Procedura przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do

Procedura przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 Dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie z dnia 5 stycznia 2015 r. Procedura przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie § 1 Postanowienia wstępne 1.
2.
3.
4.
5.
Procedura reguluje organizację przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie (zwane dalej: „Archiwum”). Za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum odpowiada osoba wyznaczona przez Dyrektora Archiwum. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum współpracuje z kierownikami oddziałów I–V, pracownikiem zajmującym samodzielne stanowisko ds. ewidencji zasobu archiwalnego oraz kierownikiem Ekspozytury w Spytkowicach i kierownikiem Oddziału VIII Archiwum. W oddziałach zamiejscowych za przejmowanie materiałów archiwalnych odpowiadają kierownicy oddziałów. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Dyrektor Archiwum może udzielić zgody na odstępstwo od zapisów procedury. 1.
§ 2 Wymagane dokumenty Wniosek o przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwum powinien składać się z: a) pisma przewodniego podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej, b) notatki informacyjnej sporządzonej zgodnie ze schematem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury (w przypadku pierwszego przekazania danego zespołu). c) spisu materiałów archiwalnych sporządzonego na odpowiednim formularzu w zależności od rodzaju przekazywanych materiałów archiwalnych. Formularz dla aktowych materiałów archiwalnych wynika z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Formularze spisów dla specyficznych rodzajów dokumentacji stanowią załączniki nr 2, 3 i 4 do Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 Dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie z dnia 5 stycznia 2015 r. niniejszej procedury. Dopuszcza się zmiany w rubryce „tytuł” formularzy, w porozumieniu z kierownikiem Oddziału V Archiwum. Spisy materiałów archiwalnych po raz pierwszy przesyłane są do Archiwum w jednym egzemplarzu celem sprawdzenia poprawności ich sporządzenia. Dopiero po ich akceptacji jednostka organizacyjna informowana jest o konieczności złożenia trzech egzemplarzy spisów w wersji ostatecznej wraz z wersją elektroniczną. § 3 Tryb postępowania przy przejmowaniu materiałów archiwalnych 2.
1.
2.
3.
4.
Archiwum przejmuje materiały archiwalne uporządkowane i zewidencjonowane, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zachowane w dobrym stanie fizycznym (bez uszkodzeń mechanicznych, fizyko‐chemicznych i biologicznych) oraz umieszczone w opakowaniach ochronnych (koperty, teczki, pudła) wykonane z materiałów spełniające wymogi norm: PN‐EN ISO 9706:2001, ISO 16245:2009, ISO 18916:2007, ISO 18902:2007, ISO 18911:2000, właściwych do określonego rodzaju, wielkości oraz ciężaru przekazywanych materiałów archiwalnych. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym jednostek archiwalnych, prawidłowym ułożeniu materiałów archiwalnych wewnątrz tych jednostek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ich ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu. W obrębie jednostki archiwalnej należy: a) ułożyć dokumentację wewnątrz teczek, b) usunąć z dokumentacji części metalowe i plastikowe (np. spinacze, zszywki, wąsy, koszulki, itp.), nie dotyczy to klipsów zaczepowych wykonanych z bezbarwnego, białego lub nieznacznie zabarwionego polipropylenu lub polietylenu o trwałości powyżej 25 lat, c) umieścić dokumentację w teczkach wiązanych (z tektury bezkwasowej) o grubości nie przekraczającej 5 cm, a te w pudłach z tektury bezkwasowej. Jeżeli grubość jednostki archiwalnej przekracza 5 cm należy jednostkę podzielić na tomy – chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych. Niedopuszczalne jest wykonywanie jakichkolwiek działań prowadzących do zmiany pierwotnej struktury i wyglądu materiałów archiwalnych (dzielenie jednostki archiwalnej na części, przycinanie kart, odrywanie okładek, demontaż fotografii z albumów, itp.), d) ponumerować strony (paginacja) dokumentacji znajdującej się w jednostce archiwalnej. Materiały archiwalne należy paginować (przy użyciu średnio‐
twardego ołówka B lub HD) przy czym numer należy umieścić w zewnętrznym górnym rogu każdej strony (zapisanej i niezapisanej). Liczbę stron w danej jednostce archiwalnej podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka (księga, poszyt, zeszyt) zawiera .... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”. Sposób opisu materiałów archiwalnych wynika z przepisów wydanych na podstawie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 Dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie z dnia 5 stycznia 2015 r. 5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
i archiwach. Przykładowy opis jednostki archiwalnej stanowi załącznik nr 5 do niniejszej procedury. W spisie akt osobowych pracowników zwolnionych przekazywanych do Archiwum w tytule jednostki archiwalnej należy zawrzeć następujące dane: nazwisko, imię, data urodzenia, imię ojca, wykształcenie, zawód, ostatnie stanowisko, data początkowa zatrudnienia, data końcowa zatrudnienia. W przypadku innych specyficznych rodzajów dokumentacji (np. dla historii chorób, dokumentacji wydanych dowodów osobistych itd.) opis tytułu teczek ustala osoba odpowiedzialna za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum z kierownikiem oddziału aktowego lub kierownikiem oddziału zamiejscowego. W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji dokumentacji ujętej w spisach osoba odpowiedzialna za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum lub kierownik oddziału zamiejscowego może zwrócić się z wnioskiem o opinię do Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum przed szczegółowym opiniowaniem spisów co do ich poprawności może kontaktować się z kierownikiem odpowiedniego oddziału aktowego i pracownikiem zajmującym samodzielne stanowisko ds. ewidencji zasobu archiwalnego, celem ustalenia zespołowości przekazywanych materiałów archiwalnych. W skomplikowanych sytuacjach decyzja dotycząca podziału na zespoły archiwalne podejmowana jest przez Komisję Metodyczną Archiwum na wniosek osoby odpowiedzialnej za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum lub kierowników oddziałów zamiejscowych. Numery nowym zespołom archiwalnym w Centrali Archiwum nadawane są przez pracownika zajmującego samodzielne stanowisko ds. ewidencji zasobu archiwalnego na wniosek przesyłany pocztą elektroniczną przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum informuje pracownika zajmującego samodzielne stanowisko ds. ewidencji zasobu archiwalnego – po ewentualnych ustaleniach z kierownikami oddziałów aktowych – do jakiego oddziału akta będą przekazywane. Informacja o numerze zespołu udzielana jest przez pracownika zajmującego samodzielne stanowisko ds. ewidencji zasobu archiwalnego pocztą elektroniczną osobie odpowiedzialnej za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum oraz kierownikowi właściwego oddziału aktowego. W przypadku spisów dokumentacji technicznej, geodezyjnej, kartograficznej i geologicznej poprawność przedłożonych spisów można konsultować z kierownikiem Oddziału V Archiwum. Uwagi do spisów materiałów archiwalnych przekazywane są jednostce organizacyjnej przez pracowników Archiwum w formie przez nich wybranej – pisemnie pocztą tradycyjną lub elektroniczną, telefonicznie bądź osobiście. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum lub pracownicy oddziałów zamiejscowych Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 Dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie z dnia 5 stycznia 2015 r. 13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
sprawdzają sposób uporządkowania i zewidencjonowania materiałów archiwalnych, co może nastąpić w trakcie ekspertyzy archiwalnej. Ekspozytura w Nowym Targu przeprowadza ekspertyzy i ocenia prawidłowość przygotowania materiałów archiwalnych przejmowanych z jej terenu przez właściwy Oddział. Dokumentacja z tych czynności przekazywana jest do akt sprawy prowadzonej przez właściwy Oddział przejmujący materiały archiwalne. W przypadku złego stanu fizycznego materiałów archiwalnych, przed przekazaniem do Archiwum należy poddać je konserwacji (zachowawczej, ratunkowej lub restauracji), po uprzedniej konsultacji z konserwatorem obiektów zabytkowych. Zabronione jest samodzielne wykonywanie reperacji oraz ingerowanie w zabytkową strukturę materiałów archiwalnych. Na sygnaturę archiwalną nowych zespołów archiwalnych składa się numer Archiwum łamany przez numer zespołu łamany przez kolejną pozycję jednostki archiwalnej ze spisu (np. 29/2872/114). W przypadku dopływów materiałów archiwalnych do już istniejących zespołów archiwalnych kontynuowane są dotychczasowe sygnatury. Ostateczne wersje spisów materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum należy sporządzać w trzech egzemplarzach, z czego dwa egzemplarze przeznaczone są dla Archiwum, a trzeci odsyłany jest jednostce organizacyjnej, która przekazała materiały archiwalne. Spisy należy także przekazywać w wersji elektronicznej w formacie do edycji. Termin przejęcia akt ustala osoba odpowiedzialna za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum w porozumieniu z kierownikiem danego oddziału aktowego, a w razie przekazywania dokumentacji do Ekspozytury w Spytkowicach wyłącznie z kierownikiem ww. Ekspozytury. W oddziałach zamiejscowych termin ustala kierownik oddziału lub wyznaczony pracownik. Przejęcie materiałów archiwalnych potwierdza w spisie osoba odpowiedzialna za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w Centrali Archiwum i kierownik oddziału aktowego lub kierownik oddziału zamiejscowego odnotowując datę przejęcia dokumentacji do Archiwum. W przypadku materiałów archiwalnych przekazywanych do Ekspozytury w Spytkowicach, wszystkie egzemplarze spisów podpisane będą także przez kierownika Ekspozytury co stanowić będzie potwierdzenie kompletności przejętej dokumentacji. Na egzemplarzu spisu, który jest zwracany jednostce organizacyjnej nie jest wymagany podpis kierownika oddziału aktowego. Potwierdzenie przejęcia materiałów archiwalnych do Archiwum przesyłane jest jednostce organizacyjnej niezwłocznie po potwierdzeniu kompletności przejmowanych materiałów archiwalnych. Materiały archiwalne nie są przejmowane do Archiwum jeśli przekazujący nie dostarczył wymaganej liczby egzemplarzy spisów materiałów archiwalnych, w tym wersji elektronicznej spisu oraz gdyby spisy nie odpowiadały wymogom formalnym np. nie zostały podpisane przez przedstawicieli jednostki przekazującej. Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 Dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie z dnia 5 stycznia 2015 r. § 4 Sposób prowadzenia dokumentacji z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych 1.
Każdy z oddziałów zamiejscowych prowadzi akta spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych w odpowiedniej teczce rzeczowej założonej zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt. W Centrali Archiwum akta spraw z zakresu przejmowania prowadzone są przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie spraw z zakresu przejmowania materiałów archiwalnych. Ostateczne wersje spisów materiałów archiwalnych po ich przejęciu przekazywane są niezwłocznie do właściwego oddziału aktowego, gdzie odkładane są do teczki zespołu. Oddziały zamiejscowe odkładają akta spraw do teczki zespołu niezwłocznie po zakończeniu sprawy. 2.
3.
4.
Załączniki do procedury: Zał. 1 – Wzór notatki informacyjnej Zał. 2 – Formularz spisu zdawczo‐odbiorczy Nr .... materiałów archiwalnych (technicznych) Zał. 3 – Formularz spisu materiałów archiwalnych geodezyjnych Zał. 4 – Formularz spisu materiałów archiwalnych kartograficznych Zał. 5 – Przykładowy opis jednostki archiwalnej Zał. 6 – Opis pudła z tektury litej bezkwasowej Załącznik nr 1 do Procedury przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie Schemat notatki informacyjnej o zespole akt 1. Nazwa jednostki organizacyjnej która akta wytworzyła (zarówno pełna nazwa jednostki organizacyjnej jak i jej skrót jeśli był w powszechnym użyciu; jeśli były zmiany nazwy jednostki organizacyjnej to należy wypisać od kiedy obowiązywały inna lub inne nazwy) 2. Granice chronologiczne i dzieje jednostki organizacyjnej (daty skrajne działalności danej jednostki organizacyjnej z podaniem podstaw prawnych – decyzji, ustaw, rozporządzeń, zarządzeń powołujących i likwidujących daną jednostkę organizacyjna) 3. Granice terytorialne (zasięg terytorialny działalności jednostki organizacyjnej) 4. Rozmiar zespołu (podaje się w jednostkach archiwalnych i metrach bieżących a w przypadku specyficznych rodzajów materiałów archiwalnych np. dokumentacji audiowizualnej tylko w jednostkach archiwalnych) 5. Stan zachowania akt (należy umieścić informację czy akta są kompletne, czy mamy wiedzę na temat braków dokumentacji, informacje o ewentualnym zniszczeniu akt, jeśli mamy wiedzę, że akta przekazywanego przez nas aktotwórcy znajdują się w innej jednostce organizacyjnej także przekazujemy tę wiedzę) 6. Struktura organizacyjna i system kancelaryjny (należy podać informacje na temat struktury organizacyjnej jednostki, powołać się na przepisy organizacyjne, określić, jakim systemem była prowadzona kancelaria i powołać się na obowiązujące w jednostce przepisy kancelaryjno‐archiwalne) 7. Stan fizyczny akt (informacja o stanie fizycznym akt, informacja o przeprowadzonych procesach: dezynsekcji, dezynfekcji, odkwaszania, konserwacji materiałów archiwalnych ‐ data, miejsce wykonania, wykonawca prac, zastosowane procesy i zabiegi, dokumentacja konserwatorska z przebiegu prac) 8. Brakowanie akt (informacja o przeprowadzonym brakowaniu/brakowaniach w zespole) 9. Krótka informacja o zawartości akt (wymienić ciekawsze serie (rodzaje dokumentacji), materiały mogące zainteresować naukowców, wymienić braki w aktach dotyczących bezpośrednio merytorycznej działalności aktotwórcy). Załącznik nr 2 do Procedury przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie Spis zdawczo‐odbiorczy Nr .... materiałów archiwalnych (technicznych) .............................................................................. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne) ................................ dnia ................................... (miejscowość) SPIS ZDAWCZO‐ODBIORCZY Nr .......... materiałów archiwalnych (technicznych) przekazywanych do Archiwum Narodowego w ....................................... Lp. Sygnatura dokum. techn. 1 2 Lokalizacja 3a Nazwa obiektu Tytuł projektu Branża Stadium Ilość teczek Nazwisko projektanta Data zakończenia projektu Uwagi 3b 3c 4 5 6 7 8 9 Spis zakończono na poz. ……, zawiera ………… teczek. Miejscowość……………………., data ………………… Spis sporządzony został przez …………………………………………….. (imię i nazwisko, stanowisko służbowe) .................................................................. (podpis odbierającego) ............................................................. (podpis przekazującego) Załącznik nr 3 do Procedury przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie Spis materiałów archiwalnych geodezyjnych
.............................................................................. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne) ................................ dnia ................................... (miejscowość) SPIS ZDAWCZO‐ODBIORCZY Nr ............... materiałów archiwalnych geodezyjnych ........................................................................................................................... (nazwa jednostki organizacyjnej) przekazanych do Archiwum Narodowego w ........................................................................................... Lp. Znak teczki 1 Tytuł Tytuł opracowania Sygnatura mapy, której dotyczy opracowanie 3a 3b 2 Daty skrajne Uwagi 4 5 Spis zakończono na poz. ……, zawiera ………… teczek. Miejscowość……………………., data ………………… Spis sporządzony został przez …………………………………………….. (imię i nazwisko, stanowisko służbowe) .................................................................. (podpis odbierającego) ............................................................. (podpis przekazującego) Załącznik nr 4 do Procedury przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie Spis materiałów archiwalnych kartograficznych
.............................................................................. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne) ................................ dnia ................................... (miejscowość) SPIS ZDAWCZO‐ODBIORCZY Nr ............... materiałów archiwalnych kartograficznych ........................................................................................................................... (nazwa jednostki organizacyjnej) przekazanych do Archiwum Narodowego w ........................................................................................... Lp. Znak teczki/ godło Tytuł Lokalizacja/ Tytuł mapy Rodzaj mapy nazwa miejscowości 1 2 3a 3b Autor (imię i nazwisko lub ilość arkuszy Data opracowania nazwa instytucji) Skala (np. fizyczna, geologiczna, glebowa, gospodarcza, sozologiczna, ogólnogeograficzna) 3c 3d 3e 3f Uwagi (np. materiał, technika wykonania, stan zachowania) 4 5 Spis zakończono na poz. ……, zawiera ………… teczek. Miejscowość……………………., data ………………… Spis sporządzony został przez …………………………………………….. (imię i nazwisko, stanowisko służbowe) .................................................................. (podpis odbierającego) ............................................................. (podpis przekazującego) Załącznik nr 5 do Procedury przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie Przykładowy opis jednostki archiwalnej (nazwa jednostki organizacyjnej) (nazwa komórki organizacyjnej) (symbol komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt o ile stosowano wykaz akt) (kategoria archiwalna) tytuł jednostki archiwalnej (hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji) (roczne daty krańcowe akt) (sygnatura archiwalna) Załącznik nr 6 do Procedury przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie Opis pudła z tektury litej bezkwasowej
(nazwa zespołu archiwalnego) (sygnatury archiwalne jednostek archiwalnych znajdujących się w pudle z tektury litej bezkwasowej)