Broszura SAP SBO 2004

Nowe mo˝liwoÊci dla ma∏ych
i Êrednich przedsi´biorstw
SAP
BUSINESS ONE
®
ZARZÑDZAJ FIRMÑ
WED¸UG EUROPEJSKICH
STANDARDÓW
SAP® BUSINESS ONE
ZINTEGROWANY SYSTEM DLA MA¸YCH
I ÂREDNICH PRZEDSI¢BIORSTW
Firma SAP wprowadzi∏a na rynek nowy produkt - SAP® Business One,
który jest zintegrowanym systemem informatycznym zaprojektowanym specjalnie
dla sektora ma∏ych i Êrednich przedsi´biorstw.
SAP® Business One jest kolejnà wersjà rozwojowà produktu TopManage Pro,
stworzonego przez izraelskiego producenta - firm´ TopManage Financial Solutions LTD,
która zosta∏a przej´ta przez SAP AG w marcu 2002 roku. Przy tworzeniu produktu
wykorzystano najnowoczeÊniejszà technologi´ klient-serwer, bazy danych MS-SQL
oraz system operacyjny Microsoft Windows.
Produkt charakteryzuje si´ otwartà architekturà, dzi´ki czemu mo˝na integrowaç go
z innymi produktami SAP.
ZARZÑDZANIE FIRMÑ WED¸UG EUROPEJSKICH STANDARDÓW
System umo˝liwia kompleksowy wglàd w najbardziej
aktualne dane firmy, przez co zapewnia efektywne
zarzàdzanie jej zasobami oraz ca∏kowità kontrol´
zachodzàcych w niej procesów. G∏ównà zaletà produktu
jest integracja wszystkich modu∏ów funkcjonalnych.
Oznacza to, ˝e dane wprowadzane sà do systemu tylko jeden
raz, a efekt jest natychmiast widoczny w pozosta∏ych
modu∏ach, np. wprowadzenie faktury sprzeda˝y w module
Sprzeda˝y powoduje automatyczne utworzenie
i zaewidencjonowanie dokumentu ksi´gowego.
Nie ma zatem koniecznoÊci uzgadniania ewidencji
analitycznej z ewidencjà syntetycznà podczas procesu
zamykania okresów sprawozdawczych. Produkt posiada
standardowe interfejsy do wewn´trznych i zewn´trznych
êróde∏ danych, komputerów przenoÊnych, aplikacji CRM
(Zarzàdzanie relacjami z klientami) i innych
najpopularniejszych programów do raportowania.
Cechà systemu SAP Business One wyró˝niajàcà go spoÊród
innych tej klasy produktów oferowanych na rynku,
jest intuicyjny i ergonomiczny interfejs u˝ytkownika,
który sprawia, ˝e czas potrzebny na wykonanie okreÊlonej
operacji zredukowany jest do minimum.
Dodatkowym atutem graficznego interfejsu u˝ytkownika
jest wykorzystanie innowacyjnej technologii
„Drag&Relate”, która umo˝liwia ∏atwy dost´p do wszystkich
potrzebnych informacji poprzez przeciàgni´cie zawartoÊci
pola za pomocà myszki z jednego okna do drugiego.
Dzi´ki temu mo˝liwe jest szybsze i efektywniejsze
podejmowanie decyzji.
Bogactwo oferowanych funkcji SAP® Business One
nie wyklucza bardzo szybkiego wdro˝enia, co gwarantuje
szybki zwrot nak∏adów na inwestycj´.
3
OPIS FUNKCJONALNY
SAP® Business One podzielony zosta∏ na logiczne modu∏y,
które grupujà funkcje przeznaczone do obs∏ugi ró˝nych
obszarów dzia∏alnoÊci przedsi´biorstwa. Sà to:
1. Administracja
Modu∏ ten zawiera opcje s∏u˝àce do dostosowywania
parametrów systemu do aktualnych potrzeb danego
przedsi´biorstwa (np. opracowanie podstawowych danych
firmy, konfiguracja automatycznych ksi´gowaƒ, zarzàdzanie
u˝ytkownikami oraz koncepcja uprawnieƒ i zarzàdzanie
kursami wymiany walut). Umo˝liwia tak˝e import i eksport
danych z/do systemów zewn´trznych oraz konfiguracj´
strategii zatwierdzania dokumentów w firmie.
2. Ksi´ga
Modu∏ ten przeznaczony jest do realizacji wszystkich
podstawowych transakcji finansowych, takich jak:
prowadzenie Ksi´gi G∏ównej, ksi´gowania okresowe,
bud˝etowanie, naliczanie prowizji. Funkcje tego modu∏u
stosowane sà podczas wprowadzania lub wyszukiwania
zapisów ksi´gowych wprowadzanych r´cznie, gdy˝
wi´kszoÊç transakcji gospodarczych jest realizowana
w pozosta∏ych modu∏ach systemu i automatycznie trafia
do Ksi´gi G∏ównej. Modu∏ obejmuje definiowalny,
hierarchiczny Plan Kont, wydruki dokumentów ksi´gowych,
gotowe szablony transakcji. Dzi´ki zastosowanej technologii
system obs∏uguje proces wieloszczeblowego zatwierdzania
4
dokumentów ksi´gowych, co pozwala na zachowanie
pe∏nej kontroli nad obiegiem dokumentów. Omawiany
modu∏ posiada tak˝e funkcj´ ksi´gowania operacji
powtarzalnych (np. sp∏ata raty po˝yczki), dzi´ki której,
raz zadekretowana transakcja gospodarcza mo˝e byç
automatycznie ksi´gowana z ustalonà przez ksi´gowego
cz´stotliwoÊcià.
Bud˝etowanie to kolejna funkcja prezentowanego modu∏u.
Umo˝liwia ona zdefiniowanie i monitorowanie bud˝etu.
Pozwala na okreÊlenie metody podzia∏u bud˝etu,
wskaêników bud˝etu w dowolnej walucie (lokalnej, obcej
lub obu) oraz wglàdu raportu podsumowaƒ bud˝etu,
porównujàcego wskaêniki bie˝àce z planowanymi.
System wysy∏a alarm online za ka˝dym razem, gdy pozycja
bud˝etu przekracza miesi´czny lub roczny limit.
SAP® Business One zapewnia tak˝e ewidencj´ dokumentów
walutowych, prowadzenie tabeli kursów walut obcych
i automatyczne ewidencjonowanie ró˝nic kursowych.
Modu∏ zawiera tak˝e podstawowy zestaw raportów
finansowych, takich jak: dziennik operacji gospodarczych,
bilans, rachunek zysków i strat. Obs∏uga tych raportów
jest tak˝e mo˝liwa z poziomu modu∏u Raporty,
które opisano w dalszej cz´Êci broszury.
3. Sprzeda˝
Modu∏ ten obs∏uguje procesy sprzeda˝y, poczàwszy
od ustalania cen do fakturowania. Umo˝liwia on tworzenie
wszystkich typowych dokumentów handlowych
wykorzystywanych w codziennej praktyce gospodarczej
(oferta, zamówienie klienta, dokument wydania - WZ,
faktura VAT, faktura korygujàca VAT). Wbudowane
funkcje zapewniajà tworzenie kolejnego dokumentu
w procesie sprzeda˝y z referencjà do poprzedniego,
co bardzo przyspiesza obs∏ug´ procesu oraz gwarantuje
pe∏ny wglàd w ca∏y jego przebieg.
4. Zakup
Modu∏ ten udost´pnia szereg opcji umo˝liwiajàcych
przeprowadzenie pe∏nego procesu zakupu, poczàwszy
od wystosowania zamówienia do dostawcy, na rejestracji
faktury zakupowej - lub ewentualnie korekty faktury
zakupu - skoƒczywszy. Identycznie, jak w przypadku
dokumentów sprzeda˝y, równie˝ tutaj ka˝dy nast´pny
dokument procesu tworzony jest z referencjà
do dokumentu poprzedniego.
5. Partnerzy Handlowi & CRM
Modu∏ ten s∏u˝y do zarzàdzania danymi ró˝nych partnerów
handlowych (odbiorców, dostawców, potencjalnych
klientów), z którymi przedsi´biorstwo utrzymuje kontakty.
Dodatkowo istniejà funkcje do rejestracji oraz wielowymiarowej
analizy kontaktów z poszczególnymi partnerami. Zasadniczà
cz´Êç tego modu∏u stanowià funkcje CRM wspomagajàce
zarzàdzanie relacjami z partnerami firmy. System umo˝liwia
definiowanie schematu etapów dzia∏aƒ marketingowych
obowiàzujàcych w danej firmie oraz ich rejestracj´.
Dla kierownictwa firmy przewidziano zestaw zaawansowanych
raportów pozwalajàcych na szczegó∏owà analiz´ efektywnoÊci
procesów sprzeda˝y zachodzàcych w przedsi´biorstwie.
6. Banki
Ten modu∏ obs∏uguje transakcje finansowe, takie jak
wp∏ywy i wyp∏ywy gotówkowe, czeki, p∏atnoÊci zaliczkowe,
uzgodnienia bankowe itd. Za ich pomocà mo˝na rozliczyç
p∏atnoÊci zwiàzane z fakturami nierozliczonymi, co u∏atwia
proces pobierania nale˝noÊci i regulacji zobowiàzaƒ.
Zapisy dokonane w prezentowanym module powodujà
automatycznà aktualizacj´ zapisów w Ksi´dze G∏ównej.
W module tym dost´pne sà funkcje do obs∏ugi rozrachunków
bankowych. Obejmujà one mi´dzy innymi wprowadzanie
wyciàgów bankowych do danych konta bankowego, lub import
transakcji bankowych bezpoÊrednio z pliku, a tak˝e tak zwany
Kreator uzgodnieƒ. Kreator ten mo˝e zaoszcz´dziç godziny
lub nawet miesiàce pracy ksi´gowego: po zdefiniowaniu
parametrów uzgodnieƒ, system zaproponuje odpowiedni klucz
porównania, wybrany ze wszystkich mo˝liwych opcji za pomocà
unikalnego algorytmu. W ten sposób ksi´gowi mogà zaoszcz´dziç
godziny frustrujàcej pracy zwiàzanej z szukaniem odpowiednich
wyciàgów, przeznaczonych do rozliczenia pozycji ksi´gowych.
Modu∏ ten ma tak˝e wbudowanà funkcj´ do zarzàdzania
wszystkimi danymi kart kredytowych. Na przyk∏ad pozwala
na potwierdzenie dowodu p∏atnoÊci kartà kredytowà
lub jego anulowanie.
(dokumenty PZ i WZ obs∏ugiwane sà w modu∏ach Zakupu
i Sprzeda˝y). Centralnym elementem tego modu∏u jest baza
indeksów materia∏owych symbolizujàcych poszczególne
pozycje produktowe, zorganizowana w postaci zbioru kart
zawierajàcych szereg informacji o danym produkcie (mi´dzy
innymi: nazwa, symbol SWW, jednostka miary, wymiary,
waga, konto kosztów, stawka VAT, parametry zakupu,
sprzeda˝y a nawet zdj´cie towaru). Dodatkowo modu∏ ten
udost´pnia funkcje do konstrukcji skomplikowanych
cenników pozycji towarowych zgodnie z indywidualnymi
potrzebami przedsi´biorstwa. Dost´pne sà równie˝ funkcje
do wprowadzania bilansu otwarcia dla poszczególnych
towarów oraz do przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.
7. Magazyn
W module tym zgrupowane sà funkcje zapewniajàce
realizacj´ obs∏ugi procesów gospodarki materia∏owej
zachodzàcych w firmie. System umo˝liwia zdefiniowanie
dowolnej liczby magazynów oraz rejestrowanie w nich
typowych dokumentów materia∏owych: RW, PW, MM
5
8. Produkcja
Modu∏ ten wspomaga proste procesy produkcyjne dotyczàce
g∏ównie kompletacji czy konfekcjonowania za pomocà
tzw. drzew produktu. System udost´pnia szereg funkcji
pozwalajàcych na kontrol´ otwartych zleceƒ produkcyjnych,
monitorowanie dost´pnoÊci zapasów poszczególnych
komponentów, a tak˝e na analiz´ poszczególnych drzew
produktu na wybranym poziomie.
9. Kalkulacja
FunkcjonalnoÊç tego modu∏u umo˝liwia prowadzenie
controllingu. Definiuje si´ tu centra zysku/dzia∏y w organizacji.
W planie kont mo˝na bezpoÊrednio przypisaç odpowiednie
konta przychodów lub kosztów do predefiniowanego centrum
zysków.
Na podstawie kalkulacji i doÊwiadczenia biznesowego
w prezentowanym module definiuje si´ tak˝e czynniki
kosztów, które charakteryzujà dzia∏ania biznesowe firmy.
Sà to np. obszar biznesowy, dzia∏ pracownika lub wskaênik
przychodów. W systemie kont mo˝na ∏atwo dokonaç dekretacji
na konto przychodów lub kosztów, u˝ywajàc odpowiedniego
wspó∏czynnika dekretacji.
Modu∏ ten zapewnia automatyczne tworzenie sprawozdaƒ
centrów zysku wed∏ug dziedziny lub dzia∏u. Przedstawiajà
one wszystkie centra zysków i noÊniki kosztów w formie tabeli,
u∏atwiajàc ich przeglàd i dostosowanie do indywidualnych
potrzeb. Dzi´ki zastosowanej technologii istnieje mo˝liwoÊç
6
tworzenie nowych centrów zysków i noÊników kosztów
z poziomu raportu. Zaraz po zdefiniowaniu wszystkich
czynników kosztów, system automatycznie rozlicza koszty
mi´dzy centrami zysków z ka˝dej transakcji, pozwalajàc
na uzyskanie szczegó∏owych informacji dotyczàcych kosztów!
Dost´pny jest tak˝e raport „rachunek zysków i strat” w formie
przeznaczonej dla mened˝era. Informuje on o wszystkich
centrach zysku, wszystkich przychodach i wydatkach bezpoÊrednich oraz poÊrednich - wed∏ug predefiniowanych
czynników kosztów. Mo˝liwe jest wyÊwietlanie raportu
w uj´ciu rocznym lub miesi´cznym i porównanie danych,
z danymi z poprzedniego roku.
10. Raporty
SprawozdawczoÊç to najwa˝niejszy modu∏ systemu
SAP Business One. Za jego pomocà mo˝na wygenerowaç
wszystkie rodzaje raportów: raporty dla kierownictwa, raporty
ksi´gowe, sprawozdania dotyczàce zapasów, sprawozdania
finansowe i raporty wspomagajàce proces podejmowania
decyzji. Ka˝dy raport mo˝e zostaç w prosty sposób
wyeksportowany do Microsoft Excel. Nawigacja po danych
systemowych pozwala na ich przeglàd. System raportowania
oszcz´dza cenny czas u˝ytkowników i umo˝liwia dost´p
do nowych danych i informacji.
Modu∏ ten zawiera tak˝e gotowy zbiór raportów, które
umo˝liwiajà mened˝erom firmy szybkie uzyskanie aktualnych
danych dotyczàcych wszystkich nietypowych sytuacji,
takich jak: niezap∏acone faktury, otwarte oferty cenowe
lub zamówienia itp. Link do Microsoft Word pozwala
na utworzenie zbioru listów dla ka˝dego zainteresowanego klienta.
W standardowej wersji produktu dost´pny jest tak˝e raport
„Analiza sprzeda˝y”. Umo˝liwia on analiz´ sprzeda˝y w trzech
g∏ównych wymiarach: sprzeda˝ wg klientów, sprzeda˝ wg
pozycji oraz sprzeda˝ wg przedstawicieli handlowych. W celu
uzyskania lepszego przeglàdu sytuacji mo˝liwe jest utworzenie
raportów ∏àcznych (np. towary sprzedane przez przedstawiciela,
lub towary zakupione przez klienta). Raport ten zapewnia
równie˝ automatyczne tworzenie wykresów prezentujàcych
dane graficznie. Mo˝na wyÊwietliç go na dowolnym poziomie
szczegó∏owoÊci i rozwinàç z najbardziej ogólnego poziomu
(np. sprzeda˝ wg grup klientów) do najbardziej szczegó∏owych
raportów (np. faktura konkretnego klienta).
Obok wielu innych standardowo dost´pnych raportów nale˝y
wymieniç jeszcze jeden mechanizm b´dàcy najwi´kszà zaletà
tego modu∏u. Umo˝liwia on tworzenie zapytaƒ do bazy danych
w prostym j´zyku zapytaƒ i generowanie na tej podstawie
raportów. W celu utworzenia lub skondensowania raportu
mo˝na u˝yç wszystkich danych, ze wszystkich pól.
Po utworzeniu zapytania mo˝na je zapisaç w bibliotece zapytaƒ
i wykorzystaç w póêniejszym czasie. Zapami´tane zapytania
mogà byç modyfikowane za pomocà Kreatora zapytaƒ.
Integracja zaprezentowanych powy˝ej modu∏ów sprawia,
˝e SAP Business One to ca∏oÊciowe narz´dzie umo˝liwiajàce
sprawne zarzàdzanie firmà.
PROFIL FIRMY SAP
Firma SAP, z siedzibà w niemieckiej miejscowoÊci Walldorf,
zosta∏a za∏o˝ona w 1972 roku. SAP ma za sobà 30 lat
doÊwiadczeƒ na rynku oprogramowania. Poczàtkowo
dostarcza∏a system R/2, a od 1993 roku oferuje swój flagowy
produkt, system klasy ERP, SAP R/3. W 2002 roku do grona
produktów w∏àczono rozwiàzanie dla ma∏ych i Êrednich
przedsi´biorstw - SAP® Business One. Obecnie SAP jest
najwi´kszym mi´dzynarodowym dostawcà zintegrowanych
systemów wspomagajàcych zarzàdzanie przedsi´biorstw.
SAP AG jest czwartà, co do wielkoÊci obrotów firmà na Êwiecie
produkujàcà oprogramowanie. Instalacje oprogramowania
SAP stanowià 41 % rynku aplikacji biznesowych (tyle co suma
instalacji pakietów czterech nast´pnych firm produkujàcych
tego typu oprogramowanie). SAP AG jest te˝ jednà z trzech
firm informatycznych, okreÊlanych przez analityków
Gartner Group jako jednostka na rynku informatycznym,
która b´dzie odgrywaç kluczowà rol´ tak˝e po roku 2010.
SAP jest firmà aktywnà na ca∏ym Êwiecie. èród∏em obecnej
pozycji SAP jest rynek europejski. Poza nim SAP coraz silniej
zaznacza swojà obecnoÊç w Stanach Zjednoczonych
i Kanadzie. Filie SAP zosta∏y tak˝e za∏o˝one w Azji, Australii,
Japonii i Po∏udniowej Afryce. Mi´dzynarodowego charakteru
firmy dowodzi bezpoÊrednia obecnoÊç SAP w ponad
50 krajach Êwiata.
W ciàgu ostatnich 10 lat swojej dzia∏alnoÊci SAP systematycznie
i znaczàco zwi´ksza przychody oraz zyski. Stanowi to najlepsze
zabezpieczenie interesów Klientów firmy w przysz∏oÊci.
Daje równie˝ gwarancj´ ekonomicznej stabilnoÊci firmy
oraz systematycznego rozwoju i doskonalenia produktów.
W Polsce SAP jest obecny od 1995 roku, a z rozwiàzaƒ firmy
korzysta ju˝ ponad 480 polskich przedsi´biorstw.
7
SAP Polska Sp. z o.o.
ul. Domaniewska 41
02-672 Warszawa
tel.: (022) 541 66 06
faks: (022) 541 66 07
http://www.sap.pl
e-mail: [email protected]
© 2004 SAP AG. Wszystkie prawa zastrze˝one. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, oraz inne produkty i us∏ugi SAP, jak równie˝ i loga, sà znakami handlowymi SAP AG zastrze˝onymi
w Niemczech i innych krajach. Pozosta∏e nazwy produktów i us∏ug sà znakami poszczególnych firm.