plik 65027 - ministerstwo rozwoju

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ)
I.
Przedmiot i cel zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa dwudniowej konferencji w Centrum
Kongresowym w Targach Kielce, w dniach 14-15 października 2015 r. Podczas pierwszego dnia
1
konferencji odbędzie się podsumowanie realizacji Programu Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013
(PO RPW), natomiast drugiego dnia nastąpi przedstawienie działań Programu Polska Wschodnia
2
2014-2020 (POPW).
W ramach zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany m.in. do.: zapewnienia moderatorów oraz
zapewnienia zwrotu kosztów podróży prelegentom; wynajęcia i przygotowania mini-stoisk
wystawienniczych; zapewnienia usługi gastronomicznej; zapewnienia transportu; zapewnienia
biletów wstępu na targi INNO-TECH EXPO w Kielcach; zapewnienia obsługi technicznej,
organizacyjnej, porządkowej, recepcyjnej, hostess, przygotowania i dostarczenia materiałów
informacyjno-promocyjnych.
Zamówienie zostanie zrealizowane na rzecz Departamentu Programów Ponadregionalnych,
Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju (MIiR), który pełni funkcję Instytucji Zarządzającej PO RPW
oraz funkcję Instytucji Zarządzającej POPW.
II.
Termin i miejsce
a. Termin konferencji: 14-15 października 2015 r.
b. Liczba osób:
•
14 października: maksymalnie 180.
•
15 października: maksymalnie 230.
c. Lokalizacja konferencji: Centrum Kongresowe w Targach Kielce, ul. Zakładowa 1, Kielce
d. Szkic agendy:
14 października
9.30– 10.00
Rejestracja uczestników i kawa powitalna
Konferencja prasowa
10.00 – 10.30 Powitanie uczestników, słowo wstępne
10.30 - 10.40 Prezentacja/film/reportaż
Panele dyskusyjne z udziałem ekspertów
10.40 – 11.40 Panel
11.40 – 12.00 Przerwa kawowa
12.00 – 13.00 Panel
13.00 – 14.00 Lunch
14.00 – 15.00 Panel
15.00 - 15.15 Podsumowanie i zakończenie konferencji
1
2
www.polskawschodnia.2007-2013.gov.pl
www.polskawschodnia.gov.pl
15 października
9.30– 10.00
Rejestracja uczestników i kawa powitalna
Konferencja prasowa
10.00 – 10.05
Otwarcie spotkania i przywitanie gości
10.05 – 10.20
Wystąpienie 1.
10.20 – 10.30
Prezentacja 2.
lub
10.30 – 10.45
Wystąpienie 3.
Panel
10.45 – 11.00
Wystąpienie 4.
11.00 – 11.30
Przerwa kawowa
Panele dyskusyjne z udziałem ekspertów
11.30 – 12.15
Panel
12.15 – 12.45
Panel
12.45 – 13.30
Lunch
13.30 -14.15
Panel
14.15 – 14.30
Zakończenie konferencji
III. Zakres zamówienia
1. Miejsce konferencji
a. Wykonawca zorganizuje konferencję w Centrum Kongresowym Targów Kielce, zlokalizowanym
przy ul. Zakładowej 1 w Kielcach. Zamawiający w dniach 14 - 15 października 2015 r. zapewnia
wszystkie potrzebne sale wraz z wyposażeniem i pomieszczenia: salę konferencyjną Omega,
salę na konferencję prasową, VIP room, miejsce na usługę cateringową, przestrzeń do ekspozycji
mini-stoisk wystawienniczych, videowalla, telewizorów LCD oraz wystawy projektów PO RPW,
przechowalnię bagażu i szatnię. Koszty zapewnienia ww. pomieszczeń nie stanowią kosztów
Wykonawcy.
b. Wykonawca zapewni w VIP roomie świeżo parzoną kawę, herbatę (czarną, owocową),
ciasteczka, owoce, wodę mineralną, szklanki do wody.
c. Wykonawca czytelnie oznaczy wszystkie miejsca, w których odbędą się wydarzenia realizowane
na zlecenie Zamawiającego oraz drogi prowadzące do nich. Oznakowanie musi być gotowe
każdego dnia, co najmniej godzinę przed rozpoczęciem.
d. Wykonawca, podczas obu dni konferencji, zapewni obsługę techniczną, organizacyjną
i porządkową wszystkich pomieszczeń, o której jest mowa w poszcz. częściach SOPZ.
2. Prelegenci
a. Wykonawca w ustalonym przez strony terminie będzie zobowiązany do potwierdzenia udziału
w konferencji prelegentów z Polski oraz gotowości sześciu z nich do przygotowania prezentacji
wprowadzającej do tematyki panelu dyskusyjnego. Przewiduje się, że w konferencji udział
weźmie około 35 prelegentów, w tym około 9 z Instytucji Zarządzającej (IZ) i Instytucji
Pośredniczącej (IP) PO RPW/POPW oraz maksymalnie 26 prelegentów posiadających aktualną
wiedzę i doświadczenie w tematyce konferencji, z których 6 zostanie poproszonych
o przygotowanie prezentacji. Zaproszenia do potencjalnych prelegentów dotyczące udziału
2
w konferencji wystosuje Zamawiający. W przypadku, gdy Zamawiający w wyznaczonym przez
strony terminie otrzyma od Wykonawcy informacje o braku możliwości wzięcia udziału przez
danego prelegenta w konferencji, wystosuje zaproszenie do kolejnych prelegentów lub ograniczy
liczbę prelegentów w danym panelu dyskusyjnym.
b. Udział prelegentów będzie bezpłatny, z zastrzeżeniem pkt d oraz f.
c. Zamawiający, po ustaleniu ostatecznej listy prelegentów mogących wziąć udział w konferencji
wytypuje maksymalnie 6 prelegentów, którzy będą zobowiązani do przygotowania multimedialnej
„prezentacji wprowadzającej” do tematyki panelu dyskusyjnego oraz zaprezentowania jej
podczas konferencji.
d. Wykonawca, w drodze umowy, zleci prelegentom, o których mowa w pkt c., przygotowanie
prezentacji. Wykonawca będzie zobowiązany do wypłacenia im z budżetu projektu
wynagrodzenia za przygotowanie i przedstawienie prezentacji podczas konferencji, z
zastrzeżeniem, że koszt na jednego prelegenta nie przekroczy 1000 zł brutto.
e. Wykonawca w umowach z prelegentami, o których mowa w pkt d, zagwarantuje przeniesienie
na Zamawiającego praw autorskich do prezentacji. Wykonawca zobowiąże prelegentów
do przekazania prezentacji w terminie i na adres poczty elektronicznej wskazany przez
Zamawiającego.
f. Dla maksymalnie 26 prelegentów Wykonawca zapewni zwrot kosztów podróży do kwoty
maksymalnej 500 zł brutto/ osobę.
g. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zobowiązania oraz wszelkie kwestie formalnoprawne wobec maksymalnie 26 prelegentów biorących udział w konferencji (z wyłączeniem
przedstawicieli IZ i IP PO RPW/POPW), w tym wobec maksymalnie 6 prelegentów, o których
mowa w pkt c.
3. Moderatorzy
a. Wykonawca zapewni (zakontraktuje) jednego głównego moderatora do prowadzenia obu dni
konferencji oraz zapewni (zakontraktuje) 2 dodatkowych moderatorów do prowadzenia paneli
dyskusyjnych w dniu 15 października 2015 r.
b. Wykonawca, najpóźniej w ciągu 5 dni od dnia podpisania umowy, przedstawi Zamawiającemu
do wyboru minimum 2 nazwiska moderatorów głównych oraz 4 nazwiska moderatorów
dodatkowych, biorąc pod uwagę poniższe:
• moderator
główny
–
dziennikarz
lub
ekspert
posiadający
doświadczenie
w moderowaniu konferencji/ forów ekonomicznych dotyczących spraw związanych
z przedsiębiorczością/ ekonomią/ sprawami gospodarczymi lub związanych z polityką
regionalną.
• moderatorzy dodatkowi do prowadzenia paneli dyskusyjnych w dniu 15 października –
posiadający doświadczenie zawodowe, w tym m.in. w wystąpieniach lub w prowadzeniu
konferencji/spotkań w zakresie europejskiej polityki spójności i funduszy strukturalnych UE
oraz posiadający aktualną wiedzę z zakresu działań w POPW, polityki rozwoju regionalnego
oraz polityki przestrzennej.
c. W przypadku braku akceptacji przez Zamawiającego dotyczącej nazwisk proponowanych
moderatorów, Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia kolejnych propozycji.
d. Zamawiający uzgodni z moderatorami przebieg merytoryczny konferencji. Moderatorzy najpóźniej
na co najmniej 14 dni przed datą konferencji, tj. do 30 września 2015 r. przedstawią
Zamawiającemu scenariusz poszczególnych bloków konferencji, który będzie podlegał akceptacji
Zamawiającego.
e. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zobowiązania oraz wszelkie kwestie formalnoprawne wobec moderatorów. Wykonawca będzie zobowiązany do wypłacenia im wynagrodzenia
z budżetu projektu.
f. W przypadku, gdy moderator zrezygnuje z uczestnictwa w konferencji, Wykonawca niezwłocznie
powiadomi o tym fakcie Zamawiającego. Następnie w porozumieniu z Zamawiającym zapewni
innego moderatora.
g. Wykonawca zapewni moderatorom zakwaterowanie .
3
4. Opracowanie jednolitego systemu wizualizacji
a. Wykonawca w ofercie przedstawi, zgodnie z pkt VI b SOPZ, propozycję jednolitego systemu
wizualizacji konferencji, podlegającą ocenie zgodnie z pkt VII a SOPZ.
b. Po podpisaniu umowy i uzyskaniu ostatecznej akceptacji Zamawiającego Wykonawca będzie
zobowiązany do zapewnienia spójności wszystkich elementów konferencji objętych jednolitym
systemem wizualizacji, tj:
• drobnych elementów scenograficznych, zgodnie z pkt III.5 SOPZ;
• mini-stoiska wystawienniczego (grafiki), zgodnie z pkt III.6 SOPZ;
• materiałów konferencyjnych, zgodnie z pkt III. 7 SOPZ.
c. Jednolity system wizualizacji musi uwzględniać:
•
zasady promocji i oznakowania projektów w PO RPW/ POPW, zamieszczone na stronie
internetowej Zamawiającego
http://www.polskawschodnia.20072013.gov.pl/ZPFE/Documents/Zasady_promocji_PORPW_podrecznik_12_2010.pdf,
http://www.polskawschodnia.gov.pl/strony/o-programie/promocja/zasady-promocji-ioznakowania-projektow-w-programie/.
3
d. Jednolity system wizualizacji musi uwzględniać kolor fioletowy , który jest przypisany do PO RPW
i POPW, ale nie powinien on być dominujący w projektach. Jednolity system wizualizacji musi być
stworzony na bazie form współczesnych, prostych i oszczędnych.
5. Drobne elementy scenograficzne
a. Scenografia, nawiązująca charakterem do PO RPW i POPW, musi uwzględniać możliwości
Centrum Kongresowego w Targach Kielce (sali konferencyjnej Omega, korytarzy, foyer) oraz
musi być :
• nowoczesna i minimalistyczna,
• estetyczna,
• oryginalna,
• autorska,
• wzbudzać pozytywne skojarzenia związane z makroregionem,
• wykorzystywać elementy stałe wyposażenia obiektu (np. oświetlenie, ekrany led etc.).
b. Materiał, z którego zostanie wykonana scenografia musi uwzględniać wymogi BHP.
c. Elementy scenografii muszą zapewniać możliwość przeprowadzenia panelu dyskusyjnego
z udziałem prelegentów i moderatora oraz nie mogą powodować utrudnień w przemieszczaniu
się uczestników konferencji.
d. Wykonawca, po zaakceptowaniu przez Zamawiającego projektu scenografii, na jego podstawie
przygotuje elementy scenografii, które dostarczy i zamontuje we wszystkich miejscach
uzgodnionych z Zamawiającym, a po zakończeniu konferencji dokona ich demontażu.
e. W przypadku wybranych elementów scenografii, które Zamawiający będzie chciał zatrzymać
u siebie, Wykonawca dostarczy je do siedziby Zamawiającego w terminie ustalonym przez
strony.
f. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag do projektu zaproponowanego
w ofercie. Wykonawca w ciągu maksymalnie 14 dni od daty podpisania umowy ustali
z Zamawiającym ostateczny projekt scenografii zastosowanej w sali konferencyjnej, w sali
przeznaczonej na konferencję prasową, w korytarzu przylegającym/prowadzącym do ww. sal
oraz w foyer/pomieszczeniu, gdzie będzie zlokalizowana usługa cateringowa.
3
Kolory PO RPW: trzy odcienie fioletu: CMYK: 1) 80:80:0:10, 2) 70:70:0:0, 3) 20:20:0:0 i odpowiedniki
w Pantone: 1) 268C; 2) 272C; 3) 2706C
4
6. Mini-stoiska wystawiennicze (promocyjne)
a. Wykonawca wynajmie oraz zamontuje na czas konferencji (14-15 października br.) a następnie
zdemontuje, maksymalnie 20 mini-stoisk wystawienniczych (promocyjnych) dla beneficjentów PO
RPW.
b. Każde stoisko musi być złożone z:
•
modułu wystawienniczego umożlwiającego naklejenie (przymocowanie) grafiki,
•
blatu, na którym będzie możliwe rozłożenie materiałów informacyjnych,
•
krzesła.
c. Wykonawca zaproponuje w ofercie grafikę do stoisk, wpisującą się w jednolity system wizualizacji
konferencji. Wykonawca, po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego, będzie zobowiązany
do wydrukowania grafik odpowiadających liczbie mini-stoisk wystawienniczych oraz ich montażu.
d. Zamawiający najpóźniej do 1 października br. potwierdzi Wykonawcy liczbę stoisk
do przygotowania oraz przekaże niezbędne informacje o beneficjencie PO RPW (np. nazwa
beneficjenta, tytuł projektu, kwota dofinansowania).
e. W przypadku zmniejszenia liczby stoisk wystawienniczych, Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie
odpowiednio zmniejszone.
f. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag do projektu zaproponowanego
w ofercie. Wykonawca w ciągu maksymalnie 14 dni od daty podpisania umowy ustali
z Zamawiającym ostateczny projekt mini-stoisk wystawienniczych oraz ich rozmieszczenie
w obiekcie, w którym odbędzie się konferencja.
7. Materiały konferencyjne
a. Wykonawca obejmie jednolitym systemem wizualizacji następujące materiały konferencyjne:
•
szablon agendy konferencji,
•
zaproszenie na konferencję w wersji papierowej (z wkładką uwzględniającą ramową
agendę konferencji),
•
zaproszenie na konferencję w wersji elektronicznej,
•
szablon prezentacji (slajd początkowy, slajd do wypełnienia treścią, slajd końcowy),
•
identyfikator wraz ze smyczą (lub klipsem i agrafką),
•
tabliczki dla prelegentów (koziołki),
•
teczka konferencyjna z kartonu recyklingowego z notesem i ekologicznym długopisem.
b. Wykonawca, najpóźniej miesiąc przed konferencją, tj. do 14 września 2015 r. dostarczy
do siedziby Zamawiającego maksymalnie 100 szt. eleganckich zaproszeń wraz z kopertami
(zaproszenia kartonikowe, kolor 4+4) uwzględniających wkładkę z agendą konferencji.
c. Wykonawca, najpóźniej miesiąc przed konferencją, tj. do 14 września 2015 r. przekaże
Zamawiającemu zaproszenie na konferencję w wersji elektronicznej oraz szablon prezentacji.
d. Wykonawca przygotuje i umieści, w dniach konferencji, na stołach tabliczki (koziołki) z danymi
prelegentów. Informacje dla kogo należy przygotować tabliczki Wykonawca ustali
z Zamawiającym.
e. Wykonawca, po akceptacji projektu, wyprodukuje i dostarczy na miejsce konferencji maksymalnie
410 szt. (po 1 szt. dla każdego uczestnika) agendy konferencji (na każdy dzień konferencji
oddzielnie), identyfikatorów oraz teczek konferencyjnych.
f. Wykonawca oznaczy wszystkie materiały promocyjnie zgodnie z zasadami, o których mowa w pkt
III.4 c. Oznakowanie materiałów musi uwzględniać co najmniej: logo POPW i UE. Projekty/
wizualizacje nadruków oznaczeń na materiałach promocyjnych należy przedstawić
Zamawiającemu do akceptacji. Gotowe materiały należy dostarczyć na miejsce konferencji.
g. Wykonawca, w uzgodnionym między stronami terminie, odbierze z siedziby Zamawiającego
pozostałe materiały informacyjne (np. ulotki, publikacje) i promocyjne (np. roll-upy, ściankę
konferencyjną, album projektów, pyblikacje drukowane, stojaki na ulotki) oraz dostarczy je do
miejsca konferencji.
5
h. Wykonawca odpowiada za wniesienie, złożenie/ montaż/ demontaż, rozstawienie oraz transport
wszystkich ww. materiałów.
i. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag do projektów zaproponowanych
w ofercie. Wykonawca w ciągu maksymalnie 14 dni od daty podpisania umowy ustali
z Zamawiającym ostateczne projekty materiałów konferencyjnych. Wszystkie materiały, które
zostaną przedstawione w ofercie oraz powstaną w trakcie realizacji Zadania muszą być
przedstawiane do ostatecznej akceptacji Zamawiającego i taką akceptację uzyskać przed ich
wyprodukowaniem. Ewentualne poprawki i zmiany przed ostateczną akceptacją Zamawiający
będzie zgłaszał w wersji elektronicznej w miarę potrzeb na bieżąco. Wykonawca będzie
zobowiązany do wprowadzania poprawek w terminie maksymalnie 2 dni roboczych.
j. W terminie maksymalnie 5 dni od zakończenia konferencji, tj. do 20 października 2015 r.
Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego (ul. Wspólna 2/4, Warszawa) pozostałe
po konferencji materiały konferencyjne, informacyjne i promocyjne.
8. Wystawa projektów PO RPW
Wykonawca wypożyczy systemy wystawiennicze o stabilnej konstrukcji – 12 nośników
eksponowanych dwustronnie oraz zapewni ekspozycję 24 zdjęć projektów PO RPW,
w następujący sposób:
•
w ustalonym przez strony terminie odbierze 12 plansz ekspozycyjnych o rozmiarach
100x140 cm (druk obustronny – 24 zdjęcia, wydrukowane na płycie PCV) z siedziby IP PO
RPW/POPW (PARP, ul. Pańska 81/83, Warszawa).
•
dostarczy ww. plansze na miejsce konferencji (samochód dostawczy) oraz zapewni ich
ekspozycję (montaż) na wynajętym przez Wykonawcę systemie wystawienniczym
umożliwiającym należyty montaż plansz oraz właściwy odbiór ekspozycji przez uczestników
konferencji.
•
w terminie maksymalnie 5 dni od zakończenia konferencji
plansze do siedziby PARP.
Wykonawca dostarczy ww.
9. Multimedia
a. Wykonawca wynajmie, dostarczy do miejsca konferencji oraz zamontuje:
•
4 telewizory LCD/LED minimum
z odtwarzaczami dvd oraz statywem,
•
system tworzący videowall na bazie zintegrowanych monitorów bezszwowych, składający
się z co najmniej 4 modułów wraz ze wszystkimi wymaganymi komponentami.
42
cale
z
wbudowanym
nagłośnieniem,
wraz
b. Wykonawca przygotuje prostą w obsłudze (intuicyjną) i atrakcyjną wizualnie (zgodną z jednolitym
systemem wizualizacji konferencji) aplikację na videowall’a, pozwalającą na przeglądanie stron
internetowych Zamawiającego oraz materiałów informacyjno-promocyjnych, takich ja ulotka czy
program.
10. Usługa gastronomiczna
a. Wykonawca zapewni usługę cateringową dla:
- maksymalnie 180 uczestników w dn. 14 października 2015 r.,
- maksymalnie 230 uczestników w dn. 15 października 2015 r.,
obejmującą:
• serwis kawowy w systemie ciągłym:
świeżo parzona kawa i co najmniej 3 rodzaje herbat (czarna, zielona, owocowa) wraz
z dodatkami (cukier, cytryna, mleko/ śmietanka),
gazowana i niegazowana woda mineralna butelkowana,
3 rodzaje soków owocowych (np. pomarańczowy, jabłkowy, z czarnej porzeczki),
3 rodzaje ciast w papilotach (bez ciast drożdżowych),
3 rodzaje mini kanapek (w tym 1 rodzaj wegetariańskich),
Świeże, filetowane owoce.
6
• lunch:
2 rodzaje zupy,
3 rodzaje zimnych przekąsek,
3 rodzaje dań głównych (2 mięsne i 1 wegeteriańskie),
3 rodzaje surówek ze świeżych warzyw,
3 rodzaje ciepłych dodatków skrobiowych,
2 rodzaje deseru w pucharkach,
pozycje z serwisu kawowego,
• wodę mineralną gazowaną i niegazowaną na stołach dla prelegentów.
b. Wykonawca zapewni również:
• odpowiednią do liczby uczestników liczbę stolików koktajlowych (stołów) oraz estetycznie
nakrytych stołów, na których będzie zorganizowany catering w formie bufetu,
• serwis kelnerski,
• elegancką zastawę uzupełnianą/ wymienianą na bieżąco.
c. Obsługa cateringowa musi być gotowa na co najmniej 30 min. przed rozpoczęciem spotkania.
d. Godzina podania lunchu, co do zasady będzie zgodna z godziną wyznaczoną w agendzie
spotkania. W przypadku przesunięć w agendzie, godzina lunchu także zostanie przesunięta
(maksymalnie do 60 min.), o czym Wykonawca zostanie niezwłocznie poinformowany przez
Zamawiającego.
e. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników konferencji może być zmniejszona maksymalnie
o 15%. Decyzja zostanie podjęta przez Zamawiającego na podstawie liczby zgłoszeń
przekazanej przez Wykonawcę na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji, tj. do 6 października
2015 r. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników konferencji, Wynagrodzenie Wykonawcy
zostanie odpowiednio zmniejszone.
f. Ostateczne menu, przewidziane dla poszczególnych posiłków podczas obu dni konferencji,
będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę
najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji, tj. do 6 października 2015 r.
g. Serwis kawowy musi być zorganizowany w osobnym pomieszczeniu lub we foyer, przy sali
konferencyjnej, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji.
11. Transport
a. Zapewnienie usługi transportowej dla uczestników konferencji, wg poniższego zapotrzebowania:
• 13 października 2015 r.: transfer Warszawa – Kielce, liczba osób: maksymalnie 20,
• 15 października 2015 r.: transfer Kielce – Warszawa. liczba osób: maksymalnie 20.
b. Zapewnienie w dniach 14 – 15 października 2015 r. transportu lokalnego dla uczestników
korzystających z noclegu w Kielcach na trasie: hotele - Targi Kielce – hotele, maksymalnie dla
150 osób każdego dnia.
Zamawiający zastrzega, że może zrezygnować z usługi, o której mowa w pkt b, o ile odległość
między hotelami a Targami Kielce nie będzie wymagała jej realizacji. Zamawiający przekaże
Wykonawcy taką informację najpóźniej do 7 października 2015 r. W przypadku rezygnacji
z usługi, o której mowa w pkt b, Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie odpowiednio zmniejszone.
c. Autokary muszą spełniać następujące wymagania:
•
•
•
•
pojazd przeznaczony do przewozu osób - nie starszy niż 5 lat,
z ważną polisą ubezpieczeniową,
wyposażony w sprawnie działające ogrzewanie/ klimatyzację,
posiadający rozkładane siedzenia wraz z pasami bezpieczeństwa.
d. Wykonawca lub podmiot wykonujący usługę transportu na rzecz Wykonawcy musi posiadać
licencję na wykonywanie krajowego transportu osób.
e. Godzina wyjazdu z Warszawy w dniu 13 października 2015 r. zostanie podana przez
Zamawiającego do 8 października 2015 r.
7
12. Miejsca parkingowe
a. Wykonawca, podczas obu dni konferencji zapewni bezpłatne miejsca parkingowe w pobliżu
miejsca organizacji konferencji dla jej uczestników - maksymalnie dla 50 samochodów
osobowych.
13. Elektroniczna platforma rejestracyjna
a. Wykonawca zapewni rejestrację uczestnictwa w konferencji poprzez stronę internetową za pomocą
elektronicznego formularza rejestracyjnego uruchomionego najpóźniej 14 września 2015 r.
b. Formularz rejestracyjny, ewentualnie dwa odrębne formularze, musi/muszą uwzględniać dwie
grupy uczestników:
- osoby, które same zgłaszają swój udział w konferencji,
- osoby zaproszone imiennie przez Zamawiającego, które potwierdzają swój udział. Dla tej
grupy uczestników Zamawiający zapewni nocleg.
c. Wykonawca najpóźniej do 31 sierpnia 2015 r. przedstawi Zamawiającemu do akceptacji
formularz rejestracyjny, który musi zawierać: agendę konferencji, mapkę dojazdu do obiektu,
w którym odbędzie się konferencja oraz odpowiednie logotypy.
d. Wykonawca najpóźniej do 6 października 2015 r przekaże Zamawiającemu liczbę osób, które
zarejestrowały się, w rozbiciu na dwa dni konferencji.
e. Wykonawca najpóźniej do 6 października 2015 r przekaże Zamawiającemu listę osób z grupy
zaproszonych imiennie, które zarejestrowały się. Lista musi zawierać informację, czy osoby te
będą korzystać z noclegu.
f.
Potwierdzenie udziału w konferencji prelegentów zostało opisane w pkt III.2.a. SOPZ.
g. Wykonawca zapewni administrowanie danymi osobowymi uczestników konferencji zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa.
14. Obsługa techniczna, organizacyjna i porządkowa
a. Wykonawca zapewni ochronę ekspozycji, stoisk i sprzętu, pełną obsługę techniczną sprzętu,
znajdującego się w sali konferencyjnej, w sali przeznaczonej na konferencję prasową oraz we
wszystkich innych pomieszczeniach (np. korytarze) służących należytej organizacji konferencji
oraz zapewni ich bieżące sprzątanie. Wykonawca zapewni (zakontraktuje) obsługę recepcji i sali
konferencyjnej przez 4 hostessy/ hostów (2 kobiety i 2 mężczyzn). Osoby te muszą posługiwać
się językiem angielskim w stopniu umożliwiającym swobodną komunikację z gośćmi
zagranicznymi.
b. Do zadań hostess/ hostów będzie należało m.in.: rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów
konferencyjnych, rozdawanie identyfikatorów, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji
w trakcie wydarzeń, ew. podawanie mikrofonów.
c. Hostessy/ hostowie muszą być ubrani w jednolite eleganckie stroje w stonowanych kolorach.
d. Poprzez eleganckie stroje należy rozumieć spełnienie minimum następujących warunków:
• dla kobiet: długie spodnie lub spódnica (spódnica powinna zakrywać kolana, w przypadku
spódnicy gładkie rajstopy), marynarka, buty zakrywające palce i pięty;
• dla mężczyzn: długie spodnie, marynarka, koszula z długimi rękawami, buty wizytowe
zakrywające palce i pięty.
e. Wykonawca, podczas obu dni konferencji zapewni całodzienną obsługę szatni oraz obsługę
przechowalni bagażu.
15. Zapewnienie dokumentacji fotograficznej
a. Wykonawca udokumentuje przebieg obu dni konferencji w formie fotograficznej.
b. Dokumentacja fotograficzna obejmie relację z konferencji - 50 zdjęć z każdego dnia, w tym
zdjęcia prelegentów w trakcie wystąpienia.
c. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu zdjęcia w formie elektronicznej najpóźniej 7 dni
po zakończeniu konferencji, tj. do 22 października 2015 r.
8
d. Wybrane zdjęcia z konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą e-mail w trakcie lub
bezpośrednio po zakończeniu konferencji na wskazany przez niego adres e-mail.
16. Wejściówki na Targi INNO-TECH EXPO
a. Wykonawca zapewnieni organizatorom i uczestnikom konferencji 100 wejściówek na Targi INNOTECH EXPO, w dniu 15 października 2015 r., które będą odbywały się w Targach Kielce.
Uczestnicy Forum Polski Wschodniej uzyskają w ten sposób możliwość zapoznania się ze
strategicznymi kierunkami rozwoju nowych technologii, będącymi uzupełnieniem treści
prezentowanych podczas Forum. Jednocześnie uczestnicy Targów INNO-TECH EXPO zyskają
możliwość zapoznania się ofertą wsparcia z POPW, kierowanego do innowacyjnych
przedsiębiorców.
b. Jeżeli wejście na ww. targi będzie wymagało od uczestników konferencji wcześniejszej rejestracji
Wykonawca poinformuje o tym na stronie dedykowanej konferencji oraz zapewni odpowiednie
przekierowanie (link) w celu rejestracji.
c. Wejściówki na ww. targi uczestnicy konferencji będą mogli odebrać w recepcji konferencji, w dniu
15 października 2015 r.
d. Wykonawca będzie dysponował dodatkowo pakietem 15 wejściówek do wykorzystania przez
Zamawiającego.
IV. Zakres współpracy
a. Maksymalnie w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy Zamawiający zorganizuje w swojej
siedzibie spotkanie, podczas którego omówi z Wykonawcą sposób realizacji zadania.
Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia harmonogramu realizacji poszczególnych
elementów zadania.
b. Wykonawca wyznaczy koordynatora realizacji zadania, który będzie na bieżąco współpracował
z przedstawicielami Zamawiającego. Zamawiający przewiduje również możliwość odbycia kilku
spotkań z Wykonawcą w siedzibie Zamawiającego.
c. W przypadku nieobecności ww. koordynatora Wykonawca wskaże jego zastępcę, o czym
niezwłocznie poinformuje Zamawiającego.
d. Wykonawca będzie zobowiązany do respektowania umów zawartych pomiędzy Zamawiającym
i firmami świadczącymi na jego rzecz inne usługi, w tym przede wszystkim Targami Kielce, które
udostępniają pomieszczenia na organizację konferencji, firmą świadczącą usługi w zakresie
zapewnienia miejsc noclegowych, firmą zapewniającą tłumaczenia, w tym dostarczania sprzętu
do tłumaczeń.
e. Wykonawca, w przypadku gdy zaistnieje taka konieczność, będzie odpowiedzialny
za zapewnienie wszelkich oficjalnych zezwoleń, np.: przepustek, kart wstępu, pozwoleń
na instalację sprzętu technicznego, zewnętrznych oznakowań na budynkach.
V.
Wymagania wobec Wykonawcy
a. Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert
(a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), należycie wykonał 2 usługi,
z których każda polegała na kompleksowej organizacji konferencji (obejmującej m.in. obsługę
biura konferencji, zapewnienie usługi cateringowej oraz zapewnienie miejsc noclegowych),
a wartość każdej z tych usług wynosiła co najmniej 40 000 zł brutto.
b. Do każdej usługi wskazanej w wykazie (załącznik nr 2 do SOPZ) należy przedstawić dowód
potwierdzający, że ta usługa została wykonana należycie.
9
VI. Termin i sposób złożenia oferty
a. Oferty należy składać w wersji elektronicznej na adresy: [email protected]
i [email protected] do dnia 17.08.2015 r. do godz. 16.00.
b. Do oferty należy dołączyć:
• formularz kosztorysu, zgodnie z załącznikiem nr 1,
• wykaz usług, zgodnie z załącznikiem nr 2,
• projekt jednolitego systemu wizualizacji, obejmujący roboczą propozycję drobnych elementów
scenografii, roboczą propozycję wyglądu mini-stoiska wystawienniczego, roboczą propozycję
zaproszenia w wersji papierowej oraz teczki konferencyjnej.
VII.
Kryterium wyboru oferty
a. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokona się na podstawie dwóch kryteriów:
•
•
cena – 70%,
jednolity system wizualizacji – 30%. Punkty będą przyznawane za projekty elementów
objętych systemem wizualizacji, o których mowa w pkt III.5, III.6, III.7 a SOPZ, , wg
kryteriów:
- robocza propozycja drobnych elementów scenografii– 10%,
- robocza propozycja wyglądu mini-stoiska wystawienniczego – 10%,
- robocza propozycja materiałów konferencyjnych – zaproszenia w wersji papierowej oraz
teczki konferencyjnej – 10%.
b. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach powyższych kryteriów oceny ofert
przyjmując zasadę, że 1% = 1 pkt.
VIII. Informacje dodatkowe
a. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.
b. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków zamówienia.
c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
d. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów,
stosowanych w Ministerstwie.
e. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz.
759, z późn. zm.).
f. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów ustawy
Prawo zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia
którejkolwiek z ofert.
g. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji zadania bez wyboru którejkolwiek
ze złożonych ofert lub do rezygnacji z części zadania bez podania przyczyny.
h. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu przepisów Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia
jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta
zostanie odrzucona.
i. Zamawiający nie ma możliwości zaliczkowania.
10
IX. Kontakt w sprawie szczegółowych informacji
Wydział Informacji i Promocji, Departament Programów Ponadregionalnych,
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
•
Joanna Gradowska – do 13 sierpnia 2015 r.
tel. 22/273-82-12, fax 22/273-89-14
e-mail: [email protected]
•
Przemysław Rdes – od 17 sierpnia 2015 r.
tel. 22/273-82-38, fax 22/273-89-14
e-mail: [email protected]
X. Załączniki
1. Formularz kosztorysu.
2. Wykaz usług.
11