o spełniania przez posiadacza certyfikatu kryteriów oceny, stanowiących podstawę
certyfikacji;
o funkcjonowania systemu zakładowej kontroli produkcji w tym przegląd i ocena zmian
w systemie ZKP wprowadzonych od ostatniej oceny lub nadzoru,
o stałości właściwości użytkowych w odniesieniu do zasadniczych charakterystyk
zadeklarowanych przez producenta w DoP;
o sposobu powoływania się na posiadaną certyfikację (podawanie nazwy i numeru
identyfikacyjnego jednostki notyfikowanej) w deklaracjach stałości właściwości
użytkowych oraz w oznakowaniu CE;
o postępowanie z reklamacjami klientów, dotyczącymi wyrobów objętych certyfikatem;
o działań doskonalących podjętych w odniesieniu do niezgodności i spostrzeżeń
stwierdzonych podczas poprzedniej inspekcji ZKP,
3.3 Decyzje w procesach nadzoru
W wyniku działań nadzoru nad wydanym certyfikatem, notyfikowana jednostka certyfikująca
może podejmować decyzje w sprawie:
o utrzymania certyfikatu;
o zawieszenia certyfikatu;
o cofnięcia certyfikatu;
o dokonania zmiany zharmonizowanej specyfikacji technicznej lub nazwy wyrobu w
certyfikacie;
o wznowienia certyfikacji po zawieszeniu.
3.4 Utrzymanie certyfikatu
Podstawą do utrzymania certyfikatu są pozytywne wyniki inspekcji zakładu produkcyjnego i
oceny ZKP oraz zapewnienie stałości właściwości użytkowych wyrobu określonych w DoP.
Jeżeli podczas inspekcji stwierdzono niezgodności i/lub sformułowano uwagi, powinny być
one skutecznie usunięte, w terminie uzgodnionym z notyfikowaną jednostką certyfikującą.
Niezgodności, które stwarzają ryzyko wprowadzenia na rynek wyrobów niespełniających
wymagań określonych w deklaracji właściwości użytkowych, powinny być usunięte w ciągu 3
tygodni. Dla pozostałych niezgodności termin wprowadzenia działań korygujących nie
powinien przekraczać 6 tygodni. Termin wdrożenia działań zapobiegawczych w odniesieniu
do sformułowanych uwag wynosi zazwyczaj 1 rok.
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 12/14
3.5 Zawieszenie certyfikatu
Zawieszenie certyfikatu następuje w przypadku:
o nie usunięcia w uzgodnionym terminie, stwierdzonych podczas inspekcji
niezgodności,
o zgłoszenia przez wnioskodawcę czasowej rezygnacji z certyfikatu,
o uniemożliwienia przeprowadzenia inspekcji,
o nadużycia uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu,
o nie spełniania zobowiązań finansowych wobec ICiMB,
o nie wprowadzenia w uzgodnionym terminie zmian w systemie zakładowej kontroli
produkcji, wynikających ze zmian kryteriów certyfikacji,
Decyzja o zawieszeniu certyfikatu z podaniem przyczyny zawieszenia i okresu zawieszenia
przekazywana jest do Producenta.
W okresie zawieszenia Producent nie ma prawa posługiwać się certyfikatem.
Okres zawieszenia, ustalany jest przez Jednostkę Certyfikującą na postawie analizy i nie
powinien on być dłuższy niż 6 miesięcy (w wyjątkowych przypadkach, na wniosek
Producenta może być wydłużony do 9 miesięcy).Jeżeli przyczyna zawieszenia certyfikatu nie
zostanie w tym czasie usunięta, po upływie okresu zawieszenia certyfikat zostaje cofnięty.
Prawo do stosowania certyfikatu zostaje przywrócone, w wyniku:
o powiadomienia Jednostki Certyfikującej o usunięciu przyczyn będących podstawą
zawieszenia ważności certyfikatu i przedstawieniu dowodów wykonanych działań ,lub
o zgłoszenia gotowość poddania ocenie zakładu produkcyjnego i ZKP.
Przywrócenie ważności certyfikatu następuje po pozytywnej ocenie spełnieniu warunków
określonych w decyzji o zawieszeniu.
3.6 Cofnięcie certyfikatu
Cofnięcie certyfikatu następuje w przypadku:
o rażącego naruszenia przez posiadacza certyfikatu wymagań stawianych przy
certyfikacji,
o niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu
certyfikatu,
o zgłoszenia przez Producenta rezygnacji z certyfikatu,
o wydania nowego certyfikatu w wyniku przeniesienia certyfikacji.
Decyzja o cofnięciu certyfikatu przekazywana jest w formie pisemnej.
Po cofnięciu certyfikatu Producent zobowiązany jest do zaprzestania stosowania
certyfikatu.
3.7 Rozszerzenie zakresu certyfikatu
Rozszerzenie może dotyczyć nowych zamierzonych zastosowań wyrobów, odmian wyrobów
lub nowych wyrobów, w ramach tej samej zharmonizowanej specyfikacji technicznej.
Proces rozszerzenia prowadzony jest w trybie właściwym dla procesu certyfikacji. Potrzeba
przeprowadzenia ponownej inspekcji zakładowej kontroli produkcji oceniana jest
indywidualnie, w zależności od rodzaju wyrobu, wyników poprzedniej inspekcji. Istnieje
możliwość rozszerzenia zakresu certyfikatu na podstawie analizy dostarczonych przez
Klienta dokumentacji, której zakres ustalany jest indywidualnie przez Jednostkę Certyfikującą
ICiMB
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 13/14
3.8 Przeniesienie certyfikacji oraz dokonywanie zmian w certyfikacie
Przeniesienie certyfikacji może mieć miejsce w przypadku:
o zmiany nazwy i / lub adresu organizacji, dla której wydano certyfikat;
o zmiany statusu prawnego lub stosunków właścicielskich organizacji, dla której
wydano certyfikat.
Procesy te prowadzone są na pisemny wniosek Klienta. Zakres wymaganej dokumentacji,
która powinna być dołączona do wniosku zależy od rodzaju wnioskowanych zmian i jest
ustalany indywidualnie przez Jednostkę Certyfikującą ICiMB.
4 ODWOŁANIA I SKARGI
Producenci posiadający certyfikat wystawiony przez JC ICiMB mają prawo odwołania się od
każdej decyzji wydanej w wyniku procesu certyfikacji i nadzoru, a także prawo wnoszenia
skarg dotyczących
przebiegu postępowania w procesie certyfikacji. Informacja o
przysługującym Dostawcy prawie do złożenia odwołania zawarta jest w umowie o
przeprowadzenie procesu certyfikacji, w umowie o nadzór oraz w każdej decyzji
przekazywanej Dostawcy przez Jednostkę Certyfikującą. Złożenie odwołania lub skargi nie
skutkuje żadnymi działaniami dyskryminującymi przeciwko składającemu. Odwołanie
powinno być składane na piśmie w terminie 14 dni od doręczenia decyzji.
4.1 Odwołania
Złożone odwołanie kierowane jest do Jednostki Certyfikującej. Po odnotowaniu w Rejestrze
komplet dokumentów dotyczących przedmiotowej sprawy przekazywany jest do rozpatrzenia
przez Pełnomocnika Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem, który może podjąć decyzję
samodzielnie lub zasięgnąć opinii właściwego Komitetu. Ostateczną decyzję, obowiązującą
Jednostkę Certyfikującą, podejmuje Pełnomocnik Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem.
Jednostka w ciągu 14 dni przekazuje Dostawcy informację o sposobie załatwienia sprawy.
4.2 Skargi
Skargi rozpatrywane są przez Pełnomocnik Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem przy
współudziale Kierownika ZC (lub Z-cy Kierownika w przypadku zaangażowania Kierownika w
sprawie), który ustala powody złożenia skargi. W uzasadnionych przypadkach sprawa może
być skierowana do rozpatrzenia przez Komitet ds. Bezstronności.
W przypadku uznania zasadności złożonej skargi-reklamacji, w Jednostce podejmowane są
stosowne działania.
Odpowiedź na skargę powinna być udzielona w ciągu 14 dni od daty jej wpłynięcia. Jeżeli
odpowiedź nie może być udzielona w tym terminie, w ciągu 14 dni przekazywana jest
informacja o podjętych działaniach wraz z określeniem przybliżonego terminu przesłania
pełnej odpowiedzi.
5 OPŁATY ZA CERTYFIKACJĘ I NADZÓR
Opłaty za proces certyfikacji określone są w Cenniku Jednostki Certyfikującej ICiMB.
Wniesienie opłaty jest jednym z warunków wydania i utrzymywania certyfikatu.
6 POUFNOŚĆ
Jednostka Certyfikująca ICiMB w Warszawie zobowiązuje się do zachowania poufności w
odniesieniu do wszystkich informacji, uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru, z
wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem. Wszelkie informacje uzyskane w trakcie
inspekcji będą chronione i wykorzystane tylko do oceny organizacji. Ujawnienie informacji
chronionych może nastąpić wyłącznie w przypadkach uregulowanych odrębnymi przepisami.
ZAKŁAD
CERTYFIKACJI
ICiMB
ZASADY PROWADZENIA PROCESÓW.. - INFORMATOR
Wydanie 4
27.10.2014r.
Strona 14/14
W przypadku konieczności ujawniania informacji wymaganych prawem, wnioskodawca jest
powiadamiany o treści ujawnionej informacji.
Cały personel Jednostki Certyfikującej ICiMB, w tym personel zewnętrzny, jest zobowiązany
do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich informacji uzyskanych w procesie
certyfikacji i nadzoru. Pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni i podpisali stosowne
zobowiązanie. Zobowiązanie takie złożyli również członkowie komitetów.
7 PUBLIKACJE
Jednostka Certyfikująca ICiMB udostępnia wszystkim zainteresowanym informacje
dotyczące udzielonych certyfikacji oraz
publikuje wykaz zawieszonych i cofniętych
certyfikatów na swojej stronie internetowej www.icimb.pl.
Jednostka Certyfikująca ICiMB. jako notyfikowana jednostka certyfikująca jest obowiązana
informować organ notyfikujący o:
o odmowie wydania, zawieszeniu lub wycofaniu certyfikatów;
o wszelkich okolicznościach wpływających na zakres i warunki dotyczące notyfikacji.