Regulamin Zamówień Publicznych

Regulamin Zamówień Publicznych
obowiązujący w Szkole Podstawowej Nr 2 im. Mikołaja Kopernika
w Łobzie
Postanowienia wstępne
Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
1. Ustawie PZP – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004r.– Prawo Zamówień
Publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 z dnia 29.01.2004r, ze zmianami)
2. Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin zamówień publicznych do 14 000 euro
w Szkole Podstawowej nr 2
3. Zamawiającym– należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową nr 2 w Łobzie;
4. Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę
organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia
publicznego, złożyła ofertę oraz zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
5.
Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 2 w Łobzie;
6. Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Szkoły Podstawowej nr 2 w Łobzie
§1
1. Regulamin określa zasady i tryb dokonywania zakupów towarów i usług, których wartość nie
przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro (zwanych w dalszej
części niniejszego regulaminu.
2. Przeliczenia złotych na euro dokonuje się na podstawie obowiązującego w dniu określenia
wartości zakupów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu
złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień
publicznych.
3. Wartość zakupów określa się bez podatku pośredniego od towarów i usług (VAT).
§2
Zakupy powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady
uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych wydatków oraz w sposób umożliwiający
terminową realizację zadań.
§3
Dokonanie zakupów zleca ustnie lub pisemnie Dyrektor szkoły.
§4
1. Ustala się następujące tryby udzielenia zamówienia:
a) dla zamówień o wartości szacunkowej do kwoty nieprzekraczającej 4 000zł netto
procedury regulaminu nie obowiązują;
b) dla zamówień o wartości szacunkowej netto powyżej 4 000,00 zł do kwoty
nieprzekraczającej równowartości w złotych 6 000,00 euro – obowiązuje rozeznanie
cenowe;
c) dla zamówień o wartości szacunkowej netto powyżej 6 000,00 euro do kwoty
nieprzekraczającej równowartości 14 000,00 euro – obowiązuje zapytanie ofertowe;
2. Wszystkie zamówienia na roboty budowlane i projektowe wymagają zawarcia umowy
w formie pisemnej.
3. Udzielenie zamówienia, którego wartość nie przekracza kwoty 30 000 złotych należy poprzedzić
rozeznaniem (telefonicznie lub za pośrednictwem Internetu) lokalnego lub krajowego rynku,
zgodnie z zasadą gospodarności i celowości wydatków ze środków publicznych, o której jest
mowa w ustawie o finansach publicznych z 2005r.
4. O sposobie przeprowadzenia rozeznania i badania rynku potencjalnych wykonawców decyduje
Dyrektor biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia oraz jego wartość.
5. Zamówienie należy udzielić wykonawcy, który w trakcie negocjacji zaoferuje najkorzystniejsze
warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno oferowaną cenę, jak i inne kryteria
odnoszące się do przedmiotu zamówienia, tj. funkcjonalność, jakość, parametry techniczne,
koszty eksploatacji, termin płatności, warunki gwarancji itp., lub od właściwości wykonawcy.
6. Przeprowadzenie rozeznania rynku potencjalnych wykonawców nie ma zastosowania
w przypadku, gdy ze względu na szczegółowy charakter i rodzaj dostaw, usług uzasadnione jest
zlecenie realizacji konkretnemu wykonawcy, który w danym momencie czy okresie jest jedynym
możliwym realizatorem zamówienia publicznego.
§5
1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w których z zachowaniem należytej
staranności nie można było przewidzieć, a zachodzi konieczność natychmiastowego
zamówienia można podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania przepisów Regulaminu
w zakresie procedury porównywania ofert i realizować zamówienie z jednym wybranym
wykonawcą, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. O fakcie odstąpienia od przepisów niniejszego regulaminu informowany jest dyrektor
szkoły.
§6
1. Rozeznanie cenowe przeprowadza się w dowolnej formie: tj. telefonicznie, przez zapoznanie
się z ofertami prezentowanymi na stronach internetowych, w katalogach, folderach itp. (na
okoliczność tę sporządza się notatkę służbową.
2. Rozeznanie cenowe powinno dotyczyć zapoznania się z taką ilością ofert, aby zapewnić
zasadę konkurencyjności.
§7
1. Przy zamówieniach o wartości powyżej 30 000złotych należy dokonać analizy rynku poprzez
zaproszenie do składania ofert, co najmniej 2 wykonawców.
2. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego, kierowanego do
wykonawców w formie pisemnej, ustnej lub elektronicznej, z podaniem terminu składania ofert.
3. Zaproszenie do składania ofert obejmuje następujące informacje:
a. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
b. przewidywany termin realizacji zamówienia;
c. istotne zapisy, które należy uwzględnić w umowie.
4. Zamówienie należy udzielić wykonawcy, który w złożonej ofercie oraz w trakcie późniejszych
negocjacji zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno
oferowaną cenę, jak i inne kryteria zamówienia odnoszące się do przedmiotu zamówienia, tj.
funkcjonalność, jakość, parametry techniczne, koszty eksploatacji, termin płatności, warunki
gwarancji i eksploatacji z zastrzeżeniem ustępu 5.
5. W przypadkach szczególnych można od tej zasady odstąpić, gdy realizatorem może być Urząd
Miejski w Łobzie (np. transport).
6. Obowiązek dokonania analiz, o których mowa w ust. 1 i 3, nie dotyczy przypadków, gdy
dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę
z przyczyn o obiektywnym charakterze np. brak podmiotów świadczących podobne usługi.
7. W razie awarii wymagającej natychmiastowego dokonania naprawy, dopuszcza się odstąpienie
od obowiązku dokonania analiz, o których mowa w ust. 1 i 3, oraz od zawarcia umowy w formie
pisemnej. W takim przypadku usunięcie awarii następuje na podstawie pisemnego zlecenia
zatwierdzonego przez Dyrektora szkoły..
§8
Obowiązek sporządzania pisemnych umów istnieje, jeżeli ich wartość przekracza 30 000 złotych.
§9
W sytuacji dokonywania zakupów powyżej 14 000,00 euro obowiązują przepisy ustawy PZP.
Regulamin obowiązuje od 05.07.2011r.
Łobez, 05.07.2011r.
Załącznik nr 1
Łobez, dn. .......................
WNIOSEK
w sprawie podjęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
o wartości poniżej kwot określonych w art. 4 pkt. 8 Ustawy tj. poniżej 14 000 EURO
1/ Imię i nazwisko/nazwa jednostki organizacyjnej.....................................................................................
wnosi o podjęcie postępowania związanego z udzieleniem zamówienia publicznego na:
 a/ dostawę .....................................................................................................................................
b/ usługi ........................................................................................................................................
 c/ roboty budowlane ........................................................................................................................
uzasadnienie celowości wydatków....................................................................................................
2/ Szacunkowa wartość zamówienia sporządzona w oparciu o poprzednie zamówienie/badania
rynku/kosztorys inwestorski* w dniu .................................. :
wynosi
netto
........................................... PLN tj. ………………………...……………….. EURO**
brutto ........................................... PLN tj. ………………………………………….. EURO**
wysokość podatku VAT …………………%
nr kategorii słownika CPV .................................................
W przypadku zamówienia przewidzianego do realizacji w latach następnych wartość zamówienia wynosi:
rok bieżący
- wartość netto PLN ...................................... EURO ......................................
- wartość brutto PLN ..................................... EURO ......................................
lata następne - wartość… netto PLN ..................................... EURO ......................................
- wartość.. brutto PLN ..................................... EURO ......................................
3/ Warunki realizacji zamówienia: .............................................
4/ Termin realizacji zamówienia: ............................................
5/ Określenie procedury udzielenia zamówienia: ..........................................
6/ Propozycja podmiotów (wykonawców), do których planuje się skierować zaproszenia (minimum 3)
7/ Osoby odpowiedzialne merytorycznie za kontakt z Dyrektorem oraz Wykonawcami
..............................................................................................................................................................
8/ Wykaz załączników : ...........................................................................................................................
Podpis wnioskującego
Akceptacja Dyrektora
Akceptacja Głównego
Księgowego
…………………………………….
Nr sprawy: .....................................
……………………………………….
…………………………………….
Załącznik nr 2
Łobez, dnia …………….
………………………………….
………………………………….
………………………………….
(nazwa i siedziba wykonawcy)
Zapytanie ofertowe
Szkoła Podstawowa nr 2 im. Mikołaja Kopernika w Łobzie zwraca się z zapytaniem ofertowym w sprawie
1. Przedmiot *zamówienia/sprzedaży:
……………………...…………………….............................………………….................................……………………………………
……………………...……………….............................………….................................…………………………………………………
2. Termin realizacji**:
……………………...……………………………………………………….............................…….................................………………
3. Istotne warunki zamówienia/sprzedaży:
……………………...…………………….............................………………….................................……………………………………
……………………...……………….............................………….................................…………………………………………………
4. Sposób przygotowania oferty:
Ofertę należy przygotować w języku polskim. Oferta powinna zawierać:
- dane oferenta,
- nazwę towaru,
- jednostkę miary,
- cenę jednostkową netto i brutto,
- określenie terminu i sposobu zapłaty.
Ofertę należy złożyć w siedzibie Szkoły Podstawowej nr 2 im. Mikołaja Kopernika w Łobzie
(adres: ul. Spokojna 4, 73-150 Łobez) lub przesłać na nr faksu 091 3974370 lub
drogą mailową na adres: [email protected]
do dnia …………do godz. …….. . Osoba do kontaktu : ........................ .
5. Wykaz załączników : ........................................ .
6. Zastrzega się, że niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do udzielenia
zamówienia/sprzedaży.
……………………………..................
(Podpis pracownika merytorycznego)
* - niepotrzebne skreślić
** - jeżeli występuje potrzeba określenia terminu
Załącznik nr 3
Łobez. dn..............................
Protokół
z przeprowadzonego przeglądu ofert poprzedzającego udzielenie zamówienia
1. Nazwa /opis przedmiotu *zamówienia/zakupu :
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
2. Nazwa i adres wybranego *oferenta/sprzedawcy:
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
3. Zastawienie ofert.
L.p. nazwa firmy
Koszt zamówienia
netto
Koszt zamówienia
brutto
4. Jako najkorzystniejszą wybrano ofertę nr..........................
Uzasadnienie wyboru oferty:
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
Inne kryteria oceny/
uwagi
Podpis pracownika merytorycznego:…………………………………………..
Podpis dyrektora szkoły:………………………………………………………
* - niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 4
PROCEDURA
UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ 14 000 EURO
1. Przygotowanie dokumentacji zamówienia publicznego.
1)
Dyrektor podejmuje decyzję o udzielenie zamówienia publicznego o wartości wyższej
od kwoty stanowiącej równowartość 14. 000 EURO.
2)
Pracownik merytoryczny (kierownik stołówki, kierownik admin.-gosp.) wypełnia wniosek
o udzielenie zamówienia publicznego.
3)
Komisja przetargowa przygotowuje dokumentację zamówienia publicznego w tym:
a)
specyfikację istotnych warunków zamówienia,
b)
ogłoszenia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, wnioski, odpowiedzi
i wystąpienia związane z prowadzonym postępowaniem,
c)
4)
ostateczną wersję umowy i sprawdza poprawność sporządzania dokumentacji.
Komisja przetargowa przedkłada dokumentację, o której mowa w punkcie 2 Dyrektorowi
szkoły.
2. Tryb powołania Komisji Przetargowej.
1) Dyrektor powołuje Komisję Przetargową z uwzględnieniem:
a)
propozycji trybu udzielenia zamówienia publicznego,
b)
opisu przedmiotu zamówienia,
c)
szacunkowej wartości zamówienia,
d)
terminu realizacji zamówienia.
3. Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
1)
Komisja przetargowa we współpracy z Dyrektorem:
1)
opracowuje i przekazuje do opublikowania ogłoszenia, zaproszenia do udziału
w postępowaniu,
2)
zamieszcza na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej szkoły dokumentację
dotyczącą przetargu (ogłoszenie, specyfikację istotnych warunków zamówienia),
3)
udziela wyjaśnień wykonawcom.
2) Kancelaria szkoły:
3)
a)
przyjmuje oferty, odnotowując datę i godzinę przyjęcia,
b)
przechowuje oferty w stanie nienaruszonym do dnia ich otwarcia.
Komisja przetargowa prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego
w trybie i na zasadach określonych w Regulaminie Pracy Komisji.
4)
5)
Przewodniczący Komisji Przetargowej (Dyrektor szkoły) po rozpatrzeniu ofert dokonuje:
a)
wyboru najkorzystniejszej oferty,
b)
wykluczenia wykonawcy,
c)
odrzucenia oferty,
d)
unieważnienia postępowania.
Dyrektor
w
porozumieniu
z
Komisją
Przetargową
zawiadamia
wykonawców
o rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
6)
Przewodniczący Komisji Przetargowej przygotowuje ostateczną wersję umowy, którą
sprawdza pod względem merytorycznym.
Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego
Na podstawie art. 32 ust. 1, art. 35 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 79 5 z późn. zm.).
1. Przedmiot zamówienia: …………………………………………………
2. Szacunkowa wartość zamówienia w okresie od ……………………………….. (netto – brutto):
Netto: ………………..
Brutto: ……………….
-
w razie ........................ przewidywane jest zamówienie uzupełniające do …………..wartości
zamówienia pierwotnego jest to kwota:
Netto – ………….
Brutto – …………..
RAZEM ------Netto: …………. zł. ----------- Brutto: ……………………..zł.
.................................................................................................................................................................................................................................
3. Podstawa szacowania wartości zamówienia:(Szacunkowa wartość zamówienia sporządzona
w oparciu o poprzednie zamówienie/badania rynku/kosztorys inwestorski* w dniu ..................................)
.....................................................................................................................................................................
4. Termin realizacji zamówienia:
5. Potwierdzenie zabezpieczenia środków na realizację:
PLAN FINANSOWY NA …………... - Dział ………….. Rozdział …………………
KWOTA
NETTO – …………..……. ZŁ.
BRUTTO – ………………. ZŁ.
.................................................................................................................................................................................................................................
6. Propozycja trybu zraz z uzasadnieniem:
...........................................................................
potwierdzenie zabezpieczenia
....................................................................
podpis pracownika merytorycznego
środków
ZATWIERDZAM:
Nr sprawy ……………….
Łobez, dn…………………………………
POWOŁANIE KOMISJI PRZETARGOWEJ
1. Propozycja trybu udzielenia zamówienia publicznego ………………………………………...
2. Opis przedmiotu zamówienia …………………………………………………………………..
3. Szacunkowa wartość zamówienia ……………………………………………………………...
4. Termin realizacji zamówienia ………………………………………………………………….
Zatwierdzam:
Dyrektor szkoły
…………………………
Na podstawie Zarządzenia Nr …………………….. Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 2 im. Mikołaja
Kopernika w Łobzie z dnia ……………….. powołuję w dniu …………….……do przeprowadzenia w/w
postępowania
o zamówienia publiczne we wskazanym wyżej trybie Komisję Przetargową w składzie:
1.
………………………………………………………… - przewodniczący
2.
………………………………………………………… - sekretarz
3.
………………………………………………………… - członek
Dyrektor szkoły
…………………………
Regulamin Komisji Przetargowej
1. ZASADY OGÓLNE:
1) Komisja przetargowa powoływana jest każdorazowo do przeprowadzenia postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności: oceny czy dostawcy lub wykonawcy
spełniają wymagane warunki, porównania i oceny ofert oraz przedstawienia Dyrektorowi propozycji
wyboru najkorzystniejszej oferty.
2) Powołanie komisji następuje z chwilą zatwierdzenia jej składu przez Dyrektora.
3) Pracą komisji kieruje przewodniczący.
4) Przewodniczący Komisji Przetargowej jest odpowiedzialny za całokształt pracy komisji.
5) Komisję obowiązują przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz przepisy aktów
wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego regulaminu.
6) Czas pracy komisji rozpoczyna się z chwilą pierwszego spotkania organizacyjnego, poprzez
otwarcie i ocenę ofert, a kończy z chwilą udzielenia zamówienia publicznego.
7) Członkowie komisji mają obowiązek zapoznać się z:
- przedmiotem zamówienia,
- trybem pracy komisji.
8) Wszyscy członkowie komisji przed przystąpieniem do oceny i porównania ofert składają
oświadczenie, zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych.
9) Nie złożenie oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w pkt. 8 lub złożenie
oświadczenia niezgodnego z prawdą wyłącza członka komisji z dalszego udziału
w postępowaniu.
2. SKŁAD KOMISJI PRZETARGOWEJ.
1) Komisja Przetargowa składa się z osób powołanych przez Dyrektora spośród pracowników Szkoły
oraz innych osób niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia postępowania, posiadających
niezbędną wiedzę i kwalifikacje z zakresu zamówień publicznych wymienionych w załączniku do
niniejszego Regulaminu.
2) W skład Komisji Przetargowej wchodzi przewodniczący, sekretarz i członek.
3. TRYB PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ.
1) Pracami komisji kieruje przewodniczący, do którego zadań należy w szczególności:
a)
odebranie od członków komisji oświadczeń, o których mowa w punkcie 1 oraz
poinformowanie Dyrektora o okolicznościach powodujących wykluczenie członka komisji,
b)
wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,
c)
podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,
d)
dokonanie jawnego otwarcia ofert w miejscu i terminie określonym w specyfikacji istotnych
warunków zamówienia, a w szczególności:
- przedstawienie członków komisji,
- podanie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia,
- stwierdzenie, że koperty z ofertami są w stanie nienaruszonym,
- podanie imienia i nazwiska, nazwy (firmę) oraz adresu dostawcy lub wykonawcy,
którego oferta jest otwierana, a także informacji dotyczącej ceny oferty, terminu
wykonania zamówienia, okresu gwarancji, warunków płatności zawartych
w ofercie.
Informacje te są odnotowywane w protokole postępowania.
e)
nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania,
f)
informowanie Dyrektora o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o
udzielenie zamówienia publicznego.
2) Do zadań Sekretarza Komisji Przetargowej należy w szczególności:
a)
Współpraca z Dyrektorem przy opracowywaniu dokumentacji, w tym:
-
opisu przedmiotu zamówienia, określaniu wartości zamówienia, określaniu trybu
zamówienia publicznego,
b)
-
specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
-
treści ogłoszeń, odpowiedzi związanych z prowadzonym postępowaniem,
-
ostatecznej wersji umowy.
Prowadzenie dokumentacji podstawowych czynności komisji, w tym sporządzanie protokołu
postępowania o zamówienie publiczne oraz załączników do protokołu.
c)
Czuwanie nad prawidłowością dokumentacji przetargowej, terminowością czynności
oraz przestrzeganiem przepisów w toku postępowania.
d)
Bieżąca kontrola nad publikacją ogłoszeń, zawiadomień, przygotowanie korespondencji
z Urzędem Zamówień Publicznych.
e)
Poprawianie w tekście oferty oczywistych pomyłek pisarskich oraz omyłek rachunkowych w
obliczaniu ceny.
3) W zakresie prowadzonego postępowania komisja, w szczególności:
a)
Prowadzi negocjacje z wykonawcami w przypadkach przewidzianych ustawą.
b)
Żąda od wykonawców wyjaśnień dotyczących złożonych ofert.
c)
Ocenia spełnienie warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz wnioskuje
do Dyrektora o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą.
d)
Przyjmuje i analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na protest.
4) Protest na czynności zamawiającego, złożony przez dostawców lub wykonawców w toku
postępowania,
przewodniczący
komisji
przekazuje
wraz
ze
stanowiskiem
komisji
do rozpatrzenia Dyrektorowi.
4. POSTANOWIENIA KOŃCOWE.
W sprawach nie uregulowanych postanowieniami niniejszego Regulaminu mają zastosowanie przepisy
Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz przepisy wykonawcze wydane na jej p