Protokół z kontroli KR z dnia 16.04.2010 r.

PROTOKÓŁ Z KONTROLI
wybranych jednostek oświatowych prowadzonych przez gminę Chrząstowice
w zakresie gospodarki materiałowej ze szczególnym uwzględnieniem sprzętu komputerowego
z dnia 16 kwietnia 2010 roku
Podstawa prawna kontroli:
§ 58 ust. 1 i 3 Statutu Gminy Chrząstowice przyjętego uchwałą nr XXVII/186/2009 Rady Gminy
Chrząstowice z dnia 18.06.2009 r. (Dz. Urz. Woj. Op. Nr 64, poz. 1061).
Zakres kontroli: ocena stanu faktycznego w zakresie sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych
oraz legalności oprogramowania w wybranych jednostkach oświatowych prowadzonych przez gminę
Chrząstowice.
Kontrolę przeprowadziła Komisja Rewizyjna w składzie:
1) Irena Rogocz
– Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej
2) Lech Kowalski – Członek Komisji Rewizyjnej
3) Łukasz Nowak – Członek Komisji Rewizyjnej
Lista obecności stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
W kontroli udział wzięły:
1) Krystyna Jakuczek – Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego Nr 3 w Dębskiej Kuźni
2) *[wyłączenie jawności w zakresie danych osobowych; na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001
r. o dostępie do informacji publicznej; jawność wyłączyła Insp. Grażyna Fila - pracownik Biura Rady Gminy
Chrząstowice]– Sekretarz ZSP Nr 3 w Dębskiej Kuźni
3) *[wyłączenie jawności w zakresie danych osobowych; na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001
r. o dostępie do informacji publicznej; jawność wyłączyła Insp. Grażyna Fila - pracownik Biura Rady Gminy
Chrząstowice]– Główna księgowa ZSP Nr 3 w Dębskiej Kuźni
4) Bożena Styrczewska – Dyrektor Publicznej Szkoły Podstawowej z oddziałem przedszkolnym
w Debiu
5) *[wyłączenie jawności w zakresie danych osobowych; na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001
r. o dostępie do informacji publicznej; jawność wyłączyła Insp. Grażyna Fila - pracownik Biura Rady Gminy
Chrząstowice]– Główna księgowa PSP w Dębiu
6) Irena Janik – Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego Nr 1 w Dańcu
7) *[wyłączenie jawności w zakresie danych osobowych; na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001
r. o dostępie do informacji publicznej; jawność wyłączyła Insp. Grażyna Fila - pracownik Biura Rady Gminy
Chrząstowice]– Główna księgowa ZSP Nr 1 w Dańcu
8) Grażyna Fila – Inspektor Biura Rady Gminy (protokolant)
Komisja Rewizyjna przeanalizowała informacje przedłożone przez wszystkich dyrektorów
jednostek oświatowych dotyczące posiadanego sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych
według stanu na dzień 31.12.2009 r. Informacje obejmowały zagadnienia w zakresu informatyzacji w
latach 2008-2009 w zestawieniu rzeczowo-finansowym wraz z planami na 2010 r. (zakupiony sprzęt –
komputery, skanery, rzutniki, drukarki, itp., oprogramowania i licencje, obsługa informatyczna
oprogramowania i sprzętu, szkolenia informatyczne nauczycieli i obsługi, opłaty abonamentowe,
ubezpieczenia, materiały eksploatacyjne – tusz, toner, papier). Przedmiotowe informacje stanowią
załącznik nr 2 do protokołu.
Badając przedłożone informacje Komisja przeprowadziła wyrywkową kontrolę 3 spośród 5
jednostek oświatowych prowadzonych przez gminę Chrząstowice tj.:
I. Zespół Szkolno-Przedszkolny Nr 3 w Dębskiej Kuźni
II. Publiczna Szkoła Podstawowa z oddziałem przedszkolnym w Dębiu
III.
Zespół Szkolno-Przedszkolny Nr 1 w Dańcu
W kontrolowanych jednostkach Komisja Rewizyjna ustaliła, co następuje:
I.
Zespół Szkolno-Przedszkolny Nr 3 w Dębskiej Kuźni
Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego Nr 3 w Dębskiej Kuźni – Krystyna Jakuczek
poinformowała, że opiekunem systemu i sprzętu komputerowego w jednostce oświatowej jest
nauczyciel – informatyk, który grzecznościowo – w ramach przyznanych godzin dydaktycznych
pomaga szkole w sytuacjach wymagających specjalistycznej wiedzy informatycznej. Obecnie trwają
prace związane z wdrażaniem projektu e-szkoła realizowanego przez Ogólnopolską Fundację Edukacji
Komputerowej.
Pani Dyrektor, mając na względzie specyficzność szkoły w Dębskiej Kuźni, która obejmuje
m.in. szkołę podstawową i gimnazjum, a także stale wzrastające potrzeby informatyczne jednostki, za
wskazane uznała przyznanie dodatkowych godzin nauczycielowi informatyki, na sprawowanie opieki
nad sprzętem i systemem w placówce.
Komisja Rewizyjna poparła powyższe rozwiązane i zawnioskowała o przeanalizowanie potrzeb
w zakresie przyznania dodatkowych godzin dla nauczycieli – informatyków na pełnienie opieki i
nadzoru nad sprzętem komputerowym i oprogramowaniem w poszczególnych jednostkach
oświatowych.
Komisja sprawdziła umowę z Telekomunikacją Polską S.A. o świadczenie usług internetowych
(29 zł miesięcznie) oraz utrzymanie domeny internetowej (serwer + domena + program Cenzor
553,88 zł rocznie). Szkoła korzysta z kompleksowego programu „ProgMan”, gdzie usługa serwisowa
obejmująca aktualizacje wyniosła w 2008 r. 1.953,84 zł, a w 2009 r. 1.586,98 zł
Analizując przedłożoną Komisji Rewizyjnej informację na temat sprzętu komputerowego oraz
kontrolując stan faktyczny, Komisja stwierdziła, że w informacji nie wykazano urządzeń sieciowych i
urządzeń zasilania awaryjnego UPS.
Komisja ustaliła, że przedmiotowe urządzenia figurują w księdze inwentarzowej Zespołu
Szkolno-Przedszkolnego Nr 3 w Dębskiej Kuźni, a ich nieuwzględnienie w informacji dla Komisji
Rewizyjnej było niedopatrzeniem. Zgodnie z informacją uzupełniającą przygotowaną przez
nauczyciela-informatyka ustalono, że system operacyjny wykorzystywany przez serwer to Microsoft
Windows Small Business Server 2003, placówka posiada następujące urządzenia sieciowe: 1 modem
ADSL z Routerem, 4 x Acces Point, 5 x przełącznik, 1 x Router oraz 5 szt. zasilaczy awaryjnych.
W jednej z pracowni komputerowych stwierdzono, iż na 9 komputerów będących w dyspozycji
uczniów zerwane zostały przez uczniów 3 nalepki legalności produktu. Nalepki zostały zerwane
pomimo dodatkowego ich zabezpieczenia taśmą.
Komisja Rewizyjna zasugerowała, aby w przyszłości zwrócić uwagę dostawcom sprzętu
komputerowego, by umieszczali nalepki legalności produktu w miejscu niedostępnym dla uczniów.
W wyniku przeprowadzonej kontroli, Komisja Rewizyjna ustaliła, że w placówce oświatowej
w Dębskiej Kuźni stosowane są prawidłowe rozwiązania zmierzające do obniżenia kosztów
utrzymania sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych, w tym m.in. uzupełnianie tuszu i toneru,
programy antywirusowe dla kilku stanowisk komputerowych itp.
Komisja nie sformułowała wniosków i zaleceń pokontrolnych.
II.
Publiczna Szkoła Podstawowa z oddziałem przedszkolnym w Dębiu
Dyrektor Publicznej Szkoły Podstawowej z oddziałem przedszkolnym w Dębiu – Bożena
Styrczewska poinformowała, że opiekunem systemu i sprzętu komputerowego w jednostce oświatowej
jest nauczyciel – informatyk. W przypadku awarii systemu i sprzętu, z którymi nauczyciel informatyk
nie jest w stanie się uporać, jednostka zleca wykonanie usług naprawczych fachowcom z zewnątrz.
Analizując gospodarkę materiałami eksploatacyjnymi w zakresie sprzętu komputerowego,
Komisja ustaliła, że w placówce oświatowej w Dębiu stosuje się oryginalne tusze, ale jednostka
podjęła starania zmierzające do obniżenia kosztów eksploatacyjnych poprzez zakup zamienników
sprawdzonych firm. Komputery w pracowni komputerowej objęte zostały oprogramowaniem
antywirusowym zainstalowanym na serwerze. Serwer stoi na systemie Microsoft Windows Small
Business Server 2003.
Komisja sprawdziła umowę z Telekomunikacją Polską S.A. o świadczenie usług internetowych
(29 zł miesięcznie).
Analizując przedłożoną Komisji Rewizyjnej informację na temat sprzętu komputerowego oraz
kontrolując stan faktyczny, Komisja stwierdziła, że w informacji nie wykazano urządzeń sieciowych.
Główna księgowa *[wyłączenie jawności w zakresie danych osobowych; na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy
z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej; jawność wyłączyła Insp. Grażyna Fila - pracownik
Biura Rady Gminy Chrząstowice] wyjaśniła, że przedmiotowe urządzenie figuruje w księdze
inwentarzowej Publicznej Szkoły Podstawowej z oddziałem przedszkolnym w Dębiu, a jego
nieuwzględnienie w informacji dla Komisji Rewizyjnej było niedopatrzeniem.
Komisja Rewizyjna zasugerowała, aby nalepki legalności produktu w pracowni komputerowej
(sala nr 6) zabezpieczyć przed uczniami dodatkową warstwą folii.
W wyniku przeprowadzonej kontroli, Komisja Rewizyjna stwierdziła, że numery inwentarzowe
sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych nie zostały zapisane na poszczególnych składnikach
w sposób trwały (niezmywalnym markerem), lecz numery spisane zostały na kartkach papierowych i
przymocowane do sprzętu taśmą klejącą.
Wnioski i zalecenia pokontrolne:
1. Środki trwałe (sprzęt komputerowy i urządzenia peryferyjne) ponumerować w sposób trwały
(niezmywalnym markerem) zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną.
III.
Zespół Szkolno-Przedszkolny Nr 1 w Dańcu
Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego Nr 1 w Dańcu – Irena Janik poinformowała, że
opiekunem systemu i sprzętu komputerowego w jednostce oświatowej jest nauczyciel – informatyk. W
przypadku awarii systemu i sprzętu, z którymi nauczyciel informatyk nie jest w stanie się uporać,
jednostka zleca wykonanie usług naprawczych fachowcom z zewnątrz.
Analizując przedłożoną Komisji Rewizyjnej informację na temat sprzętu komputerowego oraz
kontrolując stan faktyczny, Komisja stwierdziła, że w informacji nie wykazano urządzeń sieciowych
(m.in. przełącznika i krosownicy) oraz urządzeń zasilania awaryjnego UPS (2 szt). Ponadto w
informacji dla Komisji Rewizyjnej błędnie podano, że szkoła posiada urządzenie wielofunkcyjne HP
(sala komputerowa) i drukarkę laserową Samsung. W wyniku kontroli ustalono, że szkoła posiada
skaner HP (pracownia komputerowa) i drukarkę KYOCERA.
Na podstawie wyjaśnień dyrektora jednostki oraz głównej księgowej Komisja ustaliła, że
przedmiotowe urządzenia figurują w księdze inwentarzowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego Nr 1 w
Dańcu, a nieuwzględnienie urządzeń sieciowych i urządzeń zasilania awaryjnego – UPS oraz błędny
zapis dotyczący urządzenia wielofunkcyjnego HP i drukarki laserowej Samsung były pomyłką.
Komisja ustaliła, że serwer stoi na systemie Microsoft Windows Small Business Server 2003.
W wyniku wizji lokalnej Komisja ustaliła, że sprzęt komputerowy znajdujący się w pracowni
komputerowej oraz część sprzętu znajdującego się w gabinecie dyrektora, nie został oznaczony
numeracją inwentarzową. Środki trwałe w znacznej większości nie posiadają numeru
inwentaryzacyjnego, oznaczone zostały jedynie skrótem identyfikującym je z jednostką oświatową tj.
„ZS-P Nr 1 w Dańcu”.
Analizując gospodarkę materiałami eksploatacyjnymi w zakresie sprzętu komputerowego,
Komisja ustaliła, że w placówce oświatowej w Dańcu dotychczas stosowano oryginalne tusze i tonery,
gdyż sprzęt komputerowy objęty był okresem gwarancyjnym.
Komisja Rewizyjna zasugerowała możliwość stosowania oszczędnościowych rozwiązań
dotyczących uzupełniania tuszu i tonerów bądź zakup zamienników sprawdzonych firm.
Z uwagi na wysokie opłaty abonamentowe z tytułu internetu w jednostce oświatowej w Dańcu,
Komisja przeanalizowała umowy o świadczenie usług internetowych w szkole podstawowej i
przedszkolu w Dańcu. W wyniku kontroli ustalono, że na wysoki koszt Internetu ma wpływ umowa o
świadczenie usług internetowych w przedszkolu, gdzie miesięczny abonament wynosi 49,90 zł
miesięcznie (w szkole abonament miesięczny wynosi 29 zł).
W celu obniżenia opłat abonamentowych Komisja Rewizyjna zasugerowała rozwiązanie
umowy z TP S.A. o świadczenie usług internetowych w przedszkolu i zastosowanie rozwiązania
polegającego na bezprzewodowym (lub kablowym) połączeniu przedszkola ze szkołą. Przedstawione
rozwiązane uznano za realne i celowe ze względu na bliskie sąsiedztwo obu obiektów wchodzących w
skład jednej jednostki oświatowej.
W gabinecie dyrektora stwierdzono brak naklejonej nalepki legalności produktu na jednym
komputerze. Nalepka legalności znajdowała się w oryginalnym pudełku producenta.
Wnioski i zalecenia pokontrolne:
1. Środki trwałe (sprzęt komputerowy i urządzenia peryferyjne) ponumerować w sposób trwały
(niezmywalnym markerem) zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną.
2. Oznaczyć komputer w gabinecie dyrektora nalepką legalności produktu.
Na tym protokół zakończono.
Protokołowała:
Insp. Grażyna Fila
Dyrektorzy kontrolowanych jednostek:
1. Z S-P nr 3 w Dębskiej Kuźni
Podpisy członków Komisji:
Irena Rogocz
Lech Kowalski
Łukasz Nowak
2. PSP z o.p. w Dębiu
3. ZS-P Nr 1 w Dańcu