zamawiający zaprasza - Uniwersytet Jana Kochanowskiego Filia w

Piotrków Tryb. dn. 26.01.2016 r.
Uniwersytet
Jana Kochanowskiego w Kielcach
Filia w Piotrkowie Trybunalskim
ul. Słowackiego 114/118
Znak Sprawy : FDP/2311/04/16
W związku z zamiarem udzielenia zamówienia na podstawie art. 4 pkt. 8 Ustawy z dnia 29.01.2004 r.
Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2015 r. , poz. 2164 )
ZAMAWIAJĄCY ZAPRASZA
do złożenia oferty na wykonanie zadania :
(zapytanie ofertowe)
Organizacja spotkania integracyjnego z kuligiem - dla pracowników UJK
Filii w Piotrkowie Tryb.
1. Opis sposobu przygotowania propozycji cenowej:
1) ceny w niej podane mają być wyrażone cyfrowo ,
2 ) ma być napisana w języku polskim,
2. Wymagany termin realizacji zamówienia: 05.02.2016 r.
3. Wykonawca składając propozycję cenową, składa następujące dokumenty:
1/ formularz propozycji cenowej wg załączonego wzoru ( załącznik nr 1 )
2/ kserokopię aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego pt. Wykonawcę do
występowania w obrocie prawnym i wykonywania określonych czynności i usług
3/ parafowany projekt umowy – załącznik nr 2
4. Opis przedmiotu zamówienia: zorganizowanie spotkania integracyjnego z kuligiem dla
pracowników i emerytów UJK Filii w Piotrkowie Tryb. w terminie 05.02.2016r.
1) Miejsce – ośrodek/lokal położony w odległości max. 5 km od siedziby zamawiającego
tj. Piotrków Tryb. ul. Słowackiego 114/118.
2)
Liczba uczestników – 50 osób.
3)
Czas trwania imprezy - od godziny 16:30 do godziny 1:00
4) W trakcie imprezy wymagane jest zorganizowanie kuligu dla jej uczestników oraz
ogniska. Po zakończeniu kuligu i ogniska impreza biesiadna w pomieszczeniach wykonawcy.
5)
Menu :
a)ognisko na początku imprezy (podczas kuligu):
- bigos
- kiełbasa do pieczenia
- pieczywo
- ciepłe napoje
Uwaga : w trakcie ogniska zamawiający dopuszcza naczynie jednorazowe
b)impreza biesiadna w pomieszczeniach wykonawcy :
- obiad dwudaniowy
- zimna płyta mięs
- drugie gorące danie w trakcie trwania imprezy
- napoje : woda mineralna, soki, kawa, herbata
- ciasto
6) udostępnienie sali tanecznej i sprzętu nagłaśniającego i do odtwarzania muzyki –
DJ wykonawcy
Zmawiający zakłada maksymalny koszt od 1 osoby 110 zł.
W przypadku niesprzyjających warunków atmosferycznych (brak śniegu) wykonawca
zaproponuje w zamian inne atrakcje uczestnikom spotkania.
Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty częściowej.
5. Opis wymagań:
3.1.Wykonawca musi dysponować lokalem położonym w odległości nie większej niż 5 km
od siedziby Zamawiającego tj. Piotrków Tryb. ul. Słowackiego 114/118. Wykonawca musi
dysponować lokalem w którym znajduje się sala w której jednorazowo może zasiadać min.
50 osób oraz sala taneczna na min. 50 osób.
3.2.Wykonawca musi dysponować sprzętem nagłaśniającym i DJ-em
3.3. Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi mieć zezwolenie inspektora
sanitarnego na świadczenie usług związanych z produkcją i obrotem żywnością
3.4. Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności
i Żywienia.
3.5.Do przygotowania potraw należy użyć wyłącznie produktów spełniających normy
jakości produktów spożywczych o ważnym okresie przydatności do spożycia;
3.6.Wykonawca zobowiązany będzie do przestrzegania przepisów prawnych oraz
sanitarnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych.
3.7.Wykonawca w ramach realizowanej usługi zapewni: ustawienie i aranżację stołów,
obrusy, serwetki , sztućce nierdzewne, zastawę do posiłków (talerze), kubki/szklanki do
napojów; obsługę kelnerską , nakryte stoły; (obrusy, serwetki, sztućce, talerze, itp.),
przygotowanie sali przed podaniem potrwa, estetyczne przygotowanie potrwa przez
wykwalifikowany personel. Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania stołów w
sposób uzgodniony z zamawiającym
3.8.Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawnych oraz
sanitarnych w zakresie przechowywania i przygotowywania posiłków. Zamawiający
oczekuje od Wykonawcy Zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości
świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonania.
Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowych. (nie dotyczy
ogniska)
UWAGA :
Cena musi obejmować wszelkie niezbędne prace związane z realizacją usługi.
6. Informacje dodatkowe :
4.1.Płatność dokonana będzie po wykonaniu usługi zgodnie z zamówieniem, po
przedłożeniu poprawnie wystawionej faktury Vat, przelewem na wskazany przez
w terminie 14 dni licząc od dnia otrzymania faktury.
Wykonawcę rachunek bankowy
Zamawiający zapłaci wykonawcy kwotę wynikającą z ilości osób uczestniczących w
imprezie i stawki za 1 osobę.
4.2.Płatność będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy
wskazany na fakturze, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę.
4.3.W ofercie należy określić cenę za 1 osobę.
4.4.Do oferty należy dołączyć oświadczenie wykonawcy, że :
- dysponuje lokalem położonym w odległości nie większej niż 5 km od siedziby
Zamawiającego,
w którym znajduje się sala w której jednorazowo może zasiadać
min. 50 osób, oraz sala taneczna mieszcząca minimum 50 osób;
- dysponuje sprzętem nagłaśniającym i DJ-em
- ma zezwolenie inspektora sanitarnego na świadczenie usług związanych z produkcją i
obrotem żywnością
- do oferty należy również dołączyć opis menu.
7. Kryterium oceny ofert :
Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami :
1.
Cena za całość zamówienia 60 %
2. ilość zaproponowanych atrakcji 20%
3. rodzaj i jakość menu 20%
ad. 1 oferta zawierająca najniższą cenę otrzyma za to kryterium maksymalną liczbę
punktów tj. 60
ad.2 za każdą zaproponowaną atrakcję dla uczestników imprezy, możliwą do
zrealizowania, zorganizowaną przez wykonawcę zamawiający przyzna 2 pkt.
ad.3 za zaproponowanie urozmaiconego menu można maksymalnie otrzymać 20 pkt.
8. Termin związania ofertą : minimum 30 dni.
9. Termin i miejsce złożenia oferty :
1) Propozycję cenową należy złożyć w terminie do dn. 29.01.2016 r. do godz. 11.00 w Piotrkowie
Tryb., ul Słowackiego 114/118. budynek Domu Studenta Olimp pokój 3 – Dział Zamówień
Publicznych
2) Oferta składana drogą elektroniczną na e-mail: [email protected] do dnia 29.01.2016 r. do godz.
11.00
10. Niniejsze postępowanie prowadzone jest bez zastosowania przepisów Ustawy z dnia
29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych.
Sporządziła:
Specjalista ds. administracyjnych – Rogalska Agnieszka
Załącznik 1
OFERTA
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia .................... dotyczące zamówienia na
Organizację spotkania integracyjnego z kuligiem - dla pracowników UJK Filii w
Piotrkowie Tryb.
niniejszym składamy ofertę następującej treści:
1.
Oferujemy wykonanie zamówienia za:
- cenę netto .................... zł; obowiązujący podatek VAT .................... % .................... zł;
łączna cena brutto .................... zł za 1 osobę
(słownie złotych : .....................................................................................);
W trakcie imprezy zapewniamy : (atrakcje) :
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………..
………………………………………………..………………………………………………
………………………………………..
Zapewniamy następujące menu:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………….
Impreza będzie zorganizowana w miejscu
……………………………………………………………………
(podać dokładny adres)
Zapewnimy wszystkim uczestnikom kulig , a w przypadku niesprzyjających warunków
atmosferycznych zamiennie proponujemy :
………………………………………………………………………………………………
……………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
Przyjmujemy do realizacji postawione przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym
warunki.
3. Termin realizacji ……………………….
4. Oświadczamy, iż jesteśmy związani niniejszą ofertą przez .................... dni.
Załączniki:
1. ................................
2. ................................
............................................................
(data i podpis osoby upoważnionej)
PROJEKT
Załącznik nr 2
UMOWA NR FDP/2311/04/16
zawarta w dniu ……………………………… r w Piotrkowie Tryb. pomiędzy:
Uniwersytetem Jana Kochanowskiego w Kielcach ul. Żeromskiego 5
NIP 657 – 02 – 34 – 850
zwanym dalej w treści umowy Zamawiającym reprezentowanym przez:
25-369 Kielce
dr Aleksandrę Pisarską – Kanclerza UJK
a ……………………………………………..
prowadzącym działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i
Informacji o Działalności Gospodarczej pod nazwą
………………………………………………………………………………………………….
Regon …………………………… NIP ………………………………….
zwanym dalej w treści umowy Wykonawcą.
W wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego zawarta została umowa następującej treści:
§1
1.Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego
kompleksowej usługi organizacji spotkania integracyjnego z kuligiem dla pracowników/emerytów Filii
w dniu 05.02.2016 r. dla 60 osób od godz. 16.30.
2. Zakres rzeczowy umowy określa treść zapytania ofertowego oraz oferta Wykonawcy, które
stanowią integralną część umowy.
3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usługi będącej przedmiotem umowy na najwyższym
poziomie, wymaganym od profesjonalisty, wynikającym z zawodowego charakteru wykonywanej
działalności i przy zapewnieniu, że :
a) wszystkie produkty będą odpowiedniej jakości, świeże i przygotowane w dniu świadczenia usługi
b) wszystkie osoby wykonujące w imieniu Wykonawcy jakiekolwiek czynności związane ze
świadczoną usługą posiadają należyte przygotowanie do wykonania tych czynności oraz wymagane
obowiązującym prawem badania i zaświadczenia.
§2
1.Zamawiajacy zapłaci Wykonawcy za wykonanie usługi kwotę wynikającą z iloczynu liczby
uczestników i ceny za usługę dla jednej osoby, tj. kwotę brutto ……………..zł (słownie złotych:
………………………………………………)
2.Cena usługi dla jednej osoby wynosi ……………………… zł brutto .
3. Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy na poczet należności określonej w § 2 ust. 1
umowy zaliczkę w wysokości…………………… zł ( słownie ……………………………………złotych) w
terminie ………………………….., a pozostałą część należności zapłacić w terminie 14 dni od daty
otrzymania wystawionej faktury, po zrealizowaniu przedmiotu umowy.
4. Wykonawca wystawi faktury VAT Zamawiającemu w terminach :
1) 7 dni od daty otrzymania zaliczki na poczet zamówionej usługi
2) 7 dni od daty wykonania usługi na kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy pełnym kosztem
zamówionej usługi a zapłaconą zaliczką.
5. Zamawiający ma prawo do potrącenia kar umownych z należnego Wykonawcy wynagrodzenia.
6. Strony postanawiają, że cena o której mowa w ust. 2 będzie obowiązywać przez okres
ważności umowy i nie będzie podlegała podwyższeniu.
§ 3.
1. Podstawą do wystawienia faktury Vat będzie protokół odbioru usługi podpisany przez
przedstawiciela Zamawiającego i Wykonawcy.
2.Wykonawca nie ma prawa zbywania wierzytelności wynikających z niniejszej umowy
trzecim, bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie.
osobom
3.Wykonawca nie ma prawa przenoszenia praw lub obowiązków wynikających z niniejszej
na osoby trzecie, bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie.
umowy
§4
W sprawach związanych z realizacją niniejszej umowy Zamawiającego reprezentować będzie –
Anna Wysocka tel. 44 732 74 44
Wykonawcę reprezentować będzie:
- …………………………………………………………………………………………………………………..
§5
1.Wykonawca zobowiązuje się zapłacić kary umowne w przypadku:
1)wykonania
usługi
niezgodnie
z
zamówieniem
pod
względem
asortymentowym,
jakościowym lub ilościowym, w wysokości 0,2% za każdy stwierdzony przypadek,
licząc od
wartości brutto umowy określonej w § 2 ust.1 ,
2) z tytułu odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, o których mowa
w § 7 ust.1 lub z innych przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 20% wartości brutto
umowy określonej § 2 ust.1,
3) w przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn niezależnych od
Zamawiającego, wysokości 20% wartości brutto umowy określonej w § 2 ust.1.
2.Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania odszkodowania
gdyby wysokość poniesionej szkody przewyższała wysokość kar umownych.
uzupełniającego,
§6
Zmiana
postanowień
nieważności.
niniejszej
umowy
wymaga
formy
pisemnej,
pod
rygorem
§7
1. Zamawiający może odstąpić od umowy w każdym czasie, jeżeli Wykonawca nie wykonuje lub
nienależycie wykonuje umowę.
2. W przypadku o którym mowa w ust. 1 i 2, Wykonawca może żądać wyłącznie
wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.
§8
W sprawach spornych strony mogą wystąpić do sądu powszechnego właściwego dla
Zamawiającego.
siedziby
§9
Umowę sporządzono w 3 egzemplarzach z czego jeden otrzymuje Wykonawca, a dwa Zamawiający.
WYKONAWCA:
ZAMAWIAJACY:
Załącznik nr 3
PROTOKÓŁ ODBIORU USŁUGI z dnia …………………………..
Wykonawca:
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
Odbiorca:
Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach
Filia w Piotrkowie Tryb.
ul. Słowackiego 114/118 97-300 Piotrków Tryb.
Miejsce odbioru:
Data odbioru:
…………………………………………………
…………………………………………………….
Wykonano usługę :
Nazwa
Ilość
Strony oświadczają, że usługa jest zgodna ze specyfikacją i została zrealizowana zgodnie z zapisami
umowy nr FDP …….. /16 z dnia …………………...
Protokół spisano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Strona przekazująca:
Strona odbierająca:
……………………………
Czytelny podpis i pieczęć
……………………………
Czytelny podpis i pieczęć