raport z obserwacji konkursu Wsparcie demokracji 2015

29 maja 2015
Konkurs grantowy Fundacji Solidarności Międzynarodowej „Wsparcie Demokracji 2015”
- podsumowanie obserwacji przebiegu konkursu prowadzonych przez Grupę Zagranica
Celem obserwacji było monitorowanie przejrzystości i przestrzegania procedur oceny i wyboru wniosków
określonych w regulaminie konkursu Wsparcie Demokracji 2015 – ‘Zasadach opiniowania i wyboru wniosków 2015’
oraz ‘Zasadach uczestnictwa w konkursie grantowym 2015’ – realizowanego przez Fundację Solidarności
Międzynarodowej (dalej FSM).
W ramach obserwacji reprezentanci Grupy Zagranica (1) brali udział w posiedzeniach Komisji Grantowej, (2) mieli
dostęp do dokumentacji konkursowej (3) mieli możliwość zadawania pytań przedstawicielom FSM nt. związane z
regulaminem i przebiegiem konkursu.1
W ramach obserwacji, wypełniany był formularz – w załączniku - zawierający pytania dot. czterech, określonych w
dokumentach regulaminowych, etapów konkursu: (1) ogłoszenia konkursu, rejestracji i wstępnej weryfikacji
wniosków, (2) przygotowania indywidualnych rekomendacji członków komisji, (3) posiedzenia Komisji Grantowej
oraz (4) przyznania dofinansowania.
Podsumowanie
Organizacja konkursu grantowego „Wsparcie Demokracji 2015” realizowanego przez Fundację Solidarności
Międzynarodowej została oceniona pozytywnie. W opinii obserwatorów procedury określone w regulaminie
konkursu – ‘Zasadach opiniowania i wyboru wniosków 2015’ oraz ‘Zasadach uczestnictwa w konkursie grantowym
2015’ były przestrzegane, w szczególności:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Fundacja ogłosiła szczegółową informację o konkursie na swojej stronie domowej, zawierającą min. (i)
zasady uczestnictwa w konkursie grantowym, (ii) zasady opiniowania i wyboru wniosków, (iii) dostęp do
generatora wniosków online.
Przed przystąpieniem do oceny wniosków członkowie komisji wypełnili deklarację dot. konfliktu interesów.
Zgodnie z regulaminem lista wniosków wyłączonych z dalszych prac - niespełniających warunków
formalnych określonych w regulaminie konkursu - została przedstawiona Komisji Grantowej w trakcie
posiedzeń
Zgodnie z regulaminem, w każdym z posiedzeń wzięło udział co najmniej troje ekspertek/ekspertów. Udział
jednego z ekspertów w podkomisji ds. Tadżykistanu oraz w podkomisji ds. Tunezji był zdalny (online, za
pomocą skype’a, ze względu na chorobę).
W trakcie posiedzeń komisji obserwatorzy stwierdzili, że – zgodnie z regulaminem (pkt. 3.2 c-f Zasad
opiniowania i wyboru wniosków 2015) - na podstawie ocen członków Komisji została sporządzona lista
wniosków zakwalifikowanych do drugiego etapu oceny.
Zgodnie z regulaminem, na każdym z posiedzeń została ustalona - na podstawie ocen członków Komisji i
dyskusji - lista rankingowa wniosków z przydzieloną punktacją.
Posiedzenia komisji grantowej były na bieżąco protokołowana
1
w posiedzeniach Komisji Grantowej w charakterze obserwatorów uczestniczyły 3 osoby: Agnieszka Mazur (Polsko-Amerykańska
Fundacja Wolności, org. członkowska GZ), Kasia Szeniawska oraz Jan Bazyl (biuro GZ). Obserwatorzy obecni byli na czterech
posiedzeniach – oceny wniosków na realizację projektów w (1) Tadżykistanie - 25.02.15, (2) Gruzji/Mołdawii – 26.02.15, (3)
Białorusi – 27.02.15 i (4) Tunezji - 27.02.15
1
8.
Na stronie domowej FSM opublikowano listę wniosków zgłoszonych do konkursu grantowego i
wyłączonych z oceny merytorycznej ze względów formalnych oraz listę rankingową wniosków poddanych
ocenie merytorycznej wraz z punktacją.
9. Zarząd Fundacji podjął decyzję o niezamieszczaniu na w/w listach informacji o wnioskach wyłączonych ze
względu na szczególne warunki polityczne w kraju, do którego adresowany jest projekt (a w szczególności bezpieczeństwo beneficjentów i realizatorów projektu).
10. Zgodnie z otrzymaną informacją w dn. 28.04.15, FSM udzieliła wnioskodawcom 27 odpowiedzi na zapytania
dotyczące oceny poszczególnych wniosków projektowych. Jeśli chodzi o formę i zakres informacji zwrotnej
udzielanej organizacjom, to zawierała ona szczegółowe uwagi w odniesieniu do każdego z kryteriów oceny
– adekwatności, trwałości, efektywności, gospodarności i współczesnych technologii informacyjnych.
Obserwatorzy mieli możliwość zapoznania się z przykładową informacją zwrotną.
Szczegółowe obserwacje i rekomendacje
1. Wątpliwości obserwatora wzbudził sposób procedowania przy okazji oceny wniosków przez podkomisję ds.
Tunezji. Do tego etapu oceny dostały się - zgodnie z regulaminem - cztery projekty, z czego trzy dostały
bardzo wysoką i zbliżoną do siebie punktację. Ponieważ środki przeznaczone na dofinansowanie projektów
„tunezyjskich” pozwalały na dotację jedynie dla dwóch projektów, komisja jako główny cel postawiła sobie,
aby dofinansować wszystkie trzy - kosztem dużych cięć w ich budżetach - powołując się na pkt. 17.5
regulaminu mówiący o tym, że „(…) rekomendując dofinansowanie wniosku Komisja Grantowa ma prawo do
zalecenia modyfikacji zakresu działań i/lub budżetu oraz może upoważnić Zarząd Fundacji do szczegółowej
weryfikacji budżetów i opisów projektów oraz uzgodnienia z wnioskodawcą stosownych modyfikacji przed
podpisaniem umowy dofinansowania (…)”. Zdaniem obserwatora zostało niejako wprowadzone dodatkowe
kryterium oceny (którego nie ma w regulaminie) o „dopasowaniu” budżetów projektów do możliwości
finansowych dla danego kraju docelowego. Członkowie komisji przeglądali budżety tychże projektów
proponując do usunięcia działania ich zdaniem niepotrzebne. Było to sprzeczne z bardzo wysoką oceną
punktową dla tych projektów, która przecież obejmowała takie kryteria jak adekwatność zaproponowanych
działań i ich „gospodarność”. Wątpliwości obserwatora wynikały też z niespójnego procedowania w
porównaniu z ocenianiem w innych podkomisjach, np. tej dotyczącej Tadżykistanu, gdzie projekt, który nie
mieścił się w budżecie na dany kraj po prostu znalazł się na liście rezerwowej. Efekt ostateczny dyskusji
podkomisji tunezyjskiej był taki, że grantodawcom tych trzech najwyżej ocenionych wniosków zostanie
zaproponowana realizacja projektu przy budżetach zredukowanych o 20-30%.
Rekomendacja ogólna w tej sprawie dotyczy przeformułowania pkt. 17.5 regulaminu, który w obecnym
zapisie umożliwia zbyt dużą dowolność w ingerowaniu w budżety i działania w oderwaniu od dobrze i
przejrzyście sformułowanych kryteriów oceny z pkt. 9 Zasad. Sam zapis zdaniem obserwatorów ma sens,
niemniej wymaga doprecyzowania.
2. Zgodnie z Zasadami (pkt. 5.4): „na pisemny wniosek wnioskodawcy Koordynator Programu może przekazać
informację o przyznanej liczbie punktów i kluczowych uwagach Komisji do wniosku.” Dobrą praktyką w wielu
konkursach (m.in. konkursach unijnych, w Programie RITA bądź konkursach „Obywatele dla Demokracji”
Fundacji im. S. Batorego) jest automatyczne przekazywanie uwag ekspertów/komisji grantowej
wnioskodawcom, np. poprzez generator wniosków. Ma to wielorakie zalety, a przede wszystkim:
legitymizuje/uzasadnia proces oceny i wyboru projektów, powoduje, że jest on bardziej przejrzysty, a także
ma ogromny walor edukacyjny dla wnioskujących, którzy w przyszłości mogą m.in. dzięki uwagom ekspertów
doskonalić swoje projekty.
3. Zgodnie z Zasadami (pkt. 3.2 f): „Do drugiego etapu oceny odbywającego się podczas posiedzenia Komisji
zakwalifikowane zostają najwyżej ocenione wnioski, według kolejności uzyskanych punktów tak, by ich łączna
wnioskowana suma dofinansowania była dwukrotnie wyższa niż środki dostępne w danym konkursie/ścieżce
2
grantowej (jako ostatni zakwalifikowany zostaje ten wniosek, który wyczerpuje pulę równą dwukrotności
dostępnych środków)”. Dalej, w pkt. 3.3 b) jest mowa, że „w pierwszym etapie posiedzenia Komisji
prezentowana jest lista wniosków wyłączonych z oceny merytorycznej ze względów formalnych oraz
niezakwalifikowanych do drugiego etapu oceny merytorycznej zgodnie z pkt. 3.2. f”
W praktyce skutkuje to tym, że z dyskusji merytorycznej Komisji Grantowej wyłączane są wnioski, które
zostały ocenione dość wysoko merytorycznie (czasem w granicach zaledwie kilku punktów mniej niż wnioski
przyjęte do dyskusji), a tym samym mogą ‘przepaść’ niezwykle wartościowe inicjatywy. Dlatego też warto
naszym zdaniem przedyskutować w kolejnych edycjach konkursu rozwiązania, które obowiązuje w
niektórych innych konkursach grantowych, iż komisje grantowe, pod szczególnymi warunkami (określonymi
rzecz jasna precyzyjnie w regulaminie), mają możliwość dyskusji i rekomendowania do dofinansowania
wartościowych projektów, które nie są jednak ocenione na tyle wysoko, by znaleźć się w puli projektów ‘do
dyskusji’. Oczywiście taki projekt musiałby też być przedyskutowany i oceniony przez całą Komisję.
4. Nawiązując bezpośrednio do naszej rekomendacji z zeszłego roku, w punkcie 3.3d Zasad jest mowa o tym, że
„(…) w trzecim etapie posiedzenia Komisja na podstawie ocen członków Komisji i dyskusji ustala listę
rankingową wniosków (…)”. Zdaniem obserwatorów na pewno wskazane byłoby doprecyzowanie na
poziomie regulaminu, w jaki sposób się to odbywa. W roku bieżącym (tak jak i w zeszłym) Komisja miała
wybór albo przyznać swoje punkty albo „wziąć” którąś z ocen ekspertów. My stoimy na stanowisku, że
właściwszym rozwiązaniem byłoby przyznawanie przez komisję swoich punktów – krok po kroku - w
odniesieniu do każdego z pięciu regulaminowych kryteriów (adekwatności, trwałości, efektywności,
gospodarności i technologii informacyjnych). Proste powielenie oceny jednego eksperta, bez analizy
cząstkowej punktacji jest naszym zdaniem zbyt skrótowe i powierzchowne.
5. W nawiązaniu do pkt. 3 rekomendujemy, aby w trakcie posiedzenia komisji wcześniejsza ocena ekspertów
była prezentowana w rozbiciu na poszczególne kryteria (także na dostarczanych członkom komisji
materiałach). W ten sposób łatwiej będzie naszym zdaniem Komisji dyskutować o poszczególnych
elementach wniosków. Ten postulat odnosi się też do treści informacji zwrotnej dla wnioskodawców (pkt. 1),
która powinna zawierać cząstkową punktację. Wtedy organizacji łatwiej się zorientować gdzie popełniła
błędy i je eliminować w kolejnych edycjach konkursu.
6. Postulujemy – na poziomie regulaminu i zasad oceny – o zapisanie, że o dotychczasowym doświadczeniu
wnioskodawcy w realizacji projektów międzynarodowych informuje w trakcie posiedzenia przedstawiciel/ka
FSM i jest to podstawą do oceny przyznawanej w trakcie posiedzenia komisji. Dodatkowo należy zaznaczyć,
że elementem oceny jest także współpraca z MSZ. W tym roku - jak otrzymaliśmy w informacji od FSM –
„Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie zgłosiło żadnych uwag do tegorocznej listy organizacji wnioskujących
o granty w naszym konkursie”.
7. W trakcie posiedzeń komisji przy okazji omawiania budżetów projektów często dochodziło do dyskusji na
temat adekwatności kosztów szczególnie w odniesieniu do standardowych wydatków - bilety lotnicze,
wynagrodzenia za prowadzenie warsztatu, itd. Aby ułatwić pracę ekspertów i zapewnić sprawność pracy
komisji, zdaniem obserwatorów warto zastanowić się nad stworzeniem zestawienia zawierającego „widełki”
kosztów dla najbardziej typowych wydatków projektowych w odniesieniu do każdego kraju.
3