Informacja o zasadach i terminach przechowywania

Informacja o zasadach i terminach przechowywania

Informacja o zasadach i terminach
przechowywania akt pracowniczych
przez przedsiębiorców w Niemczech
2015-12-25 21:27:38
2
Niemieckie regulacje dotyczące przechowywania przez przedsiębiorców akt osobowo-płacowych są - szczególnie
w odniesieniu do samych akt osobowych - stosunkowo liberalne i nie ma ustawowych przepisów określających co
jest, a co nie jest aktem osobowym i jaki jest wymagany czas dla ich przechowywania.
nformacja o zasadach i terminach przechowywania akt pracowniczych przez przedsiębiorców w Niemczech
Niemieckie regulacje dotyczące przechowywania przez przedsiębiorców akt osobowo-płacowych są - szczególnie
w odniesieniu do samych akt osobowych - stosunkowo liberalne i nie ma ustawowych przepisów określających co
jest, a co nie jest aktem osobowym i jaki jest wymagany czas dla ich przechowywania. Ustawowe regulacje w
zakresie okresu ich przechowywania (od 6 do 10 lat), obejmują tylko te dokumenty osobowo-płacowe, które mają
znaczenie w zakresie podatkowym oraz ubezpieczeń społecznych. Osobne i szczegółowe regulacje dotyczące
formy i czasu przechowywania samych tylko akt osobowych (do nawet 30 lat) uregulowane są ustawowo jedynie
dla pracowników sfery publicznej posiadających status urzędniczy (niem. Beamte). Pod koniec kwietna 2013 r.
niemiecki parlament przyjął ustawę skracającą obecnie obowiązujące maksymalne okresy przechowywania akt
płacowo-ubezpieczeniowych pracowników do 8 lat począwszy od 1.01.2013 i do 7 lat od 1.01.2015 r. Szacowane
oszczędności z tego tytułu dla przedsiębiorców mają wynieść ok. 2,5 mld EUR. Ustawa nie weszła jednak w życie
ze względu na zablokowanie jej przez izbę wyższą (Bundesrat), m.in. ze względu na pewne wątpliwości dot.
spójności zapisów ustawy z ordynacją podatkową. Trwają nadal konsultacje dla przyjęcia ustawy jeszcze w tym
roku.
1. Jak długo (przez ile lat) muszą być przechowywane dokumenty osobowo-płacowe pracowników, w
szczególności dla celów emerytalno-rentowych? (przechowywane zarówno przez przedsiębiorcę, który zatrudniał
pracownika, jak i oddane na odpłatne przechowanie wyspecjalizowanym firmom lub archiwom państwowym).
Ponieważ nie ma ustawowych terminów dla przechowywania samych akt osobowych, zwykle przechowywane są
one przez okres 3 lat od zakończenia umowy o pracę, czyli do upłynięcia terminu przedawnienia roszczeń
pracowniczych. Pracodawca (lub wyspecjalizowana firma) musi je jednak przechowywać jako akta pracownicze
przez cały czas zatrudnienia danego pracownika. Dla dokumentów pracowniczych stanowiących dowody
księgowe (np. listy płac, potwierdzenia otrzymania płacy itp.) okres przechowywania wynosi 10 lat. Dokumenty
podatkowe (dowody pobrania zaliczek na PIT czy opłacania składek ubezpieczeniowych) musza być
przechowywane przez okres 6 lat. Ponadto listy obecności czy nadgodzin - 2 lata, dokumenty związane z ochroną
pracy młodocianych czy matek także 2 lata, dokumenty potwierdzające ubezpieczenie od nieszczęśliwych
wypadków – 5 lat. Ze względów praktycznych i ostrożnościowo-prawnych zaleca się jednak przedsiębiorcom
przechowywanie dokumentacji osobowo-płacowej do maksymalnie 10 lat (po wejściu w życie ww. ustawy okres
ten od 2015 r. skróci się do 7 lat).
2. Czy dokumenty te są przez ten okres przechowywane w postaci papierowej, czy też mogą ulec zniszczeniu po
nadaniu im postaci elektronicznej (zdigitalizowaniu tj. wykonaniu skanu i opatrzeniu go odpowiednim podpisem
elektronicznym)? Jaki rodzaj podpisu jest wówczas uznawany (znakowany czasem czy bez znakowania czasem)?
Dla gospodarki prywatnej nie ma ustawowych obowiązków w zakresie postaci/formy przechowywania akt
osobowo-płacowych. Mogę więc być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej
(najczęściej obecnie spotykanej). Oryginały dokumentów papierowych mogą być po odpowiednim
zdigitalizowaniu zniszczone. Jedynie dla np. umów dot. kształcenia zawodowego pracownika oraz wypowiedzenia
obowiązuje także forma papierowa przechowania. Ze względów dowodowych w oryginale przechowywane są też
np. pełnomocnictwa. Warunkiem dla nadania dokumentowi postaci elektronicznej jest możliwość jego wiernego
odtworzenia, w tym z naniesionymi na takim dokumencie uwagami, dyspozycjami czy akredytacją przełożonych.
3
Jeśli dokumenty opatrzone są kolorowymi pieczęciami, skany muszą być wykonane w kolorze. Dokument musi
być opatrzony tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, znakowany czasem. Nie ma jednak oddzielnych
regulacji w tym zakresie wyłącznie dla akt osobowo-płacowych, stosowane są przepisy wytycznych Federalnego
Ministerstwa Finansów do ordynacji podatkowej w zakresie dostępu władz skarbowych do dokumentów
elektronicznych (niem. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen - GDPdU) i
elektronicznie prowadzonej księgowości (niem. Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme – GoBS).
3. Jeżeli tak, jaka jednostka ma uprawnienia do takiego przetwarzania dokumentów (wyspecjalizowane firmy czy
jednostki administracji publicznej)?
Są to najczęściej wyspecjalizowane firmy typu: TROPPER DATA SERVICE AG, SAGA GmbH, Scanpoint
Deutschland, GmbHrexx systems, które jednocześnie oferują specjalistyczne oprogramowanie dla prowadzenia
tzw. cyfrowych akt osobowych.
4. Jakie inne rozwiązania informatyczne są stosowane w celu uniknięcia przechowywania dokumentów w postaci
papierowej?
W Niemczech przedsiębiorcy, którzy wprowadzili cyfrowy system akt osobowo-płacowych nie muszą równolegle
prowadzić papierowego systemu akt. System prowadzenia tzw. e-teczki osobowej powinien być kompatybilny z
elektronicznym system płacowym i księgowym (dane osobowe wprowadzane są tylko raz). System cyfrowych akt
osobowych przed jego uruchomieniem musi być skontrolowany przez zakładowego pełnomocnika ds. ochrony
danych osobowych (powoływany jest on w firmach w których cyfrowym przetwarzaniem danych osobowych
zajmuje się więcej niż 9 osób) bądź zgłoszony do urzędu ochrony danych. Przekaz danych może następować
tylko w formie zakodowanej (zaszyfrowanej). Przechowywane w formie cyfrowej dane są w pełni bezpieczne
dzięki systemowi nadawania uprawnień, a sam system zapewnia wgląd do cyfrowych akt tylko osobom
upoważnionym oraz samemu zainteresowanemu. Dzięki aktom dostępnym w wersji elektronicznej specjaliści
działów kadr zyskali szybki i łatwy dostęp do teczki osobowej pracownika bez potrzeby opuszczania stanowiska
pracy, co znacznie usprawniło pracę administracyjną w niemieckich firmach.
5. Jakiego rodzaju dokumenty pracownicze mogą być wytwarzane przez przedsiębiorcę tylko w postaci
elektronicznej i dzięki temu przechowywane także tylko w tej postaci (bez postaci papierowej)?
Zasadniczo wszystkie dokumenty pracownicze mogą być wytwarzane i archiwizowane w postaci elektronicznej, z
zapewnieniem ochrony danych osobowych oraz wymogów stawianych elektronicznym formom księgowości i
dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Dla jednak tzw. ustawowego wymogu dowodowego w sądach
(pracy) konieczne jest przynajmniej archiwizowanie w formie papierowej: pisemnego potwierdzenia głównych
warunków umowy o pracę (w Niemczech umowa o pracę może być zawarta w formie ustnej), wypowiedzenia
umowy, umów na kształcenie pracownika oraz różnego rodzaju pisemnych pełnomocnictw/upoważnień.
Opracował: Jan Masalski, Radca WPHI Berlin, 6.08.2013 r.
4