ZAPYTANIE OFERTOWE zamówienie o wartości poniżej 30 tys. euro

Numer postepowania: SZP-ED-351-27/4.8/14
Warszawa, dnia 04.11.2014r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
zamówienie o wartości poniżej 30 tys. euro
Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy zaprasza do składanie ofert w
ramach procedury zapytania ofertowego na dozorowanie w dwóch obiektach Zamawiającego, przy ul. Gen. J. Bema
91 i przy ul. Karolkowej 58 A w okresie 01.12.2014r. - 30.11.2015r. tj. przez okres 12 m-cy.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zasady współpracy, obowiązki stron oraz sposób realizacji zamówienia
zostały opisane we wzorze umowy.
USŁUGA - Kod CPV: 98 34 11 40 - 8 usługi dozorowania , 98 34 11 20 - 2 usługi portierskie
Informacje dla oferentów dotyczące zamówienia objętego zapytaniem:
1 Postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z
2013r. poz. 907 tekst jednolity ze zmianami) zgodnie z wyłączeniem określonym w art. 4 ust 8 ww. ustawy.
2 Oferty należy składać do 13.11.2014r. do godziny 12:00 w formie pisemnej w jednym z niżej wymienionych
sposobów: drogą pocztową; elektroniczną – zeskanowana oferta; faksem lub w zamkniętej kopercie w siedzibie
Zamawiającego pod adresem: ul. Gen. J. Bema 91 w Warszawie, sekretariat 1 piętro, pok. 11; adres e-mailowy:
[email protected]; numer faksu: 22 571 50 50.
3 Oferta powinna zawierać:
3.1 wypełniony Formularz ofertowy wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do niniejszego Zapytania;
3.2 aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,
wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu złożenia oferty,
3.3 opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od
odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia,
3.4 pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik.
4 Oferta oceniana będzie pod względem kryterium cenowego: cena brutto – 100%.
5 Zamawiający dopuszcza negocjacje oferty w celu doprecyzowania jej szczegółów, warunków realizacji, w tym
ustalenia ostatecznej ceny usługi, w szczególności gdy cena oferty najkorzystniejszej przekroczy kwotę jaką
Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia. O terminie i miejscu przeprowadzenia negocjacji
wybrany oferent zostanie powiadomiony telefonicznie.
6 W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się
z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania złożonych dokumentów.
7 Składając ofertę Oferent akceptuje warunki określone w niniejszym Zapytaniu oraz we wzorze umowy.
8 Zamawiający zastrzega sobie prawo rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny.
9 Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.
10 Kontakt: Ewa Dąbrowska, adres e-mail: [email protected]; numer telefonu do kontaktu: 22
571 50 30.
Załączniki:
1. wzór umowy
2. formularz ofertowy
Zatwierdził:
/-/ Bogusława Biedrzycka
Dyrektor OPS Dzielnicy Wola
Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14
1
Załącznik Nr 1 – wzór umowy
Umowa zawarta w dniu
roku w Warszawie pomiędzy:
Miastem Stołecznym Warszawa - w zakresie przedmiotu działania Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola, z
siedzibą przy ul. Gen. J. Bema 91, 01 - 233 Warszawa, NIP: 527-21-42-113, REGON: 002010882, reprezentowanym na
podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 31 stycznia 2012r., Nr IX/0052/547/2012
przez:
Panią Bogusławę Biedrzycką – Dyrektora,
zwanym w treści umowy Zamawiającym lub Stroną,
a
Firmą …......................................................... działającą na podstawie wpisu do …........................... …. NIP:
….................., REGON: …......................... w imieniu którego działa
…..........................................
zwany w treści umowy Wykonawcą lub Stroną
w wyniku udzielenia zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości
kwoty 30 tys. euro netto, wyłączonej ze stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907 tekst jednolity ze zmianami) na podstawie art. 4 ust 8
§1
1 Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zamówienia polegającego na dozorowaniu w dwóch obiektach
Zamawiającego:
1.1 w siedzibie Ośrodka przy ul. Gen. J. Bema 91 - budynek dwukondygnacyjny, wolno stojący, o powierzchni
ogólnej 814,52 m2, w którym na parterze mieści się duży hol. Pomieszczenia biurowo-administarcyjne
znajdują się na parterze i piętrze, wyposażone są w sprzęt biurowy i komputerowy. Budynek jest
monitorowany,
1.2 w siedzibie Działu Wsparcia i Pomocy Rodzinie przy ul. Karolkowej 58 A budynek jednokondygnacyjny, o
powierzchni parteru 356 m2 oraz piwnica. Pomieszczenia biurowo-administarcyjne wyposażone są w sprzęt
biurowy i komputerowy. Budynek jest monitorowany.
§2
1 Termin realizacji umowy ustala się na okres od 01.12.2014r. - 30.11.2015r.
2 Wykonawca zobowiązany będzie rozpocząć świadczenie usług o godz. 16:00 pierwszego dnia i zakończyć o godz.
8:00 ostatniego dnia realizacji umowy.
§3
1 W obiekcie przy ul. Bema 91 dyżury będą pełnione we wszystkie dni tygodnia, od poniedziałku do piątku po
zakończeniu godzin urzędowania w godzinach od 16:00 do 8:00 dnia następnego oraz całodobowo w dni wolne od
pracy, niedziele i święta,
1.1 średnio miesięcznie 565 godzin,
1.2 ogólna liczba godzin będzie nie większa niż 6 760 [słownie: sześć tysięcy siedemset sześćdziesiąt godzin],
2 W obiekcie przy ul. Karolkowej 58A dyżury będą pełnione od poniedziałku do czwartku, w czasie popołudniowych
zajęć grupowych:
2.1 w poniedziałki, środy i czwartki przez 3 godziny od 16:00 do 19:00, z zastrzeżeniem pkt 2.2,
2.2 w okresie od 01.04 – 19.05 i 22.09 – 30.11 dyżury pełnione będą w poniedziałki przez 4 godziny od 16:00 do
20:00,
2.3 we wtorki przez 4 godziny od 16:00 – 20:00,
2.4 w okresie wakacji, w miesiącach lipcu i sierpniu, dyżury będą pełnione tylko we wtorki przez 4 godziny od
16:00 do 20:00 lub nie będą pełnione w ogóle, o czym Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie,
2.5 średnio miesięcznie 56 godzin,
2.6 ogólna liczba godzin będzie nie większa niż 600 [słownie: sześćset godzin],
3 Ogólna liczba godzin w skali całego zamówienia wynosi 7 360 [słownie: siedem tysięcy trzysta sześćdziesiąt
godzin], z zastrzeżeniem ust. 4.
4 Zamawiający zastrzega, że liczba godzin może być mniejsza w granicach 10 %, w zależności od faktycznych potrzeb
Zamawiającego. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tego tytułu.
5 Strony dopuszczają możliwość pełnienia dyżurów w inne niż wskazane dni i godziny, po wcześniejszym
uzgodnieniu z Wykonawcą, w ramach przewidzianej liczby godzin. Zmiana ta nie stanowi zmiany treści umowy i
następuje w drodze wymiany pism.
Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14
2
§4
Szczegółowy zakres obowiązków osoby pełniącej dyżur w obiekcie przy ul. Bema 91:
1.1 otwieranie wejścia głównego obiektu 30 min. przed rozpoczęciem pracy, tj. o godz. 7:30.
1.2 zamykanie wejścia głównego obiektu niezwłocznie po zakończeniu pracy, tj. po godz. 16:00.
1.3 odnotowanie w dzienniku ewidencji, prowadzonym przez Wykonawcę, każdorazowego wydania i przyjęcia
kluczy do pomieszczeń obiektu,
1.4 sprawdzenie po zakończeniu pracy prawidłowości zamknięcia wszystkich okien i drzwi w obiekcie,
1.5 dokonywanie obchodów wewnętrznych dozorowanego obiektu, ze szczególnym uwzględnieniem
bezpieczeństwa ogólnego i przeciwpożarowego,
1.6 niezwłoczne zgłaszanie osobie wskazanej przez Zamawiającego oraz firmie monitorującej obiekt o wszystkich
zdarzeniach mogących mieć wpływ na mienie znajdujące się w obiekcie, w szczególności o pożarze, zalaniu,
ingerencji osób z zewnątrz, itp.
1.7 w sytuacji szczególnej – wymagana jest od osoby dozorującej ścisła współpraca ze służbami publicznymi:
policją, strażą miejską, strażą pożarną, itp.
1.8 odśnieżanie schodów zewnętrznych i podjazdu dla osób niepełnosprawnych – w dni kiedy pada śnieg, rano
przed przyjściem pracowników Zamawiającego do pracy.
2 Szczegółowy zakres obowiązków osoby pełniącej dyżur w obiekcie przy ul. Karolkowej 58 A:
2.1 pełnienie dyżuru w korytarzu,
2.2 wpuszczanie i wypuszczanie osób uczestniczących w popołudniowych zajęciach grupowych,
2.3 sprawdzanie przed zakończeniem pracy prawidłowości zamknięcia okien i drzwi w obiekcie,
2.4 pełnienie dyżuru w korytarzu: kontrolowanie ruchu klientów, sprawdzenie przed końcem pracy prawidłowego
pozamykania okien, gaszenie światła,
2.5 niezwłoczne zgłaszanie osobie wskazanej przez Zamawiającego o wszystkich zdarzeniach mogących mieć
wpływ na mienie znajdujące się w obiekcie, w szczególności o pożarze, zalaniu, ingerencji osób z zewnątrz,
itp.
2.6 w sytuacji szczególnej – wymagana jest od osoby dozorującej ścisła współpraca ze służbami publicznymi:
policją, strażą miejską, strażą pożarną, itp.
1
1
2
3
4
5
6
7
§5
Wykonawca oświadcza, że osoby pełniące dyżury są przeszkolone w zakresie pełnionych obowiązków, są sprawne
fizycznie i intelektualnie, nie były karane. Wykaz osób stanowi Załącznik Nr 1 do umowy.
Wykonawca przedłożył Zamawiającemu zaświadczenia o niekaralności w stosunku do osób pełniących dyżury
dozorowania.
Strony dopuszczają możliwość zmiany osoby pełniącej dyżur na inną niż wskazana w wykazie, po uprzednim
powiadomieniu na piśmie Zamawiającego przez Wykonawcę. Osoby te muszą spełniać wymagania, o których
mowa w ust. 1 i 2. Zmiana osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia nie stanowi zmiany treści umowy.
Strony ustalają, że osoby pełniące dyżur dozorowania obowiązuje bezwzględny zakaz:
4.1 przyjmowania na terenie dozorowanego obiektu osób w celach prywatnych,
4.2 przyprowadzania zwierząt,
4.3 przychodzenia na dyżur i pełnienia dyżuru pod wpływem alkoholu lub środków odurzających,
4.4 spożywania alkoholu i innych środków odurzających w czasie pełnienia dyżuru.
Zamawiający wymaga, aby osoby pełniące dyżur prowadziły książki dyżurów oraz legitymowały się
identyfikatorami.
Wykonawca zobowiązuje się do bezpośredniego nadzoru przebiegu świadczonej usługi oraz do utrzymywania
stałego kontaktu z wyznaczonym przedstawicielem Zamawiającego.
Osobami upoważnionymi do kontaktu są:
7.1 ze strony Zamawiającego: ….........................
7.2 ze strony Wykonawcy: …........................
§6
Strony uzgadniają, że za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w kwocie nie
większej niż:
zł brutto, słownie: …............, wynagrodzenie za jedną godzinę dyżuru brutto: …........... zł,
słownie: …........, w tym:
1.1 wynagrodzenie za dyżury pełnione w obiekcie przy ul. Gen. J. Bema 91: ….............. zł brutto, słownie: …............
1.2 wynagrodzenie za dyżury pełnione w obiekcie przy ul. Karolkowej 58 A: …............ zł brutto, słownie: …..............
2 Strony ustalają, że w przypadku, gdy zajdzie okoliczność, o której mowa w § 3, ust. 4, wynagrodzenie Wykonawcy
za realizację zamówienia ulegnie zmniejszeniu. W takim przypadku Zamawiający zapłaci Wykonawcy
wynagrodzenie należne za faktycznie zrealizowane ilości godzin dyżuru.
1
Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14
3
3
4
Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za faktycznie przepracowane
godziny pracy. Zamawiający zapłaci przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w treści faktury w
terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury po zakończeniu każdego miesiąca.
Dniem zapłaty wynagrodzenia jest dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.
§7
1. Wykonanie niniejszej umowy nie wiążę się z przetwarzaniem danych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2014, poz. 1182), dla których Administratorem
Danych Osobowych jest Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m. st. Warszawy, a co za tym idzie,
nie wiąże się z dostępem do systemów informatycznych Zamawiającego.
2. Wykonawca oświadcza, że zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszystkie informacje, które uzyska podczas
wykonywania usług będących przedmiotem umowy.
3. Pracownicy Wykonawcy uczestniczący w wykonywaniu zamówienia zobowiązani będą do złożenia pisemnych
zobowiązań o zachowaniu w tajemnicy informacji związanych z realizacją przedmiotu zamówienia oraz o
świadomości odpowiedzialności karnej w tym zakresie wynikających z przepisów prawa określonych w Rozdziale
XXXIII art. 266 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny oraz art. 49 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997
r. o ochronie danych osobowych.
§8
Wykonawca oświadcza, że zamówienie będzie wykonywał sam bez udziału podwykonawców.
§9
1. Wykonawca przedłożył opłaconą polisę, która potwierdza, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności
cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.
2. Strony ustalają, że w przypadku, gdy ważność umowy ubezpieczeniowej skończy się wcześniej niż czas na jaki
zawarto niniejszą umowę, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu dokument potwierdzający, że zawarta została
nowa umowa ubezpieczenia na kolejny okres, przed upływem ważności poprzedniej polisy.
1
2
3
4
5
6
§ 10
Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego
wykonania umowy w następujących przypadkach i wysokościach:
1.1 za wykonanie przedmiotu umowy niezgodnie z postanowieniami umowy - w wysokości 20% wartości
wynagrodzenia brutto przysługującego za miesiąc, w którym to zdarzenie nastąpiło,
1.2 za odstąpienie Wykonawcy od umowy z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności lub gdy
Zamawiający odstąpi od umowy z tytułu okoliczności leżących po stronie Wykonawcy - w wysokości 10%
wartości wynagrodzenia brutto, jakie przysługiwałoby Wykonawcy za niezrealizowaną część przedmiotu
umowy.
Naliczenie kar umownych, o których mowa w ust. 1 zostanie poprzedzone postępowaniem wyjaśniającym
pomiędzy Stronami.
W przypadku nie wzięcia udziału przez Wykonawcę w postępowaniu, o którym mowa w ust. 2, Zamawiający
będzie uprawniony do sporządzenia i podpisania jednostronnego protokółu opisującego zaistniałe zdarzenie.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do ich
usunięcia w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie. Jeżeli uchybienia zostaną przez Wykonawcę
naprawione, Zamawiający nie naliczy kar umownych, o których mowa w ust. 1 pkt 1.1.
Zamawiającemu przysługuje prawo do potrącenia należności z tytułu kar umownych z wynagrodzenia
Wykonawcy.
Zapłata kary umownej, o której mowa w ust. 1 nie pozbawia Zamawiającego prawa dochodzenia odszkodowania
przewyższającego wysokość kary umownej do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody na zasadach ogólnych.
§ 11
1 Zamawiający może odstąpić od umowy w następujących przypadkach:
1.1 w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodujących, że wykonanie umowy nie leży w interesie
publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od
umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach,
1.2 w przypadku nienależytego wywiązywania się z umowy przez Wykonawcę lub uzasadnionej utraty zaufania
przez Zamawiającego w stosunku do Wykonawcy, umowa może być rozwiązana przez Zamawiającego w
każdym czasie, ze skutkiem na koniec miesiąca,
Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14
4
2 W przypadku zaistnienia sytuacji, o których mowa w ust. 1 Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia
należnego mu z tytułu wykonania części umowy.
3 Każda ze stron ma prawo do wypowiedzenia umowy z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia.
4 Odstąpienie od umowy następuje z zachowaniem formy pisemnej oraz z podaniem przyczyny odstąpienia
1
2
§1
Zakres odpowiedzialności za mienie znajdujące się w strefie dostępu dozorowego określi protokół spisany w dniu
rozpoczęcia realizacji umowy.
W zakresie odpowiedzialności za mienie Zamawiającego, stwierdzone nieprawidłowości będą przedmiotem
postępowania wyjaśniającego, którego wyniki będą podstawą do materialnego wyrównania szkody. Dotyczy to
strefy dostępu dozorowanego zgodnie z protokołem, o którym mowa w ust. 1.
§ 13
1. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności dotyczące go dane
identyfikujące, przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1
ust 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2014r. poz.
782), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy.
2. Wykonawca wyraża zgodę na udostępnienie w trybie ustawy, o której mowa w ust. 1, zawartych w niniejszej
umowie dotyczących go danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, a w przypadku prowadzenia
działalności gospodarczej – również w zakresie firmy.
§ 14
1. Strony zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania o każdej zmianie adresu swojej siedziby.
2. Niedopełnienie obowiązku określonego w ust. 1 powoduje ten skutek, że pismo wysłane na adres wskazany w
preambule umowy uznaje się za doręczone także wówczas, gdy zostanie zwrócone z powodu nieaktualnego
adresu.
§ 15
1. Wszelkie ewentualne zmiany i uzupełnienia w niniejszej umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
2. W zakresie nieuregulowanym w umowie znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
§ 16
W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia między stronami, w trybie określonym w § 10 ust. 2 - 4, sprawy
sporne będą rozstrzygane na drodze sądowej przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
§ 17
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego.
Zamawiający
Wykonawca
Wydatki będą realizowane ze środków zaplanowanych w:
Dział 852, Rozdział 85219 § 4300
Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14
5
Załącznik Nr 2 – Formularz ofertowy
_______________________
pieczęć firmowa Wykonawcy
OFERTA WYKONAWCY
Nazwa Wykonawcy: …........................................................................................................................................
….........................................................................................................................................................................
adres: …..............................................................................................................................................................
tel/fax; …............................................................................................................................................................
adres e-mail, adres strony internetowej: …........................................................................................................
NIP: …........................................................................... REGON: …....................................................................
w odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące realizacji zamówienia na dozorowanie w dwóch
obiektach Zamawiającego, przy ul. Gen. J. Bema 91 i przy ul. Karolkowej 58 A składam następującą ofertę
cenową:
cena brutto za realizację zamówienia w dwóch obiektach razem: ________________________________ zł
słownie złotych: __________________________________________________________________________
cena brutto za jedną godzinę dyżurowania: _________________ zł
Oświadczam, że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
zamówienia i nie jestem objęty postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym.
2. Oświadczam, że akceptuję zawarty w Zapytaniu wzór umowy i zobowiązuję się do zawarcia umowy
zgodnie z niniejszą ofertą na warunkach określonych w Zapytaniu w miejscu i terminie
wyznaczonym przez Zamawiającego.
3. Zobowiązuję się przedłożyć najpóźniej w dniu podpisania umowy Wykaz osób, które będą
uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia.
1.
Osoba do kontaktu w sprawie udzielenia zamówienia:
imię i nazwisko: …................................................................................................................................................
numer tel/fax: …......................................................................................................................................
adres e-mail: …...................................................................................................................................................
_____________________________
data, podpis i pieczęć osoby uprawnionej
Postępowanie Nr: SZP-ED-351-27/4.8/14
6