Informacje ogólne

Załącznik nr 1 do SIWZ
Kompleksowa usługa polegająca na promocji
projektu ePUAP2 podczas targów CeBIT 2013
Informacje ogólne
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na promocji projektu
ePUAP2 podczas targów CeBIT 2013, odbywających się w dniach 5-9 marca 2013 r.
w Hanowerze w Niemczech.
2. Dla projektu ePUAP2 przeznaczone będzie stoisko o powierzchni 30 m². Będzie ono
jednym z kilkunastu stoisk spośród wystawców prezentujących się na stoisku narodowym
o łącznej powierzchni ok. 400 m2 w hali GOV.
3. Plan prezentujący stoisko narodowe w hali GOV, w tym stoisko ePUAP2 zawiera załącznik
nr 4 do OPZ.
4. Wszelkie elementy i sprzęty wykorzystywane na stoisku jak również usługi będące
przedmiotem zamówienia muszą być zgodne z zasadami i warunkami technicznymi
Deutsche Messe (organizator targów) dostępnymi na stronie internetowej www.cebit.de,
z którymi Wykonawca ma obowiązek się zapoznać we własnym zakresie, w tym w razie
potrzeby
skontaktować
się
z
organizatorem
targów
w
celu
uzyskania
dokumentacji i wyjaśnić wszelkie wątpliwości interpretacyjne.
5. Zamawiający udostępni stoisko, które będzie zawierało m.in. poniższe elementy:
5.1.
Lada - 1 sztuka
5.2.
Krzesło do lady - 2 sztuki
5.3.
Krzesła na stoisku (wolnostojące) - 3 sztuki
5.4.
Stolik kawowy - 1 sztuka
5.5.
Sofa - 2 sztuki
5.6.
Kwiaty w doniczkach - 2 sztuki
5.7.
Wykładzina dywanowa
5.8.
Kosz na śmieci - 1 sztuka
5.9.
Szklana tuba - 1 sztuka
5.10. Kolumna/ słupek do postawienia tabletów - 2 sztuki
5.11. Stojak na ulotki - 1 sztuka
5.12. Dwie ścianki oraz gniazda i kable z internetem.
stosownej
5.13. Ekran LCD 42’ wraz z uchwytem do podwieszenia (wyposażony w złącza: USB,
VGA oraz HDMI, rozdzielczość HD Ready z możliwością odtworzenia materiałów
audiowizualnych we wszystkich dostępnych formatach) wiszący na ścianie 1 sztuka
5.14. Ściana z ekranów bezszwowych.
6. Szczegóły dotyczące projektu oraz Wykonawcy, który będzie realizował zabudowę stoiska
zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy.
Cel udziału w targach
1. Głównym celem udziału w targach CeBIT 2013 jest promocja projektu ePUAP2 oraz jego
funkcjonalności - profilu zaufanego. Udział w targach ma charakter wizerunkowy:
pokazanie profilu zaufanego jako nowatorskiego rozwiązania, a także zaprezentowanie
nowoczesności i łatwości rozwiązań, którymi charakteryzuje się profil zaufany.
2. Prezentacja profilu na targach ma pokazać współpracę podmiotów administracji publicznej
w Polsce. Profil zaufany to funkcjonalność wykorzystywana nie tylko w systemie ePUAP,
ale również przez inne systemy publiczne m.in. Platformę Usług Elektronicznych Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych, którego stoisko będzie zlokalizowane w sąsiedztwie stoiska
ePUAP2.
3. Celem dodatkowym udziału w targach jest nawiązanie współpracy z innymi wystawcami –
instytucjami publicznymi z Polski, obecnymi na targach, którzy mogą korzystać z systemu
i są potencjalnymi użytkownikami ePUAP. Podczas targów planowane są spotkania
z wybranymi wystawcami, którzy mogą być zainteresowani naszymi rozwiązaniami.
4. Zaprezentowanie profilu zaufanego wśród zwiedzających targi, ma pokazać
możliwość
wykorzystania tego rozwiązania w życiu codziennym, w elektronicznych kontaktach
z administracją, m.in. zaprezentować w jaki sposób z wykorzystaniem internetu i profilu
zaufanego można założyć działalność gospodarczą, bądź sprawdzić stan składek w ZUS.
5. Odwiedzający stoisko powinni opuścić je z przekonaniem, że poznali ciekawe, innowacyjne
rozwiązanie, które zostało wdrożone w Polce, ułatwiające kontakt z administracją
publiczną. Wskazane jest wzbudzenie zainteresowania odbiorców poprzez uzyskanie efektu
WOW, dzięki czemu nasze stoisko zostanie zapamiętane przez odwiedzających.
Termin realizacji zamówienia
Wykonawca zobowiązuje się zrealizować zamówienie do 22 marca 2013 r., z uwzględnieniem
wykonania prac w etapach:

Etap I – 14 dni od daty podpisania umowy

Etap II – do 5 marca 2013 r.
str. 2 z 18

Etap III – do 22 marca 2013 r.
Zakres przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na promocji projektu
ePUAP2 podczas targów CeBIT 2013, w następującym zakresie:
1. Przygotowanie i realizacja koncepcji promocji projektu ePUAP2 podczas targów
CeBIT 2013, w tym:
1.1.
opracowanie projektów graficznych i kreacji wszystkich materiałów produkowanych
w ramach zamówienia,
1.2.
wypożyczenie
sprzętu
niezbędnego
do
obsługi
aplikacji
przygotowanych
przez
Wykonawcę w ramach zamówienia,
1.3.
realizacja działań informacyjno-promocyjnych wskazanych przez Zamawiającego,
1.4.
zaproponowanie i realizacja działań informacyjno-promocyjnych projektu ePUAP2,
które zdaniem Wykonawcy w sposób istotny przyczynią się do osiągnięcia celów
udziału w targach CeBIT, a w szczególności dotyczącego promocji projektu ePUAP2.
2. Obsługa organizacyjna, logistyczna i techniczna stoiska.
3. Transport elementów stoiska w tym sprzętu na targi oraz innych materiałów informacyjno –
promocyjnymi wykorzystywanych podczas targów.
4. Ubezpieczenie elementów stoiska zamówionych w ramach niniejszego zamówienia na czas
transportu oraz na czas trwania targów.
5. Zapewnienie wsparcia i asysty technicznej.
Opis przedmiotu zamówienia
1. Postanowienia ogólne
1.1. Wykonawca nie pokrywa kosztów transportu oraz noclegu osób ze strony Zamawiającego.
1.2. Wszelkie czynności obejmujące przedmiotowy zakres zamówienia Wykonawca wykonuje
z własnych materiałów i na własny koszt (w tym: ubezpieczenie, podłączenie i obsługa
techniczna sprzętu komputerowego wykorzystywanego na stoisku, transport materiałów
na targi, wejściówki na targi, przesłanie próbek materiałów do Zamawiającego, przyłącza,
etc.).
1.3. Wykonawca przekaże Zamawiającemu dane osobowe całego personelu realizującego
usługi przewidziane w niniejszym zamówieniu nie później niż w terminie 14 dni przed
datą rozpoczęcia targów.
str. 3 z 18
1.4. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z technicznoorganizacyjnym funkcjonowaniem stoiska. W tym celu Wykonawca będzie kontaktował się
bezpośrednio z organizatorem targów lub osobą wskazaną przez organizatora.
1.5. Wykonawca
nie
może
wykorzystać
stoiska
ani
jakichkolwiek
jego
elementów
do
promowania podmiotów lub produktów innych niż wskazane przez Zamawiającego.
1.6. Sprzęt znajdujący się na stoisku, zamówiony w ramach niniejszego postępowania np. stół
dotykowy, tablety będzie wypożyczony Zamawiającemu na czas trwania tragów i nie
będzie własnością Zamawiającego. Wykonawca odpowiada za wszelkie uszkodzenia
sprzętu powstałe podczas targów.
1.7. Wszystkie materiały drukowane, aplikacje, gadżety, identyfikatory, filmy promocyjne,
dokumentacja
etc.,
powstałe
w
ramach
realizacji
zamówienia
powinny
posiadać
odpowiednie oznaczenia unijne i być zgodne z:
1.7.1. Księgą identyfikacji wizualnej profilu zaufanego,
1.7.2. Księgą znaku ePUAP2,
1.7.3. Przewodnikiem w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu
Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla beneficjentów i instytucji
zaangażowanych we wdrażanie Programu.
Szczegółowy opis zadań Wykonawcy
Przygotowanie i realizacja koncepcji promocji projektu ePUAP2 podczas targów CeBIT
2013, w tym:
1.
Opracowanie
projektów
graficznych
i
kreacji
wszystkich
materiałów
produkowanych w ramach zamówienia,
Wykonawca w ramach zamówienia opracuje i zrealizuje koncepcję promocji projektu ePUAP2 oraz
jego produktu – profilu zaufanego z wykorzystaniem m.in. interaktywnych rozwiązań. Wykonawca
przekaże propozycje działań informacyjno-promocyjnych, które będą odpowiadać celom udziału
projektu ePUAP2 na targach CeBIT, jakie postawił Zamawiający. Do zadań wykonawcy będzie
należała zarówno kreacja jak i produkcja materiałów. Wykonawca opracuje projekty graficzne oraz
kreacje wszystkich materiałów produkowanych w ramach zamówienia, a także wykona film
promocyjny oraz wszystkie aplikacje wykorzystywane na stoisku.
Działania uwzględnione w koncepcji promocji projektu ePUAP2 powinny być:
a.
kreatywne,
b.
spójne - zarówno w warstwie informacyjnej jak i artystycznej,
c.
odpowiednio dobrane ze względu na specyfikę promowanego produktu,
d.
efektywne,
str. 4 z 18
e.
innowacyjne - wykorzystanie elementów interaktywnych i angażujących odbiorcę
Koncepcja powinna zawierać:
a.
spis wszystkich działań informacyjno-promocyjnych,
b.
wyczerpujący opis i zakres dodatkowych działań zaproponowanych przez Wykonawcę,
c.
uzasadnienie dodatkowych działań zaproponowanych przez Wykonawcę,
d.
koszt realizacji dodatkowych działań promocyjnych zaproponowanych przez Wykonawcę,
e.
harmonogram realizacji działań informacyjno-promocyjnych,
f.
szczegółowy opis sposobu realizacji poszczególnych działań promujących, z uwzględnieniem
założeń minimalnych wskazanych przez Zamawiającego jakimi są:
 promocja profilu zaufanego m.in. poprzez pokazanie procesu sprawdzenia składek
ZUS z wykorzystaniem profilu zaufanego,
 dostarczenie niezbędnych informacji o usługach ePUAP.
2.
Wypożyczenie sprzętu niezbędnego do obsługi aplikacji przygotowanych
przez Wykonawcę w ramach zamówienia.
W ramach zamówienia Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt m.in. tablety oraz multimedialny stół
dotykowy wraz z odpowiednimi, przygotowanymi w ramach zamówienia aplikacjami związanymi z
promocją projektu ePUAP2 i profilu zaufanego (np. filmy promocyjne, materiały informacyjne,
strona www etc.).
a.
b.
Tablet, wymagania minimalne dla urządzenia:

Liczba: min. 2 sztuki

System operacyjny: Android 4.0 (Ice Cream Sandwich)

Wymiary: 256.6 x 175.3 x 9.7 mm

Waga: do 588 gram

Kolor: biały

Przekątna ekranu: 10.1 cala

Rozdzielczość: 1280x800

Inne: bluetooth 3.0, WiFi 802.11 a/b/g/n, czytnik kart pamięci microSD
Stół multimedialny LCD, dotykowy (multitouch), wymagania minimalne dla urządzenia:

Liczba: 1 sztuka

Przekątna ekranu: min. 48 cali

Rozdzielczość: 1080p

Podświetlanie diodami LED

Głośniki: min. 2 stereo
str. 5 z 18

Inne:
wyświetlacz
zewnętrzny
dotykowy
port
USB,
z
WiFi,
minimum
10
możliwość
punktami
podłączenia
multi-touch,
zewnętrznego
wyświetlacza np. projektora.

Blat stołu: hartowane szkło
Obudowa stołu:

materiał: aluminium,

kolor: biały,

inne
(opcjonalne):
możliwość
znakowania
logo
wskazanym
przez
Zamawiającego,
Na stole muszą działać aplikacje przygotowane przez Wykonawcę m.in. materiałów
informacyjno-promocyjnych typu: katalog, film promocyjny, ulotki etc. oraz wyświetlanie
strona www wskazana przez Zamawiającego, jak również aplikacje przygotowane przez
Wykonawcę
związane
z
promocją
projektu
ePUAP2
wyświetlane
na
urządzeniach
przygotowane w ramach zamówienia.
Wykonawca w ramach realizowanego zamówienia nie musi przygotowywać aplikacji
wyświetlanej na tabletach, zostanie ona dostarczona przez Zamawiającego. Musi natomiast
zostać uruchomiona przez przedstawicieli Wykonawcy na targach i podłączona do tabletów
wypożyczonych przez Wykonawcę.
Wykonawca
dostarczy
oprogramowanie
niezbędne
do
prawidłowego
funkcjonowania
stoiska, w tym wyświetlania filmów promocyjnych, prezentacji, aplikacji multimedialnych,
obsługi wyświetlacza etc.
Zaproponowane przez Wykonawcę rozwiązania mają zaskakiwać, zaciekawiać i angażować
odbiorcę. Powinny pokazywać nowoczesną „twarz” polskiej administracji, przełamywać stereotyp,
jaki funkcjonuje w odniesieniu do administracji. Zależy nam na pokazaniu nowoczesności i łatwości
rozwiązań stosowanych w administracji. Propozycja działań przygotowanych przez Wykonawcę ma
odpowiadać celom udziału projektu ePUAP2 w targach.
Sprzęt
dostarczony
przez
Wykonawcę
musi
być
kompatybilny
z
pozostałym
sprzętem
wykorzystywanym podczas targów na stoisku, dostarczanym przez Zamawiającego.
3.
Realizacja
działań
informacyjno-promocyjnych
wskazanych
przez
Zamawiającego
Do zadań Wykonawcy będzie należało wykonanie projektów graficznych, przygotowanie i produkcja
materiałów informacyjno-promocyjnych, które będą dystrybuowane oraz wykorzystywane podczas
targów. Wszelkie materiały drukowane i multimedialne wytworzone w ramach niniejszej umowy
będą wykonane minimalnie w dwóch i maksymalnie w trzech językach: polskim i angielskim lub
str. 6 z 18
polskim, angielskim i niemieckim – w zależności od wymagań Zamawiającego. Materiały będą
zawierały QR kod odsyłający zainteresowanych do strony www wskazanej przez Zamawiającego.
Wszelkie materiały informacyjno-promocyjne wytworzone w ramach niniejszej umowy będą zgodne
z przewodnikiem w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka, 2007 – 2013 dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we
wdrażanie
Programu
(załącznik
nr
3)
–
do
pobrania
również
ze
strony
http://www.poig.gov.pl/ZPFE/Documents/przewodnik_dla_beneficjentow_dot_i_i_prom_proj_wersj
a_12_2012.pdf, oraz księgą znaku ePUAP2 oraz księgą identyfikacji wizualnej profilu zaufanego.
3.1
Katalog o ePUAP
Zamawiający, w dniu podpisania umowy przekaże materiały informacyjne na podstawie których
Wykonawca opracuje treść katalogu na temat projektu ePUAP2 oraz jego funkcjonalności – profilu
zaufanego. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego co najmniej 3 różne koncepcje
graficzne zarówno okładki jak i układu treści (różne pod kątem zastosowanych elementów
graficznych, użytych czcionek, jak również sposobu łamania tekstu, etc.).
Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania katalogu w języku polskim oraz suplementu
w języku angielskim.
Wykonawca pozyska we własnym zakresie grafiki (zdjęcia, wykresy, tabele etc.) niezbędne do
opracowania katalogu. Grafiki zawarte w katalogu powinny zawierać co najmniej 50% powierzchni
całego materiału i korespondować z zamieszczonym tekstem. Wykonawca wykona czynności
niezbędne (redakcja techniczna, skład DTP) do przygotowania katalogu do druku. Wykonawca
przekaże Zamawiającemu prawa autorskie do grafik, zdjęć, ilustracji etc. powstałych w ramach
realizacji umowy, w tym potrzebnych do opracowania projektu katalogu.
Wykonawca wydrukuje katalog w liczbie 500 egzemplarzy wg poniższej specyfikacji:
a.
Liczba stron: min. 25 (maks. 50 + 2 strony okładki)
b.
Papier: kredowy biały, matowy o gramaturze – okładka: min. 300 g, środek:
min. 170 g/m²
c.
Wydruk 4+4
d.
Uszlachetnienia wydruku
e.
Oprawa: kartonowa, klejona, 4+4, z opcją uszlachetnienia (np. powlekanie folią
matową 1+0)
Wykonawca dostarczy, na własny koszt, katalog na miejsce targów w wersji papierowej
(w nakładzie 500 egzemplarzy zapakowanych w paczkach po 100 egzemplarzy przypadających na
pojedynczą paczkę; każdą paczkę Wykonawca zabezpieczy w sposób umożliwiający dalszy
transport i przesyłkę).
str. 7 z 18
Do każdego katalogu zostanie dodana płyta CD/DVD zawierająca wersję interaktywną katalogu
uruchamianą automatycznie po włożeniu płyty do napędu. Dołączona płyta zostanie zabezpieczona
przed wypadaniem z katalogu.
Dodatkowo Wykonawca dostarczy Zamawiającemu katalog na nośniku DVD w formatach: PDF
podglądowy, PDF kompozytowy do druku, w plikach postscriptowych rozseparowanych, w plikach
otwartych (np. psd, ai, cdr) na komputer typu PC.
3.2
Ulotki
Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaże materiały informacyjne, na podstawie których
Wykonawca opracuje ulotkę (treść i projekt graficzny). Wykonawca przedstawi do akceptacji
Zamawiającego co najmniej 3 różne propozycje ulotki (różne pod kątem zastosowanych elementów
graficznych, użytych czcionek, jak również sposobu łamania tekstu, etc.). Wykonawca zobowiązany
będzie do przygotowania ulotek w języku polskim, angielskim i niemieckim.
Wykonawca pozyska we własnym zakresie grafiki (zdjęcia, wykresy, etc.) oraz informacje (np.
lokalizacja stoiska na targach) niezbędne do opracowania ulotek. Wykonawca wykona czynności
niezbędne (redakcja techniczna, skład DTP) do przygotowania ulotek do druku.
Wykonawca wydrukuje ulotki w liczbie 3 000 egzemplarzy (1000 – w jęz. polskim, 1 500 - w jęz.
angielskim i 500 – w jęz. niemieckim) wg poniższej specyfikacji:

Format A5

Papier kredowy matowy – ok. 180 g

Wydruk 4+4

Uszlachetnienia wydruku
Wykonawca dostarczy ulotki na miejsce targów w wersji papierowej (w nakładzie 3000
egzemplarzy zapakowanych w paczkach po 100 egzemplarzy przypadających na pojedynczą
paczkę; każdą paczkę Wykonawca opisze oraz zabezpieczy w sposób umożliwiający dalszy
transport i przesyłkę).
Dodatkowo Wykonawca dostarczy Zamawiającemu ulotki w wersji elektronicznej w dwóch
egzemplarzach na standardowym nośniku danych (płyta CD/ DVD) w formatach cdr, ai lub psd oraz
PDF lub JPG. Wykonawca przekaże Zamawiającemu także ulotkę w pliku przygotowanym do druku
(PDF kompozytowy do druku). Wykonawca przekaże Zamawiającemu prawa autorskie do grafik,
zdjęć, ilustracji etc. powstałych w ramach realizacji umowy, w tym potrzebnych do opracowania
projektu ulotki.
3.3
Gadżety
Wykonawca opracuje projekty graficzne (co najmniej 3 propozycje dla każdego materiału)
i wyprodukuje poniższe gadżety:
str. 8 z 18
a) Cukierki
i. Rodzaj: Krówki mleczne
ii. Ilość: 100 kg
iii. Opakowanie: cukierki zawinięte w papierek (każdy osobno) z wielobarwnym
nadrukiem
-
Operacyjnego
logo
profilu
Innowacyjna
zaufanego
Gospodarka
lub
ePUAP2
(POIG)
i
oraz
Unii
Programu
Europejskiej
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
iv. Inne: min. 12 miesięcy okres przydatności do spożycia
b) Lizaki
i. Rodzaj: owocowe
ii. Liczba: 1 000 sztuk
iii. Opakowanie: każdy lizak opakowany w bezbarwną folię oraz kartonik, na
którym będzie umieszczone logo profilu zaufanego lub ePUAP2 oraz
Programu
Operacyjnego
Innowacyjna
Gospodarka
(POIG)
i
Unii
Europejskiej Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
iv. Inne: min. 12 miesięcy okres przydatności do spożycia
c) Pendrive (Wykonawca przedstawi co najmniej 3 propozycje kształtu i desigu do
wyboru Zamawiającego. Pamięć USB nie może być w kształcie karty)
i. Liczba: 200 sztuk
ii. Pojemność: min. 8GB
iii. Interfejs: USB 2.0.
iv. Maks. prędkość odczytu: 27.00 MB/s.
v. Maks. prędkość zapisu: 22.00 MB/s.
vi. Obsługiwane systemy operacyjne: Windows XP, Windows Vista, Windows
Me, Windows 2003, Windows 2000, MacOS X, Linux 2.4.
vii. Znakowanie: Logo ePUAP2 lub profilu zaufanego, Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka (POIG), Unii Europejskiej Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego.
viii. Inne: min. 24-miesięczna gwarancja producenta, możliwość podpięcia do
smyczy.
d) Kulki magnetyczne
i. Liczba: 50 sztuk
ii. Magnesy
NeoCube
-
zestaw
216
kulek,
magnesów
neodymowych
o średnicy 5 mm w opakowaniu. Pozwala na układanie dowolnych figur
str. 9 z 18
przestrzennych, dzięki wzajemnemu przyciąganiu lub odpychaniu się
elementów.
iii. Znakowanie: Logo ePUAP2 lub profilu zaufanego, Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka (POIG), Unii Europejskiej Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego.
e) Gadżet zaproponowany przez Wykonawcę zgodny z profilem targów (Wykonawca
przedstawi co najmniej 3 propozycje gadżetu do akceptacji Zamawiającego).
i. Liczba: nie mniej niż 200 sztuk
3.4
Film promocyjny
Wykonawca przygotuje cykl filmów promocyjno-informacyjnych (spot) na temat projektu ePUAP2,
w których zaprezentowane zostaną korzyści, produkty, funkcjonalności etc. systemu ePUAP oraz
zostaną zamieszczone wypowiedzi i wywiady z osobami wskazanymi przez Zamawiającego,
w wersji polskiej z uwzględnieniem napisów w języku angielskim. Filmy powinny wskazywać na
innowacyjność
rozwiązań
dostarczonych
w
projekcie
ePUAP2
jednocześnie
uświadamiając
odbiorcom, że mają do czynienia z produktami pochodzącymi z Polski. Spot powinien promować
projekt ePUAP2 oraz jego funkcjonalności. Filmy powinny prezentować projekt w sposób
nowoczesny, z wykorzystaniem najnowszych narzędzi promocji i technik produkcji.
Wykonawca przygotuje wyżej wymieniony cykl filmów w taki sposób, aby poszczególne filmy
o długości ok. 30-60 sekund składające się na cykl promocyjno-informacyjny utworzyły jeden film
trwający ok. 5-6 minut. Film nie będzie wyświetlany w TV, będzie wykorzystywany do wyświetlania
m.in. na stoiskach targowych oraz na stronach www Zamawiającego.
Wykonanie
filmu
obejmuje:
stworzenie
scenariusza
(Wykonawca
przygotuje
co
najmniej
3 koncepcje scenariuszy, z których Zamawiający wybierze 1, do którego będzie miał prawo
zgłaszania uwag), a także produkcję i profesjonalny montaż materiału włącznie z zapewnieniem
podkładu muzycznego, lektorem oraz przygotowaniem wersji finalnej filmu. Charakter spotu:
informacyjno-promocyjny.
Wykonawca
przekaże
Zamawiającemu
majątkowe
prawa
autorskie
do
przygotowanego
i dostarczonego filmu.
3.5
Artykuł o udziale projektu ePUAP2 na CeBIT
Wykonawca przygotuje 1 artykuł podsumowujący udział projektu ePUAP2 w targach CeBIT. Artykuł
będzie przygotowany w języku polskim. Wykonawca zapewni publikację ww. artykułu w mediach
polskich (jeden z tytułów branżowych IT lub dzienniku ogólnopolskim w dziale poświęconym
nowym technologiom. Zamawiający zastrzega, że publikacja nie może ukazać się w mediach
tabloidowych. Publikacja materiału powinna nastąpić nie później niż 1 miesiąc od zakończenia
str. 10 z 18
targów). Artykuł zostanie przygotowany z zachowaniem wszelkich reguł sztuki i warsztatu. Artykuł
o objętości co najmniej 5 000 znaków bez spacji w MS Word.
Wykonawca
przekaże
Zamawiającemu
majątkowe
prawa
autorskie
do
przygotowanego
i dostarczonego artykułu.
Jeśli emisja artykułu nie nastąpi do daty zakończenia realizacji umowy tj. do 22.03.2013 r.
Wykonawca
przedstawi
dokument
potwierdzający
zakup
miejsca
umożliwiający
emisję
przygotowanego artykułu w terminie do 9.04.2012 r.
3.6
Relacja foto i video
Wykonawca w trakcie targów zbierze materiał, na podstawie którego po ich zakończeniu przygotuje
relację foto i video z targów CeBIT oraz udziału na tragach projektu ePUAP2.
Wykonanie relacji foto obejmuje: przygotowanie relacji z udziału projektu ePUAP2 na targach
CeBIT 2013 w postaci zdjęć. Wykonawca przekaże w wersji elektronicznej Zamawiającemu min.
150 szt. obrobionych zdjęć w postaci miniatur w rozdzielczości pomiędzy 240x166 a 320x221 oraz
w pełnej rozdzielczości min. 1920×1080. Zdjęcia zostaną przekazane w wersji elektronicznej, na
płycie DVD – 2 sztuki, w skatalogowanych folderach. Dodatkowo Wykonawca w oddzielnym
folderze przekaże wszystkie zdjęcia (nieobrobione), które wykonał podczas pobytu na CeBIT.
Wykonanie
filmu
obejmuje:
stworzenie
scenariusza
(Wykonawca
przygotuje
co
najmniej
3 koncepcje scenariuszy, z których Zamawiający wybierze 1, do którego będzie miał prawo
zgłaszania uwag), a także produkcję i profesjonalny montaż materiału włącznie z zapewnieniem
podkładu muzycznego, lektorem oraz przygotowaniem wersji finalnej filmu. Przygotowany film
będzie nie dłuższy niż 5-6 minut. Wykonawca przekaże film promocyjny w następujących
formatach: mpg, mp4, flv, avi na standardowym nośniku optycznym – w dwóch egzemplarzach.
Wykonawca do przygotowania relacji foto i video wykorzysta profesjonalny sprzęt, który zdobędzie
we własnym zakresie (Zamawiający nie dostarczy sprzętu do realizacji tego elementu zamówienia),
oraz zapewni doświadczone osoby odpowiedzialne za przygotowanie relacji foto i video.
Wykonawca musi przygotować relację foto i video na podstawie zgromadzonego przez siebie
materiału. Film ma charakter promocyjny, a nie reportażu (osoby zbierające materiał ze strony
Wykonawcy nie muszą uczestniczyć w targach przez wszystkie dni. Tym niemniej, zgromadzony
materiał musi być wystarczający do przygotowania ciekawego podsumowania udziału projektu
ePUAP2 na targach CeBIT).
Wykonawca
przekaże
Zamawiającemu
majątkowe
prawa
autorskie
do
przygotowanego
i dostarczonego filmu oraz zdjęć.
4.
Zaproponowanie i realizacja działań informacyjno-promocyjnych projektu
ePUAP2, które zdaniem Wykonawcy w sposób istotny przyczynią się do
osiągnięcia celu udziału w targach CeBIT
str. 11 z 18
Wykonawca przedstawi listę dodatkowych działań informacyjno-promocyjnych (nie mniejszą niż
4 różne propozycje), które zdaniem Wykonawcy w sposób istotny przyczynią się do osiągnięcia celu
udziału w targach CeBIT, jakim jest promocja projektu ePUAP2.
Wykonawca zrealizuje dodatkowe działania informacyjno-promocyjne (co najmniej 2) po wyborze
i akceptacji propozycji przez Zamawiającego. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane
z realizacją dodatkowych działań informacyjno-promocyjnych projektu ePUAP2 podczas targów.
5.
5.1
Obsługa organizacyjna, logistyczna i techniczna stoiska
Instruktaż
Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi instruktaż z zasad działania systemów i technologii
zastosowanych na stoisku dla osób wskazanych ze strony Zamawiającego. Szkolenie powinno się
odbyć przed rozpoczęciem targów.
5.2
Montaż i demontaż sprzętu
Wykonawca na własny koszt dostarczy na miejsce targów oraz zamontuje i uruchomi zamówione
elementy stoiska, a po zakończonych targach zdemontuje elementy stoiska zamówione w ramach
niniejszego postępowania. Montaż i demontaż będzie możliwy po uzgodnieniu daty i godziny z
Zamawiającym oraz organizatorem targów.
5.3
Obsługa techniczna i organizacyjna
a) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji stoiska oraz jego bieżącej obsługi
technicznej elementów wykorzystywanych na stoisku w trakcie trwania targów,
w szczególności:
i. zapewnienie kompatybilności pomiędzy wszystkimi urządzeniami znajdującymi się
na stoisku,
ii. zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposażeniu
stoiska,
iii. zapewnienie kompletności elementów wykorzystywanych na stoisku,
iv. niezwłoczne usuwanie wszelkich wad, usterek i awarii związanych z działaniem
sprzętu oraz przygotowanych aplikacji, filmików, prezentacji etc. - techniczne
wsparcie w obsłudze sprzętu znajdującego się na stoisku, takiego jak: ekrany
LCD, tablety, stoły dotykowe etc.
b) Wykonawca zapewni spójny element ubioru dla osób obsługujących stoisko (np.
krawaty, apaszki itp.) min. dla 5 kobiet i dla 5 mężczyzn. Zaproponowane elementy
ubioru muszą być wykonane z wysokiej jakości materiałów, niegniotących się.
str. 12 z 18
c)
Oprócz elementów stoiska ePUAP2 zapewnionych przez Zamawiającego, Wykonawca
zapewni elementy dekoracyjne typu: żywe kwiaty lub inne ozdoby konweniujące
z projektem stoiska. Wszystkie elementy wykorzystywane na stoisku zostaną
uzgodnione z Zamawiającym i przez niego zaakceptowane.
d) Zamawiający wymaga, aby ze strony Wykonawcy były obecne na targach CeBIT co
najmniej dwie osoby (nie licząc hostessy). Osoby te będą odpowiedzialne za sprawną
obsługę stoiska i wykorzystywanych na nim sprzętów oraz innych elementów będących
przedmiotem zamówienia. Wyznaczone osoby powinny posługiwać się w stopniu co
najmniej komunikatywnym językami polskim i angielskim lub niemieckim. Obsługa
techniczna stoiska realizowana będzie przez doświadczonego i posiadającego wszelkie
wymagane uprawnienia (w tym zgodę organizatora targów) i kwalifikacje w tym
zakresie pracownika. Obsługa techniczna będzie realizowała swoje czynności w sposób
niekolidujący z funkcjonowaniem stoiska.
e) Wykonawca pokrywa wszelkie koszty związane z zatrudnieniem osób do obsługi
stoiska (w tym hostessy, osoby z obsługi technicznej) oraz koszty transportu,
ubezpieczenia, zakwaterowania, wejściówek na teren targów, wyżywienia itp. dla tych
osób.
f)
Wykonawca nabędzie bilety wstępu oraz karty wjazdu na teren targów dla obsługi
technicznej stoiska na czas montażu zamówionych elementów stoiska (w dniu
4.03.2013 r.), obsługi technicznej oraz hostessy (w dniach 5-9.03.2013), oraz
demontażu elementów stoiska (w dniu 9.03.2013). Wykonawca, w razie konieczności,
zgłosi dane osobowe ww. osób do organizatora targów lub innych osób wskazanych
przez organizatora.
g) Wykonawca
zobowiązany
jest
do
dokonania
wszelkich
czynności
formalnych
związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska w celu dostawy
elementów stoiska, montażu oraz demontażu zamówionego sprzętu. W tym celu
Wykonawca będzie się kontaktował bezpośrednio z organizatorem targów.
5.4
Hostessa
Wykonawca zapewni co najmniej 1 hostessę, posługującą się płynnie językiem angielskim,
promującą stoisko ePUAP2 wśród odwiedzających targi. Hostessa powinna charakteryzować się
wysoką kulturą osobistą i dobrą prezencją. Osoba skierowana przez Wykonawcę do realizacji
zamówienia powinna posiadać udokumentowane doświadczenie w obsłudze targów lub konferencji
w tym co najmniej 1 wydarzenia o charakterze międzynarodowym. Wykonawca, na wniosek
Zamawiającego, dostarczy CV hostessy oraz zorganizuje spotkanie w celu weryfikacji umiejętności
językowych
i
interpersonalnych.
Wykonawca
zapewni
strój
dla
hostessy
odpowiadający
charakterowi wydarzenia. W tym zakresie, nie później niż w terminie 14 dni przed datą rozpoczęcia
targów, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji trzy propozycje stroju
str. 13 z 18
(strój o eleganckim kroju dostosowany do kolorystyki i wystroju stoiska; wykonany z materiałów
bardzo dobrej jakości, niegniotących się).
Zadaniem hostessy będzie m.in.:
a)
udzielanie informacji na temat projektu ePUAP2 oraz profilu zaufanego, na podstawie
materiałów przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego,
b) zachęcanie zwiedzających do odwiedzenia stoiska ePUAP2,
c)
dystrybucja materiałów promocyjnych i informacyjnych na terenie targowym,
d) dbanie o porządek na stoisku, w tym w zakresie porządkowania prezentowanych
publikacji i materiałów informacyjno-promocyjnych.
W
przypadku
niespełniania
przez
hostessę
wymogów
stawianych
przez
Zamawiającego,
Wykonawca zapewni w ciągu 24 godzin inną osobę spełniającą wymagania Zamawiającego
przedstawione w OPZ.
5.5
Identyfikatory
Wykonawca zapewni, w uzgodnieniu z Zamawiającym, wszystkim osobom obsługujących stoisko
(zarówno ze strony Zamawiającego jak i Wykonawcy) identyfikatory. Zadaniem Wykonawcy będzie
zaprojektowanie i wykonanie identyfikatorów oraz dostarczenie ich na miejsce targów.
a) Planowana liczba identyfikatorów: ok. 12 sztuk.
b) Identyfikatory powinny spełniać następujące wymogi:
•
format karty kredytowej,
•
wykonane z tworzywa sztucznego i odporne na uszkodzenia,
•
elegancki, ale jednocześnie czytelny projekt, dopasowany do kolorystyki projektu
ePUAP2,
•
personalizacja (dwa wiersze: imię i nazwisko, funkcja/nazwa firmy lub instytucji),
•
logotypy dostarczone przez Zamawiającego,
•
sposób przypięcia identyfikatora – podwójna zapinka magnetyczna z tylnej strony
plakietki,
c) Projekt identyfikatora powinien być zgodny z przewodnikiem w zakresie promocji
projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka,
2007 – 2013 dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu
oraz księgą znaku ePUAP2 oraz księgą identyfikacji wizualnej profilu zaufanego.
d) Wykonawca
przedstawi
do
akceptacji
Zamawiającego
minimum
dwa
projekty
identyfikatorów (najpóźniej w terminie 14 dni przed datą rozpoczęcia targów),
wyprodukuje je (po akceptacji projektu przez Zamawiającego) i przekaże wszystkim
osobom realizującym usługi przewidziane w niniejszym zamówieniu w terminie
pozwalającym na ich używanie podczas targów.
str. 14 z 18
6.
Transport elementów stoiska w tym sprzętu na targi oraz innych,
materiałów
informacyjno – promocyjnymi wykorzystywanych podczas
targów
Wykonawca
zapewni
transport,
w
tym
załadunek
i
rozładunek,
zamówionych
elementów
i materiałów informacyjno-promocyjnych na stoisko ePUAP2 na targi CeBIT, zleconych w ramach
niniejszego
zamówienia,
jak
również
wszelkich
materiałów
informacyjno-promocyjnych
wytworzonych w ramach niniejszej umowy wykorzystywanych podczas targów.
Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia pozostałych po targach materiałów do siedziby
Zamawiającego. Wszelkie materiały pozostałe po zakończeniu targów Wykonawca spakuje
(w sposób zabezpieczający przed ich uszkodzeniem ) oraz dostarczy do siedziby Zamawiającego.
7.
Ubezpieczenie sprzętu wykorzystywanego na targach
Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie ubezpieczenia sprzętu oraz aplikacji, oprogramowania
wykorzystywanego na stoisku ePUAP2 będących przedmiotem zamówienia. Wykonawca ubezpieczy
zamówione elementy od odpowiedzialności cywilnej oraz wszystkich rodzajów ryzyka, obejmującą
minimum poniższą listę:
a) pożar, działanie ognia (w tym również działania dymu i sadzy) oraz polegające na
osmaleniu, przypaleniu, a także w wyniku wszelkiego rodzaju eksplozji, wybuchu, implozji,
oraz w czasie akcji ratunkowej (np: gaszenia, burzenia, oczyszczania zgliszcz),
b) działanie zjawisk atmosferycznych (uderzenie pioruna, powódź, deszcz, wilgoć, obsunięcie
się ziemi, silny wiatr, którego działanie wyrządza masowe szkody, mróz, śnieg w tym napór
śniegu, grad);
c) działanie człowieka, tj.: niewłaściwe użytkowanie, nieostrożność, zaniedbanie, błędną
obsługę, świadome i celowe zniszczenie przez osoby trzecie, błąd operatora;
d) działanie wody, tj. zalania wodą z urządzeń wodno-kanalizacyjnych, burzy, powodzi,
sztormu, wylewu wód podziemnych, deszczu nawalnego, wilgoci, pary wodnej i cieczy
w innej postaci oraz mrozu;
e) zalanie przypadkowe (np. herbatą, sokiem, wodą itp.),
f)
kradzież z włamaniem do zamkniętego lokalu po pokonaniu wymaganych zabezpieczeń
przeciwkradzieżowych i rabunek oraz wandalizm,
g) działanie
prądu
elektrycznego
-
niewłaściwe
parametry
zasilania,
wyładowania
atmosferyczne, zbyt wysokie lub zbyt niskie napięcia w sieci instalacji elektrycznej,
h) uszkodzenia mechaniczne – upuszczenie, uderzenie,
i)
zniszczenia w wyniku akcji ratowniczej prowadzonej w związku ze zdarzeniami losowymi.
str. 15 z 18
Wykonawca dokona ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich szkód wyrządzonych
osobom trzecim, w tym Organizatorowi targów, na kwotę minimum 100 000,00 zł brutto.
Okres ubezpieczenia powinien obejmować okres co najmniej od transportu na targi do jego
całkowitego demontażu po targach. Wykonawca przedłoży odpowiedni dokument ubezpieczenia do
wglądu Zamawiającego maksymalnie 2 tygodnie od daty podpisania umowy.
8.
Zapewnienie wsparcia i asysty technicznej
Wykonawca zapewni wsparcie oraz asystę techniczną dla przedstawicieli Zamawiającego na targach
CEBIT, w wymiarze 100 roboczogodzin. Wsparcie będzie możliwe do wykorzystania od dnia
podpisania Umowy do wyczerpania przyjętego limitu roboczogodzin jednakże nie później niż do
dnia 22 marca 2013 roku.
Realizacja umowy
Etap I – 2 tygodnie od daty podpisania umowy
W ramach I etapu umowy Wykonawca:
1.
Uzupełni koncepcję (złożoną na etapie składania ofert) promocji projektu ePUAP2
podczas targów CeBIT 2013 do potrzeb i wymagań Zamawiającego. Wykonawca
w porozumieniu z Zamawiającym uzupełnieni lub zmodyfikuje działania tak, aby
w jak najlepszy sposób odpowiadały potrzebom Zamawiającego.
2.
Przygotuje projekty graficzne oraz kreacje dla wszystkich elementów oraz
materiałów
informacyjno-promocyjnych
będących
przedmiotem
zamówienia.
Przygotowane elementy graficzne oraz kreacje muszą zostać zaakceptowane przez
Zamawiającego.
3.
Zapewni ubezpieczenie sprzętu oraz aplikacji, oprogramowania zamówionych
w ramach umowy i wykorzystywanych na stoisku ePUAP2 podczas targów oraz
na czas transportu.
Etap II - do 5 marca 2013 r.
W ramach etapu II umowy Wykonawca:
1.
Zorganizuje i przeprowadzi instruktaż z zasad działania systemów i technologii
wykorzystywanych na stoisku dla osób wskazanych ze strony Zamawiającego.
Szkolenie powinno się odbyć przed rozpoczęciem targów.
2.
Wyprodukuje zamówione w ramach umowy materiały informacyjno-promocyjne
(ulotki, katalog, gadżety, film, aplikacje etc.)
str. 16 z 18
3.
Dostarczy na miejsce targów materiały informacyjno-promocyjne oraz sprzęt,
aplikacje i oprogramowanie zamówione w ramach umowy.
4.
Dokona montażu, podłączenia, instalacji oraz sprawdzi działanie sprzętu oraz
aplikacji wykorzystywanych na stoisku.
5.
Zapewni co najmniej 2 osoby (nie licząc hostessy) odpowiedzialne za sprawną
obsługę stoiska i wykorzystywanych na nim sprzętów oraz innych elementów
będących przedmiotem zamówienia.
6.
Zapewni co najmniej 1 hostessę, posługującą się płynnie językiem angielskim
oraz odpowiedni strój dla hostessy.
7.
Dostarczy Zamawiającemu spójny element ubioru dla osób obsługujących stoisko
(np. krawaty, apaszki itp.).
8.
Zapewni dodatkowe elementy wyposażenia stoiska (np. żywe kwiaty, inne
elementy dekoracyjne itp.).
Wszystkie elementy zamówione w ramach umowy niezbędne do prawidłowego
funkcjonowania stoiska ePUAP2 muszą zostać dostarczone przez Wykonawcę na
jego koszt oraz ryzyko na miejsce targów (Hanower, Niemcy), podłączone
i skonfigurowane do dnia 5.03.2013 r.
Etap III - do 22 marca 2013 r.
W ramach etapu III umowy Wykonawca:
1.
Zapewni obsługę organizacyjną, logistyczną i techniczną stoiska podczas targów
w szczególności:
a) niezwłoczne
usuwanie
wszelkich
wad,
usterek
i
awarii
związanych
z działaniem sprzętu oraz przygotowanych na sprzęcie aplikacji, filmików,
prezentacji etc. W przypadku uszkodzenia sprzętu np. tabletu Wykonawca
wymieni sprzęt na sprawny.
b) techniczne wsparcie w obsłudze sprzętu znajdującego się na stoisku,
takiego jak: tablety, stoły dotykowe etc.
9.1.
2.
Dokona demontażu elementów stoiska zamówionych w ramach postępowania.
3.
Zrealizuje relację foto i video.
4.
Przygotuje artykuł podsumowujący udział projektu ePUAP2 w targach.
5.
Dostarczy do siedziby Zamawiającego materiały pozostałe z targów.
6.
Zapewnienie wsparcia i asysty technicznej.
9.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Księga identyfikacji wizualnej profilu zaufanego
str. 17 z 18
9.2.
Załącznik nr 2 - Księga znaku ePUAP2
9.3.
Załącznik nr 3 - Przewodnik w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla beneficjentów
i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, grudzień 2012.
9.4.
Załącznik nr 4 - Plan prezentujący stoisko narodowe w hali GOV, w tym stoisko
ePUAP2.
Załączniki zostaną przekazane Wykonawcy w wersji elektronicznej.
str. 18 z 18