3. Funkcje systemów obsługi konferencji

POLITECHNIKA WARSZAWSKA
WYDZIAŁ MECHATRONIKI
INSTYTUT AUTOMATYKI I ROBOTYKI
PROJEKT PRZEDDYPLOMOWY
Krzysztof Dąbrowski
Nr albumu 66890
Przegląd Systemów Obsługi Konferencji
oraz opis obsługi konferencji z
wykorzystaniem Open Conference
System
prowadzący: prof. nzw. dr hab. inż. Barbara Putz
konsultant: mgr inż. Jakub Możaryn
Warszawa, sierpień 2009
Spis treści
1. Wstęp
4
2. Kryteria wyboru systemu obsługi konferencji
6
2.1 Cena
6
2.2 Wersja językowa
6
2.3 Użyta technologia
6
2.4 Łatwość obsługi
7
3. Funkcje systemów obsługi konferencji
8
3.1 Podstawowe funkcje systemy obsługi konferencji
8
3.2 Dodatkowe funkcje systemy obsługi konferencji
8
4. Przegląd istniejących Systemów Obsługi Konferencji
4.1 Systemy polskojęzyczne
9
9
4.1.1 COFFE
9
4.1.2 eKONGRES
10
4.1.3 SysKon
10
4.2 Systemy angielskojęzyczne
12
4.2.1 EasyChair
12
4.2.2 ConfTool
12
4.2.3 Open Conference System
13
5 Porównanie systemów obsługi konferencji
14
6. Instalacja OCS i pierwsza konferencja
16
6.1 Instalacja
16
6.1.1 Wymagania systemowe
16
6.1.2 Diagram przepływów
16
6.1.3 Pobieranie plików do instalacji
18
6.1.4 Konfiguracja
18
6.1.4.1 Wspierane bazy danych
18
6.1.4.2 Przygotowanie do konfiguracji
18
2
6.1.4.3 Ustawienia językowe i strony kodowej
19
6.1.4.4 Ustawienia plików
20
6.1.4.5 Ustawienia bezpieczeństwa
21
6.1.4.6 Konto administratora
21
6.1.4.7 Ustawienia bazy danych
22
6.1.4.8 Zakończenie instalacji
23
6.2 Pierwsza konferencja
23
6.2.1 Logowanie jako administrator
23
6.2.2 Zarządzanie stroną
25
6.2.2.1 Ustawienia opcji strony
25
6.3.1 Pierwsza konferencja
26
6.3.1.1 Pierwsza konferencja
26
6.3.1.2 Sześć kroków do konferencji
30
6.3.1.3 Ustawienia konferencji
35
6.3.1.4 Ramy czasowe konferencji
38
6.3.1.5 Zakończenie tworzenia konferencji
40
7. Podsumowanie
41
Bibliografia
42
3
1. Wstęp
System obsługi konferencji jest to oprogramowanie oparte o technologię
Web, wspierające organizowanie konferencji naukowych. Ma za zadanie pomagać
organizatorom, autorom i recenzentom w wypełnianiu ich obowiązków
Różnorodność oprogramowania tego typu dowodzi, że systemy obsługi
konferencji są niezwykle popularne na całym świecie. Głównymi użytkownikami
takich systemów są stowarzyszenia, uniwersytety, instytuty i centra konferencyjne
organizujące konferencje, kongresy i inne wydarzenia.
Specjalistyczne systemy obsługi konferencji są dobrym rozwiązaniem
upraszczającym działania związane z organizacją i zarządzaniem wydarzeń przez
Internet. Systemy tego typu pomagają w obsłudze konferencji – między innymi w
rejestracji uczestników, obsłudze artykułów i publikacji (czyli ich ocenie i
recenzowaniu). W rozbudowanych rozwiązaniach możliwa jest rezerwacji pokoi
hotelowych oraz płatności on-line.
System obsługi konferencji charakteryzuje się następującymi funkcjami:
- utworzenie strony Web konferencji
- wysyłka maili z informacją o konferencji do wybranych adresatów
- możliwość rejestracji na stronie dla uczestników konferencji
- możliwość elektronicznego zgłaszania artykułów
- możliwość edycji zgłoszeń
- System korespondencji masowej do zarejestrowanych użytkowników
- Przypisanie różnych ról do użytkowników (recenzenci, wykładowcy, uczestnicy,
słuchacze)
- Obsługa konferencji cyklicznych (np. rocznych) zachowując ustawienia i zmieniając
tylko daty
4
- Personalizacja interfejsu
- Obsługa płatności
Z punktu widzenie osoby organizującej konferencję (czasami jest to osoba, która
odpowiada zarówno za techniczną obsługę jak i merytoryczną, a czasami te role
mogą być podzielone) system powinien umożliwiać następujące działania:
Utworzenie
strony
WWW
konferencji.
Strona
taka
jest
skierowana
na
rozpowszechnienie informacji o konferencji, musi więc zawierać informacje o
tematyce, terminach, lokalizacji itp.
Kierownictwo konferencji. Nadania wybranym użytkownikom praw kierownictwa,
czyli możliwości ustalania ram czasowych konferencji, tworzenia opisów, decyzji o
dopuszczeniu prezentacji, wyboru recenzentów.
Zarządzanie rejestracją – ustalenie zasad zapisu, płatności za udział.
Możliwość archiwizacji – po zakończeniu konferencji możliwość udostępnienia
materiałów (lub nie), z możliwością komentowania (lub nie).
5
2. Kryteria wyboru systemu obsługi konferencji
Dokonując
przeglądu
istniejących
rozwiązań
wybrano
podstawowe
własności, które zazwyczaj są brane pod uwagę przy wyborze system obsługi
konferencji.
2.1 Cena
Największe znaczenie ma zwykle cena zakupu licencji. Zbadane systemy w
większości są dostępne w wersjach darmowych. Jednak zdecydowana większość
darmowych systemów obsługi konferencji nie jest wspierana przez producentów lub
są to produkty nieukończone, nie przetestowane i nierozwijane. Nie spotkano na
rynku systemu w pełni spełniającego wszystkie wymagania stawiane takiemu
oprogramowaniu i jednocześnie darmowego.
2.2 Wersja językowa
W niektórych przypadkach jest to kluczowe kryterium, aczkolwiek nie
zawsze decydujące (można założyć, że środowisko naukowe w Polsce posługuje się
dobrze językiem angielskim). Jeśli jednak zależy organizatorom na Polskie wersji
językowej to pole wyboru systemu obsługi konferencji zostaje bardzo zawężone.
2.3 Użyta technologia
Zdecydowaną popularność zyskały systemy oparte na technologiach
Apache,
PHP
oraz
MySQL.
Podstawową
zaleta
powyższych
jest
dobra
dokumentacja, łatwość użytkowania oraz brak opłat. Apache, PHP oraz MySQL są
dystrybuowane na podstawie Powszechnej Licencji Publicznej (GNU General Public
License).
Do wad należy jednak to, że jest potrzebna podstawowa wiedza na temat
powyższych technologii w celu instalacji i konfiguracji systemu.
6
Do innej kategorii należą systemy, w których wykorzystana zostaje
infrastruktura informatyczna dostawcy oprogramowania. Udostępnia on wtedy
zarówno oprogramowanie jak i warunki techniczne odpowiednie dla niego. Takie
rozwiązania są dostępne tylko jako komercyjne, płatne.
2.4 Łatwość obsługi
Do zadań takiego systemu należy uporządkowanie działalności i wsparcie
techniczne
organizatorów
konferencji.
Organizatorzy
konferencji
potrzebują
sprawnego i łatwego w obsłudze narzędzia ułatwiającego kontakty między
organizatorami, uczestnikami konferencji – w wymaganym zakresie. Wszystkie
prace związane z obsługą konferencji powinny być na tyle proste i intuicyjne, aby
nawet osoba z podstawową znajomością obsługi komputera potrafiła sprawnie i
szybko przeprowadzić wymagane operacje.
7
3. Funkcje systemów obsługi konferencji
3.1 Podstawowe funkcje systemy obsługi konferencji
Dokonując przeglądu istniejących rozwiązań wybrano podstawowe funkcje,
które powinny charakteryzować system obsługi konferencji:
- rejestracja on-line uczestników
- rejestrowanie i przechowywanie nadsyłanych artykułów
- recenzowanie nadsyłanych artykułów
- system masowej wysyłki korespondencji elektronicznej
3.2 Dodatkowe funkcje systemy obsługi konferencji
Dodatkowo systemy mogą realizować następujące funkcje:
- obsługa firm – rejestracja grupowa – informacje dla przedstawiciela o całej
grupie
- rezerwacje noclegów
- płatności i fakturowanie
- drukowanie identyfikatorów i certyfikatów
Idealny system obsługi konferencji powinien łączyć wszystkie powyższe
funkcje oraz dodatkowo mieć możliwość dostosowania do indywidualnych
wymagań użytkownika.
8
4. Przegląd istniejących Systemów Obsługi Konferencji
Poniżej dokonano przeglądu istniejących systemów obsługi konferencji z
podziałem na systemy polskojęzyczne i angielskojęzyczne. Przedstawione zostały
funkcje systemów i ich cena.
4.1 Systemy polskojęzyczne
4.1.1
COFFE
Adres internetowy: http://www.ispsa.pl/coffee.php
Producentem systemu jest Instytut Studiów Programistycznych S.A.
Proponuje on system w trzech gotowych wersjach w zależności od
wymagań użytkownika – różniące się funkcjami i ceną.
- coffee CAPPUCINO – Podstawowa wersja umożliwiająca
internetową rejestrację uczestników, płatności i fakturowanie, drukowanie
identyfikatorów i certyfikatów oraz usługi informacyjne, czyli stały
kontakt z uczestnikami konferencji.
- coffee LATTE - poza funkcjami coffee Cappucino posiada opcje
pozwalające na rozdział i zarządzanie miejscami hotelowymi oraz
przyjmowanie streszczeń i przydzielanie ich recenzentom.
- coffee ESPRESSO - oprócz funkcji coffee Latte pozwala na obsługę
kart kredytowych oraz układanie programu konferencji.
Ceny powyższego systemu wahają się w zależności od wersji oraz
ilości uczestników konferencji od ponad 1200 zł do ponad 6660 zł
9
4.1.2
eKONGRES
Adres internetowy: http://www.ekongres.com.pl/
System eKongres jest oparty o moduły umożliwiające dostosowanie
systemu do własnych wymagań. Oferuje takie moduły jak: Rejestracja
użytkowników - konta użytkowników, Rejestracja użytkowników – opłaty,
Obsługa
firm/rejestracja
grupowa,
Zgłaszanie
artykułów/publikacji,
Recenzje i recenzenci, Lista publikacji, Hotele i pokoje, Rezerwacja pokoi
hotelowych, Faktury, Newsletter.
Dodatkowo można także skorzystać z przygotowanych pakietów:
- Pakiet brązowy - podstawowa wersja systemu zawierająca moduł
rejestracji uczestników oraz system obsługi abstraktów.
- Pakiet srebrny - wparcie organizatora konferencji poprzez: obsługę
rejestracji, system płatności on-line, system abstraktów i ich recenzji oraz
obsługę bazy noclegowej.
- Pakiet złoty - pełna wersja systemu i kompleksowe podejście do
obsługi kongresu/konferencji.
Cen powyższego systemu nie udało się ustalić.
4.1.3
SysKon
Adres internetowy: http://www.innotech.pl/syskon.php
Produkt firmy Innotech.
Posiada budowę modułową. Do wyboru są następujące moduły:
10
- moduł „uczestnik” - umożliwia on uczestnikom konferencji
zgłoszenie udziału oraz nadesłanie artykułów.
- moduł „raporty” - pozwala przeglądać informacje o zgłoszonych
na konferencję osobach. Zebrane w module uczestnika informacje są
prezentowane w postaci przejrzystych raportów.
- moduł „faktury” – umożliwia wystawianie faktur dla uczestników
oraz faktur grupowych
- moduł „logistyka” – umożliwiający planowanie noclegów,
transportu gości
- moduł „powiadomienia” – Umożliwia w prosty sposób rozesłanie
do wszystkich zaproszenia do udziału w konferencji. Zarejestrowanych
uczestników można informować o wydarzeniach dotyczących konferencji,
n.p. przypomnienie o możliwości nadesłania artykułu, informacje o
konieczności dokonania opłaty za udział w konferencji i inne.
- moduł „recenzent” - korzystając z modułu do recenzji można w
prosty sposób sprawdzić czy autor nadesłał wszystkie wymagane
informacje o artykule. Moduł obsługuje zarówno streszczenia jak i pełne
artykuły. Każdy z artykułów może być oceniany przez dowolną liczbę
recenzentów. Informacja o ocenie, jaką otrzymał artykuł jest automatycznie
przekazywana autorowi artykułu.
- moduł „konferencja” – umożliwia utworzenie strony WWW
konferencji.
- moduł „organizator” - pozwala zarządzać użytkownikami
systemu. Dla każdego z użytkowników można zdefiniować, do których
konferencji ma dostęp.
Cena powyższego systemu waha się od 450 zł do 1250 (+VAT)w
zależności od wersji systemu i ilości uczestników konferencji
11
4.2 Systemy angielskojęzyczne
4.2.1
EasyChair
Adres internetowy: http://www.easychair.org/
Najważniejsze funkcje tego sytemu to m.in.:
- zarządzanie uprawnieniami użytkowników
- przyjmowanie zgłoszeń
- przyjmowanie recenzji
- system korespondencji
- dyskusje on-line dotyczące zgłoszeń
EasyChair jest darmowym systemem zarządzania konferencjami.
4.2.2
ConfTool
Adres internetowy: http://www.conftool.net/
Niemiecki system zarządzania konferencjami, dostępny w kilku językach, w
tym także po polsku
Najważniejsze funkcje oferowane przez system Conf Tool to:
- rejestracja i przechowywanie nadsyłanych dokumentów
- przypisywanie prac do recenzji do odpowiednich recenzentów
- prezentowanie opinii i organizacja spotkań internetowych
- wysyłanie korespondencji masowej
- administracja użytkownikami, płatnościami, wydarzeniami…
System
jest
darmowy
do
zastosowań
niekomercyjnych,
czyli
organizowanych przez uczelnie, nieregularnie, z liczbą uczestników poniżej 150.
12
Wszelkie
wątpliwości,
co
do
charakteru konferencji, należy
wyjaśnić z
producentem oprogramowania.
4.2.3
Open Conference System
Adres internetowy: pkp.sfu.ca/ocs/
System pod patronatem Public Knowledge Project, dostępny w kilku
językach (polskiego brak). Oferuje podobne możliwości jak większość
systemów, czyli:
- umożliwia stworzenie strony WWW konferencji
- wysyłanie korespondencji masowej
- przyjmowanie referatów i abstraktów drogą elektroniczną
- rejestracja użytkowników
- możliwość obsługi konferencji cyklicznych, np. odbywających się co
miesiąc, rok itd.
- możliwość płatności kartami
System jest darmowy.
13
5. Porównanie systemów obsługi konferencji
Funkcje poszczególnych systemów zebrano w Tabeli 1
Na podstawie Tabeli 1 jako wzorcowy system został wybrany Open
Conference System. Spełnia on większość wymagań stawianych systemom obsługi
konferencji, także tych nie zawartych w tabeli, Np.: obsługa płatności, obsługa
konferencji cyklicznych, obsługa wielu konferencji na raz. Wadą jest brak polskiej
wersji językowej. Program natomiast umożliwia tworzenie własnych plików
językowych.
14
15
T
T
T
T
T
Ang
Darmowy
Zgłaszanie prac
on-line
Przypisanie
prac do
recenzentów
Upload prac na
server
Ocena
nadesłanych
prac
Powiada-mianie
przez pocztę
elektr.
Język
Płatny/
Darmowy
Darmowy
*
Pol/Ang
T
T
T
T
T
T
ConfTool
Darmowy
Ang
T
N
N
N
T
T
EasyChair
Płatny
Pol
T
T
T
T
T
T
SysKon
Płatny
Pol
T
T
T
T
T
T
eKONGRES
Płatny
Pol
T
T
T
T
T
T
Coffe
Espresso
Płatny
Pol
N
N
T
T
T
T
Coffe
Latte
Płatny
Pol
N
N
N
N
N
T
Coffe
Cappuccino
T- funkcja jest dostępna; N – funkcja jest niedostępna; * - system darmowy do zastosowań niekomercyjnych
T
Rejestracja
uczestników
OCS
Tab. 1: Zestawienie funkcji systemów obsługi konferencji dostępnych na rynku
Darmowy
Ang
T
T
T
N
T
T
ConfMan
6. Instalacja Open Conference System i pierwsza konferencja
6.1 Instalacja
6.1.1 Wymagania systemowe
Open
Conference
System
można
uruchomić
na
komputerze
spełniającym
następujące wymagania:
Wymagania systemowe:
* PHP w wersji co najmniej 4.2.0;
* MySQL w wersji co najmniej 3.23.23 lub PostgreSQL w wersji co najmniej 7.1
* Apache w wersji co najmniej 2.0.4x lub Microsoft IIS 6
* System operacyjny: Każdy OS wspierający powyższe oprogramowanie, włączając
w to: Linux, BSD, Solaris, Mac OS X, Windows
6.1.2 Diagram przepływów
Na Rysunku 1 znajduje się diagram przepływów systemu OCS obrazujący jego
działanie:
16
Rysunek 1. – Diagram przepływów
17
6.1.3 Pobranie plików do instalacji
Instalacja rozpoczyna się od pobrania plików instalacyjnych ze strony producenta.
Po wejściu na stronę http://pkp.sfu.ca/ocs/ należy przejść do działu Download. Jest
tam do wyboru pobranie OCS w wersji aktualnej lub dowolnej z wersji starszych. Po
wybraniu interesującej na wersji zostaje pobrane spakowane archiwum tar.gz. Pliki z
pobranego
archiwum
należy
rozpakować
do
katalogu
serwera
WWW
przechowującego dane (dla serwera Apache domyślnie jest to katalog \htdocs\).
6.1.4 Konfiguracja
Po skopiowani plików i pierwszym wejściu na stronę główną pojawia się ekran
konfiguracyjny umożliwiający konfigurację połączenia z bazą danych oraz
utworzenie konta administracyjnego a także inne ustawienia, które zostały
omówione poniżej.
6.1.4.1 Wspierane bazy danych
OCS był testowany na bazach danych MySQL oraz PostgreSQL i w pełni z nimi
współpracuje.
Powinien
także
działać
na
bazach
zgodnych
z
ADOdb
(http://adodb.sourceforge.net/).
6.1.4.2 Przygotowanie do konfiguracji
Przed rozpoczęciem instalacji należy upewnić się, że jest włączona możliwość
modyfikacji następujących plików i katalogów razem z ich zawartością:
- config.inc.php
- public/
- cache/
- cache/t_cache/
- cache/t_compile/
18
6.1.4.3 Ustawienia językowe i strony kodowej
Podczas instalacji należy wybrać podstawowy język dla OCS oraz języki, jakie mają
być dostępne dla tworzonych konferencji. Dostępne języki to: Angielski, Niemiecki,
Hiszpański, Francuski, Włoski, Portugalski.
Na Rys.2 przedstawiono ekran wyboru opcji regionalnych.
Rysunek 2. Ekran wyboru opcji regionalnych
•
W Primary locale wybieramy główny język systemu.
•
W Additional locales można wybrać, jakie dodatkowe języki jakie będą dostępne
dla udostępnianych konferencji.
19
•
Client character set
umożliwia wybór kodowania znaków, jaki będzie używany
do komunikacji z przeglądarką WWW.
•
Connection character set
umożliwia wybór kodowania znaków dla komunikacji z
bazą danych. Powinien być taki sam jak dla Client character set. Ta opcja jest
jednak możliwa do wyboru tylko w przypadku użycia baz danych MySQL w
wersji co najmniej 4.1.1 lub PostgreSQL w wersji co najmniej 7.1 Jeżeli
używana jest inna baza należy wybrać opcję „Not applicable”
•
Database character set
umożliwia wybór kodowania znaków dla danych
przechowywanych w bazie danych. Podobnie jak powyższa, tak i ta opcja jest
możliwa do wyboru tylko w przypadku użycia baz danych MySQL w wersji
co najmniej 4.1.1 lub PostgreSQL w wersji co najmniej 7.1 Jeżeli używana jest
inna baza należy wybrać opcję „Not applicable”
6.1.4.4 Ustawienia plików
W to pole należy wpisać pełną ścieżkę do istniejącego katalogu, w którym mają być
przechowywane pliki tworzone w trakcie używania systemu. Ważne, aby nie był to
katalog dostępny z sieci.
Na Rysunku 3 przedstawiono pole wyboru lokalizacji plików
Rysunek 3. Pole wyboru lokalizacji plików
20
6.1.4.5 Ustawienia bezpieczeństwa
Hasła przechowywane w bazie danych mogą być kodowane algorytmem MD5 lub
SHA1. Rekomendowanym algorytmem jest SHA1 i należy go używać w miarę
możliwości, wymaga on jednak PHP w wersji 4.3.0 lub nowszego.
Na Rysunku 4 przestawiono pole wyboru opcji kodowania haseł.
Rysunek 4. Opcje kodowania haseł
6.1.4.6 Konto administratora
Na Rysunku 5 przedstawiono pola służące do utworzenia konta administratora.
Rysunek 5. Tworzenia konta administratora
Po podaniu nazwy użytkownika, podwójnym wpisaniu hasła oraz podaniu adresu email zostaje utworzone konto administratora z kompletnym dostępem do systemu.
Jednocześnie konta kolejnych użytkowników będą mogły zostać utworzone przez
administratora po skonfigurowaniu systemu.
21
6.1.4.7 Ustawienia bazy danych
W polach przedstawionych na Rysunku 6 należy ustawić parametry połączenia z
bazą danych.
Rysunek 6. Opcje połączenia z bazą danych.
•
Database driver
umożliwia wybór dostępnej bazy danych zainstalowanej na
serwerze. Bazy danych wyświetlone w nawiasach kwadratowych nie mają
zainstalowanych rozszerzeń w PHP i ich wybór spowoduje niepowodzenie
instalacji.
•
Host
•
Username i Password – należy podać hasło i nazwę użytkownika, który jest
– Należy tu podać adres do serwera bazy danych
już utworzony w bazie danych i ma odpowiednie prawa do utworzenia bazy
danych i modyfikowania tabeli w tej bazie.
•
Database name – należy podać nazwę bazy danych. Jeżeli baza nie istnieje to
trzeba także zaznaczyć pole wyboru Create new database.
22
6.1.4.8 Zakończenie instalacji
Po ustawieniu wszystkich powyższych opcji należy kliknąć na przycisku Install Open
Conference Systems.
Instalator utworzy potrzebne pliki, zapisze dane w plikach
konfiguracyjnych oraz utworzy bazę danych razem z wymaganymi tabelami.
Po pomyślnej instalacji zostanie wyświetlony ekran informujący o pomyślnej
instalacji systemu (Rysunek 7). Można także zarejestrować się na stronie producenta,
aby otrzymywać wiadomości i uaktualnienia. Aby rozpocząć korzystanie z systemu
należy zalogować się używając danych konta administratora.
Rysunek 7. Ekran z potwierdzeniem pomyślnej instalacji systemu.
6.2 Pierwsza konferencja
6.2.1 Logowanie jako administrator
Należy się zalogować jako administrator. Po logowaniu pojawia się następujący
ekran(Rysunek 8):
23
Rysunek 8. Przejście do opcji administracyjnych.
Należy wybrać Site Administrator. Przechodzi się wtedy do następnego ekranu
konfiguracji przedstawionego na rysunku 9 gdzie dostępne są opcje administracyjne,
miedzy innymi zarządzanie stroną.
Rysunek 9. Opcje administracyjne.
24
6.2.2 Zarządzanie stroną
Na poprzednim rysunku widać menu z opcjami umożliwiającymi rozpoczęcie
konfiguracji strony.
6.2.2.1 Site Settings
Zawarte w tym dziale ustawienia służą do konfiguracji głównej strony OCS,
natomiast konfiguracja poszczególnych konferencji zostanie omówiona później (OCS
może w jednym czasie wspierać wiele konferencji).
Ekran przedstawiony na Rysunku 10 prezentuje możliwe do ustawienia opcje:
Rysunek 10. Opcje konfiguracyjne strony.
25
•
Site Title
umożliwia ustawienie własnego tytułu strony zamiast standardowego
napisu Open Conference Systems.
•
Introduction
– umożliwia wpisanie wstępu, który będzie widoczny po wejściu
na główną stronę OCS – nie jest to pole obowiązkowe
•
Conference redirect
– umożliwia przekierowanie ze strony głównej do strony
konkretnej konferencji. Jest to przydatne, jeżeli jest prowadzona tylko jedna
konferencja i nie ma potrzeby wyświetlania głównej strony. Na początku nie
ma żadnej konferencji do wyboru gdyż jeszcze żadna nie została utworzona.
Po założeniu konferencji można powrócić do tej strony i ustawić odpowiednie
przekierowanie.
•
About the Site description
– umożliwia ustawienie dłuższego opisu strony,
informacji o OCS i autorach dostępnego poprzez opcję ABOUT.
•
Name of principal contact
– umożliwia ustawienie nazwy (imienia i nazwiska)
głównej osoby/instytucji kontaktowej. Zazwyczaj są to dane administratora
strony.
•
Email of principal contact
•
Minimum password length
– adres e-mail głównej osoby kontaktowej.
– umożliwia ustawienie minimalnej długości hasła dla
użytkowników. Domyślnie jest to wartość 6.
•
Site style sheet
– umożliwia wczytanie własnych przygotowanych arkuszy
stylów.
Po ustawieniu wszystkich wymaganych opcji należy kliknąć na przycisku Save, aby
zapamiętać ustawienia. W razie potrzeby można powrócić do tej strony i zmienić
wymagane informacje.
6.3.1.1 Pierwsza konferencja
Aby utworzyć pierwszą konferencję należy w menu Site Administration wybrać opcję
Hosted Conferences zaznaczoną
na Rysunku 11:
26
Rysunek 11. Opcje konfiguracyjne strony.
Na ekranie przedstawionym na Rysunku 12 należy wybrać CREATE CONFERENCE:
Rysunek 12. Wybór opcji.
Następnie zostanie wyświetlony ekran (Rysunek 13) umożliwiający utworzenie
nowej konferencji. Należy wypełnić pola:
•
Conference Title
•
Conference description –
– oficjalna nazwa konferencji
opis konferencji widoczny na stronie konferencji
27
•
Path
– ścieżka do konferencji. Będzie pojawiać się w bezpośrednim adresie
WWW do konferencji (n.p. http://localhost/ocs2/index.php/path/) ważne więc,
żeby rozważnie wybierać tą nazwę. Musi ona być także różna od ścieżek
użytych w innych konferencjach.
•
Jeżeli konferencja ma być publicznie dostępna (link do niej ma znaleźć się na
głównej stronie) to należy zaznaczyć opcję Enable this conference to appear publicly
on the site. Jeżeli
chcemy utworzyć konferencję testową to można nie zaznaczać
tej opcji – dostęp do konferencji będzie wtedy tylko przez bezpośredni link.
Rysunek 13. Ustawienia konferencji.
Po wypełnieniu wszystkich pól należy kliknąć na przycisk Save. Konferencja zostaje
utworzona a administrator staje się managerem konferencji i może dokonywać
28
konfiguracji. Poprawnie utworzona konferencja zostaje potwierdzona ekranem
przedstawionym na Rysunku 14:
Rysunek 14. Ekran potwierdzający utworzenia konferencji.
Aby zarządzać konferencją należy wejść w opcję Conference Manager przy utworzonej
konferencji, tak jak jest to zaznaczone na rysunku poniżej:
Rysunek 15. Wybór opcji.
Następnie wyświetla się ekran z opcjami konfiguracyjnymi przedstawiony na
Rysunku 16:
29
Rysunek 16. Wybór opcji.
Aby przejść do konfiguracji strony konferencji należy użyć opcji Website Management.
Aby w pełni skonfigurować stronę konferencji należy przejść przez sześć kolejnych
kroków.
6.3.1.2 Sześć kroków do konferencji
KROK 1 – About the Conference
Rysunek 17. Wybór opcji.
Po kliknięciu na About the Confernce przechodzimy do pytań opisujących konferencję.
30
Pozycje 1.1 Title oraz 1.2 Conference description zostały automatycznie wypełnione
danymi podanymi przy tworzeniu konferencji przez administratora, jak to widać na
Rysunku 18:
Rysunek 18. Ustawienia opisu konferencji.
Kolejne okno pozwala uzupełnić dane kontaktowe organizatora konferencji:
Rysunek 19. Ustawienia danych kontaktowych organizatora konferencji.
31
Następnie w punkcie 1.4 Copyright Notice należy umieścić informację o prawach
autorskich oraz, poprzez zaznaczenie opcji Require authors to agree to Copyright Notice as
part of the submission process,
można wyegzekwować od autorów akceptację informacji
o prawach autorskich.
W punkcie 1.5 Archive Access Policy ustalić można prawa dostępu do archiwalnych
konferencji, oraz umożliwić ich komentowanie przez zalogowanych użytkowników
lub anonimowo.
W punkcie 1.6 Privacy Statement można wpisać notatkę dotyczącą oświadczenia o
polityce prywatności.
W punkcie 1.7 Add Item to Appear in "About the Conference" można dodawać dodatkowe
informacje do strony ABOUT (o konferencji).
Aby zapisać wprowadzone zmiany należy użyć przycisku Save and continue.
KROK 2 Additional Website Content
W punkcie 2.1 Scheduled Conference Redirect można ustawić przekierowanie ze strony
głównej konferencji do jednej szczególnej konferencji określonej czasowo (jedna
konferencja może występować w określonych odstępach czasu, n.p. co rok). Ma to
zastosowanie zazwyczaj, jeżeli istnieje tylko jedno wystąpienie konferencji i nie ma
potrzeby
wyświetlania
głównej
strony
z
możliwością
wyboru szczególnej
konferencji.
W punkcie 2.2 Homepage można ustawić dla każdej konferencji inny obrazek
tytułowy a także można umieścić dodatkowy opis.
W punkcie 2.3 Information for Users należy umieścić informacje dla czytelników oraz
dla autorów. Informacje te są dostępne dla użytkowników poprzez kliknięcie
odpowiedniego przycisku po prawej stronie ekranu.
W punkcie 2.4 Announcements można ustalić czy manager konferencji może
umieszczać ogłoszenia na stronie a także określić domyślą ilość wyświetlanych
ogłoszeń.
32
W punkcie 2.5 Access to Conference Presentations należy ustalić, na jakich zasadach będą
dostępne prezentacje z konferencji. Może to być dostęp dla każdego odwiedzającego
stronę, dla zarejestrowanych użytkowników lub dla uczestników konferencji.
Aby zapisać wprowadzone zmiany należy użyć przycisku Save and continue.
KROK 3 Website Headers, Footers, Lists and Navigation Bar
W punkcie 3.1 Conference Homepage Header można ustawić nagłówek strony konferencji
jako tekst lub obrazek.
W punkcie 3.2 Website Header można, oprócz nagłówka ustawianego w punkcie 3.1,
ustawić nagłówek, który będzie się pojawiał na wszystkich stronach konferencji.
W punkcie 3.3 Website Footer można ustawić stopkę, która będzie wyświetlana na
każdej stronie konferencji.
W punkcie 3.4 Navigation Bar można dodać własne elementy do menu znajdującego się
na górze strony. Oprócz elementów Home, About, User Home itd. można umieścić
przycisk z przekierowaniem do dowolnej strony, której adres URL należy podać.
W punkcie 3.5 Lists ustawia się opcje wyświetlania list, czyli liczbę elementów
wyszukiwania, jaka ma się pojawiać na jednej stronie (domyślnie 25), oraz liczbę
odnośników, jaka ma się pojawiać na stronie wyników wyszukiwania.
Po ustawieniu wszystkich potrzebnych funkcji należy nacisnąć przycisk Save and
continue.
KROK 4 Conference Style
W tym kroku można dostosować wygląd strony konferencji. Lista alternatywnych
tematów jest dostępna na stronie PKP (http://pkp.sfu.ca/ocs). Można także użyć
własnych arkuszy stylów. Dodatkowo można także dostosować wygląd interfejsu to
własnych wymagań przesuwając odpowiednie bloki na części strony pokazanej na
Rysunku 20:
33
Rysunek 20. Ustawienia interfejsu strony.
Aby zapisać wprowadzone zmiany należy użyć przycisku Save and continue.
KROK 5 Logging and Auditing
W tym kroku można ustawić zapisywanie zdarzeń związanych z konferencją. Można
zapisywać wykonywane akcje na dokumentach, przesyłane e-maile, oraz zapisywać
inne zdarzenia.
KROK 6 Conference Indexing
W tym kroku można podać dane, które mają się znaleźć w znacznikach META na
każdej stronie konferencji i będą służyć do indeksowania strony w wyszukiwarkach
internetowych.
34
Po wypełnieniu powyższych sześciu kroków zostaje przygotowana strona
konferencji. W następnym kroku przygotowana zostanie jednorazowa konferencja.
Można także przygotować konferencje cykliczną.
6.3.1.3 Ustawienia konferencji
Aby przygotować konferencję należy przyjść do strony Conference Site Management i
wybrać Scheduled Conferences, jak pokazano na Rysunku 21:
Rysunek 21. Przejście do ustawień konferencji.
Na kolejnym ekranie przedstawionym na Rysunku 22 należy wybrać Create a
Scheduled Conference
35
Rysunek 22. Wybór opcji.
W następnym kroku należy podać tytuł planowanej konferencji oraz ścieżkę do niej
(URL). Po podaniu wymaganych danych konferencja pojawia się na stronie Scheduled
Conferences.
Po zapisaniu wprowadzonych ustawień zostaje utworzona konferencja. Nie jest ona
jeszcze aktywna i należy dokonać kolejnych ustawień.
Po wybraniu z menu górnego USER HOME przechodzimy do menu użytkownika,
następnie należy wybrać Conference Manager.
Na wyświetlonej stronie (Rysunek 23) należy przejść do sekcji Current Conferences:
Rysunek 23. Opcje aktualnej konferencji.
Po wybraniu opcji Setup przechodzi się do ustawień konferencji. Należy wypełnić
dane w trzech krokach:
36
KROK 1 Details
W punkcie 1.1 Scheduled Conference Description należy podać krótki opis konferencji,
który pojawi się na stronie.
W punkcie 1.2 należy podać lokalizację organizowanej konferencji.
W punkcie 1.3 należy podać dane osoby odpowiedzialnej dla organizowanej
konferencji.
W punkcie 1.4 należy podać kontakt to osoby odpowiedzialnej za wsparcie
techniczne.
W punkcie 1.5 można ustawić stopkę email, która będzie dołączana do każdego
wysyłanego maila, oraz adres mailowy (Bounce Address), na który mają być przesyłane
raporty o niedoręczonych mailach.
W punkcie 1.6 i 1.7 można podać informacje dotyczące sponsorów i innych źródeł
wsparcia.
KROK 2 Submisions
Punkt 2.1
W punkcie Submission Materials ustala się zasady zgłaszania prezentacji do konferencji.
Może to być abstrakt, pełna prezentacja, abstrakt i prezentacja razem, prezentacja
poprzedzona abstraktem z możliwością wymogu wcześniejszej pozytywnej recenzji
abstraktu przed wysłaniem prezentacji.
W punkcie Type of Submission określa się czy mają być możliwe zgłoszenia do
pojedynczych prezentacji lub/i sesji z wieloma prezentacjami.
W punkcie Supplementary Materiale ustawia się możliwość załączania dodatkowych
plików do przesyłanych prezentacji.
W punkcie Submission Notification wybiera się, na jakie adresy e-mail mają być
wysyłane kopie potwierdzeń zgłoszeń.
37
Punkt 2.2
W tym punkcie ustawia się komunikat, jaki ma się pojawiać przy ogłoszeniu o
otwarciu zbierania prezentacji.
Punkt 2.3
W punkcie Author Guidelines należy umieścić wytyczne dla autorów, dotyczące m.in.
bibliografii, formatowania itp. Dodatkowo w punkcie Submission Preparation Checklist
zostały przygotowane pytania, na które musi udzielić odpowiedzi autor zgłaszający
swoją prezentację. Pytania te można dowolnie modyfikować.
KROK 3 Review Process
W tym kroku ustala się i upublicznia zasady procesu recenzji. Należy wpisać zasady
recenzowania, które zostaną udostępnione na stronie About the Conference.
6.3.1.4 Ramy czasowe konferencji
Najważniejsza część ustawień to ustalenie ram czasowych konferencji, co spowoduje
jej uaktywnienie. W tym celu należy wybrać z menu Conference Timeline and Information:
Rysunek 24. Wybór opcji ustawień ram czasowych konferencji.
38
Po wybraniu tej opcji zostaje wyświetlony ekran przedstawiony na Rysunku 25,
umożliwiający wybranie dat otwarcia, zamknięcia konferencji i wielu innych:
Rysunek 25. Ustawienia ram czasowych konferencji.
First day of conference
– pierwszy dzień konferencji
Last day of conference
– ostatni dzień konferencji
Go Live (as a Current Conference)
Move to Conference Archive
– data opublikowania strony konferencji
– data przeniesienia strony do archiwum
Author registration opened
– data otwarcia możliwości rejestrowania się autorów
chcących wziąć udział w konferencji
Author registration closed
- data zamknięcia możliwości rejestrowania się autorów
chcących wziąć udział w konferencji
39
Call for Papers posted
– data wysłania wezwania do składania przez autorów propozycji
swoich prezentacji
Submissions accepted
Submissions closed
– data rozpoczęcia składania zgłoszeń
– data zakończenia składania zgłoszeń prezentacji
Reviewer registration opened
Reviewer registration closed
– data rozpoczęcia przyjmowania zgłoszeń recenzentów
– data zakończenia przyjmowania zgłoszeń recenzentów
6.3.1.5 Zakończenie tworzenia konferencji
Po ustawieniu wymaganych dat zostaje utworzona i opublikowana (w dniu
podanym w polu Go Live) informacja o zaplanowanej konferencji na stronie
konferencji.
Pełna konfiguracja konferencji wymaga ustawienia jeszcze wielu opcji, jednak
kończąc w tym momencie otrzymuje się działającą stronę konferencji, z możliwością
rejestracji przez użytkowników.
40
7. Podsumowanie
Z wielu dostępnych na rynku systemów obsługi konferencji, często
oferujących
zbliżone
Charakteryzuje
funkcje,
się
on
został
wybrany
rozbudowanymi
Open
Conference
możliwościami
System.
konfiguracji
przygotowywanej konferencji, możliwością prezentowania jednocześnie wielu
konferencji oraz jest darmowy. Producent dostarcza także bogatą dokumentację,
wsparcie techniczne, a także udostępnia forum (http://pkp.sfu.ca/support/forum/), na
którym można podzielić się uwagami z producentem i innymi użytkownikami oraz
uzyskać pomoc w razie problemów. System ten nie jest niestety dostępny w języku
polskim, oferuje jednak możliwość tworzenia własnych wersji językowych.
Jest to najlepszy system obsługi konferencji, jaki jest dostępny bezpłatnie. Jest
on często wykorzystywany przez organizatorów konferencji, co świadczy o jego
zaletach i niezawodności.
41
Bibliografia
Systemy polskie
COFFEE - http://www.ispsa.pl/coffee.php
eKONGRES - http://www.ekongres.com.pl/
SysKon - http://www.innotech.pl/syskon.php
Systemy angielskojęzyczne
ConfMan - www.ifi.uio.no/confman/ABOUT-ConfMan/
CyberChair - www.CyberChair.org
EDAS - http://edas.info/
EasyChair - www.easychair.org
ConfTool - www.conftool.net
Open Conference Systems - pkp.sfu.ca/ocs/
IAPR COMMENCE - http://iaprcommence.sourceforge.net/
START V2 ConferenceManager - www.softconf.com
MyReview - http://myreview.intellagence.eu/
ConfMaster - www.confmaster.net
OpenConf - www.openconf.com
Confious - www.confious.com
Conference Online-Management System (COMS) - www.conferenceservice.com
ConfDriver - www.confdriver.com
RegisterConference - www.registerconference.com
http://pl.wikipedia.org/wiki/Konferencja_naukowa
http://en.wikipedia.org/wiki/Conference_management_system
http://en.wikipedia.org/wiki/Abstract_management
http://en.wikipedia.org/wiki/Academic_conference
42