OSOZ 12753KB Jan 21 2013 02:25:44 PM

Transkrypt

SYSTEM KS-SOMED
KS-SOMED
PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA W ZAKRESIE KOMUNIKACJI Z
OGÓLNOPOLSKIM SYSTEMEM OCHRONY ZDROWIA
1
SYSTEM KS-SOMED
Spis treści
1. Wprowadzenie ............................................................................................................................................................... 4
2. Moduł 84 OSOZ .............................................................................................................................................................. 5
3. Konfiguracja systemu KS-SOMED z systemem OSOZ ..................................................................................................... 6
4. Komunikacja z OSOZ ..................................................................................................................................................... 12
5. Wizytówka placówki medycznej ................................................................................................................................... 13
6. Karty OSOZ.................................................................................................................................................................... 16
6.1. Wydanie karty Pacjenta i Lekarza ................................................................................................................................................ 16
6.1.1. Wydanie karty pacjenta przez rejestrację .................................................................................................................................................. 16
6.1.2. Wydanie karty pacjenta przez lekarza ........................................................................................................................................................ 17
6.1.3. Wydanie karty lekarza w systemie KS-SOMED ........................................................................................................................................... 19
6.2. Proces wydawania i przypisywania kart OSOZ ............................................................................................................................. 20
6.2.1. Wydanie karty OSOZ .................................................................................................................................................................................. 20
6.2.2. Przypisanie karty ........................................................................................................................................................................................ 21
6.2.3. Usunięcie karty ........................................................................................................................................................................................... 22
6.3. Nowa wersja wizyty – obsługa pacjenta w zakresie OSOZ ........................................................................................................... 22
7. Proces aktywacji kart OSOZ .......................................................................................................................................... 25
7.1. Aktywacja karty lekarza na portalu OSOZ .................................................................................................................................... 25
7.2. Logowanie do Zdrowotnego Serwisu Lekarza .............................................................................................................................. 26
7.3. Aktywacja Indywidualnego Konta Zdrowotnego Pacjenta........................................................................................................... 26
8. Informacje o receptach ................................................................................................................................................ 27
9. Rekomendowany receptariusz ..................................................................................................................................... 28
10. Skierowania ................................................................................................................................................................ 29
10.1. Skierowania na badania laboratoryjne ...................................................................................................................................... 29
10.1.1. Definiowanie usług wykorzystywanych do wystawienia skierowania ...................................................................................................... 29
10.1.2. Obsługa procesu wystawiania skierowania na badanie laboratoryjne ..................................................................................................... 31
10.2. Skierowanie do szpitala ............................................................................................................................................................. 34
10.3. Skierowanie do specjalisty ......................................................................................................................................................... 35
10.4. Skierowanie do specjalisty – odbiór skierowania wraz z informacją zwrotną ........................................................................... 39
11. Elektroniczna Kartoteka Pacjenta – EKP ..................................................................................................................... 42
12. Potwierdzenie wizyty.................................................................................................................................................. 44
13. Komunikaty ................................................................................................................................................................. 45
14. Usługa Rejestracji on-line .......................................................................................................................................... 46
14.1. Aktywacja usługi na portalu www.osoz.pl ................................................................................................................................. 46
14.2. Ustawienia w systemie KS-SOMED ........................................................................................................................................... 49
14.2.1. Kreator połączenia z Rejestracją on-line.................................................................................................................................................. 49
14.2.2. Ręczna konfiguracja systemu KS-SOMED do współpracy w ramach Rejestracji on-line .......................................................................... 55
14.2.3. Obsługa wizyt pacjentów korzystających z usługi Rejestracji on-line ...................................................................................................... 65
15. Rejestracja Centralna.................................................................................................................................................. 66
15.1. Zarządzanie Rejestracją Centralną (Serwis Organizatora) ......................................................................................................... 66
15.1.1. Zakładka Grupy ........................................................................................................................................................................................ 66
15.1.2. Zakładka Call Center ................................................................................................................................................................................. 71
15.2. Rejestracja Centralna w Serwisie Świadczeniodawcy ................................................................................................................ 73
15.3. Obsługa Pacjenta w zakładce Call Center (Serwis Organizatora) ............................................................................................... 74
15.4. Obsługa Pacjenta w systemie KS-SOMED .................................................................................................................................. 77
16. Usługa SMS ................................................................................................................................................................. 78
16.1. Aktywacja usługi na portalu www.osoz.pl ................................................................................................................................. 78
16.1.1. Konto SMS - Zakładka Informacje............................................................................................................................................................. 79
16.1.2. Proces doładowania konta SMS ............................................................................................................................................................... 80
16.1.3. Historia konta SMS ................................................................................................................................................................................... 81
16.2. Ustawienia w systemie KS-SOMED ........................................................................................................................................... 82
16.2.1. Aktywacja usługi....................................................................................................................................................................................... 82
16.2.2. Wersja systemu ........................................................................................................................................................................................ 82
16.2.3. Połączenie z OSOZ .................................................................................................................................................................................... 82
16.2.4. Moduł Administrator ................................................................................................................................................................................ 82
16.2.5. Moduł Kartoteki ....................................................................................................................................................................................... 84
16.3. Wysyłanie wiadomości SMS do pojedynczego pacjenta przychodni ......................................................................................... 85
16.4. Wysyłanie wiadomości SMS do grupy pacjentów ...................................................................................................................... 86
16.5. Przeglądanie zestawienia wiadomości SMS ............................................................................................................................... 88
17. Usługa odbioru wiadomości SMS w systemie KS-SOMED. ......................................................................................... 89
17.1. Aktywacja i konfiguracja ............................................................................................................................................................ 89
17.2. Opis usługi ................................................................................................................................................................................. 89
17.3. Automatyczna obsługa wiadomości sms ................................................................................................................................... 89
17.4. Ręczna obsługa przychodzących wiadomości SMS .................................................................................................................... 90
18. Programy Partnerskie ................................................................................................................................................. 92
18.1. Obsługa Programów Partnerskich ............................................................................................................................................. 92
2
SYSTEM KS-SOMED
18.2. Naliczanie punktów za wykonanie usług ................................................................................................................................... 96
18.3. Obsługa pacjenta w Serwisie Świadczeniodawcy ...................................................................................................................... 96
18.4. Potwierdzenie dostarczenia nagrody ...................................................................................................................................... 100
18.5. Wydanie nagrody w programie ............................................................................................................................................... 100
18.6. Obsługa pacjenta w systemie KS-SOMED ................................................................................................................................ 101
19. Instrukcje .................................................................................................................................................................. 103
3
SYSTEM KS-SOMED
1. WPROWADZENIE
Technika, Profilaktyka i Prognoza
Od wielu lat KAMSOFT oferuje specjalistyczny
program informatyczny KS-SOMED, którego celem
jest wspomaganie pracy personelu medycznego,
pomocniczego a także wspieranie w nowoczesny
sposób jakości obsługi pacjenta. Dodatkowo
funkcjonalność systemu została dostosowana do
współpracy z Ogólnopolskim Systemem Ochrony
Zdrowia.
OSOZ
propaguje
koncepcję
wspomagania
medycyny
zapobiegawczej
i
naprawczej,
skoncentrowanej
na
analizie
danych
statystycznych pozwalających na przewidywanie
zjawisk
chorobowych,
a
tym
samym
umożliwiającej ich skuteczną eliminację.
Rys. Główne menu systemu KS-SOMED
KS-SOMED składa się z m.in. z następujących
modułów:
1.
Zarządzanie placówką ochrony zdrowia w realiach
OSOZ
to
profesjonalne
i
kompleksowe
usprawnienie
procesu
medycznego
wykorzystujące najnowsze i proste w obsłudze
narzędzia informatyczne.
2.
3.
4.
Rys.
Wielowarstwowa
zdrowotnej
struktura
opieki
KS-SOMED stanowi wsparcie każdego lekarza,
która usprawnia pracę personelu medycznego,
a samym pacjentom zapewnia komfortową
i sprawną organizacyjnie obsługę. System
KS-SOMED jest platformą uwzględniającą mnogość
i różnorodność procedur medycznych, potrzebę
prowadzenia
rozbudowanej
dokumentacji
ewidencyjnej, statystycznej i sprawozdawczej
typowej dla obsługi średnich i dużych placówek
służby zdrowia.
5.
6.
Moduły Lekarskie – Stomatolog,
Okulista, Gabinet – są skierowane do
lekarzy różnych specjalizacji. Służą do
rezerwacji
wizyt
pacjentów,
wprowadzania i przechowywania
danych medycznych uzyskiwanych
w trakcie wizyt pacjenta w gabinecie
oraz umożliwiają projektowanie bądź
wypełnianie wachlarza formularzy
badań, skierowań itp.;
Terminarz – stanowi organizator pracy
przychodni, który umożliwia ustalanie
czasu pracy personelu medycznego,
rezerwację
wizyt,
wyszukiwanie
wolnych terminów dla określonego
pracownika lub gabinetu czy też
wysyłanie przypomnień do pacjenta
przez SMS bądź e-mail;
Deklaracje – moduł odpowiedzialny za
wprowadzanie oraz przechowywanie
szczegółowych
informacji
o deklaracjach pacjentów;
Zlecenia – moduł rejestruje wszystkie
zlecenia wykonywane na rzecz
pacjenta od momentu przyjęcia
skierowania na usługę do chwili
rozliczenia z płatnikiem;
Umowy – moduł umożliwia rozliczenia
wszystkich
dokonanych
usług
medycznych
w
oparciu
o zarejestrowane umowy z płatnikami
– Narodowym Funduszem Zdrowia,
zakładami pracy, POZ;
Medycyna Pracy – jest opcją
dodatkową, która wspomaga prace
lekarza medycyny pracy poprzez
rejestrację pełnej historii badań
wstępnych,
okresowych
czy
kontrolnych pacjenta;
4
SYSTEM KS-SOMED
7.
8.
9.
10.
Zestawienia – moduł będący źródłem
informacji o wynikach działalności
placówki medycznej na podstawie
wygenerowanych różnych zestawień
finansowych, kosztowych itp.;
Kasa – moduł umożliwia nie tylko
przeprowadzenie
transakcji
pieniężnych i ich dokumentację, ale
przede wszystkim tworzy wszystkie
ustawowo wymagane dokumenty
kasowe oraz przesyła raporty do
systemu finansowo-księgowego;
Księga Główna – stanowi rejestr
wszystkich przyjętych pacjentów oraz
udzielonych im świadczeń medycznych
w Księdze Głównej, Rejestrze Poradni,
Księdze Pracowni Diagnostycznej lub
Zabiegowej;
Kartoteki – moduł odpowiedzialny za
zarządzanie wszystkimi bazami danych,
m.in. pacjentów, usług medycznych,
leków. W ramach bazy leków
wyróżniamy
bazę
podstawową
(bezpłatną) zawierającą podstawowe
informacje o lekach.
System
KS-SOMED
umożliwia
współpracę
z systemem OSOZ poprzez dedykowany program
KSPL_ISOZ, który odpowiada za przesyłanie danych
do systemu OSOZ.
Z punktu widzenia codziennej pracy lekarza do
najważniejszych
korzyści
wynikających
z przyłączenia do systemu OSOZ można zaliczyć:
tworzenie Indywidualnych Kont Zdrowotnych
pacjenta z zapisem w formie elektronicznej
całej historii zdrowia, choroby i leczenia.
Dzięki temu rozwiązaniu pacjent nie tylko
zostaje zwolniony z obowiązku noszenia ze
sobą tradycyjnej dokumentacji papierowej
(wyników badań, zdjęć RTG, wypisów ze
szpitala itp.), ale przede wszystkim nie musi
pamiętać o datach przebytych chorób. Z kolei
lekarz każdorazowo podczas wizyty pacjenta
ma dostęp do niezbędnych mu informacji,
które stanowią cenną pomoc przy diagnozie
oraz wyborze odpowiedniej strategii leczenia;
możliwość uzyskania szybkiej informacji
o lekach posiadających najwyższy wskaźnik
jakości ordynacji dla danego rozpoznania
ICD-10;
nadzór nad realizacją recepty przez pacjenta –
lekarz otrzymuje bowiem zwrotną wiadomość
o terminie realizacji recepty oraz o tym czy
wszystkie leki zostały wykupione zgodnie z jej
zapisem, czy też zostały wydane zamienniki;
możliwość
uzyskania
wyników
badań
laboratoryjnych – zwrotne informacje na
podstawie przesłanych skierowań;
dostęp do istotnych informacji Głównego
Inspektora
Farmaceutycznego,
gdzie
w niektórych przypadkach od szybkości
przekazu wiadomości może zależeć życie
pacjentów;
możliwość wyszukiwania aptek znajdujących
się w pobliżu przychodni.
Więcej szczegółów dotyczących Ogólnopolskiego
Systemu Ochrony Zdrowia (OSOZ) i korzyści
wynikających z przystąpienia do programu można
znaleźć na portalu www.osoz.pl oraz w
miesięczniku OSOZ. W trosce o zdrowsze
społeczeństwo.
2. MODUŁ 84 OSOZ
Moduł 84 OSOZ zawiera funkcjonalności związane
z systemem OSOZ wykorzystywane w systemie
KS-SOMED.
Moduł ten udostępnia narzędzia systemu OSOZ
pomagające w uruchomieniu funkcjonalności
OSOZ w systemie KS-SOMED lub na szybki dostęp
do serwisów portalu OSOZ poświęconych
świadczeniodawcy.
Do tych narzędzi zaliczyć można:
Kreator połączenia z systemem OSOZ;
Kreator połączenia z Rejestracją OSOZ
ON-LINE;
OSOZ – funkcje dodatkowe.
Kreator połączenia z systemem OSOZ szczegółowo
został omówiony w punkcje 3 niniejszej instrukcji.
Kreator połączenia z Rejestracją OSOZ ON-LINE
omówiono natomiast w punkcji.
5
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Widok narzędzi systemu OSOZ
Uruchomienie funkcji dodatkowych systemu OSOZ
spowoduje przeniesienie do modułu, w którym
zgrupowane są najważniejsze funkcje systemu
związane z OSOZ.
Istnieją dwa sposoby konfiguracji połączenia
systemu KS-SOMED z OSOZ:
połączenie poprzez Kreator konfiguracji
systemu OSOZ,
połączenie
skonfigurowane
ręcznie
w systemie KS-SOMED.
W celu skonfigurowania połączenia poprzez
Kreatora konfiguracji systemu OSOZ, należy
w oknie głównym programu KS-SOMED wejść do
modułu „84 OSOZ” i wybrać funkcje „Konfiguracja
połączenia z systemem OSOZ” lub wywołać
funkcję kreatora poprzez użycie logo OSOZ
znajdującego się w lewej górnej części menu
głównego systemu.
Spowoduje to otwarcie Kreatora konfiguracji do
współpracy z OSOZ.
Rys.
Widok
w KS-SOMED
Rys. Moduł OSOZ
Z poziomu głównego menu znajdującego się po
lewej
stronie
okna
istnieje
możliwość
uruchomienia:
Kreatora podłączenia z systemem OSOZ –
przycisk funkcyjny „Inst.OSOZ”;
Kreatora podłączenia rejestracji on-line –
przycisk funkcyjny „Rej.Online”;
Wejścia do Serwisu Świadczeniodawcy bez
konieczności logowania – przycisk funkcyjny
„Serwis Swd.”;
Komunikaty odebrane z serwera OSOZ –
przycisk funkcyjny „Inform.OSOZ”.
Konfiguracja
etapach:
narzędzi
systemu
przebiega
w
OSOZ
pięciu
E.1 W pierwszym etapie -„Informacje o OSOZ”
– w czterech kolejno po sobie wyświetlanych
oknach przedstawiona jest charakterystyka
systemu OSOZ. Przechodzenie do kolejnych jak
również wracanie do poprzednio wyświetlonych
okien możliwe jest za pomocą przycisków ‘Wstecz’
i ‘Dalej’ umieszczonych w dolnej części okna.
Znajduje się tam również przycisk ‘Anuluj’, który
pozwala przerwać konfigurację systemu do
współpracy z OSOZ. Po anulowaniu możliwe jest
kolejne uruchomienie kreatora konfiguracji.
3. KONFIGURACJA SYSTEMU
KS-SOMED Z SYSTEMEM OSOZ
Konfiguracja KS-SOMED z OSOZ jest zabiegiem
prostym, niewymagającym dużego nakładu
czasu, a postępowanie zgodnie z niniejszą
instrukcją wyklucza potrzebę posiadania wiedzy
z szeroko pojmowanej informatyki.
6
SYSTEM KS-SOMED
W przypadku, gdy podłączenia dokonuje opiekun
informatyczny placówki powinien umieścić własny
kod firmy partnerskiej (generowany w systemie
KS-Partner).
Przejście tego etapu jest równoznaczne
z podpisaniem umowy o współpracy w ramach
OSOZ eliminując papierową formę umowy.
Kolejny etap jest dostępny dla wszystkich
użytkowników systemu.
Rys. Pierwszy etap konfiguracji systemu do
współpracy z OSOZ
E.2 Na drugim etapie - „Ustalenie hasła dla
OSOZ” – użytkownik ma możliwość ustalenia
swojego hasła do systemu. W tym celu w oknie
pojawiają się odpowiednie pola edycyjne. Pierwsze
z nich zawiera numer Klienta - jest uzupełniane
automatycznie i odpowiada numerowi licencji.
Kolejne służą do wprowadzenia hasła. Ustalone
hasło powinno mieścić się w przedziale od 6 do 12
znaków (zabronione jest wprowadzanie spacji oraz
polskich znaków).
Rys. Akceptacja regulaminu współpracy z OSOZ
E.4 Po przejściu do tego etapu zostaje wyświetlone
okno „OSOZ-Konfiguracja”, w którym należy
uzupełnić odpowiednie elementy. Domyśle
ustawienia konfiguracji umożliwiają preferowaną
komunikację z systemem OSOZ. Administrator ma
możliwość edycji ustawień tak by zoptymalizować
i dopasować ustawienia odpowiadające określonej
jednostce medycznej.
Rys. Ustalenie hasła do OSOZ
Po prawidłowym podaniu i potwierdzeniu
hasła użytkownik poprzez naciśnięcie klawisza
”Dalej” może przejść do kolejnego etapu
konfiguracji, jakim jest „Akceptacja regulaminu
współpracy z OSOZ”.
E.3. Etap trzeci dotyczy użytkowników, którzy
podejmują współprace z OSOZ po raz pierwszy.
Podczas tego etapu użytkownik:
akceptuje warunki regulaminu,
dokonuje
potwierdzenia/aktualizacji
danych placówki,
ma
możliwość
zaznaczenia
opcji
otrzymania materiałów informacyjnych
dotyczących OSOZ.
Rys. Okno konfiguracji systemu do współpracy
z OSOZ
Pole „Stanowisko, z którego uruchamiany jest
KSPL_ISOZ” – należy podać numer stanowiska
komputerowego, przy którym zapewniony jest
stały dostęp do Internetu. Stanowiskiem takim
przeważnie jest komputer będący serwerem. Stały
dostęp i ciągła praca serwera zapewniają
poprawną komunikacje wszystkich stanowisk
lekarskich z systemem OSOZ.
7
SYSTEM KS-SOMED
Numer określonego stanowiska jest widoczny dla
Użytkownika w lewym dolnym rogu menu
głównego aplikacji.
Rys. Okno konfiguracji programu – ustalenie
stanowiska pracy.
z wyszczególnieniem numeru stanowiska
W przypadku potrzeby wykonania konfiguracji
numeracji stanowisk w systemie medycznym,
należy użyć programu KSPLKonfigurator.exe.
Znajduje się on w katalogach programu KS-SOMED
(domyślna
ścieżka
dostępu
C:\KS\KSPLW\KSPLKonfigurator.exe).
Po jego uruchomieniu należy wprowadzić hasło do
bazy danych (firebird, oracle) dla Użytkownika,
którym łączy się KS-SOMED do bazy.
Sekcja „Częstotliwości związane z KSPL_ISOZ”
Użytkownik może określić, z jaką częstotliwością
mają być wysyłane dane poprzez KSPL_ISOZ:
Pole „Wysyłanie recept” – z jaką
częstotliwością mają być wysyłane recepty
do OSOZ;
Pole „Sprawdzanie realizacji recept” – z jaką
częstotliwością
mają
być
pobierane
informacje o wystawionych receptach do
OSOZ;
Pole „Inne operacje” – z jaką częstotliwością
system ma wysyłać i odbierać z OSOZ dane
interaktywne.
Sekcja „Rola w systemie OSOZ” - umożliwia
określenie ról w przychodni (przynajmniej jedna
opcja musi być zaznaczona). Są to:
Lekarz rodzinny (POZ),
Przychodnia specjalistyczna,
Stomatologia.
Rys. Logowanie Użytkownika do programu
KSPLKonfigurator
Po prawidłowym zalogowaniu zostaje wyświetlone
okno, w którym można określić numer danego
stanowiska. Należy pamiętać, że numer
stanowiska musi być unikalny.
Opcja „Czy wysyłać skierowania do OSOZ” –
zaznaczenie tej opcji powoduje przesyłanie do
OSOZ skierowań np. do laboratorium, do lekarza
specjalisty. Wysyłanie skierowań odbywa się w tle,
przez co nie wpływa na wydajność pracy systemu.
Opcja „Czy wysyłać wykonanie zlecenia do OSOZ”
– zaznaczenie tej opcji powoduje przesyłanie do
OSOZ informacji dotyczących wykonania usług.
Wysyłanie wykonania zlecenia odbywa się w tle,
przez co nie wpływa na wydajność pracy systemu.
Opcja „Czy wysyłać deklaracje do OSOZ” –
zaznaczenie tej opcji powoduje przesyłanie do
OSOZ deklaracji pacjenta. Wysyłanie deklaracji
odbywa się w tle, przez co nie wpływa na
wydajność pracy systemu.
Opcja „Czy wyświetlać komunikaty poprzez
KSPLDemon” – należy ją zaznaczyć, jeśli
8
SYSTEM KS-SOMED
Użytkownik chce, aby system wyświetlał na
ekranie podpowiedzi o tym jak pracuje. Pozwala to
na kontrolowanie pracy systemu.
Opcja „Pobieranie informacji o skierowaniu
w trakcie rejestracji skierowania” – zaznaczenie tej
opcji powoduje w trakcie rejestracji zlecenia po
odczytaniu kodu skierowania odebranie przez
program danych dotyczące skierowania z systemu
OSOZ.
Przycisk „Parametry wydruku dla OSOZ” –
wyświetla okno, w którym można określić przede
wszystkim drukarkę domyślną, parametry
ustawienia marginesów oraz sposób wyrównania.
Są to ustawienia drukarki, która jest przeznaczona
do wydruków potwierdzeń odbytych wizyt oraz
wniosków o wydanie karty.
E.6. Jeżeli instalacja przebiegła pomyślnie
instalator konfiguracji w oknie ostatniego etapu
„Gratulacje” wyświetla informację o pomyślnym
połączeniu obu systemów. Jest tu także widoczna
mapa Polski ze wszystkimi podmiotami
podłączonymi do OSOZ wraz z ich lokalizacją oraz
oznaczeniem, w którym miejscu znajduje się
podłączony punkt Użytkownika. Jeśli lokalizacja
miejscowości użytkownika nie jest dla systemu
OSOZ znana, to punkt wskazujący jednostkę
medyczną nie będzie zaznaczony bądź będzie
wskazywał gminę lub powiat, zawierającą tę
miejscowość.
Rys. Ostatni etap konfiguracji systemu do
współpracy z OSOZ.
Rys. Ustawienie parametrów wydruku dla OSOZ
W celu prawidłowej współpracy KS-SOMED
z OSOZ, konieczne jest, aby na każdym ze
stanowisk była dostępna oraz odpowiednio
skonfigurowana drukarka.
E.5. Po dokonaniu odpowiedniej konfiguracji
systemu KS-SOMED Użytkownik ma możliwość
przejścia do kolejnego etapu poprzez naciśnięcie
przycisku „Ok”. Wówczas zostaje automatycznie
uruchomiony „Test połączenia”. Na tym etapie
następuje weryfikacja instalacji oraz przesłanie
wizytówki z KS-SOMED do OSOZ.
W przypadku problemów z połączeniem
internetowym w czasie korzystania z instalatora
konfiguracji, Użytkownik otrzymuje na ekranie
monitora odpowiednie powiadomienie.
Rys. Informacja o braku połączenia z serwerem
OSOZ
Program sygnalizując błąd połączenia z serwerem
OSOZ równocześnie daje możliwość przejścia do
konfiguracji połączenia do sieci Internet. Jeśli
Użytkownik zdecyduje się na przeprowadzenie
konfiguracji zostaje wyświetlone okno, w którym
dokonuje odpowiednich ustawień.
Rys. Wykonanie testu połączenia pomiędzy
systemami
9
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Konfiguracja połączenia do sieci Internet.
Jeśli powodem braku Internetu są przyczyny
techniczne
należy
skontaktować
się
z administratorem sieci.
Dokładniejszy opis konfiguracji i dostępnych
sposobów połączenia został umieszczony w dalszej
części instrukcji.
Drugim
sposobem
uzyskania
współpracy
i połączenia pomiędzy OSOZ a systemem
KS-SOMED jest ustalenie opcji w sposób ręczny.
W tym celu należy w module „ADMIN.” z poziomu
menu wybrać funkcje „Opcje Główne KS-SOMED”
i na zakładce „Współpraca z OSOZ” zaznaczyć
opcje „Połączenie z OSOZ”.
Rys. Opcje główne systemu KS-SOMED
Kolejnym
krokiem
jest
wprowadzenie
w odpowiednie pole hasła do systemu. Po
wprowadzeniu hasła, za pomocą przycisku
„Próbne logowanie” można sprawdzić czy uda się
nawiązać połączenie z systemem OSOZ. W razie
braku połączenia należy sprawdzić czy na
stanowisku jest podłączony Internet. W razie
dalszych problemów można skontaktować się
z działem OSOZ firmy KAMSOFT, który sprawdzi
poprawność wpisanego hasła i określonych
ustawień.
Wyróżnia się trzy sposoby połączenia z systemem
OSOZ:
1. Bezpośrednie połączenie pomiędzy systemem
KS-SOMED a OSOZ z każdego stanowiska
komputerowego – konieczne jest, by stanowiska
te miały odblokowany port i adres pozwalający
na wymianę danych z systemem OSOZ;
2. Poprzez serwer Proxy – połączenie
z systemem OSOZ następuje nie bezpośrednio,
ale przez serwer Proxy. Wówczas uzupełnienia
wymagają następujące pola tekstowe:
Proxy IP – adres serwera Proxy,
Proxy Port – port serwera Proxy,
Proxy
Użytkownik
–
nazwa
Użytkownika serwera Proxy,
Proxy hasło – hasło serwera
Użytkownika Proxy.
W celu uzyskania informacji na temat
parametrów należy skontaktować się
z Administratorem.
3. Brak obsługi funkcji interaktywnych – taka
sytuacja występuje w przypadku, gdy jedno
stanowisko posiada bezpośredni dostęp do
systemu OSOZ, a pozostałe pracują w sieci
wewnętrznej. Wtedy tylko to jedno stanowisko
komputerowe będzie kontaktować się z OSOZ
oraz gromadzić i rozsyłać wiadomości do
pozostałych stanowisk.
Aby móc skorzystać z tego rozwiązania, należy
wskazać w polu: „Stanowisko, z którego
uruchomiony
jest
KSPL_ISOZ”,
numer
stanowiska, które pełnić będzie rolę pośrednika.
W dalszej kolejności Użytkownik może określić
funkcje związane z KSPL_ISOZ i odnoszące się do:
częstotliwości
wysyłania
informacji
o wystawionych receptach do OSOZ,
częstotliwości sprawdzania realizacji recept,
częstotliwości dokonania innych operacji,
ustawienia
poszczególnych
funkcji
wynikających ze współpracy systemów:
Czy wysyłać skierowania do OSOZ?
Czy wysyłać wykonania zlecenia do OSOZ?
Czy wysyłać deklaracje do OSOZ?
Czy wysyłać zwolnienia lekarskie do
systemu OSOZ?
Czy wysyłać uczulenia pacjenta do systemu
OSOZ?
Czy
wyświetlać
komunikaty
przez
KSPLDemon?
Czy wyświetlać okno autoryzacji wizyty?
Czy drukować raport z wizyty?
Pobieranie informacji o skierowaniu
w trakcie rejestracji skierowania,
Wyświetlaj informacje o braku połączenia,
KSPL_ISOZ z systemem OSOZ,
Wyświetlaj wiadomości z systemu OSOZ
(opcja dla zalogowanego operatora),
Drukuj kod laboratoryjny (SOLAB) na
skierowaniu do laboratorium
ustawienia parametrów wydruku dla OSOZ
10
SYSTEM KS-SOMED
parametry połączenia systemu OSOZ.
Opcje zostały opisane w trzecim etapie
konfiguracji systemu do współpracy z OSOZ.
Ponadto w oknie „Opcji głównych systemu
KS-SOMED” na zakładce „Współpraca z OSOZ”
znajduje się dodatkowy element:
Przycisk „Parametry połączenia serwera
OSOZ”– wyświetla okno z informacjami
o ustawieniach w sieci, które umożliwiają
dostęp do OSOZ na wszystkich stanowiskach,
Protokół,
Adres serwera,
Port.
Proszę uruchomić program Total Commander
i udać się do ścieżki, w której znajduje się aplikacja
KSPL_ISOZ.exe - zazwyczaj jest to ścieżka
c:\KS\KS_PLW\.
Następnie w linii poleceń proszę wpisać wyrażenie
KSPL_ISOZ.exe /install i skorzystać z przycisku
„Enter”.
Rys. Program Total Commander
Rys. Parametry połączenia do serwera OSOZ
Użytkownik logując się do systemu OSOZ,
automatycznie przekazuje swoją WIZYTÓWKĘ,
a w niej następujące informacje:
nazwę systemu, jaki się loguje (KS-GLR,
KS- SOMED),
numer wersji systemu,
nazwę programu, który służy do komunikacji
z OSOZ,
nazwę Użytkownika,
hasło, pod którym Użytkownik loguje się do
OSOZ,
rolę, jaką pełni dana jednostka (np.
przychodnia
POZ,
przychodnia
specjalistyczna).
Po określeniu przez użytkownika wszelkich
niezbędnych
parametrów
na
zakładce
„Współpraca z OSOZ” można je potwierdzić
i zapisać za pomocą przycisku „OK” w prawym
dolnym rogu okna.
Sposób drugi
Poprzez utworzenie i uruchomienie skrótu
w katalogu z zainstalowanym systemem.
Proszę udać się do katalogu, gdzie zainstalowany
jest system KS-SOMED.
Ścieżka dostępu: Mój komputer/Dysk lokalny
(C:)/KS/KS-PLW/.
Następnie proszę odszukać plik KSPL_ISOZ.exe
i po ustawieniu się na jego nazwie zastosować
prawy przycisk myszy i wybrać opcję „Utwórz
skrót”.
Uruchomienie KSPL_ISOZ.exe jako usługi
systemu Windows
Istnieją dwa sposoby uruchomienia aplikacji
KSPL_ISOZ jako usługi systemu Windows.
Użytkownik może tego dokonać za pośrednictwem
programu Total Commander lub poprzez
utworzenie i uruchomienie skrótu w katalogu
z zainstalowanym systemem.
Sposób pierwszy.
Rys. Katalog KS-PLW (Pliki systemu KS-SOMED)
Następnie proszę wyświetlić utworzony skrót,
kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać
pozycje „Właściwości”. W wyświetlonym oknie w
polu „Element docelowy” proszę dopisać
wyrażenie ‘ /install’ tak by pełna nazwa wyglądała
następująco: C:\KS\KS-PLW\KSPL_ISOZ.EXE /install
11
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Lista usług systemu
Rys. Właściwości wskazanego pliku
Następnie należy zapisać wprowadzone zmiany
i uruchomić aplikację za pomocą nowo
utworzonego skrótu. Uruchomienie następuje
poprzez
dwukrotne
zastosowanie
lewego
przycisku
myszy
na
nazwie
pliku.
Niektóre systemy operacyjne (Windows XP)
dodatkowo wymagają jeszcze wpisu we
właściwościach usługi.
Aby wprowadzić odpowiedni wpis należy wejść we
właściwości usługi i przejść do zakładki
„Logowanie”. Wpisu dokonujemy w polu „to
konto” -> NT AUTHORITY\NetworkService
i zatwierdzamy.
Rys. Uruchomienie pliku
Czynność należy wykonać tylko raz. Komputer przy
kolejnym uruchomieniu automatycznie uruchomi
aplikację komunikacyjną KSPL_ISOZ jako serwis.
Uruchomienia usługi można również dokonać
z poziomu listy usług. Jest ona wyświetlana
z poziomu Panelu sterowania (opcja Narzędzia
administracyjne -> Usługi).
Rys. Właściwości usługi – zakładka „Logowanie”
Następnie zatrzymujemy i ponownie uruchamiamy
usługę. Od tego momentu KSPL_ISOZ.exe działa
jako usługa.
4. KOMUNIKACJA Z OSOZ
System KS-SOMED komunikuje się z systemem
OSOZ m.in. poprzez program KSPL_ISOZ.exe, który
odpowiada za wymianę danych pomiędzy
systemami.
Program jest uruchamiany automatycznie po
zalogowaniu do jakiegokolwiek z modułów
12
SYSTEM KS-SOMED
systemu. Program można także włączyć ręcznie
poprzez uruchomienie odpowiedniego pliku
znajdującego się w katalogu zainstalowanego
programu.
O tym, że program działa na danym stanowisku
informuje odpowiednia ikona programu widoczna
istnieje taka możliwość. W związku z tym,
w przypadku wystąpienia takiej ewentualności
pojawi się komunikat ostrzegawczy.
w prawej dolnej części ekranu . Symbolizuje
ona aktywną komunikacje, która zapewnia
poprawne działanie usług działających na
platformie OSOZ czyli np. usługi Rejestracji
on-line czy integracji systemu z laboratorium.
UWAGA !
Od wersji systemu 2012.03.0.5
nie jest
wymagane
uruchamianie
aplikacji
KSPL_Demon.exe do prawidłowej komunikacji
z OSOZ.
Każda placówka powinna zadbać o prawidłowy
stan połączenia, a w przypadku braku komunikacji
odpowiednio zareagować doprowadzając do
przywrócenia prawidłowej współpracy.
W przypadku braku komunikacji systemu
wyświetla się odpowiedni komunikat informujący
o utracie połączenia.
Rys. Komunikat informujący o braku komunikacji
UWAGA
Komunikat wyświetla się podczas pracy systemu,
gdy w opcjach głównych współpracy z OSOZ jest
zaznaczona opcja „Wyświetlaj informacje o braku
połączenia, KSPL_ISOZ z systemem OSOZ”.
Pierwszy komunikat pojawia się po 10 min. od
utraty połącznia z OSOZ. Każdy kolejny komunikat
tego typu będzie pojawiał się co 4 godz. na ekranie
monitora.
Dodatkowo w czasie, gdy placówka medyczna
przez dłuższy czas nie ma łączności z OSOZ może
pojawić się problem wyczerpania numerów
pobranych z puli OSOZ. Numer są wykorzystywane
podczas wystawiania skierowania na badania, czy
do lekarza specjalisty. W czasie poprawnej
komunikacji, placówka na bieżąco pobiera pule
numerów, z której korzysta w czasie wizyt
pacjentów i nie ma możliwości jej pełnego
wyczerpania jednak w przypadku braku połączenia
Rys. Komunikat wskazujący wyczerpanie puli
numerów OSOZ
Po odzyskaniu prawidłowej komunikacji pula
numerów zostanie automatycznie pobrana przez
placówkę medyczną. Za funkcje pobierania
numerów
odpowiedzialny jest
program
komunikacyjny KSPL_ISOZ.exe.
Pobiera pule
numerów niezwłocznie po odzyskaniu połączenia
z OSOZ (maksymalny czas pobrania puli wynosi do
dwóch godzin).
5. WIZYTÓWKA PLACÓWKI
MEDYCZNEJ
Każda placówka medyczna w systemie OSOZ może
posiadać własną wizytówkę internetową. Znajdują
się na niej uzupełnione podstawowe dane
teleadresowe wraz z lokalizacją placówki na
mapie.
Dodatkowo
istnieje
możliwość
samodzielnego dodania krótkiej informacji
o placówce oraz uzupełnienia godzin otwarcia
jednostki. Wizytówka może zawierać ponadto
zdjęcia placówki medycznej oraz indywidualny
baner informacyjny np. z nazwą i logo placówki.
Dostęp do wszelkich ustawień wizytówki jest
możliwy
po
zalogowaniu
do
Serwisu
Świadczeniodawcy.
Wejście
do
serwisu
Świadczeniodawcy jest możliwe z poziomu modułu
„84 OSOZ” lub głównej strony www.osoz.pl
(zakładka
„Medycyna”
->
Serwis
świadczeniodawcy).
Po wejściu do modułu użytkownik powinien
przejść do opcji „OSOZ – funkcje dodatkowe”.
13
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Wizytówka placówki o statusie nieaktywna
Wówczas po dokonaniu niezbędnych czynności po
stronie firmy Kamsoft, placówka uzyskuje dostęp
do konfiguracji własnej strony www.
Rys. OSOZ – funkcje dodatkowe
Następnie użytkownik powinien wybrać opcje
„Serwis Swd”. Spowoduje to uruchomienie
procesu automatycznego logowania do Serwisu.
Rys. Przejście do konfiguracji strony internetowej
placówki
Rys. Moduł OSOZ do współpracy z systemem
SOMED
Wizytówka
internetowa
placówki
jest
uruchomiana
automatycznie.
Dokonywanie
wszelkich ustawień jest możliwe po zastosowaniu
przycisku – „Uzupełnij wizytówkę” lub przejściu do
opcji „Konfiguracja wyglądu”.
Po zalogowaniu do serwisu należy przejść do
zakładki „Wizytówka Placówki”.
Rys. Konfiguracja strony internetowej apteki
Rys. Usługa -Wizytówka Przychodni
Po wejściu do zakładki użytkownik ma do
dyspozycji szereg parametrów, które samodzielnie
może konfigurować w według własnego uznania.
Wówczas pojawi się możliwość przejścia do
informacji na temat usługi oraz konfiguracji
wyglądu własnej strony internetowej.
Zastosowanie przycisku „Informacje” spowoduje
wyświetlenie opisu dotyczącego korzystania
z usługi a także uzupełnienia jej.
W nielicznych przypadkach użytkownik nie będzie
miał możliwości przejścia do konfiguracji. Pojawi
się tylko możliwość „Aktywacji wizytówki”.
14
SYSTEM KS-SOMED
Użytkownik może w każdej chwili podejrzeć
wygląd konfigurowanej strony przy pomocy
przycisku „Podgląd” w górnej części okna.
Użytkownik wypełniając wizytówkę placówki
medycznej
ma
dodatkowo
możliwość
zdefiniowania listy poradni/gabinetów (komórek
organizacyjnych) placówki.
Do zamieszczania tego rodzaju wpisów służy
zakładka
„Poradnie/Gabinety
(komórki
organizacyjne)”.
Rys. Tabela zawierająca listę poradni /gabinetów
placówki
Rys. Konfiguracja wyglądu wizytówki przychodni
Po zmianie parametrów należy zapisać
wprowadzone zmiany za pomocą przycisku „Zapisz
zmiany”, w przeciwnym wypadku ustawiona
konfiguracja parametru nie zostanie uwzględniona
przy wyświetlaniu się strony internetowej
placówki medycznej.
Do parametrów podlegającym edycji należą:
Opis apteki (ograniczony liczba znaków do
1000);
Dodatkowy opis apteki (ograniczony
liczba znaków do 1000);
Strona internetowa apteki - W przypadku,
gdy placówka posiada już stronę
internetową inną niż udostępniana za
pośrednictwem OSOZ istnieje możliwość
zamieszczenia linku do tej strony.
Wówczas użytkownicy portalu OSOZ będą
mogli za pomocą tego linku odwiedzić
stronę internetową z zamieszczonego
adresu.
Baner górny (ograniczony wielkością );
Godziny pracy (pn-pt);
Godziny pracy (sb);
Godziny pracy (nd);
Zdjęcia placówki (od 1 do 5 pozycji
w formacie JPG) - W celu dodania zdjęcia
należy odszukać plik JPG poprzez użycie
przycisku „Przeglądaj…”, a następnie
zaakceptować swój wybór przy pomocy
klawisza „Otwórz”.
Dodawanie pozycji jest możliwe po zastosowaniu
przycisku „Dodaj poradnię/gabinet”. Wówczas
pojawi się formularz dodawania komórki
organizacyjnej.
Rys. Formularz dodawania poradni/gabinetu
Użytkownik zamieszcza nazwę, opis oraz
specjalność poradni/gabinetu oraz dokonuje
zapisu zdefiniowanego formularza. Pozycja
pojawia się na liście w tabeli i jest widoczna
w wizytówce placówki na stronie www.
Strona internetowa uruchamia się z domyślnymi
ustawieniami, które użytkownik może w każdej
chwili dowolnie zmienić.
Po
zapisaniu
wszystkich
wprowadzonych
parametrów placówka może cieszyć się swoją
własną stroną internetową w Ogólnopolskim
Systemie Ochrony Zdrowia OSOZ.
15
SYSTEM KS-SOMED
pracownika podmiotu gospodarczego na zakładce
„OSOZ”.
Numer karty lekarza zapisany zostanie w jego
kartotece oraz będzie wyświetlany w oknie
„Pracownicy” w kolumnie „Karta pracownika
(OSOZ)”.
6.1. Wydanie karty Pacjenta i Lekarza
W rozdziale poniżej zostaną opisane poszczególne
etapy postępowania, jakie należy wykonać chcąc
wydać kartę Pacjentowi bądź Lekarzowi.
Rys. Przykładowa strona internetowa przychodni
6. KARTY OSOZ
Stając się uczestnikiem Ogólnopolskiego Systemu
Ochrony Zdrowia (poprzez zawarcie umowy
w ramach współpracy z OSOZ), przychodnia może
otrzymać do wykorzystania pulę kart. W skład puli
wchodzą:
plastikowe karty lekarza i pacjenta – są one
przeznaczone dla lekarzy (karty te są
jednocześnie kartami lekarza i pacjenta),
plastikowe karty pacjenta - są one
przeznaczone dla personelu, członków rodziny
i znajomych,
papierowe karty zdrowia pacjenta w postaci
ulotek są przeznaczone dla pacjentów.
Dbałość o to, by pacjent miał tylko jedną kartę
i związane z nią jedno konto zdrowotne, leży po
stronie samego pacjenta oraz placówki medycznej.
System, bowiem nie informuje, że pacjent ma już
wydaną kartę.
Należy podkreślić, że zgodnie z założeniami filozofii
systemu OSOZ, jak i ustawy z dnia 29 sierpnia 1997
roku o ochronie danych osobowych, w OSOZ
numer karty nie jest związany z żadnymi danymi
osobowymi. System informuje jedynie, że karta
o danym numerze została już wydana, nie
wskazuje natomiast komu.
Podstawowym
warunkiem
umożliwiającym
obsługę kart OSOZ dla pacjenta jest posiadanie
przez placówkę zdrowia odpowiedniego czytnika,
który umożliwi odczytanie numeru karty.
W zależności od rodzaju karty (karta z kodem
kreskowym bądź karta procesorowa) czytnikiem
umożliwiającym odczytanie numeru karty jest
popularnie używany czytnik kodów kreskowych
bądź czytnik kart procesorowych. Taki czytnik musi
znajdować się przy każdym stanowisku pracy.
Obsługa kart lekarza odbywa się na tych samych
zasadach, co obsługa kart pacjentów. Informacje
o karcie OSOZ przechowywane są w „Karcie
6.1.1. Wydanie karty pacjenta przez
rejestrację
Wydanie karty pacjenta jest możliwe w trybie
edycji kartoteki pacjenta w systemie. Nie ma
znaczenia z jakiego miejsca użytkownik wywołuje
kartę. Poniżej przykładowa ścieżka postępowania.
Krok 1. W systemie KS-SOMED należy wejść
w moduł „52 Kartoteki”.
Krok 2. Należy wybrać z górnego menu pozycję
„Pacjenci” i pozycję „Pacjenci”.
Rys. Menu modułu „52 Kartoteki”
Krok 3. W wyświetlonym oknie należy wybrać
odpowiedniego pacjenta, a następnie użyć funkcji
„Popraw”.
16
SYSTEM KS-SOMED
Wywołanie tej funkcji rozpocznie proces
wydawania opisany w dalszej części instrukcji.
Rys. Okno wyboru pacjenta
Krok 4. W wyniku zastosowania funkcji zostaje
wyświetlone okno „Karta pacjenta – poprawianie”
z aktywną zakładką „Adres zamieszkania”
Rys. Karta pacjenta w trybie edycji – funkcja
wydania karty OSOZ.
6.1.2. Wydanie karty pacjenta przez
lekarza
Tak jak w przypadku pracowników rejestracji,
lekarz także ma możliwość wydania karty OSOZ
pacjentom w trybie edycji jego kartoteki
w systemie. Niezależnie od miejsca wywołania
karty. Poniżej przykładowy opis postępowania
w przypadku wydania karty pacjentowi przez
lekarza.
Rys. Karta pacjenta w trybie edycji – zakładka
„Adres zamieszkania”
w moduł „21 Gabinet” lub do modułu
„11 Terminarz”.
Krok 5. W następnym kroku należy przejść do
zakładki „Karty i dokumenty tożsamości”.
„Karty i dokumenty tożsamości”
Krok
6.
Na
zakładce „Karty
Krok 2. Moduł „21 Gabinet” -> Z pozycji menu
głównego „Wizyta” należy wybrać pozycję listy
rozwijalnej „Wywiad aktualny” lub „Wywiad
ogólny”.
i dokumenty
tożsamości” należy nacisnąć ikonę
, gdzie
znajduje się funkcja „Wydanie karty OSOZ”.
17
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Menu modułu „21 Gabinet”
Moduł „11 Terminarz” -> Należy wybrać z górnego
menu pozycję „Funkcje podstawowe” a następnie
pozycję „Umów/Usuń wizytę”.
Krok 4. Zostaje wyświetlone okno „Karta pacjenta
– poprawianie” z aktywną zakładką „Adres
zamieszkania”.
Rys. Menu modułu „11 Terminarz”
W następnym kroku zostanie wyświetlone okno
„Karta rezerwacji usługi”, gdzie lekarz uzupełnia
pole „Pacjent”. W tym celu korzysta z przycisku
znajdującego się przy polu edycyjnym.
„Adres zamieszkania”
Krok 5. W następnym kroku należy wejść do
zakładki „Karty i dokumenty tożsamości”.
Rys. Karta rezerwacyjna usługi.
Krok 3. W wyświetlonym oknie „Wybieranie
pacjenta”, należy dokonać wyboru określonego
pacjenta i użyć przycisku „Popraw”.
„Karty i dokumenty tożsamości”
18
SYSTEM KS-SOMED
Krok 6.
Na zakładce „Karty i dokumenty
tożsamości” należy nacisnąć ikonę
, gdzie
znajduje się funkcja „Wydanie karty OSOZ”.
wydawania opisany w pkt 3.2.
Rys. Menu modułu „52 Kartoteki”
Krok 3. W oknie „Przeglądanie listy pracowników”,
należy wskazać określonego pracownika oraz
otworzyć jego kartę w trybie edycji, czyli użyć
przycisku „Popraw”.
Rys. Karta pacjenta w trybie edycji – funkcja
wydania karty OSOZ
6.1.3. Wydanie karty lekarza w systemie
KS-SOMED
Karta lekarza może zostać wydana pracownikowi
medycznemu z poziomu edycji jego kartoteki w
systemie. W związku z tym funkcje wydania karty
można wywołać z każdego miejsca, gdzie
użytkownik może modyfikować kartę pracownika.
Poniżej przykładowy opis wywołania funkcji.
w moduł „52 Kartoteki”.
Krok 2. Z pozycji menu „Org. wewnętrzna” należy
wybrać pozycję listy rozwijalnej „Pracownicy”.
Rys. Przeglądanie listy pracowników podmiotu
gospodarczego
Krok 4. W oknie „Karta pracownika podmiotu
gospodarczego - poprawianie” pojawia się
automatycznie zakładka „Adres zamieszkania”.
Rys. Karta pracownika podmiotu gospodarczego
w trybie edycji – zakładka ”Adres zamieszkania”
Krok 5. W następnym kroku należy przejść na
zakładkę „OSOZ”.
19
SYSTEM KS-SOMED
w trybie edycji – zakładka ”OSOZ”
Krok 6. Na zakładce „OSOZ” należy użyć ikony
udostępniającej funkcję „Wydanie karty OSOZ”.
wydawania karty.
Za pomocą przycisku
umieszczonego na
kartotece Lekarza bądź Pacjenta możliwe jest
skorzystanie z odpowiednich funkcji. W zależności
od aktualnej sytuacji dostępne są określone
funkcje:
Funkcja „Wydanie karty OSOZ” – jest
aktywna, jeśli Pacjentowi bądź Lekarzowi nie
została jeszcze wydana bądź przypisana Karta
Zdrowia Pacjenta;
Funkcja „Wprowadzenie numeru karty OSOZ”
służy
do
przypisania
do
kartoteki
Pacjenta/Lekarza karty OSOZ, która została
wcześniej już wydana w innej placówce
medycznej;
Funkcja „Usunięcie numeru karty OSOZ” jest
aktywna, jeśli kartoteka Pacjenta posiada
przypisaną Kartę OSOZ. Użycie funkcji
powoduje usunięcie z kartoteki numeru karty
co skutkuje tym, że dane zdrowotne nie będą
już wysyłane na Indywidualne Konto
Zdrowotne Pacjenta. Po usunięciu karty OSOZ
z kartoteki pacjenta możliwe jest ponowne
wydanie bądź przypisanie karty do Pacjenta;
Funkcja „Ustawienie drukarki OSOZ” służy do
określenia parametrów wydruku dla OSOZ.
Poniżej zostaną szczegółowo opisane procesy
wydawania, przypisywania i usunięcia kart OSOZ
z kartoteki pacjenta.
6.2.1. Wydanie karty OSOZ
Rys. Karta pracownika w trybie edycji – funkcja
wydania karty OSOZ
6.2. Proces wydawania i
przypisywania kart OSOZ
Ze względu na migrację pacjenta bądź specjalisty
medycznego między poszczególnymi jednostkami
służby zdrowia w systemie OSOZ przewidziano trzy
sytuacje. Jeśli Pacjent/Lekarz nie posiada karty
OSOZ to możliwe jest ‘Wydanie’ mu takiej karty.
W przypadku, gdy Pacjent/Lekarz korzysta z usług
kilku jednostek medycznych i takowa karta OSOZ
została już mu wydana w innej placówce to
możliwe jest wtedy przypisanie numeru karty do
kartoteki. Trzecią możliwą sytuacją jest usunięcie
numeru karty. Usunięcie numeru karty z kartoteki
Pacjenta/Lekarza
uniemożliwia
współpracę
z systemem OSOZ, nie wyklucza jednakże
ponownego wydania bądź przypisania karty
Pacjentowi/Lekarzowi.
Do wydania karty OSOZ niezbędne jest
uzupełnienie w oknie „Karta pacjenta” kilku
istotnych informacji. W sekcji głównej okna należy
uzupełnić numer PESEL. Na zakładce „Adres
zamieszkania” należy wpisać dokładny adres
zamieszkania (ulica, dom, mieszkanie) wraz
z kodem pocztowym, przy czym informacje te
pozostają w placówce medycznej i nie są
przesyłane do bazy danych systemu OSOZ.
W oknie „Wydanie karty” domyślnie uzupełniony
jest numer wniosku, typ Użytkownika karty oraz
jego imię i nazwisko. Za pomocą czytnika należy
wprowadzić numer karty. Należy podkreślić, iż nie
ma możliwości wprowadzenia numeru w sposób
ręczny.
Rys. Uruchomienie procesu wydania karty
20
SYSTEM KS-SOMED
Karta nie może być kartą, która została już
wcześniej wydana w tej czy też jakieś innej
placówce medycznej. W przypadku, jeżeli
występuje próba wydania karty już wydanej
zostanie wyświetlona informacja, iż karta
o podanym numerze została już wydana.
Rys. Proces wydawania karty – wprowadzenie
kodu PIN
Rys. Powiadomienie o wydaniu numeru karty
Odczytanie numeru karty pacjenta powoduje
automatyczne przejście do kolejnego kroku.
Zostaje wówczas wyświetlone okno z zapytaniem
o wydruk wniosku o wydanie karty.
Jednakowy 4-cyfrowy kod PIN Użytkownik
wprowadza w dwa pola edycyjne, a następnie
może zakończyć procedurę wydania karty
przyciskiem „Wydaj”.
Zastosowanie
tego
przycisku
spowoduje
wyświetlenie
komunikatu
informującego
o zakończeniu procedury.
Rys. Zapytanie o wydruk wniosku o wydanie
karty
Po dokonaniu odpowiedniego wyboru następuje
automatyczne przejście do kolejnego kroku. Na
ekranie pojawi się okno prezentujące dane na
temat pacjenta, któremu zostaje wydana karta.
Rys. Zakończenie procesu wydania karty
Jednocześnie numer jest przesyłany do OSOZ,
gdzie następuje związanie z nim konta
zdrowotnego.
Warto również zauważyć, iż proces wydawania
karty można przerwać (bez zapisywania zmian
z systemie) na każdym z etapów za pomocą
przycisku „Anuluj”.
Rys. Proces wydania karty – informacja dotycząca
danych
Dane te zostają przesłane do OSOZ po naciśnięciu
przycisku „Dalej”. Ponadto zastosowanie przycisku
powoduje wyświetlenie kolejnego okna, w którym
następuje ustalenie kodu PIN do karty.
Wydanie karty OSOZ dla pacjenta może nastąpić
również w każdym przypadku, gdy jest możliwe
wejście w tryb edycji Karty Pacjenta np. w czasie
wizyty pacjenta (Moduł „21 Gabinet” > Funkcje >
Wizyta > Wybór pacjenta > funkcja „Popraw”).
Wydaną Kartę Zdrowia Pacjenta należy aktywować
na portalu www.osoz.pl. Proces aktywacji karty
został opisany w kolejnym rozdziale 3.3. Proces
aktywacji kart OSOZ.
6.2.2. Przypisanie karty
Jeśli
do
placówki
medycznej
przyjdzie
Pacjent/Lekarz, który posiada już wydaną kartę
OSOZ, możliwe jest przypisanie właśnie tej karty
do jego kartoteki w systemie KS-SOMED. Należy
21
SYSTEM KS-SOMED
skorzystać z przycisku
i wybrać opcję
„Wprowadzenie numeru karty OSOZ”.
W wywołanym oknie „Karta OSOZ” należy
wprowadzić numer karty OSOZ za pomocą
czytnika.
funkcjonalność wywołuje się w module „Gabinet”
z menu głównego „Funkcje”, wybierając pozycje
„Wizyta (nowa wersja)”.
Rys. Przypisanie numeru karty do kartoteki.
Wprowadzany numer jest przesyłany do systemu
OSOZ celem jego weryfikacji. W przypadku nie
osiągnięcia
pozytywnej
weryfikacji,
próba
przypisania numeru zostaje anulowana, w innym
przypadku numer karty zostaje przypisany do
kartoteki.
6.2.3. Usunięcie karty
Aby usunąć numer karty OSOZ z kartoteki
Pacjenta/Lekarza skorzystać z przycisku
i wybrać opcję „Usunięcie numeru karty OSOZ”.
Należy zwrócić uwagę, że usuniecie numeru karty
OSOZ – powoduje usunięcie numeru z KS-SOMED,
ale nie z systemu OSOZ. Pacjent nadal może
korzystać z karty w innych placówkach służby
zdrowia i gromadzić na sowim koncie dane.
Usunięcie numeru karty z kartoteki powoduje, że
wizyty pacjenta w tej placówce nie będą
zapisywane na jego Indywidualnym Koncie
Zdrowotnym. W każdym momencie można
ponownie przypisać numer karty do kartoteki
pacjenta.
Korzystanie podczas wizyt pacjentów z kart OSOZ
pozwala na przesłanie do systemu informacji
o stanie zdrowia pacjenta, które są następnie
gromadzone
na
Indywidualnym
Koncie
Zdrowotnym. Podczas każdej kolejnej wizyty lekarz
ma do nich dostęp – zarówno do tych, które sam
wprowadził do systemu, jak i tych, które zostały
wpisane w innej jednostce ochrony zdrowia
(oczywiście za zgodą pacjenta na przeglądanie tych
danych).
Współpraca z systemem OSOZ pozwala zatem
usprawnić proces wystawiania recept oraz daje
możliwość kontroli ich realizacji przez pacjenta.
Rys. Wybór nowej wersji wizyty.
W pierwszej kolejności zostaje wyświetlone okno
„Wybór wizyty” z zakładką „Wizyty oczekujące”,
w której wyświetlone są wszystkie terminy wizyt
zarezerwowane pacjentom. Na liście znajdują się
także
rezerwacje
terminów
pochodzące
z rejestracji on-line (jeśli placówka współpracuje
z OSOZ i korzysta z tej usługi).
Rys. Lista wizyt oczekujących
Jeśli przy danym pacjencie znajduje się logo OSOZ
oznacza to, że dany pacjent ma przypisany numer
Karty Zdrowia Pacjenta na kartotece w systemie.
UWAGA!
Wszystkie funkcje lub informacje dotyczące
Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia są
widoczne w nowej wersji wizyty wyłącznie, gdy
placówka współpracuje z OSOZ.
6.3. Nowa wersja wizyty – obsługa
pacjenta w zakresie OSOZ
Aktualizacja systemu KS-SOMED do wersji
2009.02.0.03 wprowadza możliwość rejestrowania
wizyty pacjenta według nowych zasad. Nową
22
SYSTEM KS-SOMED
W oknie, które zostaje wyświetlone po naciśnięciu
na logo OSOZ Użytkownik potwierdza chęć
wykonania określonych operacji: wydania karty
lub przypisania karty OSOZ.
Rys. Okno aktualnej wizyty
Po przejściu do okna wizyty, na panelu po prawej
stronie „Karta pacjenta”, znajduje się informacja,
czy pacjent ma przypisaną kartę OSOZ do kartoteki
w systemie. Jeśli tak, numer tej karty jest widoczny
przy logo OSOZ
.
Naciśnięcie na ikonę wywołuje proces autoryzacji
pacjenta i lekarza, którego następstwem jest
wywołanie Elektronicznej Kartoteki Pacjenta.
Rys. Operacje związane z kartą OSOZ
W oknie znajdują się odpowiednie wskazówki
postępowania w zależności od operacji. Aby wydać
kartę OSOZ należy użyć przycisku „Tak”, jeśli
przypisać do kartoteki - przycisku „Nie”. Użycie
przycisku
„Anuluj”
powoduje
rezygnację
z wywołania funkcji.
Informacja na temat recept
Jeśli podczas wizyty, lekarz wystawia pacjentowi
receptę zostaje ona sprawdzona, a wszelkie
informacje udostępnione przez OSOZ wyświetlone
na ekranie.
Rys. Elektroniczna Kartoteka Pacjenta
Zgromadzone tam dane prezentują historię
zdrowia pacjenta i dostarcza lekarzowi cennych
informacji. Dokładniejszy opis procesu autoryzacji
oraz EKP znajduje się pkt.8.
Jeśli dany pacjent nie posiada Karty Zdrowia
Pacjenta naciśnięcie na logo spowoduje możliwość
wydania karty OSOZ lub przypisania karty do
kartoteki w systemie.
Rys. Informacja na temat karty OSOZ
Rys. Ostrzeżenia z weryfikacji ordynacji
Dzięki temu lekarz może odpowiednio zareagować
jeszcze, gdy pacjent jest obecny w gabinecie
lekarskim.
OSOZ wskazuje wszelkie nieprawidłowości m.in.
czy recepta nie została zablokowana przez NFZ, czy
lek, który został wydany pacjentowi nie znajduje
się w wykazie leków wywołujących reakcje
uczuleniową u tego pacjenta, czy lek nie został
wycofany na podstawie komunikatu GIF, czy nie
występuje interakcja pomiędzy lekami zażywanymi
przez pacjenta.
23
SYSTEM KS-SOMED
W przypadku wystąpienia interakcji pomiędzy
lekami,
informacja
zostaje
odpowiednio
wyświetlona, już w trakcie wystawienia recepty.
Rys. Informacje systemu OSOZ
Dodatkowo w czasie wystawiania recepty lekarz
ma
możliwość
skorzystania
z
funkcji
rekomendowanego receptariusza, który został
szczegółowo opisany w pkt.6 instrukcji.
Recepta, która została wysłana do OSOZ jest
Rys. Interakcje leków
Dodatkowo
wszelkie
dane
pochodzące
z weryfikacji ordynacji znajdą się na zakładce
„Ostrzeżenia OSOZ” (okno „Recepta”).
oznaczona na liście logo OSOZ
. Jeśli pacjent
zrealizuje receptę w aptece współpracującej
w OSOZ do sytemu medycznego zostanie wysłana
informacja o tej realizacji. Wówczas logo OSOZ
zmienia swoją postać
.
Rys. Aktualna wizyta
Możliwe jest również wyświetlenie okna
z informacjami odnośnie ordynacji i realizacji
określonej recepty. W tym celu znacznik myszy,
należy ustawić na logo OSOZ . Zostanie wówczas
wyświetlone odpowiednie okno.
Rys. Ostrzeżenia OSOZ
Użycie skrótu klawiszowego „Ctrl+F9” wyświetla
szczegółowy opis występującej sytuacji.
Rys. Informacje na temat recepty
W środkowej części okna znajduje się panel
„Wizyta”. Zawiera ona wszystkie zarejestrowane
24
SYSTEM KS-SOMED
wizyty danego pacjenta. Użycie prawego przycisku
myszy na danej wizycie powoduje możliwość
skorzystania z kolejnej funkcji Ogólnopolskiego
Systemu Ochrony Zdrowia.
7.1. Aktywacja
portalu OSOZ
karty
lekarza
na
KROK 1. Należy wejść na stronę www.osoz.pl
i wybrać panel „Medycyna”.
Rys. Witryna główna portalu www.osoz.pl
Rys. Opcja wysyłania recept z danej wizyty
„Wyślij recepty z wizyty” to opcja, która umożliwia
wysłanie wydrukowanych recept z danej wizyty do
systemu OSOZ.
KROK 2. Następnie spośród dostępnych po lewej
stronie pozycji użytkownik wybiera Serwis Lekarza
i za pośrednictwem odpowiedniego przycisku
przechodzi do opcji aktywacji konta.
Usługa SMS
Obsługa pacjenta podczas wizyty w nowej wersji
systemu KS-SOMED umożliwia również wysłanie
pojedynczych SMS-ów do pacjenta. Funkcja
zostaje wywołana z okna „Karty pacjenta” tak jak
w przypadku poprzedniej wersji wizyty. Karta
pacjenta zostaje wyświetlona po zastosowaniu
przycisku „Kartoteka” na panelu po prawej stronie
okna.
Rys. Portal www.osoz.pl – wejście do Serwisu
Lekarza
KROK 3. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych
pól, użytkownik musi zastosować przycisk
„Aktywuj”.
Rys. Dostęp do kartoteki pacjenta z okna wizyty
Potwierdzenie wizyty
Po zakończeniu wizyty zostaje uruchomiony
proces autoryzacji pacjenta i lekarza, który
potwierdza zakres wykonanych świadczeń podczas
przebytej wizyty.
7. PROCES AKTYWACJI KART OSOZ
Karta Zdrowia Pacjenta oraz Karty Lekarza OSOZ są
wykorzystywane do procesów aktywacji kont na
portalu www.osoz.pl
Rys. Formularz aktywacji Medycznego Konta
Zdrowotnego
KROK 4. Aktywacja Medycznego Konta
Zdrowotnego jest zakończona po wejściu do
Zdrowotnego Serwisu Lekarza.
25
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Powitanie w Zdrowotnym Serwisie Lekarza
7.2. Logowanie
Serwisu Lekarza
do
Zdrowotnego
KROK 2. Użytkownik podczas zakładania konta ma
obowiązek zaakceptować następujące zasady
użytkowania konta:
Ogólne Zasady Korzystania z Konta;
Umowę
OSOZ-IKZ
oraz
Regulamin
Użytkowania
Indywidualnego
Konta
Zdrowotnego IKZ.
Dodatkowo obowiązkowo wyraża zgodę na
otrzymywanie informacji handlowych. Następnie
przechodzi do kolejnego etapu zakładania konta.
W przypadku, gdy konto lekarza jest już założone
i aktywne, Użytkownik wypełnia pola „Numer
karty”, „Login” i „Hasło” a następnie używa
przycisku „Zaloguj”. Oczywiście wprowadza login
i hasło, które zostało ustalone w czasie aktywacji.
Rys. Akceptacja zasad użytkowania konta
KROK 3. Kolejny etap obejmuje wprowadzenie
danych aktywacyjnych do ustawień konta.
W wymaganych polach formularza użytkownik
wprowadza odpowiednie dane posiłkując się
informacjami wyświetlanymi po prawej stronie
formularza.
Rys. Portal www.osoz.pl – wejście do Serwisu
Lekarza
7.3. Aktywacja Indywidualnego Konta
Zdrowotnego Pacjenta
KROK 1. Należy wejść do Serwisu pacjenta
z poziomu głównej strony www.osoz.pl
a następnie wywołać proces aktywacji konta
poprzez zastosowanie przycisku „Aktywuj konto”.
Rys. Ustawienia konta
KROK. 5 Zakończenie procedury aktywacji nowego
konta następuje po zastosowaniu przycisku
„Zawieram umowę i aktywuję konto IKZ”.
Rys. Formularz aktywacji IKZ
Rys. Witryna główna portalu www.osoz.pl
26
SYSTEM KS-SOMED
KROK 5. Po dokonaniu autoryzacji zostaje
wyświetlone okno, w którym Użytkownik ma
możliwość wydruku/zapisu „Karty Kodów OSOZ”.
Znajdują się w nim najważniejsze dane
wprowadzone podczas procesu autoryzacji. Są to
m.in. informacje na temat numeru karty, loginu
i hasła, jakie zostały ustalone i są wymagane do
uzyskania dostępu do konta IKZ.
Rys. Wskazanie daty, od której recepty
niewysłane mają zostać przekazane do serwera
OSOZ
Poprawne wysłanie recept do OSOZ
potwierdzone odpowiednim komunikatem.
jest
Rys. Karta kodów OSOZ
8. INFORMACJE O RECEPTACH
Współpraca z systemem OSOZ umożliwia wymianę
informacji związanej z obiegiem recepty od
procesu ordynacji recepty w gabinecie lekarskim
do uzyskania potwierdzenia jej realizacji.
Jeśli recepta jest poprawnie wystawiona to
w głównym oknie „Wizyty” przy danej pozycji
znajduje się odpowiedni znacznik OSOZ (ikona
mapy).
Rys. Potwierdzenie wysłania numerów recept na
serwer OSOZ
Współpraca z OSOZ umożliwia również
sprawdzenie realizacji danej ordynacji. Jeśli OSOZ
posiada jakieś informacje na temat realizacji przy
danej pozycji recepty znajduje się odpowiedni
znacznik OSOZ.
Rys. Znacznik realizacji
Rys. Okno „Wizyty” – zakładka „Leki”
Po wydrukowaniu wystawionych recept są one
automatycznie przesyłane do systemu OSOZ
z częstotliwością określoną w procesie instalacji.
Dodatkowo w każdej chwili można ręcznie
uruchomić proces przesyłania recept do systemu
OSOZ. W tym celu należy ustawić się na danej
wizycie i skorzystać z prawego przycisku myszy.
Umożliwi to wysłanie recept z danej wizyty.
Użytkownik korzystający ze starszej wersji wizyty
po zastosowaniu przycisku „Wyślij” program
zażąda wskazania daty, od której recepty
niewysłane mają zostać przekazane do serwera
OSOZ. Użytkownik samodzielnie może ustalić datę,
od której wszystkie niewysłane dotąd recepty
mogą zostać przekazane do OSOZ.
Po ustawieniu się na znaczniku pojawia się okno
z informacjami odnośnie ordynacji i realizacji
określonej recepty. W oknie zawarte są
następujące informacje:
data realizacji recepty;
ilość wykupionych leków;
wydane zamienniki leków.
Rys. Informacja o realizacji recept
27
SYSTEM KS-SOMED
Ta funkcjonalność jest dostępna także w starszej
wersji wizyty po skorzystaniu z przycisku
„Realizacja”.
W oknie wizyty istnieje także możliwość
przeglądania informacji o błędach, jakie wystąpiły
podczas wystawiania recepty. Po ustawieniu się na
ikonie wykrzyknika system informuje o tym, że
recepta o podanym numerze została wcześniej
skradziona lub zagubiona; o tym, że recepta ma
wpisany błędny kod oddziału NFZ, lub o tym, że na
recepcie znajduje się lek, który zawiera substancję,
na którą pacjent jest uczulony itp.
W oknie „Lista rekomendowanych leków”
wyświetlone zostaną leki zaproponowane przez
OSOZ. W kolumnie obok nazwy leku znaleźć
można informacje na temat wskaźnika jakości
ordynacji lekarskiej.
Rys. Informacja o ostrzeżeniu
Rys. Lista rekomendowanych leków
9. REKOMENDOWANY
RECEPTARIUSZ
Bardziej szczegółowe informacje statystyczne
o leku znaleźć można w oknie „Karta
rekomendowanego leku”. Jej wyświetlenie
następuje za pomocą przycisku „Przegląd” lub
poprzez użycie klawisza funkcyjnego F3.
Funkcja
Rekomendowanego
receptariusza
umożliwia wgląd do listy leków posiadających
najwyższy wskaźnik jakości ordynacji lekarskiej dla
danego schorzenia, określony na podstawie analiz
systemu OSOZ.
W czasie przepisywania leków w oknie „Recepta”
pojawia się dodatkowa ikona (obok nazwy
rozpoznania), która umożliwia sprawdzenie
rekomendowanego receptariusza dla danego
rozpoznania ICD-10.
Rys. Karta rekomendowanego leku
Na karcie znajdują się informacje o nazwie leku,
jego postaci oraz rozpoznaniu, na które jest
przepisywany.
Wyświetlana
jest
również
informacja o koszcie ponoszonym przy zakupie
przez pacjenta oraz będącym udziałem
refundatora.
W pozostałych polach zawarte zostały dane
statystyczne:
wskaźnik jakości;
liczba ordynacji;
skuteczność.
Zaznaczenie żądanego leku w oknie „Lista
rekomendowanych leków” i posłużenie się
przyciskiem „OK”, spowoduje wpisanie leku na
receptę. Gdy lek nie znajduje się w lokalnej bazie,
KS-SOMED wyświetli stosowny komunikat.
Rys. Funkcja wysyłania informacji o rozpoznaniu
Jeśli dane stanowisko łączy się z OSOZ
bezpośrednio, informacja zwrotna wyświetlana
jest automatycznie. W przypadku, gdy stanowisko
korzysta z pośrednictwa KSPL_ISOZ, a nie ma
dostępu do Internetu, funkcjonalność ta nie jest
dostępna.
28
SYSTEM KS-SOMED
odpowiednimi kluczami do
odszyfrowywania informacji.
szyfrowania
lub
10.1.1. Definiowanie usług
wykorzystywanych do wystawienia
skierowania
Rys. Komunikat informacyjny
Dodanie leku do bazy lokalnej jest niezbędne, by
mógł on zostać wystawiony na recepcie.
10. SKIEROWANIA
Współpraca z OSOZ pozwala poprzez system
medyczny przesyłać wystawiane przez lekarza
podczas wizyty skierowania na badania
laboratoryjne, a następnie otrzymać wyniki tych
badań. Dodatkowo istnieje również możliwość
wystawiania i przesyłania do OSOZ skierowania do
szpitala oraz specjalisty wraz z informację zwrotną
dla lekarza kierującego.
Warunkiem prawidłowego działania systemu
w przypadku wysyłania skierowań jest konieczność
posiadania odpowiednich słowników OSOZ. Jeśli
KSPL_ISOZ jest uruchomiony i działa poprawnie
codziennie następuje sprawdzanie czy na serwerze
znajduje się nowsza wersja słowników. Odbywa się
to w odstępach 12-godzinnych. Jeśli zaistnieje
potrzeba aktualizacji jest ona wykonywana
automatycznie.
10.1. Skierowania na badania
laboratoryjne
Podczas wizyty w przychodni pacjent może
otrzymać polecenie wykonania określonych badań
laboratoryjnych. Aby lekarz mógł poprawnie
wystawić skierowanie, które następnie zostanie
wysłane do OSOZ musi dokonać odpowiednich
czynności w systemie. W pierwszej kolejności
definiuje usługi wykorzystywane do wystawienia
skierowania, następnie w odpowiedni sposób
konfiguruje badania laboratoryjne.
Bardzo często zdarza się, że dana placówka
medyczna
nawiązuje
ścisłą
współpracę
z określonym laboratorium. Najczęściej, w takim
przypadku, podpisywana jest stosowana umowa
współpracy
pomiędzy
tymi
podmiotami,
a
laboratorium jest głównym wykonawcą
zleconych badań. Dzięki temu placówka medyczna
ma możliwość wykorzystania (zaimportowania)
słownika usług z określonego laboratorium lub
możliwość wysłania skierowań zawierających dane
osobowe pacjentów.
Podjęcie tego typu współpracy wymaga
przekazania
słownika usług z laboratorium
pracownikom firmy OSOZ, a w przypadku
skierowań
szyfrowanych
posługiwanie
się
Istnieją
dwa
sposoby
tworzenia
usług
wykorzystywanych do wystawiania skierowania.
Pierwszy sposób polega na wygenerowaniu usług
automatycznie a drugi na definiowaniu ich
w sposób ręczny.
Automatyczne generowanie usług
Mechanizm automatycznego generowania usług
dostępny jest z poziomu modułu „ 64 Serwis”. Po
wejściu do modułu należy przejść do grupy funkcji
„Bazy” a następnie wybrać opcje „Generowanie
usług na podstawie usług OSOZ”.
Rys. Główne menu modułu 64 Serwis
Wybór pozycji spowoduje wyświetlenie okna
pozwalającego automatycznie tworzyć usługi na
podstawie usług OSOZ. Aby tego dokonać należy w
pierwszej kolejności zastosować przycisk F2 (Dodaj
kod procedury ICD9).
Rys. Wybieranie usługi OSOZ
Spowoduje to wyświetlenie słownika usług OSOZ.
Użytkownik
ma
możliwość
wyszukiwania
i filtrowania pozycji usług na liście. W tym celu
może wykorzystać m.in. nazwę lub kod usługi. Jeśli
na liście znajdują się już tylko pozycje, które
użytkownik chce wykorzystać w systemie
29
SYSTEM KS-SOMED
dokonuje ich zaznaczenia poprzez wstawienie
znacznika w pierwszej kolumnie tabeli.
Rys. Komunikat z przeprowadzenia procesu
generowania usług
Rys. Wskazanie usługi
Istnieje możliwość zaznaczenia całej listy pozycji
widocznej w wyświetlonym oknie. Wystarczy
odpowiednio odfiltrować słownik i zastosować
ikonę plusa.
Wygenerowane usługi trafiają na listę usług
dostępnych w systemie. Są one już odpowiednio
skonfigurowane więc użytkownik nie musi
przeprowadzać żadnych dodatkowych czynności.
Nazwa usługi jest równoznaczna z nazwą usługi
określoną w słowniku OSOZ.
Użytkownik może także wygenerować usługi
z określonej jednostki laboratorium, która
uprzednio przekazała swój słownik badań do
OSOZ. Służy do tego odpowiednie pole w górnej
części okna „Wybierane usług OSOZ”.
Rys. Jednorazowe zaznaczanie wszystkich pozycji
Po zaznaczeniu pozycji należy zastosować przycisk
„Ok”. Zostaną one przeniesione do okna
„Tworzenie usług na podstawie usług OSOZ”.
Rys. Wybór usług – wybór usług ze wskazanej
jednostki
Po wyświetleniu listy jednostek użytkownik
wskazuję tę, z którą ściśle współpracuje
i zatwierdza wybór przyciskiem „OK”.
Rys. Lista wybranych usług
Następnie użytkownik musi zastosować przycisk
„Generuj”. Wówczas rozpoczyna się proces
generowania usług na podstawie usług OSOZ.
O
wynikach
przeprowadzonych
operacji
powiadamia odpowiedni komunikat.
Rys. Wybieranie jednostki OSOZ
Spowoduje to zaczytanie wyłącznie listy usług
z określonego laboratorium. Dalej użytkownik
postępuje tak jak w przypadku całego słownika
usług
czyli
zaznacza
wybrane
pozycje
i przeprowadza proces generowania usług do
systemu.
30
SYSTEM KS-SOMED
Ręczna konfiguracja usług (badań)
Ten sposób konfiguracji usług przeznaczony jest
dla placówek, które definiują badania z sposób
ręczny lub stworzyły własny słownik badań, które
wymagają jedynie powiązania ze słownikiem
OSOZ.
W celu dodania nowej usługi należy wejść do
modułu „52 Kartoteki” wybrać pozycję menu
głównego „Usługi” a następnie pozycję menu
rozwijalnego „Usługi”.
Rys. Karta usługi – zakładka „Znaczniki –obsługa”
na zakładce „Powiązania” dokonać powiązania
danej usługi w systemie KS-SOMED ze
skojarzoną usługą w systemie OSOZ. W tym
celu użytkownik za pośrednictwa pola „Usługa
w OSOZ” wyświetla słownik usług OSOZ.
Rys. Karta wykonania usługi
W oknie „Przeglądanie listy usług” użytkownik
dodaje nową pozycje poprzez zastosowanie
przycisku „Dodaj”. Ma on także możliwość
przeglądu oraz edycji już istniejących usług
(przycisk „Przegląd” lub „Popraw”). Wyświetla się
wówczas „Karta usługi”.
Rys. Karta usługi – zakładka „powiazania”
Rys. Okno „Karty usługi” w trybie dodawania
Na „Kartach usług”, które będą wykonywane
w ramach skierowania należy:
na zakładce „Znaczniki – obsługa” w polu „Typ
wyniku” wybrać „Wynik laboratoryjny”; w polu
„Typ usługi” wybieramy „<brak określenia>”.
W oknie „Wybieranie usług OSOZ” użytkownik
ma możliwość wskazania jednostki z głównego
słownika OSOZ lub odfiltrowania pozycji do
słownika badań z określonej jednostki
laboratorium (pole w górnej części okna). Po
wskazaniu jednostki zewnętrznej pojawi się
lista badań przekazana uprzednio przez
wskazane laboratorium. Wówczas użytkownik
dokonuje odpowiedniego powiązania usługi.
Powiązanie danej usługi z pozycją słownika OSOZ
spowoduje odpowiednią konfiguracje badania,
które może być wysłane w wersji elektronicznej
a
następnie
pobrane
przez
jednostkę
laboratorium.
10.1.2. Obsługa procesu wystawiania
skierowania na badanie laboratoryjne
W celu wystawienia skierowania na badania
laboratoryjne użytkownik przechodzi do okna
wizyty i używa funkcji „Skierowanie na badania”.
31
SYSTEM KS-SOMED
Podczas określania usług na skierowaniu
użytkownik korzysta z pozycji badań znajdujących
się na liście w systemie. Mogą to być usługi
zredefiniowane
w
sposób
ręczny
lub
zaimportowane
do
systemu
w
sposób
automatyczny.
Rys. Wizyta pacjenta
W oknie „Skierowanie” należy wypełnić pole
„Usługa
do
skierowania”
oraz
wybrać
odpowiednio
skonfigurowane
badania
laboratoryjne (powiązane ze słownikiem usług
OSOZ)
Rys. Wybieranie badań (usług)
Rys. Okno wystawiania skierowania na badania
laboratoryjne
Należy pamiętać iż usługa wybierana na
skierowaniu na „Karcie usługi”, na zakładce
„Znaczniki – obsługa” w polu „Typ usługi”,
powinna mieć zaznaczoną pozycje „Skierowanie
na badania laboratoryjne”.
Tak zdefiniowane skierowanie zostaje wysłane do
OSOZ.
W przypadku wykorzystania opcji szyfrowania
skierowań wymagane jest aby użytkownik
wystawiając skierowanie wskazał określoną
placówkę, która dysponuje kluczami do
szyfrowania/odszyfrowania skierowań. Służy do
tego pole „Podmiot” na karcie skierowania.
Wypełnienie pola „Podmiot” następuje poprzez
wybór określonej pozycji z listy jednostek
zewnętrznych. Lista jednostek zewnętrznych
zostaje
wyświetlona
po
zastosowaniu
odpowiedniego przycisku
, znajdującego się po
prawej stronie pola „Podmiot”.
Rys. Karta usługi
32
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Okno skierowanie – pole „Podmiot”
Lista jednostek jest tworzona poprzez firmę
Kamsoft S.A. Jeśli dana placówka laboratorium
chciałaby przekazać własny słownik usług oraz
korzystać z możliwości szyfrowania danych
powinna dokonać odpowiedniego zgłoszenia
pracownikom firmy Kamsoft. Po wprowadzeniu na
listę będzie dostępna wśród innych pozycji
jednostek.
Rys. Karta jednostki zewnętrznej w trybie
poprawy
Lista laboratoriów jest pobierana automatycznie,
gdy placówka aktywnie współpracuje z systemem.
Zawiera te placówki, które udostępniają klucz do
szyfrowania/odszyfrowywania skierowań.
Rys. Lista jednostek OSOZ
Rys. Wybieranie jednostki zewnętrznej
Następnie
użytkownik
powinien
poprzez
zastosowanie przycisku funkcyjnego „[F4] Popraw”
przejść w tryb edycji wybranej pozycji.
Po zastosowaniu przycisku zostaje wyświetlone
okno „Karta jednostki zewnętrznej-poprawianie”,
w której to Użytkownik wybierając zakładkę „I.
OSOZ” wywoła okno z listą jednostek.
Wybór należy zatwierdzić przyciskiem „OK”.
Po odebraniu skierowania z danymi osobowymi
pacjentów następuje jego odszyfrowanie (za
pomocą odpowiedniego klucza). Następnie po
wykonaniu badań laboratorium szyfruje wynik
i wysyła do jednostki wystawiającej skierowanie.
Przychodnia odbiera i odszyfrowuje wyniki.
Po zatwierdzeniu skierowania przyciskiem „OK”,
należy go wydrukować z numerem OSOZ
posługując się przyciskiem „D.skier”.
Lekarz ma możliwość konfiguracji wydruku
skierowania na badania laboratoryjne. W celu
zmiany parametrów wydruku należy uruchomić
„Opcje wizyty”, z poziomu okna „Wizyty” (moduł
21 Gabinet), a następnie wybrać zakładkę
„Wydruki”.
33
SYSTEM KS-SOMED
dokonać odpowiednich czynności w systemie
medycznym. Zostaną one kolejno opisane poniżej.
1. Stworzenie usługi będącej skierowaniem do
szpitala. Jeśli usługa jest już wprowadzona do
systemu, użytkownik powinien przejść do
wystawienia skierowania.
W przypadku kiedy skierowanie wystawiane
jest po raz pierwszy w systemie należy
utworzyć nową usługę o nazwie np.
„Skierowanie do szpitala”.
głównego „Usługi”, a następnie pozycję menu
rozwijalnego „Usługi”.
Rys. Okno „Opcje wizyty” – zakładka Wydruki
Wydruk Kodu PESEL na skierowaniu możliwy jest
po znaczeniu opcji zgodnie z rysunkiem.
Zamknięcie
wizyty
uruchamia
potwierdzenia wykonanych świadczeń.
proces
Po przybyciu pacjenta do laboratorium, pracownik
odczytuje kod kreskowy skierowania, a następnie
wykonuje wszelkie zlecone badania. W przypadku
zatwierdzenia wyników w laboratorium zostają
one automatycznie przesyłane do systemu OSOZ.
Za pomocą programu KSPL_ISOZ wyniki badań są
odbierane w systemie KS-SOMED.
Potwierdzeniem pomyślnego przeprowadzenia
czynności od momentu wysłania skierowania przez
lekarza do systemu OSOZ do momentu odebrania
wyników badań przez KSPL_ISOZ w systemie
KS-SOMED, jest pojawienie się w oknie „Wizyta”,
na zakładce „Wyniki badań”, w kolumnie „Stat.”
odpowiedniej ikony sybmolizującej odebranie
wyników. Dodatkowo w dolnej części okna
widoczne są pełne wyniki danego badania
otrzymane z laboratorium za pośrednictwem
systemu OSOZ.
Rys. Przeglądanie listy usług
W oknie „Przeglądanie listy usług” lekarz dodaje
nową pozycje poprzez zastosowanie przycisku
„Dodaj”. Ma on także możliwość przeglądu oraz
edycji już istniejących usług (przycisk „Przegląd”
lub „Popraw”). Wyświetla się wówczas „Karta
usługi”.
Rys. Okno „Wizyty” – zakładka „Wyniki badań” –
prezentacja wyników badań laboratoryjnych
10.2. Skierowanie do szpitala
Jeśli stan pacjenta podczas wizyty w przychodni
wymaga
hospitalizacji,
lekarz
wystawia
skierowanie do szpitala.
Aby lekarz mógł poprawnie wystawić skierowanie,
które następnie zostanie wysłane do OSOZ musi
Na „Karcie usługi”, na zakładce „Znaczniki –
obsługa” w polu „Typ usługi”, należy wybrać
pozycje „Skierowanie do szpitala”. Następnie
zatwierdzić klawiszem OK.
34
SYSTEM KS-SOMED
2.
Obsługa procesu wystawiania skierowania do
szpitala dla pacjenta
Skierowanie do szpitala lekarz wystawia
podczas
wizyty
pacjenta
czyli
za
pośrednictwem modułu „21 Gabinet”.
W oknie „Wizyty” należy wybrać opcje „Dodaj
skierowanie”.
10.3. Skierowanie do specjalisty
Jeśli stan pacjenta podczas wizyty w przychodni
wymaga porady specjalistycznej, lekarz wystawia
skierowanie do specjalisty.
Aby lekarz mógł poprawnie wystawić skierowanie,
które następnie zostanie wysłane do OSOZ musi
dokonać odpowiednich czynności w systemie
medycznym. Zostaną one kolejno opisane poniżej.
1.
Rys. Zakładka skierowania
Stworzenie usługi będącej skierowaniem do
specjalisty
Należy utworzyć nową usługę o nazwie np.
„Skierowanie do specjalisty”. Jeśli usługa jest
już wprowadzona do systemu, użytkownik
powinien przejść do wystawienia skierowania.
W przypadku kiedy skierowanie wystawiane
jest po raz pierwszy w systemie należy
utworzyć nową usługę o nazwie np.
„Skierowanie do specjalisty”.
„Usługi” a następnie „Usługi medyczne”.
Zastosowanie funkcji wywołuje okno „Karta
wykonania usługi”, w którym należy wypełnić
„Pole usługa” pozycją „Skierowanie do
szpitala”.
Rys. Lista usług
Rys. Okno „Karta wykonania usługi”
Poniżej na zakładce „Skierowanie” Użytkownik ma
możliwość uzupełnienia dodatkowych danych.
Po zatwierdzeniu skierowania przyciskiem „OK”,
należy je wydrukować z numerem OSOZ
posługując
się
przyciskiem
„Wydrukuj
skierowanie/formularz”.
Wydrukowanie skierowania jest wymagane, w celu
zarejestrowania pacjenta w systemie szpitalnym.
Skierowanie drukowane jest na odpowiednim
formularzu, który dodajemy w oknie wyboru
usługi. Aby w systemie KS-SOMED można było
korzystać z gotowych formularzy należy uprzednio
dokonać ich zakupu.
W oknie „Przeglądanie listy usług” użytkownik
dodaje nową pozycję poprzez zastosowanie
przycisku „Dodaj”. Ma on także możliwość
przeglądu oraz edycji już istniejących usług
(przycisk „Przegląd” lub „Popraw”). Wyświetla
się wówczas „Karta usługi”.
35
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Okno „Wizyta” - dodawanie skierowania
Na „Karcie usługi”, na zakładce „Znaczniki –
obsługa” w polu „Typ usługi”, należy wybrać
pozycje „skierowanie do specjalisty”.
Następnie zatwierdzić przyciskiem OK.
2.
Zastosowanie przycisku wywołuje okno „Karta
wykonania usługi”, w którym wskazujemy usługę
„Skierowanie do specjalisty”.
Obsługa procesu wystawiania skierowania
do specjalisty dla pacjenta
W celu wystawienia skierowania do specjalisty
należy wejść do modułu „21 Gabinet” wybrać
pozycję menu głównego „Funkcje” a następnie
pozycję menu rozwijalnego „Wizyta (nowa
wersja)”. Następnie należy wskazać pacjenta,
który przybył na wizytę. Wyboru dokonujemy
z listy wszystkich pacjentów (przycisk „Wybierz
z
listy”)
lub
spośród
pacjentów
zarejestrowanych
w
terminarzu
pracy
przychodni (przycisk „Wybierz z terminarza”).
Wybór pacjenta należy zatwierdzić przyciskiem
„OK”.
Rys. Okno „Wybieranie pacjenta”
Następnie w oknie „Wizyty” należy dokonać
wyboru pozycji „Dodaj nowe skierowanie”.
Rys. Okno „Karty wykonania usługi”
Poniżej na zakładce „Skierowanie” Użytkownik ma
możliwość uzupełnienia dodatkowych danych
takich jak np. kierunek zleceń lub tryb przyjęcia.
Rys. Okno „Karty wykonania usługi” w trybie
dodawania informacji dotyczących skierowania
Lekarz kierujący na zakładce „Skierowanie do”
może uzupełnić dodatkowo dane o:
pracowniku wykonującym,
poradni wykonującej,
jednostce wykonującej.
36
SYSTEM KS-SOMED
Dodatkowo lekarz wystawiający skierowanie ma
możliwość przekazania specjaliście dodatkowych
informacji dotyczących zdarzeń medycznych
danego pacjenta. Może je wprowadzić po
zastosowaniu przycisku „Info do lekarza
specjalisty”.
Rys. Okno „Skierowanie” – badania wykonane
W celu dodania wyników wykonanych badań
należy użyć przycisku „F2 Dodaj wyn.”. Jego użycie
powoduje wyświetlenie okna „Rejestracja
wyników badań laboratoryjnych”, w którym lekarz
kierujący wskazuje wyniki badań, które mają
zostać załączone do skierowania.
Rys. Okno „Karty wykonania usługi” – informacja
dla lekarza specjalisty
Użycie przycisku „Info do lekarza specjalisty”
spowoduje wyświetlanie okna „Skierowanie”.
Należy pamiętać, że wszystkie informacje, które
zostaną w tym miejscu wprowadzone zostaną
przesłane do OSOZ, więc nie powinny zawierać
danych osobowych. Okno „Skierowanie” zostało
podzielone na poszczególne zakładki:
Uzasadnienie – umożliwia przekazanie
informacji odnośnie powodu/przyczyny
podjęcia decyzji przekazania pacjenta pod
opiekę lekarza specjalisty (pole edycyjne
umożliwiające wprowadzenie do 4000
znaków);
Rys. Rejestracja wyników badań laboratoryjnych
UWAGA!
Można dodawać wyłącznie wyniki badań. Nie
można zaznaczyć zleceń, które nie posiadają
wyników. Pozycje te, w kolumnie wyboru
(ikona ), mają wyłączoną możliwość zaznaczenia
badania (ikona
Rys. Okno „Skierowanie” - uzasadnienie
Badania wykonane – umożliwia przesłanie
informacji na temat listy wykonanych
badań wraz z ich wynikami oraz informacją
dodatkową dotyczącą tych wyników;
).
W celu dodania wyników badań należy w kolumnie
wyboru zaznaczyć usługi, które mają zostać
przesłane do specjalisty. Zamknięcie okna
„Rejestracji wyników laboratoryjnych” powoduje
dodanie pozycji do „Listy załączonych wyników
badań” w zakładce „Badania wykonane". Lekarz
wystawiający skierowanie ma również możliwość
zamieszczenia
dodatkowych
informacji
dotyczących wyników badań (pole edycyjne
„Dodatkowe informacje dotyczące wyników
badań” umożliwiające wprowadzenie do 4000
znaków).
Choroby
przebyte
–
umożliwiają
zamieszczenie informacji na temat
przebytych przez pacjenta chorób;
37
SYSTEM KS-SOMED
przycisku „F2 Dodaj”. Użycie przycisku
spowoduje
wyświetlenie
okna
„Rozpoznanie”, w którym lekarz kierujący
ma możliwość wskazania rozpoznania
z bazy
ICD-10
oraz
umieszczenia
dodatkowych uwag (do 500 znaków).
Rys. Okno „Skierowanie” – choroby przebyte
W celu dodania pozycji na zakładce „Choroby
przebyte” należy użyć przycisku „F2 Dodaj”.
Wówczas
zostanie
wyświetlone
okno
„Rozpoznanie”, w którym lekarz kierujący ma
możliwość wskazania rozpoznania z bazy ICD-10
oraz umieszczenia dodatkowych uwag (do 500
znaków).
Rys. Dodawanie
współistniejących
rozpoznania
dla
chorób
Inne uwagi lekarza kierującego – zakładka
służy do zamieszczenia dodatkowych uwag
dla lekarza specjalisty (pole edycyjne
znaków);
Rys. Dodawanie
przebytych
rozpoznania
dla
chorób
Choroby współistniejące – zakładka
przeznaczona jest do zamieszczania
informacji
na
temat
aktualnie
współistniejących chorób pacjenta;
Rys. Okno „Skierowanie” – inne uwagi lekarza
kierującego
Dodatkowo na skierowaniu do specjalisty lekarz
kierujący ma możliwość określenia kodu poradni,
który stanowi specjalność komórki organizacyjnej,
do której kierujemy pacjenta (w przypadku, gdy na
kartotece poradni wykonującej została wskazana
VIII część kodu resortowego wartość kodu poradni
w
oknie
„Skierowanie”
uzupełni
się
automatycznie).
Rys.
Okno
„Skierowanie”
współistniejące
–
choroby
W celu dodania pozycji na zakładce
„Choroby współistniejące” należy użyć
38
SYSTEM KS-SOMED
u lekarza specjalisty (punkt dotyczy obsługi
skierowań w module „Gabinet).
Po zakończeniu wizyty dane zostają przesłane do
OSOZ.
10.4. Skierowanie do specjalisty –
odbiór skierowania wraz z informacją
zwrotną
Rys. Okno „Skierowanie” – kod poradni
Po zamieszczeniu wszystkich informacji dla lekarza
specjalisty, lekarz kierujący zatwierdza dane
przyciskiem „OK”. Zastosowanie przycisku
powoduje powrót do „Karty wykonania usługi”,
którą następnie lekarz również zatwierdza
przyciskiem „OK”.
Wówczas skierowanie do specjalisty jest widoczne
na liście pozycji w zakładce „Wszystkie
skierowania/wyniki badań”. Z poziomu tej zakładki
lekarz może dokonać wydruku skierowania
poprzez zastosowanie przycisku „Wydrukuj
formularze”.
UWAGA!
W przypadku pracy w „Wizyta” (stara wersja)
wydruk formularza skierowania możliwy jest po
użyciu kombinacji klawiszy „ALT+F9”.
Dane dotyczące skierowania będą dostępne dla
lekarza specjalisty po dokonaniu określonych
operacji opisanych poniżej.
Konfiguracji opcji stanowiskowych - Pobieranie
informacji o skierowaniu w trakcie rejestracji
skierowania.
Zaznaczenie
tej
opcji
(moduł
61
ADMIN./Opcje/Opcje
główne
KS-SOMED
/Współpraca z OSOZ) powoduje, że w trakcie
rejestracji zlecenia po odczytaniu kodu
kreskowego numeru skierowania następuje
automatyczne odebranie przez program danych
dotyczących skierowania z systemu OSOZ.
Pozostawienie tej opcji niezaznaczonej skutkuje,
że w trakcie rejestracji zlecenia uzupełnienie karty
usługi w zakresie wyboru pacjenta, lekarza oraz
podmiotu kierującego jest możliwe jedynie po
odczytaniu dodatkowych kodów kreskowych (poza
numerem skierowania) umieszczonych na
skierowaniu.
1.
Rys. Okno „Wizyta” - zakładka „Wszystkie
skierowania/wyniki badań”
Obsługa skierowań do specjalisty w module
„Terminarz”
Po przybyciu pacjenta ze skierowaniem do poradni
specjalistycznej, należy w module „11 Terminarz”
umówić go na wizytę. Rezerwacji wolnego terminu
wizyty dokonujemy z poziomu wskazanego pola na
terminarzu pracy lekarza (użycie opcji Umów/Usuń
wizytę). Wówczas zostaje wyświetlona „Karta
rezerwacyjna usługi”.
Wydrukowanie skierowania jest wymagane, w celu
zarejestrowania pacjenta w systemie medycznym
u lekarza specjalisty. Wydruk następuje na
odpowiednim formularzu, który dodajemy w oknie
wyboru usługi.
3.
Obsługa informacji zwrotnej od lekarza
specjalisty
Proces obsługi odbioru danych dotyczących
informacji dla lekarza kierującego jest analogiczny
do procesu obsługi skierowań w module „Gabinet”
Rys. Karta rezerwacyjna usługi
Z poziomu „Karty rezerwacyjnej usługi” należy
odczytać za pomocą czytnika kodów kreskowych
39
SYSTEM KS-SOMED
kod numeru
skierowania, co spowoduje
pobieranie danych o skierowaniu z serwera OSOZ.
Rys. Pobieranie danych o skierowaniu z serwera
OSOZ
Po zakończonym procesie pobierania danych
o skierowaniu z serwera OSOZ automatycznie
zostaną uzupełnienie dane dotyczące pacjenta,
lekarza i jednostki kierującej.
Lekarz kierujący,
Jednostka kierująca.
Automatyczne uzupełnienie danych nastąpi
w przypadku, gdy zostały wcześniej założone
kartoteki dla pacjenta, lekarza oraz jednostki
kierującej. W pozostałych przypadkach należy
uzupełnić brakujące informacje. Następnie należy
przejść do obsługi pacjenta w module wizyta.
2.
Obsługa skierowań w module „Gabinet”
Obsługę pacjenta za pomocą modułu „21 Gabinet”
należy rozpocząć od wyboru danego pacjenta.
Po dokonaniu wyboru pacjenta posiadającego
zarezerwowaną usługę na podstawie skierowania
do specjalisty, lekarzowi zostanie wyświetlone
okno „Nowe dane dotyczące pacjenta”.
Rys. Karta rezerwacyjna usługi
W przypadku, gdy na karcie zlecenia nie udało się
dopasować wszystkich danych z systemu
KS-SOMED na podstawie danych odebranych
z serwera OSOZ przy pomocy ikony lupy w oknie
informacji OSOZ istnieje możliwość zapoznania się
ze szczegółami, które dane zostały uzupełnione
a których nie znaleziono w systemie KS-SOMED.
Rys. Okno informacji OSOZ
Użycie ikony lupy w pasku informacji OSOZ
powoduje przejście do szczegółowych informacji
dotyczących powiązania danych dotyczących
skierowania odebranych z serwera OSOZ z danymi
Rys. Okno informacji OSOZ
UWAGA!
Automatycznym uzupełnianiem danych objęte są
następujące pola karty usługi:
Pacjent,
Rys. Okno „Nowe dane dotyczące pacjenta”
Powyższe okno zawiera podstawowe informacje
na temat nowych danych dotyczących danego
pacjenta takich jak typ tych danych (w naszym
przypadku skierowania), datę ich powstania oraz
umożliwia
zapoznanie
się
szczegółowo
z przedmiotowymi danymi.
UWAGA!
Przedmiotowe dane będą prezentowane za
pomocą powyższego okna do czasu powiązania ich
z wizytą (załączenia do historii zdrowia i choroby
pacjenta) lub ich odrzucenia przez lekarza. Przy
czym należy zaznaczyć, że dane przesłane przez
lekarza kierującego zawsze są powiązane z danym
skierowaniem nawet w przypadku nie załączenia
ich przez lekarza specjalistę do historii zdrowia
i choroby pacjenta a dostęp do nich jest możliwy
z karty każdej usługi wykonywanej w ramach
danego skierowania.
Z poziomu okna „Nowe dane dotyczące pacjenta”
lekarz ma możliwość: zaznaczenia wszystkich
danych (przycisk
(przycisk
(przycisk
), odwrócenia zaznaczenia
) lub odznaczenia wszystkich danych
).
40
SYSTEM KS-SOMED
W celu przeglądu informacji dotyczących
skierowania do specjalisty należy użyć przycisku
„F3 Podgląd”. Wówczas zostaje wyświetlone okno
„Skierowanie do specjalisty”, w którym znajdują
się informacje na temat danych pobranych
z systemu KS-SOMED (te dane nie były przesyłane)
jak również danych odebranych z OSOZ
(zamieszczonych przez lekarza kierującego).
Rys. Okno „Wizyty” – informacje od lekarza
kierującego odebrane z OSOZ
Rys. Okno „Skierowanie do specjalisty”
Lekarz musi zdecydować czy dane będą powiązane
z wizytą pacjenta co oznacza, że będą stanowiły
historię jego zdrowia i choroby (przycisk
„Przyjmij”), czy też są nieprzydatne i zostaną
odrzucone (nie zostaną scalone z historią zdrowia
i chorób pacjenta) - przycisk „Odrzuć”. Użycie
przycisku „Zamknij” powoduje powrót do okna
„Nowe dane dotyczące pacjenta”.
Wybór przycisku „Przyjmij” wywołuje prośbę
o zaakceptowanie postaci zapisu danych. Jeśli
dane są poprawne lekarz dokonuje ich powiązania
z historią zdrowia i chorób pacjenta za pomocą
przycisku „Kontynuuj”.
Jeśli lekarz nie jest zdecydowany na przypisanie
danych ma możliwość powrotu do okna
poprzedniego poprzez użycie przycisku „Wróć”.
Wybór
przycisku
„Odrzuć”
spowoduje
wyświetlenie prośby o potwierdzenie usunięcia
danych z bufora. Jeśli lekarz jest zdecydowany na
dokonanie takiej operacji używa przycisku
„Kontynuuj”. Wówczas dane zostaną usunięte nie
zostaną przypisane do historii zdrowia i chorób
pacjenta.
Użycie przycisku „Zamknij”, powoduje przejście do
okna „Wizyta”.
Informacje zwrotne z przebiegu wizyty zostaną
przesłane do lekarza kierującego po wykonaniu
porady kompleksowej oraz przy innych usługach
na żądanie lekarza (usługi te muszą być
realizowane w ramach danego skierowania).
Lekarz specjalista może zamieścić informacje
zwrotne z poziomu „Karty wykonania usługi”.
W tym celu wybiera usługę realizowaną w ramach
skierowania a następnie korzysta z przycisku „Info.
dla lek. kierującego”.
Rys. Okno „Skierowanie do specjalisty”
Po jego zastosowaniu dane będą widoczne na
wizycie pacjenta (oknie „Wizyty” pod pozycją
„Usługi”) w systemie specjalisty.
Rys. Okno „Karta wykonania usługi” – informacja
dla lekarza kierującego
Zastosowanie przycisku spowoduje wyświetlenie
okna „Informacje dla lekarza kierującego”, gdzie
lekarz specjalista ma możliwość uzupełnienia
następujących danych:
ostateczne rozpoznanie (wybór z bazy
ICD-10),
41
SYSTEM KS-SOMED
opis udzielonego świadczenia obejmujący
wykonane badania (pole edycyjne
znaków),
lista załączonych wyników badań (proces
dodawania wyników badań został opisany
w osobnym punkcie niniejszej instrukcji),
wytyczne
dotyczące
dalszego
postępowania
dotyczące
wydanych
skierowań na hospitalizację, wymogu lub
braku konieczności dalszego leczenia
w poradni specjalistycznej (wybór odbywa
się poprzez wskazanie danych z listy),
wskazówki dla lekarza kierującego,
pogrupowane według zakładek dotyczące
zakresu diagnostyki, farmakologii oraz
dodatkowo
tzw.
inne
(formatki
znaków każda).
Zapoznanie się z przesłanymi informacjami
u lekarza kierującego wygląda analogicznie jak
w przypadku zapoznawania się przez lekarza
specjalistę z danymi dotyczącymi skierowania
( „Nowe dane dotyczące pacjenta”) . W przypadku
kiedy system KS-SOMED lekarza kierującego
odbierze informacje od lekarza specjalisty, przy
pierwszej wizycie dotyczącej danego pacjenta
zostanie wyświetlone okno „Nowe dane dotyczące
pacjenta” zawierające informacje od lekarza
specjalisty, od lekarza zależy czy przesłane
informacje zostaną powiązane z wizytą (zostaną
załączone do historii zdrowia i choroby pacjenta)
czy też nie. Niezależnie od powyższej decyzji
informacja zwrotna będzie dostępna na karcie
usługi będącej skierowaniem do której dana
informacja zwrotna należy.
11. ELEKTRONICZNA KARTOTEKA
PACJENTA – EKP
Elektroniczna Kartoteka Pacjenta umożliwia
lekarzowi dostęp do historii pacjenta znajdującej
się w Indywidualnym Koncie Zdrowotnym.
Wywołanie przycisku znajdującego się w prawym
górnym rogu okna „Wizyta” umożliwi wgląd do
EKP. Dostęp do EKP wymaga dokonania autoryzacji
lekarza i pacjenta.
Ścieżka dostępu:
Moduł „21 Gabinet”/Funkcje/Wizyta/EKP.
Rys. Okno „Informacja dla lekarza kierującego”
UWAGA!
Należy pamiętać, że wszystkie informacje, które
zostaną w tym miejscu wprowadzone zostaną
przesłane do OSOZ, więc nie powinny zawierać
danych osobowych.
Wprowadzone dane w oknie „Informacje dla
lekarza
kierującego”
należy
zatwierdzić
przyciskiem „OK” a następnie po uzupełnieniu
wszystkich informacji związanych z realizacją danej
usługi dokonać zamknięcia karty wykonania usługi
oraz zamknąć wizytę.
Rys. Dostęp do EKP z poziomu okna „Wizyty”
W pierwszej kolejności autoryzacji dokonuje lekarz
poprzez wprowadzenie numeru karty oraz kodu
PIN lub odcisku palca w przypadku posiadania
karty biometrycznej. Dane zatwierdza przyciskiem
„OK”.
Z chwilą zamknięcia wizyty system KS-SOMED
lekarza specjalisty dokonuje zapisu powyższych
informacji w systemie OSOZ, skąd informacja ta
jest automatycznie przekazywana do systemu
KS-SOMED lekarza kierującego.
42
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Autoryzacja lekarza
W kolejnym kroku należy wprowadzić numer karty
pacjenta.
Rys. Elektroniczna Kartoteka Pacjenta – zakładka
„Historia”
UWAGA !
Lekarz może przeglądać EKP tylko w przypadku
gdy na kartotece w systemie ma co najmniej jedną
specjalność. Jeśli lekarz nie ma przypisanej
specjalności może ją dodać z poziomu „Karty
pracownika”.
Rys. Autoryzacja pacjenta
Po prawidłowym wprowadzeniu numeru karty
pacjenta następuje automatyczne przejście do
kolejnego okna, w którym pacjent wprowadza kod
PIN lub odcisk palca w przypadku posiadania karty
biometrycznej.
w trybie edycji
Rys. Potwierdzenie tożsamości
wprowadzenie kodu PIN
pacjenta
–
Do potwierdzenia wprowadzonych danych używa
się przycisku „OK”.
Po przeprowadzonej autoryzacji wyświetla się
Elektroniczna Kartoteka Pacjenta.
Istnieje także druga możliwość przeprowadzenia
procesu autoryzacji pacjenta i lekarza podczas
wejścia na Elektroniczną Kartotekę Pacjenta.
Podczas korzystania z tego sposobu lekarz oraz
pacjent wprowadzają wyłącznie PIN lub odcisk
palca (w przypadku karty biometrycznej). W tym
przypadku nie jest wymagane wprowadzenie
numeru karty lekarza i pacjenta.
Po użyciu przycisku funkcyjnego „EKP” podczas
wizyty lekarskiej zostaje wyświetlone okno,
w którym lekarz wprowadza czterocyfrowy kod
PIN (do karty, która jest przypisana do jego
kartoteki w systemie) lub odcisk palca (jeśli
posiada kartę biometryczną).
43
SYSTEM KS-SOMED
i PIN-u lekarza nie zostają wyświetlone podczas
procesu autoryzacji.
Dodatkowo pacjent może samodzielnie określić
w IKZ stopień dostępności do zgromadzonych
danych dla specjalności danego lekarza.
12. POTWIERDZENIE WIZYTY
Podczas zamykania wizyty lekarz oraz pacjent
dokonuje potwierdzenia wykonanych świadczeń.
lekarza
–
Potwierdzenia danych lekarz dokonuje poprzez
użycie przycisku „OK”. Czynność ta wywołuje
kolejne okno, w którym należy wprowadzić PIN
pacjenta lub odcisk palca (jeśli posiada kartę
biometryczną).
pacjenta
–
Do potwierdzenia wprowadzonych danych używa
się przycisku „OK”.
Po przeprowadzonej autoryzacji wyświetla się
Elektroniczna Kartoteka Pacjenta.
Aby można było korzystać z takiego sposobu
przeprowadzania autoryzacji należy skontaktować
się z firmą KAMSOFT, która po dokonaniu
odpowiednich ustawień w bazie udostępni taki
sposób dla danego Świadczeniodawcy. Takie
rozwiązanie jest udogodnieniem dla placówek,
które na wyposażeniu gabinetów lekarskich nie
posiadają
czytników
kodów
kreskowych
przeznaczonych do odczytu numeru kart.
Warunkiem koniecznym jest w tym przypadku
przypisanie numeru karty OSOZ do kartoteki
pacjenta
i
lekarza
w
systemie
KS-SOMED.
Niezależnie od wyboru sposobu przeprowadzania
autoryzacji – wprowadzony numer karty lekarza
i PIN (lub tylko PIN) jest zapamiętywany na okres 2
godzin, więc nie jest konieczne wykonywanie
autoryzacji częściej. W takim przypadku okna
służące do wprowadzenia numeru karty lekarza
W pierwszym etapie zostaje wyświetlone okno,
w którym należy wprowadzić numer karty lekarza
oraz kod PIN lub odcisk palca w przypadku
posiadania karty biometrycznej ustalony dla tej
karty.
Rys. Autoryzacja lekarza
Potwierdzenia wprowadzonych danych lekarz
dokonuje poprzez użycie przycisku „OK”. Czynność
ta wywołuje również kolejne okno, w którym
należy wprowadzić numer karty pacjenta.
Rys. Autoryzacja pacjenta
Po prawidłowym wprowadzeniu numeru karty
pacjenta następuje automatyczne przejście do
kolejnego okna zawierającego listę świadczeń
wykonanych w ramach wizyty.
44
SYSTEM KS-SOMED
13. KOMUNIKATY
Rys. Potwierdzenie wykonanych świadczeń
Po wprowadzaniu numeru PIN lub odcisku palca
w przypadku posiadania karty biometrycznej
i zatwierdzeniu
przyciskiem
„OK”
proces
potwierdzenia
wizyty
zostaje zakończony.
Dodatkowo pacjent otrzymuje wydrukowany
automatycznie protokół z przebiegu wizyty
lekarskiej.
Autoryzacja lekarza jest zapamiętywana na okres
2 godzin, więc nie jest konieczne wykonywanie jej
częściej.
W takim przypadku w procesie zostaje pominięte
okno, w którym dokonuje się autoryzacji lekarza.
Podczas korzystania z drugiego sposobu
dokonywania autoryzacji proces ten zostaje
ograniczony
wyłącznie
do
potwierdzenia
wykonanych świadczeń. Po zakończeniu wizyty
wyświetla się okno „Autoryzacja świadczeń”,
w którym pacjent dokonuje potwierdzenia
wprowadzając PIN lub odcisk palca w przypadków
karty biometrycznej.
Po wprowadzeniu danych i zatwierdzeniu
przyciskiem „OK” proces potwierdzenia wizyty
zostaje zakończony.
Dodatkowo pacjent otrzymuje wydrukowany
automatycznie protokół z przebiegu wizyty
lekarskiej.
Po zakończeniu wizyty wyświetla się komunikat, że
dane z przebiegu wizyty zostały wysłane do OSOZ.
Rys. Komunikat po zakończeniu wizyty
Z poziomu aplikacji KS-SOMED możliwe jest
przeglądanie komunikatów typu GIF i KAMSOFT.
Komunikaty GIF są ogłaszane przez Główny
Inspektorat Farmaceutyczny i dotyczą m.in.
wycofanych, wstrzymanych lub przywróconych do
obrotu leków lub ich serii.
Komunikaty KAMSOFT nadawane są przez firmę
KAMSOFT. W komunikatach zawarte są informacje
dotyczące rynku medycznego, a także zmian, jakie
mogą lub mają w najbliższym czasie nastąpić.
Aplikacja KS-SOMED odbiera w trakcie swego
działania wszelkie komunikaty zaadresowane do
placówki medycznej. Jeśli taki komunikat zostanie
odebrany to każdy lekarz bądź inny specjalista
medyczny podczas swej pracy i korzystania
z aplikacji
ma
możliwość
odebrania
i przeglądnięcia takiego komunikatu.
UWAGA!
Komunikat będzie wyświetlał się zalogowanemu
użytkownikowi tylko wówczas, gdy w module
Administrator zostanie zaznaczona odpowiednia
opcja: „Wyświetlaj wiadomości z systemu OSOZ”.
Jest ona umieszczona na zakładce „Współpraca
z OSOZ” wśród głównych opcji systemu
KS-SOMED.
Rys. Opcja główna współpracy z OSOZ
Gdy dany podmiot odbierze komunikat
pochodzący od firmy KAMSOFT, będzie on
wyświetlony w oknie „Komunikaty OSOZ”.
Rys. Lista komunikatów OSOZ
45
SYSTEM KS-SOMED
Po wskazaniu odpowiedniego komunikatu z listy
można przeglądnąć zawartość komunikatu przy
użyciu przycisku „F3 Przegląd”. Wyświetla się
wtedy cała zawartość wskazanego komunikatu.
Rys. Serwis Świadczeniodawcy
Rys. Przegląd treści komunikatu OSOZ
Posiadanie przez lekarza bieżących i aktualnych
informacji, wymiernie przyczynia się do
świadczenia usług medycznych na najwyższym
poziomie.
14. USŁUGA REJESTRACJI
ON-LINE
Wykorzystanie usługi Rejestracji on-line powoduje
korzyści zarówno dla świadczeniodawców, jak i dla
pacjentów. Świadczeniodawca ma możliwość
prezentacji harmonogramów pracy lekarzy na
portalu www.osoz.pl (lub własnej stronie WWW),
a pacjent może dokonać rezerwacji terminu wizyty
z dowolnego miejsca, w którym ma dostęp do
Internetu.
Wykorzystanie
funkcjonalności
dotyczącej
Rejestracji on-line wymaga w pierwszej kolejności
aktywacji usługi na portalu www.osoz.pl oraz
dokonania odpowiednich ustawień w systemie
KS-SOMED. Poniżej zostaną szczegółowo opisane
czynności, które Użytkownik musi wykonać, aby w
prawidłowy sposób korzystać z usługi.
Wejście do Serwisu Świadczeniodawcy wymaga
przejścia przez proces logowania, w czasie którego
Użytkownik wprowadza w pole „Login” - numer
identyfikacyjny świadczeniodawcy (jest to
6-cyfrowy numer licencji na program medyczny)
oraz hasło. Należy wprowadzić takie samo hasło
jak do OSOZ. Hasło zostało uzgodnione
z konsultantem firmy KAMSOFT i wprowadzone
odręcznie w module „Administrator” lub ustalone
w czasie pracy z kreatorem konfiguracji systemu
do współpracy z OSOZ. Użytkownik powinien
jednak pamiętać o tym, że w przypadku zmiany
hasła do OSOZ logowanie odbywa się na hasło
wprowadzone za pierwszym razem, a Użytkownik
samodzielnie nie ma możliwości jego zmiany.
Jeśli Użytkownik nie pamięta swojego hasła lub
chciałby dokonać jego zmiany proszony jest
o kontakt z firmą KAMSOFT.
Po prawidłowym zalogowaniu do serwisu,
funkcjonalność związana z usługą Rejestracji
on-line dostępna jest z menu po lewej stronie
witryny (przycisk „Rejestracja online”).
14.1. Aktywacja usługi na portalu
www.osoz.pl
Każdy świadczeniodawca posiadający ważną
umowę o współpracy w ramach Ogólnopolskiego
Systemu Ochrony Zdrowia ma możliwość aktywacji
funkcjonalności związanej z Rejestracją on-line
(w przypadku braku umowy należy skonsultować
się z firmą KAMSOFT celem jej podpisania).
Aktywacji usługi Rejestracji on-line Użytkownik
może
dokonać
z
poziomu
Serwisu
Świadczeniodawcy. Serwis Świadczeniodawcy jest
dostępny z poziomu portalu www.osoz.pl
(zakładka Medycyna) lub z poziomu systemu
(Moduł 84).
Rys. Serwis Świadczeniodawcy
Rejestracji on-line
–
usługa
Po wybraniu zakładki po raz pierwszy Użytkownik
ma
możliwość
przeglądania
informacji
dotyczących usługi, uruchomienia usługi (zakładka
Informacje) oraz modyfikacji parametrów jej
działania (zakładka Ustawienia).
46
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Pytanie dotyczące wystawienia faktury
W przypadku, gdy Użytkownik wyrazi chęć
wystawiania faktury, w kolejnym kroku ma
możliwość wglądu do danych, które znajdą się na
fakturze.
Rys. Informacje dotyczące usługi Rejestracji online
Użytkownik
za
pośrednictwem
zakładki
„Informacje”
ma
możliwość
aktywacji
demonstracyjnej lub pełnej wersji usługi.
Oczywiście aktywacja trybu pełnego usługi
wymaga posiadania umowy o współpracy
w
ramach
OSOZ.
W przypadku,
gdy
świadczeniodawca nie posiada umowy na
korzystanie
z
usługi
Rejestracji
on-line, w momencie uruchamiana pełnej wersji
wyświetli się odpowiednia informacja.
W przypadku, gdy użytkownik posiada umowę
o współpracy w ramach OSOZ po zastosowaniu
funkcji ”Aktywuj tryb pełny” następuje przejście
do procesu zamawiania usługi.
Rys. Dane znajdujące się na fakturze
Jeśli dane znajdujące się na fakturze są
prawidłowe Użytkownik przechodzi do dalszej
części poprzez użycie przycisku „Zatwierdź”.
W przypadku niezgodności danych ze stanem
rzeczywistym Użytkownik może użyć przycisku
„Aktualizuj dane” i po przejściu do kolejnego okna
dokonuje odpowiednich zmian, które następnie
zapisuje i zatwierdza.
W następnej kolejności Użytkownik dokonuje
wyboru formy płatności.
Rys. proces zamawiania usługi Rejestracji on-line
Użytkownik zaznacza usługę oraz określa liczbę
harmonogramów pracy, jakie mają być widoczne
w ramach rejestracji. Ustalenie harmonogramu
pracy lekarza/gabinetu dotyczy określenia
wymiaru czasu pracy danego lekarza/gabinetu
w danym okresie. Harmonogram dla określonego
lekarza/gabinetu ustalany jest w systemie
KS-SOMED.
Na
portalu
www.osoz.pl
świadczeniodawca
ustala
jaka
ilość
harmonogramów pracy lekarzy/gabinetów ma być
widoczna dla pacjentów w ramach Rejestracji
on-line.
Po zatwierdzeniu danych Użytkownik przechodzi
do kolejnego kroku, w którym określa, czy ma
zostać wystawiona faktura.
Rys. Wybór formy płatności.
Po zaksięgowaniu płatności usługa "Rejestracja
on-line" zostanie automatycznie aktywowana.
Płatności realizowane są przez serwer płatności.pl
z zachowaniem całkowitej anonimowości.
Aktywacja wersji demonstracyjnej usługi następuje
po zastosowaniu funkcji „Aktywuj tryb demo”.
Wersja demonstracyjna jest pełnowartościową
usługą z ograniczonym czasem działania do 7 dni.
W czasie korzystania z wersji demonstracyjnej
Użytkownik może zapoznać się z funkcjonalnością
usługi Rejestracji on-line.
Gdy usługa Rejestracji on-line dla danego
Świadczeniodawcy jest aktywna, to w zakładce
ustawienia użytkownik ma możliwość modyfikacji
parametrów działania usługi.
47
SYSTEM KS-SOMED
Zakładka Ogólne – Zakładka zawiera informacje
na temat stanu usługi i ustawień opcji. Za
pośrednictwem tej zakładki użytkownik ma
możliwość:
ustawienia
opcji
odpowiedzialnej
za
włączenie/wyłączenie
aktywności
usługi
Rejestracji on-line.
Ustawienie
„Blokady
wielokrotnego
rejestrowania spec.” - Włączenie funkcji
powoduje
uniemożliwienie
pacjentowi
rezerwacji więcej niż jednej wizyty do danego
specjalisty. W chwili gdy pierwotna wizyta
zostaje zrealizowana, anulowana lub też ulega
przeterminowaniu (termin wizyty minął),
pacjentowi zostaje przywrócona możliwość
rezerwowania kolejnej wizyty.
Rys. Zakładka Integracja
świadczeniodawcy
ze
stroną
www
Konfiguracja
obejmuje
wybór
motywu
kolorystycznego strony (wyświetla się paleta
dostępnych możliwości) oraz wprowadzenie
adresu URL powrotu.
Dodatkowo świadczeniodawca ma możliwość
umieszczenia własnego tekstu oraz ustalenia
grafiki banera górnego strony, wyglądu awersu
i rewersu Karty Zdrowia Pacjenta poprzez
wskazanie odpowiednich plików graficznych.
Po
dokonaniu
odpowiedniej
konfiguracji
Użytkownik zapisuje ustawienia przy użyciu
przycisku „Zapisz zmiany”.
Zakładka
„Wykaz umów” – powoduje
wyświetlenie tabeli z listą wszystkich umów dla
tego
świadczeniodawcy.
Lista
prezentuje
szczegółowe informacje na temat każdej z umów.
Zakładka Integracja ze stroną www
świadczeniodawcy - Opcje znajdujące się w tej
zakładce są przeznaczone dla świadczeniodawców,
którzy chcą udostępnić usługę Rejestracji on-line
poprzez wykorzystanie własnej strony WWW.
Świadczeniodawca na własnej stronie WWW
umieszcza przekierowane do miejsca, w którym
pacjent może skorzystać z usługi Rejestracji
on-line. Wygląd strony, która w tym celu zostaje
otwarta, zależy od odpowiedniej konfiguracji jej
wyglądu.
Rys. Wykaz umów
Zakładka „Cennik” – zakładka umożliwia wgląd
w cennik usługi Rejestracji on-line.
Rys. Cennik usługi Rejestracji on-line
48
SYSTEM KS-SOMED
14.2. Ustawienia
KS-SOMED
w
systemie
Udostępnienie usługi Rejestracji on-line przez
danego świadczeniodawcę wymaga również
odpowiedniego skonfigurowania parametrów
Odpowiedniej konfiguracji można dokonać na dwa
sposoby:
za pomocą Konfiguratora połączenia
z Rejestracją on-line;
ręcznie - w odpowiednich miejscach systemu
KS-SOMED.
Poniżej zostaną opisane sposoby konfiguracji
systemu i wszelkie wymagania potrzebne do
prawidłowego
współdziałania
w
ramach
Rejestracji
on-line
pomiędzy
systemem
KS-SOMED oraz OSOZ.
14.2.1. Kreator połączenia z Rejestracją
on-line
Kreator służy do przeprowadzenia aktywacji usługi
Rejestracji on-line i konfiguracji systemu
KS-SOMED.
W
celu
odpowiedniego
skonfigurowania systemu podczas pracy Kreatora,
należy wejść do modułu „84 OSOZ” znajdującego
się w głównym menu systemu KS-SOMED,
a następnie
wybrać
funkcje
„Konfiguracja
połączenia z Rejestracją on-line”.
Rys. Pierwszy etap konfiguracji systemu
Są to m.in. informacje dotyczące korzyści dla
pacjentów i świadczeniodawców wynikających
z korzystania z tej usługi.
Przechodzenie do kolejnych jak również wracanie
do poprzednio wyświetlonych okien możliwe jest
za pomocą przycisków ‘WSTECZ’ i ‘DALEJ’
umieszczonych w dolnej części okna. Dodatkowo,
w dowolnym momencie pracy Kreatora,
Użytkownik ma możliwość przerwania konfiguracji
systemu. Jest to możliwe przy użyciu przycisku
„ZAMKNIJ”. Po przerwaniu procesu konfiguracji
Użytkownik może w dowolnym czasie wznowić
proces konfiguracji.
E.2 Dalsza praca z Kreatorem wymaga
zalogowania do bazy danych, więc jeśli Użytkownik
zdecyduje się na przejście do kolejnego etapu
konfiguracji, musi przejść przez proces logowania.
W tym celu (po zastosowaniu przycisku „DALEJ”)
zostaje wyświetlone okno, w którym można
wskazać Użytkownika, który będzie zalogowany
podczas pracy z Kreatorem.
Rys. Widok narzędzi systemu OSOZ
Użycie funkcji spowoduje otwarcie Kreatora
aktywacji Rejestracji on-line w systemie
KS-SOMED.
E.1 Na pierwszym etapie Użytkownik systemu
uzyskuje ogólne informacje dotyczące Rejestracji
on-line.
Rys. Logowanie Użytkownika do bazy danych
Po
prawidłowym
zalogowaniu
następuje
sprawdzenie połączenia z bazą danych oraz
połączenia systemu KS-SOMED z OSOZ. Jeśli
połączenie z OSOZ nie zostało skonfigurowane
pojawi się odpowiedni komunikat oraz możliwość
odpowiedniego skonfigurowania systemu w danej
chwili.
49
SYSTEM KS-SOMED
W takim przypadku pojawia się możliwość
włączenia opcji „Rejestracja on-line w systemie
KS-SOMED aktywna”. Należy ją zaznaczyć i przejść
do kolejnego etapu procesu.
Jeśli usługa Rejestracji on-line nie została
wykupiona, po sprawdzeniu stanu usługi, pojawi
się stosowny komunikat.
Rys. Powiadomienie o braku współpracy systemu
KS-SOMED z OSOZ
Jeśli Użytkownik chciałby skorzystać z tej opcji
może poprzez użycie przycisku „Tak” przejść do
pracy z Kreatorem konfiguracji do współpracy
z OSOZ.
W przypadku, gdy współpraca z OSOZ jest
aktywna, istnieje możliwość przejścia do kolejnego
etapu aktywacji Rejestracji on-line.
E.3 Na tym etapie Użytkownik ma możliwość
sprawdzenia stanu wykupienia usługi oraz
struktury baz danych systemu KS-SOMED.
Rys. Sprawdzenie stanu wykupienia usługi
Wykupienie usługi następuje za pośrednictwem
portalu www.osoz.pl.
Jeśli opłata za aktywację usługi została
uregulowana lub Użytkownik korzysta z wersji
demonstracyjnej
pojawi
się
odpowiednia
informacja, że „Rejestracja OSOZ on-line jest
wykupiona”.
Rys. Powiadomienie o braku wykupienia usługi
W tym przypadku Użytkownik nie ma możliwości
przejścia do kolejnego etapu konfiguracji. Należy
wówczas wykupić usługę Rejestracji on-line za
pośrednictwem portalu www.osoz.pl, a po
zaksięgowaniu płatności Użytkownik może
ponownie skorzystać z Kreatora konfiguracji.
Na tym etapie pracy Kreatora oprócz
sprawdzenia stanu wykupienia usługi sprawdzane
są również strukturę baz danych systemu
KS-SOMED. Korzystanie z usługi Rejestracji on-line
wymaga, aby system posiadał rozszerzenie o profil
„Internet”. Jeśli system nie posiada tak
rozszerzonej struktury baz danych pojawi się
odpowiedni komunikat.
Rys. Powiadomienie o braku
rozszerzonej struktury baz danych
Rys. Powiadomienie o wykupieniu usługi
odpowiednio
Użytkownik musi wówczas w pierwszej kolejności
dokonać aktualizacji bazy danych o profil
„Internet”, a po dokonaniu aktualizacji ponownie
użyć przycisku „Sprawdź wykupienie usługi”. Jeśli
wówczas, przy wykupionej usłudze, struktura baz
danych będzie rozbudowana o dodatkowe tabele
z profilu „Internet”, Użytkownik będzie mógł
uaktywnić usługę oraz przejść do kolejnego etapu
konfiguracji.
50
SYSTEM KS-SOMED
E.4. Na kolejnym etapie procesu konfiguracji
następuję ustalenie sposobu:
potwierdzania wizyt
rezerwacji wizyty przez pacjentów
„anonimowych”.
E.5 Po dokonaniu wyboru (zaznaczeniu lub nie
zaznaczeniu opcji) Użytkownik przechodzi do
kolejnego etapu procesu konfiguracji. Jest on
wspólny niezależnie od wyboru sposobu
rezerwacji wizyt.
Rys. Ustalenie sposobu potwierdzania wizyt
Rys. Ustalenie
rezerwacjach
Opcja
„Rezerwacje
wizyty
tworzone
automatycznie” – zaleca się zaznaczenie opcji
automatycznego tworzenia rezerwacji wizyt.
Powoduje to możliwość rezerwacji wolnych
terminów wizyt i konsultacji przez pacjentów bez
ingerencji Użytkownika.
Jeśli opcja zostanie zaznaczona kolejne etapy
procesu konfiguracji będą służyły dostosowaniu
systemu KS-SOMED do automatycznej rezerwacji
wizyt/konsultacji. Jeśli natomiast Użytkownik
chciałby sam decydować o rezerwacjach terminów
wizyt pochodzących z rejestracji przez Internet, nie
zaznacza opcji i przechodzi do kolejnego etapu
konfiguracji. W systemie będzie wówczas
wykorzystywany sposób ręcznego potwierdzania
rezerwacji wizyt.
Opcja „Pozwól anonimowym pacjentom na
umówienie pierwszej wizyty” - pacjenci
"anonimowi" czyli ci, którzy posiadają kartę
zdrowia pacjenta OSOZ ale nie mają założonej
kartoteki w bazie systemu SOMED, mogą przy
zgłaszaniu chęci zarezerwowania terminu wizyty
być traktowani na dwa sposoby:
pierwszy pozwala na dokonanie zgłoszenia
anonimowemu pacjentowi (tylko jednego),
drugi nie pozwala na dokonanie żadnego
zgłoszenia - pacjent może tylko oglądać
harmonogram przyjęć lekarza/gabinetu.
Zaznaczenie opcji pozwala pacjentom, którzy nie
byli nigdy w przychodni zarezerwować termin
swojej pierwszej wizyty w bazie. Wyłączona opcja
powoduje blokadę możliwości dokonywania
rezerwacji wizyt przez pacjentów „anonimowych”
- w takim przypadku rezerwacji mogą dokonywać
tylko ci pacjenci, którzy posiadają już swoje
kartoteki w przychodni.
opcji
wymaganych
przy
Konfiguracja systemu na tym etapie pracy
Kreatora wymaga:
ustalenia pracownika wykorzystywanego do
tworzenia
kartotek
Ustalenie pracownika odpowiedzialnego za
utworzenie danej kartoteki jest potrzebne,
ponieważ system KS-SOMED wymaga, aby
każdy wpis do bazy był przyporządkowany do
konkretnej osoby. Użytkownik może na
potrzeby
Rejestracji
on-line/konsultacji
on-line stworzyć fikcyjnego pracownika, który
będzie wykorzystywany do tworzenia tego
typu kartotek. Wybór pracownika następuje
w osobnym oknie, które zostaje wyświetlone
po użyciu lewego przycisku myszy obok pola
edycyjnego (na przycisku );
ustalenia częstotliwości tworzenia przez
KSPL_ISOZ
kartotek
dla
pacjentów
anonimowych
Chodzi w tym przypadku o kartoteki dla
pacjentów,
którzy
korzystają
z rejestracji/konsultacji
przez
Internet,
a system nie może ich zidentyfikować po
numerze karty OSOZ (nie posiadają założonej
kartoteki lub mają kartotekę bez przypisanego
numeru karty OSOZ).
Opcja służy do określenia, w jakich odstępach
czasu program ma sprawdzać czy istnieją
zgłoszenia rejestracji pacjentów anonimowych
i w razie potrzeby utworzyć dla nich
kartotekę. Aby tworzenie kartotek odbywało
się sprawnie, a obsługa pacjenta w zakresie
Rejestracji wizyty przez Internet nie trwała
długo zaleca się ustalenie opcji na wartość
1 minuty. Kartoteki tworzone na podstawie
51
SYSTEM KS-SOMED
zgłoszeń
rezerwacji
wizyt
posiadają
wypełnione pole z numerem karty OSOZ,
a w polach
„Imię”,
„Nazwisko”
mają
wprowadzoną wartość „N”;
UWAGA!
Kolejny etap konfiguracji różni się w zależności od
wyboru
sposobu
potwierdzania
wizyt
(automatyczny/ręczny) i pozwala dostosować
system do konkretnego sposobu.
E.6 Wybór automatycznej rezerwacji terminów
wizyt
Gdy Użytkownik zaznaczy opcje „Rezerwacje wizyt
tworzone automatycznie”, musi dostosować
program do takiego sposobu rezerwacji wizyt.
Na tym etapie dokonuje ustaleń ściśle związanych
z automatycznym potwierdzaniem wizyt.
Rys. Ustalenie opcji wymaganych
automatycznym potwierdzaniu wizyt
przy
Określa następujące parametry:
usługa wykorzystywana przy tworzeniu
rezerwacji dla porad zwykłych i dla
konsultacji
on-line
System KS-SOMED wymaga, aby każda
rezerwacja terminu wizyty/konsultacji była
skojarzona z określoną usługą. W przypadku
wyboru
automatycznego
sposobu
potwierdzania wizyt rezerwacje terminów
zostają zapisane automatycznie, więc należy
wskazać usługę, która ma być przypisana
takim rezerwacjom. Wyboru określonej
pozycji Użytkownik dokonuje w oknie
„Wybieranie
usługi”,
które
zostaje
wyświetlone po użyciu lewego przycisku
myszy przy polu edycyjnym (na przycisku );
on-line. Aktualizacja parametrów odbywa się
od momentu odświeżenia opcji lub
ponownego
uruchomienia
programu
KSPL_ISOZ.exe. Aby rezerwacje wizyt z
Rejestracji on-line były odnotowywane na
bieżąco w terminarzu pracy lekarza, zaleca się
ustalenie częstotliwości tworzenia rezerwacji
co 1 minutę. Zadanie wprowadzania
rezerwacji wizyt jest możliwe tylko dla
pacjentów, którzy posiadają kartoteki w
systemie KS-SOMED, więc czas rezerwacji
wizyty może być uzależniony od czasu
ustalonego w opcji „częstotliwość tworzenia
(…) kartotek”;
oznaczaj rezerwacje tworzone automatycznie
„do potwierdzenia”
W przypadku włączenia opcji pracownik
obsługujący terminarz jest informowany
o tym, że system odebrał zapytania
o rezerwacje wizyt/konsultacji. Informacja
taka pojawia się przy danej pozycji (terminie)
w oknie terminarza. Domyślnie oznaczona jest
kolorem czerwonym. W takim przypadku
osoba rejestrująca pacjentów będzie miała
świadomość, iż na określone terminy wizyt są
już chętne osoby. Są to osoby, które zgłosiły
zapytanie
o
rezerwację
wizyt
za
pośrednictwem
portalu
www.osoz.pl.
Oznaczenie tej opcji spowoduje ze
przychodnia
będzie
korzystała
z półautomatycznego sposobu potwierdzania
wizyt.
E.6 Wybór ręcznego sposobu rezerwacji terminów
wizyt
Gdy Użytkownik nie zaznaczy opcji „Rezerwacje
wizyt tworzone automatycznie”, musi dostosować
program do ręcznego sposobu rezerwacji wizyt.
Na tym etapie dokonuje ustaleń ściśle związanych
z potwierdzaniem wizyt w sposób ręczny.
częstotliwość tworzenia przez KSPL_ISOZ
rezerwacji
(min)
Użytkownik określa jak często do systemu
mają zostać wprowadzone rezerwacje
wizyt/konsultacji pochodzące z Rejestracji
Rys. Ustalenie opcji przy korzystaniu z ręcznego
sposobu potwierdzaniu wizyt
52
SYSTEM KS-SOMED
Po pierwsze Użytkownik decyduje czy podczas
pracy na terminarzu mają pojawiać się informacje
o zgłoszeniach wymagających akceptacji, czyli
np. zgłoszeniach rezerwacji, anulowaniu rezerwacji
wizyty. Opcja ta powinna być zaznaczona, jeśli
Użytkownik chce dostawać powiadomienia o tym,
że pacjent zgłosił termin wizyty bądź anulował
istniejącą
rezerwacje
za
pośrednictwem
Indywidualnego
Konta
Zdrowotnego.
Powiadomienie jest wyświetlane na ekranie
monitora w formie komunikatu (podczas pracy
w module „Terminarz”). Wówczas wiadomo, że
w Rejestracji Internetowej znajdują się zgłoszenia
wymagające ingerencji Użytkownika. Zaleca się
dokonywania potwierdzeń/odrzuceń terminu
wizyt
bezpośrednio
po
otrzymaniu
powiadomienia.
Dodatkowo na tym etapie Użytkownik określa
częstotliwość sprawdzania zgłoszeń. Czas
określany jest za pomocą interwału czasowego
w minutach (z dokładnością pięciu minut).
Użytkownik tym samym ustala jak często system
będzie sprawdzał czy w bazie danych znajdują się
zgłoszenia oczekujące na akceptację. Zaleca się
ustalenie wartości opcji na 2 minuty.
E.7 Po określeniu potrzebnych parametrów
Użytkownik przechodzi do kolejnego etapu
procesu, w którym następuje ustalenie typu
godzin pracy, jakie mają być widoczne dla
pacjentów
w ramach
Rejestracji
on-line,
konsultacji on-line.
aby pacjent mógł dokonać rezerwacji terminu
wizyty w przychodni – należy zaznaczyć
pierwszą opcje – (O) czyli OSOZ,
Rys. Aktywność godzin pracy
aby pacjent mógł dokonać rezerwacji terminu
wizyty w przychodni oraz konsultacji on-line –
należy zaznaczyć opcje (O) czyli OSOZ i (L) czyli
on-line,
aby godziny pracy lekarza/gabinetów były
widoczne dla pacjentów w ramach Rejestracji
on-line, ale bez możliwości dokonywania
rejestracji przez Internet – należy zaznaczyć
pierwszą i trzecią opcje – (O) czyli OSOZ i (B)
czyli Blokada
Należy również zaznaczyć, że możliwość rezerwacji
terminu na konsultacje on-line będzie możliwe
tylko w przypadku, gdy zostanie udostępniony
terminarz pracy lekarza (nie gabinetu) oraz gdy
przychodnia korzysta z automatycznego lub
półautomatycznego sposobu potwierdzania wizyt.
E.8 Etap ten przeznaczony jest do określenia,
który pracownik/gabinet i z jakim opisem będą
udostępniać
swoje
harmonogramy
pracy
w ramach Rejestracji on-line.
Rys. Ustalenie widoczności typów godzin pracy
lekarza
W oknie są widoczne typy godzin pracy
zdefiniowane w systemie KS-SOMED.
Użytkownik zaznacza, które z nich mają być
widoczne dla pacjenta w ramach Rejestracji
on-line/konsultacji on-line.
Rys. Ustalenie zasobów Rejestracji on-line –
wybór pracowników
Dostępne są trzy sposoby udostępnienia godzin
pracy lekarzy:
Wyboru lekarzy/gabinetów Użytkownik dokonuje
w
odpowiednich
oknach,
które
zostają
wyświetlone
po
zastosowaniu
przycisków
53
SYSTEM KS-SOMED
funkcyjnych: „Wybór pracowników”, „Wybór
gabinetów”. Dodatkowo Użytkownik ustala opis
pracowników/gabinetów, który będzie widoczny
dla pacjentów z poziomu portalu www.osoz.pl.
UWAGA!
Wyłącznie pracownicy, gabinety należący do
struktury wewnętrznej będą widoczni w ramach
wybór podmiotów dla trybu jednopodmiotowego
UWAGA!
W celu wybrania pracy w trybie pracy
JEDNOPODMIOTOWY należy pozostawić PUSTĄ
LISTĘ i przejść do kroku E.10
wybór gabinetów
Podczas pracy kreatora Użytkownik ma również
możliwość zmiany zasobów prezentowanych
w ramach Rejestracji on-line. Aby zmienić zasób
Użytkownik
używa
przycisków
„Wybór
pracowników”, „Wybór gabinetów” i dokonuje
zaznaczenia bądź odznaczenia pozycji w pierwszej
kolumnie tabeli.
Rys. Okno wyboru zasobów (pracowników)
Wybór zatwierdza przyciskiem „OK”.
E.9 Na kolejnym etapie Użytkownik może
określić pomioty, w których będzie dostępna
usługa Rejestracji on-line dla pacjentów.
Wybór podmiotów jest możliwy, ponieważ
Rejestracja on-line może działać w dwóch trybach
pracy:
jednopodmiotowym
oraz
wielopodmiotowym.
Tryb wielopodmiotowy przeznaczony jest dla
instalacji wielopodmiotowych KS-SOMED, czyli
tam gdzie jeden system obsługuje wiele jednostek
mieszczących się w różnych lokalizacjach.
W przypadku wielopodmiotowości użytkownik
wskazuje odpowiednie podmioty, które mają być
dostępne w Rejestracji on-line. W celu dokonania
wyboru podmiotów należy zastosować funkcje
„Wybór podmiotów”. Po jej zastosowaniu zostanie
wyświetlone okno z wszystkimi podmiotami
gospodarczymi objętymi licencją na system
KS-SOMED.
wybór podmiotów dla trybu wielopodmiotowego
Po wskazaniu odpowiednich podmiotów (poprzez
ich zaznaczenie w pierwszej kolumnie tabeli)
i zastosowaniu przycisku „OK.” zostają one objęte
Rejestracją on-line.
E.10 Po wprowadzeniu danych Użytkownik
przechodzi do kolejnego etapu, w którym
otrzymuje informacje, na temat rezultatów
procesu konfiguracji.
54
SYSTEM KS-SOMED
System KS-SOMED musi mieć uruchomiony
i zaktualizowany profil „Internet”.
W tym celu Użytkownik musi wejść do zakładki
„Aktualizacja” znajdującej się w głównym menu
systemu KS-SOMED i z tego poziomu uruchomić
proces aktualizacji bazy danych.
Rys. Ostatni etap pracy Kreatora konfiguracji
Zgodnie z wyświetloną informacją po ponownym
uruchomieniu programów KSPLDemon.exe oraz
KSPL_ISOZ.exe
funkcjonalność
dotycząca
Rejestracji on-line jest aktywna.
14.2.2. Ręczna konfiguracja systemu
KS-SOMED do współpracy w ramach
Rejestracji on-line
Przy ręcznej konfiguracji systemu KS-SOMED do
współpracy w ramach Rejestracji on-line zaleca się
wykonanie odpowiednich czynności w poniższej
kolejności.
Rys. Aktualizacja bazy danych
W pierwszym kroku aktualizacji zaznaczmy opcje
„Aktualizacja z profilami”. Za pomocą przycisku
„Dalej” przechodzimy do kolejnego kroku
aktualizacji struktury bazy.
14.2.2.1. Aktywacja usługi
Świadczeniodawca dokonuje aktywacji usługi
Rejestracji on-line w Serwisie Świadczeniodawcy
oraz dokonuje odpowiedniej opłaty za korzystanie
z tej usługi. Świadczeniodawca ma także
możliwość skorzystania z wersji demonstracyjnej
usługi przez okres 7 dni.
Rys. Aktualizacja bazy z profilami
14.2.2.2. Wersja systemu
W systemie KS-SOMED obsługa terminarzy wizyt
on-line jest możliwa od wersji 2008.04.0.00.
W przypadku, gdy wersja aplikacji jest starsza
należy dokonać aktualizacji systemu, co najmniej
do tej wersji. Aktualizacji systemu można dokonać
z poziomu menu głównego aplikacji. Po wejściu do
widoku aktualizacji Użytkownik w pierwszej
kolejności pobiera aktualizacje z FTP, a następnie
przeprowadza proces zainstalowania nowo
pobranych plików oraz wykonuje aktualizację baz
danych.
Kolejna czynność wiąże się z dodawaniem
specjalnych pól i tabel w bazie, dlatego wymaga
wprowadzenia hasła. Hasło jest powszechnie
znane Użytkownikom
systemu
KS-SOMED
(„Profile”).
14.2.2.3. Połączenie z OSOZ
System KS-SOMED musi być skonfigurowany do
współpracy z OSOZ, czyli połączenie pomiędzy
systemami powinno być aktywne. Opis
konfiguracji systemu znajduje się w pkt. 3.
Rys. Wprowadzenie hasła uwierzytelniającego
14.2.2.4. Profil „Internet”
55
SYSTEM KS-SOMED
Po wprowadzaniu hasła Użytkownik przechodzi do
kolejnego etapu poprzez użycie przycisku „Dalej”.
Wówczas
zostają
wyświetlone
ustawienia
parametrów pliku bazy danych, które Użytkownik
może zmienić lub przejść do kolejnego etapu bez
dokonywania żadnych zmian.
Po przejściu do kolejnego etapu konfiguracji
Użytkownik zaznacza na liście profile, które mają
zostać uwzględnione w procesie aktualizacji.
W tym przypadku odnajduje wśród pozycji listy
profil „Internet” i dokonuje jego zaznaczenia.
Rys. Lista profili
Rys. Konfiguracja parametrów pliku bazy danych
Po przejściu do kolejnego etapu zostają
wyświetlone informacje na temat wersji bazy. Pola
edycyjne są nieaktywne, więc Użytkownik nie ma
możliwości edycji danych.
Po zaznaczeniu profilu „Internet” Użytkownik
przechodzi do kolejnego etapu aktualizacji
struktury baz. Przejście do tego etapu wywołuje
proces sprawdzania informacji oraz wyszukiwania
różnic.
Rys. Informacje o wersji bazy
Rys. Proces zbierania informacji i wyszukiwania
różnic w strukturach
Po przejściu do kolejnego etapu (przycisk „Dalej”)
zostają wyświetlone informacje dotyczące
ostatniej przeprowadzonej aktualizacji. Aby
dokonać zmian (rozszerzyć strukturę o profil
„Internet”) należy przed przejściem do dalszego
etapu sprawdzić ustawienie opcji w dolnej części
okna. Opcja „Chcę zmienić ustawienia profili” musi
być zaznaczona.
Rys. Informacje dotyczące ostatniej aktualizacji
Jeśli
struktura
bazy
danych
wymaga
przeprowadzenia aktualizacji, system w kolejnym
oknie wyświetla powiadomienie, że program jest
gotów do jej wykonania. W takim przypadku
użycie przycisku „Dalej” wywołuje proces
aktualizacji struktury baz.
Rys. Powiadomienie o gotowości systemu do
dokonania aktualizacji
56
SYSTEM KS-SOMED
Jeśli podczas procesu sprawdzania system nie
znajdzie różnic pomiędzy opisem struktury
a rzeczywistą strukturą bazy, wyświetli informacje,
że aktualizacja programu nie jest wymagana.
Oznacza to, że profil „Internet” został
uwzględniony w strukturze baz już wcześniej i nie
ma potrzeby przeprowadzania aktualizacji.
Rys. Główne menu modułu „Administrator”
Wówczas zostaje wyświetlone okno, w którym
należy przejść do zakładki „Współpraca z OSOZ”.
Rys. Powiadomienie o braku
przeprowadzenia aktualizacji
konieczności
Informacja o pomyślnym przeprowadzeniu
aktualizacji systemu jest w odpowiedni sposób
sygnalizowana przez program.
Rys. Opcje główne
„Współpraca z OSOZ”
systemu
–
zakładka
Użytkownik poprzez przycisk „Sprawdź wykupienie
usługi” ma możliwość sprawdzenia stanu usługi.
Rys. Powiadomienie o pomyślnym zakończeniu
aktualizacji struktury baz
Pozostałych ustawień parametrów związanych
z usługą Rejestracji on-line świadczeniodawca
dokonuje w odpowiednich modułach systemu
KS-SOMED.
14.2.2.5. Moduł Administrator
Za prawidłowe działanie usługi Rejestracji on-line
w module „Administrator” odpowiedzialna jest
opcja główna systemu KS-SOMED - „Czy terminarz
współpracuje z OSOZ”.
Aby dokonać prawidłowych ustawień Użytkownik
po wejściu do modułu wybiera kategorie „Opcje”,
a następnie pozycje „Opcje główne KS-SOMED”.
Rys. Powiadomienie o wykupionej usłudze
Jeśli opłata za aktywację usługi została
uregulowana lub Użytkownik korzysta w wersji
demonstracyjnej pojawi się możliwość włączenia
opcji „Czy terminarz współpracuje z OSOZ?”.
Należy ją zaznaczyć i dokonać zapisu (przyciskiem
„OK”).
Jeśli usługa Rejestracji on-line nie została
aktywowana, po sprawdzeniu, pojawi się
komunikat, że usługa nie została wykupiona.
57
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Powiadomienie o braku wykupienia usługi
Wówczas nie można zaznaczyć opcji „Czy
terminarz współpracuje z OSOZ?”, a tym samym
uruchomić połączenia w ramach Rejestracji
on-line.
14.2.2.6. Moduł Kartoteki
W przypadku aktywnej usługi Rejestracji
on-line należy określić, który lekarz lub gabinet
ma udostępniać swój harmonogram pracy
w ramach Rejestracji on-line.
Aby dokonać tych ustawień należy w module
„52 Kartoteki” przejść do karty określonego
lekarza/gabinetu.
W tym celu z głównego menu modułu należy
wybrać pozycje „Organizacja wewnętrzna”,
a następnie pozycje „Pracownicy” lub „Gabinety”.
Rys. Karta pracownika w trybie edycji danych
Na karcie gabinetu opcje dotyczące Rejestracji
on-line znajduję się w centralnej części okna „Karta
gabinetu – poprawianie”.
Rys. Karta gabinetu w trybie edycji danych
Rys. Główne menu modułu Kartoteki
Po dokonaniu wyboru określonej pozycji z listy
pracowników/gabinetów i wywołaniu karty
w trybie edycji (przycisk „Popraw”), Użytkownik
zaznacza odpowiednie opcje dotyczące Rejestracji
on-line.
Na karcie pracownika opcje dotyczące Rejestracji
on-line znajdują się na zakładce „OSOZ”.
Aby dany pracownik/gabinet był dostępny
w ramach Rejestracji on-line opcje: „Widoczność
w Rejestracji OSOZ ON-LINE” należy ustawić
wartość „TAK”.
Dodatkowo w polu edycyjnym poniżej można
wprowadzić „Opis dla
Rejestracji OSOZ
ON-LINE” widoczny dla pacjentów przy pozycji
pracownika/gabinetu na portalu OSOZ w czasie
rejestracji.
UWAGA!
Wyłącznie poradnia/pracownik należący do
struktury
wewnętrznej
przychodni
może
współpracować w ramach Rejestracji on-line.
O tym czy dana poradnia należy do struktury
zewnętrznej czy wewnętrznej decyduje numer
NIP.
14.2.2.7. Moduł Terminarz
W module Terminarze świadczeniodawca:
58
SYSTEM KS-SOMED
1. Definiuje
harmonogram
pracy
lekarza/gabinetu,
który
ma
zostać
udostępniony w Rejestracji on-line.
2. Wskazuje typ godzin pracy wszystkich
lekarzy/gabinetów widocznych dla pacjentów
z poziomu portalu www.osoz.pl w ramach
3. Decyduje czy zezwalać na umawianie
pierwszej wizyty pacjentom „anonimowym”.
4. Określa rodzaj mechanizmu potwierdzania
wizyt
(automatyczny/półautomatyczny/
ręczny).
Ad.1.
Ustalania
harmonogramu
pracy
lekarza/gabinetu
Ustalania harmonogramu pracy lekarza/gabinetu,
który ma być widoczny na portalu www.ososz.pl
można
wykonać
wyłącznie
dla
pracownika/gabinetu, który jest aktywny w danym
czasie w module „Terminarz”. Podczas wejścia do
modułu „Terminarz” Użytkownik loguje się na
wybranego pracownika, którego harmonogram
pracy będzie podlegał edycji.
W przypadku, gdy do obowiązków określonej
osoby należy ustalanie harmonogramów pracy ma
ona możliwość przełączenia się na innego lekarza
bądź inny gabinet poprzez użycie przycisku „F4”.
Wówczas wyświetla się okno, w którym wskazuje
określonego pracownika/gabinet, dla którego
chciałaby ustalić harmonogram pracy i zatwierdza
wybór przyciskiem „OK”.
Rys. Wybór pracownika/gabinetu do określenia
harmonogramu pracy
Aby
pracownik
mógł
przechodzić
do
harmonogramów pracy innych lekarzy/gabinetów
musi posiadać odpowiednie uprawnienie do
przeglądania terminarzy innych osób. Uprawnienie
takie można nadać w module „Administrator”.
(ścieżka dostępu: moduł „Administrator” ->
kategoria „Funkcje” -> pozycja „Administrator
uprawnień”).
Użytkownik systemu wybiera określonego
pracownika i nadaje mu uprawnienie znajdujące
się w kategorii Terminarz (uprawnienie
„Przeglądanie terminarzy innych”).
Rys. Nadawanie
Terminarz
uprawnienia
do
modułu
Ustalenie harmonogramu pracy lekarza/gabinetu
następuje w oknie głównym modułu „Terminarz”.
Po zaznaczeniu na terminarzu odpowiednich pól
(godzin pracy), Użytkownik używając prawego
przycisku
myszy
przechodzi
do
funkcji
„Ustaw/Usuń termin pracy”.
Rys. Ustalenie terminu pracy
Opcja ustalenia terminu jest także dostępna
z poziomu głównego menu modułu - pozycja
„Ustawienia”.
Wybór tej opcji powoduje wyświetlenie okna,
w którym Użytkownik ustala szczegóły pracy
59
SYSTEM KS-SOMED
aktualnie
wybranego
pracownika/gabinetu
w zaznaczonym uprzednio terminie.
Ustalenie terminu pracy obejmuje określenie typu
godzin pracy lekarza/gabinetu. Dodatkowo w
oknie ustalenia terminu pracy znajduje się opcja,
która daje możliwość ustalenia identycznych
godzin pracy dla wybranego dnia tygodnia (w
zależności od tego, na jaki dzień tygodnia ustalamy
w
danym
momencie
termin
pracy).
Po wprowadzeniu danych Użytkownik zatwierdza
określony termin pracy przyciskiem „OK”.
W przypadku korzystania z wielopodmiotowego
trybu pracy, podczas ustalania terminu pracy
lekarza, należy dodatkowo przypisać pracownika
do określonego gabinetu, poradni lub podmiotu.
Dopiero wówczas jego terminarz pracy będzie
widoczny w Rejestracji on-line danej placówki.
Przypisanie jest możliwe w oknie ustalania terminu
pracy. Po wskazaniu odpowiedniej jednostki
należy zatwierdzić wybór przyciskiem „OK”.
Wymagane jest również, aby gabinet został
powiązany z poradnią, a poradnia z podmiotem.
Powiązania te są ustalane na kartotekach tych
jednostek.
Rys. Ustalenie terminu
wielopodmiotowym
pracy
w
Terminarz pracy gabinetu w wielopodmiotowym
trybie pracy będzie widoczny przy tej placówce, do
której gabinet jest przypisany na kartotece. Bez
względu na to, że podczas ustalania terminu pracy
gabinet zostanie przypisany do innego podmiotu.
Po określeniu terminu pracy, świadczeniodawca
ustala typ godzin pracy, jaki ma być widoczny dla
pacjentów w czasie dokonywania rejestracji przez
Internet.
Ad.2.
Ustalanie
typu
godzin
pracy
lekarza/gabinetu widocznych dla pacjentów
w ramach Rejestracji on-line
W celu określenia widoczności typu godzin pracy
w zakresie Rejestracji on-line, Użytkownik za
pośrednictwem przycisku menu przechodzi do
pozycji „Opcje”.
Rys. Opcje główne terminarza
Wówczas zostaje wyświetlone okno „Opcjeterminarz”, w którym Użytkownik na zakładce
„Opcje przychodni” zaznacza typy godzin pracy
lekarza/gabinetu, które mają być widoczne
w czasie.
trybie
Takie rozwiązanie daje możliwość jednoczesnego
ustalenia terminarza pracy dla jednego lekarza
w różnych
placówkach.
Jeśli
pracownik
przemieszcza się pomiędzy placówkami terminy
wizyt będą widoczne poprzez Rejestrację on-line
w odpowiednich placówkach (podmiotach).
Rys. Opcje
przychodni
terminarza
–
zakładka
opcje
W oknie są wymienione wszystkie zdefiniowane
w systemie KS-SOMED typy godzin pracy
lekarza/gabinetu. Jeśli Użytkownik chce, aby
określony typ pracy był widoczny/niewidoczny dla
60
SYSTEM KS-SOMED
pacjentów w czasie dokonywania rejestracji
on-line /konsultacji on-line za pośrednictwem
portalu www.osoz.pl, musi wybrać jedną
z dostępnych opcji:
godziny niewidoczne – dany typ godzin
pracy lekarza nie będzie widoczny dla
pacjentów na terminarzu w ramach
Rejestracji on-line/konsultacji on-line
tylko umawianie - pacjent będzie mógł
dokonać rezerwacji terminu wizyty
w przychodni,
bez umawiania – godziny pracy
lekarza/gabinetów będą widoczne dla
pacjentów w ramach Rejestracji on-line,
ale
bez
możliwości
dokonywania
rejestracji przez Internet
konsultacje on-line - pacjent będzie mógł
dokonać rezerwacji terminu wizyty
w przychodni oraz konsultacji on-line.
Ustawienia zatwierdza poprzez użycie przycisku
„OK”.
Po
zdefiniowaniu
harmonogramu
pracy
lekarza/gabinetu oraz wskazaniu, który typ godzin
pracy ma być dostępny, Użytkownik w module
„Terminarz” określa jeszcze rodzaj mechanizmu
potwierdzeń wizyt.
Ad.3.
Mechanizm umożliwiający rezerwację
wizyty anonimowego użytkowników
Pacjenci "anonimowi" czyli ci, którzy posiadają
kartę zdrowia pacjenta OSOZ ale nie mają
założonej kartoteki w bazie systemu SOMED, mogą
przy zgłaszaniu chęci zarezerwowania terminu
wizyty być traktowani na dwa sposoby:
Pierwszy pozwala na dokonanie zgłoszenia
anonimowemu pacjentowi (tylko jednego),
drugi nie pozwala na dokonanie żadnego
zgłoszenia - pacjent może tylko oglądać
harmonogram przyjęć lekarza/gabinetu.
Zaznaczenie
opcji
„Zezwalaj
na
logowanie/rezerwację
anonimowemu
użytkownikowi” pozwala pacjentom, którzy nie
byli nigdy w przychodni zarezerwować termin
swojej pierwszej wizyty w bazie. Wyłączona opcja
powoduje blokadę możliwości dokonywania
rezerwacji wizyt przez pacjentów „anonimowych”
- w takim przypadku rezerwacji mogą dokonywać
tylko ci pacjenci, którzy posiadają już swoje
kartoteki w przychodni.
Ustalenia mechanizmu potwierdzania wizyt
Użytkownik może dokonać w oknie „Opcje –
terminarz” na zakładce „Rejestracja Internetowa”.
Rys. Opcje terminarza – zakładka rejestracja
Internetowa
Domyślnie w systemie KS-SOMED aktywna jest
opcja automatycznego potwierdzenia wizyt.
Automatyczne potwierdzenie wizyty
Za
automatyczne
potwierdzenia
wizyt
pochodzących z rejestracji dokonywanej przez
Internet odpowiedzialna jest opcja:
„Rezerwacja terminu wizyty z pominięciem fazy
akceptacji”. Jeśli opcja jest zaznaczona,
potwierdzenia wizyt dokonują się automatycznie,
pod warunkiem wypełnienia pól edycyjnych:
Usługa wykorzystana przy rezerwacji,
Usługa wykorzystana przy konsultacji
on-line,
Pracownik
wykorzystywany
przy
rezerwacji (zatwierdzający rezerwację).
O tym, jakie pozycje mają zostać wskazane w tych
polach
decyduje
administrator
systemu
w porozumieniu z kierownictwem przychodni.
Do wersji systemu 2012.03.0.5 dodatkowym
warunkiem
działania
mechanizmu
automatycznego
potwierdzania
wizyt
jest
uruchomienie i odpowiednie skonfigurowanie
programu KSPLDemon.exe.
Przy wykorzystaniu automatycznego sposobu
potwierdzaniu wizyt zalecane jest również,
ustalenia częstotliwości odświeżania terminarza.
Pozwala
to
Użytkownikowi
na
bieżąco
obserwować zmiany zachodzące w terminarzu
pracy lekarza. Włączenie opcji częstotliwości
odświeżania powoduje cykliczne (w określonych
odstępach
czasu)
uwzględnianie
nowych
informacji w terminarzu. W tym przypadku siatka
terminarza zostaje uzupełniona o wpisy
pochodzące z Rejestracji on-line.
Opcje częstotliwości odświeżania można ustawić
w opcjach głównych terminarza na zakładce
„Ustawienia”.
61
SYSTEM KS-SOMED
Drugim ze sposobów potwierdzenia wizyty jest
zastosowania funkcji „Zatwierdź” w oknie
„Potwierdzenie wizyt Rejestracji Internetowej”.
Rys. Ustawienia ogólne pracy terminarza
Aby zmiany na terminarzy były nanoszone na
bieżąco zaleca się ustalenie opcji częstotliwości
odświeżania co 30 sekund. Jeśli opcja
częstotliwości odświeżania nie zostanie ustalona,
zmiany na terminarzu pojawią się w momencie
wykonania jakiegokolwiek zadania na terminarzu.
Półautomatyczne potwierdzanie wizyt
Za
półautomatyczne
potwierdzanie
wizyt
odpowiedzialna jest opcja: Oznaczaj rezerwacje
tworzone automatycznie „Do potwierdzenia”.
W przypadku włączenia opcji Użytkownik
informowany jest o tym, że system odebrał
zapytania o rezerwacje wizyt. Informacje
o zgłoszonych rezerwacjach wizyt są automatyczne
nanoszone na terminarz. W takim przypadku
osoba rejestrująca pacjentów będzie miała
świadomość, iż na określone terminy wizyt są już
chętne osoby. Są to osoby, które zgłosiły zapytanie
o rezerwację wizyt za pośrednictwem portalu
www.osoz.pl. Potwierdzenia wizyt Użytkownik
może dokonać na różne sposoby. Pierwszym ze
sposobów jest użycie prawego przycisku myszy na
wybranym polu terminarza i wybór opcji „Zmiana
statusu wizyty”. Następnie po wyświetleniu listy
rozwijalnej opcji wybrać funkcje „Dodaj znacznik
potwierdzenia wizyty”.
Rys. Okno potwierdzania
Internetowej
wizyt
Rejestracji
Okno można wywołać za pośrednictwem przycisku
menu. Po wyświetleniu opcji należy wybrać
pozycje „Inne” a następnie pozycję „Rejestracja
Internetowa”
(dokładna
ścieżka
dostępu
zobrazowana jest poniżej).
Rys. Ścieżka wywołania okna „Potwierdzenie
wizyt Rejestracji Internetowej”.
Po zaznaczeniu określonej pozycji w pierwszej
kolumnie tabeli użytkownik musi zastosować
przycisk „Zatwierdź”. Taki sposób potwierdzania
wizyt jest także wykorzystywany podczas ręcznego
mechanizmu potwierdzania wizyt.
Odrzucenie wizyt następuje w sposób ręczny
w oknie
„Potwierdzanie
wizyt
Rejestracji
Internetowej” za wyjątkiem, kiedy pacjent anuluje
własną potwierdzoną wizytę z poziomu portalu.
Wówczas
rezerwacja
terminu
zostaje
automatycznie usunięta z terminarza.
UWAGA
Rys. Potwierdzanie wizyty (półautomatyczny
mechanizm potwierdzania wizyt)
Należy tutaj zaznaczyć, że anulowanie przez
pacjenta wizyty, która nie jest jeszcze
potwierdzona po stronie systemu KS-SOMED nie
spowoduje usunięcia wizyty z widoku terminarza.
Terminarz znajdujący się w systemie oraz
62
SYSTEM KS-SOMED
terminarz widoczny na stronie www będzie nadal
zawierał informacje iż termin jest zajęty aż do
momentu odrzucenia w systemie medycznym.
Zatwierdzanie oraz odrzucanie rezerwacji wizyt
w oknie
„Potwierdzenie
wizyt
Rejestracji
Internetowej” zostało opisane w odpowiednim
punkcie poniżej.
Ręczne potwierdzanie wizyt
Ręczne potwierdzanie wizyt jest aktywne, gdy
opcja: „rezerwacja terminu wizyt z pominięciem
fazy akceptacji” nie jest zaznaczona. Kiedy
Użytkownik zdecyduje się na korzystanie
z ręcznego sposobu potwierdzania wizyt zaleca się
aby opcja „informuj o zgłoszeniach oczekujących”
była zaznaczona. Opcja ta powinna być
zaznaczona, jeśli Użytkownik chce dostawać
powiadomienia o tym, że pacjent zgłosił termin
wizyty za pośrednictwem Indywidualnego Konta
Zdrowotnego. W przypadku napłynięcia nowego
zgłoszenia rezerwacji wizyty Użytkownik zostanie
poinformowany odpowiednim komunikatem,
który wyświetla się na ekranie monitora.
Po zaznaczeniu opcji Użytkownik dodatkowo
określa częstotliwość sprawdzania zgłoszeń. Czas
określany jest za pomocą interwału czasowego
w minutach (z dokładnością pięciu minut).
Użytkownik tym samym ustala jak często system
będzie sprawdzał czy w bazie danych znajdują się
oczekujące zgłoszenia/anulowania rejestracji. Aby
na bieżąco monitorować zgłoszenia rezerwacji
zaleca się ustalenie wartości opcji na 5 minut.
Jeśli napłynęło nowe zgłoszenie rejestracji system
po
wykonaniu
sprawdzenia
powiadamia
o zaistniałym fakcie za pomocą odpowiedniego
komunikatu: W Rejestracji Internetowej znajdują
się terminy wymagające ingerencji operatora. Czy
chcesz je teraz przejrzeć?
Potwierdzenie wizyty
Użycie przycisku „Tak” (w oknie powiadomienia
o istniejących zgłoszeniach rejestracji) powoduje
wyświetlenie
okna
„Potwierdzenie
wizyt
Rejestracji Internetowej”.
Internetowej
wizyt
Rejestracji
Zostają w nim wyświetlone zgłoszenia rejestracji
wizyt, które oczekują na potwierdzenie. Osoba
obsługująca terminarz, przeglądając zgłoszenia
rejestracji, może dokonać potwierdzenia wizyty.
W tym celu w pierwszej kolumnie tabeli zaznacza
odpowiednią pozycję z listy
i używa przycisku
funkcyjnego „Zatwierdź”. Istnieje także możliwość
zaznaczenia i użycia funkcji dla kilku pozycji
jednocześnie. Zatwierdzenie pozycji powoduje
zmianę jej statusu w systemie KS-SOMED, jak i na
Indywidualnym Koncie Zdrowotnym Pacjenta.
Użytkownik modułu „Terminarz” nie musi
decydować o odrzuceniu lub przyjęciu zgłoszenia
w danym momencie, może wywołać okno
potwierdzania wizyt w dowolnym czasie działania
systemu i dokonać odpowiednich ustaleń.
Wywołanie okna jest możliwe za pośrednictwem
przycisku menu w module „Terminarz”. W tym Po
wyświetleniu opcji należy wybrać pozycje „Inne”
a następnie pozycję „Rejestracja Internetowa”
(dokładna ścieżka dostępu zobrazowana jest
poniżej).
Rys. Powiadomienie o istniejących zgłoszeniach
rejestracji
Osoba obsługująca terminarz ma możliwość
przejścia do okna potwierdzenia wizyt (przycisk
„Tak”) lub zamyka okno powiadomienia bez
dokonywania dodatkowych czynności (przycisk
„Nie”).
Rys. Ścieżka wywołania okna „Potwierdzenie
wizyt Rejestracji Internetowej”.
63
SYSTEM KS-SOMED
WAŻNE!
Ze względu na to, że rezerwacji terminu wizyty
można dokonać za pośrednictwem portalu
www.osoz.pl, jak i osobiście, zaleca się by
pracownik medyczny obsługujący terminarz
potwierdzał wizyty bezpośrednio po otrzymaniu
powiadomienia.
Usuwanie i Odrzucanie wizyt
W przypadku korzystania z automatycznego
sposobu potwierdzania wizyt świadczeniodawca
ma jedynie możliwość usunięcia zaplanowanej
wizyty.
Funkcja
wykorzystywana
będzie
w przypadkach, kiedy z różnego rodzaju przyczyn
wizyty uprzednio potwierdzone muszą zostać
odwołane np. w przypadku nagłej choroby lekarza.
Usunięcia wizyty Użytkownik dokonuje poprzez
zastosowanie lewego przycisku myszy na
określonej pozycji terminarza, a następnie używa
funkcji „Umów/Usuń wizytę”. Funkcja usuwania
wizyty
jest
stosowana
do
wszystkich
potwierdzonych rezerwacji.
Rys. Funkcja „Ustaw/Usuń wizytę”
W przypadku korzystania z półautomatycznego
i ręcznego
sposobu
potwierdzania
wizyt
Użytkownik może odrzucić rezerwacje „oczekujące
na potwierdzenie”. Dokonuje tej czynności w oknie
„Potwierdzania wizyt rejestracji Internetowej”
(ścieżka dostępu: Moduł „Terminarz” -> przycisk
menu -> Inne -> pozycja „Rejestracja
Internetowa”).
W tym celu w pierwszej kolumnie tabeli zaznacza
określoną pozycję
i używa przycisku
funkcyjnego „Odrzuć”.
Internetowej
wizyt
Rejestracji
Po dokonaniu tej czynności dana rezerwacja
zmienia status na „Odrzucona” w systemie
KS-SOMED oraz na Indywidualnym Koncie
Zdrowotnym.
Anulowanie wizyty przez pacjenta
Może także wystąpić sytuacja, kiedy pacjent
anuluje własną wizytę za pośrednictwem
Indywidualnego Konta Zdrowotnego. Skutek
anulowania wizyty może być dwojaki, w zależności
od wybranego sposobu obsługi Rejestracji on-line.
W przypadku automatycznej obsługi terminarzy,
wizyta anulowana przez pacjenta zostaje
automatycznie usunięta z terminarza pracy lekarza
i termin jest ponownie dostępny w ramach
Przy wykorzystaniu ręcznej obsługi zgłoszeń
w przypadku wizyty potwierdzonej w systemie
a następnie anulowanej przez pacjenta – zmienia
się status wizyty w systemie oraz na
Indywidualnym Koncie Zdrowotnym. Następnie
Użytkownikowi
sytemu
wyświetla
się
powiadomienie, że:
„W Rejestracji Internetowej znajdują się terminy
wymagające ingerencji operatora. Czy chcesz je
teraz przejrzeć?”
Po odebraniu powiadomienia lub w późniejszym
czasie Użytkownik dokonuje odrzucenia/usunięcia
wizyty o statusie „anulowana przez pacjenta na
portalu OSOZ”. Dopóki Użytkownik nie odrzuci
anulowanej wizyty termin będzie widoczny jako
zajęty.
W przypadku wizyty, która została zgłoszona lecz
użytkownik nie dokonał potwierdzenia w systemie,
zmienia się status ale użytkownik nie musi
potwierdzać odrzucenia ponieważ wizyta nigdy nie
była potwierdzona i widoczna na terminarzu.
Powiadomienie będzie się pojawiać, jeśli
Użytkownik
zaznaczył
opcje
„informuj
o zgłoszeniach oczekujących” (może tego dokonać
podczas pracy Kreatora konfiguracji lub ręcznie).
64
SYSTEM KS-SOMED
14.2.3. Obsługa wizyt pacjentów
korzystających z usługi Rejestracji
on-line
Z usługi Rejestracji on-line może korzystać każdy,
kto posiada Indywidualne Konto Zdrowotne na
portalu www.osoz.pl. Dlatego też z punktu
widzenia systemu KS-SOMED trzeba rozróżnić
sposoby obsługiwania różnego typu pacjentów,
a mianowicie:
1. Pacjentów, którzy posiadają kartoteki
w systemie KS-SOMED i przypisany do niej
numer karty OSOZ.
2. Pacjentów, którzy nie posiadają kartoteki
3. Pacjentów, którzy posiadają kartotekę
w systemie KS-SOMED bez przypisanej do
niej karty OSOZ.
Ad.1. W pierwszym przypadku rezerwacja wizyty
w systemie KS-SOMED przebiega w sposób
całkowicie zautomatyzowany. Podczas wysyłania
zapytania dotyczącego rejestracji wizyty do
systemu KS-SOMED zostaje przesłany numer karty
OSOZ pacjenta. Na podstawie numeru karty
program komunikacyjny odnajduje kartotekę
określonego pacjenta i tworzy zlecenie wizyty. Gdy
Użytkownik
ma
włączony
mechanizm
automatycznego potwierdzania wizyt, rezerwacja
terminu dla danego pacjenta, zostaje utworzona
na
podstawie
wysłanego
zapytania.
W takim przypadku moment rezerwacji wizyty
w systemie KS-SOMED jest uzależniony od
określenia
czasu
w
opcjach
programu
KSPL_ISOZ.exe
(opcja
–
„Częstotliwość
wprowadzania rezerwacji”).
Gdy Użytkownik korzysta z ręcznego mechanizm
potwierdzania wizyt, rejestracja terminu zostaje
odnotowana w terminarzu, gdy pracownik wykona
właściwą operacje (potwierdzi ręcznie).
Ad.2. W drugim przypadku, aby rezerwacja wizyt
w systemie KS-SOMED była możliwa program
KSPL_ISOZ.exe musi w pierwszej kolejności
utworzyć kartotekę dla danego pacjenta.
Kartoteka zostaje utworzona na podstawie
numeru karty OSOZ, który jest przesłany do
systemu KS-SOMED w czasie wysyłania zapytania
dotyczącego rezerwacji wizyty. Na kartotece
założonej w ten sposób widnieje numer karty
OSOZ, który identyfikuje danego pacjenta. Pola
„Imię” i „Nazwisko” na karcie pacjenta zostają
wypełnione jako „N”.
Po utworzeniu karty pacjenta, w zależności od
wyboru mechanizmu potwierdzania wizyt,
program KSPL_ISOZ.exe tworzy rezerwacje wizyty
(mechanizm automatyczny) lub pracownik
dokonuje potwierdzenia wizyty w sposób ręczny.
Przy wykorzystaniu automatycznego mechanizmu
potwierdzania
wizyt
Użytkownik
określa
częstotliwość tworzenia kont oraz częstotliwość
tworzenia rezerwacji wizyty. Od tych ustawień
zależy: co jaki czas program będzie zakładał
kartoteki, a po ich założeniu - co jaki czas będzie
wykonywał zadanie tworzenia rezerwacji.
W przypadku wykorzystania ręcznego mechanizmu
potwierdzania
wizyt
Użytkownik
określa
częstotliwość tworzenia kartotek, a następnie
pracownik ręcznie dokonuje potwierdzenia
rezerwacji. Czas dokonania tych operacji zależy od
ustawienia opcji oraz od czynnika ludzkiego.
Czas od momentu zgłoszenia rezerwacji za
pośrednictwem portalu www.osoz.pl do momentu
potwierdzenia wizyty (w systemie KS-SOMED)
zależy od ustawienia opcji w programie
KSPL_ISOZ.exe, a także - w drugim przypadku - od
czynnika ludzkiego.
Po przybyciu pacjenta na wizytę należy w trybie
poprawy wypełnić pola na karcie danymi
osobowymi. Karta pacjenta zostanie wyświetlona
po odczytaniu numeru karty OSOZ, z którą pacjent
przyjdzie do przychodni i na podstawie której
została wykonana rejestracja wizyty w trybie
on-line. Aby Karta pacjenta została wyświetlona,
odczytu numeru Użytkownik musi dokonać
w trybie przeglądania/wyboru listy pacjentów. Np.
Moduł „Kartoteki” -> kategoria menu „Pacjenci” ->
pozycja „Pacjenci”.
Rys. Lista pacjentów - pozycja anonimowego
pacjenta
Pacjent, który nie posiada założonej kartoteki
w danej przychodni może tylko raz wykonać
zapytanie o rezerwację wizyt u tego
świadczeniodawcy.
Ad.3. W trzecim przypadku program zachowuje się
tak jak w przypadku pacjentów, którzy nie
posiadają kartoteki w systemie KS-SOMED. Dzieje
się tak dlatego, że jedynym czynnikiem, po którym
65
SYSTEM KS-SOMED
można rozpoznać danego pacjenta jest numer
karty OSOZ. Jeśli do danej karty pacjenta nie został
przypisany numer karty OSOZ, program nie ma
możliwości skojarzenia danych i dopisania numeru
karty do kartoteki danego pacjenta. Założenie
karty dla pacjenta oraz potwierdzenie i czas
rezerwacji wizyty (automatycznie lub ręcznie)
wygląda analogicznie do sytuacji wcześniejszej.
Jeśli pacjent przychodząc na wizytę informuje, że
ma kartotekę w danej przychodni jednak numer
karty OSOZ nie został jeszcze do niej przypisany.
Wówczas w systemie KS-SOMED znajdują się dwie
kartoteki założone dla jednego pacjenta. Jedna
zawiera dane osobowe, a druga numer karty
OSOZ. W takim przypadku pracownik obsługujący
danego pacjenta powinien w pierwszej kolejności
usunąć rezerwacje wizyty, usunąć kartę pacjenta,
na której znajduje się numer karty OSOZ, dopisać
numer karty do kartoteki pacjenta z danymi
osobowymi oraz dokonać rezerwacji terminu
wizyty w sposób ręczny.
Przesyłanie danych z OSOZ do sytemu
KS-SOEMD wynosi maksymalnie 30 sekund. Jest to
czas, jaki upływa od momentu zgłoszenia
rezerwacji terminu wizyty poprzez portal
www.osoz.pl przy wykorzystaniu Indywidualnego
Konta Zdrowotnego, do momentu pojawienia się
zapytania w systemie KS-SOMED.
BRAK POŁĄCZENIA
W przypadku braku połączenia systemu
KS-SOMED z siecią Internet, komunikacja zostaje
przerwana i Rejestracja on-line jest nieaktywna.
W takiej sytuacji program KSPL_ISOZ.exe cyklicznie
co 30 minut wykonuje próbę ponownego
połączenia z OSOZ. Kiedy komunikacja zostanie
przywrócona usługa Rejestracji on-line staje się
aktywna.
15. REJESTRACJA CENTRALNA
15.1. Zarządzanie
Rejestracją
Centralną (Serwis Organizatora)
Centralna Rejestracja jest rozwinięciem
funkcjonalności
Rejestracji
on-line
przewidzianej
dla
Świadczeniodawców
podłączonych do OSOZ. Centralna Rejestracja
ma za zadanie obsługę pacjentów, którzy chcą
umówić się na wizytę u wybranego
Świadczeniodawcy należącego do grupy
podmiotów obsługiwanych przez Organizatora
Centralnej
Rejestracji.
Organizatorem
Centralnej rejestracji może być np. właściciel
sieci placówek.
Zarządzanie Centralną Rejestracją (Call Center)
dostępne jest z poziomu Serwisu Organizatora
Programów Organizatora OSOZ (dostępnych
https://www.osoz.pl/osoz-plj).
Dane dostępowe Organizator otrzymuje od
firmy KAMSOFT.
Wszystkie funkcje Centralnej Rejestracji
w serwisie zostały zgrupowane w dwóch
głównych zakładkach dostępnych po lewej
stronie menu:
Grupy – zakładka służy do konfigurowania
i obsługi grup przychodni, które mają
uruchomioną funkcjonalność Rejestracji
on-line i będą działać w ramach określonej
grupy Świadczeniodawców.
Call Center – zakładka daje możliwość
wyszukiwania
Świadczeniodawców
oferujących dane usługi w ramach grup
zdefiniowanych
przez
Organizatora
i umawianie pacjentów posiadających kartę
OSOZ
na
wizyty
u
wybranych
Świadczeniodawców.
Rys. Serwis Organizatora
15.1.1. Zakładka Grupy
Zakładka „Grupy” udostępnia funkcje służące do
utworzenia zdefiniowanych przez Operatora
grup podmiotów i dodawanie do nich
określonych
Grupy
stanowią zbiór Świadczeniodawców, którym
przypisuje się usługi i operatorów Call Center.
Funkcje znajdujące się w
podzielona na dwie grupy:
Lista,
Operatorzy.
zakładce
zostały
66
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Zakładka „Grupy” – Serwis Organizatora
Grupa funkcji Lista
Lista zawiera informacje na temat grup
świadczeniodawców wraz z przypisanymi do nich
podmiotami
oraz
usługami,
które
są
wykonywane w ramach tych grup.
Rys. Lista grup Świadczeniodawców
W celu utworzenia grupy Świadczeniodawców
należy użyć przycisku „Dodaj” znajdującego się
poniżej tabeli. Wówczas zostaje wyświetlony
formularz dodawania nowej grupy.
Rys. Formularz grupy
w trybie przeglądu
Świadczeniodawców
Edycja - dostępna za pośrednictwem
ikony
, powoduje wyświetlenie
formularza, który umożliwia poprawę
informacji
opisujących
grupę
świadczeniodawców
(formularz
widoczny powyżej).;
Usługi – dostępna za pośrednictwem
ikony
, wyświetla listę wszystkich
usług
zdefiniowanych
w ramach
wybranej grupy świadczeniodawców.
Przyporządkowanie danej usługi do
wybranej grupy podmiotów oznacza
możliwość wykonywania jej przez
wszystkich
świadczeniodawców
należących do grupy;
Rys.
Lista
usług
Świadczeniodawców
wybranej
grupy
Podmioty - dostępna za pośrednictwem
Rys.
Formularz
Świadczeniodawców
dodawania
grupy
Organizator wprowadza nazwę grupy oraz
zamieszcza jej opis. Wprowadzone dane należy
zaakceptować za pomocą przycisku „Dodaj”.
Utworzona grupa zostanie dodana do listy grup
świadczeniodawców.
W poszczególnych kolumnach tabeli znajdują się
ikony, których użycie powoduje wywołanie
poszczególnych funkcji: Do dyspozycji operatora
dostępne są następujące funkcje:
ikony
, wyświetla tabelę z listą
podmiotów w ramach wybranej grupy
Podczas
pierwszego
uruchomienia
lista
podmiotów
jest
pusta,
co
sygnalizowane jest informacją „Brak
danych”. W celu dodania nowego
podmiotu należy użyć przycisku
„Dodaj”.
Przegląd – dostępna za pośrednictwem
odpowiedniej ikony
, powoduje
wyświetlenie formularza z danymi danej
grupy
67
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Lista podmiotów należących do wybranej
grupy Świadczeniodawców
Użycie
przycisku
wyświetlenie
„Świadczeniodawcy”.
powoduje
okna
Rys. Lista Świadczeniodawców
Rys. Wybór Świadczeniodawców do grupy
W dolnej części okna znajduje się
mechanizm pozwalający wyszukać
określonego Świadczeniodawcę według
odpowiedniego kryterium. Podmiot
zostanie
wyszukany
wg
jego
identyfikatora,
gdy
zostanie
wprowadzony 6-cyfrowy numer (tzw.
ID KAMSOFT). W przypadku wpisania
ciągu znaków w pole „Szukaj” zostaną
wyświetlone wszystkie miejscowości
zawierające wprowadzony ciąg znaków
w formie listy.
Organizator może dodać interesujące go
podmioty do listy za pomocą przycisku
„Dodaj” umieszczonego w ostatniej
kolumnie tabeli. Po zastosowaniu tej
funkcji wybrany podmiot zostaje dodany
do listy.
Rys. Lista podmiotów należących do wybranej
grupy Świadczeniodawców
Po dodaniu Świadczeniodawcy do listy,
Organizator ma możliwość usunięcia
pozycji
za
pomocą
przycisku
umieszczonego w ostatniej kolumnie
tabeli.
Operatorzy
Rys. Wyszukiwanie podmiotów
Wybór określonej miejscowości z listy
(za pomocą lewego przycisku myszy lub
kursora i przycisku „Enter” na klawiaturze
komputera) spowoduje wyświetlenie
wszystkich Świadczeniodawców z danego
obszaru. Jeśli miejscowość nie zostanie
znaleziona poszukiwana fraza zostanie
zinterpretowana, jako początek nazwy
szukanego podmiotu.
-
dostępna
za
pośrednictwem ikony
; Organizator
ma możliwość przypisania do wybranej
grupy
świadczeniodawców
tzw.
operatorów Call Center czyli osób, które
mogą obsługiwać wybraną grupę
podmiotów w ramach przypisanych do
nich usług. Zakres uprawnień danego
operatora w ramach grup został
umieszczony
w
opisie
zakładki
„Operatorzy”.
Rys.
Lista
operatorów
Świadczeniodawców
wybrane
grupy
Lista operatorów przy pierwszym
uruchomienia jest pusta. W celu
dodania
operatora należy
użyć
przycisku „Dodaj”. Wówczas zostanie
wyświetlona lista Operatorów. Podczas
przypisywania wybranej osoby po raz
68
SYSTEM KS-SOMED
pierwszy do listy operatorów mających
działać
w
ramach
grupy
świadczeniodawców wyświetlany jest
tylko i wyłącznie Administrator Grup
Organizatora
ustanowiony
przy
procesie tworzenia licencji na Centralną
Rejestrację.
Rys. Lista operatorów Call Center
Przypisanie
Administratora
Grup
Operatorów
do
listy
operatorów
w
ramach
danej
grupy
Świadczeniodawców następuje po użyciu
ikony
w ostatniej kolumnie tabeli.
Definiowanie operatorów, którzy mają
być dostępni w ramach listy zostało
umieszczone
w
opisie
zakładki
„Operatorzy”.
Usuń - ikona, której użycie spowoduje
usunięcie
danej
grupy
Świadczeniodawców z listy.
Grupa funkcja Operatorzy
Grupa funkcji udostępnia funkcje służące do
definiowania
operatorów,
których
można
następnie przypisać do wybranej grupy
świadczeniodawców tzw. operatorów Call Center.
Osoby te będą mogą obsługiwać wybraną grupę
podmiotów w ramach przypisanych do nich usług.
Po wejściu zostaje wyświetlona obecnie
obowiązująca lista Operatorów Call Center.
S – kolumna zawiera ikonę
, której
użycie spowoduje przejście do formularza
z danymi operatora (formularz zostanie
opisany przy dodawaniu operatora);
E – kolumna zawiera ikonę
, której
użycie spowoduje przejście do formularza
z danymi operatora, które mogą podlegać
edycji (formularz zostanie opisany przy
dodawaniu operatora);
UWAGA!
W trybie edycji nie można edytować
loginu użytkownika.
Edycja
zostanie
zaakceptowana
w momencie
podania
hasła
edytowanego użytkownika oraz po
użyciu przycisku ZAPISZ.
U – kolumna zawiera ikonę
użycie spowoduje usunięcie
Operatora z listy operatorów.
, której
danego
UWAGA!
Nie
można
usunąć
ostatniego
Administratora
Grup
Organizatora.
W systemie musi pozostać przynajmniej
jeden Operator o uprawnieniach
administracyjnych
–
przy
próbie
usunięcia wyświetlana jest odpowiednia
informacja.
Rys. Komunikat informacyjny
W celu utworzenia nowego Operatora
Call Center należy użyć przycisku „Dodaj”
umieszczonego poniżej listy operatorów
Call Center.
Rys. Lista operatorów
Tabela z listą operatorów
następujące informacje:
Imię operatora;
Nazwisko operatora;
Login;
zawiera
m.in.
Rys. Lista operatorów Call Center
69
SYSTEM KS-SOMED
Wówczas zostaje wyświetlony formularz
dodawania operatora, który należy
wypełnić
poprzez
wprowadzenie
odpowiednich danych.
Następnie należy dokonać konfiguracji grup
i uprawnień, do których operator będzie miał
dostęp.
Konfiguracji może dokonać w odpowiednich
oknach,
które
zostają
wyświetlone
po
zastosowaniu ikon umieszczonych na formularzu:
Konfiguracja grup,
Konfiguracja uprawnień.
Konfiguracja grup – poprzez użycie ikony
następuje przejście do formularza grup operatora.
Rys. Dane operatora
W celu dodania nowego operatora należy
uzupełnić następujące dane:
login operatora (pole obowiązkowe);
hasło operatora dwukrotnie (pole
obowiązkowe);
UWAGA!
Hasło powinno składać się z minimum 8 znaków,
zawierać duże oraz małe litery, cyfry lub znaki
specjalne. W przypadku próby wprowadzenia
hasła niezgodnego z zasadami bezpieczeństwa
zostanie wyświetlona stosowna informacja.
imię operatora (pole nieobowiązkowe);
nazwisko
operatora
(pole
nieobowiązkowe);
miejscowość – dla pola miejscowość
przygotowano podpowiedź w postaci listy
miejscowości,
która
pojawia
się
w momencie wpisywania kolejnych liter
miejscowości (pole nieobowiązkowe);
Ulicę (pole nieobowiązkowe);
Nr domu ((pole nieobowiązkowe);
Nr mieszkania (pole nieobowiązkowe);
Telefon (pole nieobowiązkowe);
PESEL (pole nieobowiązkowe);
NIP (pole nieobowiązkowe).
Rys. Konfiguracja grup operatora
Organizator ma możliwość włączenia operatorowi
Call
Center
aktywności
danej
grupy
Świadczeniodawców, polegającej na możliwości
obsługi wybranej grupy podmiotów w ramach
przypisanych do nich usług. W celu nadania
uprawnień do wybranej grupy należy zaznaczyć
checkbox w kolumnie „Aktywność”, a następnie
potwierdzić wybór przyciskiem „OK”.
Konfiguracja uprawnień - użycie ikony
spowoduje przejście do formularza uprawnień.
70
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Konfiguracja uprawnień operatora
Rys. Dane operatora Call Center
Organizator ma możliwość włączenia operatorowi
Call Center aktywności:
danej grupy świadczeniodawców, która
polega na możliwości tworzenia, edytowania
oraz usuwania grupy podmiotów w ramach
przypisanych do nich usług,
praw administratora grup organizatora
pozwalających
na
tworzenie,
edycję
i usuwanie operatorów call center.
Zaznaczając
odpowiednie
pola
checkbox
w kolumnie „Aktywność” należy zatwierdzić swój
wybór klawiszem „OK”.
Całość
wprowadzonych
danych
należy
zaakceptować za pomocą przycisku „Dodaj”. Po tej
czynności nowy Użytkownik zostaje dodany do
grupy operatorów, a jego dane zostaną
umieszczone na liście operatorów Call Center.
Każdy zdefiniowany operator Call Center będzie
mógł być następnie dodany do listy operatorów
określonej
grupy
świadczeniodawców.
Przyporządkowany operator Call Center będzie
mógł obsługiwać wybraną grupę podmiotów
w ramach przypisanych do nich usług.
Dodatkowo istnieje możliwość dołączenia zdjęcia
operatora. Dodanie zdjęcia odbywa się za pomocą
przycisku
„Przeglądaj…”.
Należy
odszukać
i wskazać zdjęcie a następnie dokonać zapisu
(wczytania).
15.1.2. Zakładka Call Center
Zakładka
daje
możliwość
wyszukiwania
Świadczeniodawców oferujących dane usługi
w ramach grup zdefiniowanych przez Organizatora
i umawianie pacjentów posiadających kartę OSOZ
na wizyty u wybranych Świadczeniodawców.
Zakładka „Call Center” obejmuje grupy funkcji
„Zarządzanie” oraz „Obsługa” (dostępne z menu
po prawej stronie).
Rys. Zakładka Call Center
71
SYSTEM KS-SOMED
Grupa funkcji Zarządzanie
Grupa funkcji „Zarządzanie” zawiera funkcje
pozwalające
na
ustawienia
parametrów
aktywności usługi Call Center, integracji
z systemem IVR oraz podłączaniu grup
Świadczeniodawców do Call Center.
Rys. Ustawienia parametrów usługi
Organizator zostanie poproszony o potwierdzenie
swojej decyzji za pomocą przycisku „OK” w oknie,
które zostanie wyświetlone.
Rys. Zarządzanie Call Center
Po wejściu do grupy funkcji w górnej części witryny
znajduje się okno „Ustawienia”.
Rys. Potwierdzenie podłączenia do usługi
Poniżej parametrów znajdujących się w oknie
„Ustawienia” została zamieszczona tabela,
w której Organizator ma możliwość wyboru grupy
Rys. Ustawienia parametrów usługi
Prezentuje następujące dane:
Nazwa;
Maksymalna liczba operatorów –
maksymalna liczba pracowników Call
Center określona jest w licencji;
Maksymalna
liczna
podmiotów
Organizator może definiować grupy
podmiotów
o maksymalnej
liczbie
określonej w licencji;
Data końca aktywności usługi.
Integracja z IVR – (ang. Interactive Voice
Response) integracja z systemem
umożliwiającym interaktywną obsługę
osoby dzwoniącej – aktywność określona
w licencji;
Stan – określa aktualny stan usługi
włączony/wyłączony (początkowo usługa
posiada stan wyłączony);
W celu włączenia usługi Call Center
należy
użyć
przycisku
„Włącz”
dostępnego w oknie „Ustawienia”
zgodnie z rysunkiem.
Rys. Tabela grup podłączonych do Call Center
Dzięki temu będzie mógł dokonywać podłączenia
określonych podmiotów w ramach danej usługi.
W celu podłączenia grupy Świadczeniodawców
Call Center należy użyć przycisku „Podłącz”
dostępnego w dolnej części tabeli.
Po użyciu przycisku zostanie wyświetlone okno
„Lista grup”, z którego Organizator wybiera grupy
Świadczeniodawców, które zostaną zaproszone do
współpracy.
72
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Lista grup Świadczeniodawców
W celu dodania danej grupy należy użyć przycisku
„Dodaj” umieszczonego w ostatniej kolumnie
tabeli zawierającej listę grup.
Po wybraniu danej grupy Świadczeniodawców
poniżej tabeli zostaje wyświetlona lista wszystkich
podmiotów wchodzących w jej skład (uprzednio
zdefiniowanej w zakładce „Grupy”.
Rys. Grupy
Call Center
i
podmioty
podłączone
do
Każdy z podmiotów podłączonych do Call Center
początkowo przyjmuje status „Oczekujący”. Status
ten będzie utrzymywał się do momentu akceptacji
bądź rezygnacji z uczestnictwa w Centralnej
Rejestracji przez dany podmiot. Zmiana statusu
możliwa jest z poziomu Serwisu Świadczeniodawcy
dostępnej za pośrednictwem portalu www.osoz.pl
(opis znajduje się w punkcie 15.2).
Placówka
medyczna
dodana
do
grupy
świadczeniodawców i podłączona do Call Center,
będzie mogła obsługiwać pacjentów po uprzednim
wyrażeniu na to zgody. Akceptacji udziału
w usłudze Centralnej Rejestracji dokonuje za
pośrednictwem
Serwisu
Świadczeniodawcy.
Podłączenie grupy świadczeniodawców do Call
Center powoduje, że wszystkie podmioty
przynależące do grupy otrzymują status
oczekujący i na ich konto w serwisach
Świadczeniodawców zostaje wysłane odpowiednie
powiadomienie z możliwością akceptacji bądź
rezygnacji z uczestnictwa w Call Center.
Po zalogowaniu do Serwisu Świadczeniodawcy
funkcje związane z Rejestracją Centralną znajdują
się po wejściu do odpowiedniej zakładki w menu
po lewej stronie.
Rys. Zakładka Rejestracja Centralna
Po wejściu do zakładki wyświetlona zostaje lista
organizatorów Centralnej Rejestracji, którzy
przyporządkowali danego Świadczeniodawcę do
określonej grupy, a następnie podłączyli tę grupę
do usługi Call Center. Po dokonaniu tej operacji
pozycja pojawia się na liście i otrzymuje status
„Oczekujący”.
Rys. Zarządzanie Call Center
W przypadku braku chęci uczestnictwa w Call
Center,
wyrażonej
poprzez
Serwis
Świadczeniodawcy, podmiot przyjmuje status
„Rezygnacja”. W takim przypadku Organizator ma
możliwość skorzystania z funkcji przywracającej
status „Oczekujący” (kolumna „Akcja” przycisk
funkcyjny „Przywróć”), co spowoduje ponowienie
możliwości aktywacji bądź rezygnacji z usługi.
Rys. Lista ośrodków Call Center
W odniesieniu do takich pozycji Świadczeniodawca
ma możliwość akceptacji bądź rezygnacji
korzystania z tej usługi. Aby tego dokonać należy
wejść w szczegóły ośrodka Call Center wybranego
Organizatora i użyć odpowiedniego przycisku
funkcyjnego.
Grupa funkcji Obsługa
Zakładka służy do obsługi pacjentów w ramach
Rejestracji Centralnej. Proces obsługi został
opisany w osobnym punkcie 15.3
15.2. Rejestracja
Centralna w Serwisie
Świadczeniodawcy
Rys. Szczegóły ośrodka Call Center
73
SYSTEM KS-SOMED
Po wejściu do szczegółowych informacji
dotyczących
wybranej
pozycji
z
listy,
Świadczeniodawca ma możliwość przeglądu:
pełnej
nazwy
ośrodka
Centralnej
Rejestracji
danych
teleadresowych
ośrodka
Centralnej Rejestracji
daty przystąpienia oraz wystąpienia
z udziału w Centralnej Rejestracji u danego
Organizatora
aktualny status uczestnictwa.
W celu zmiany statusu należy użyć jednego
z przycisków funkcyjnych:
„Akceptuj” - użycie przycisku powoduje
zmianę statusu na „Aktywny” i możliwość
obsługi pacjentów w zakresie Centralnej
Rejestracji. Informacja o dokonaniu
akceptacji zostanie również wysłana do
organizatora i status pozycji w serwisie
organizatora także zmieni się na
„Aktywny”. Po dokonaniu akceptacji
świadczeniodawca będzie mógł aktywnie
korzystać z uczestnictwa w usłudze
Centralnej
Rejestracji.
Po
wejściu
w szczegółowe informacje dotyczące
ośrodka będzie dostępny wyłącznie
przycisk „Zrezygnuj”
„Zrezygnuj” - Użycie przycisku powoduje
zmianę statusu na „Rezygnacja” oraz brak
możliwości obsługi pacjentów w zakresie
Centralnej
Rejestracji.
Informacja
o rezygnacji zostanie również wysłana do
Organizatora i status pozycji w serwisie
organizatora także zostanie zmieniony.
Dodatkowo organizator będzie miał
możliwość wysłania ponownego zapytania
o uczestnictwo w usłudze (użycie przycisku
„Przywróć”). Jeśli tego dokona status
ponownie zmieni się na stan „Oczekujący”
i Świadczeniodawca
będzie
mógł
ponownie podjąć decyzje odnośnie
uczestnictwa w usłudze.
15.3. Obsługa Pacjenta w zakładce
Call Center (Serwis Organizatora)
Osoba zarządzająca Centralną Rejestracją za
pośrednictwem Serwisu Organizatora ma
możliwość obsługi pacjenta poprzez funkcję
„Obsługa”. Jest ona dostępna z poziomu zakładki
„Call Center” (menu po prawej stronie).
Rys. Zakładka Call Center – Serwis Organizatora
Obsługa pacjenta polega na możliwości
rejestracji
terminu
wizyty
pacjentów
posiadających kartę OSOZ u wybranych
Świadczeniodawców w ramach podmiotów
świadczących określone usługi.
Po wybraniu funkcji wyświetlona zostaje tabela
wszystkich
grup
Świadczeniodawców
podłączonych do Call Center i aktywnych dla
zalogowanego Organizatora. Użytkownik ma
możliwość rozwinięcia grupy za pomocą
odpowiedniej ikony „ ”.
Rys. Obsługa Call Center
Wówczas zostaje wyświetlona pełna lista grup
Świadczeniodawców,
do
których
obsługi
Organizator posiada uprawnienia.
Rys. Grupy Świadczeniodawców
Organizator ma możliwość zaznaczenia grup
Świadczeniodawców, w ramach, których ma
nastąpić wyszukiwanie podmiotów. Wyboru
dokonuje się poprzez zaznaczenie checkboxa
dostępnego
przy
każdej
grupie
Świadczeniodawców, a następnie użyciu przycisku
„Zapamiętaj”. W przypadku braku zaznaczenia
jakiejkolwiek z grup wyszukiwanie domyślnie
odbywać się będzie w ramach każdej z grup
dostępnych dla Organizatora.
74
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Grupy Świadczeniodawców
Poniżej
listy
zawierającej
grupy
Świadczeniodawców znajduje się formularz do
obsługi pacjenta w ramach zaznaczonych grup.
W pole „Nr Karty” należy wprowadzić numer karty
OSOZ
pacjenta,
któremu
ma
nastąpić
zarezerwowanie wizyty w ramach usługi.
Naciśnięcie przycisku „Podłącz” (znajdującego się
obok pola z numerem karty OSOZ) spowoduje
weryfikację wprowadzonego numeru karty. Jeżeli
karta istnieje oraz jest aktywna i przypisana do
konta zdrowotnego, wtedy Organizator zostaje
połączony ze wskazanym pacjentem.
adresie podmiotu,
nazwie podmiotu,
imieniu i nazwisku lekarza,
specjalności lekarza,
opisie lekarza,
typie komórki organizacyjnej (gabinetu),
nazwie usługi (gabinetu),
opisie usługi (gabinetu).
Istnieje możliwość wpisania w pole kilku
warunków
wyszukiwanie
jednocześnie.
Z zastrzeżeniem. że muszą być one rozdzielone
znakiem "," (przecinek).
W przypadku, gdy pacjent kiedykolwiek wcześniej
korzystał z usług oferowanych przez podmiot
w ramach grupy świadczeniodawców, domyślnie
zostanie on wyświetlony bez konieczności jego
wyszukiwania.
Przy każdej z placówek korzystających z Centralnej
Rejestracji zostają wyświetlone oferowane przez
daną placówkę zasoby.
Rys. Proces obsługi pacjenta
Wówczas przycisk ten zmienia się na „Odłącz”,
a wszystkie operacje wykonywane są na
Indywidualnym Koncie Pacjenta, do którego należy
dana karta OSOZ.
Jeżeli nie znaleziono pacjenta dysponującego
wprowadzonym
numerem
karty
zostanie
wyświetlony odpowiedni komunikat precyzujący
przyczyny, dla których nie można się podłączyć –
np. karta nieaktywna.
W celu odszukania Świadczeniodawcy, do którego
Organizator chce zarejestrować podłączonego
pacjenta może skorzystać z dostępnego
mechanizmu wyszukiwania podmiotów (przycisk
„Szukaj”). Po użyciu przycisku „Szukaj” (bez
wprowadzania danych) zostaje wyświetlona lista
wszystkich podmiotów w ramach wybranych grup
świadczeniodawców oferujących usługę Centralnej
Rejestracji.
Rys. Wyszukiwanie placówki
W celu ograniczenia ilości pozycji na wyświetlonej
liście przychodni można skorzystać z pola
„Wyszukaj”.
Wyszukiwanie
określonych
podmiotów możliwe jest po następujących
elementach:
miejscowości,
Rys. Zasoby przychodni
Dodatkowo po użyciu przycisku „Przeszukaj” (przy
danej placówce) następuje przejście do jej
zasobów i informacji, czy w danym momencie
przychodnia pracuje (on-line).
Status „Pracuje” jest warunkiem koniecznym do
dokonania rejestracji pacjenta w ramach zasobów
przychodni.
Wśród informacji dotyczących przychodni znajduje
się mechanizm wyszukiwania zasobów przychodni.
Po wprowadzeniu odpowiedniego ciągu znaków
w pole „Przeszukaj zasoby przychodni”
i zastosowaniu przycisku „Przeszukaj” można
zawęzić
zakres
wyświetlanych
informacji.
Domyślnie wyświetlane są wszystkie zasoby
przychodni.
UWAGA!
Należy pamiętać, że dostępność zasobów danej
przychodni zależy od konfiguracji rejestracji
75
SYSTEM KS-SOMED
on-line w
medycznej.
systemie
konkretnej
placówki
Do rejestracji danego pacjenta można przystąpić
po zastosowaniu przycisku „Rejestruj” przy danym
zasobie przychodni (niezależnie od miejsca,
w którym Organizator się znajduje).
Gdy termin jest dostępny, operator ma możliwość
dokonania rezerwacji. Wybór terminu następuje
po zastosowaniu lewego przycisku myszy na
wybranym polu terminarza.
Po jego użyciu zostaje wyświetlony formularz
rejestracji terminu.
Rys. Formularz rejestracji terminu
Po
użyciu
przycisku
„Rejestruj”
zostaje
wyświetlony terminarz pracy lekarza/gabinetu,
gdzie terminy rejestracji prowadzone przez
lekarza/gabinet zaznaczone są odpowiednim
kolorem (kolor uzależniony jest od rodzaju usługi
świadczonej w ramach podmiotu). Powyżej
terminarza znajduje się mechanizm wyszukiwania,
który po wprowadzeniu określonych warunków
umożliwia wyświetlanie terminarza według
zakresu godzin i dat.
Dodatkowo Organizator może skorzystać z pola
checbox „pierwszy wolny termin”, a następnie
użyć przycisku „Sprawdź termin”, co spowoduje
odszukanie pierwszego wolnego terminu pracy
lekarza/gabinetu.
Na formularzu rejestracji pacjenta Organizator ma
możliwość określenia typu wizyty (bezpośrednia
wizyta w poradni lub konsultacja on-line) oraz
umieszczenia krótkiej informacji dla lekarza. Po
wprowadzeniu danych Organizator używa
przycisku „Rejestracja”, co spowoduje wywołanie
procesu rezerwacje terminu.
Zarezerwowane
terminy
oznaczone
są
odpowiednim kolorem (zgodnie z legendą) na
terminarzu i są niedostępne dla innych pacjentów.
Rys. Terminarz przychodni
Rys. Wyszukiwanie wolnych terminów
Operator wybiera dany termin poprzez ustawienie
się kursorem na odpowiednim polu. Po ustawieniu
się na danej pozycji zostaje wyświetlona
szczegółowa informacja dotycząca wybranego
terminu.
System automatycznie zapamiętuje wybór
wszystkich lekarzy, do których pacjent rejestrował
się za pomocą Call Center. Lekarze pacjenta
zostają dodani do grupy „Lekarze pacjenta” i są
dostępni
podczas
obsługi
pacjenta
bez
dokonywania wyszukiwania.
Po zakończeniu procesu obsługi pacjenta należy
odłączyć numer Karty OSOZ z systemu. Operacji tej
można dokonać za pomocą przycisku „Odłącz”
znajdującego się przy numerze karty.
Rys. Proces obsługi pacjenta
Rys. Terminarz przychodni
76
SYSTEM KS-SOMED
15.4. Obsługa Pacjenta w systemie
KS-SOMED
W systemie KS-SOMED obsługa pacjenta z zakresie
Rejestracji Centralnej dokonywana jest poprzez
pracownika medycznego tzw. operatora Call
Center, zdefiniowanego w Serwisie Programy
Organizatora (zakładka Grupy).
Aby pracownik medyczny przychodni mógł
obsłużyć danego pacjenta za pośrednictwem
systemu KS-SOMED musi mieć uzupełnione
odpowiednie informacje na kartotece w systemie
medycznym (login i hasło operatora centralnej
rejestracji).
Te dane zostały uprzednio zdefiniowane przez
Organizatora Rejestracji Centralnej w czasie
dodawania operatora w serwisie Programów
Organizatora.
Wymagane dane należy wprowadzić na karcie
pracownika podmiotu gospodarczego. W tym celu
należy z głównego poziomu aplikacji wejść do
modułu „Kartoteki”.
Rys. Lista pracowników
Na karcie pracownika podmiotu gospodarczego,
która zostanie wyświetlona należy przejść do
zakładki OSOZ i uzupełnić pola:
login operatora centralnej rejestracji,
hasło operatora centralnej rejestracji.
w trybie edycji
Rys. Główne menu systemu
Następnie należy wybrać pozycje menu „Org.
wewnętrzna” wybrać pozycje „Pracownicy”.
Dane te zostały ustalone w Serwisie Organizatora.
Po uzupełnieniu danych, pracownik może obsłużyć
pacjenta
w ramach
centralnej
rejestracji
Obsługa pacjenta w zakresie Rejestracji Centralnej
po stronie systemu KS-SOMED jest możliwa
z poziomu okna „Wybieranie pacjenta”.
Rys. Główne menu modułu „Kartoteki”
Następnie z listy dostępnych pracowników należy
wybrać pracownika, który ma być operatorem
centralnej rejestracji i przejść do jego kartoteki
w trybie edycji (przycisk „Popraw”).
77
SYSTEM KS-SOMED
Aby obsłużyć pacjenta za pośrednictwem systemu
należy
w
pierwszej
kolejności
wskazać
odpowiedniego pacjenta na liście (ustawić się na
danym pacjencie) oraz użyć przycisku „Dodatki”.
Obsługa pacjenta za pośrednictwem systemu jest
analogiczna
do
obsługi
pacjenta
przez
Organizatora w zakładce Call Center w Serwisie
Organizatora. Po użyciu przycisku funkcyjnego
„Rej.centr.” następuje przekierowanie do tej
funkcjonalności w Serwisie.
16. USŁUGA SMS
Po ukazaniu się przycisków funkcyjnych po prawej
stronie okna należy użyć przycisku „Rej.centr.”.
Powiadomienia SMS to usługa mająca na celu
sprawne zarządzanie kontaktami z pacjentem.
Aktywacja
usługi
umożliwia
lekarzom
i przychodniom współpracującym w ramach
systemu OSOZ wysyłanie informacji zdrowotnych
za pośrednictwem wiadomości SMS na telefon
komórkowy pacjenta wprost z systemu
medycznego. Za pośrednictwem wiadomości SMS
można dostarczać swoim pacjentom wiele
informacji związanych ze zdrowiem, jak również
działalnością gabinetu czy przychodni.
Przychodnia nabywając punkty kredytowe, które
następnie przeliczane są na SMS-y, ma możliwość
łatwego i szybkiego zlecenia wysyłki do wskazanej
grupy pacjentów.
16.1. Aktywacja usługi na portalu
www.osoz.pl
Rys. Obsługa pacjenta w zakresie Centralnej
Rejestracji
Każdy Świadczeniodawca posiadający ważną
umowę o współpracy w ramach Ogólnopolskiego
Systemu Ochrony Zdrowia ma możliwość aktywacji
funkcjonalności związanej z powiadomieniami SMS
(w przypadku braku umowy należy skonsultować
się z firmą KAMSOFT celem jej podpisania).
Aktywacji usługi SMS Użytkownik może dokonać
z poziomu Serwisu Świadczeniodawcy. Po
prawidłowym
zalogowaniu
funkcjonalność
związana z usługą dostępna jest z menu po lewej
stronie witryny (zakładka „Wiadomości SMS”)
Zostanie rozpoczęty proces logowania do serwera
OSOZ. Po zalogowaniu zostanie wyświetlone okno
„Obsługa Call Center”.
Rys. Wiadomości sms
W celu włączenia możliwości wiadomości SMS do
w swoich klientów należy zastosować przycisk
„Wysyłanie – konfiguracja”.
Rys. Okno obsługi Call Center
UWAGA !
Usługi powiadomień SMS świadczone są na
podstawie regulaminu i umowy o współpracy
w ramach Ogólnopolskiego Systemu Ochrony
78
SYSTEM KS-SOMED
Zdrowia, dlatego podpisanie takiej umowy jest
niezbędne do aktywacji konta. Jeśli Użytkownik
takowej umowy nie posiada po zastosowaniu
przycisku pojawi się odpowiednia informacja.
Podczas etapu zakładania konta SMS istnieje także
możliwość zaznaczenia opcji „Powiadamiaj” lub
„Nie powiadamiaj” o kończących się środkach na
koncie. Zaznaczenie tej opcji powoduje, że
Użytkownik będzie powiadamiany za pomocą
wiadomości SMS o wyczerpującym się limicie
środków na koncie.
Zatwierdzenie wprowadzonych danych powoduje
założenie konta i wyświetlenie okna logowania.
Rys. Powiadomienie o braku wymaganej umowy
W celu podpisania stosownej umowy należy
skonsultować się z konsultantem działu OSOZ.
Gdy umowa jest podpisana użytkownik przechodzi
do etapu aktywacji konta SMS.
Rys. Aktywacja konta SMS
Etap
ten
wymaga
wprowadzenia
hasła
dostępowego i numeru telefonu osoby, która
będzie zarządzać kontem SMS. Wprowadzenie
hasła jest wymagane ze względów bezpieczeństwa
Użytkownika.
W celu lepszego zabezpieczenia przed złamaniem
hasła Użytkownik w czasie jego ustalania musi
kierować się odpowiednimi zasadami. Aby hasło
było trudne do złamania, powinno składać się z
minimum 8 znaków, a w tym małych i dużych liter
oraz cyfr lub znaków specjalnych (takich jak '@', '-'
czy '_').
Jeśli hasło nie spełnia wszystkich wymogów
zostaje wyświetlona odpowiednia informacja
dotycząca ustalania hasła.
Rys. Wymogi dotyczące hasła
Rys. Logowanie na konto SMS
Po założeniu konta SMS przy każdorazowym
wybraniu usługi zostaje wyświetlone okno
logowania, w które należy wprowadzić ustalone
uprzednio hasło i użyć przycisku „OK”.
Dla Użytkowników niepamiętających hasła
możliwa jest do wywołania funkcja generowania
nowego hasła. Aby ją uruchomić należy skorzystać
z przycisku „Odzyskaj hasło”. Należy jednak
pamiętać, iż funkcja jest dostępna tylko wtedy,
kiedy Użytkownik posiada na koncie odpowiednią
ilość kredytów umożliwiającą wysłanie SMS-a.
Użycie funkcji odzyskiwania hasła uruchamia
proces generowania nowego hasła, a następnie
wysłanie go na wcześniej zdefiniowany numer
telefonu komórkowego.
Po poprawnie przeprowadzonej autoryzacji
Użytkownik ma możliwość przeglądania ogólnych
informacji dotyczących konta, historii i statusu
wysłanych SMS-ów jak również może skorzystać
z opcji doładowania konta. Cała ta funkcjonalność
została rozdzielona na trzy odrębne zakładki.
16.1.1. Konto SMS - Zakładka Informacje
Zakładka jest aktywna po zalogowaniu na konto
SMS. Znajdują się tutaj informacje prezentujące
stan usługi oraz opcje konta SMS.
Numer telefonu także musi być wprowadzony
w odpowiedniej formie (+48 i 9-cyfrowy numer
tel.).
W przeciwnym wypadku system poinformuje
Użytkownika
o
złym
formacie
poprzez
wyświetlenie odpowiedniego komunikatu.
Rys. Powiadomienie o złym formacie numeru
79
SYSTEM KS-SOMED
W tym celu należy skorzystać z funkcji
doładowania konta.
Zakładka „Doładowania” służy do zwiększenia
dostępnych środków na koncie SMS oraz do
przeglądania historii doładowań. Po wejściu do
zakładki zostaje wyświetlona tabela historii
doładowań wraz z możliwością filtrowania pozycji.
Każde doładowanie konta jest widoczne jako
kolejna pozycja w tabeli historii doładowań.
Rys. Wysyłanie wiadomości SMS - Zakładka
Informacje
Do informacji dotyczących stanu usługi zaliczamy:
Stan
włączenia
/wyłączenia
usługi
z możliwością zmiany opcji,
stan środków na koncie,
liczba wszystkich wysłanych SMS-ów,
liczba SMS-ów oczekujących na wysłanie.
Opcje usługi to:
numer telefonu kontaktowego,
informacje
na
temat
powiadamiania
o środkach na koncie,
opcja usuwania nazwy nadawcy,
opcja ustalenia ważności SMS-a,
opcja uwzględnienia ciszy nocnej.
Po dokonaniu zmiany jakiejkolwiek z opcji
użytkownik powinien zastosować przycisk
„Zapisz”.
Ma także możliwość zmiany hasła do konta. Po
zastosowaniu przycisku pojawi się okno służące do
ustalenia nowego hasła.
Rys. Historia doładowań
Tabela z listą wszystkich doładowań zawiera
informacje na temat:
Daty doładowania,
Kwoty doładowania,
Identyfikatora doładowania nadanego przez
OSOZ,
Statusu doładowania konta.
Zastosowanie mechanizmu filtrowania daje
możliwość ograniczenia ilości pozycji w tabeli do
takich, które spełniają zadane warunki. Osoba
zarządzająca kontem SMS ma możliwość
odfiltrowania pozycji z danego okresu poprzez
określenie dat doładowania konta (od – do) oraz
wyświetlenia wyłącznie potwierdzonych płatności.
Po ustaleniu warunków wyszukiwania i użyciu
przycisku „Szukaj” w tabeli zostaną wyświetlone
pozycje spełniające zadane warunki.
Rys. Mechanizm wyszukiwania
Rys. Zmiana hasła do konta SMS
W dolnej części zakładki znajdują się aktualne ceny
wiadomości SMS.
16.1.2. Proces doładowania konta SMS
Aby apteka mogła wysyłać SMS–y musi posiadać
odpowiednią ilość środków na swoim koncie SMS.
Poniżej tabeli znajduje się przycisk „Doładuj
konto”, którego użycie spowoduje uruchomienie
procesu doładowania konta. Podczas procesu
doładowania konta apteka nabywa tzw. kredyty,
których określona ilość odpowiada cenie wysłania
wiadomości SMS.
Na pierwszym etapie procesu doładowania konta
zostaje wyświetlony pełny i szczegółowy cennik
wiadomości sms oraz wartość jednostkowego
kredytu, które Świadczeniodawca musi nabyć aby
móc korzystać z tej funkcjonalności.
80
SYSTEM KS-SOMED
dokonuje odpowiednich zmian, które następnie
zapisuje i zatwierdza.
W następnej kolejności Użytkownik dokonuje
wyboru formy płatności.
Rys. Proces doładowania konta SMS
Następnie osoba zarządzająca kontem SMS musi
określić wartość doładowania (poprzez wskazanie
ilości kredytów, którymi chce doładować konto).
Rys. Wybór formy płatności
Po zaksięgowaniu płatności apteka otrzymuje
zakupione kredyty i może korzystać z usługi
wysyłania wiadomości SMS. Płatności realizowane
są przez serwer płatności.pl z zachowaniem
całkowitej anonimowości.
16.1.3. Historia konta SMS
Rys. Ustalenie wartości doładowania konta
Po wskazaniu (z listy) wartości doładowania konta,
zarządzający kontem akceptuje wprowadzone
dane poprzez użycie przycisku „Doładuj”
i przechodzi do drugiego etapu, w którym
decyduje czy ma zostać wystawiona faktura.
Po wejściu do zakładki „Historia”, Użytkownik ma
możliwość przeglądania historii wszystkich
wysłanych SMS-ów.
Rys. Pytanie dotyczące wystawienia faktury
W przypadku, gdy Użytkownik wyrazi chęć
wystawiania faktury, w kolejnym kroku ma
możliwość wglądu do danych, które znajdą się na
fakturze.
Rys. Dane znajdujące się na fakturze
Jeśli dane znajdujące się na fakturze są
prawidłowe Użytkownik przechodzi do dalszej
części poprzez użycie przycisku „Zatwierdź”.
W przypadku niezgodności danych ze stanem
rzeczywistym Użytkownik może użyć przycisku
„Aktualizuj dane” i po przejściu do kolejnego okna
Rys. Historia wysłanych SMS-ów
SMS-y są umieszczone w odpowiedniej tabeli,
która zawiera następujące informacje:
Datę rejestracji SMS-a w OSOZ;
Datę wysłania (zlecona lub faktyczna
w zależności od statusu);
Pierwsze 50 znaków treści SMS-a;
Status SMS-a oraz stan raportu doręczenia
SMS-a, który informuje o jej stanie. Status
może przybrać następujące formy:
SMS oczekuje na wysłanie;
SMS w trakcie wysyłania;
SMS został wysłany;
Wystąpił błąd przy próbie wysłania SMS.
Nastąpi kolejna próba wysłania;
Wystąpił błąd przy próbie wysłania SMS.
Kolejne próby nie będą podejmowane.
W celu ułatwienia odszukania określonej
wiadomości SMS wprowadzono możliwość
skorzystania z mechanizmu wyszukiwania. Dzięki
81
SYSTEM KS-SOMED
temu Użytkownik określając odpowiednie
parametry może ograniczyć listę wyświetlanych
pozycji do takich, które spełniają zadane warunki.
W czasie wyszukiwania można wykorzystać numer
telefonu odbiorcy wiadomości oraz zakres dat
zlecenia (brana jest pod uwagę data wysłania
wiadomości SMS).
16.2.1. Aktywacja usługi
Świadczeniodawca dokonuje aktywacji usługi SMS
poprzez
założenie
konta
w
Serwisie
Świadczeniodawcy oraz dokonuje odpowiedniej
opłaty za pule kredytów, które są następnie
wykorzystywane w celu wysłania SMS do
pacjentów przychodni.
16.2.2. Wersja systemu
Rys. Mechanizm filtrowania pozycji w tabeli
Po użyciu lewego przycisku myszy w kolumnie
z numerem telefonu odbiorcy lub treścią SMS-a,
wyświetlona zostaje karta SMS-a.
W systemie KS-SOMED obsługa wysyłania
wiadomości SMS jest możliwa od wersji
2009.00.0.06. W przypadku, gdy wersja aplikacji
jest starsza należy dokonać aktualizacji systemu,
co najmniej do tej wersji. Aktualizacji systemu
można dokonać z poziomu menu głównego
aplikacji. Po wejściu do widoku aktualizacji
Użytkownik w pierwszej kolejności pobiera
aktualizacje z FTP, a następnie przeprowadza
proces zainstalowania nowo pobranych plików
oraz wykonuje aktualizację baz danych.
16.2.3. Połączenie z OSOZ
System KS-SOMED musi być skonfigurowany do
współpracy z OSOZ, czyli połączenie pomiędzy
systemami powinno być aktywne.
Rys. Karta wiadomości SMS
Na karcie oprócz danych, które znajdują się
w tabeli SMS-ów wyświetlone zostają następujące
informacje:
numer telefonu,
pełna treść SMS-a,
identyfikator SMS-a w ramach OSOZ.
16.2. Ustawienia
KS-SOMED
w
systemie
Udostępnienie usługi SMS przez danego
Świadczeniodawcę
wymaga
również
odpowiedniego skonfigurowania parametrów
w systemie KS-SOMED. Aby przychodnia miała
możliwość wysyłania powiadomień do pacjentów
za pomocą wiadomości SMS należy po dokonaniu
wszystkich wymaganych czynności na portalu
www.osoz.pl
dokonać także odpowiednich
ustawień w systemie KS-SOMED. Pojedyncza
wiadomość SMS do konkretnego pacjenta
wysyłana jest z jego karty, natomiast wysyłanie
powiadomień do większej liczby pacjentów
odbywa się z poziomu modułu „Terminarz”.
Odpowiedniej konfiguracji można dokonać ręcznie
w odpowiednich miejscach systemu KS-SOMED.
Poniżej zostanie opisany sposób konfiguracji
systemu i wszelkie wymagania potrzebne do
prawidłowego współdziałania w ramach usługi
SMS pomiędzy systemem KS-SOMED oraz OSOZ.
16.2.4. Moduł Administrator
Za prawidłowe działanie usługi SMS w module
„Administrator” odpowiedzialna jest opcja główna
systemu KS-SOMED - „Czy wysyłać SMSy przez
OSOZ”.
Aby dokonać prawidłowych ustawień Użytkownik
po wejściu do modułu wybiera kategorie „Opcje”,
a następnie pozycje „Opcje główne KS-SOMED”.
Rys. Główne menu modułu „Administrator”
Wówczas zostaje wyświetlone okno, w którym
należy przejść do zakładki „Współpraca z OSOZ”.
82
SYSTEM KS-SOMED
puli dostępnych kredytów także pojawi się
stosowny komunikat.
Rys. Komunikat po sprawdzeniu stanu włączenia
usługi
Rys. Opcje główne
„Współpraca z OSOZ”
systemu
–
zakładka
W sekcji „SMSy przez OSOZ” Użytkownik dokonuje
ustawień, które są wymagane aby przychodnia
miała możliwość wysyłania SMS-ów do pacjentów.
Po pierwsze należy wypełnić pole edycyjne
„Hasło do usługi”. Wprowadzane hasło
powinno być takie same, jakie zostało
ustalone podczas zakładania konta SMS
w Serwisie Świadczeniodawcy na portalu
www.osoz.pl.
Rys. Hasło do konta SMS
Po drugie należy sprawdzić stan włączenia
usługi – w tym celu należy użyć przycisku
„Sprawdź włączenie usługi”.
Rys. Sprawdzenie włączenia usługi SMS
Jeśli przychodnia ma założone konto SMS
w Serwisie Świadczeniodawcy i wykupiła pule
kredytów, wówczas pojawi się komunikat, że
usługa SMS OSOZ jest zarejestrowana.
Po trzecie należy zaznaczyć opcje „Czy
wysyłać SMSy przez OSOZ?”.
Jest ona
aktywna, jeśli usługa SMS jest zarejestrowania
(niezależnie od tego czy Świadczeniodawca
posiada pule kredytów czy nie).
Rys. Opcja odpowiedzialna za aktywność usługi
SMS w systemie
Po czwarte należy wypełnić pole edycyjne
„Nadawca” – przychodnia ustala, w jaki
sposób ma zostać wyświetlony nadawca
wysyłający wiadomość SMS. Zaleca się
wprowadzenie nazwy przychodni.
UWAGA!
Pole
posiada
ograniczoną
możliwość
wprowadzenia ilość znaków. Określenie
nadawcy musi być ustalone maksymalnie
w 10-znakowym ciągu.
Rys. Nadawca wiadomości SMS
Dodatkowo, gdy przychodnia posiada pule
kredytów, wówczas w polu „Środki SMS”
wyświetlana jest kwota pieniężna, jaką
przychodnia posiada na koncie SMS.
Rys. Wartość środków na koncie SMS
usługi
Jeśli przychodnia nie posiada konta SMS
w Serwisie Świadczeniodawcy lub wprowadziła złe
hasło
(niezgodne z hasłem do konta SMS
w Serwisie), po sprawdzeniu stanu włączenia
usługi, pojawi się stosowna informacja, że usługa
nie jest zarejestrowana.
W przypadku, gdy konto SMS zostało
założone, ale Świadczeniodawca nie posiada
83
SYSTEM KS-SOMED
usługi
Po wskazaniu pacjenta, któremu należy uzupełnić
w kartotece numer telefonu, Użytkownik systemu
przechodzi do trybu edycji poprzez zastosowanie
przycisku „Popraw”. Uzupełnienie karty o numer
telefonu może nastąpić również w innych
modułach, jeśli istnieje możliwość wyświetlenia
karty pacjenta w trybie edycji.
Dodatkowo numer telefonu można wprowadzić na
kartę podczas dodawania nowego pacjenta na listę
(po zastosowaniu przycisku „Dodaj”).
W tym przypadku Użytkownik nie ma możliwości
dalszych ustawień w systemie. Należy wówczas
dokonać wszystkich niezbędnych czynności za
pośrednictwem portalu www.osoz.pl oraz
ponownie sprawdzić stan włączenia usługi.
16.2.5. Moduł Kartoteki
Aby wiadomości SMS mogły zostać wysłane do
odbiorców należy wprowadzić prawidłowe numery
telefonów oraz ustalić prawidłowy sposób ich
wyświetlania na kartach pacjentów.
Aby wprowadzić numer telefonu na kartę
określonego pacjenta należy wybrać z głównego
menu pozycje „Pacjenci” a następnie wybrać
pozycję o tej samej nazwie.
Wyświetli się wówczas tabela z listą pacjentów
przychodni.
Rys. Karta pacjenta w trybie edycji
Na karcie pacjenta należy przejść do zakładki
„CRM” i w polu „Telefon” wprowadzić numer
telefonu komórkowego.
Zgodnie z obowiązującymi zasadami w systemie
KS-SOMED pierwszym wprowadzonym numerem
telefonu, powinien być numer komórkowy,
a następnie oddzielone średnikami numery
stacjonarne.
Numery powinny być poprzedzone numerem
kierunkowym kraju tj. +48 (człon ten może być
jednak pominięty) np. +48000000000 lub
000000000. Obydwa te formaty są obsługiwane
podczas wysyłania wiadomości SMS. Dodatkowo
Użytkownik może zastąpić znak „+” postacią 00
czyli np. 00X00000000 (ten format także jest
obsługiwany podczas wysyłania wiadomości SMS).
Numery stacjonarne powinny być dodatkowo
poprzedzone numerem kierunkowym w postaci
0NN lub NN, np. +480320000000 lub
+48320000000. Cyfry można rozdzielać spacjami
lub myślnikami.
Dodatkowo Użytkownik systemu może również
dokonać ustawień automatycznego formatowania
wprowadzonego numeru telefonu według
wybranej wartości.
W tym celu za pośrednictwem przycisku menu
przechodzi do pozycji „Opcje”.
Rys. Lista pacjentów przychodni.
84
SYSTEM KS-SOMED
nie weryfikuj numeru telefonu – wyłącza
sprawdzanie
wprowadzonego
numeru
telefonu. Nie zaleca się ustawianie tej pozycji.
Po dokonaniu wszystkich niezbędnych ustawień na
portalu www.osoz.pl oraz w systemie KS-SOMED
można przejść do wysyłania wiadomości SMS za
pośrednictwem
systemu
medycznego,
bezpośrednio z przychodni.
W wyświetlonym oknie Użytkownik przechodzi do
zakładki „Główne”. Tam, w odpowiednim polu,
określa
sposób
normalizacji
wyświetlania
numerów telefonów.
16.3. Wysyłanie wiadomości SMS do
pojedynczego pacjenta przychodni
Wiadomość SMS do wybranego pacjenta
przychodni wysyła się bezpośrednio z „Karty
pacjenta”. W tym celu w module „Kartoteki”
z menu głównego „Pacjenci”, należy wybrać
pozycje „Pacjenci”.
Rys. Opcje modułu Kartoteki
Użytkownik można ustalić następujące wartości:
nie normalizuj – numer telefonu zostanie
zapamiętany w systemie, w sposób
wprowadzony
przez
Użytkownika.
Wprowadzony
numer
jest
jednak
weryfikowany przez system i jeżeli będzie
nieprawidłowo wpisany, zostanie wyświetlona
stosowna informacja,
automatycznie normalizuj do postaci +48 000
00 00 00,
automatycznie
normalizuj
do
postaci
+48 000 000 000,
automatycznie
normalizuj
do
postaci
+48000000000 – format numeru telefonu
obsługiwany w czasie wysyłania wiadomości
SMS,
<nie używane> – obecnie przyjmuje taką samą
wartość jak pozycja nie normalizuj,
Po wskazaniu pacjenta, do którego mamy zamiar
wysłać wiadomość SMS należy przejść do trybu
edycji jego Karty, czyli należy użyć przycisku
„Popraw”.
Rys. Lista pacjentów przychodni
W wyświetlonym oknie „Karta pacjenta poprawianie” na zakładce „CRM”, należy dokonać
następujących czynności:
w polu „Kontakt” – należy wybrać pozycje
„SMS”,
85
SYSTEM KS-SOMED
w polu „Telefon” – należy wprowadzić numer
telefonu komórkowego pacjenta, zgodnie
z formatem opisanym powyżej (jeśli nie został
uprzednio wprowadzony).
Następnie należy użyć przycisku „Wyślij”.
Rys. Główne menu modułu Terminarz
Spowoduje to wyświetlenie okna „Wiadomość”,
w którym można wpisać dowolną treść
wiadomości SMS (w polu istnieje ograniczenie do
160 znaków). Zatwierdzenie danych przyciskiem
„OK” spowoduje wysłanie wiadomości SMS
poprzez program KSPL_ISOZ.exe do serwera OSOZ.
W wyświetlonym oknie o tym samym tytule przy
użyciu dostępnych filtrów można utworzyć
zestawienie wizyt pacjentów, do których
przychodnia zamierza wysłać powiadomienia za
pomocą wiadomości SMS. Powyżej tabeli znajduje
się mechanizm wyszukiwania i filtrowania, który
pozwala ograniczyć ilość pozycji na liście.
Zestawienie wizyt może zostać ograniczone
poprzez:
wprowadzenie okresu dat od – do,
wybór
określonego
pracownika/grupy
pracowników,
wybór określonego gabinetu,
typ kontaktu (w tym przypadku należy wybrać
pozycje SMS).
Rys. Okno wprowadzenia treści wiadomości SMS
Rys. Zestawienie wizyt
Serwer OSOZ wysyła następnie wiadomość SMS do
odpowiedniego operatora sieci komórkowej, ten
następnie wysyła wiadomość do pacjenta.
Pacjenci,
do
których
będą
wysyłane
powiadomienia, na swoich kartach na zakładce
„CRM” powinni posiadać uzupełnione pole
„Telefon” – z numerem telefonu komórkowego,
wpisanym zgodnie z określonym formatem.
Następnie należy zaznaczyć pacjentów, poprzez
ustawienie znacznika w pierwszej kolumnie i użyć
przycisku „Wyślij”. Spowoduje on wyświetlenie
okna „Wysyłanie powiadomień”.
Rys. Karta pacjenta w trybie edycji
16.4. Wysyłanie wiadomości SMS do
grupy pacjentów
Wysyłania wiadomości SMS do grupy pacjentów
dokonuje się w module „Terminarz”. W tym celu
z menu głównego należy wybrać pozycje „Funkcje
dodatkowe”, a następnie pozycję „Zestawienie
wizyt”.
86
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Wysyłanie powiadomień
W oknie tym w polu „Wzór SMSa” znajduje się
gotowy wzór powiadomienia SMS. Standardowy
wzór powiadomienia zawiera następujące dane:
data i godzina umówionej wizyty,
nazwa usługi,
nazwisko i imię lekarza,
nazwa gabinetu,
czyli: „Przypomnienie o wizycie: 2012-12-07 09:30,
Badanie ogólne, Lekarz (Imię i Nazwisko), Gabinet
nr 1”
Przy użyciu ikony
Użytkownik może edytować
opis powiadomienia z wykorzystaniem gotowych
makr.
Opcja „Wyślij SMS” jest włączona domyślnie, ale
jeśli z jakichkolwiek przyczyn nie została
zaznaczona, należy ją zaznaczyć. Jeśli pacjent nie
wskazał preferowanego sposobu kontaktu (na
kartotece pacjenta – zakładka CRM), a w oknie
zaznaczono opcję „nic nie wysyłaj”, pacjent nie
otrzyma
powiadomienia.
Jeśli
natomiast
preferowany kontakt został wskazany jako
wiadomość e-mail lub SMS - przy zaznaczonej opcji
„nic nie wysyłaj” – powiadomienie zostanie
wysłane we wskazanej formie. Dlatego wymagane
jest, aby w oknie „Wysyłanie powiadomień” został
określony wzór wiadomości e-mail.
Rys. Wybór sposobu powiadomienia
wysyłaniu wiadomości SMS
przy
Zatwierdzenie danych przyciskiem „OK” w oknie
„Wysyłanie powiadomień” spowoduje wysłanie
wiadomości SMS poprzez program KSPL_ISOZ.exe
do serwera OSOZ.
Serwer OSOZ wysyła następnie wiadomości SMS
do odpowiedniego operatora sieci komórkowej,
ten następnie wysyła wiadomości do pacjentów.
Po wysłaniu wiadomości zostanie wyświetlone
podsumowanie dotyczące operacji wysyłania
powiadomień.
Rys. Edycja opisu powiadomienia
Po zakończeniu edycji może użyć przycisku „Test”,
który
wyświetli
zmodyfikowaną
treść
powiadomienia w oknie „Pogląd makra”.
Rys.
Podsumowanie
operacji
wysyłania
powiadomień w formie wiadomości SMS
W oknie jest dostępny przycisk „Raport”, którego
użycie spowoduje wyświetlenie pełnego raportu
wysłanych wiadomości.
Rys. Podgląd makra
Jeśli wszystko zostało poprawnie wprowadzone
należy zamknąć podgląd powiadomienia i dokonać
jego zapisu poprzez użycie przycisku „OK”.
87
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Pełny
wiadomości
raport
dotyczący
wysłanych
Jeżeli pacjent w określonym okresie ma
umówionych kilka wizyt, wówczas otrzymuje
powiadomienie o każdej wizycie w osobnych
wiadomościach SMS.
16.5. Przeglądanie
wiadomości SMS
zestawienia
„Typ” – wszystkie; e-mail; SMS; SMS
przychodzący.
Dodatkowo w oknie „Przeglądanie listy
wiadomości” znajdują się przyciski funkcyjne:
„Biling” – jego użycie powoduje wyświetlenie
zestawienie z liczbą wysłanych SMS-ów przez
danego Użytkownika w określonym czasie.
Zestawienie można również wyświetlić
z rozbiciem na poszczególne dni.
Świadczeniodawca
ma
także
możliwość
przeglądanie zestawienia wysłanych/niewysłanych
wiadomości SMS. W tym celu należy przejść do
moduły „Administrator”.
Z głównego menu
wybieramy pozycje „Informacje”, a następnie
pozycje
listy
rozwijalnej
„Przeglądanie
wiadomości”.
Rys. Biling SMS
Rys. Główne menu modułu Administrator
W wyświetlonym oknie „Przeglądanie listy
wiadomości” znajduje się lista wszystkich
wiadomości SMS (wysłanych/niewysłanych).
Przycisk „Usuń niewys.” – spowoduje trwałe
usuniecie wiadomości, które nie zostały
wysłane niezależnie od przyczyny np.
z powodu braku środków na koncie SMS.
Przycisk „F3 Podgląd” – wyświetla okno
z informacją o wskazanej wiadomości czyli
dane na temat pracownika, który wysyłał
wiadomość; datę i godzinę wysłania
wiadomości oraz numer telefonu kom.
odbiorcy).
Okno zawiera również całą treść wysłanej
wiadomości.
Rys. Lista wysłanych/niewysłanych wiadomości
Treść podświetlonej wiadomości widoczna jest
w sekcji „Wiadomość”, znajdującej się w dolnej
części okna.
Listę wiadomości można ograniczyć przez
zastosowanie filtrów dostępnych w górnej części
okna:
„Data i godzina wysłania od...do”,
„Data i godzina wpisania od...do”,
„Status”: wszystkie; wysłany; niewysłany;
wysłany
niepotwierdzony;
SMS
do
ponownego wysłania,
Rys. Podgląd wysłanej wiadomości SMS
Przycisk „Wyślij ponownie SMS” - umożliwia
ponowne wysłanie wiadomości SMS, która już
była wysłana, ale otrzymano informacje
o błędzie (z portalu OSOZ).
88
SYSTEM KS-SOMED
17. USŁUGA ODBIORU
WIADOMOŚCI SMS W SYSTEMIE
KS-SOMED.
17.1. Aktywacja i konfiguracja
W systemie KS-SOMED automatyczna obsługa
odbioru wiadomości SMS jest możliwa od wersji
2012.00.0.18. Oczywiście system KS-SOMED musi
być skonfigurowany do współpracy z OSOZ,
a połączenie pomiędzy systemami powinno być
aktywne. Placówka medyczna, która chciałaby
uruchomić funkcjonalność obsługi odbioru
wiadomości SMS musi skontaktować się
z pracownikami firmy KAMSOFT wysyłając
odpowiednie zgłoszenie na [email protected].
Usługa jest dodatkowo płatna.
17.2. Opis usługi
Wprowadzenie automatycznej obsługi odbioru
wiadomości SMS, ma na celu obsługiwanie
pacjentów poradni, bez zbędnego inwestowania
czasu pracowników.
Po otrzymaniu powiadomienia z przychodni
potwierdzającego rezerwacje
wizyty pacjenci
będą mieli możliwość wysyłania zwrotnej
wiadomości SMS do placówki medycznej.
Wiadomości SMS wysłane przez pacjentów trafią
do centrum obsługi wiadomości SMS i zostaną
przekazane do danej placówki. Usługa „Odbieranie
wiadomości SMS” umożliwia otrzymywanie od
pacjentów wiadomości SMS informujących
o odwołaniu umówionej wizyty lekarskiej.
Wiadomości odbierane są z numeru telefonu
podanego
jako
„Numer
telefonu
dla
powiadomień”. Numer ten jest podany przez
Państwa, a wprowadza go Konsultant OSOZ
w trakcie aktywacji usługi.
Informacje na temat aktualnego stanu usługi
znajdują się w Serwisie Świadczeniodawcy
(zakładka „Wiadomości SMS”- opcja „Odbieranie –
konfiguracja”).
17.3. Automatyczna
wiadomości sms
obsługa
Uruchomienie automatycznej obsługi wiadomości
SMS w placówce medycznej pozwala na
odwoływanie wizyt bez udziału pracowników
przychodni. Wiadomości SMS otrzymane od
pacjentów są
obsługiwane
w przychodni
w
sposób
automatyczny
po
dokonaniu
niezbędnych ustawień w systemie.
W związku z tym, na poziomie aplikacji należy
dokonać odpowiednych ustawień opcji. Po
pierwsze użytkownik powinien
wskazać
operatora dla procesów automatycznych. Można
tego dokonać po przejściu do modułu
„61-Administrator”. Następnie z poziomu grupy
funkcji „Opcje” należy wybrać „Opcje główne
KS-SOMED” i w polu „Operator dla procesów
automatycznych” wskazać pracownika do obsługi
wiadomości SMS.
Rys. Ustawienie
automatycznych
operatora
dla
procesów
Ponadto operator powinien posiadać odpowiednie
uprawnienia do wykonywania tego typu zadań
w systemie. Uprawnienia odpowiadające za
obsługę wiadomości można nadać w module „61
Administrator”. Po zalogowaniu do modułu należy
z poziomu menu „Funkcje” wybrać ”Administrator
uprawnień”. Następnie w grupie „Zlecenia” należy
nadać wszystkie uprawnienia dla pozycji
„Modyfikacja” i „Ukrywanie”.
Rys. Usługa "Odbieranie wiadomości SMS”
Rys. Ustawienia w module 61-Administrator
89
SYSTEM KS-SOMED
Kolejnym
czynnikiem
wymaganym
do
automatycznej obsługi wiadomości jest poprawne
uzupełnienie numeru telefonu pacjenta na jego
kartotece w systemie medycznym. Po nadejściu
wiadomość SMS od pacjenta zostanie ona
obsłużona automatycznie, jeśli numer pacjenta
zostanie poprawnie zidentyfikowany, a treść SMS
nie będzie zawierała żadnych znaków, lub będzie
zawierała tylko znaki spacji. System po odebraniu
wiadomości sprawdza wszystkie rezerwacje pod
względem wprowadzonego numer telefonu
nadawcy
oraz
pod
względem
wysłania
powiadomienia o rezerwacji terminu wizyty.
W przypadku, gdy pacjent wyśle poprawnego
SMSa, zostanie on automatycznie obsłużony
i wizyta zostanie usunięta. Wówczas termin
widoczny na terminarzu zostanie usunięty. Należy
jednak pamiętać, iż widok terminarza nie odświeża
się automatycznie więc pomimo usuniętej wizyty
termin wciąż będzie widniał jako zarezerwowany.
Należy wówczas dokonać odświeżenia terminarza
w systemie.
Kolejna opcja związana z obsługą wiadomości sms
daje możliwość sprawdzenia czy dany pacjent ma
zarezerwowany więcej niż jeden termin wizyty
w danym dniu. W przypadku, gdy użytkownik chce
aby system dokonywał tego typu sprawdzenia
przechodzi do modułu
61 Administrator
i z poziomu zakładki „Współpraca z OSOZ” (sekcja
„SMSy prze OSOZ”) dokonuje zaznaczenia opcji
„Czy auto. odwoł. rez. pozostaw do decyzji oper.”
Powoduje to, że w momencie odebrania sms od
pacjenta – system sprawdza czy dany pacjent ma
w danym dniu więcej rezerwacji wizyt, dla których
nie wysłano powiadomień, a zostały umówione
przed otrzymaniem sms od pacjenta.
Jeśli są jakieś wizyty system przenosi wiadomość
do okna ręcznej obsługi sms. Jeśli użytkownik nie
zaznaczy tej opcji system nie dokonuje
sprawdzenia
tylko
automatycznie
usuwa
rezerwacje terminu, na który zostało wysłane
powiadomienie.
Są przypadki, że nie wszystkie wiadomości SMS
otrzymane od pacjenta mogą być obsłużone
automatycznie. W takim przypadku sms trafiają do
obsługi ręcznej, którą obsługuje pracownik
placówki.
17.4. Ręczna obsługa przychodzących
wiadomości SMS
Ręczna obsługa odbierania wiadomości nie
wymaga dodatkowych uprawnień. Operator
posiada możliwość ręcznej obsługi odebranych
wiadomości w module „11 Terminarz”. Okno
zawierające wszystkie odebrane smsy wyświetla
się po zastosowaniu przycisku menu i wybraniu
pozycji „Odebrane wiadomości”.
Rys. Ścieżka
wiadomości”
wywołania
okna
„Odebrane
W wyświetlonym oknie, operator ma możliwość
przeglądania odebranych wiadomości z ich
aktualnym statusem oraz informacją o wykonanej
operacji lub błędzie.
Możliwe statusy odebranych wiadomości:
„przesłany nieprzetworzony” oznacza, że
wiadomość nie została jeszcze odczytana
przez operatora,
„przesłany przetworzony”, występuje po
automatycznym obsłużeniu, lub oznacza, że
operator
przeczytał
i przetworzył
już
wiadomość.
Rys. Funkcja
wiadomości.
do
przeglądania
odebranych
Pracownik dokonuje ręcznej obsługi wiadomości
gdy:
treść wiadomości nie była pusta (treść do
wglądu przez operatora),
pacjent posiada więcej niż jedną rezerwację
wizyt, umówionych przed otrzymaniem sms
zwrotnego od pacjenta, dla których nie
wysłano powiadomień (tylko w przypadku
zaznaczenia opcji w 61 Admin),
klient wysłał więcej niż jednego SMSa (drugi
nie zostanie obsłużony automatycznie),
90
SYSTEM KS-SOMED
numer nadawcy nie jest przypisany do
żadnego pacjenta,
pacjent wysłał wiadomość SMS, ale nie ma
rezerwacji wizyty w systemie.
W takiej sytuacji operator będzie mógł obsłużyć
SMSy z listy wiadomości. Widoczne będą na niej
wszystkie wiadomości, także te, które zostały
obsłużone w sposób automatyczny. Należy
pamiętać, że lista wiadomości nie odświeża się
samoistnie, aby ją uaktualnić należy skorzystać
z przycisku „F7 Szukaj”. SMS będą pojawiały się na
liście średnio z 1-1,5 minutowym opóźnieniem od
chwili wysłania go przez pacjenta.
Poniżej listy wiadomości znajdują się dwa przyciski
funkcyjne pozwalające pracownikowi obsłużyć
wiadomość tekstową.
Po zastosowaniu przycisku „Odwołaj rezerwacje”
pracownik przechodzi do listy umówionych
przyszłych wizyt pacjenta (nadawcy wiadomości
sms). Tabela z listą wizyt zawiera szczegółowe
informacje na temat wszystkich przyszłych wizyt
pacjenta.
Rys. Karta rezerwacji pacjenta
Zaznaczenie wizyty i
zastosowanie przycisku
„Wybierz” spowoduje usunięcie wizyty.
W przypadku zastosowania drugiego z dostępnych
przycisków funkcyjnych w oknie listy wiadomości
tzn. „Obsłuż ręcznie” pojawi się okno, w którym
użytkownik ma możliwość wpisania dodatkowej
informacji. Może ona dotyczyć np. przeniesienia
wizyty na inny termin.
Rys. Dodatkowe informacje dotyczące operacji
Rys.
Ręczne
odwoływanie
nieobsłużonych wiadomości
wizyty
dla
Domyślnie, w oknie wyświetlane są rezerwacje, na
które wysłano powiadomienia. W przypadku
zmiany
domyślnych
ustawień
użytkownik
powinien zaznaczyć opcje 'Pokaż wizyty, dla
których nie zostało wysłane przypomnienie'.
Powyżej tabeli z listą wizyt znajduje się pole
wyboru zawierające listę pacjentów, którzy na
kartotekach w systemie mają przypisany dany
numer telefonu. Użytkownik wskazuje pacjenta,
którego rezerwacje wizyt chce obsłużyć i wówczas
na liście wyświetlone zostają tylko rezerwacje
wizyt wskazanego pacjenta.
Poniżej tabeli znajdują się przyciski funkcyjne,
pozwalające przejść do karty rezerwacji pacjenta.
Informacja wprowadzona w okno obsługi
wiadomości zostanie zapisana i będzie widoczna
w oknie „Opis”.
Rys. Dodatkowe informacje dotyczące operacji
Każda pozycja na liście wiadomości (w kolumnie
„Informacja”)
może
zawierać
następujące
komunikaty:
„Odwołanie wizyty przez operatora” oznacza, że operator już odwołał wizytę
korzystając z przycisku „Odwołaj rezerwację”,
„Nie odnaleziono pacjenta na podstawie
numeru telefonu nadawcy”- oznacza, że
podany nr telefonu nie jest przypisany do
żadnego z pacjentów,
„Nierozpoznane polecenie w przysłanej
wiadomości” – oznacza wiadomości, które
zawierały znaki,
91
SYSTEM KS-SOMED
„Odwołanie wizyty” – oznacza, że wizyta
została usunięta automatycznie,
„Nie odnaleziono żadnej wizyty pacjenta,
która miała być odwołana” - oznacza, że
wiadomość
nadeszła
od
pacjenta
zarejestrowanego w poradni, ale nie miał on
żadnej umówionej wizyty, bądź ma on kilka
umówionych wizyt i nie można jednoznacznie
określić wizyty, której dotyczy wiadomość
SMS,
„Przetworzony przez operatora” - oznacza, że
operator obsłużył ręcznie daną wiadomość
korzystając z przycisku „Obsłuż ręcznie”,
„W danym dniu znaleziono więcej rezerwacji,
które mogą być odwołane”- oznacza, że
w systemie medycznym znajduje się kilka
rezerwacji, na które nie wysłano powiadomień
(tylko w przypadku zaznaczenia opcji w 61
Administrator).
Przy każdej wiadomości podany jest nr telefonu
nadawcy.
Powyżej listy zawierającej wiadomości znajduje się
mechanizm filtrowania i wyszukiwania pozycji.
„SMS przysłany nieprzetworzony”, system
ukaże wszystkie nieprzetworzone wiadomości.
W celu zawężenia pozycji na liście, po
wprowadzeniu
warunków
wyszukiwania,
użytkownik korzysta z przycisku „F7 Szukaj”.
Wówczas zostaną wyświetlone pozycje spełniające
zadane kryteria wyszukiwania.
W celu przeglądania wybranej wiadomości
w osobnym oknie można skorzystać z przycisku
„F3 Podgląd”. Prezentowane informacje zawierają
pełną treść wiadomości i informacje o nadawcy.
Rys. Podgląd wiadomości
18. PROGRAMY PARTNERSKIE
Zakładka umożliwia lekarzom i przychodniom
jednoczesną
realizację
wielu
Programów
Organizatora prowadzonych na platformie OSOZ
przez dowolnych organizatorów - producentów
leków, hurtownie farmaceutyczne czy sieci aptek.
W ramach każdego programu dostępny jest
elektroniczny katalog nagród, co pozwoli
pacjentom przychodni na łatwy wybór i wskazanie
miejsca realizacji nagrody.
Rys. Mechanizm filtrowania i wyszukiwania
pozycji
Jeśli operator chce odszukać wiadomość może
wykorzystać zakres dat oraz zakres godzin,
w której dana wiadomość nadeszła. W polu „Typ”
można wybrać opcje wszystkie lub SMS, wybór nie
ma znaczenia. Pole status pozwala ograniczyć ilość
pozycji na liście do takich, które posiadają
określony status. Użytkownik ma możliwość
wyboru następujących pozycji z listy:
„wszystkie”, widoczne będą wówczas SMSy
z dowolnym statusem;
„SMS przysłany”, system ukaże wszystkie
przysłane wiadomości;
„SMS przysłany przetworzony”, system ukaże
wszystkie
przetworzone
wcześniej
wiadomości;
18.1. Obsługa Programów
Partnerskich
Cała funkcjonalność programów partnerskich,
w których może uczestniczyć lub uczestniczy dana
placówka
znajduje
się
w
Serwisie
Świadczeniodawcy. Po prawidłowym zalogowaniu
do serwisu i wejściu do zakładki „Programy
partnerskie” użytkownik ma możliwość przejścia
do „Listy programów” lub „Obsługi pacjenta”.
Rys. Zakładka Programy Partnerskie
92
SYSTEM KS-SOMED
Wybór przycisku „Lista Programów” spowoduje
wyświetlenie listy Programów Partnerskich, do
których
pośrednik został przypisany przez
Organizatora. Mogą to być zarówno programy
przeznaczone dla pacjentów, pośrednika oraz
pracowników pośrednika.
Rys. Szczegóły Programu Partnerskiego
Rys. Lista programów partnerskich
Poszczególne kolumny
informacje dotyczące:
tabeli
prezentują
Nazwy Programu Partnerskiego, w którym
uczestniczy lub, w którym może uczestniczyć
placówka,
Organizatora programu,
Logo programu (jeśli organizator je
zamieścił)
Przeznaczenia Programu Partnerskiego, czyli
informacja do jakiego typu odbiorców jest
skierowany program,
Stanu konta – liczba punktów zdobytych
w Programie Partnerskim (w programie
przeznaczonym dla pośredników),
Statusu umowy – czyli informacja o tym, czy
przychodnia uczestniczy w danym programie
(tryb oczekujący – przychodnia została
wskazana jako pośrednik w danym
programie organizatora, ale nie potwierdziła
chęci uczestnictwa; tryb aktywny –
przychodnia uczestniczy w Programie
Partnerskim; zrezygnowano – przychodnia
zrezygnowała z uczestnictwa w programie),
Data zakończenia – data zakończenia
programu (jeśli została określona przez
organizatora).
Gdy przychodnia zostanie dodana do listy
pośredników programu, jest on widoczny na tej
liście i opatrzony statusem „Oczekujący”.
Aby potwierdzić chęć uczestnictwa w programie
Użytkownik przechodzi do trybu przeglądu
szczegółowych informacji na temat programu
(używając lewego przycisku myszy na nazwie
programu). Dane na temat programu zostały
zamieszczone w kilku oddzielnych zakładkach.
Zakładka „Informacje” wyświetlana domyślnie
po wejściu w szczegóły programu – zawiera
przycisk
umożliwiający
przystąpienie
do
programu. Po użyciu przycisku „Przystąp”
następuje automatyczne przekierowanie, do
miejsca, w którym Użytkownik może pobrać
regulamin programu.
Rys. Akceptacja przystąpienia do programu
Po zapoznaniu się z regulaminem Użytkownik
zaznacza opcje „Akceptuję regulamin Programu
Partnerskiego” i używa przycisku "Przystąp do
programu", znajdującego się poniżej. Jego użycie
oznacza zaakceptowanie regulaminu danego
programu oraz przystąpienie do programu.
Po prawidłowym przebiegu operacji wyświetli się
Od tego momentu zmienia się status umowy na
„Aktywny”. Posiadanie takiej umowy uprawnia
przychodnię
do
pełnego
uczestnictwa
w Programie Partnerskim.
W przypadku, gdy przychodnia z jakiegokolwiek
powodu
będzie
chciała
zrezygnować
z uczestnictwa w programie musi dokonać
rezygnacji. W tym celu przechodzi do szczegółów
programu i używa przycisku „Zrezygnuj”
znajdującego się przy polu „Status umowy”.
93
SYSTEM KS-SOMED
Po dokonaniu tej czynności wyświetli się pole do
wprowadzenia przyczyny rezygnacji z udziału
w programie. Gdy Użytkownik określi przyczynę
rezygnacji a następnie zastosuje przycisk
„Zatwierdź” status umowy zostaje zmieniony na
zrezygnowano i tym samym przychodnia
przestaje
być
uczestnikiem
Programu
Partnerskiego.
Program
posiadający
status
umowy
„Zrezygnowano”
można
ponownie
zaakceptować (w ten sam sposób, w który
Użytkownik akceptował go pierwszy raz).
Zakładka
„Informacje”
zawiera
ponadto
dodatkowe informacje na temat programu.
Mogą się one różnić w zależności od jego
przeznaczenia (dla pacjentów, pracowników
i pośrednika).
Informacje wspólne dla wszystkich programów
to:
Organizator programu,
Nazwa programu,
Odbiorca programu,
Data otwarcia programu,
Data zamknięcia,
Status programu,
Status umowy – w tym miejscu znajduje się
przycisk
funkcyjny
„Akceptuj”
lub
„Zrezygnuj” w zależności od statusu umowy,
Opis programu.
Pozostałe informacje oraz zakładki będą się
różniły w zależności od funkcjonalności oraz
odbiorcy programu.
Program
Partnerski
przeznaczony
dla
pośredników zawiera zakładkę „Historia”.
Zawiera ona całą historię transakcji dotyczących
programu. Historia jest prezentowana w formie
listy
wraz
z
możliwością
filtrowania,
wyszukiwania określonych transakcji.
Rys. Szczegóły programu przeznaczonego dla
pośrednika
W
przypadku
Programu
Partnerskiego
przeznaczonego dla pracowników obok zakładki
„Informacje”
znajduje
się
zakładka
„Pracownicy”.
Rys. Lista pracowników
Przy każdym pracowniku, który czynnie
uczestniczy w programie znajduje się liczba
punktów, które aktualnie posiada, liczba
punktów, które zdobył od początku uczestnictwa
w programie oraz istnieje możliwość przejścia do
szczegółowych informacji na temat konta i całej
historii transakcji danego pracownika. Szczegóły
dotyczące uczestnictwa wybranego pracownika
w
programie
zostały
zgrupowane
w poszczególnych zakładkach (w zależności od
funkcjonalności programu).
Rys. Szczegóły konta wybranego pracownika
Przy programach przeznaczonych dla pacjentów
i pracowników, znajduje się dodatkowa zakładka
„Usługi”.
94
SYSTEM KS-SOMED
Po użyciu przycisku „Historia usług” zostaje
wyświetlona lista usług wykonanych, jako
nagrody programu.
Lista usług zawiera zestawienie usług
medycznych dostępnych w ramach danego
Programu Partnerskiego.
Powyżej listy znajduje się mechanizm
wyszukiwania, który pozwala ograniczyć listę
pozycji do takich, które spełniają zadane warunki
wyszukiwania.
Rys. Usługa
programu.
medyczna
objęta
działaniem
Zastosowanie przycisku „Szczegóły” przy danej
pozycji, pozwala przejść do szczegółowych
danych dotyczących wybranej usługi.
W kolumnie „Akcja” świadczeniodawca poprzez
zastosowanie przycisku Włącz/Wyłącz określa
czy ta usługa jest dostępna w jego placówce
medycznej.
Wśród szczegółowych informacji na temat usługi
medycznej znajduje się opis usługi, jej wartość
wyrażona w punktach oraz informacje
o dostępności
tej
nagrody.
Dodatkowo
organizator
programu
ma
możliwość
zamieszczenia zdjęcia dotyczącego tej usługi,
które będzie widoczne wśród szczegółowych
informacji.
Rys. Szczegóły usługi medycznej - nagroda
Po przejściu do informacji o dostępności zostaje
wyświetlona lista placówek oferujących tę
usługę, jako nagrodę w tym programie.
Rys. Usługi wykonane – historia
Przy każdej pozycji widoczna jest data wykonania
usługi oraz kod wykonania i kod usługi. Powyżej
listy znajduje się mechanizm wyszukiwania, który
pozwala ograniczyć listę pozycji do takich, które
spełniają zadane warunki wyszukiwania (data
od-do).
W dolnej części tabeli znajduje się przycisk
„Export danych (XLS)”, który pozwala przenieść
dane znajdujące się w tabeli do pliku
o określonym formacie Microsoft Excel.
Niezależnie od przeznaczenia programu poniżej
szczegółowych
informacji
dotyczących
wybranego programu znajduje się zakładka
„Katalog nagród”, którego użycie umożliwia
przejście do listy nagród zdefiniowanych
w wybranym programie.
Rys. Katalog nagród
Powyżej listy nagród znajduje się mechanizm
wyszukiwania pozwalający ograniczyć ilość
pozycji na liście wykorzystując nazwę nagrody
lub jej część. Dodatkowo można ograniczyć ilość
pozycji na liście wskazując jedną z kategorii
nagród. Wówczas zostaną wyświetlone tylko te
artykuły, które zostały zakwalifikowane do danej
kategorii.
Rys. Informacja o dostępności nagrody
95
SYSTEM KS-SOMED
18.2. Naliczanie
wykonanie usług
punktów
za
Placówka medyczna będąca uczestnikiem
programu partnerskiego może także realizować
regułę programu pozwalającą naliczać punkty za
wykonanie
określonego
rodzaju
usług.
Warunkiem koniecznym jest uzupełnienie
odpowiedniego kodu ICD -9 na karcie usługi
(Karta usługi -> zakładka „Kody”).
Zakładka „Programy Partnerskie” służy również
do obsługi pacjentów w zakresie uczestnictwa
w programach. Jest to możliwe po wybraniu
przycisku „Obsługa Pacjenta” znajdującego się
w menu po lewej stronie. Obsługa pacjenta
odbywa się przy użyciu karty OSOZ, dlatego
w pierwszej kolejności zostanie wyświetlony
formularz służący do wprowadzenia numeru
karty OSOZ. Użytkownik może wprowadzić
numer karty ręcznie lub przy użyciu czytnika
kodów kreskowych.
Rys. Pole edycyjne służące do wprowadzenia
numeru karty OSOZ
Rys. Karta usługi -> zakładka „Kody”
To, który kod jest brany pod uwagę w procesie
naliczania punktów określa organizator podczas
definiowania usług w Serwisie Organizatora.
Organizator po zdefiniowaniu usług w programie
powinien
przekazać
wytyczne
odnośnie
konfiguracji usługi a dokładniej powinien
wskazać jaki kod usługi ma zostać uzupełniony
na karcie.
Na podstawie tej informacji użytkownik systemu
wypełnia odpowiednie pole (zaleca się żeby
wyłącznie jedno pole definiujące kod ICD-9 było
wypełnione).
Wówczas
po
wykonaniu
prawidłowo
skonfigurowanej usługi zostaną naliczone punkty
w programie.
Uwaga!
Reguła „premia za usługi” może także zawierać
obostrzenia dotyczące zapłaty pacjenta za
usługę. Oznacza to, że to czy punkty zostaną
naliczone uzależnione jest także od ustawień
samej reguły a dokładniej zapłaty pacjenta za
usługę. Np. punkty zostaną naliczone tylko
w przypadku wykonania usług, które nie są
refundowane lub takich za które pacjent zapłaci
min. 50 zł.
18.3. Obsługa pacjenta w Serwisie
Świadczeniodawcy
Użytkownik podczas obsługi pacjenta może
udzielić informacji o punktach zgromadzonych
w ramach Programów Partnerskich, wydać
pacjentowi zmówione nagrody lub dokonać
nowego zamówienia.
Prawidłowe wprowadzenie numeru karty
powoduje przejście do informacji dotyczących
programów właściciela karty OSOZ.
Rys. Informacje
w programie
na temat
konta
pacjenta
Informacje są zgrupowane na dwóch zakładkach.
Pierwsza zakładka zawiera listę wszystkich
programów partnerskich, w których dany
pacjent uczestniczy natomiast druga zawiera
listę wszystkich zamówień na nagrody dla tego
pacjenta,
złożonych
przez
tego
świadczeniodawcę.
Lista
programów
prezentuje
informacje
dotyczące:
nazwy programu partnerskiego – po użyciu
lewego przycisku myszy na nazwie programu
następuje przejście do szczegółowych
informacji na temat programu,
stanie konta, czyli ilości zgromadzonych
punktów,
96
SYSTEM KS-SOMED
aktualnego statusu konta,
daty zakończenia programu – jeśli została
określona na poziomie definiowania
programu.
Druga zakładka zawiera listę ostatnich złożonych
zamówień pacjenta.
Wówczas zostają wyświetlone informacje na
temat konta pacjenta w programie zgrupowane na
poszczególnych zakładkach.
Rys. Szczegóły konta w programie
Rys. Ostatnie zamówienia pacjenta
Lista z ostatnimi zamówieniami pacjenta zawiera
informacje na temat:
nazwy programu, w którym została
zamówiona nagroda,
nazwy nagrody,
statusu zamówienia,
data złożenia zamówienia na nagrodę,
datę odebrania zamówienia,
numer zamówienia.
W przypadku nagród o statusie dostarczone
pojawia się dodatkowo przycisk „Wydaj”. Po
zastosowaniu przycisku wyświetli się pole do
wprowadzenie kodu zamówienia.
Liczba
zakładek
uzależniona
jest
od
funkcjonalności programu. Zakładki, które
występują zawsze to:
„Informacje” - prezentuje szczegóły
programu,
„Historia” – prezentuje całą historie konta
danego pracownika,
„Katalog nagród” – zawiera katalog nagród
programu.
Zakładka „Informacje”
prezentuje dane
dotyczące
programu
takie
jak
nazwa
organizatora, data otwarcia i zamknięcie
programu, status programu oraz aktualny stan
konta. Dodatkowo z poziomu zakładki
użytkownik ma możliwość pobrania regulaminu
programu.
Rys. Proces wydania zamówienia
Po wprowadzeniu kodu należy zastosować przycisk
„Wydaj zamówienie”. Jeśli proces przebiegnie
pomyślnie zostanie wyświetlona odpowiednia
informacja.
W celu uzyskania szerszych informacji na temat
wybranego programu użytkownik musi przejść do
zakładki „Programy pacjenta” i użyć lewego
przycisku myszy na nazwie danego programu.
Rys. Zakładka „Informacje”
Po prawej stronie w dolnej części zakładki
znajduje się przycisk „Dodaj punkty”, którego
zastosowanie umożliwia ręczne dodanie/odjęcie
punktów pacjentowi w programie partnerskim.
Po jego użyciu zostaje wyświetlony formularz
dodawania/odejmowania punktów.
Rys. Proces wydania zamówienia
97
SYSTEM KS-SOMED
kreskowych), a następnie wprowadzić kod PIN
ustalony do karty OSOZ.
Rys.
Formularz
punktów
dodawania/odejmowania
UWAGA!
Użytkownik będzie mógł dodać/odjąć punkty
pacjentowi, jeśli organizator programu wyrazi na
to zgodę poprzez zaznaczenie odpowiedniej
opcji podczas edycji programu.
W wyświetlonym formularzu użytkownik określa
ilość punktów, którą chce dodać/odjąć
pacjentowi poprzez wpisanie odpowiedniej
wartości w polu „Liczba punktów”. Następnie
wybiera powód naliczenia/usunięcia punktów.
Powody są wcześniej definiowane przez
organizatora programu, w którym uczestniczy
pacjent. Dodatkowo przewidziano możliwość
umieszczenia uwag dotyczących wykonywanej
operacji. Po wprowadzeniu danych użytkownik
zatwierdza dodanie/odjęcie punktów. Czynność
dodania lub odjęcia punktów jest wykonywana
nieodwracalnie.
W przypadku pomyłki Użytkownik ma możliwość
wykonania kolejnej transakcji, która skoryguje
wykonaną wcześniej. Po dokonaniu każdej
operacji stan konta pacjenta zostaje zmieniony.
Rys. Wprowadzenie kodu PIN
Po potwierdzeniu kodu PIN następuje transfer
punktów z innego konta. Po prawidłowym
przebiegu operacji zostaje wyświetlona informacja
ile punktów zostało przeniesione.
Rys. Transfer punktów pomiędzy kontami
Zakładka „Historia” prezentuje listę wszystkich
transakcji pacjenta dokonanych u danego
pośrednika. Powyżej listy znajduje się mechanizm
wyszukiwania określonych transakcji. Użytkownik
ma możliwość zawężenia ilości pozycji w tabeli
poprzez wykorzystanie dostępnych mechanizmów
filtrowania.
Dodatkowo
przycisk
„Transfer
punktów”
umożliwia transfer punktów z innego konta. Po jej
użyciu zostają wyświetlone ogólne informacje na
temat konta oraz pole edycyjne do wprowadzenia
numeru karty OSOZ.
Rys. Historia konta
Rys. Transfer punktów pomiędzy kontami
Punkty pomiędzy kontami można przenosić pod
warunkiem, że pacjenci należą do tego samego
programu lojalnościowego.
Aby dokonać transferu należy wprowadzić numer
karty OSOZ (ręcznie lub za pomocą czytnika kodów
Zakładka „Katalog nagród” zawiera listę nagród
dostępnych w ramach tego programu.
Po przejściu do katalogu nagród istnieje
możliwość wyboru i zamówienia nagrody dla
pacjenta. Powyżej listy nagród znajduje się
mechanizm
wyszukiwania
pozwalający
ograniczyć ilość wyświetlanych pozycji na liście.
Podczas procesu wyszukiwania Użytkownik
wykorzystuje nazwę nagrody lub zawęża listę
pozycji do danej kategorii. Wówczas na liście
zostają
wyświetlone
wyłącznie
artykuły
zawierające podany ciąg znaków oraz
zakwalifikowane
do
wybranej
kategorii.
Dodatkowo poprzez zaznaczenie odpowiedniej
opcji Użytkownik możne ograniczyć pozycje na
liście w trzech zakresach:
wyświetlania nagród o wartości
98
SYSTEM KS-SOMED
nieprzekraczającej stanu konta,
wyświetlania nagród będących usługami
medycznymi,
wyświetlania nagród dostępnych w danej
chwili.
informacja o wartości nagrody (wyrażona w pkt)
oraz przycisk umożliwiający jej usunięcie z koszyka
(„Usuń”). Powyżej listy wybranych nagród znajduje
się
informacja
o
ilości
produktów
w koszyku oraz ilości wydanych/pozostałych
punktów. Uczestnik w jednym zamówieniu może
zamówić kilka nagród. Ilość pozycji w jednym
zamówieniu ogranicza wyłącznie liczba punktów.
Jeśli lista nagród jest prawidłowa Użytkownik
serwisu może w tym miejscu złożyć zamówienie
u organizatora programu. W tym celu używa
przycisku „Złóż zamówienie”.
Rys. Katalog nagród
Aby dodać nagrodę do koszyka, a następnie
wysłać zamówienie do organizatora należy
dokonać wyboru określonej nagrody, której
wartość nie przekracza stanu konta. Wyboru
nagrody Użytkownik dokonuje z listy nagród
poprzez kliknięcie kursorem w nazwę programu
lub zastosowanie przycisku „Szczegóły” (przy
wybranej pozycji). Przy każdej pozycji znajduje
się informacja, jaka jest jej wartość (wyrażona
w punktach).
Rys. Szczegóły nagrody
W zależności od tego czy nagrodę można
odebrać bezpośrednio w placówce czy
zamówienie zostaje wysłane do organizatora
dostępny będzie odpowiedni przycisk „Wydaj”
lub „Dodaj do koszyka”. Po wydaniu nagrody
znajdującej się w placówce medycznej proces
zamówienia nagrody dobiega końca. Jeśli
zamówienie
musi
zostać
wysłane
do
organizatora nagroda trafia do koszyka. Po
prawidłowym przebiegu operacji pojawia się
także stosowna informacja „Dodano nagrodę do
koszyka”.
Zawartość koszyka jest prezentowana za pomocą
listy z nagrodami. Przy każdej pozycji znajduje się
Rys. Zawartość koszyka
Wówczas wyświetla się zawartość zamówienia
oraz informacja o miejscu dostarczenia nagrody.
Wysłanie zamówienia do Organizatora następuje
po
zastosowaniu
„Wyślij
zamówienie”.
W przypadku rezygnacji z zamówienia użytkownik
powinien użyć przycisku „Anuluj”.
Po wysłaniu zamówienia pojawia się komunikat
o prawidłowym przebiegu operacji i placówka
może oczekiwać na dostarczenie nagrody.
Zamówienie takie zostaje opatrzone statusem
„Nowe” i trafia do zakładki „Ostatnie zamówienia
pacjenta”. Kolejne czynności związane z obsługą
zamówienia przeprowadza Organizator. Po
obsłużeniu zamówienia nagroda zostaje wysłana
do placówki i pracownik ma możliwość
potwierdzenia dostarczenia i wydania nagrody.
Nagrodą w programie partnerskim może być także
wykonie usługi medycznej (opis w dalszej części
instrukcji) lub wydanie kuponu podarunkowego
o wartości pieniężnej, który użytkownik może
wydrukować.
Rys. Kupon podarunkowy - wydruk
99
SYSTEM KS-SOMED
18.4. Potwierdzenie
nagrody
dostarczenia
Organizator realizując zamówienie oznacza je
określonym kodem, który jest drukowany,
a następnie naklejany na przesyłkę. Pozwala to
w szybki sposób potwierdzić dostarczenie
przesyłki.
Po otrzymaniu przesyłki z nagrodami, na które
było złożone zamówienie, Użytkownik serwisu
musi dokonać potwierdzenia dostarczenia. W tym
celu przechodzi do zakładki „Programy
partnerskie” i wybiera opcje „Potwierdź
dostarczenie”.
Rys. Potwierdzenie zamówienia
Po prawidłowym przebiegu operacji wyświetla się
Rys. Komunikat Informacyjny
Powoduje to możliwość
wydania nagrody
podczas obsługi pacjenta w aptece.
18.5. Wydanie nagrody w programie
Rys. Potwierdzenie dostarczenia nagrody
Po zastosowaniu przycisku zostaje wyświetlone
okno edycyjne służące do wprowadzenia kodu
zamówienia (ręcznie lub odczytać kod z naklejki na
przesyłce).
Wydawanie nagród w programie partnerskim jest
możliwe jeśli przy danej pozycji na liście ostatnich
zamówień pacjenta znajduje się przycisk funkcyjny
„Wydaj”. Chodzi tu o nagrody posiadające status
„Dostarczone”.
Rys. Ostatnie zamówienia pacjenta
Rys. Kod zamówienia
Po wprowadzeniu kodu z otrzymanej przesyłki
następuję automatyczne dodanie jej do listy
w tabeli, znajdującej się poniżej. Poszczególne
kolumny tabeli prezentują dane dotyczące numeru
zamówienia, statusu oraz ewentualnych uwag
dotyczących zamówienia.
Aby dokonać potwierdzenia otrzymania nagrody
należy użyć przycisku „Wyślij potwierdzenie”
(oczywiście zamówienie musi znajdować się na
liście).
Wówczas po zastosowaniu przycisku „Wydaj”
zostaje wyświetlone pole edycyjne służące do
wprowadzenia kodu zamówienia. Użytkownik ma
możliwość wprowadzenia kodu w sposób ręczny
lub za pomocą czytnika kodów odczytując kod
znajdujący się na naklejce przesyłki. Następnie
używa przycisku znajdującego się poniżej „Wydaj
zamówienie”.
100
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Wydanie nagrody
Czynność ta rozpoczyna proces wydania nagrody.
Po prawidłowym przebiegu operacji zostaje
wyświetlone powiadomienie, że „Zamówienie
zostało poprawnie wydane”. Wówczas przyjmuje
ono status „Odebrane”.
Rys. Komunikat
operacji
informacyjny
o
Rys. Proces logowania do serwera OSOZ
Po zalogowaniu zostanie wyświetlone okno
z informacjami
dotyczącymi
Programów
Partnerskich, w których uczestniczy pacjent oraz
jego zamówień na nagrody w programach.
przebiegu
18.6. Obsługa pacjenta w systemie
KS-SOMED
Obsługa pacjenta w programie partnerskim jest
także możliwa za pośrednictwem systemu
KS-SOMED. Proces obsługi można wywołać
z poziomu okna wyboru pacjenta po ustawieniu
się na wybranej pozycji i zastosowaniu przycisku
„Prog. partn.” (przycisk pojawia się po
zastosowaniu opcji „Dodatki”).
Po zastosowaniu przycisku zostanie rozpoczęty
proces logowania do serwera OSOZ.
Rys. Informacje o Programach Partnerskich
wybranego pacjenta
Programy Partnerskie, w których uczestniczy
pacjent są zamieszczone w tabeli zawierającej
informacje na temat ilości zgromadzonych
punktów oraz aktualnego statusu programu.
Użytkownik
może
przejść
również
do
szczegółowych informacji na temat wybranego
programu, historii zgromadzonych punktów oraz
przeglądać katalog nagród programu.
Nagrodą w Programie Partnerskim może być także
wykonanie
określonej
usługi
medycznej.
W przypadku, gdy Użytkownik zdecyduje się na
tego rodzaju nagrodę i dokona jej wyboru zostają
wyświetlone dane na temat nagrody wraz
z informacją, które placówki mogą ją wykonać.
Jeśli pacjent znajduje się w placówce, która oferuje
wykonanie
usługi,
świadczeniodawca
ma
możliwość jej wykonania. W tym celu powinien
zastosować przycisk „Wydaj”.
101
SYSTEM KS-SOMED
Rys. Wykonanie usługi w KS-SOMED w ramach
nagrody Programu Partnerskiego
Rys. Informacje na temat nagrody jako usługi
możliwej do wykonania w danej placówce
Wówczas po zastosowaniu przycisku należy
wybrać odpowiadającą tej nagrodzie usługę
Obsługa pacjenta za pośrednictwem systemu jest
analogiczna do obsługi pacjenta poprzez serwisie,
ponieważ po użyciu przycisku funkcyjnego
następuje
przekierowanie
do
Serwisu
Świadczeniodawcy.
102
SYSTEM KS-SOMED
19. INSTRUKCJE
Karta OSOZ w Rejestracji
START
Czy pacjent
posiada K.OSOZ
TAK
Rejestracja
Rejestracja
Czy karta była
aktywowana, czy pacjent
pamięta PIN?
Wyszukiwanie
pacjenta przez
podłożenie Karty
OSOZ pod czytnik
NIE
Informacja, że do
momentu
aktywacji karta nie
będzie działać
NIE
Przekazanie ulotki OSOZ,
Więcej informacji na
www.osoz.pl lub bezpośrednio
u lekarza
NIE
Czy
aktywować
kartę?
TAK
Czy klient
zdecydowany
NIE
Wyszukiwanie pacjenta po danych teleadresowych
Aktywacja, czyli wydanie Karty OSOZ (automatycznie
nr karty zapisany w kartotece)
Wyszukiwanie
pacjenta po
danych
teleadresowych
Wyszukiwanie
pacjenta po
danych
teleadresowych
NIE
Więcej informacji na www.osoz.pl można założyć i
korzystać z konta zdrowotnego
KONIEC
103

OSOZ 12753KB Jan 21 2013 02:25:44 PM

Transkrypt

Podobne dokumenty

Co to jest OSOZ

OSOZ Mini - WOLMARKET

Raport2011.00.0.10

Więcej - Ucyfrowienie.pl

Uszczelnienie statyczne X-RING/QUAD-RING

Szanowni Państwo, Na początku cytat z biuletynu z wersji 2010.02