Annex A - Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji

Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM) biuro
w Warszawie,
zaprasza do składania ofert na
USŁUGĘ HOTELOWĄ – NOCLEG DLA UCZESTNIKÓW TRZYDNIOWYCH WARSZTATÓW
ORAZ WYNAJĘCIE SALI KONFERENCYJNEJ DLA POTRZEB WARSZTATÓW
realizowanych w terminie 12 -15 kwietnia 2016 w Łodzi, w ramach projektu „Współpraca
i kompetencja kluczem do skutecznej walki z handlem ludźmi", współfinansowanego ze środków
Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009 – 2014.
OPIS PRZEDMIOTU OFERTY
1.
WYNAJEM
SALI
KONFERENCYJNEJ
NA
TRZY
DNI
WEDŁUG
NASTĘPUJĄCYCH ROZWIĄZAŃ:
Sala musi być wyposażona w niezbędny system nagłośnieniowy i prezentacyjny ( mikrofon
do dyspozycji każdego z uczestników), głośniki, ekran, rzutnik multimedialny, laptop itp.)
oraz mieć możliwość ustawienia sceny ze stołem prezydialnym dla ok. 5 osób.
Sala musi być klimatyzowana (preferowany dostęp do światła dziennego), przygotowana w
ustawieniu konferencyjnym (w podkowę), wyposażona w ekran, laptop, rzutnik, nagłośnienie,
bezpłatny bezprzewodowy dostęp do Internetu, z wodą mineralną dla uczestników.
Standard oferowanych produktów i usług nie powinien być niższy niż wyspecyfikowany
poniżej:
– notatniki oraz długopisy/ołówki dla uczestników konferencji; – bezprzewodowy dostęp do
Internetu dla uczestników przez cały czas trwania konferencji; – opieka specjalnie
dedykowanej przez oferenta osoby w trakcie przygotowań do konferencji oraz w trakcie jej
trwania; – obsługa techniczna oraz kelnerska przez cały czas trwania szkolenia – woda
mineralna (gazowana i niegazowana) dostępna w sali przez cały czas trwania konferencji.
• Pierwszy dzień warsztatów (13 kwietnia):
W godzinach ok. 9:00–16:00 – sala konferencyjna na ok. 50 osób przystosowana do
przeprowadzenia sesji plenarnych.
2
• Drugi dzień warsztatów:
W godzinach ok. 9:00–16:00 – sala konferencyjna na ok. 50 osób przystosowana do
przeprowadzenia sesji plenarnych.
• Trzeci dzień warsztatów:
W godzinach ok. 9:00 – 15:00 – sala konferencyjna na ok. 50 osób przystosowana do
przeprowadzenia sesji plenarnych.
2. RECEPCJA do rejestracji uczestników warsztatów przed salą konferencyjną
3. PRZERWY KAWOWE
Przerwy kawowe powinny być ciągłe. Przerwy kawowe powinny zawierać świeżo parzoną
kawę i herbatę, wodę, soki oraz wybór przekąsek na słodko (w tym owoce) i słono. Prosimy
o wyszczególnienie, jakie napoje i jaki poczęstunek jest oferowany. Prosimy o informację o
składzie serwowanych przekąsek oraz o zawartych w nich alergenach• Pierwszy dzień
warsztatów:
W godzinach ok. 8:30–15:00 – ciągła przerwa kawowa dla ok. 50 osób.
• Drugi dzień warsztatów:
Do godziny ok. 8:30– 15:00 – ciągła przerwa kawowa dla ok. 50 osób.
• Trzeci dzień warsztatów:
W godzinach ok. 8:30 – 12:30 – ciągła przerwa kawowa dla ok. 50 osób.
4. PRZERWY LUNCHOWE
Przerwa obiadowa w formie bufetu o urozmaiconym menu, uwzględniającym potrawy
wegetariańskie z wyborem dań na zimno, sałatek, zup, dań gorących, deserów, owoców oraz
z napojami. Prosimy o przedstawienie przykładowego menu oraz o informację na temat
składu serwowanych potraw i o zawartych w nich alergenach.
• Pierwszy dzień warsztatów:
W godzinach ok. 13:00 – lunch dla ok. 50 osób
• Drugi dzień warsztatów:
W godzinach ok. 13:00 – lunch dla ok. 50 osób.
• Trzeci dzień warsztatów:
W godzinach ok. 13:00 – lunch dla ok. 50 osób.
5. ZAKWATEROWANIE
Standard oferowanych produktów i usług nie powinien być niższy niż zakwaterowanie w
pokojach 1-osobowych z klimatyzacją lub otwieranym oknem, bezpłatnym dostępem do
Internetu, TV LCD, łazienką z prysznicem i suszarką, sejfem, telefonem.
• Przeddzień pierwszego dnia warsztatów (12.04):
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 50 osób. Przyjazd
i rejestracja gości w godzinach popołudniowych .
3
• Pierwszy/drugi dzień warsztatów (np. 13/14.04)
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 50osób
• Drugi/trzeci dzień warsztatów (14/15.04)
Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 50 osób
6. KOLACJA
• Pierwszy dzień warsztatów (13.04):
Uroczysta kolacja, w formie bufetu, serwowana w godz. ok. 18:30-22:00 (prosimy
o wskazanie przykładowego menu) dla ok. 50 osób: posiłek powinien składać się
urozmaiconego menu, uwzględniającym potrawy wegetariańskie, z wyborem dań na zimno,
sałatek, zup, dań gorących, deserów, owoców oraz z napojów,
Drugi dzień warsztatów (14.04):
kolacja, w formie bufetu, serwowana w godz. ok. 18:30-20:00 (prosimy o wskazanie
przykładowego menu) dla ok. 50 osób: posiłek powinien składać się urozmaiconego menu,
uwzględniającym potrawy wegetariańskie, z wyborem dań na zimno, sałatek, deserów,
owoców oraz z napojami
Uwagi ogólne dotyczące warunków i trybu składania ofert:
a) Oferent zobowiązany jest podać cenę netto realizacji poszczególnych usług w złotych
polskich (PLN). Cena za nocleg powinna uwzględniać możliwość anulowania rezerwacji do
dnia przyjazdu gości
b) Oferent zobowiązany jest wskazać wszelkie dodatkowe koszty, które mogą powstać w
trakcie realizacji zadania.
c) Oferent proszony jest o potwierdzenie dostępności sali konferencyjnej i zakwaterowania w
w/w terminie.
d) Oferent zobowiązany jest podać w ofercie informację dotyczącą warunków dokonania
rezerwacjiirezerwacji sposobie płatności
e) Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa w języku angielskim na szablonie umowy
zaproponowanym przez IOM. Płatność zostanie dokonana na podstawie faktury wystawionej
przez Wykonawcę po zrealizowaniu zlecenia. Nie istnieje możliwość zapłacenia zaliczki.
Kryteria wyboru oferty:
a) cena vs. jakość proponowanych usług,
b) możliwość bezkosztowej rezygnacji z całości rezerwacji lub jej części,
c) kompletność złożonej oferty.
Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane
firmy, które są władne do złożenia oferty w zakresie i na warunkach w nim określonych z
następującymi zastrzeżeniami:
4
a) IOM skontaktuje się tylko z wybranymi podmiotami zgłaszającymi swoje oferty.
b) IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert według własnego
uznania.
c) Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w
stosunku do IOM.
d) IOM zastrzega sobie – bez konieczności podawania przyczyn – prawo odstąpienia od
rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości, jak i jej poszczególnych
elementów.
e) IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji handlowych w celu wyboru
najkorzystniejszej oferty.
f) IOM zastrzega sobie prawo zarówno do zwiększenia, jak i do zmniejszenia zakresu lub/i
wartości zamawianych usług.
Wszystkie szczegółowe kwestie merytoryczne, techniczne i organizacyjne zostaną
uzgodnione między IOM a Wykonawcą i będą na bieżąco konsultowane między Stronami w
celu zapewnienia najwyższej jakości świadczonej usługi.
Zapraszamy do współpracy i zachęcamy do składania ofert.
Zainteresowane podmioty mogą zgłaszać swoje oferty do dnia 16 marca 2016 r. (środa)
do godziny 12:00 na adres e-mail: [email protected].
The project is co-financed by the Norwegian Financial Mechanism.