PROGRAM DO PLANOWANIA ZAKUPÓW

PROGRAM DO PLANOWANIA
ZAKUPÓW
wg CPV/CPC
Październik 2007
1
1. WSTĘP
Program „Plan CPV” służy do sporządzania planów zakupów na materiały i usługi dla
jednostek Uniwersytetu Śląskiego według numerów CPV.
Plany sporządzają jednostki organizacyjne dla poszczególnych realizatorów.
Osoby kontaktowe :
Hanna Ćmiel, kierownik działu Aparatury i Zaopatrzenia, tel. 11-71
Leszek Maciuk, autor programu, tel. 18-04
2
2. INSTALACJA
By zainstalować program należy wykonać następujące czynności:
1. Dla systemów Win XP i Win 2000 zalogować się jako administrator
2. Uruchomić program instalacyjny ‘setup.exe’
3. Na ekranie pojawi się następujące okno
przyciskając klawisz ‘Dalej’ przechodzi się przez kolejne etapy dotyczące
przygotowania do instalacji programu. Można określić takie opcje jak: miejsce
instalacji, skrót w menu Start do programu, umieszczenie skrótu na pulpicie itp.
4. Właściwy proces instalacji zaczyna się po naciśnięciu przycisku ‘Instaluj’ w oknie
widocznym poniżej
3
5. W kolejnym etapie instalacji pojawi się okno z wypisanym komunikatem w języku
angielskim. Należy nacisnąć przycisk ‘OK’ i poczekać aż instalacja dobiegnie do
końca
6. Na zakończenie instalacji pojawi się okno z informacją , że instalacja została
zakończona.
Można uruchomić program lub ewentualnie program sam się uruchomi po
zakończeniu instalacji (w zależności od tego czy kwadracik ‘Uruchom ’ w powyższym
oknie został zaznaczony).
UWAGA:
• Program domyślnie instaluje się w katalogu „c:\Program Files\Planowanie 2008”
•
W Windows XP użytkownik, który będzie pracował z programem musi mieć
uprawnienia ‘modyfikacji’ w folderze, w którym jest zainstalowany program.
4
3. PLANY
• TWORZENIE NOWEGO PLANU
W celu utworzenia nowego planu należy wybrać Menu / Plan / Nowy plan.
Następnie na ekranie zostanie wyświetlony kreator tworzenia nowego planu :
W tym oknie należy podać następujące dane:
o rok, na który sporządzany jest plan,
o nazwe realizatora do którego składamy plan (np. DAIZ, BPiK itd.)
o oraz należy wpisać własną nazwę planu – dowolna nazwa, która ułatwi nam
identyfikację planu na dysku.
UWAGA: w nazwie nie należy używać polskich znaków oraz spacji.
5
Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisk ‘Dalej >>’ by przejść do następnego okna.
W oknie tym określamy jako kto składamy plan. Mamy do wyboru następujące
możliwiści:
o Komórka – zakład, katedra itp. Nasz plan dostarczamy do jednostki nadrzędej
(wydziału) gdzie będzie scalany wraz z planami z innych równoległych nam
komórek.
Po scaleniu plan zostanie dostarczony do odpowiedniego realizatora.
o Jednostka upoważniona do składania planu – jest to jednostka (przeważnie
wydział), która scala plany z podległych komórek i jest upoważniona do
składania planu bezpośrednio do realizatora.
Wykaz tych jednostek reguluje rozpożądzenie rektora.
o Realizator – scala plany dostarczone mu z jednostek i składa swój plan do
DAiZ.
6
Do ostatniego okna kreatora tworzenia nowego planu przechodzimy naciskając
przycisk ‘Dalej >>’.
Pojawi się wtedy okno, w którym można sprawdzić czy wszystko zostało poprawnie
podane.
Jeżeli dane są poprawne to należy utworzyć plan za pomocą przycisku ‘Utwórz’.
• OTWIERANIE ISTNIEJĄCEGO PLANU
W celu otwarcia projektu wybieramy Menu / Plik / Otwórz plan i w oknie, które się
wyświetli wybieramy właściwy plan.
• ZAMUKANIE PLANU
Zamknięcie planu - wybieramy Menu / Plik / Zamknij plan
UWAGA:
W Menu / narzędzia jest funkcja umożliwiająca importowanie planu z
zeszłego roku
7
4. POZYCJE W PLANIE
Rysunek : Okno przedstawiające dane dotyczące pozycji w planie
• NOWA POZYCJA
W celu wstawienia nowej pozycji do projektu wybieramy Menu / Pozycja / Nowa pozycja
lub przycisk na pasku narzędziowym.
Na ekranie wyświetli się okno z danymi dotyczącymi pozycji. Okno składa się z
następujących części :
– część nagłówkowa - nie da się tu nic wpisywać, można jedynie wyszukać dane
dotyczące numeru CPV lub jego opisu. Służą do tego celu przyciski znajdujące się po
prawej stronie.
– część dotycząca wartości – obowiązkowo należy tu wprowadzić wartość netto i ilość
(wartości brutto są obliczane automatycznie ze stałą przyjętą stawką VAT 22%),
– opis własny – należy sprecyzować co się zamawia.
Dane można zapisać za pomocą przycisku ‘Zapisz’.
Korzystanie z opcji wyszukiwania danych.
Dane do pozycji można wyszukiwać podając fragment szukanego wyrażenia.
Po naciśnięciu przycisku wyszukiwania w części nagłówka pojawi się okienko, w którym
można wpisać fragment szukanego numeru CPV lub fragment opisu.
8
W miarę wpisywania kolejnych liter lub cyfr ilość pozycji w górnej części okna będzie
się zmniejszać aż zostaną tylko te, które nas interesują.
• EDYCJA POZYCJI
W celu edycji pozycji wybiera się Menu / Pozycje / Edycja pozycji lub naciska przycisk
na pasku narzędziowym. Wypełnianie pozycji odbywa się według schematu przedstawionego
w poprzednim punkcie.
• USUWANIE POZYCJI
W celu usunięcia pozycji wybiera się Menu / Pozycje / Usuwanie pozycji.
• PODGLĄD
Wprowadzone pozycje można podglądać. Podgląd różni się tym od edycji, że nie można
wprowadzać zmian. By podglądnąć pozycje – Menu / Pozycje / Podgląd lub podwójne
kliknięcie na danej pozycji.
9
5. NARZĘDZIA
• FILTRY
Filtry ( Narzędzia / Filtry ) służą do ograniczenia widoczności pozycji według zadanego
kryterium. Wyróżnia się następujące rodzaje filtrów :
o
wg CPV – ogranicza się widoczność pozycji tylko do tych, które spełniają warunek
fragmentu wprowadzonego numeru CPV,
o wg opisu – widoczne będą tylko te pozycje, które w swoim opisie będą zawierać
fragment tekstu wpisany jako kryterium, np.: jeżeli wpiszemy słowo ‘klawiatura’ to
wyświetlone będą tylko te pozycje, które zawierają w opisie słowo ‘klawiatura’.
Klikając na tytuł kolumny w planie można posortować wszystkie pozycje według
kolumny na którą się kliknęło.
Filtrowanie dostępne jest również z menu podręcznego w głównym oknie aplikacji.
•
WIDOCZNE KOLUMNY
Można określić czy w głównym oknie planu widoczne będą kolumny zawierające kod
komórki, jednostki lub realizatora. Wyświetlenie tych kolumn może ułatwić pracę gdy
ma się plan scalony (w planie są pozycje dodane przez różne komórki – i wtedy widać
która pozycja jest dodana przez jaką komórkę).
•
IMPORTOWANIE ZESZŁOROCZNEGO PLANU
Za pomocą tej funkcji można zaimportować wszystkie pozycje z zeszłorocznego
planu.
• FUNKCJE SPECJALNE
Do wyboru mamy trzy rodzaje funkcji specjalnych ( Menu / Narzędzia / Funkcje
specjalne ) :
– Import danych
Importowanie danych polega na tym, że możemy z dowolnego innego planu
zaimportować dane do naszego planu. Zaimportowane zostaną takie dane jak : nr
CPV, opisy oraz wartości liczbowe.
– Scalanie projektów (JO)
Funkcja służy do scalania planów w ramach jednej jednostki organizacyjnej (JO)
dla jednego realizatora.
10
Czyli w planie, który chcemy zaimportować musi być taki sam realizator, autorem
musi być ta sama JO oraz plan musi być sporządzony na ten sam rok
– Scalanie projektów (Realizator)
Funkcja dla realizatorów, którzy scalają plany otrzymane z różnych JO adresowane
do siebie jako realizatora i scalony plan wyślą do realizatora ‘DAiZ’
11
6. RAPORTY
Drukowanie wprowadzonych pozycji w postaci raportu z podsumowaniem.
12