55 załącznik nr 7 do SIWZS część 13

Załącznik nr 3 do umowy
Część - 13
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Obsługa odpłatnej konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego pt. „Bezpieczna
eksploatacja urządzeń transportu bliskiego - wybrane zagadnienia” organizowanej w dniach 29-30
września 2017 r. przez OUDT Wałbrzych, w tym:

wynajem sali konferencyjnej;

zapewnienie usług noclegowych wraz z usługą parkingową;
 kompleksowa obsługa gastronomiczna wraz z usługami dodatkowymi.
1) Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 29-30 września 2017 r.
2) Liczba uczestników – 100 osób:
a) Podana ilość uczestników ma charakter orientacyjny i została określona w celu skalkulowania
ceny oferty przez Wykonawcę.
b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości uczestników. O ostatecznej liczbie
uczestników wydarzenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później niż na 7 dni przed
planowaną konferencją.
3) Wstępna agenda wydarzenia (może ulec zmianie):
I dzień – 29.09.2017 r.
11.30.- 12.00 przyjazd uczestników i zakwaterowanie
12.00 – 13.00 obiad serwowany
13.00 – 14.30 wykłady (2 sale szkoleniowe/konferencyjne mieszczące po około 40/60 osób)
14.45 – 16.15 wykłady (2 sale szkoleniowe/konferencyjne mieszczące po około 40/60 osób)
16.30 – 18.00 wykłady (2 sale szkoleniowe/konferencyjne mieszczące po około 40/60 osób)
13.00 – 18.00 przerwa kawowa ciągła
19.00 – 01.00 kolacja - rozszerzone menu dla ok. 100 osób
II dzień – 30.09.2017 r.
08.00 – 09.00 śniadanie
09.30 – 12.00 wykłady (2 sale szkoleniowe/konferencyjne mieszczące po około 40/60 osób)
9.30 – 12.00 przerwa kawowa ciągła
12.00 – 13.00 - obiad serwowany
13.00 – zakończenie konferencji
Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin świadczenia usług gastronomicznych,
o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż na 7 dni przed planowaną konferencją.
4) Lokalizacja obiektu hotelarskiego:
a) Obiekt konferencyjno – hotelowy (zwany dalej obiektem hotelarskim) usytuowany
w województwie dolnośląskim (powiaty: wałbrzyski, kłodzki, świdnicki, kamiennogórski,
jeleniogórski, lwówecki oraz lubański).
b) Obiekt hotelarski nie powinien znajdować się bezpośrednio przy trasie szybkiego ruchu lub
w miejscu o natężonym hałasie.
c) Obiekt hotelarski powinien znajdować się w cichej i atrakcyjnej okolicy, w otoczeniu zieleni/
jeziora/ stawów/ parku.
5) Standard i ogólne wymagania Zamawiającego w stosunku do zaoferowanego obiektu
hotelarskiego:
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 1 z 5
a) Wykonawca zapewni realizację usług w obiekcie hotelarskim o standardzie min trzech
gwiazdek, tzn. zapewniony obiekt hotelarski musi spełniać kryteria określone dla hoteli co
najmniej trzygwiazdkowych – *** zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz.169
z pózn.zm.)
b) Obiekt hotelarski powinien być oddany do użytku lub wyremontowany nie wcześniej niż 10 lat
przed dniem opublikowania niniejszego postępowania.
c) Obiekt hotelarski nie może być w trakcie prac remontowych w czasie realizacji usług,
tj. w czasie konferencji.
d) Jeśli w obiekcie hotelarskim, w terminie realizacji przedmiotu zamówienia, będzie
jednocześnie organizowana inna impreza/konferencja, nie może ona w jakikolwiek sposób
kolidować lub wpływać na przebieg konferencji Zamawiającego, komfort uczestników,
identyfikację konferencji Zamawiającego, czy w inny sposób powodować np. hałas, mieszanie
się uczestników, połączenie oznaczeń, stoisk czy punktów rejestracji uczestników itp.
e) Wykonawca zobligowany jest do świadczenia usługi konferencyjnej i gastronomicznej oraz
noclegowej w tym samym obiekcie (dopuszczalne jest kilka budynków pod tym samym
adresem z dogodnym przejściem z jednego budynku do drugiego).
f) Na terenie obiektu – bar/restauracja do skorzystania przez uczestników konferencji we
własnym zakresie (zakup napojów zimnych, gorących, alkoholowych, przekąsek).
6) Wykonawca zapewni obiekt hotelarski spełniający poniższe szczegółowe wymagania:
a) Odpowiednia ilości pokoi do ułożenia grupy max 100 osób, w tym do 30 osób do ułożenia
w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych z możliwością pojedynczego wykorzystania
(WAŻNE) oraz odpowiednio do 70 osób do ułożenia w pokojach dwuosobowych, tj. do 35 pokoi
dwuosobowych z dwoma oddzielnymi łóżkami (WAŻNE).
Wszystkie pokoje posiadające standard minimum *** (trzygwiazdkowy) - zgodnie
z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w
sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie
(Dz. U. z 2006 r. Nr. 22, poz. 169, z późn. zm.). zm.)
Uwaga:
Zamawiający może, w uzgodnieniu z Wykonawcą, zamówić usługi noclegowe w dobie
hotelowej poprzedzającej dzień rozpoczęcia konferencji, lub dobie następującej po ostatnim
dniu konferencji, w miarę dostępności pokoi w obiekcie hotelarskim. Sumaryczna liczba
noclegów w ramach realizowanych usług nie przekroczy 100.
b) Sale konferencyjne:
- dwie sale konferencyjne (wykłady w trakcie konferencji odbywać się będą w dwóch
równocześnie prowadzonych blokach szkoleniowych) :
- sale swobodnie mieszczące po około:
a) pierwsza sala 60 osób,
b) druga sala 40 osób,
w ustawieniu teatralnym lub w podkowę po zewnętrznej stronie (ustawienie sali w każdym
dniu do uzgodnienia z Zamawiającym);
- wyposażone w nagłośnienie, stół prezydialny, rzutnik multimedialny, ekran (dobrze
widoczny z każdego miejsca sali), tablicę (papierową lub tablicę białą sucho ścieralną),
markery do tablicy;
- preferowane jest, by sala miała dwa wyjścia - z przodu i z tyłu;
- z dostępem do światła dziennego, możliwością zaciemnienia (WAŻNE) oraz z możliwością
regulacji temperatury (klimatyzacja),
- każdego dnia konferencji Zamawiający korzysta z tych samych sal w obiekcie,
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 2 z 5
-
obecna obsługa techniczna z obiektu hotelarskiego przez cały czas trwania obrad podczas
konferencji; obsługa techniczna odpowiada między innymi za sprawne działanie sprzętu
multimedialnego, oświetlenia, klimatyzacji, nagłośnienia sprzętu multimedialnego,
oświetlenia, klimatyzacji, nagłośnienia.
Uwaga:
Zamawiający dokona wyboru sali konferencyjnej po podpisaniu umowy. Zamawiający
potwierdzi wybór bądź zmieni salę najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem konferencji
w miarę dostępności innych sal konferencyjnych w obiekcie.
Sala powinna być dopasowana do liczby uczestników – pojemność sali maksymalnie do 150%
liczby uczestników w wybranym ustawieniu.
c) Sala bankietowo/restauracyjna swobodnie mieszcząca grupę 100 osób przy stolikach
bankietowych (miejsca zasiadane dla wszystkich uczestników jednocześnie),
z odpowiednią infrastrukturą techniczną, m.in. nagłośnienie dostosowane do wielkości sali.
d) Pomieszczenie biurowo – administracyjne dla opiekunów szkolenia (pracowników UDT)
wyposażone w stolik, krzesła, Wi-Fi, ulokowane w pobliżu sali konferencyjnej; Zamawiający
korzysta z tego samego pomieszczenia biurowo – administracyjnego każdego dnia konferencji;
pomieszczenie jest udostępnione Zamawiającemu najpóźniej na 4 godziny przed rozpoczęciem
rejestracji uczestników lub dzień wcześniej, jeśli konferencja zaczyna się w godzinach
porannych.
e) Przechowalnia bagażu do czasu możliwości zakwaterowania.
f) Parking samochodowy, umożlwiający zaparkowanie co najmniej 50 aut dla uczestników
Zamawiającego korzystających z noclegu (opłata za usługę parkingową ujęta w cenie),
g) miejsce recepcji – Wykonawca umożliwi Zamawiającemu rozstawienie na terenie obiektu
punktu rejestracji – stoiska informacyjnego UDT, w miejscu widocznym i ogólnodostępnym,
w pobliżu sali konferencyjnej.
h) Miejsce prezentacji ofert branżowych – od 2 do 4 stolików (rozmiar szkolny) z krzesłami
w miejscu uzgodnionym z Zamawiającym (np. holl, przy wejściu na salę konferencyjną, przy
punkcie rejestracji uczestników); lokalizacja może być zmieniana podczas trwania konferencji.
i) Obiekt powinien posiadać sprawny system klimatyzacji, z regulowaną temperaturą, w części
ogólnodostępnej obejmującej salę konferencyjną, salę bankietowo/restauracyjną.
j) Bezpłatny dostęp do Internetu (Wi-Fi) dla uczestników konferencji na terenie całego obiektu
hotelarskiego,
k) Zaplecze rekreacyjne w postaci np. basenu, sauny, strefy fitness (z wyjątkiem odpłatnych
zabiegów) udostępnione wszystkim uczestnikom w cenie pobytu.
7) Kompleksowa obsługa gastronomiczna konferencji w dniach 29-30 września 2017 r.:
a) Wymagania ogólne:
- Zastawa stołowa, w tym serwis kawowy – porcelanowe lub porcelano-podobne,
lub ceramiczne, zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju potraw,
napojów oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, szczerbień, zniszczeń,
jednolity wzór, w kolorze białym lub innym jasnym jednolitym;
- Bemary do serwowania zup i dań ciepłych w formie bufetu – srebrne, oznaczone nazwami
dań w języku polskim, utrzymujące stale ciepło potraw;
- Ilość stanowisk gastronomicznych, w tym wyposażenia gastronomicznego zapewniona
w liczbie odpowiedniej do jednoczesnego wyserwowania posiłku dla całej grupy
uczestników, bez powodowania zastojów: powyżej 50 osób – minimum po dwa punkty
wydawania każdej z potraw;
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 3 z 5
-
naczynia szklane na napoje – zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników,
rodzaju napojów oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, szczerbień, zniszczeń
jednolity wzór i rodzaj szkła;
- sztućce metalowe – zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju
potraw, napojów oraz sposobu serwisu, jednolity wzór, gatunek i zdobienia;
- papierowe serwetki (min 2 szt./os.), w kolorze jednolitym;
- stoły (bankietowe okrągłe), zapewnione w odpowiedniej ilości, wystarczającej do
jednoczesnego wyserwowania/ konsumpcji posiłków przez wszystkich uczestników
konferencji;
- Podczas posiłków obsługa sali kieruje uczestników do punktów pobrań posiłków,
w szczególności gdy powstaje zastój lub tworzy się kolejka.
b) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił obsługę kelnerską, w tym:
- osoby, o kwalifikacjach wymaganych przez prawo, w szczególności spełniających wymogi
określone w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia
(Dz.U.2015.594 – tekst jednolity);
- wyposażenie osób w stosowną odzież zapewniającą schludny wygląd (jednolite uniformy,
estetyczne, nieuszkodzone, kompletne, czyste);
- ilość osób dostosowana do rodzaju wydarzenia i liczby uczestników.
8) Menu dla 100 osób:
a) Przerwa kawowa w pierwszym i drugim dniu serwowana w sposób ciągły (w godzinach
określonych w agendzie wydarzenia) – uzupełniana wg bieżących potrzeb:
- jednoporcjowe wypieki, tj.: ciasto domowe, kruche ciasteczka,
- owoce sezonowe,
- napoje zimne, tj.: soki (minimum 3 rodzaje),
- woda gazowana i niegazowana,
- napoje gorące, tj.: świeżo parzona gorąca kawa i herbata,
- dodatki do gorących napojów: mleko, cytryna, cukier.
b) Obiad serwowany w pierwszym i drugim dniu , składający się z :
zupy,
dania głównego zawierającego potrawę mięsną: mięso smażone, pieczone lub gotowane
z dodatkiem skrobiowym i dwoma rodzajami sałatek lub surówek, oraz danie
wegetariańskie,
napoi zimnych i gorących (kawa, herbata, soki owocowe - przynajmniej 2 rodzaje) wraz z
dodatkami typu mleko, cukier, cytryna,
deseru.
Możliwość ustalenia odrębnego Menu dla wybranych uczestników nie spożywających mięsa,
glutenu etc.
c) Kolacja bufetowa – rozszerzone menu:
przystawka serwowana,
trzy gorące dania główne (mięsne i rybne, wegetariańskie do wyboru) oraz dodatkowe
danie gorące serwowane w ustalonym odstępie czasowym,
bufet zimny, w tym: 5 rodzajów przekąsek (np. sery, tartinki, koreczki, sałatki, wybór mięs
i wędlin, ryby, itp.), min. 4 sosy (np. winegret, oliwa, jogurtowy, ocet balsamiczny), wybór
pieczywa, masło zwykłe i smakowe,
napoje bezalkoholowe: napoje gazowane, soki owocowe (min. 2 rodzaje), woda
mineralna gazowana i niegazowana, świeżo parzona kawa oraz wybór herbat (bez
ograniczeń ilościowych).
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 4 z 5
-
napoje alkoholowe liczone w porcjach (serwis napojów - proporcjonalnie do faktycznej
ilości uczestników): wódka, piwo (min. 2 rodzaje) – do 8 porcji alkoholu na jednego
uczestnika konferencji. Przez porcję alkoholu, w jednej cenie, rozumiemy wymiennie:
- 330 ml piwa,
- 50 ml wódki;
napoje alkoholowe - serwowane do stołów w butelkach (wódka, piwo butelkowe) oraz
podawane z dystrybutora bądź w butelkach (piwo).
Obiekt zapewni możliwość zakupu, we własnym zakresie przez uczestników konferencji,
do kolacji napoi alkoholowych po wykorzystaniu limitu porcji alkoholowych zakupionych
przez Zamawiającego dla uczestników.
Uwaga: Bufet dań gorących oraz bufet zimny uzupełniany przez 4,5 h w trakcie trwania kolacji.
Napoje – do zakończenia kolacji.
Posiłki każdego dnia powinny być różnorodne i będą ustalone z Zamawiającym po
wcześniejszym przesłaniu przez Wykonawcę propozycji menu do akceptacji.
Wykonawca przedstawi Zmawiającemu 3 rodzaje/zestawy menu kolacji do wyboru.
d) Pozostałe wymagania – wszystkie podawane przez Wykonawcę posiłki muszą:
być przygotowane w dniu świadczenia usługi i zgodnie dobrymi praktykami
i wymaganiami HACCP;
odpowiadać standardom obowiązującym przy prowadzeniu działalności gastronomicznej
tego rodzaju;
być bezwzględnie świeże;
być przygotowane ze świeżych produktów oraz mieć estetyczny wygląd;
być przygotowane na bazie produktów o najwyższej jakości;
- posiłki muszą posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe.
UWAGA: Wykonawca zapewnia serwis sprzątający w trakcie i po zakończeniu każdego posiłku.
Wymagana jest wymiana naczyń na czyste – na bieżąco (dotyczy również przerw kawowych).
9) Usługi dodatkowe w trakcie kolacji w dn. 29.09.2017 r.:
a) Wykonawca zapewni oprawę muzyczną od godz. 19:00 do minimum godz. 24:00,
tj. odtwarzacz z odpowiednim do wielkości sali nagłośnieniem.
b) W trakcie trwania kolacji Wykonawca zapewni możliwość korzystania z atrakcji obiektu takich
jak kręgle, bilard, pokaz lub występ artystyczny. Wykonawca jest zobowiązany wskazać
w ofercie co najmniej trzy atrakcje, spośród których Zamawiający wybierze jedną propozycję.
Proponowane trzy atrakcje muszą mieć odmienny charakter (opłatę za powyższą usługę należy
skalkulować w kosztach usługi gastronomicznej). Za atrakcje Zamawiający nie uzna,
zaoferowania dostępu do zaplecza rekreacyjnego hotelu, do którego dostęp jest bezpłatny na
podstawie niniejszego opisu przedmiotu zamówienia.
Uwaga: Zamawiający może dokonać faktycznej oceny obiektu hotelarskiego podczas wizytacji, w
celu potwierdzenia spełnienia wszystkich wymogów postawionych przez Zamawiającego w
Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. W przypadku stwierdzenia rozbieżności,
Zamawiający może odrzucić ofertę. W celu wizytacji Zamawiający, zwróci się do Wykonawcy na
piśmie o wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za oprowadzenie po pomieszczeniach obiektu
hotelarskiego. Wyznaczenie osoby i godziny (w zakresie od 9:00 do 13:00), odbędzie się następnego
dnia roboczego, po otrzymaniu wezwania przez Wykonawcę, a dniem wizytacji będzie kolejny dzień
roboczy.
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 5 z 5