Sage e-Audytor Podstawy

Sage e-Audytor
Podstawy
1.0
Rejestracja
2
2.0
Pierwsze logowanie
2
3.0
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.2
Pakiet Sprawdź e-Audytora
Obsługa platformy
Firma
Repozytorium
Wyniki
Ustawienia ogólne – Organizacje
2
3
3
4
5
6
Sage e-Audytor - Podstawy
1
1.0
Rejestracja
Pierwszym krokiem do rozpoczęcia użytkowania platformy e-Audytor jest rejestracja konta. Odbywa
się to przez formularz na stronie http://rejestracja.audytor.sage.com.pl. Bez rejestracji konta nie jest
możliwe dodanie zakupionego pakietu usług. Najważniejsze pola, które należy wypełniać ze
szczególną starannością to: NIP, adres mailowy oraz zaznaczenie odpowiedniej formy organizacji.
Po wypełnieniu formularza na podany adres email wysyłany jest link aktywacyjny. Po udanej
aktywacji wysyłany jest mail powitalny z loginem, hasłem oraz linkiem do platformy.
Ponadto na platformie powstaje Organizacja, a także jest zakładana Firma o tym samym NIPie,
który został podany podczas rejestracji. Dodatkowo automatycznie jest przypisywany pakiet
Sprawdź e-Audytora.
Możliwe jest posiadanie tylko jednej Organizacji, jednak liczba Firm w ramach Organizacji może
być większa niż jeden. W przypadku zarejestrowanych działalności gospodarczych Organizacja
będzie tożsama z Firmą. W przypadku Biura Rachunkowego możliwe będzie dodanie takiej liczby
Firm, jaka jest dostępna w danym pakiecie. Wersja Wielofirmowa również daje możliwość do
korzystania z większej ilości Firm.
2.0
Pierwsze logowanie
Logowanie odbywa się przez stronę http://audytor.sage.com.pl. Wymagany jest adres mailowy oraz
hasło.
3.0
Pakiet Sprawdź e-Audytora
Pakiet Sprawdź e-Audytora umożliwia korzystanie z pełnej funkcjonalności platformy (Pakiet
Premium) przez okres 30 dni licząc od rejestracji. Pakiet ten weryfikuje poprawność każdej
struktury, a także bada spójność danych między poszczególnymi plikami. W każdym takim pakiecie
jest możliwa obsługa tylko jednej firmy, nawet jeżeli jest to pakiet Sprawdź e-Audytora dla Biur
Rachunkowych.
Sage e-Audytor - Podstawy
2
3.1
Obsługa platformy
Po zalogowaniu ukaże się poniższy ekran.
Automatycznie zaznaczona jest Lista firm (3). W prawym górnym rogu widzimy Organizację (1)
oraz zalogowanego Użytkownika (2). Prawa kolumna to Filtry (4), dzięki którym możemy wyszukać
założone pod daną Organizacją Firmy (5). Przejście do panelu administracyjnego danej Organizacji
mamy w polu (6).
3.1.1
Firma
Numer – numer identyfikacyjny Firmy założonej pod daną Organizacją.
Status W trakcie - oznacza, że firma jest oznaczona jako aktywna. Można tutaj dodawać pliki
struktur JPK, analizować je itp.
Status Zakończona - oznacza, że firma została oznaczona jako nieaktywna. Można ustawić taki
status, gdy np. firma zakończyła działalność albo zmieniła biuro rachunkowe.
NIP – NIP firmy.
Firma – skrócona nazwa firmy.
Opis – pełna nazwa firmy.
Rok podatkowy – lata obrachunkowe, które zawierają informacje na temat załadowanych struktur
JPK.
Okres – Daty kalendarzowe, z których wygenerowane są pliki JPK w danej firmie (rok obrachunkowy
może się różnić od lat obrachunkowych).
Sage e-Audytor - Podstawy
3
Po kliknięciu w Numer firmy pod daną Organizacją, przechodzimy do kolejnego okna. W górnej
części okna (poniżej ciemnoszarego pasa w menu głównym) znajduje się następujące menu.
1. Rok obrachunkowy
Jeżeli zostaną zaczytane pliki z dwóch różnych lat rozrachunkowych, będziemy mogli
zmienić je tak, aby wyświetlały nam się dane z odpowiedniego okresu.
2. Przejście do strony z raportami dotyczącymi podsumowania sprzedaży
Wyświetla raporty graficzne dotyczące całej sprzedaży z danego okresu. Podział na
poszczególne miesiące oraz największych klientów.
3. Przejście do strony z raportami dotyczącymi podsumowania zakupów
Wyświetla raporty graficzne dotyczące zakupów z danego okresu. Podział na
największych dostawców oraz poszczególne miesiące.
4. Repozytorium plików JPK (tutaj importujemy struktury JPK)
Wyświetla zaimportowane struktury JPK. Z tego miejsca mamy możliwość usunięcia
poszczególnych plików lub ich ukrycia.
5. Informacje dodatkowe
Dodatkowe informacje o danej firmie.
3.1.2
Repozytorium
Repozytorium
jest
najważniejszym
miejscem
obsługi
platformy.
Pozwala
na
zaimportowanie/przesłanie poszczególnych struktur JPK, usunięcie ich, ukrycie, a także pokazuje
liczbę wykrytych zdarzeń, które mogą posiadać różną wagę przy weryfikacji.
W tym miejscu można zaimportować również plik z e-Deklaracją VAT-7 w formacie .xml. Dzięki temu
będzie można porównywać dane z JPK_VAT z danymi z deklaracji VAT-7.
Sage e-Audytor - Podstawy
4
1. Aby załadować plik do Repozytorium należy go przeciągnąć na szare pole. Po
kliknięciu, pojawi się okienko, w którym należy ręcznie wybrać plik do załadowania.
Platforma akceptuje jedynie pliki w formatach .xml oraz .zip. Pliki .xml po
wygenerowaniu potrafią zajmować bardzo dużo miejsca, a platforma ma
blokadę dotyczącą wielkości importowanych plików. W takiej sytuacji należy
plik spakować do archiwum .zip (domyślny format używany przez Windows).
Powoduje to znaczną redukcję rozmiaru (np. z 500 MB do 20 MB).
Każdy z plików (struktura) powinien być spakowany w osobny .zip.
2. Po przeciągnięciu lub wskazaniu plików, należy kliknąć przycisk Wyślij pliki.
3. Po prawidłowym imporcie pojawi się nowy plik. Pojawi się także liczba błędów lub
ostrzeżeń, jeżeli takowe są. Klikając w tę informację przejdziemy do osobnego okna
wyników.
Istnieje możliwość podjęcia próby zaimportowania innego rodzaju pliku do platformy. Pojawi się
wtedy taki sam komunikat, jak przy próbie załadowania pliku .xml, który nie jest jedną ze struktur
JPK lub zawiera poważne błędy strukturalne uniemożliwiającego jego poprawne odczytanie.
Taki plik w żaden sposób nie jest ani weryfikowany, ani zapisywany na platformie. Widnieje jedynie
informacja o próbie jego przesłania oraz lista błędów, które spowodowały jego odrzucenie. W
związku z tym w repozytorium jest jedynie możliwość ukrycia go, a nie skasowania.
3.1.3
Wyniki
Okno wyników pokazuje wyniki weryfikacji zaimportowany/przesłanych struktur JPK. W kategorii
Odsyłacz weryfikowane są pojedyncze struktury, zaś w Walidacji spójności przede wszystkim
relacja pomiędzy różnymi plikami JPK. Wyświetlana jest także ważność poszczególnych ostrzeżeń.
Tytuł określa dosyć dokładnie, czego dotyczy dany błąd.
Sage e-Audytor - Podstawy
5
Z prawej strony znajduje się kolumna Wyniki. Pokazuje liczbę odnalezionych błędów i ostrzeżeń z
danej kategorii. Klikając w nią można uzyskać więcej informacji o miejscach generujących wskazania
Audytora.
Zakładka Przeglądaj zawiera sumaryczne podsumowanie danych, zawartych w poszczególnych
strukturach JPK. Pozwala zwizualizować i pogrupować dane według wybranych kategorii takich jak
data/kwota itp., które zawarte są w plikach JPK przesłanych na platformę e-Audytor. Zakładka VAT
zawiera podobne informacje dotyczące kwot podatku VAT.
Zakładka VAT 7 zawiera porównanie danych pomiędzy plikami JPK_VAT a e-Deklaracją VAT-7.
3.1.4
Sprzedaż podsumowanie i Zakup podsumowanie
Zakładki Sprzedaż podsumowanie oraz Zakup podsumowanie prezentują w postaci wykresów
dane o sprzedaży i zakupach. Dane wykorzystywane do przygotowania wykresów importowane są
z plików JPK_FA.xml.
Dane na wykresach mogą być prezentowane w trzech walutach: PLN, EUR oraz USD. Wykresy
prezentujące dane w walutach EUR oraz USD pojawia się dopiero po zaimportowaniu plików
JPK_FA.xml zawierających dokumenty wystawione w tych walutach.
Wykresy w każdej walucie prezentują sumy dokumentów wystawionych w tej walucie. System nie
dokonuje przeliczenia jednej waluty na drugą.
3.2
Ustawienia ogólne – Organizacje
Większość z tych opcji jest przeznaczona jedynie dla Administratora Organizacji.
Zakładka Informacje pozwala na zmianę nazwy organizacji (wyświetla się m.in. w prawym, górnym
rogu, obok nazwy użytkownika) oraz sprawdzenie jaki pakiet aktualnie jest przypisany danej
Organizacji.
Sage e-Audytor - Podstawy
6
Zakładka Firmy pozwala na zarządzanie poszczególnymi Firmami w pakietach Wielofirmowość oraz
Pakietach dla Biur Rachunkowych. Można dodać nową firmę lub ją edytować. W opcjach edycji
można zmienić status danej firmy lub dodać użytkowników o ograniczonych prawach, aby mieli
dostęp do tej konkretnej firmy.
Zakładka Użytkownicy pozwala na administrację poszczególnymi użytkownikami danej Organizacji.
Sage e-Audytor - Podstawy
7
Ten ekran umożliwia zablokowanie dostępu danemu użytkownikowi (1), usunięcie go z platformy
(2), reset hasła (3), a także jego edycję (4). Poszczególnym użytkownikom można poprawić adres
mailowy, wybrać język platformy, przypisać role oraz ustalić listę Firm, do których dany użytkownik
ma dostęp do edycji lub do odczytu.
Jeden adres mailowy może być użyty jedynie raz na całej platformie. Nie da się
przypisać go jednocześnie do dwóch różnych Organizacji.
3.3
Wsparcie techniczne
Użytkownicy serwisu Sage e-Audytor mogą bezpośrednio ze strony serwisu wysłać do Sage
zgłoszenie problemu. W tym celu należy kliknąć przycisk Wsparcie, znajdujący się z prawej strony
ekranu. Przycisk pojawia się po wejściu do wybranej firmy. W Oknie z listą firm jest niedostępny.
Po wybraniu przycisku Wsparcie, zostanie wyświetlone okno zgłoszenia:
Sage e-Audytor - Podstawy
8
Temat - w tym polu należy wpisać temat zgłoszenia. Pole to nie może zawierać więcej niż 100
znaków.
Treść – w tym polu należy opisać zgłaszany problem.
Pliki – do zgłoszenia można załączyć maksymalnie 5 plików o następujących typach: .doc, .docx,
.xls, .xlsx, .xlsm, odf, .pdf, .odg, .ods, .odt, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .pptm, .rtf, .txt, .gif, .csv, .xml,
.dtd, .xsd, .bmp, .img, .png, .tiff, .ico, .jpg, .jpeg, .txt . Aby dodać pliki należy:

Przeciągnąć je w miejsce szarego pola zawierającego opis „kliknij lub przeciągnij pliki”

Następnie kliknąć przycisk Wyślij pliki. Uwaga! Jeśli ten krok nie zostanie wykonany, pliki
nie zostaną załączone do zgłoszenia.
Anuluj – służy do wycofania się ze zgłoszenia problemu i powrotu do poprzedniego ekranu.
Wyczyść – służy do usunięcia całej wpisanej treści i tematu.
Wyślij – służy do wysłania zgłoszenia.
Sage e-Audytor - Podstawy
9