Załącznik nr 1 - zamowienia.mazovia.pl

Załącznik nr 1 - zamowienia.mazovia.pl

OR-AG-I.ZP.U.272.2.2014.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczącego wyboru firmy Ekspercko-DoradczoAudytorskiej zw. „Ekspertem”. Usługa realizowana będzie w ramach Projektu współfinansowanego
ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - RPO WM 2007-2013 pt. „Portal
Korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie – platforma cyfrowa
e-usług” zwanego dalej Projektem.
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie przez Eksperta niżej wymienionych prac, które zostały określone
w Etapach I-V.
I Etap:
Identyfikacja i analiza procesów biznesowych i usług
1.
Identyfikacja
i
analiza
procesów
biznesowych
(opracowanie
mapy
procesów)
realizowanych
w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie zwanego dalej Urzędem,
związanych z wymianą i obiegiem dokumentów pod kątem ich cyfryzacji.
2.
Identyfikacja i analiza usług pod kątem ich cyfryzacji – w szczególności dostępnych na stronie internetowej
Urzędu http:www.mazovia.pl w zakładce „Usługi samorządu województwa”.
3.
Podstawą do identyfikacji i analizy zadań, o których mowa w pkt. 1 i 2 powinna być w szczególności:
a) dokumentacja wewnętrzna Urzędu (np. procedury, instrukcje, itp.),
b) otoczenie prawne ( prawo powszechne i miejscowe) dotyczące Urzędu,
c) wywiady z pracownikami Urzędu po wcześniejszym uzgodnieniu terminu,
d) istniejące systemy, Elektroniczny Obieg Dokumentów tzw. ESOD oraz system Archiwum Zakładowe
UMWM,
e) Studium wykonalności Projektu – „Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Mazowieckiego w Warszawie – platforma cyfrowa e-usług”, zwane dalej Studium,
f) Platforma e-PUAP – udostępniane e-usługi na e-PUAPie, które są zgodne z e-usługami świadczonymi
w Urzędzie.
4.
Identyfikacja i analiza procesów biznesowych i usług pod względem cyfryzacji powinna obejmować:
a)
cały Urząd, gdzie Projekt powinien współpracować z systemami już wdrożonymi w Urzędzie w zakresie
wymiany danych i dokumentów,
b)
jednostki współpracujące z Urzędem (wykaz jednostek – zał. nr ....), które mają własność wspólną
w zakresie wymiany danych lub dokumentów z Urzędem,
c)
klientów zewnętrznych Urzędu poprzez tzw. Usługi zewnętrzne Urzędu publikowane na stronie
internetowej http://www.mazovia.pl zwane dalej e-usługami.
5.
Wynikiem przeprowadzonych przez Eksperta prac, o których mowa w pkt. 1-4 ma być dokumentacja:
Specyfikacja Wymagań Systemowych, zwana dalej SWS, która będzie stanowiła element szczegółowego
opisu przedmiotu zamówienia zwanego dalej SOPZ na wybór Wykonawcy projektu systemu informatycznego
klasy ECM. Przedmiotowa dokumentacja SWS powinna spełniać kryteria wystarczające przyszłemu
Wykonawcy
systemu
informatycznego
klasy
ECM
(ang.
Enterprise
Content
Management)
do:
a) złożenia oferty na wykonanie systemu klasy ECM,
b) dostawy i wdrożenia systemu klasy ECM dostosowanego do potrzeb Urzędu.
6.
Dostarczony i wdrożony przez przyszłego Wykonawcę System informatyczny klasy ECM powinien być
zbudowany, jako zintegrowane środowisko technologiczne w oparciu o moduły:
a) DM (Document Management) – zarządzanie dokumentami elektronicznymi ( Elektroniczny Obieg
Dokumentów w Urzędzie wraz z Archiwum Zakładowym) w tym system przechwytująco rejestrujący,
b) Collaboration – narzędzia współpracy grupowej ( Urząd posiada Microsoft SharePoint),
c) WCM (Web Content Management) – zarządzanie treścią portalu e-usług,
1
OR-AG-I.ZP.U.272.2.2014.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
d) Workflow/BPM – przepływ pracy/zarządzanie procesami biznesowymi,
e) Centralne repozytorium - „hurtownia” danych, wszystkie moduły ECM dostarczają dane do jednego
repozytorium, co w konsekwencji zapewnia każdej z nich dostęp do dowolnych informacji.
7.
Dokumentacja SWS, o której mowa pkt. 5 powinna zostać opracowana w terminie do 60 dni kalendarzowych
oraz składać się z dwóch części:
a) Część pierwsza powinna zawierać w szczególności:
§
Koncepcję projektu Systemu (w formie diagramu ): podział na moduły, współpraca modułów,
przepływ dokumentów i danych pomiędzy modułami,
§
Określenie
źródeł,
rodzaju
pozyskiwanych i
wprowadzanych
dokumentów
oraz
danych
z określeniem częstotliwości ich wymiany i struktury, szczegółowy opis przepływu dokumentów
i danych, ( Model –Diagram Obiegu Dokumentów w Urzędzie w tym Archiwum),
§
Kategoryzację wszystkich przychodzących dokumentów – w celu ich ujednolicenia w przyszłym
systemie klasy ECM oraz możliwości zastosowania technik OCR/ICR/OMR celem automatyzacji
wprowadzania dokumentów,
§
Ewentualne załączniki w postaci aktualnie przesyłanych dokumentów papierowych,
§
Zdefiniowanie diagramu: przyjmowania, udostępniania i archiwizacji papierowych dokumentów,
§
Zamodelowane procesy biznesowe niezbędne do obsługi obiegu dokumentów -modelowanie
wykonane za pomocą narzędzia CASE (standard BPMN) specjalizowanego do definiowania
procesów biznesowych,
§
Opis zidentyfikowanych e-usług ( walidacja pod względem kompletności) w celu implementacji
na e-PUAP ( implementacja zostanie dokonana przez Wykonawcę Systemu klasy ECM),
§
Zamodelowane procesy biznesowe niezbędne do obsługi e-usług - modelowanie wykonać za
pomocą narzędzia CASE (standard BPMN) specjalizowanego do definiowania procesów
biznesowych,
§
Wymagania funkcjonalne dla całego system klasy ECM: wymagania powinny być przedstawione
z podziałem na moduły w których występują zgodnie z MoReq2 SPECIFICATION ( Update and
Extension ,2008 ) - Wzorcowe wymagania dotyczące Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi,
§
Propozycje reprezentatywnych procesów pracy w Urzędzie typu Workflow (przepływ pracy) wraz
z zamodelowaniem
za
pomocą narzędzia CASE (standard BPMN) specjalizowanego do
definiowania procesów biznesowych min. 20,
§
Wymagania programistyczne (głównie tworzenie raportów – sposoby prezentacji raportów,
Workflow ),
§
Wymagania niefunkcjonalne w tym:
−
Wymagania wydajnościowe - objętości baz danych, prędkości dostępu, szybkość wykonywania
operacji,
−
Wymagania w zakresie zabezpieczeń - prawa i metody dostępu do systemu - zarządzanie
poprzez Role,
−
Wymagania bezpieczeństwa - kopie awaryjne, procedury awaryjne
−
wymagania jakościowe ( podać wg jakiego modelu),
−
Wskazanie architektury wykonania (client-serwer, trójwarstwowa intranetowa),
−
Wymagania techniczne - systemy operacyjne, systemy telekomunikacyjne, technologie,
−
Integracja – propozycja i zasady współpracy procesów i wymiany danych z innymi systemami
Urzędu za pomocą szyny integracyjnej zw. ESB,
−
Propozycje ewentualnych zmian w używanym sprzęcie lub oprogramowaniu (uzupełnienie
2
OR-AG-I.ZP.U.272.2.2014.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
o moduły, upgrade’y, zastąpienie itd),
§
zgłoszone przez Zamawiającego wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne.
b) Część druga powinna zawierać w szczególności:
§
Wykaz osób decyzyjnych w Projekcie – uczestnicy i inne osoby, które wywierają lub mogą wywierać
wpływ na projekt i określenie ich roli oraz propozycję zespołu zarządzającego projektem w tym jego
skład i opis realizowanych zadań,
§
Wykaz wszystkich użytkowników – zakres wykonywanych przez nich czynności (ról) w Systemie
klasy ECM,
§
Identyfikację i analizę problemów i ograniczeń,
§
Identyfikacja ryzyk projektu,
§
Zarządzanie ryzykiem, opis zarządzania ryzykiem powinien m.in. wskazać najniebezpieczniejsze
obszary oraz wskazać sposób ich kontroli i minimalizacji ryzyka,
§
Zarządzanie zmianami w Projekcie,
§
Zarządzanie zmianami w Projekcie - procedury wprowadzania zmian,
§
Wymagania eksploatacyjne Systemu klasy ECM - nadzór autorski, zasady administrowania
systemem,
§
Plany rozwojowe - przewidywane ścieżki zmian,
§
Uwzględnienie wykazu funkcji (serwisowych/usług), jakie powinny być dostępne na poziomie
serwera.
II Etap:
Współpraca Eksperta z Zamawiającym związana z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego
na
wybór
Wykonawcy
systemu
informatycznego
klasy
ECM
i
jego
wdrożenia
w Urzędzie w szczególności polegająca na:
1)
Przygotowanie w oparciu o zatwierdzony przez przedstawicieli Zamawiającego dokument SWS –
szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, będącego załącznikiem do SIWZ, w terminie 10 dni
kalendarzowych od zatwierdzenia przez Zamawiającego przedstawionej przez Eksperta dokumentacji SWS.
2)
Współpraca przy opracowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia Systemu (dalej SIWZ)
w zakresie:
a) Wsparcia przygotowania zapisów formalnych SIWZ (np. warunków udziału w postępowaniu, kryteriów
oceny ofert),
b) Właściwego określenia przedmiotu zamówienia w oparciu o dokumentację SWS oraz pod względem
zgodności z zasadami określonymi prawem zamówień publicznych,
c) Właściwego określenia przedmiotu zamówienia w oparciu o założenia ujęte w opracowanym przez
Zamawiającego studium wykonalności Projektu,
d) Właściwego określenia warunków udziału w postępowaniu w sposób nienaruszający zasad równego
taktowania wykonawców oraz uczciwej konkurencji, a jednocześnie pozwalający na wyłonienie kręgu
wykonawców dających rękojmię prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia,
e) Właściwego określenia kryteriów oceny ofert, aby przy możliwie jak najlepszym bilansie ceny i innych
kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia możliwy był wybór oferty najkorzystniejszej,
f) Przygotowania scenariusza prezentacji oprogramowania,
g) Organizacji prezentacji oprogramowania,
h) Wsparcia w zakresie środków ochrony prawnej oraz opracowanie i przedstawienie do zatwierdzania
przedstawicielom Zamawiającego projektu umowy na dostawę i wdrożenie systemu klasy ECM –
stanowiącej załącznik do SIWZ, w terminie 10 dni kalendarzowych od zatwierdzenia przez
Zamawiającego przedstawionej przez Eksperta dokumentacji SWS
3
OR-AG-I.ZP.U.272.2.2014.MK
3)
Załącznik Nr 2 do SIWZ
Współpraca podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
a) Przygotowywanie dla komisji przetargowej projektów odpowiedzi na pytania wnoszone przez
uczestników postępowania na wybór Wykonawcy systemu informatycznego klasy ECM i jego wdrożenia
w Urzędzie w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia,
b) Przygotowywanie dla komisji przetargowej projektu kwalifikacji pod względem funkcjonalno-technicznym
złożonych przez Wykonawców ofert (zgodność z SIWZ),
c) wsparcie merytoryczne w trakcie ewentualnych odwołań przed KIO,
d) rozstrzyganie pozostałych, wyżej niewymienionych problemów prawnych pojawiających się w toku
postępowania oraz przygotowywanie pism w tym zakresie.
4)
Czynności związane z badaniem i oceną ofert, a w tym:
a)
sporządzanie ewentualnych informacji o wykluczeniu z postępowania,
b)
sporządzanie ewentualnych informacji o odrzuceniu oferty,
c)
udział w wyborze najkorzystniejszej oferty na Wykonawcę systemu informatycznego klasy ECM i jego
wdrożenia w Urzędzie.
III Etap:
Odbiór przez Eksperta projektu technicznego w wersji papierowej i elektronicznej od Wykonawcy
wyłonionego w drodze postępowania przetargowego na dostawę systemu informatycznego klasy ECM
i jego wdrożenia, w szczególności polegający na:
1)
Odbiorze dokumentacji opisującej budowę funkcjonalno - techniczną Systemu klasy ECM pod względem
zgodności ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia,
2)
Odbiorze dokumentacji konfiguracji Systemu klasy ECM,
3)
Odbiorze dokumentacji administratora Systemu klasy ECM,
4)
Odbiorze dokumentacji użytkownika Systemu klasy ECM,
5)
Odbiorze harmonogramu wdrożenia Systemu klasy ECM w tym szkolenia administratorów i użytkowników,
IV Etap:
Współpraca związana z implementacją i wdrożeniem systemu informatycznego klasy ECM:
1)
Nadzór nad instalacją i wdrożeniem przedprodukcyjnym Systemu klasy ECM:
a)
nadzór nad instalacją przez Wykonawcę Systemu w środowisku Zamawiającego, a w szczególności:
- zagwarantowanie
Zamawiającemu uzyskanie optymalnych parametrów technicznych sprzętu oraz
platformy systemów operacyjnych i sieciowych,
- odbiór od Wykonawcy zainstalowanego systemu na podstawie protokołu odbioru z Wykonawcą,
protokół przekazać Zamawiającemu.
b)
przygotowanie wraz z Wykonawcą Systemu dla Zamawiającego zasady akceptacji Systemu scenariusze testowania ( forma papierowa i elektroniczna), zapewnienie jakości- testy beta.
c)
udział we wstępnym testowaniu systemu wraz z Zamawiającym (wg dodatkowych scenariuszy
przygotowanych we współpracy z Zamawiającym w siedzibie Zamawiającego) i sporządzenie pisemnej
oceny
eksperckiej
dla
Zamawiającego
pod
kątem
zgodności
z
wymaganiami
określonymi
w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia.
2)
Koordynacja i nadzór nad procesem produkcyjnego wdrożenia Systemu, a w szczególności:
a)
kontrola
wykonania
Projektu
co
do
zgodności
z
założeniami,
dokumentacją
techniczną
i harmonogramem,
b)
wspieranie Zamawiającego w kwestiach technicznych dotyczących realizacji Projektu;
c)
udział konsultantów w posiedzeniach Komitetu Sterującego, gdzie Komitet Sterujący będzie posługiwał
się organizacją pracy i metodyką wdrożenia zaproponowaną przez Dostawcę (Wykonawcę) sytemu
4
OR-AG-I.ZP.U.272.2.2014.MK
Załącznik Nr 2 do SIWZ
„ECM”; jest powołany przez zamawiającego i złożony z przedstawicieli zamawiającego i dostawcy
(Wykonawcy) sytemu „ECM”
d)
ocena stanu zaawansowania wdrażania Projektu na danym etapie realizacji,
e)
zgłaszanie zastrzeżeń i uwag do prowadzonego procesu wdrożenia,
f)
kontrola kompletności i ocena jakości dokumentacji Projektu (wg standardów jednej z powszechnie
g)
zdefiniowanie i propozycje realnych rozwiązań w sytuacjach kryzysowych,
h)
kontrola i ocena przyjętych przez Zamawiającego standardów,
i)
nadzór i wsparcie merytoryczne przy zarządzaniu zmianami w Projekcie,
j)
udział w odbiorach poszczególnych
stosowanych metodyk zarządzania projektami informatycznymi np. Prince 2 lub równoważnej),
etapów
i
faz wdrożenia,
testach
aplikacji
– zgodnie
z harmonogramem wdrożenia,
k)
pisemna, merytoryczna ocena etapowych wyników prac,
l)
udział w okresowych spotkaniach w siedzibie Zamawiającego w celu wsparcia Zamawiającego
w podejmowaniu bieżących decyzji dotyczących wszystkich zagadnień mających wpływ na postęp
realizacji Projektu;
3)
Sporządzanie comiesięcznych raportów z przebiegu realizacji Projektu i przekazywanie ich do końca
każdego miesiąca Kierownikowi Projektu, w zakresie:
a)
zaawansowania prac na danym etapie wdrożenia,
b)
zgodności przebiegu prac z przyjętym harmonogramem projektu ze wskazaniem ewentualnych
przyczyn niezgodności realizacji Projektu z przyjętym harmonogramem,
c)
sposobu prowadzenia wdrożenia przez Wykonawcę i ich zgodności z wymaganiami Zamawiającego,
d)
stosowania przyjętych w Projekcie standardów,
e)
jakości i kompletności dostarczonej przez Wykonawcę dokumentacji,
f)
wytycznych
dotyczących
działań
korygujących
wraz
z
uzasadnieniem
konieczności
ich
wprowadzenia,
g)
opinie proponowanych przez Wykonawcę lub Zamawiającego zmian w projekcie,
h)
analizę ryzyka na danym etapie realizacji Projektu,
V Etap:
Wsparcie działań Urzędu w przeprowadzeniu audytu systemu informatycznego klasy ECM po jego
wdrożeniu w Urzędzie (audyt powdrożeniowy) poprzez:
1)
Audyt powdrożeniowy wykonany w formie pisemnego raportu zawierający w szczególności analizę
funkcjonowania oprogramowania w środowisku Zamawiającego z pełnym obciążeniem systemu pod kątem
wymagań określonych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz studium wykonalności Projektu
- audyt powdrożeniowy (pisemny raport) powinien zostać przedstawiony Kierownikowi Projektu w terminie
10 dni roboczych od daty wdrożenia systemu informatycznego klasy ECM w Urzędzie,
2)
Kontrolę wprowadzenia przez Wykonawcę systemu informatycznego klasy ECM ewentualnych zaleceń
poaudytowych oraz opracowanie wyników kontroli w formie pisemnego raportu, dostarczonego Kierownikowi
Projektu
3)
Zaakceptowanie systemu, przed przekazaniem go przez Wykonawcę do eksploatacji, po audycie
powdrożeniowym na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego i przekazanie do Zamawiającego pisemnej
informacji o spełnianiu przez wdrożony System klasy ECM, założeń zawartych w szczegółowym opisie
przedmiotu zamówienia.
5