ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1 Kod CPV: 79956000-0

TRĄBCZYŃSKI
Gaj Mały, 06.04.2016
Maciej Trąbczyński
Gaj Mały 73
64-520 Obrzycko
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1
Firma „TRĄBCZYŃSKI” Maciej Trąbczyński realizuje projekt pt.: „Internacjonalizacja firmy
TRĄBCZYŃSKI”, którego celem jest rozwój eksportu firmy poprzez wprowadzenie na rynek
innowacyjnych rozwiązań w zakresie drewna utwardzanego termomechanicznie w zastosowaniach
schodowych i podłogowych, połączone z promocją na rynkach zagranicznych – brytyjskim i włoskim.
I. Dane zamawiającego:
„TRĄBCZYŃSKI” Maciej Trąbczyński
Gaj Mały 73
64-520 Obrzycko
REGON: 008269279
NIP: 7870012841
II. Dane osoby do kontaktu:
Mikołaj Trąbczyński
Tel: +48 602 300 198
e-mail: [email protected]
III. Przedmiot zamówienia:
Kod CPV: 79956000-0 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw:
1. zabudowa stoiska 21 m2 na targach Grand Designs LIVE London 2016.
2. zakup usług w zakresie:
 pobytu osób obsługujących stoisko (3 osoby na 9 dni): zakwaterowanie, diety
(całodzienne wyżywienie) w LONDYNIE
 przejazdu uczestników – 3 osoby – z siedziby firmy do Wielkiej Brytanii
(LONDYN) i z powrotem, samolotem lub samochodem
3. zakup usług w zakresie transportu eksponatów na targi i z powrotem wraz z kosztami
spedycji (do LONDYNU)
Szczegółowy opis zadań 1,2,3 – w załączniku nr 1.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
Wartość szacunkowa zamówienia wynosi 71 320 zł netto (wyliczenia szacunkowe – w załączniku nr 1.
IV. Termin realizacji usługi:
Zgodnie z załącznikiem nr 1.
V. Kryteria wyboru:
Kryteria oceny ofert:
spośród ofert prawidłowych, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą kierując się dwoma
kryteriami – 1) ceną (maksymalnie 80 punktów do uzyskania) oraz 2) terminem płatności
(maksymalnie 20 punktów do uzyskania).
K1. Cena – maksymalnie 80 punktów, uzyskany dla danej oferty wynik liczymy wg wzoru:
Wynik dla rozpatrywanej oferty = (Cn/Cb) x 80
gdzie:
Cn = cena netto najtańszej oferty (PLN)
Cb= cena netto badanej oferty (PLN)
Cena ofertowa to wartość netto wyrażona w polskich złotych, za którą Oferent zobowiązuje się
wykonać całość przedmiotu zamówienia. Cena ofertowa powinna zostać określona z dokładnością do
2 miejsc po przecinku.
K2. Termin płatności – maksymalnie 20 punktów, uzyskany dla danej oferty wynik liczymy wg
wzoru:
Ocena – (TB/TN) x 20
gdzie:
TB – termin badany ( w dniach)
TN – termin najdłuższy ( w dniach)
Termin płatności - wyrażony jako okres między dniem powstania a dniem wymagalności
wierzytelności, którą Zamawiający jest zobowiązany zapłacić (np. okres 30 dni). Dni liczone są od daty
wystawienia faktury.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą sumę punktów z ocen K1 i K2,
wg poniższego wzoru:
K=K1+K2
VI. Termin dostarczenia ofert:
Termin składania ofert upływa 15.04.2016, do godz. 10 00. Oferty złożone po wyznaczonym terminie
zostaną odrzucone.
Oferty należy składać mailowo na adres : [email protected] lub za pośrednictwem poczty
tradycyjnej bądź osobiście pod wskazany w pkt. I Dane Zamawiającego adres. O zachowaniu
terminu decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.
VII. Wykluczenia:
Z udziału w postępowaniu wyklucza się Oferentów powiązanych kapitałowo lub osobowo z firmą
„TRĄBCZYŃSKI” Maciej Trąbczyński. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się
wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań
w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w
szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli,
e) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić
uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób
VIII. Dodatkowe wymagania formalne:
Oferta powinna być złożona na formularzu ofertowym (załącznik nr 2) i powinna zawierać:
- wszystkie wymagane informacje niezbędne do dokonania jej oceny zgodnie z kryteriami i
wymaganiami wskazanymi w zapytaniu ofertowym,
- pełną nazwę Oferenta,
- adres lub siedzibę Oferenta oraz numer telefonu,
- cenę oferty przedstawionej netto i brutto - istotne jest aby cena uwzględniała wykonanie wszystkich
prac i czynności oraz zawierała wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia,
- termin ważności – przy czym minimalny okres związania ofertą to 30 dni od dnia otrzymania oferty
- oferta powinna mieć formę pisemną i być sporządzona w języku polskim na formularzu ofertowym
stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
- oferta musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym, w
imieniu Oferenta (podpis musi być czytelny bądź opatrzony pieczątką imienną) oraz opatrzona
pieczątką firmową.
- każdy z Oferentów zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenia o braku powiązań
osobowych i kapitałowych, stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego oraz oświadczenia o
zdolności do wykonania zamówienia - załącznik nr 4.
IX. Warunki podpisania umowy:
Po dokonaniu wyboru Oferenta, nastąpi podpisanie umowy. Umowa ma mieć formę pisemną i
zawierać będzie określenie kar, które będą stosowane w przypadku nienależytego wykonania
zamówienia, np. z tytułu opóźnień z winy wykonawcy, nieprawidłowej realizacji zamówienia,
niekompletnego wykonania zamówienia itp.
Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartych w umowie z Oferentem w
stosunku do treści oferty.
X. Określenie warunków zmiany umowy:
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany warunków umowy w przypadku wystąpienia czynników
niezależnych, niemożliwych do przewidzenia zdarzeń występujących po podpisaniu umowy, a
mogących mieć wpływ na: przedmiot zamówienia, termin wykonania lub wynagrodzenie.
Do czynników niezależnych zaliczamy np.:
a) odwołanie przez organizatora imprezy targowej,
b) zmianę miejsca organizacji imprezy targowej,
c) zamachy terrorystyczne w miejscu odbycia się imprezy targowej,
d) przesunięcie terminu realizacji imprezy targowej przez organizatora,
e) kataklizm, trzęsienie ziemi,
f) wypadki losowe.
XI: Warunki płatności:
Płatność wynagrodzenia może odbywać się w następujących walutach: polski złoty, funt brytyjski,
euro. Oferta powinna być podana w polskich złotych. Termin płatności - zgodnie z wystawioną
fakturą.
Załączniki:
1)
2)
3)
4)
Specyfikacja przedmiotu zamówienia.
Formularz ofertowy.
Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych.
Oświadczenie o zdolności do wykonania zamówienia.
ZAŁĄCZNIK NR 1
Specyfikacja przedmiotu zamówienia
Firma „TRĄBCZYŃSKI” Maciej Trąbczyński realizuje projekt pt.: „Internacjonalizacja firmy
TRĄBCZYŃSKI”, którego celem jest rozwój eksportu firmy poprzez wprowadzenie na rynek
innowacyjnych rozwiązań w zakresie drewna utwardzanego termomechanicznie w zastosowaniach
schodowych i podłogowych, połączone z promocją na rynkach zagranicznych – brytyjskim i włoskim.
W ramach realizacji projektu firma weźmie udział w tragach Grand Designs London Live, które odbędą
się w Londynie (Wlk. Brytania) w dniach 30.04 do 08.05.2016. Firma zakupiła stoisko o wymiarze
3,5x6m (21m2).
Niniejsze zapytanie ofertowe ma dotyczyć świadczenia usług dotyczących realizacji zadania
uczestnictwa w imprezie targowo wystawienniczych w charakterze wystawcy (Kod CPV: 79956000-0
Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw):
1. zabudowa stoiska 21 m2 na targach Grand Designs LIVE London 2016.
2. zakup usług w zakresie:
 pobytu osób obsługujących stoisko (3 osoby na 9 dni): zakwaterowanie, diety
(całodzienne wyżywienie) w LONDYNIE
 przejazdu uczestników – 3 osoby – z siedziby firmy do Wielkiej Brytanii
(LONDYN) i z powrotem, samolotem lub samochodem
3. zakup usług w zakresie transportu eksponatów na targi i z powrotem wraz z kosztami
spedycji (do LONDYNU)
Ad 1. W ramach usługi Oferent zabuduje powierzchnię wystawienniczą 6m x 3,5m (21 m2) na terenie
targów Grand Designs Live 2016 w Londynie. W ramach zabudowy ma zostać wykonana podłoga
deskowa grubości 20-30 mm, dębowa, z podbudową sklejkowa, modułowa, która umożliwi
zakotwienie eksponatów (schody). Dodatkowo powinna się również znaleźć ściana konstrukcyjna,
pomalowana, umożliwiająca zakotwienie schodów o wadze ok 300 kg. Dodatkowym elementem
zabudowy ma być również oświetlenie – co najmniej 6 punktów świetlnych. Zabudowa będzie
wykonana w sposób profesjonalny i atrakcyjny w celu odpowiedniego wyróżnienia oferty firmy. Sposób
wykonania zabudowy pozostaje do ustalenie z Zamawiającym. Po zakończeniu targów Oferent
wykona również demontaż zabudowy.
Szacunkowy koszt wykonania zabudowy = 21m2 x 1500zł= 31 500zł
Termin realizacji usługi: do 29.04.2016 r.
Ad 2. W ramach tej usługi Oferent zakwateruje 3 osoby obsługujące stoisko (9 dni targów) w
rozsądnej odległości od targów, zapewni im diety (całodzienne wyżywienie) oraz pokryje koszty
przejazdu uczestników z siedziby firmy do Wlk. Brytanii i z powrotem (podróż drogą powietrzną lub
kołową).
Szacunkowy koszt pobytu z wyżywieniem = 3 osoby na 9 dni x 120 funtów = 3 240 funtów, wyżywienie
przez 9 dni dla 3 osób = 3 osoby x 9 dni x 26,6 funta = 720 funtów. 3240 + 720 = 3960 funtów x 5,5
(prognozowany średni kurs w 2016 i 2017 roku) = 21 780 zł.
Szacunkowy koszt przejazdu = 3 osoby x 200 euro = 600 euro x 2 (tam i z powrotem) = 1 200 euro x
4,1 zł (prognoz. średni kurs euro w 2016 i 2017 r.) = 4 920 zł.
Termin realizacji usługi: 30.04 - 08.05.2016 r. (w zakresie przejazdu dopuszcza się rozszerzenie
zakresu czasowego o dzień przed, dzień po podanym zakresie).
Ad 3. W ramach usługi, Oferent zorganizuje transport do i z Wielkiej Brytanii (Londynu) ekspozycji
targowej, eksponatów i elementów aranżacji stoiska targowego. Usługa obejmuje również koszty
spedycji. Przy ustalaniu kosztów Oferent weźmie pod uwagę gabaryty oraz wartość eksponatów, a
także obowiązujące stawki celne. Szacunkowy koszt transportu = 1600 euro x 2 kursy = 3200 euro x
4,1 zł (prognozowany średni kurs w 2016 i 2017 roku) = 13 120 zł.
Termin realizacji usługi: od 26.04 - 10.05.2016r.
Łączny koszt szacunkowy realizacji zadań = 1+2+3 = 71 320 zł netto
Pieczęć firmowa
Nr telefonu (jeśli brak na pieczęci): ……………….
ZAŁĄCZNIK NR 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 1 Z DNIA ……………… 2016 R.– FORMULARZ OFERTOWY
W nawiązaniu do zapytania ofertowego nr 1 z dnia ………………2016 r. przedstawiam ofertę na
świadczenie usług w ramach realizacji projektu pt. „Internacjonalizacja firmy „TRĄBCZYŃSKI” Maciej
Trąbczyński”.
Oznaczenie
1
Pozycja kosztowa
Zabudowa powierzchni wystawienniczej
Termin realizacji
cena netto
[PLN]
cena brutto
[PLN]
do 29.04.2016
20 m2
2
Usługi w zakresie pobytu 3 osób, 9 dni –
przejazd, zakwaterowanie, diety.
30.04.2016
-08.05.2016 r
3
Usługi w zakresie transportu eksponatów
oraz elementów zabudowy wraz kosztami
spedycji.
od 26.04
-10.05.2016r.
- data wystawienia oferty: …………………………………….
- okres ważności oferty (minimum 30 dni): …………….……..……. dni od dnia otrzymania oferty
przez Zamawiającego
- całkowita wartość netto określona w PLN: ……………….…………….
- całkowita wartość brutto określona w PLN: …………………………….
- termin płatności w dniach:…………………………………..
Warunki płatności: płatność w PLN/GBP/EURO*
*niepotrzebne skreślić
Integralną część oferty stanowi oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych
(załącznik nr 3 do zapytania ofertowego nr 1 z dnia 06.04.2016 oraz oświadczenie o zdolności do
wykonania zamówienia (załącznik nr 4)
Czytelny podpis lub pieczęć imienna i podpis
Załącznik nr 3
Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych
Wykonawca/pieczątka:
………………………, dn. …………
NIP …………………………………………………
REGON ……………………………………………
Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia …………….…...2016 na:
na świadczenie usług w ramach organizacji udziału w imprezie targowo wystawienniczej.
Oświadczam(y), że nie jestem(eśmy) powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym
lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem
procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli,
5. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić
uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.
………………………………………………………………………
Data, czytelny podpis osoby upoważnionej
Załącznik nr 4
Oświadczenie o zdolności oferenta do wykonania zamówienia
Ja/my niżej podpisany/i w imieniu przedsiębiorcy, którego reprezentuję/my …………………………..
(zwanego dalej Oferentem) w związku z zapytaniem ofertowym nr 1 firmy TRĄBCZYŃSKI Maciej
Trąbczyński, Gaj Mały 73, 64-520 Obrzycko, z dnia 06.04.2016
oświadczam/y, że:
1. Oferent posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności określonej zapytaniem
ofertowym.
2. Oferent posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
3. Oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
4. Oferent nie jest przedmiotem wszczętego postępowania upadłościowego ani jego upadłość nie
jest ogłoszona, nie jest poddany procesowi likwidacyjnemu, a jego sprawy nie są objęte zarządzeniem komisarycznym lub sądowym.
5. Oferent nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub
zdrowotne.
6. Urzędujący członkowie organów/wspólnicy Oferenta nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w
celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
Na każde żądanie Zamawiającego dostarczę/my niezwłocznie odpowiednie dokumenty potwierdzające prawdziwość każdego z powyższych oświadczeń.
…………………………
(podpis)
………..……………………..
(miejscowość i data )