docPodręcznik wdrażania projektów w ramach Funduszu Małych
download 
Reklamacja Transkrypt
Podręcznik wdrażania projektów w ramach Funduszu Małych
Podręcznik wdrażania projektów w ramach Funduszu Małych Projektów oraz Projektów Sieciowych dla Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie)–Brandenburgia 2007-2013 czerwiec 2012 r. Program Operacyjny Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013 finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 1 Spis treści: Wykaz stosowanych skrótów..................................................................................................................................4 Lista stosowanych pojęć ........................................................................................................................................5 Wprowadzenie ......................................................................................................................................................8 1. Podstawowa charakterystyka FMP i PS .............................................................................................................8 1.1. Główne cele projektów małych i sieciowych ...................................................................................................8 1.2. Obszar wsparcia ...........................................................................................................................................9 1.3. Środki alokowane w ramach programu Cel 3, współpraca transgraniczna ....................................................11 2. zasady wdrażania Projektu Parasolowego ........................................................................................................11 2.1. Charakterystyka Projektów Parasolowych ...................................................................................................11 2.2. Partnerstwo ...............................................................................................................................................11 2.3. Zasada Beneficjenta Wiodącego .................................................................................................................12 2.4. Wspólne działania w ramach Projektu Parasolowego...................................................................................14 2.5. Budżet Projektu Parasolowego....................................................................................................................15 2.5.1. Środki alokowane na FMP i PS zarządzane przez polskie biura Euroregionów...........................................15 2.5.2. Środki alokowane na FMP i PS zarządzane przez niemieckie biura Euroregionów .....................................15 2.5.4. Środki finansowe przeznaczone na zarządzanie FMP i PS .........................................................................15 2.5.5. Dofinansowanie z budżetu państwa ..........................................................................................................16 2.6. Składanie wniosku o dofinansowanie Projektu Parasolowego ......................................................................16 2.7. Zatwierdzanie Projektu Parasolowego i podpisanie Umowy o dofinansowanie ..............................................16 2.8. Podpisanie Porozumienia partnerskiego ......................................................................................................17 2.9. Zasady przyznania zaliczki na realizację Projektu Parasolowego ..................................................................17 2.10. Realizacja Projektu Parasolowego ............................................................................................................17 2.11. Sprawozdawczość .....................................................................................................................................18 2.12. Refundacja wydatków w projekcie Parasolowym ........................................................................................19 2.12.1 Refundacja wydatków związanych z zarządzaniem FMP i PS....................................................................19 2.12.2 Refundacja wydatków poniesionych na realizację projektów małych i sieciowych ......................................20 3. Zasady wdrażania i realizacji FMP i PS ...........................................................................................................21 3.1. Warunki przyznania wsparcia dla wnioskodawców ......................................................................................21 3.2. Składanie i zatwierdzanie wniosków ............................................................................................................24 3.3. Zawieranie umów.......................................................................................................................................28 3.4. Poświadczanie wydatków beneficjentów FMP i PS ......................................................................................28 3.5. Przekazywanie płatności beneficjentom FMP i PS .......................................................................................28 3.6. Zmiany w trakcie realizacji projektu ...........................................................................................................28 3.7. Zakończenie projektu i raport końcowy .......................................................................................................29 3.8.1. Charakterystyka projektów własnych ........................................................................................................29 3.8.2. Zasady składania wniosków o dofinansowanie projektów własnych ...........................................................29 2 3.8.3. Wdrażanie projektów własnych ................................................................................................................30 3.8.4. Zmiany w trakcie realizacji projektu własnego ..........................................................................................31 4. Zarządzanie i administrowanie FMP i PS ........................................................................................................31 Instytucja Zarządzająca (IZ) .............................................................................................................................31 Instytucja Koordynująca (IK) ............................................................................................................................31 Komitet Monitorujący (KM) ..............................................................................................................................31 Kontrola I stopnia ............................................................................................................................................32 Euroregionalna Komisja Oceniająca FMP i PS .................................................................................................32 Wspólny Sekretariat Techniczny (WST) .............................................................................................................33 Instytucja Certyfikująca (IC).............................................................................................................................33 Instytucja Audytowa (IA) ..................................................................................................................................33 Partnerzy Projektu Parasolowego......................................................................................................................33 5. Zarządzanie finansami ....................................................................................................................................35 5.1. Wniosek o płatność ze strony odbiorcy końcowego do Partnera FMP/PS ......................................................35 5.2. Wniosek o płatność BW PP do IZ................................................................................................................35 5.3. Rachunek bankowy Partnerów PP ..............................................................................................................36 5.4. Prowadzenie ksiąg rachunkowych...............................................................................................................36 6. Kontrola finansowa ........................................................................................................................................36 6.1. Kontrola na podstawie art. 16 Rozporządzenia (WE) 1080/2006 ...................................................................36 6.2. Kontrola na podstawie art. 62 Rozporządzenia (WE) 1083/2006 ...................................................................37 7. Monitorowanie i ocena PP ..............................................................................................................................37 7.1. Rola Partnerów PP ....................................................................................................................................38 7.2. Rola kontrolerów krajowych .......................................................................................................................38 3 Wykaz stosowanych skrótów BB Kraj Związkowy Brandenburgia BW PP Beneficjent Wiodący Projektu Parasolowego B FMP/PS Beneficjent/Beneficjenci Małego Projektu/Projektu Sieciowego EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego EKO Euroregionalna Komisja Oceniająca UE Unia Europejska KE Komisja Europejska EWT Europejska Współpraca Terytorialna FMP Fundusz Małych Projektów IZ Instytucja Zarządzająca IK Instytucja Koordynująca WST Wspólny Sekretariat Techniczny IW Instytucja Wypłacająca IA Instytucja Audytowa IC Instytucja Certyfikująca LUW Lubuski Urząd Wojewódzki Kontroler krajowy właściwy kontroler I stopnia KM Komitet Monitorujący MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego NUTS Terytorialne Jednostki Statystyczne PO Program Operacyjny Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013 PP Projekt Parasolowy PPP Partner Projektu Parasolowego PS Projekt Sieciowy RK Raport Końcowy RP Rzeczypospolita Polska 4 LISTA STOSOWANYCH POJĘĆ Beneficjent FMP/PS Podmiot (wnioskodawca projektu FMP/PS), któremu udzielone zostaje dofinansowanie z EFRR ( dla polskich wnioskodawców: również z budżetu państwa) na realizację małego projektu lub projektu sieciowego w ramach PO, przekazywane przez Partnera Projektu Parasolowego. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR) Jeden z funduszy strukturalnych, którego zadaniem jest zmniejszenie dysproporcji w poziomie rozwoju regionów należących do Unii Europejskiej. W okresie 2007-2013 współfinansuje on realizację m.in. Celu 3 polityki spójności Unii Europejskiej – Europejską Współpracę Terytorialną, w tym jeden z jej komponentów – współpracę transgraniczną. Europejska Współpraca Terytorialna (EWT) Europejska Współpraca Terytorialna realizowana jest w ramach Celu 3 polityki spójności UE, ukierunkowanego na umacnianie współpracy transgranicznej poprzez wspólne inicjatywy lokalne i regionalne, umacnianie współpracy transnarodowej za pomocą działań sprzyjających zintegrowanemu rozwojowi terytorialnemu powiązanemu z priorytetami współpracy oraz umacnianiu współpracy międzyregionalnej i wymiany doświadczeń. Euroregionalna Komisja Oceniająca (zwana dalej - EKO) Organ, w którego skład wchodzi sześciu (po trzech z polskiej oraz niemieckiej strony Euroregionu) przedstawicieli danego Euroregionu oraz Instytucja Zarządzająca i Instytucja Koordynująca w roli obserwatora, powołany na potrzeby wdrażania Funduszu Małych Projektów oraz Projektów Sieciowych. Euroregionalna Komisja Oceniająca rozpatruje wszystkie małe projekty oraz projekty sieciowe o wartości do 45.000 EUR kosztów kwalifikowalnych (środki EFRR 38.250 EUR) złożone w Programie Operacyjnym Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013 (PO) w ramach Priorytetu 3, Działania 3.2 Współpraca i spotkania (Fundusz Małych Projektów i projekty sieciowe) i podejmuje decyzję o ich zatwierdzeniu do dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Ponadto Euroregionalna Komisja Oceniająca rozpatruje projekty sieciowe o wartości 45.001-60.000 EUR kosztów kwalifikowalnych (środki EFRR 38.250-51.000 EUR), po czym przekazuje je do zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący Program. Fundusz Małych Projektów (FMP) Fundusz Małych Projektów to środki przeznaczone na realizację projektów, wydzielone w ramach Priorytetu 3 (PO), których celem jest rozwój współpracy partnerskiej poprzez wspieranie intensywnych działań kooperacyjnych, realizowanych przede wszystkim przez lokalne i regionalne instytucje oraz samorządy. Dzięki tej formie współpracy na obszarze wsparcia pozostaną trwałe efekty. Instytucja Audytowa (IA) Instytucja powołana przez kraje członkowskie Unii Europejskiej na podstawie art. 59 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r., ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (zwanego dalej Rozporządzeniem nr 1083/2006) z siedzibą na terenie kraju Instytucji Zarządzającej, wykonująca czynności, o których mowa w art. 62 Rozporządzenia 1083/2006. W PO Instytucja Audytowa została umiejscowiona w Polsce, w pionie Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej w Ministerstwie Finansów w Departamencie Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej, z siedzibą w Warszawie. 5 Instytucja Certyfikująca (IC) Instytucja powołana przez kraje członkowskie Unii Europejskiej na podstawie art. 59 Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, wykonująca czynności o których mowa w art. 61 Rozporządzenia 1083/2006, zapewniająca m.in. przeprowadzanie operacji finansowych ze środkami Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, związanych z realizacją Europejskiej Współpracy Terytorialnej. W PO obowiązki Instytucji Certyfikującej będą realizowane przez Departament Instytucji Certyfikującej w polskim Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Warszawie. Instytucja Zarządzająca (IZ) Instytucja powołana przez kraje członkowskie Unii Europejskiej na podstawie art. 59 Rozporządzenia (WE) 1083/2006 oraz zgodnie z zapisami PO, zatwierdzonego decyzją Komisji Europejskiej w dniu 25 marca 2008 r. Funkcja Instytucji Zarządzającej ww. programem została powierzona polskiemu ministrowi właściwemu ds. rozwoju regionalnego. Zadania Instytucji Zarządzającej, o których mowa w art. 60 Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, wykonuje Departament Współpracy Terytorialnej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. Komitet Monitorujący (KM) Organ powołany przez Rzeczpospolitą Polską i Kraj Związkowy Brandenburgia w myśl art. 63 Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, odpowiedzialny za monitorowanie postępu osiągniętego w ramach realizacji PO oraz za wybór projektów przeznaczonych do dofinansowania. Kontrola I stopnia Zgodnie z zapisami art. 16 ust. 1 Rozporządzenia nr 1080/2006 państwo członkowskie ustanawia system kontroli umożliwiający weryfikację legalności i prawidłowości wydatków zadeklarowanych przez każdego Partnera, a w szczególności zasadności wydatków zadeklarowanych przez każdego Partnera uczestniczącego w operacji, jak również zgodności tych wydatków i związanych z nimi operacji z przepisami wspólnotowymi i krajowymi. W PO funkcję instytucji prowadzących kontrolę I stopnia po stronie polskiej pełni Lubuski Urząd Wojewódzki (LUW), po stronie brandenburskiej Bank Inwestycyjny Kraju Związkowego Brandenburgia (ILB). Instytucją Koordynująca (IK) Instytucja Koordynująca jest brandenburskim partnerem Instytucji Zarządzającej, działającym w imieniu Kraju Związkowego Brandenburgia w zakresie opracowywania i akceptacji decyzji, przepisów, procedur i procesów dotyczących programu, jak i poszczególnych projektów. Instytucja Koordynująca odpowiada za koordynację realizacji Programu w Kraju Związkowym Brandenburgia. W ramach PO funkcję tę pełni brandenburskie Ministerstwo Gospodarki i Spraw Europejskich, Referat 43. NUTS Z ang. nomenclature of teritorial units for statistics, czyli nomenklatura jednostek terytorialnych dla celów statystycznych. Jest to jednolity i spójny schemat statystycznego podziału terytorialnego stosowany w krajach Unii Europejskiej. Mały projekt Projekt o mniejszym zakresie i wysokości dofinansowania z EFRR (maksymalnie do wysokości 15 tys. EUR udziału środków EFRR), realizowany przez beneficjenta projektu FMP w ramach projektu parasolowego, wspierający działania na szczeblu lokalnym, w szczególności przedsięwzięcia ukierunkowane na rozwój współpracy transgranicznej i tworzenie nowych powiązań pomiędzy podmiotami, które realizują działania w obszarze przygranicznym. Projekt sieciowy (PS) Projekt realizowany przez beneficjenta PS, którego celem jest tworzenie bardziej spójnego i skoordynowanego podejścia, ukierunkowanego na rozwiązywanie wspólnych problemów w obszarze granicznym. Projekty sieciowe, to przedsięwzięcia o określonej tematyce, realizowane przez więcej 6 niż dwóch partnerów, w dłuższym okresie czasu, w szczególności w zakresie kultury, sportu, wymiany młodzieży i osób niepełnosprawnych, charakteryzujące się zmiennością uczestników. Projekt parasolowy (PP) Projekt realizowany przez Partnerów PP w ramach PO w ramach Priorytetu 3, którego celem jest realizacja projektów małych i sieciowych. Partnerzy Projektu Parasolowego (PPP) Podmioty wspólnie realizujące Projekt Parasolowy (PP) związane ze sobą Porozumieniem Partnerskim. Są to: po stronie polskiej polskie biuro Euroregionu Pro Europa Viadrina, polskie biuro Euroregion Sprewa-Nysa-Bóbr, a po stronie brandenburskiej niemieckie biuro Euroregion Pro Europa Viadrina oraz niemieckie biuro Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr. Beneficjent Wiodący Projektu Parasolowego (BW PP) Partner Projektu Parasolowego, który w imieniu swoim oraz partnera składa wniosek o dofinansowanie projektu parasolowego z EFRR. Po zatwierdzeniu PP, podpisuje z Instytucją Zarządzającą Umowę o dofinansowanie projektu oraz ponosi odpowiedzialność organizacyjną, merytoryczną i finansową za projekt. Środki na zarządzanie FMP oraz PS Środki wydzielone w ramach Priorytetu 3: Wspieranie dalszego rozwoju zasobów ludzkich i transgranicznej kooperacji PO przeznaczone na pokrycie kosztów zarządzania i promocji FMP oraz PS ponoszonych przez PPP. Środki przeznaczone na realizację oraz na zarządzanie projektów w ramach FMP i PS stanowią łącznie kwotę środków przeznaczonych na realizację działań w ramach działania 3.2: Współpraca i spotkania (Fundusz Małych Projektów [FMP] i projekty sieciowe) PO. Wspólne Wytyczne Funduszu Małych Projektów i dla Projektów Sieciowych (FMP i PS) Wspólny dokument polskich oraz niemieckich biur Euroregionów Pro Europa Viadrina i SprewaNysa-Bóbr, zawierający informacje dla wnioskodawców FMP i PS, dotyczące warunków udzielania dofinansowania, składania wniosków, oceny projektów i sposobu wdrażania. Wytyczne podlegają zatwierdzeniu przez IZ oraz IK. 7 WPROWADZENIE Podręcznik wdrażania projektów w ramach FMP oraz PS (zwany dalej „Podręcznikiem”) określa szczegółowe procedury w zakresie zarządzania i wdrażania FMP i PS. Został on opracowany na potrzeby instytucji zaangażowanych we wdrażanie FMP i PS na pograniczu polsko-brandenburskim. Celem dokumentu jest określenie zasad i procedur wdrażania PP, w tym roli i zadań PPP. W związku z tym niniejszy podręcznik jest narzędziem metodologicznym dla wszystkich podmiotów uczestniczących w cyklu projektowym PP, w tym dla IZ, IK i WST, oraz jest wiążący dla PPP, a opisane w nim procedury są obligatoryjne. Ponieważ FMP i PS realizowany jest w ramach PO, projekty podlegają także zasadom określonym dla Programu zarówno w dokumencie programowym, jak i w Podręczniku Beneficjenta Wiodącego. 1. Podstawowa charakterystyka FMP i PS Małe projekty w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej w latach 2007-2013 są kontynuacją Funduszu Mikroprojektów realizowanego w okresie programowym 2000-2006 (do 2004 r. w ramach Programu UE Phare CBC i Inicjatywy Wspólnotowej Interreg IIIA, a następnie po 2004 r. z Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA), gdzie małe projekty służyły w szczególności pielęgnowaniu i intensyfikowaniu transgranicznej informacji, komunikacji i współpracy między obywatelami, stowarzyszeniami i samorządami na transgranicznym obszarze wsparcia oraz wzmocnieniu identyfikacji społeczeństwa z regionem. 1.1. Główne cele projektów małych i sieciowych W ramach działania 3.2: Współpraca i spotkania (Fundusz Małych Projektów [FMP] i projekty sieciowe) Priorytetu 3: Wspieranie dalszego rozwoju zasobów ludzkich i transgranicznej kooperacji PO, wyodrębnione zostały środki przeznaczone na realizację FMP i PS. Celem tego działania jest rozwój współpracy partnerskiej poprzez wspieranie intensywnych działań kooperacyjnych realizowanych przez lokalne i regionalne instytucje oraz samorządy. Dzięki tej formie współpracy powstaną bezpośrednio na obszarze wsparcia trwałe efekty multiplikacyjne. PS to następny po małych projektach, bardziej zaawansowany etap realizacji współpracy transgranicznej, nadający jej szerszy wymiar. Ich celem jest tworzenie bardziej spójnego i skoordynowanego podejścia, ukierunkowanego na rozwiązywanie wspólnych problemów w obszarze granicznym. PS to przedsięwzięcia o określonej tematyce, realizowane przez więcej niż dwóch partnerów z obszaru wsparcia w dłuższym okresie czasu, w szczególności w zakresie kultury, sportu, wymiany młodzieży i osób niepełnosprawnych, charakteryzujące się zmiennością uczestników, względnie różnorodnością aspektów tematycznych. Możliwymi projektami w ramach FMP i PS byłyby w szczególności: - wspieranie współpracy sąsiedzkiej jednostek samorządu terytorialnego oraz publicznych podmiotów kultury, organizacji pozarządowych i instytucji w celu kształtowania transgranicznych stosunków sąsiedzkich, względnie spójności społecznej, - wspólne kulturalne, społeczne, sportowe i uczniowskie projekty oraz imprezy dla dzieci, młodzieży i osób niepełnosprawnych, - organizowanie wspólnych imprez kulturalnych (festiwali, spektakli, wystaw, warsztatów artystycznych), - wspieranie projektów społeczności lokalnych w dziedzinie społecznej, kulturalnej i rekreacyjnoedukacyjnej, - działania ukierunkowane na integrację społeczności w obszarze przygranicznym, 8 - transgraniczna współpraca szkół, organizacji młodzieżowych, wymiana młodzieży, studentów, uczniów, pracowników naukowych i dydaktycznych, a także małe działania inwestycyjne niezbędne do realizacji działania, - wspieranie tworzenia wspólnych produktów kultury, turystyki i (tradycyjnego) rzemiosła, - wspomaganie działań podtrzymujących lokalną i regionalną tożsamość i tradycję. 1.2. Obszar wsparcia Środki dostępne w ramach działania 3.2. PO przeznaczone zostaną na FMP i PS realizowane przez partnerów pochodzących z obszarów położonych wzdłuż granicy polsko-niemieckiej i określonych zgodnie z art. 7 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 na poziomie NUTS III. Zatem obszar wsparcia obejmuje następujące jednostki terytorialne NUTS III: po polskiej stronie granicy jest to cały obszar województwa lubuskiego, na który składają się 2 podregiony poziomu NUTS III: gorzowski (w skład którego wchodzą powiaty: gorzowski, międzyrzecki, słubicki, strzelecko-drezdenecki, sulęciński i miasto na prawach powiatu Gorzów Wielkopolski), zielonogórski (w skład którego wchodzą powiaty: krośnieński, nowosolski, świebodziński, zielonogórski, żagański, żarski, wschowski i miasto na prawach powiatu Zielona Góra), po niemieckiej stronie granicy są to następujące regiony poziomu NUTS III: powiat Märkisch-Oderland, powiat Oder-Spree, powiat Spree-Neiße, miasto na prawach powiatu Frankfurt nad Odrą, miasto na prawach powiatu Cottbus. Razem obszar wsparcia obejmuje powierzchnię 20.314 km², z czego po polskiej stronie znajduje się 13.984 km², (100% obszaru województwa lubuskiego), po niemieckiej zaś 6.330 km² (21,5% powierzchni Kraju Związkowego Brandenburgia). Obszar ten zamieszkuje po polskiej stronie 1.009.198, po niemieckiej zaś 688.803, łącznie 1.698.001 mieszkańców. BERLIN MarkischOderland Gorzowski Frankfurt LUBUSKIE (Oder) BRANDENBURG Oder-Spree Zielonogórski Cottbus Spree-Neisse 9 Na potrzeby FMP i PS pogranicze podzielone zostało na obszary przynależności określone według działalności poszczególnych Euroregionów. Obszary te, określone ściślej według obszarów administracyjnych powiatów lub gmin są, na podstawie porozumienia struktur terytorialnych i regionalnych, przyporządkowane poszczególnym PPP. Dla pogranicza lubusko-brandenburskiego ustanowionych jest po 2 PPP po każdej stronie granicy. Zasięg terytorialny niemieckiej części Euroregionu Pro Europa Viadrina obejmuje powiaty: Märkisch – Oderland, Oder–Spree, miasto Frankfurt nad Odrą, natomiast polskiej części powiaty: gorzowski, międzyrzecki, słubicki, strzelecko-drezdenecki, sulęciński (z wyłączeniem gminy Torzym) oraz miasto Gorzów Wlkp. (obszar Euroregionu Pro Europa Viadrina) Niemiecka część Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr obejmuje swym zasięgiem powiat Spree-Neiße i miasto Cottbus. Polska część zaś powiaty krośnieński, nowosolski, świebodziński, wschowski, zielonogórski, żagański, żarski, miasto Zielona Góra, Gminę Cybinka, Gminę Torzym oraz Gminę Zbąszyń. (obszar Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr) 10 Zgodnie z ustaleniami instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, w tym Komisji Europejskiej, w ramach FMP i PS istnieje możliwość realizacji projektów przy współudziale partnerów z siedzibą poza obowiązującym obszarem wsparcia PO, przy czym wydatki kwalifikowane ponoszone mogą być jedynie na obszarze wsparcia PO przez partnerów z siedzibą na obszarze wsparcia PO. Rozwiązanie to może być jednak stosowane wyjątkowo i może dotyczyć wyłącznie projektów, w których udział partnera spoza obszaru kwalifikowanego jest niezbędny do osiągnięcia celów projektu w głównym obszarze PO.1 1.3. Środki alokowane w ramach programu Cel 3, współpraca transgraniczna W ramach programu Cel 3, współpraca transgraniczna, na okres planowania 2007-2013 dla PO alokowane zostały środki w łącznej wysokości 146 470 982 EUR, z czego kwota środków EFRR wynosi 124 500 317 EUR, a kwota wkładu krajowego odpowiednio 21 970 665 EUR. Na Priorytet 3 przeznaczonych zostało 28,43 % alokacji PO, co stanowi kwotę 41 636 209 EUR. Środki EFRR tej kwoty wynoszą 35 390 770 EUR. Część tych środków przeznaczonych dla polsko-niemieckiego obszaru przygranicznego jest przeznaczona do wykorzystania i wspierania projektów realizowanych w ramach działania 3.2. jako FMP i PS. Wysokość środków przeznaczonych na wdrażanie i zarządzanie FMP i PS dla polskich i niemieckich biur Euroregionów przedstawiona zostanie w dalszej części podręcznika, w punkcie 2.5.1. i 2.5.2. 2. zasady wdrażania Projektu Parasolowego 2.1. Charakterystyka Projektów Parasolowych W ramach FMP i PS realizowane są cztery PP, dzielące okres programowania na dwie części: 200720121 oraz okres 2012-2015. Każdorazowo w PP uczestniczy polskie oraz odpowiednie niemieckie biuro danego Euroregionu. W przypadku PP, którego celem jest wdrażanie FMP i PS w polskiej części obszaru wsparcia, obejmującej swym zasięgiem terytorium danego Euroregionu, rolę BW PP pełni polskie biuro Euroregionu, niemieckie zaś pełni rolę PPP. W przypadku PP dotyczącego wdrażania FMP i PS w brandenburskiej części obszaru wsparcia, obejmującej swym zasięgiem terytorium danego Euroregionu, rolę BW PP pełni odpowiednio niemieckie biuro Euroregionu, a rolę Partnera polskie biuro. 2.2. Partnerstwo PP jako narzędzie służące wdrażaniu FMP oraz PS w ramach działania 3.2 PO jest przygotowywany i realizowany każdorazowo wspólnie przez dwa uprawnione podmioty – PPP. Są nimi: polskie biuro Euroregionu Pro Europa Viadrina razem z niemieckim biurem Euroregionu Pro Europa Viadrina oraz polskie biuro Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr razem z niemieckim biurem Euroregionu Sprewa-NysaBóbr i odwrotnie. 1 Po wejściu w życie zmiany PO, polegającej na umożliwieniu korzystania w ramach PO z art. 21 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 dopuszczone zostanie uznanie wydatków kwalifikowanych poniesionych na poziomie projektów przez partnerów znajdujących się poza obszarem wsparcia. Rozwiązanie to nie będzie jednak stanowić reguły przyjętej w PO i może dotyczyć jedynie wyjątkowych przypadków. Wydatki takie będą mogły być uznawane po spełnieniu poniższych kryteriów: wydatki te muszą być powiązane z bezpośrednio z projektem i wzmacniać istniejące partnerstwo pomiędzy podmiotami realizującymi projekt; ich poniesienie powinno przynosić korzyść dla obszaru wsparcia; poniesienie tych wydatków warunkuje osiągnięcie celów projektu; wartość ww. wydatków nie może przekroczyć wartości 20% całkowitych wydatków w projekcie. 2 Aneksami do umów o dofinansowanie PP zostały przedłużone następujące terminy: - w PP polskiego biura Euroregionu Sprewa – Nysa –Bóbr oraz PP polskiego biura Euroregionu Pro Europa Viadrina termin zakończenia rzeczowego realizacji FMP i PS do 31.12.2013 r., a zarządzania do 31.03.2012 r. - w PP niemieckiego biura Euroregionu Spree-Neisse-Bober termin zakończenia rzeczowego realizacji FMP i PS do 31.08.2012 r . - w PP niemieckiego biura Euroregionu Pro Europa Viadrina termin zakończenia rzeczowego realizacji FMP i PS do 31.12.2013 r. 11 Zgodnie z art. 19 Rozporządzenia EFRR projekt w ramach współpracy transgranicznej musi spełniać co najmniej dwa z czterech kryteriów współpracy: 1. wspólne przygotowanie projektu, 2. wspólna realizacja projektu, 3. wspólny personel projektu, 4. wspólne finansowanie projektu. Zakres działalności PPP określa porozumienie partnerskie. Każdy PPP odpowiada za wdrażanie swojej części projektu. 2.3. Zasada Beneficjenta Wiodącego Zgodnie z obowiązującą zasadą art. 20 Rozporządzenia EFRR dla PP spośród PPP wyznaczony jest BW PP. Jak wspomniano powyżej, każdorazowo dla polskiego obszaru wsparcia, obejmującego swym zasięgiem terytorium danego Euroregionu, rolę BW PP pełni właściwe polskie biuro Euroregionu, dla brandenburskiego zaś właściwe biuro niemieckie. Wniosek o dofinansowanie PP składa BW PP, który jest związany Porozumieniem Partnerskim z Partnerem. BW PP, we współpracy z Partnerem, wnioskuje w drodze wspólnego projektu o środki na PP dotyczący jego obszaru wsparcia. Projekt ten obejmuje zarówno wniosek o środki na dofinansowanie małych projektów i projektów sieciowych, jak i środki na pokrycie kosztów na zarządzanie FMP i PS. PPP określają sposób zarządzania i administrowania PP regulując w porozumieniu swoje czynności, odpowiedzialność i terytorialny zasięgu działalności. Czynności związane z zarządzaniem i administrowaniem projektów są realizowane przez PPP oddzielnie. Zasada Beneficjenta Wiodącego oznacza w praktyce, iż jest on odpowiedzialny za następujące zadania: - złożenie wniosku o dofinansowanie PP do WST, a po zatwierdzeniu PP przez KM za podpisanie Umowy o dofinansowanie; - ogólne zarządzanie PP; - przekazanie dofinansowania z EFRR do PPP w przypadku wspólnego finansowania; - składanie raportów całościowych z postępów realizacji PP, do WST w imieniu wszystkich PPP; - pełnienie funkcji organu pośredniczącego w kontaktach między instytucjami programowymi, (takimi jak WST, KM, IZ, IK itd.) a PPP. PPP powinni aktywnie brać udział w zarządzaniu projektem i jego realizacji, a także w działaniach informacyjnych i komunikacyjnych. PPP powinni w szczególności: - przyjmować odpowiedzialność za wypełnianie działań PP, w które są zaangażowani lub za które są odpowiedzialni – jak to zostało określone we wniosku projektowym i w Porozumieniu partnerskim; - być odpowiedzialni za wszelkie nieprawidłowości w wydatkach, które zadeklarowali (w przypadku wspólnego finansowania PP); - sporządzać raporty z postępu realizacji projektu z działań, które wykonali w ramach realizacji wspólnego projektu w odpowiednim czasie, aby umożliwić BW PP przedstawianie raportów z postępu realizacji PP jako całości do WST. Poniższa tabela przestawia podział zadań pomiędzy BW i PPP. 12 W przypadku wniosków o dofinansowanie PP złożonych przez biura Euroregionów dla pierwszego okresu realizacji PP − do roku 2011 − PPP nie przewidzieli wspólnego finansowania PP, jednakże w poniższej tabeli możliwość ta została uwzględniona w celu przedstawienia pełnego podziału zadań. Formalna odpowiedzialność Partnerów Etap projektu Opracowanie wniosek Odpowiedzialność BW PP i Koordynacja wkładu Złożenie wniosku. Odpowiedzialność PPP Partnerów. Wspólne stworzenie i wniosku aplikacyjnego. projektu W przypadku wspólnego finansowania zapewnienie współfinansowania krajowego poprzez złożenie stosownego oświadczenia. Finansowanie Finansowa realizacja projektu, w szczególności: zabezpieczenie współfinansowania projektu (w przypadku wspólnego finansowania), założenie konta projektu, prowadzenie księgowości, jak również przechowywanie dokumentacji dotyczącej projektu. Kontraktowanie Podpisanie Umowy o dofinansowanie Podpisanie Porozumienia partnerskiego z IZ. i tym samym zobowiązanie się do realizacji wszystkich zaakceptowanych BW PP sporządza i zawiera działań Porozumienie partnerskie według i ponoszenia ewentualnej wzoru ustalonego przez IZ. odpowiedzialności finansowej. Wdrażanie Ponoszenie przed IZ odpowiedzialności za całościowe wdrażanie projektu, przy jednoczesnym aktywnym udziale Partnera w realizacji projektu. Zapewnienie przez BW PP koordynacji projektu (sterowanie projektem, monitoring, itd.) Czynny udział w realizacji projektu, ponoszenie odpowiedzialności za prowadzenie działań, zapisanych we wniosku i w Porozumieniu partnerskim. przypadku wspólnego i W finansowania BW PP sprawdza, czy wydatki Partnerów PP zostały zatwierdzone w ramach kontroli I stopnia. BW PP zapewnia, że raportowane wydatki zostały poniesione wyłącznie na zaakceptowane działania. Kontroler BW PP nie ocenia jakości pracy Partnerów projektu. W przypadku wspólnego finansowania Partner PP jest odpowiedzialny za zapewnienie potwierdzenia jego wydatków przez kontrolera I stopnia. Zapewnia, iż certyfikaty kontroli I stopnia oraz inne dokumenty zostaną dostarczone BW PP tak szybko, jak to tylko możliwe, w terminie nie przekraczającym daty końcowej wyznaczonej przez BW PP. Dotyczy tylko polskich PPP: BW PP odpowiada za uzyskanie i rozliczanie środków z budżetu państwa (przeznaczonych na współfinansowanie swoich wydatków na zarządzanie FMP i PS jak i współfinansowanie projektów małych i sieciowych) zgodnie Dotyczy tylko polskich PPP: Partner PP odpowiada za uzyskanie i rozliczanie środków z budżetu państwa (przeznaczonych na współfinansowanie swoich wydatków na zarządzanie FMP i PS jak i współfinansowanie projektów małych i sieciowych) zgodnie Finanse raportowanie 13 z obowiązującymi na procedurami krajowymi. Płatności dany rok z obowiązującymi na procedurami krajowymi. BW PP otrzymuje płatności z tytułu dofinansowania i jest zobowiązany – w przypadku wspólnego finansowania - do niezwłocznego przekazywania odpowiednich części dofinansowania na rachunki bankowe Partnerów. W przypadku, kiedy finansowanie należy jedynie do obowiązków BW PP, przekazuje on płatności w EUR w części należnej B FMP/PS bez zwłoki i zgodnie z kwotami podanymi w zatwierdzonych raportach z postępu realizacji projektu małego lub sieciowego. Nieprawidłowości BW PP jest zobowiązany do zwrotu środków z EFRR wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, nieprawidłowo lub nienależnie wypłaconych. W przypadku wspólnego finansowania żąda w tym celu zwrotu środków od danego Partnera. Jeżeli środki nie mogą być odzyskane od partnera, państwo członkowskie, z którego pochodzi Partner, jest pociągane do odpowiedzialności w tym zakresie. dany rok W przypadku wspólnego finansowania PPP otrzymuje płatności w EUR od BW PP i w części należnej B FMP/PS przekazuje środki bez zwłoki w zgodzie z kwotami podanymi w zatwierdzonych raportach z postępu realizacji projektów małych i sieciowych. Każdy Partner projektu ponosi odpowiedzialność za jakąkolwiek nieprawidłowość w zadeklarowanych wydatkach. 2.4. Wspólne działania w ramach Projektu Parasolowego BW PP i PPP będą w ramach PP realizowali m. in. następujące działania: - przygotowanie i ogłoszenie naboru projektów małych i sieciowych (w ramach działań przygotowawczych PPP opracowali Wspólne Wytyczne Małych Projektów i Projektów Sieciowych, formularze wniosków wraz z załącznikami, regulamin EKO oraz dokumenty niezbędne do oceny projektów), - promocja Projektu Parasolowego w ramach PO, - konsultacje w zakresie przygotowania wniosku o dofinansowanie, - przedkładanie ocenionych formalnie wniosków w ramach FMP i PS do zatwierdzenia przez EKO, - organizacja posiedzeń EKO, - przeprowadzanie oceny technicznej i zatwierdzanie wniosków przez EKO, - monitorowanie i kontrola wdrażania FMP i PS, - przedkładanie raportów z postępu realizacji PP. 14 2.5. Budżet Projektu Parasolowego BW PP we współpracy oraz po uzgodnieniu z PPP przygotowuje wniosek o dofinansowanie projektu parasolowego ze środków EFRR. Plan kosztów obejmuje zarówno środki przeznaczone na dofinansowanie projektów małych, sieciowych, jak i koszty zarządzania FMP i PS. 2.5.1. Środki alokowane na FMP i PS zarządzane przez polskie biura Euroregionów Decyzją IZ alokacja środków na FMP i PS zarządzane przez polskie biura Euroregionów wynosi do 22% polskiej alokacji EFRR do Programu. Warunkiem powierzenia Euroregionom wspomnianej kwoty jest przygotowanie i zatwierdzenie przez KM wniosków projektowych w tej kwocie. 15% środków projektu powinno zostać przeznaczone przez Euroregiony na pokrycie kosztów zarządzania. Pozostałe 85% środków Euroregiony przeznaczają na dofinansowanie małych projektów i projektów sieciowych. Wysokość środków przeznaczonych na pokrycie kosztów zarządzania określona jest w Umowie o dofinansowanie. W wyniku uzgodnień pomiędzy IZ a polskimi biurami Euroregionów na cały okres programowania zostaną złożone dwa wnioski projektowe, z czego pierwszy obejmować będzie okres 2008-2011, drugi zaś 2012-2015. Na lata 2008-2011 przeznaczonych może zostać 14% z 22% alokacji EFRR. Ponadto na lata 2008-2011 podział alokacji, pomiędzy poszczególne polskie biura Euroregionów, jest następujący: - Euroregion Pro Europa Viadrina otrzyma 43,5% środków przeznaczonych na FMP i PS, - Euroregion Sprewa-Nysa-Bóbr otrzyma 56,5% środków przeznaczonych na FMP i PS. 2.5.2. Środki alokowane na FMP i PS zarządzane przez niemieckie biura Euroregionów W wyniku uzgodnień pomiędzy IZ a niemieckimi biurami Euroregionów na cały okres programowania zostaną złożone dwa wnioski projektowe na lata 2008-2011 i 2012-2015. W ramach brandenburskiej alokacji na wdrażane FMP przeznaczonych zostanie dla każdego Euroregionu na całkowity czas trwania programu 4 mln EUR, czyli 8 mln EUR środków EFRR łącznie dla obu Euroregionów.). Po stronie niemieckiej przewiduje się rocznie realizację 3-4 projektów sieciowych. Na te projekty przeznaczona zostanie część środków z projektów parasolowych przeznaczonych na wdrażanie projektów FMP i PS w odpowiedniej wysokości. Wysokość środków przeznaczonych na pokrycie kosztów zarządzania określona jest w Umowie o dofinansowanie. 2.5.3. Wysokość dofinansowania Projektu Parasolowego W przypadku PP Beneficjent Wiodący powinien zagwarantować jego współfinansowanie w wysokości co najmniej 15% całkowitych wydatków kwalifikowalnych, czy to ze źródeł własnych lub ze źródeł wnioskodawców (odbiorców końcowych, którym zostanie przyznane dofinansowanie w ramach FMP lub PS), lub – po stronie polskiej – w części z budżetu państwa RP. Dofinansowanie z EFRR wynosi maks. 85% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektów małych i sieciowych. Po stronie polskiej możliwe jest finansowanie ze środków rezerwy celowej budżetu państwa do 10% wydatków projektów małych i sieciowych ponoszonych/planowanych do poniesienia w ramach PO. 2.5.4. Środki finansowe przeznaczone na zarządzanie FMP i PS Środki wydzielone w ramach PP na zarządzanie FMP i PS są przeznaczone wyłącznie na pokrycie części wydatków kwalifikowalnych na zapewnienie czynności związanych z zarządzaniem i administrowaniem PP. Wysokość środków przeznaczonych na pokrycie kosztów zarządzania określona jest w Umowie o dofinansowanie. Na współfinansowanie kosztów zarządzania polskie biuro Euroregionu może w ramach PP uzyskać środki z budżetu państwa polskiego do wysokości 15% kosztów kwalifikowalnych. 15 2.5.5. Dofinansowanie z budżetu państwa3 Środki z budżetu państwa przyznawane są na podstawie zatwierdzanej każdego roku przez Ministra Rozwoju Regionalnego Procedury uruchamiania oraz przyznawania zapewniania finansowania przedsięwzięcia ze środków rezerwy celowej budżetu państwa dla programów i projektów realizowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013. Zatwierdzona procedura jest publikowana na stronie internetowej: www.mrr.gov.pl. Zgodnie z ww. dokumentem wniosek o środki z rezerwy celowej na pokrycie wkładu krajowego z budżetu państwa dla projektów małych oraz sieciowych realizowanych w ramach PO może dotyczyć zapotrzebowania na środki budżetu państwa w wysokości do 10% całkowitych kosztów kwalilfikowalnych. Natomiast wydatki związane z zarządzaniem projektem przez Euroregion mogą dotyczyć zapotrzebowania na środki z budżetu państwa w wysokości do 15% całkowitych wydatków kwalifikowanych. Dofinansowanie z rezerwy celowej budżetu państwa przyznawane jest do wydatków poświadczonych przez kontrolera I stopnia (LUW). Z wnioskami o uruchomienie rezerwy celowej z budżetu państwa polskie biuro Euroregionu występuje do LUW − po otrzymaniu Certyfikatu poświadczającego jego własne wydatki na zarządzanie oraz wydatki beneficjentów projektów małych i sieciowych zgodnie z procedurą obowiązującą w danym roku. LUW weryfikuje wnioskowaną przez dany Euroregion kwotę na podstawie informacji (tj. Certyfikatów) o kwocie wydatków poświadczonych przez kontrolera − tj. przez właściwą jednostkę w tym samym urzędzie wojewódzkim oraz właściwych umów o dofinansowanie projektów FMP i PS. LUW na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania Euroregionu występuje do ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego z wnioskiem o uruchomienie rezerwy celowej budżetu państwa. Terminy wnioskowania określone są w ww. Procedurach. 2.6. Składanie wniosku o dofinansowanie Projektu Parasolowego Dwujęzyczny wniosek o dofinansowanie PP składa BW PP do WST zgodnie z procedurą określoną w Podręczniku Beneficjenta Wiodącego. WST dokonuje oceny formalnej/kwalifikowalności wydatków i na wniosek IZ przedkłada wniosek do zatwierdzenia przez KM. Plan kosztów PP obejmuje, w przypadku wspólnego finansowania, środki EFRR polskiej i niemieckiej strony zarówno na samo dofinansowanie odbiorców końcowych projektów małych i sieciowych, jak i środki na częściowe pokrycie wydatków na administrowanie FMP i PS. 2.7. Zatwierdzanie Projektu Parasolowego i podpisanie Umowy o dofinansowanie Po zatwierdzeniu PP przez KM z BW PP podpisywana jest Umowa o dofinansowanie PP. Umowę z BW PP zawiera Ministerstwo Rozwoju Regionalnego w funkcji IZ. Wzór umowy przygotowywany jest przez IZ. Umowa potwierdza ostatecznie przyznanie dofinansowania i stanowi ramy prawne i finansowe dla działań realizowanych w ramach PP. W szczególności określa ona wzajemne prawa i obowiązki w zakresie wypłaty środków, monitorowania i sprawozdawczości, systemu kontroli oraz audytu, jak również oceny, działań informacyjnych i promocyjnych związanych z projektem. Uruchomienie środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów w ramach FMP i PS następuje po przygotowaniu pakietu aplikacyjnego, składającego się z następujących dokumentów: 3 - Wspólne wytyczne dla FMP i dla PS, - regulamin prac Euroregionalnej Komisji Oceniającej wraz z deklaracją bezstronności i poufności oceniających wnioski w ramach FMP i PS, dotyczy tylko polskich beneficjentów 16 - formularz wniosku o przyznanie dofinansowania w ramach FMP wraz z załącznikami, - formularz wniosku o przyznanie dofinansowania w ramach PS wraz z załącznikami, - karta oceny formalnej oraz karta oceny merytorycznej. 2.8. Podpisanie Porozumienia partnerskiego Zgodnie z obowiązującymi procedurami, BW PP zawiera Porozumienie partnerskie z PPP. Niezbędny minimalny zakres, jaki umowa ta powinna regulować, ustalony został przez IZ. Wzór tego dokumentu opublikowany jest na stronie internetowej PO (www.plbb.eu). Ponadto Porozumienie określać powinno rolę, zadania, obowiązki i uprawnienia PPP oraz ramy czasowe i finansowe PP, a w szczególności: - działania każdego z partnerów w ramach realizacji PP, - obowiązki każdego z partnerów w ramach realizacji PP, - budżet PP, - uregulowania dotyczące zarządzania finansami (księgowość, sprawozdawczość, kontrola finansowa, płatności z EFRR), - odpowiedzialność finansową PPP (w przypadku wspólnego finansowania projektu), - uregulowania dotyczące zwrotu środków (w przypadku błędów w sprawozdawczości lub w kwotach przekazanych środków), - rozwiązywanie konfliktów pomiędzy partnerami; - wymogi dot. działań informacyjnych i promocyjnych. Porozumienie partnerskie powinno zostać zawarte i przesłane do WST i IZ najpóźniej w dniu złożenia pierwszego raportu z postępu realizacji projektu przez BW PP. 2.9. Zasady przyznania zaliczki na realizację Projektu Parasolowego Z uwagi na specyfikę zadań realizowanych przez PPP dotyczących zarządzania FMP i PS, po akceptacji IZ, możliwa jest płatność zaliczkowa na potrzeby wdrażania FMP i PS. Uzgodnienia dotyczące przekazania zaliczki zawarte muszą zostać w Umowie o dofinansowanie projektu parasolowego z uwzględnieniem następujących zasad: - zaliczka na realizację Projektu Parasolowego może zostać przekazana jednorazowo w wysokości 10 % wkładu EFRR dla Projektu, - warunkiem przekazania zaliczki jest wniesienie przez BW PP zabezpieczenia w postaci weksla in blanco na całą kwotę zaliczki, - środki przekazywane w formie zaliczki przeznaczone mogą zostać w wysokości 30% na pokrywanie wydatków ponoszonych na zarządzanie PP przez Euroregiony, a w pozostałych 70% na dokonywanie, tzw. bieżących refundacji wydatków ponoszonych przez B FMP i PS - do obsługi zaliczki BW PP zobowiązany jest do utworzenia osobnego rachunku bankowego. 2.10. Realizacja Projektu Parasolowego Realizacja PP odbywa się na podstawie następujących dokumentów: - Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013, - Podręcznika Beneficjenta Wiodącego, - Wspólnych Wytycznych dla FMP i dla PS, - Podręcznika Wdrażania FMP i PS, - zatwierdzonego przez KM wniosku o przyznanie dofinansowania, 17 - formularza wniosku o przyznanie dofinansowania w ramach FMP wraz z załącznikami, - formularza wniosku o przyznanie dofinansowania w ramach projektów sieciowych wraz z załącznikami, - regulaminu prac Euroregionalnej Komisji Oceniającej wraz z deklaracją bezstronności i poufności oceniających wnioski w ramach FMP i PS. Po podpisaniu Umowy o dofinansowanie dla PP biuro Euroregionu ogłasza oficjalne otwarcie naboru wniosków o dofinansowanie projektów małych i sieciowych. BW PP informuje IZ, IK oraz WST o otwarciu naboru. Ogłoszenie precyzujące informacje dotyczące naboru projektów małych i sieciowych publikowane jest na stronie internetowej danego Euroregionu oraz w innych mediach (np. w prasie lokalnej). Do zadań PPP należy organizacja szkoleń dla potencjalnych wnioskodawców z obszaru wsparcia obsługiwanego przez każdego PPP. Informacja o terminach szkoleń publikowana jest na stronach internetowych PPP oraz przekazywana podmiotom odpowiedzialnym za promocję PO (WST, IZ, IK). W trakcie naboru PPP udzielają konsultacji potencjalnym wnioskodawcom. Zasady wdrażania i realizacji projektów małych i sieciowych przedstawione są w rozdziale 3. FMP i PS został podzielony na dwa etapy wdrażania: lata 2008-2011 oraz 2012-2015. Oznacza to, że IZ podpisuje z każdym biurem Euroregionu oddzielną umowę o dofinansowanie na każdy z tych etapów. Euroregion nie ma możliwości równoległego prowadzenia naboru w ramach obu umów o dofinansowanie. 2.11. Sprawozdawczość BW PP zobowiązany jest do prowadzenia monitoringu PP i odpowiada za opracowanie i przekazanie WST Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego. Zgodnie z zawartą Umową o dofinansowanie BW PP przekazuje WST okresowe raporty z postępu realizacji PP w terminach i na zasadach określonych w aktualnej Instrukcji do wypełniania raportu. Ponadto ma on obowiązek przedłożenia WST końcowego Raportu z postępu realizacji PP w terminie określonym w aktualnej Instrukcji do wypełniania raportu. 1. B FMP i PS składają do właściwych Euroregionów raporty z realizacji projektów FMP/PS wraz z zestawieniem faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej w terminie 30 dni kalendarzowych4 po zakończeniu okresu sprawozdawczego, określonego w umowie pomiędzy Euroregionem a B FMP/PS lub od daty podpisania umowy o dofinansowanie, w przypadku projektów dla których ww. umowa została podpisana po zakończeniu realizacji projektu. 2. Euroregiony weryfikują kwalifikowalność 100% wydatków B FMP/PS (zgodnie z wytycznymi w zakresie Kontroli pierwszego stopnia) w terminie 35 dni roboczych po otrzymaniu raportów z realizacji od B FMP / PS. Do terminu nie wlicza się czasu oczekiwania na przekazanie uzupełnień i wyjaśnień przez B FMP/PS. Następnie przygotowują i przekazują do właściwego kontrolera I stopnia zbiorcze zestawienie wydatków (bez dokumentów poświadczających wydatki) w podziale na poszczególne projekty FMP/PS. Na podstawie zestawienia wybierana jest próba dokumentów do kontroli, której dokonuje właściwy kontroler I stopnia. 3. Euroregion po zakończeniu okresu sprawozdawczego zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu parasolowego (w trakcie którego dokonał zatwierdzenia szeregu Raportów B FMP/PS), w przeciągu 10 dni kalendarzowych przygotowuje zbiorczy Raport z postępu 4 Termin ten ustalony jest we wzorze umowy o dofinansowanie między Euroregionem a beneficjentem FMP i PS (dla polskich biur Euroregionów Pro Europa Viadrina oraz Sprewa-Nysa-Bóbr). Może różnić się w przypadku umów zawieranych pomiędzy niemieckimi biurami ww. Euroregionów i beneficjentami projektów małych i sieciowych. 18 realizacji projektu parasolowego (zawierający zatwierdzone w okresie sprawozdawczym Raporty B FMP/PS) i przesyła go do kontrolerów I stopnia. 4. Kontrolerzy I stopnia weryfikują i zatwierdzają wydatki B FMP i PS oraz wydatki na zarządzanie PP w terminie nie dłuższym niż 25 dni kalendarzowych od przekazania dokumentów przez Euroregion. Do terminu nie wlicza się czasu oczekiwania na przekazanie uzupełnień i wyjaśnień przez Euroregion. W przypadku RK do terminu 25 dni nie wliczany jest czas na czynności związane z kontrolą końcową projektu. 5. BW PP przesyła Raport z postępu realizacji całego projektu wraz z uzyskanymi podczas kontroli I stopnia certyfikatami wydatków i przekazuje go do WST w terminie 5 dni kalendarzowych od otrzymania certyfikatu kontroli I stopnia (dla RK 10 dni kalendarzowych). Raport z postępu realizacji projektu, do złożenia którego jest zobowiązany BW PP zawiera: - część rzeczową i - część finansową (w tym wniosek o płatność). Raport w części finansowej zawiera informacje dotyczące finansów w zakresie wdrażanego projektu, realizację budżetu oraz listy wydatków poświadczone dowodami księgowymi i fakturami. Jako że Raport z postępu realizacji projektu stanowi podstawę do wypłaty środków, poświadczenie wydatków (certyfikat) przez kontrolera stanowi integralną część takiego raportu. W części rzeczowej powinny zostać opisane przeprowadzone działania, osiągnięte wskaźniki i problemy, jakie wystąpiły podczas realizacji projektu. Procedura sprawozdawczości przebiega następująco: - Raport przedłożony przez BW PP jest sprawdzany przez pracowników WST. Jeżeli jest to konieczne, do BW PP wysyłana jest prośba o złożenie wyjaśnień. Złożony raport i tym samym wnioskowaną kwotę refundacji zatwierdza IZ. - IW - odpowiednia jednostka finansowa MRR (Departament Ekonomiczno-Finansowy) obsługująca rachunek programowy w imieniu IC dokonuje wypłaty na prowadzony w EUR rachunek bankowy BW PP. 2.12. Refundacja wydatków w projekcie Parasolowym W ramach PP przekazywane są zarówno środki EFRR na pokrycie wydatków zarządzania FMP i PS poniesionych przez każdego z PPP, jak i na wydatki związane z realizacją FMP i PS, poniesione przez poszczególnych B FMP i PS. Refundacja wydatków poniesionych w ramach PP odbywa się w oparciu o ww. raporty z postępu realizacji PP, zawierające odrębną część dotyczącą wydatków poniesionych na zarządzanie projektem przez poszczególne Euroregiony. 2.12.1 Refundacja wydatków związanych z zarządzaniem FMP i PS Refundacja z EFRR wydatków poniesionych przez PPP związanych z zarządzaniem FMP i PS dokonywana jest na podstawie Zestawienia faktur i dokumentów o równoważnej wartości sporządzonego przez PPP, zweryfikowanego przez właściwego miejscowo kontrolera I stopnia. Kontroler poświadcza wydatki wystawiając stosowny certyfikat po skontrolowaniu administracyjnym 25% wartości tych wydatków, zgodnie z procedurami zawartymi we Wspólnych zasadach w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013. Z wnioskiem o dokonanie refundacji wydatków zarządzania (obejmującym w przypadku wspólnego finansowania wydatki zarówno polskich, jak i niemieckich PPP), na które otrzymali od kontrolerów certyfikat poszczególni PPP, występuje BW PP na zasadach i w terminach określonych w aktualnej wersji Instrukcji do wypełniania raportu. Po zatwierdzeniu wniosku przez IZ, IW przekazuje środki z EFRR na wyodrębnione (na potrzeby PP) konto bankowe BW PP. BW PP po otrzymaniu refundacji zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania odpowiednich środków na rzecz PPP (w przypadku wspólnego finansowania). 19 Ponadto odpowiednio udokumentowane i certyfikowane wydatki poniesione przez polskich PPP na zarządzanie FMP i PS są podstawą do otrzymania środków z budżetu państwa, zgodnie z obowiązującymi na dany rok procedurami krajowymi. 2.12.2 Refundacja wydatków poniesionych na realizację projektów małych i sieciowych Podstawą refundacji wydatków poniesionych na realizację projektów FMP i PS przez B FMP i PS jest raport z postępu realizacji PP. Raport ten jest sporządzany przez BW PP, na podstawie raportów dostarczonych przez poszczególnych B FMP i PS. Podobnie jak w przypadku wydatków związanych z zarządzaniem, kontroler I stopnia również poświadcza wydatki związane z realizacją projektów FMP i PS. Po stronie polskiej na podstawie dokumentu, określonego w Wytycznych w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013, kontroler dobiera próbę minimum 5% projektów w ramach PP do kontroli przy zastosowaniu doboru statystycznego. Weryfikacja jest przeprowadzana na podstawie listy sprawdzającej do kontroli administracyjnej zatwierdzonej przez IZ. Biuro Euroregionu jest zobowiązane do przekazania kontrolerowi dokumentacji niezbędnej do zweryfikowania wylosowanych projektów. W przypadku, gdy kontroler uzna dokumentację uzyskaną od Euroregionu za niewystarczającą do oceny kwalifikowalności wydatku, ma prawo poprosić B FMP/PS i/lub Euroregion o wyjaśnienia lub dodatkowe dokumenty. Natomiast po stronie niemieckiej ze zbiorczego zestawienia projektów w ramach PP wybierana jest próba 25% projektów, która kontrolowana jest w sposób analogiczny do sposobu postępowania opisanego w punkcie 4.2. Wspólnych zasad w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013. BW PP składa raport z postępu realizacji PP w terminach określonych w aktualnej wersji Instrukcji do wypełniania raportu do WST. Po jego weryfikacji przez WST i zatwierdzeniu przez IZ, IW – obsługująca konto programowe w imieniu IC, przekazuje refundację środków z EFRR na konto bankowe BW PP. BW PP niezwłocznie po otrzymaniu środków, przekazuje odpowiednie kwoty refundacji PPP, którego wydatki objęte zostały raportem z postępu realizacji projektu (w przypadku wspólnego finansowania). Następnie każdy PPP przekazuje właściwe kwoty refundacji na konta poszczególnych B FMP i PS, których wydatki ujęto w raporcie z postępu realizacji PP. Środki FMP i PS można wykorzystać wyłącznie na refundacje części wydatków uznanych za kwalifikowalne i zatwierdzonych do realizacji projektów FMP / PS. W przypadku, gdy na realizację Projektu przekazana została zaliczka, zastosowanie mają dodatkowo następujące regulacje: Rozliczenie zaliczki na zarządzanie odbywa się w oparciu o okresowe Raporty z postępu realizacji PP Euroregionu będącego BW PP, zawierające odrębną część dotyczącą wydatków poniesionych na zarządzanie projektem przez poszczególne Euroregiony. Do Raportu należy dołączyć m.in. certyfikaty wydane przez kontrolerów I-go stopnia, zestawienie faktur/innych dokumentów finansowych scertyfikowanych przez kontrolerów I-go stopnia oraz zestawienie faktur/innych dokumentów finansowych, które zostały uznane przez kontrolerów I-go stopnia za niekwalifikowalne, a zostały uprzednio opłacone ze środków zaliczki na zarządzanie. W przypadku wystąpienia wydatków niekwalifikowalnych, które zostały opłacone ze środków zaliczki, BW PP zwraca te środki na rachunek IZ wraz z odsetkami (określonymi zgodnie z Umową o dofinansowanie PP). Również rozliczenie zaliczki na bieżące refundacje odbywa się w oparciu o okresowe Raporty z postępu realizacji PP, które zawierają odrębną część dotyczącą wydatków w ramach projektów FMP/PS. 20 Euroregion po wstępnej weryfikacji i zaakceptowaniu wniosku B FMP lub PS może dokonać „bieżącej refundacji”. Oznacza to, że B FMP/PS otrzymuje 50% należnej kwoty wynikającej z wniosku ze środków pochodzących z zaliczki przekazanej BW PP. Pozostałe 50% wydatków jest refundowane przez Euroregion B FMP / PS, po wpłynięciu na rachunek bankowy Euroregionu refundacji od IZ. IZ przekazuje BW PP refundację w wysokości do 85% ujętych w Raporcie i scertyfikowanych wydatków kwalifikowalnych. Refundacja kolejnych wydatków ponoszonych przez PPP oraz zadeklarowanych w Raportach z postępu realizacji PP jest dokonywana przez IW dotąd, aż suma wniosków o płatność (zawartych w Raportach z postępu realizacji PP), które wpłynęły do IZ osiągnie narastająco wartość 90% środków EFRR zapisanych w budżecie PP. Kolejne wnioski, które są przekazywane do IZ służą rozliczeniu całości środków przekazanych przez IZ na PP. W przypadku, gdy po zamknięciu PP do IZ nie zostały przekazane wnioski o płatność obejmujące całość przekazanych na PP środków (zaliczka + refundacje kolejnych wniosków) różnica jest zwracana przez BW PP na konto programowe IZ wraz z narosłymi odsetkami, zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie dla PP. 3. Zasady wdrażania i realizacji FMP i PS Opisane poniżej zasady wdrażania realizacji FMP i PS opisane są szczegółowo w przygotowanych dla wnioskodawców projektów FMP i PS Wspólnych Wytycznych Funduszu Małych Projektów (FMP) i dla Projektów Sieciowych. 3.1. Warunki przyznania wsparcia dla wnioskodawców W ramach FMP i PS wspierane będą tylko projekty transgraniczne, przy których polscy i niemieccy partnerzy współpracują ze sobą na przynajmniej dwa z następujących sposobów: - wspólne przygotowanie, - wspólna realizacja, - wspólne finansowanie, - wspólny personel. W zależności od sposobu włączenia partnera zagranicznego w przygotowanie i realizację projektu wyodrębnia się następujące rodzaje projektów w ramach FMP i PS: Projekty wspólne to dwa osobne wnioski, składane po obu stronach granicy (w narodowych biurach Euroregionu), mają jeden wspólny cel, jedna grupę docelową, a czynności/działania na etapie planowania i realizacji projektu podzielone są pomiędzy partnerów po obu stronach granicy. Każdy spośród partnerów odpowiedzialny jest za należyte wdrażanie swojej części projektu. Projekty jednostronne są całkowicie lub w przeważającej części realizowane tylko po jednej stronie granicy. Uczestnicy projektu i okres realizacji Przy realizacji małego projektu uczestniczą minimum 2 partnerzy (polski i niemiecki). Okres realizacji powinien wynosić z reguły maksymalnie 1 rok. Przy realizacji projektu sieciowego uczestniczą minimum 3 partnerzy (polski i niemiecki – w dowolnej konstelacji). Okres realizacji projektu sieciowego wynosi od 1 roku do 2 lat. Kwalifikowalne działania Dofinansowanie mogą otrzymać projekty FMP i PS w ramach których realizowane są przedsięwzięcia określone dla działania 3.2. w PO oraz w Podręczniku Beneficjenta Wiodącego, służące poprawie współpracy transgranicznej w następujących dziedzinach: kultura, 21 sport, turystyka, młodzież, oświata i kształcenie, opieka zdrowotna i sprawy socjalne, gospodarka i nauka, ochrona środowiska i ekologia, działalność marketingowa, dziedzictwo kulturowe. Kwalifikowalność wydatków ponoszonych w związku z realizacją FMP i PS Koszty uznaje się za kwalifikowalne pod warunkiem, że zostały poniesione w okresie realizacji projektu FMP lub PS, określonego w Umowie o dofinansowanie. Określone w Umowie o dofinansowanie ramy czasowe realizacji projektu stanowią podstawę do określenia kwalifikowalności wydatków w ramach projektu. Do chwili podpisania Umowy o dofinansowanie projektu pomiędzy Euroregionem a wnioskodawcą, wnioskodawca realizuje projekt na własne ryzyko. Wydatki na przedmioty wyposażenia i środki trwałe konieczne do przeprowadzenia projektu nie mogą przekraczać 20% kosztów kwalifikowalnych małego projektu. Wydatki związane z działaniami inwestycyjnymi w postaci wyposażenia technicznego i środków trwałych oraz prac modernizacyjnych i renowacyjnych w projektach sieciowych nie mogą przekraczać 20% kosztów kwalifikowanych projektu sieciowego. Szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków określone są w: - Programie Operacyjnym Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013, - Podręczniku Beneficjenta Wiodącego - Wspólnych Wytycznych Funduszu Małych Projektów i dla Projektów Sieciowych. oraz: - dla wnioskodawców polskich: - w aktualnej wersji Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013, - dla wnioskodawców niemieckich: 1) w Federalnej Ustawie o kosztach podróży służbowych z dnia 26 maja 2005 (F.Dz.U. I S.1418), zmieniona przez §62 ust. 7 ustawy z dnia 17 czerwca 2008 (F.Dz.U. I S.1010), 2) w Ordynacji Budżetowej Kraju Związkowego Brandenburgia z dnia 21 kwietnia 1999 (Dz.r-u. I S.106), w szczególności §§ 23 i 44, 3) w Przepisach wykonawczych do Ordynacji Budżetowej Kraju Związkowego Brandenburgia z dnia 17 maja 2000 (Dz.urz. S.666), 21 sierpnia 2000 (Dz.urz. S.786) i 15 sierpnia 2001 (Dz.urz. S.698), zmienione ostatnio w dniu 24 września 2008 (Dz. urz. k.z. Brandenburgia nr 48 z dnia 3 grudnia 2008 S.2589) 4) w Ustawie o ochronie danych osobowych w Kraju Związkowym Brandenburgia (Brandenburska ustawa o ochronie danych – Bbg DSG) z dnia 20 stycznia 1992 (Dz. r-u. I/92 S.2) w wersji ogłoszonej w dniu 9 marca 1999 (Dz.r-u. I/99 S.66), zmieniona ostatnia artykułem 6 ustawy z dnia 24 maja 2004 (Dz. r-u. I./04, nr 9, S.186) 22 5) w Ogólnych postanowienia dodatkowe dotyczących wspierania projektów – AN-Best-P, 6) w Ogólnych postanowienia dodatkowe dotyczących wspierania projektów gmin – AN-Best-G, 7) w Ustawie o postępowaniach administracyjnych Kraju Związkowego Brandenburgia (VwVfGBbg) 8) w Ogólnych przepisach administracyjnych Kraju Związkowego Brandenburgia dotyczące Federalnej ustawy o kosztach podróży z dnia 2 sierpnia 2005 (Bbg BRKGVwV), zmienione ostatnio ustawą o reformie prawa o kosztach podróży – Pierwszy przepis administracyjny dotyczący zmiany Ogólnych przepisów administracyjnych Kraju Związkowego Brandenburgia w sprawie Ustawy Federalnej o kosztach podróży (Dz. urz. Brandenburg – nr 23 z dnia 11.6.2008, S. 1434), 9) wynikające z praktyki udzielania wsparcia z funduszy UE w Brandenburgii. Beneficjenci Beneficjentami projektów FMP i PS mogą być: Jednostki samorządu terytorialnego (województwo, kraj związkowy, powiaty, gminy, miasta), ich związki i stowarzyszenia, Jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego, Osoby prawne i fizyczne będące organami prowadzącymi szkoły i placówki, Organy administracji rządowej, Parki narodowe i krajobrazowe / podmioty zarządzające obszarami chronionymi, PGL, Lasy Państwowe i jego jednostki organizacyjne, Jednostki naukowe, Instytucje kultury i sportu, Szkoły wyższe i jednostki oświatowe, Izby, Osoby prawne użyteczności publicznej, Jednostki systemu ratownictwa medycznego, Jednostki sektora finansów publicznych (nie wymienione wyżej/pozostałe/inne), Organizacje pozarządowe, w tym Euroregiony (w przypadku projektów własnych Euroregionów obowiązuje inna procedura oceny i zatwierdzania projektów, opisana w rozdziale 3.8 niniejszego Podręcznika), Kościoły i związki wyznaniowe oraz osoby prawne kościołów i związków wyznaniowych, Instytucje otoczenia biznesu / instytucje i organizacje wspierające rozwój przedsiębiorczości i innowacyjności. Obszar wsparcia Siedziba lub oddział siedziby wnioskodawcy musi znajdować się w polsko-niemieckim obszarze wsparcia zgodnie z PO. Podstawa i wysokość dofinansowania Dofinansowanie jest przyznawane w formie częściowego dofinansowania kosztów projektu i ma charakter bezzwrotny. Podstawą do przyznania dofinansowania jest udokumentowanie poniesionych kosztów. 23 Poziom dofinansowania wynosi maksymalnie 85% zatwierdzonych wydatków kwalifikowalnych i wynosi: dla projektu FMP: maksymalne kwalifikowalne wydatki całkowite 17.647,06 EUR maksymalne dofinansowanie projektu 15.000,00 EUR dla PS: maksymalne kwalifikowalne wydatki całkowite 60.000,00 EUR maksymalne dofinansowanie projektu 51.000,00 EUR W szczególnych przypadkach możliwe jest ponowne dofinansowanie, jeśli planowany projekt jest merytoryczną kontynuacją dofinansowanego już wcześniej (z FMP i PS w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej) przedsięwzięcia lub podejmuje w jego ramach nowy temat. W przypadku kolejnego dofinansowania tego samego projektu, dofinansowanie jest degresywne i kształtuje się następująco: dla projektu małego: Dofinansowanie % Dofinansowania Maksymalna kwota dofinansowania (EUR) II 75 13.235,29 III 65 11.470,59 IV i kolejne 50 8.823,53 Dofinansowanie % Dofinansowania Maksymalna kwota dofinansowania (EUR) II 75 45.000,00 III 65 39.000,00 IV i kolejne 50 30.000,00 dla projektu sieciowego: 3.2. Składanie i zatwierdzanie wniosków Wnioski o przyznanie dofinansowania z FMP i PS składane są przez polskich wnioskodawców w polskim biurze właściwego z uwagi na swój zasięg terytorialny Euroregionu, przez niemieckich wnioskodawców w odpowiednim niemieckim biurze Euroregionu. Działające na danym terenie biuro Euroregionu prowadzi konsultacje z potencjalnymi wnioskodawcami przed złożeniem wniosku na temat wymogów PO i merytorycznej kwalifikowalności projektu, służy pomocą i wspiera wnioskodawców przy wypracowywaniu idei projektu do momentu wypracowania wniosku. Wnioski FMP i PS muszą być składane w biurach Euroregionów z reguły minimum 3 miesiące (nie dotyczy to wniosków zrealizowanych do 31.10.2009 r.) przed rozpoczęciem realizacji projektu 24 w jednym oryginale wypełnionym zarówno w języku polskim i niemieckim. Kopie wniosku składane są w momencie pozytywnie zakończonej oceny formalnej. Po przyjęciu wniosku jest on rejestrowany w biurze Euroregionu i sprawdzany pod względem formalnym zgodnie z kryteriami, zawartymi we Wspólnych Wytycznych Funduszu Małych Projektów i dla Projektów Sieciowych. Wnioskodawca otrzymuje pisemne potwierdzenie o zarejestrowaniu wniosku, ewentualnie informację o dokumentach lub danych, które należy uzupełnić. Wnioskodawca może w terminie 10 dni roboczych złożyć korektę lub uzupełnienie. W przypadku niedostarczenia uzupełnień w wymaganym terminie, projekt może zostać odrzucony z przyczyn formalnych. Każdy projekt spełniający kryteria formalne przedstawiany jest do oceny na posiedzeniu EKO. Komisja podejmuje decyzję o zatwierdzeniu małego projektu i projektu sieciowego do realizacji zwykłą większością głosów na podstawie kryteriów, określonych we Wspólnych wytycznych Funduszu Małych Projektów i dla Projektów Sieciowych. Przed posiedzeniem EKO właściwy Euroregion przekazuje wszystkim członkom EKO dokumentację danego projektu. Głosowanie odbywa się nad każdym projektem. Z przeprowadzonej oceny sporządzany jest protokół, który zawiera ewentualne zalecenia EKO oraz wyniki głosowania. Posiedzenia odbywają się z reguły raz na kwartał. W razie potrzeby posiedzenia można zwoływać częściej. O wynikach głosowania dotyczących danego projektu, wnioskodawca jest informowany pismem (dopuszczalny także e-mail), przesłanym po posiedzeniu EKO. Wyniki oceny EKO publikowane są na stronie internetowej Euroregionu ze wskazaniem instytucji, które otrzymały dofinansowanie na projekty (wraz z wysokością dofinansowania). Procedura oceny projektów sieciowych, których łączne koszty kwalifikowalne wynoszą 45.001-60.000 EUR. Decyzje o zatwierdzeniu projektu sieciowego do realizacji, gdzie łączne koszty kwalifikowalne wynoszą od 45.001 EUR do 60.000 EUR, podejmuje KM. Ocena formalna rozpoczyna się po wewnętrznej rejestracji wniosku w księdze korespondencji biura Euroregionu/wewnętrznym elektronicznym zestawieniu oraz przydzieleniu wniosku o dofinansowanie pracownikom/pracownikowi Euroregionu przez Dyrektora Biura Euroregionu. Euroregion dokonuje weryfikacji propozycji projektów zgodnie z kryteriami formalnymi. Ocena formalna każdego z wniosków dokonywana jest zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”. Po wykonaniu oceny formalnej zgodnie z listą sprawdzającą, pracownicy dokonujący oceny podpisują listę oraz załączają do dokumentacji projektu. Ocena formalna wniosku polega na sprawdzeniu m.in.: 1. Czy wniosek dostarczony jest w oryginale? 2. Czy wniosek jest kompletnie wypełniony? 3. Czy wniosek został złożony w odpowiednim terminie? 4. Czy wniosek jest podpisany przez wnioskodawcę? 5. Czy wniosek jest wypełniony elektronicznie? (wnioski wypełnione ręcznie nie będą rejestrowane) 6. Czy wnioskodawca o dofinansowanie? i jego partner zagraniczny są upoważnieni do ubiegania 7. Czy projekt spełnia przynajmniej dwa z czterech kryteriów współpracy transgranicznej? 25 8. Czy podane zostało miejsce realizacji projektu? 9. Czy podany został czas realizacji projektu? 10. Czy koszty są kwalifikowalne? 11. Czy wnioskowana kwota dofinansowania nie jest większa niż 85% całkowitych kosztów kwalifikowalnych (w przypadku drugiej edycji – 75%, trzeciej – 65% i kolejnej – 50%)? Ocena formalna jest oceną „0-1” co oznacza, że niespełnienie jednego z warunków formalnych powoduje odrzucenie projektu z dalszej procedury oceny lub odesłanie do poprawy. Potencjalni beneficjenci, których projekt nie spełnia wymogów formalnych, są informowani pismem Euroregionu o brakach i możliwości wniesienia poprawek, ściśle określonych przez Euroregion (zgodnie z wytycznymi wnioskodawca może dokonać poprawek lub uzupełnień w terminie do 10 dni roboczych od dnia odbioru pisma). Kopię pisma do wnioskodawcy wzywającego do uzupełnienia/zmiany umieszcza się w dokumentacji projektu. O ile wnioskodawca nie uzupełni lub nie poprawi wniosku w odpowiednim terminie, wniosek ten jest traktowany, jako wniosek niepełny i nie podlega dalszej ocenie. Pracownik Euroregionu przygotowuje pismo do wnioskodawcy informujące o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia, które po akceptacji Dyrektora Biura zostaje wysłane do wnioskodawcy, a kopię umieszcza się w dokumentacji projektu. Po dokonaniu oceny formalnej złożonych w danym biurze Euroregionu projektów, pracownicy Euroregionu organizują posiedzenie EKO, w celu oceny merytorycznej projektów. Każdy projekt spełniający kryteria formalne przedstawiany jest do oceny na posiedzeniu EKO. EKO ocenia czy spełnia on wszystkie kryteria oceny merytorycznej. Ocena techniczna dokonywana jest równocześnie przez wszystkich członków EKO, zgodnie z zapisami Wspólnych Wytycznych Funduszu Małych Projektów i dla Projektów Sieciowych oraz niniejszego Podręcznika wdrażania. Ocenie technicznej podlegają następujące zagadnienia: 1. Zgodność z celami Programu Operacyjnego Współpracy (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007 – 2013 i FMP. Transgranicznej Polska 2. Efekt transgraniczny. 3. Udział partnera/ów polskiego/ch lub niemieckiego/ch w realizacji projektu. 4. Plan działań, jego przejrzystość i możliwość realizacji. 5. Efekt długofalowy, możliwość kontynuacji w przyszłości. 6. Stosowność i wymierność oceny rezultatów projektu? (np. ilość uczestników) 7. Czy proponowane wydatki są konieczne do realizacji przewidzianych działań? 8. Czy uwzględniono promocję Unii Europejskiej? EKO głosuje nad każdym projektem na podstawie spełnionych ww. kryteriów. Głosowanie przeprowadzane jest zwykłą większością głosów. Wyniki oceny merytorycznej EKO, wspólne opinie/zalecenia/warunki wsparcia są podsumowywane w protokole obrad z EKO oraz przedstawione w podstawie dla decyzji członka KM. Wnioskodawca jest informowany o wynikach głosowania EKO. Jeżeli wynik był pozytywny jest on również informowany o terminie posiedzenia KM, na którym jego wniosek będzie rozpatrywany. Wyznaczeni przez Dyrektora Biura pracownicy Euroregionu przygotowują polsko-niemiecką podstawę decyzji dla członków KM, zawierającą oprócz istotnych informacji na temat projektu, również wyniki oceny formalnej, oceny merytorycznej EKO według ww. kryteriów, ocenę charakteru 26 transgranicznego dofinansowania. oraz zalecenia/warunki wsparcia dotyczące zatwierdzenia projektu do W ten sposób przygotowana dokumentacja (podstawa decyzji oraz wniosek o dofinansowanie) przekazywana jest członkom KM za pośrednictwem WST, nie później jednak niż na 15 dni roboczych przed posiedzeniem KM. W wyjątkowych sytuacjach − za zgodą IZ − termin przekazania dokumentacji członkom KM może zostać skrócony. Głosowanie nad projektem sieciowym odbywa się na zasadach, jak dla pozostałych projektów ocenianych przez KM. W uzasadnionych przypadkach stosuje się procedurę obiegową oceny projektu. Ponadto w przypadku przeprowadzenia procedury obiegowej zatwierdzania projektu sieciowego, w którym łączne koszty kwalifikowalne wynoszą od 45.001 EUR do 60.000 EUR, dokumentacja projektu (podstawa decyzji oraz wniosek o dofinansowanie) zostaje przesłana do WST w celu przedstawienia członkom KM, który podejmuje ostateczną decyzję o dofinansowaniu projektu. Pracownik WST rozsyła ww. dokumentację do wszystkich członków KM zgodnie z zapisami regulaminu KM z prośbą o przesłanie głosu w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych. Po zakończeniu procedury obiegowej w ciągu 5 dni roboczych przygotowywany jest protokół, który jest rozsyłany do wszystkich członków KM, a w szczególności do odpowiedniego Euroregionu. Zatwierdzony i podpisany protokół jest podstawą do podpisania umowy przez biuro Euroregionu z Beneficjentem. Schemat postępowania wnioskowego z projektem sieciowym. Projekt sieciowy EUROREGION Ocena formalna EUROREGIONALNA KOMISJA OCENIAJĄCA Ocena techniczna Podstawa decyzji + dokumentacja projektowa WST KOMITET MONITORUJĄCY Głosowani Protokół KM 27 3.3. Zawieranie umów Po zatwierdzeniu projektu w ramach FMP lub PS biuro Euroregionu zawiera z wnioskodawcą cywilnoprawną umowę o dofinansowanie, sporządzaną w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron umowy. 3.4. Poświadczanie wydatków beneficjentów FMP i PS Po zawarciu umowy każdy PPP zobowiązany jest do monitorowania realizacji FMP i PS, weryfikowania raportów z postępu realizacji FMP i PS (przedkładanych przez beneficjentów zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie FMP i PS, zawartej pomiędzy nim a odpowiednim biurem Euroregionu), kontrolowania FMP i PS na miejscu zgodnie z procedurami określonymi w: - Umowie o dofinansowanie PP i umowach o dofinansowanie projektów w ramach FMP i PS, - Wspólnych zasadach w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013. Beneficjent FMP/PS składa do odpowiedniego biura Euroregionu – PPP następujące dokumenty: - raport z postępu realizacji projektu wraz z załącznikami, - oryginały/kopie poświadczone za zgodność z oryginałem faktur i dowody dokonania płatności, kopie wyciągów bankowych potwierdzających operacje oraz kopie dowodów księgowych. BW PP dokonuje weryfikacji raportów z postępu realizacji FMP i PS oraz wymaganych załączników w tym: faktur, dowodów dokonania płatności i innych dowodów księgowych. BW PP kontroluje 100% dokumentacji zrealizowanego projektu. Ponadto BW PP przeprowadza kontrolę projektów na miejscu na próbie minimum 10%. Partner BW PP poświadcza wydatki kwalifikowalne poniesione przez B FMP/PS w ramach właściwej im części FMP i PS poprzez: sporządzenie zbiorczego zestawienia poświadczonych projektów małych i sieciowych, ujętych w aktualnym raporcie (załącznik nr 4 do aktualnej wersji raportu z postępu realizacji projektu). Dalszy etap weryfikacji wydatków opisany został w rozdziale 2.11. Refundacja wydatków w Projekcie Parasolowym. 3.5. Przekazywanie płatności beneficjentom FMP i PS BW PP otrzymuje płatności od IW − obsługującej konto programowe w imieniu Instytucji Certyfikującej (w EUR) i przekazuje odpowiednią część środków PPP (w EUR), która wynika z wydatków poświadczonych w Raporcie z postępu realizacji PP zgodnie z zasadami określonymi dla PO. Każdy z PPP przekazuje beneficjentom, z którymi podpisał Umowę o dofinansowanie, płatności w EUR. W związku z tym zarówno partnerzy PP, jak i B FMP/PS mają obowiązek prowadzenia rachunku w EUR. W przypadku, gdy beneficjent posiada już otwarty rachunek w tej walucie, nie jest konieczne otwierania kolejnego rachunku na potrzeby projektu. Dla zachowania klarownej ścieżki audytu beneficjent powinien stworzyć odrębne subkonto w ramach prowadzonego konta i prowadzić wydzieloną księgowość projektu. 3.6. Zmiany w trakcie realizacji projektu Zmiany realizacji projektu (w szczególności w harmonogramie) należy zgłosić w formie pisemnej do biura Euroregionu. Zmiany w planie finansowym, przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami (do 20 % kosztów kwalifikowalnych kategorii wydatku, w której nastąpiło przekroczenie planowanej kwoty) są dopuszczalne, jeśli dotrzymane będą następujące warunki: zmiany są zgodne z celem projektu oraz nie mają istotnego wpływu na efekty projektu, 28 kwota dofinansowania nie zostanie podniesiona. 3.7. Zakończenie projektu i raport końcowy Przez zakończenie projektu FMP i PS rozumie się udokumentowane zakończenie wszystkich działań zgodnie z Umową o dofinansowanie. B FMP/PS sporządza i przekazuje właściwemu PPP Raport końcowy za projekt w ramach FMP i PS oraz rozliczenie (wraz z załącznikami – oryginały/kopie poświadczone za zgodność z oryginałem faktur i dowody dokonania płatności, kopie wyciągów bankowych potwierdzających operacje oraz kopie dowodów księgowych) w terminie określonym w Umowie o dofinansowanie. W raporcie końcowym opisany jest przebieg realizacji projektu w ramach FMP i PS, osiągnięte rezultaty oraz cele projektu. Struktura Raportu jest określona przez właściwego PPP i stanowi element dokumentacji euroregionalnej. Raport jest końcowym rozliczeniem projektu FMP i PS. BW PP potwierdza przyjęcie dokumentów i przeprowadza kontrolę wraz z rozliczeniem projektu FMP i PS. W przypadku nieprawidłowości/wątpliwości/błędu/konieczności wyjaśnień BW PP zwraca się do B FMP/PS o uzupełnienie lub poprawienie dokumentów lub zwraca się o przedstawienie stosownych wyjaśnień. BW PP po przeprowadzonej weryfikacji raportu końcowego z realizacji projektu FMP i PS i rozliczeniu przekaże beneficjentowi pisemną informację o zatwierdzonej kwocie wydatków kwalifikowalnych dotyczących projektu FMP i PS, z zastrzeżeniem konieczności scertyfikowania tych wydatków przez kontrolera I stopnia. 3.8. Projekty własne Euroregionów realizowane w ramach FMP Projekty własne PPP mogą być realizowane w ramach FMP jako projekty o wartości do 15.000 EUR z EFRR. Ze względu na rolę, jaką odgrywają PPP w procesie wdrażania i realizacji FMP i PS własne projekty PPP realizowane w ramach działania 3.2. PO będą na pewnych etapach wdrażania i realizacji podlegać szczególnym procedurom opisanym w niniejszym rozdziale. Należy mieć na uwadze, iż przedmiotem projektu własnego w ramach FMP nie może być działanie, które powinno być realizowane przez PPP jako zadanie związanie z zarządzaniem PP. W pozostałym zakresie do przedmiotu projektu własnego zastosowanie znajdują zapisy Wspólnych Wytycznych Funduszu Małych Projektów (FMP) i Projektów Sieciowych. Niniejsze regulacje są dla PPP wiążące i wymienione czynności wykonywane w ramach działalności PPP mają charakter obligatoryjny. 3.8.1. Charakterystyka projektów własnych W przypadku złożenia projektu własnego przez PPP jedynym kwalifikowalnym wnioskodawcą jest biuro danego Euroregionu z Polski / z Niemiec, a partnerem zagranicznym w projekcie własnym Euroregionu musi być każdorazowo jego odpowiednik po drugiej stronie granicy. Dofinansowanie projektu własnego PPP wynosi maksymalnie 85% z EFRR. Projekty własne PPP muszą nawiązywać swoim charakterem do działania 3.2. określonego w PO. Dla tego typu projektów niezwykle istotnym elementem będzie ich znaczenie dla większości członków stowarzyszenia tworzących narodowe części Euroregionu. Preferowane będą projekty, które nie mogą być realizowane przez poszczególnych członków Euroregionów (np. z powodu ich zakresu przestrzennego lub miejsca realizacji) i przynoszące wymierne korzyści większości ww. członków tworzących poszczególne części Euroregionów. Do miejsca realizacji projektów własnych PPP zastosowanie mają ogólne regulacje obowiązujące dla wnioskodawców w ramach PO, w tym regulacje dotyczące FMP i PS. 3.8.2. Zasady składania wniosków o dofinansowanie projektów własnych PPP sporządza wniosek o przyznanie dofinansowania na wypełnionym zestandaryzowanym formularzu wniosku w ramach FMP – w języku polskim i niemieckim (w przypadku wniosku Euroregionu Pro Europa Viadrina obowiązują jednojęzyczne formularze wniosków, w przypadku 29 Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr - dwujęzyczne formularze), łącznie ze wszystkimi załącznikami, jak w przypadku beneficjenta projektu FMP. Wniosek jest rejestrowany w biurze Euroregionu i sprawdzany pod względem formalnym zgodnie z kryteriami, zawartymi we Wspólnych Wytycznych Funduszu Małych Projektów i dla Projektów Sieciowych. Następnie wniosek wraz z kompletem wymaganych załączników dostarczany jest w formie elektronicznej oraz pocztą tradycyjną do IZ (w przypadku gdy wnioskodawcą jest polski Euroregion) lub IK (dla niemieckich Euroregionów) na co najmniej 30 dni roboczych przed posiedzeniem EKO. IZ/IK dokonuje oceny merytorycznej mikroprojektów własnych PPP w ciągu 7 dni roboczych. Sprawdzeniu podlegają następujące elementy: zgodność mikroprojektu z warunkami FMP określonymi w dokumentacji Programu, zdolność wnioskodawcy do zapewnienia pełnego sfinansowania mikroprojektu w okresie jego realizacji, czy w ramach działań nie ujęto kosztów na zapewnienie bieżącej działalności PPP czy działania projektu są zgodne z przedmiotem działalności PPP oraz ich przydatność dla wszystkich członków Euroregionu. IZ/IK ma prawo zgłaszania uwag i zapytań do projektu. Wszelkie uwagi powinny być przez Euroregion uwzględnione. Poprawiony wniosek należy ponownie dostarczyć do IZ/IK (co najmniej 15 dni roboczych przed posiedzeniem EKO). W przypadku braku odniesienia się PPP do zgłoszonych uwag lub w przypadku niedotrzymania terminu procedura zostaje wstrzymana. Na podstawie wyników przeprowadzonej oceny IZ/IK sporządza dla EKO na odpowiednim standardowym formularzu Ocenę merytoryczną projektu złożonego przez PPP (załącznik 1). Ocena ta stanowi integralną część protokołu z posiedzenia EKO, na którym projekt był rozpatrywany. Po uzyskaniu oceny merytorycznej projektu od IZ/IK procedura przebiega dalej jak w przypadku standardowych FMP. 3.8.3. Wdrażanie projektów własnych Realizacja projektów własnych podlega analogicznym procedurom co realizacja pozostałych projektów FMP, opisana w rozdziale 3. Jednakże ze względu na fakt, że beneficjentami projektów własnych są PPP, wdrażanie różnić się będzie w następującym zakresie: w celu obsługi projektu własnego PPP zobowiązany jest do prowadzenia wydzielonej księgowości. rozliczenie projektu własnego następuje na podstawie raportu z postępu realizacji PP zawierającego osobne części dotyczące projektów własnych (Załącznik nr 3 Zestawienie faktur / dokumentów o równoważnej wartości dowodowej w ramach wdrażania projektów własnych Euroregionów). Załącznik nr 3 stanowi podstawę do wyboru próby dla kontroli I stopnia. wszystkie niezbędne dokumenty PPP realizujący projekt własny przekazuje właściwemu kontrolerowi I-go stopnia. właściwy kontroler I-go stopnia przeprowadza kontrolę kwalifikowalności wydatków projektu własnego PPP zgodnie z zapisami Wspólnych zasad w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013 oraz zgodnie z zapisami właściwych dokumentów dotyczących kwalifikowalności wydatków na poziomie narodowym. skontrolowane i zatwierdzone wydatki projektu własnego PPP znajdą się w wystawionym przez krajowego kontrolera certyfikacie poświadczającym kwalifikowalność wydatków za narodową część PP. 30 3.8.4. Zmiany w trakcie realizacji projektu własnego Zmiany realizacji projektu należy zgłosić w formie pisemnej odpowiednio do IZ (w przypadku polskich biur Euroregionów) lub IK (w przypadku niemieckich biur Euroregionów). Jeśli IZ/IK nie zgłosi sprzeciwu w ciągu 14 dni kalendarzowych, zmiany uważane są za zatwierdzone. 4. Zarządzanie i administrowanie FMP i PS Ze względu na charakter FMP i PS, w ramach którego kompetencje decyzyjne oddelegowane są do poszczególnych biur Euroregionów (PPP) w systemie zarządzania i administrowania FMP i PS stworzono dodatkowo struktury, których zadaniem jest podejmowanie decyzji w sprawie wykorzystania środków i zapewnianie realizacji zarządzania i administrowania FMP i PS. Poniżej wymienione czynności poszczególnych instytucji odnoszą się więc tylko do czynności związanych z FMP i PS: Instytucja Zarządzająca (IZ) Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RP, Departament Współpracy Terytorialnej, jako Instytucja Zarządzająca odpowiada za zarządzanie całym PO. FMP i PS będą zarządzane przez Euroregiony, które w funkcji BW PP i PPP ponoszą całkowitą odpowiedzialność za FMP i PS w ramach danej narodowej części. IZ w ramach wdrażania FMP i PS: - przygotowuje Podręcznik wdrażania projektów w ramach Funduszu Małych Projektów oraz Projektów Sieciowych; - jest członkiem EKO w charakterze obserwatora; - podpisuje Umowę o dofinansowanie z BW PP w sprawie wdrażania FMP i PS, - zatwierdza raporty z postępu realizacji PP obejmujących wdrażanie FMP i PS i przekazuje je, wraz z wnioskiem o płatność, do IW; - dotyczy polskich beneficjentów: zatwierdza wnioski o środki z rezerwy celowej budżetu państwa i składa wnioski do Ministerstwa Finansów; - bierze udział w ocenie projektów własnych wdrażanych przez polskie biura Euroregionów; - przeprowadza kontrole. Instytucja Koordynująca (IK) Ministerstwo Gospodarki i Spraw Europejskich Kraju Związkowego Brandenburgii jako Koordynator Krajowy: - współpracuje przy przygotowaniu Podręcznika wdrażania projektów w ramach Funduszu Małych Projektów oraz Projektów Sieciowych; - potwierdza prawidłowość merytoryczną i formalną wzoru Umowy o dofinansowaniu projektu FMP i PS5. - jest członkiem EKO w charakterze obserwatora. Komitet Monitorujący (KM) Zadania, skład oraz procedury podejmowania decyzji KM zawiera Regulamin Komitetu Monitorującego Program Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013. KM zatwierdza Projekty Parasolowe. Rozpatruje ewentualne istotne zmiany w alokacjach finansowych FMP i PS. Ponadto zatwierdza PS o wartości 45.001 EUR – 60.000 EUR. 5 Dotyczy wzoru umowy o dofinansowanie po niemieckiej stronie Euroregionu 31 Kontrola I stopnia W myśl art. 16 Rozporządzenia nr 1080/2006 funkcję kontrolera po stronie polskiej pełni Lubuski Urząd Wojewódzki (LUW), po stronie niemieckiej Bank Inwestycyjny Kraju Związkowego Brandenburgia (ILB). W ramach PP kontrolerzy realizują w szczególności następujące czynności: - weryfikują kwalifikowalność wydatków w trakcie kontroli administracyjnej oraz kontroli na miejscu6 realizacji PP/projektów FMP i PS i/lub w siedzibie beneficjenta; - weryfikują raporty z postępu realizacji PP; - wystawiają PPP certyfikaty kontroli I stopnia dla w ramach PP (koszty zarządzania FMP i wydatki B FMP i PS); - kontrolują wnioski o dofinansowanie z budżetu państwa obejmujące koszty zarządzania oraz przekazują je do IZ (dot. wyłącznie polskich biur Euroregionów); - kontrolują wnioski o dofinansowanie z budżetu państwa obejmujące wydatki związane z realizacją FMP i PS oraz przekazują je do IZ (dot. wyłącznie polskich biur Euroregionów); - przekazują do WST informacje dotyczące przeprowadzonych kontroli; - realizują kontrolę merytoryczną, finansową i formalną projektów FMP i PS odbiorców końcowych wybranych na podstawie analizy ryzyka w ramach swoich części narodowych; - kontrolują wnioski o dofinansowanie z budżetu państwa na projekty FMP i PS odbiorców końcowych (dot. polskich B FMP i PS); - kontrolują dokumentację odbiorców końcowych dla wybranej próbki projektów FMP i PS. wydatków poniesionych Szczegółowe informacje na temat procedur kontroli I stopnia zawierają Wspólne zasady w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) –Brandenburgia 2007-2013 oraz właściwe dokumenty prawa krajowego7. Euroregionalna Komisja Oceniająca FMP i PS Członkami EKO są eksperci polskiej i niemieckiej strony Euroregionu Pro Europa Viadrina / SprewaNysa-Bóbr. Liczba ekspertów z każdej strony wynosi trzech członków. W charakterze obserwatorów na posiedzenia będą zaproszeni przedstawiciele IZ i IK. Posiedzenie EKO przebiega według Regulaminu EKO, opracowanego przez PPP. EKO obraduje, w zależności od ilości złożonych wniosków z reguły przynajmniej raz na kwartał. Posiedzenie EKO jest niejawne. Podczas obrad eksperci: 6 7 - oceniają i zatwierdzają złożone projekty FMP i PS o łącznej wartości kosztów kwalifikowalnych do 45.000 EUR; - odrzucają projekty niekwalifikowalne; Dotyczy polskiej strony Euroregionu - po stronie polskiej: 1. Porozumienie w sprawie ustanowienia Wojewody Lubuskiego Kontrolerem,o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999, 2. Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013, 3. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013, 4. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym, 5. Wytyczne w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) –Brandenburgia 2007 – 2013, 6. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczące informowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej dla Kontrolerów z art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.7.2006 r.) . - po stronie brandenburskiej: 1. Umową obsługi między Instytucją Koordynującą (Ministerstwo Gospodarki i Spraw Europejskich Brandenburgii) i Bankiem Inwestycyjnym Kraju Związkowego Brandenburgia z dnia 18.12.2008, 2. Ustawa budżetowa Kraju Związkowego Brandenburgia. 32 - dokonują oceny projektów sieciowych o wartości 45.001 – 60.000 EUR, po czym przekazują je za pośrednictwem WST do rozparzenia przez Komitet Monitorujący. Wspólny Sekretariat Techniczny (WST) Zgodnie z PO IZ powołała po uzgodnieniu z IK WST dla PO z siedzibą w Zielonej Górze. WST w ramach działań związanych z wdrażaniem FMP i PS odpowiada za: - opiniowanie Podręcznika wdrażania projektów w ramach Funduszu Małych Projektów oraz Projektów Sieciowych oraz zmian do wytycznych FMP i PS; - przyjmowanie i elektroniczną rejestrację wniosków na realizację PP, ich weryfikację formalną oraz koordynację oceny merytorycznej przeprowadzanej przez ekspertów krajowych; - przygotowywanie propozycji dla IZ Umowy o dofinansowanie/aneksu z BW PP w sprawie wdrażania FMP i PS; - rozpatrywanie wniosków o zmiany składane przez BW PP; - weryfikowanie raportów z postępu realizacji PP obejmujących wdrażanie FMP i PS oraz przekazywanie ich wraz z wnioskiem o płatność do IZ; - prowadzenie monitoringu projektów realizowanych przez B FMP i PS, na podstawie informacji przesyłanej regularnie przez BW PP. Instytucja Certyfikująca (IC) Zgodnie z art. 61 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006, a także art. 14 Rozporządzenia nr 1080/2006 powołana jest Instytucja Certyfikująca, której funkcję pełni Departament Instytucji Certyfikującej w polskim Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Warszawie. Do jej zadań należy w szczególności: - opracowywanie i przedkładanie Komisji Europejskiej poświadczonych deklaracji wydatków i wniosków o płatność; - opracowywanie wytycznych w zakresie certyfikacji oraz określanie zasad i procedur dokonywania poświadczania wydatków przez poszczególne instytucje uczestniczące w realizacji programów operacyjnych; - do celów poświadczania wydatków Komisji Europejskiej pozyskiwanie i analizowanie informacji o nieprawidłowościach w oparciu o wypracowany system raportowania na temat nieprawidłowości; - prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych w oparciu o informacje przekazane przez instytucje zarządzające oraz inne instytucje. Instytucja Audytowa (IA) Funkcję Instytucji Audytowej (IA) pełni Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej w Ministerstwie Finansów RP z siedzibą w Warszawie. Zgodnie z art. 62 Rozporządzenia nr 1083/2006, a także art. 14 Rozporządzenia EFRR, Instytucja Audytowa odpowiada w szczególności za: - zapewnienie prowadzenia audytów w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego, - zapewnienie prowadzenia audytów operacji na podstawie stosownej próbyw celu weryfikacji zadeklarowanych wydatków. Partnerzy Projektu Parasolowego Partnerami odpowiedzialnymi za wdrożenie PP są Euroregiony pro Europa Viadrina i Sprewa-NysaBóbr. Partnerzy PP i zakres ich zadań został określony w drodze porozumienia właściwych organów regionalnych i terytorialnych z IZ i IK. Do podstawowych obowiązków Partnerów PP w zakresie realizacji PP (wdrażanie FMP i PS oraz zarządzanie) należą: - w ramach przygotowania do realizacji PP: 33 - przygotowanie dokumentacji w celu wdrożenia FMP i PS, na którą składają się: wspólne wytyczne dotyczące wdrażania FMP i PS, regulamin prac EKO wraz z deklaracją bezstronności i poufności oceniających wnioski w ramach FMP i PS, formularz wniosku o przyznanie dofinansowania w ramach FMP wraz z załącznikami, formularz wniosku o przyznanie dofinansowania w ramach projektów sieciowych wraz z załącznikami, karta oceny formalnej oraz karta oceny merytorycznej, - zawarcie Porozumienia partnerskiego, - złożenie wniosku o dofinansowanie PP (Beneficjent Wiodący PP), - powołanie EKO, - ogłoszenie naboru dla składania wniosków o dofinansowanie w ramach FMP i PS, - w ramach realizacji PP w części dotyczącej wdrażania FMP i PS: 8 - udzielanie informacji potencjalnym wnioskodawcom FMP i PS, - przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektu FMP i PS z obszaru przynależnego do poszczególnych Partnerów, - weryfikacja formalna euroregionalnej, - rejestrowanie wniosków, - kontrola wydatków kwalifikowalnych projektu FMP i PS, - przygotowanie materiałów i posiedzenia EKO - zapewnienie oceny technicznej projektów przez EKO na podstawie kryteriów określonych w dokumentacji euroregionalnej, - sporządzenie protokołu z posiedzenia EKO, - przygotowanie i podpisywanie Umów o dofinansowanie projektu FMP lub PS z wnioskodawcami, których projekty zostały zatwierdzone, - przeprowadzanie bieżącej kontroli merytorycznej, finansowej i formalnej projektów oraz kontroli na miejscu (pełni funkcję kontrolera dla projektów FMP i PS), - opracowanie wzoru raportu z postępu realizacji projektu FMP i PS dla odbiorców końcowych, - przyjmowanie i kontrola rozliczenia projektu w postaci wniosków o płatność za projekt FMP i PS od odbiorców końcowych w formie oryginałów faktur8 i kopii dokumentów potwierdzających dokonanie płatności oraz dowodów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, niezbędnych do oceny kwalifikowalności wszystkich wydatków (Zestawienie faktur i dokumentów o równoważnej wartości), - weryfikacja kwalifikowalności wydatków ujętych w Zestawieniu faktur i dokumentów o równoważnej wartości oraz potwierdzanie wniosku o płatność za projekt FMP i PS, - przekazanie B FMP pisemnej informacji o zatwierdzonej przez Euroregion kwocie wydatków kwalifikowalnych, - sporządzenie zbiorczego Zestawienia faktur i dokumentów o równoważnej wartości dla celów przeprowadzenie kontroli I-go stopnia, wniosków według kryteriów określonych w dokumentacji po stronie polskiej: w formie kopii faktur poświadczonych za zgodność z oryginałem. 34 - opracowanie materiałów do celów certyfikacji wymaganych przez IC, - sporządzenie listy Poświadczeń kwalifikowalności wydatków9 za projekt FMP i PS, - sporządzenie raportu cząstkowego z realizacji PP, - składanie wydanych przez kontrolerów certyfikatów poświadczeń kwalifikowalności wydatków za część PP (projekty FMP i PS i administrowanie) oraz certyfikowanej przez kontrolera listy poświadczeń kwalifikowalności wydatków za projekt FMP i PS do BW PP; - sporządzenie i składanie wniosków o płatność za PP obejmujących wdrażanie FMP i PS oraz koszty administrowania wraz z załącznikami (całościowym raportem z realizacji PP i certyfikatami kwalifikowalności wydatków za narodowe części FMP i PS i certyfikowanymi przez kontrolerów listami poświadczeń kwalifikowalności wydatków za projekt FMP i PS za odpowiednio polską / niemiecką część), - składanie wniosku o wypłatę dofinansowania z budżetu państwa na FMP i PS (polska część), - przelewanie środków EFRR otrzymanych od IW do PPP i B FMP i PS,; - opracowanie raportu końcowego z realizacji narodowej części PP, - złożenie Raportu końcowego za PP w WST (BW PP), - zgłaszanie nieprawidłowości dotyczących projektów FMP i PS odbiorców końcowych do właściwego kontrolera, WST i IZ/IK (zgodnie z aktualnymi wskazówkami właściwego kontrolera), - zapewnienie promocji FMP i PS, - zapewnienie kontroli ex-post trwałości projektów FMP i PS zawierających zakup środków trwałych, - realizacja kolejnych czynności związanych z zarządzaniem FMP i PS. 5. Zarządzanie finansami Realizacja wydatków w ramach PP jest pokrywana ze źródeł własnych PPP i wnioskodawców FMP i PS. Po zatwierdzeniu raportów z postępu realizacji PP dokonywana jest refundacja części wydatków z EFRR oraz budżetu państwa Polski i z wkładu odpowiednich partnerów po stronie niemieckiej. Refundacje środków z EFRR będą dokonywane przez IW na podstawie Umowy o dofinansowanie zawartej pomiędzy IZ a BW PP. Umowa o dofinansowanie PP zawiera m.in. informacje dotyczące terminów i wysokości płatności, dokonywanych na podstawie składanych Raportów z postępu realizacji PP. 5.1. Wniosek o płatność ze strony odbiorcy końcowego do Partnera FMP/PS Raport z realizacji projektu FMP/PS B FMP/PS składa właściwemu PPP w terminie określonym w Umowie o dofinansowanie projektu FMP/PS wraz z oryginałami/kopiami (poświadczonymi za zgodność z oryginałem) faktur i kopiami dokumentów księgowych i dokumentów potwierdzających dokonanie płatności. Raport składa się z części rzeczowej i finansowej, stanowiącej jednocześnie Wniosek o płatność. 5.2. Wniosek o płatność BW PP do IZ BW PP składa do WST zgodnie z terminami określonymi w aktualnej wersji Instrukcji do raportu raport z postępu realizacji PP, który w części finansowej stanowi jednocześnie wniosek o płatność. Po zweryfikowaniu raportu przez WST i ewentualnym złożeniu wyjaśnień przez BW PP jest on zatwierdzany przez IZ, która następnie kieruje polecenie zapłaty do IW, odpowiedzialnej za przekazywanie środków z EFRR. 9 dotyczy niemieckich biur Euroregionów 35 5.3. Rachunek bankowy Partnerów PP Partnerzy PP zobowiązani są do otworzenia przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie PP oddzielnych rachunków bankowych, z których będą korzystać dla realizowania przychodów i wydatków związanych z realizacją PP. Rachunek PP musi być prowadzony w EUR. Dla celów administrowania i obsługi płatności z rezerwy celowej budżetu państwa, polscy PPP mogą także założyć rachunek operacyjny w walucie narodowej. PPP są zobowiązani do archiwizowania wszelkich dokumentów dotyczących transakcji na rachunkach bankowych do dnia 31 grudnia 2020 roku, jednak nie krócej niż przez okres trzech lat od zamknięcia/częściowego zamknięcia Programu Operacyjnego zgodnie z postanowieniami art. 90 Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 Rozporządzenia (WE) 1828/2006. 5.4. Prowadzenie ksiąg rachunkowych PPP i B FMP/PS prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z obwiązującymi ich przepisami krajowymi tj.: polscy PPP i B FMP/PS zgodnie z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 121 poz.591 z 1994 r.), a brandenburscy PPP i B FMP/PS stosują się do krajowych zasad księgowości i przepisów prawa. Każdy PPP jest zobowiązany do: - prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dokumentującej przekazywane płatności na rzecz B FMP/PS, - księgowania wydatków związanych z zarządzaniem FMP i PS na wyodrębnionym na potrzeby realizacji PP koncie analitycznym. W celu identyfikacji poszczególnych operacji finansowych dotyczących realizacji projektu FMP/PS, B FMP/PS prowadzą wyodrębnioną ewidencję księgową związaną z realizacją projektu. Wyżej wymienione podmioty muszą archiwizować wszelkie dokumenty związane z operacjami księgowymi PP/projektu FMP/PS co najmniej do 31.12.2020 r., jednak nie krócej niż przez okres trzech lat od zamknięcia/częściowego zamknięcia PO. 6. Kontrola finansowa Kontrola finansowa w ramach PP realizowana jest na podstawie art. 16 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 oraz na podstawie art. 62 Rozporządzenia (WE) 1083/2006. 6.1. Kontrola na podstawie art. 16 Rozporządzenia (WE) 1080/2006 Przedmiotem kontroli realizowanej na podstawie art. 16 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 jest proces stwierdzenia stanu faktycznego i sprawdzenia przestrzegania określonych przepisów i zasad, porównanie stanu faktycznego ze stanem deklarowanym i wymaganym. Ten stopień kontroli finansowej, czyli kontrola merytoryczna, formalna i finansowa będzie w ramach FMP i PS przeprowadzana przez PPP. PPP sprawdzają, czy zobowiązania, które stanowią element Umowy o dofinansowanie projektu FMP/PS, zostały spełnione. Szczegółowe procedury dotyczące przeprowadzania kontroli I-go stopnia uregulowane są dla polskich biur Euroregionów we Wspólnych Zasadach w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) –Brandenburgia 2007 – 2013, Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) –Brandenburgia 2007 – 2013 z dnia 27.07.09 r. , Podręczniku Beneficjenta Wiodącego, Programie Operacyjnym. Dla niemieckich we Wspólnych Zasadach w zakresie kontroli pierwszego stopnia, Podręczniku Beneficjenta Wiodącego, Programie Operacyjnym oraz Ordynacji Budżetowej Kraju Związkowego Brandenburgia. Kontrola administracyjna po stronie polskiej: Euroregion na podstawie złożonych przez B FMP/PS Zestawień faktur i dokumentów o równoważnej wartości wraz z kopiami dokumentacji poświadczonej za zgodność z oryginałem weryfikuje kwalifikowalność wszystkich wydatków, po czym sporządza zbiorcze Zestawienie faktur 36 i dokumentów o równoważnej wartości i przekazuje je do kontrolera I-go stopnia (bez dokumentów poświadczających wydatki). Na podstawie zbiorczego Zestawienia faktur i dokumentów o równoważnej wartości kontroler dobiera próbę minimum 5% projektów w ramach projektu parasolowego do kontroli przy zastosowaniu doboru statystycznego. Kontrola administracyjna po stronie brandenburskiej: W przypadku projektów realizowanych w ramach projektu parasolowego do kontrolera I stopnia przedkładane jest zestawienie zbiorcze wszystkich ww. projektów rozliczanych w ramach aktualnego sprawozdania wraz z kompletną dokumentacją projektową skontrolowaną przez właściwe biuro Euroregionu. W ramach każdego rozliczenia pojedynczych projektów z projektu parasolowego Euroregion kontroluje 100% dokumentów potwierdzających wydatki i sporządza w wyniku każdej takiej kontroli stosowny raport (raport z kontroli). Obowiązuje ustalony wiążący wzór zestawienia zbiorczego oraz raportu z kontroli zatwierdzony przez IK. Ze zbiorczego zestawienia projektów w ramach projektu parasolowego wybierana jest 25% próba, która kontrolowana jest w sposób opisany we Wspólnych zasadach w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007 – 2013. Kontrola na miejscu Dane biuro Euroregionu przeprowadza kontrole na miejscu 10% projektów FMP i PS rocznie na zakończenie ich realizacji, wybór próby następuje zgodnie z metodologią opisaną w obowiązującym daną stronę dokumencie regulującym procedurę przeprowadzenia kontroli I stopnia: - po stronie polskiej: Kontroler I stopnia przeprowadza kontrolę na miejscu minimum 10% projektów w ramach PP na zakończenie realizacji projektu. Kontrola odbywa się po zakończeniu realizacji projektu. Koszty zarządzania powinny być kontrolowane przez kontrolera w siedzibie Euroregionu na zakończenie realizacji projektu. - po stronie brandenburskiej: Kontroler weryfikuje prawidłowość kontroli na miejscu przeprowadzanych dla projektów FMP i PS przez biura Euroregionów oraz prawidłowość wydatkowania kosztów na zarządzanie w Euroregionach. Kontrola doraźna W przypadku uzyskania informacji o zaistnieniu nieprawidłowości w realizacji projektu kontroler I stopnia lub Euroregion może przeprowadzić kontrolę doraźną. Kontrola doraźna polega na porównaniu informacji o nieprawidłowości ze stanem faktycznym w trakcie kontroli na miejscu. 6.2. Kontrola na podstawie art. 62 Rozporządzenia (WE) 1083/2006 Kontrola przeprowadzana na podstawie art. 62 Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 zawiera przede wszystkim systematyczne sprawdzanie funkcjonowania i przestrzegania systemu zarządzania i kontroli. Chodzi o całkowicie specyficzną formę czynności kontrolnych, przeważnie o charakterze audytu. Jego celem jest w szczególności sprawdzenie skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli PO poprzez przeprowadzanie audytów w IZ, IC, WST oraz instytucjach kontroli I stopnia. Audytorzy są niezależni od innego systemu kontroli. 7. MONITOROWANIE I OCENA PP Monitorowanie stanowi nieodłączną część całego cyklu projektowego w ramach PP. Projekty FMP i PS będą monitorowane od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie po jego zakończenie. 37 7.1. Rola Partnerów PP Po złożeniu wniosku aplikacyjnego właściwy PPP rejestruje projekt FMP/PS i nadaje mu numer. Po zatwierdzeniu projektu FMP/PS przez EKO jest sporządzana i podpisywana Umowa o dofinansowanie, która jest ewidencjonowana nadanym umowie numerem. W trakcie realizacji projektu FMP/PS PPP otrzymują od B FMP/PS raporty pośrednie/końcowe z postępu realizacji projektu FMP/PS, które pozwolą kontrolować i oceniać przebieg realizacji projektu FMP/PS. 7.2. Rola kontrolerów krajowych Kontrolerzy krajowi sprawdzają i certyfikują raporty cząstkowe z postępu realizacji PP, zgodnie ze Wspólnymi zasadami w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013 oraz odpowiednimi regulacjami prawa krajowego. 8. Promocja w ramach PP Promocja PP w ramach PO będzie realizowana zgodnie z art. 68 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006. Celem tych działań jest informowanie potencjalnych B FMP / PS w sposób przystępny o PO, o FMP i PS oraz roli Unii Europejskiej we wspieraniu polsko-niemieckiej współpracy transgranicznej. Planowane działania informacyjne i promocyjne to: - rozpowszechnianie informacji przez wszystkie Euroregiony nt. realizacji PP, w tym publikowanie ich na stronach internetowych (m.in. ogłoszenia o otwarciu naboru projektów FMP i PS, dokumentacji euroregionalnej, informacji o organizowanych szkoleniach, informacji o wynikach posiedzeń EKO), - prowadzenie stron internetowych przez wszystkie Euroregiony zawierających informacje nt. PP, spełniających wymogi promocji Unii Europejskiej i PO, - organizacja przez wszystkie Euroregiony spotkań informacyjnych, konsultacji i szkoleń dla wnioskodawców i B FMP/PS, - publikacje nt. PP, - współpraca z polskimi i niemieckimi mediami (radio, telewizja, prasa) w celu rozpowszechniania najistotniejszych informacji nt. pomocy finansowej udzielanej w ramach PP oraz w celu popularyzacji rezultatów projektów FMP i PS. Działania promocyjne będą realizowane zgodnie z wymogami określonymi w Podręczniku Beneficjenta Wiodącego oraz w Strategii Komunikacji dla PO. Ponadto także B FMP/PS zobowiązani są do realizacji działań informacyjnych promocyjnych w ramach projektów FMP i PS zgodnie z wymogami określonymi we Wspólnych Wytycznych Funduszu Małych Projektów (FMP) oraz dla Projektów Sieciowych i w podpisanej Umowie o dofinansowanie. Informacje na temat promocji FMP i PS są dostępne na stronach internetowych PO: www.plbb.eu, www.mrr.gov.pl, www.interreg.brandenburg.de oraz na stronach internetowych Euroregionów. 38 Załącznik 1. Formularz - Ocena merytoryczna projektu złożonego przez PPP Numer rejestracyjny projektu L.p Ocena merytoryczna Spełnienie kryteriów: TAK/NIE (T/N/) Kryteria podlegające ocenie IZ/IK 1. 2. 3. 4. Uwagi Projekt zgodny z warunkami Funduszu Małych Projektów i Projektów Sieciowych Działania projektu nie są związane z bieżącym funkcjonowaniem Euroregionu. Zgodność projektu z zakresem działania PPP oraz przydatność projektu dla członków Euroregionu Zapewnienie PPP o pełnym finansowaniu projektu w całym okresie jego realizacji. Ocenę przeprowadził Pracownik IZ podpis: data: Odbiorca Końcowy (PPP) Nazwa projektu Ocenę zatwierdził: Naczelnik IZ podpis: data: - Rozdzielnik: Odbiorca końcowy (PPP) Kontroler 39
