opis systemu certyfikacji przetwórstwa produktów rolnictwa

opis systemu certyfikacji przetwórstwa produktów rolnictwa

OPIS SYSTEMU CERTYFIKACJI PRZETWÓRSTWA
PRODUKTÓW ROLNICTWA EKOLOGICZNEGO
ORAZ WPROWADZANIA DO OBROTU PRODUKTÓW
POCHODZĄCYCH Z ZAGRANICY
1. Wstęp
Przedstawiony opis systemu certyfikacji przetwórstwa produktów rolnictwa ekologicznego oraz
wprowadzania do obrotu produktów pochodzących z zagranicy stosowany jest przez COBICO Sp. z o.o.
Biuro Certyfikacji (BC COBICO).
2. Zakres certyfikacji
BC COBICO posiada certyfikat upoważniający do prowadzenia certyfikacji przetwórstwa prowadzonego
metodami ekologicznymi oraz wprowadzania do obrotu produktów rolnictwa ekologicznego.
3. Tryb postępowania w procesie certyfikacji
3.1. Jednostka działa niezależnie i bezstronnie i nie stosuje dyskryminującej polityki finansowej a dostęp
do jej usług mają wszyscy producenci prowadzący przetwórstwo metodami ekologicznymi.
Certyfikacja przetwórstwa produktów rolnictwa ekologicznego oraz wprowadzania do obrotu produktów
pochodzących z zagranicy prowadzona jest zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Rady 2092/91/EWG z
dnia 24 czerwca 1991 roku w sprawie produkcji ekologicznej produktów rolnych oraz znakowania
produktów rolnych środków spożywczych (Dz.U. L 198, 22.7.1991, s. 1 z późn. zm.).
Podstawowymi elementami certyfikacji są:
− kontrola przeprowadzona w u producenta,
− nadzór w okresie ważności certyfikatu obejmujący doraźne kontrole u producenta.
3.2. Informacje wstępne dla wnioskującego
Informacji wstępnych producentowi udzielają pracownicy BC.
Obejmują one:
- przepisy krajowe dotyczące certyfikacji zakładów przetwórczych, importu oraz podmiotów
wprowadzających do obrotu produkty rolnictwa ekologicznego - Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o
rolnictwie ekologicznym (Dz. U. 2004 nr 93 poz.898) i rozporządzenia do powyższej Ustawy,
- Rozporządzenie Rady 2092/91/EWG z dnia 24 czerwca 1991r. w sprawie produkcji ekologicznej
produktów rolnych oraz znakowania produktów rolnych i środków spożywczych (Dz. U. L 198,
22.7.1991, s.1) z późniejszymi zmianami,
- zasady certyfikacji w krajowym systemie certyfikacji,
- procedurę dotyczącą certyfikacji zakładów przetwórczych, importu oraz podmiotów wprowadzających
do obrotu produkty rolnictwa ekologicznego w BC, w tym dokumentację wymaganą przy ubieganiu się
o certyfikację; badania oraz kontrole (plany kontroli), których wyniki zostaną wykorzystane w procesie
certyfikacji,
- zasady nadzoru nad certyfikatem,
- zasady zawieszania, cofania i unieważniania certyfikatów,
- procedurę naruszeń i sankcji,
- procedurę odwołań i reklamacji,
- wysokość opłaty za certyfikację.
3.3. Przyjęcie i zarejestrowanie wniosku o certyfikację
3.3.1. Wniosek o certyfikację wraz z wymaganymi załącznikami składany jest w BC. Wraz z wnioskiem
klient wnosi opłatę wstępną w oparciu o cennik BC.
3.3.1.1. Do Wniosku Producent zobowiązany jest dołączyć Opis jednostki w którym zawarte są:
- informacje na temat rodzaju organizacji, adresu i statusu prawnego,
- zakres produkcji lub obrotu (lista wyrobów),
- dokumentacja techniczna umożliwiająca identyfikację wyrobu,
- zgodę wnioskodawcy na spełnienie wymagań certyfikacyjnych oraz dostarczenie wszelkich
niezbędnych informacji do oceny zakładu, które ma być certyfikowany.
3.3.1.2. W przypadku pierwszego zgłoszenia do BC (lub zmiany/korekty danych) producent zobowiązany
jest do przesłania wypełnionego formularza „Zgłoszenie działalności w rolnictwie ekologicznym”
(Formularz nr FZ-01/04).
3.3.1.3 Producent posiadający certyfikat zgodności i zamierzający kontynuować działalność w zakresie
objętym certyfikatem występuje z wnioskiem w terminie nie później niż 3 miesiące przed upływem
terminu ważności certyfikatu.
Wydanie 4 z 18.05.2005 r.
Strona 1 z 4
OPIS SYSTEMU CERTYFIKACJI PRZETWÓRSTWA
PRODUKTÓW ROLNICTWA EKOLOGICZNEGO
ORAZ WPROWADZANIA DO OBROTU PRODUKTÓW
POCHODZĄCYCH Z ZAGRANICY
3.3.1.4. W przypadku producenta który wystąpił z wnioskiem o certyfikację do BC, a posiada już certyfikat
wydany przez inną jednostkę certyfikującą niż BC, powinien do wniosku dołączyć :
- „Opis jednostki”
- „Zgłoszenie działalności w rolnictwie ekologicznym” (Formularz nr FZ-01/04).
- kserokopię certyfikatu wydanego przez poprzednią jednostkę certyfikującą z ewentualnymi
zaleceniami.
3.3.2. W terminie do 7 dni roboczych od daty otrzymania wniosku, wyznaczony przez Dyrektora BC,
pracownik prowadzący BC dokonuje jego oceny pod względem formalnym. W przypadku pozytywnej
weryfikacji wniosku i załączonej dokumentacji następuje rejestracja wniosku z datą jego wpływu i
wystawienie potwierdzenia przyjęcia wniosku wraz z nadanym numerem producenta.
Pracownik BC ocenia (i dokonuje zapisów z oceny) czy:
- wszelkie różnice w ich rozumieniu pomiędzy BC a Wnioskodawcą zostały wyjaśnione,
- BC ma możliwość świadczenia usług certyfikacyjnych w odniesieniu do żądanego zakresu
certyfikacji, oraz jeśli ma to zastosowanie, miejsca działalności Wnioskodawcy.
3.3.3. W przypadku stwierdzenia niezgodności lub niekompletności w załączonej do wniosku dokumentacji
przekazywane jest Wnioskodawcy pismo informujące. Po usunięciu niezgodności przez Wnioskodawcę w
terminie nie dłuższym niż 14 dni następuje rejestracja i potwierdzenie przyjęcia wniosku do certyfikacji (z
datą wpływu uzupełnionych dokumentów do BC). Nie uzupełnienie wniosku powoduje pozostawienie go
bez rozpatrzenia.
Jeżeli Wnioskodawca może wykazać że zostały podjęte działania zaradcze w celu spełnienia w określonym
czasie wszystkich wymagań, BC powtarza tylko niezbędne fragmenty pierwotnej procedury oceny.
3.3.4. Po uzupełnieniu dokumentacji pracownik prowadzący na podstawie posiadanych informacji
przeprowadza analizę istniejących zagrożeń i w razie potrzeby sygnalizuje do Dyrektora BC potrzebę
poboru próbek do badań.
3.3.5. Dyrektor BC wyznacza Inspektora/Zespół Inspektorów do przeprowadzenia kontroli. Po
przeprowadzeniu
kontroli
przez
Inspektora/Zespół
Inspektorów
i
otrzymaniu
protokołu
z kontroli producenta, prowadzący pracownik BC dokonuje oceny (i przeglądu) dokumentacji.
3.4. Kontrola zakładu
3.4.1. Kontrola jest przeprowadzana przez inspektora BC COBICO zgodnie z Planem Kontroli. Protokół z
kontroli przekazywany jest wyznaczonemu przez Dyrektora BC pracownikowi BC.
3.4.2. W razie odmowy popisania Protokołu kontroli przez producenta (lub upoważnioną przez niego
osobę) producent może, w terminie 7 dni od dnia kontroli, zgłosić do BC COBICO na piśmie zastrzeżenia co
do ustaleń w nim zawartych.
BC COBICO rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole w terminie 14 dni od ich zgłoszenia i
ustosunkowuje się do nich na piśmie.
3.5. Ocena dokumentacji
Ocenę wniosku (pełnej zgromadzonej dokumentacji) dokonuje wyznaczony przez Dyrektora BC pracownik
BC, w terminie do 14 dni od daty kontroli.
3.5.1. Ocena (i przegląd) dokumentacji dotyczącej działań związanych z przyznaniem certyfikatu
obejmuje:
- ocenę kompletności dokumentacji dołączonej do wniosku,
- ocenę wyników kontroli oraz protokołu z kontroli w zakładzie prowadzącym przetwórstwo rolnospożywcze metodami ekologicznymi import lub obrót produktami ekologicznych,
- ocenę wyników badań, jeżeli dotyczy.
3.5.2. W przypadku pozytywnej oceny dokumentacji pracownik prowadzący wnioskuje do Dyrektora BC o
przyznanie certyfikatu.
3.5.3. W przypadku rozbieżności między wymaganiami dokumentu normatywnego a stanem rzeczywistym
uniemożliwiającym podjęcie jednoznacznej decyzji, pracownik zgłasza istotę problemu Dyrektorowi BC,
który podejmuje decyzję o konieczności rozpatrzenia wniosku przez Komitet Techniczny.
3.6. Wydanie lub odmowa wydania certyfikatu
Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania Certyfikatu podejmuje Dyrektor BC.
Wydanie 4 z 18.05.2005 r.
Strona 2 z 4
OPIS SYSTEMU CERTYFIKACJI PRZETWÓRSTWA
PRODUKTÓW ROLNICTWA EKOLOGICZNEGO
ORAZ WPROWADZANIA DO OBROTU PRODUKTÓW
POCHODZĄCYCH Z ZAGRANICY
3.7. Wydanie certyfikatu
Informacja o udzieleniu certyfikatu przekazywana jest wnioskodawcy wraz z dwoma egzemplarzami
„Umowy o warunkach stosowania certyfikatu i zasadach nadzoru”. Do Umowy dołączony jest aktualny
Katalog Sankcji. Po zwróceniu podpisanego jednego egzemplarza umowy oraz jednego egzemplarza
Katalogu Sankcji przez wnioskodawcę do BC zostaje wydany Certyfikat.
3.8. Odmowa wydania certyfikatu
Decyzję o odmowie wydania certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje w formie pisemnej wraz z informacją o
możliwości i terminie złożenia odwołania oraz o zasadach procedury odwoławczej BC.
3.9. Termin wydania certyfikatu
Certyfikaty są wydawane na okres 12 miesięcy. Ważność certyfikatu rozpoczyna się z datą podaną na
certyfikacie.
3.10. Nadzór
Nad posiadaczami certyfikatu BC COBICO sprawuje ciągły nadzór zgodnie z Procedurą P-04 "Nadzór nad
wydanymi certyfikatami".
Dyrektor BC, w okresie posiadania certyfikatu, może zlecić przeprowadzenie doraźnych kontroli i poboru
próbek wyrobów do badań, w wyżej wspomnianym zakresie, bez uprzedniego powiadomienia posiadacza
certyfikatu.
W okresie nadzoru producent powinien bezzwłocznie poinformować BC COBICO o wszelkich zmianach
dotyczących Opisu jednostki.
Do dnia 31 stycznia każdego roku Producent zobowiązany jest dostarczyć Roczny Plan Produkcji.
3.11. Oznaczanie znakiem zgodności
Oznakowanie produktu rolnictwa ekologicznego polega na umieszczeniu na etykiecie lub opakowaniu tego
produktu napisu: "produkt rolnictwa ekologicznego" oraz nazwy producenta, numeru certyfikatu zgodności,
nazwy upoważnionej jednostki certyfikującej i jej numeru identyfikacyjnego.
3.12. Zawieszanie, cofanie unieważnianie certyfikatów
Zasady zawieszania, cofania, unieważniania certyfikatów opisuje Procedura P-05 ,,Rozszerzanie,
zawieszanie, cofanie, unieważnianie certyfikatów”.
3.13. Poufność
Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji związanych z
procedurą certyfikacji i poświadczają to podpisaniem stosownego dokumentu.
3.14. Sprawy sporne
Wszelkie kwestie sporne, wynikłe podczas realizacji procedury certyfikacji rozwiązywane są zgodnie z
procedurą P-06 "Odwołania i Reklamacje".
3.15. Opłaty
Sprawy finansowe związane z certyfikacją usług reguluje cennik opłat BC COBICO za czynności związane z
kontrolą i certyfikacją.
Wydanie 4 z 18.05.2005 r.
Strona 3 z 4
OPIS SYSTEMU CERTYFIKACJI PRZETWÓRSTWA
PRODUKTÓW ROLNICTWA EKOLOGICZNEGO
ORAZ WPROWADZANIA DO OBROTU PRODUKTÓW
POCHODZĄCYCH Z ZAGRANICY
3.16. Algorytm procesu certyfikacji
przetwórstwa produktów rolnictwa
ekologicznego oraz wprowadzania
do obrotu produktów pochodzących
z zagranicy
START
Informacje wstępne dla
wnioskującego
♦ Wniosek o certyfikację,
♦ Opis jednostki,
♦ Opłata wstępna w oparciu o
cennik BC,
♦ „Zgłoszenie działalności
w rolnictwie
ekologicznym”
Przyjęcie wniosku o
certyfikację
Przekazanie informacji o
niekompletności wniosku z
prośbą o uzupełnienie w
terminie do 14 dni
NIE
Weryfikacja
wniosku o certyfikację
do 7 dni od otrzymania
wniosku
TAK
Rejestracja wniosku z datą
wpływu kompletu dokumentów
Protokół
z kontroli producenta
Kontrola zakładu
Pozytywna ocena
dokumentacji
TAK
NIE
Konieczności
rozpatrzenia wniosku
przez Komitet
Techniczny
Odmowa wydania
certyfikatu
Decyzja
Komitetu Technicznego
o wydaniu
certyfikatu
Wydanie certyfikatu
KONIEC
Wydanie 4 z 18.05.2005 r.
Strona 4 z 4