Elektroniczne zarządzanie dokumentami i sprawami

Elektroniczne
zarządzanie
dokumentami i
sprawami
Kluczowe funkcje systemu
Wspólna baza
dokumentów i spraw
Współpraca nad
dokumentami i
sprawami
Automatyczny obieg
dokumentów i spraw
UNIDOC to dostępny przez przeglądarkę internetową system informatyczny
służący do zarządzania dokumentami i sprawami w firmie. W bazie danych
systemu przechowywane są wszystkie funkcjonujące w firmie dokumenty i
sprawy. Pozwala to na łatwy dostęp zarówno do treści, jak i historii działań
prowadzonych spraw, a także na szybkie znalezienie potrzebnej informacji
według wielu kryteriów. System umożliwia również jednoczesną współpracę nad
dokumentami i sprawami prowadzoną przez wielu pracowników za pomocą list
zadań . Dzięki silnikowi workflow (przepływu pracy) istnieje możliwość graficznego
zaprojektowania ścieżek obiegu dokumentu lub sprawy, a następnie
automatyzacji obiegu informacji według zaprojektowanych ścieżek.
Rejestracja dokumentów i spraw
Konfigurowanie typów
dokumentów i spraw
Definiowanie formularzy
dokumentów i spraw
Wyszukiwanie i
filtrowanie
Raporty
System obsługuje wszystkie rodzaje dokumentów i spraw - zarówno te
napływające do firmy z zewnątrz (np. zapytania ofertowe, wnioski, zamówienia
czy reklamacje), wychodzące z firmy (np. decyzje czy oferty) oraz wewnętrzne
(np. wnioski urlopowe). Dla każdego typu dokumentu i sprawy istnieje możliwość
zaprojektowania indywidualnego formularza, który jest wypełniany podczas
klasyfikacji. Dzięki danym wprowadzonym w formularzach można później łatwo
wyszukiwać dokumenty i sprawy w rejestrach według pól zawartych w
formularzu - na przykład według kontrahenta lub daty wprowadzenia dokumentu.
Dla wszystkich danych liczbowych istnieje możliwość tworzenia raportów - na
przykład sumy wartości netto faktur kosztowych z bieżącego miesiąca.
Praca w grupie
Zlecanie i kontrola
wykonania zadań
Tworzenie historii
działań z dokumentem i
sprawą
Śledzenie losu
dokumentu i sprawy
Listy zadań umożliwiają współpracę wielu pracowników w tym samym czasie.
System umożliwia zlecanie i kontrolę wykonania zadań związanych z
dokumentami i sprawami. Informacje o nowych zadaniach napływają do
pracowników poprzez email, co zapewnia szybkie dostarczenie informacji o
konieczności wykonania danej czynności do adresata. Podczas pracy nad
dokumentem lub sprawą powstaje historia działań - na przykład wykonywanych
zadań, podłączonych załączników plikowych lub pozostawionych komentarzy.
Dzięki niej każdy może łatwo zorientować się w bieżącej sytuacji i podjąć pracę
nad dokumentem lub sprawą, a przy okazji budowana jest baza wiedzy firmy.
Istnieje także możliwość śledzenia losu dokumentu lub sprawy i otrzymywania
poprzez email informacji na temat wszystkich działań z nią związanych, co
pozwala na kontrolę sytuacji i szybką reakcję w razie potrzeby.
Automatyzacja procedur
Tworzenie graficznych
procesów obiegu
dokumentu lub sprawy
Automatyzacja
procesów biznesowych
Automatyzacja
systemów jakości ISO
Administrator systemu w graficznym narzędziu projektowania procedur tworzy
diagramy przepływu pracy (workflow), które następnie są uruchamiane w
systemie. Dzięki temu istnieje możliwość automatyzacji procesów
biznesowych oraz obiegu dokumentów i spraw. Stanowi to dużą wartość
dodaną dla firm, w których obsługa tych samych spraw odbywa się zawsze
według takiego samego schematu - na przykład firm z certyfikatem jakości ISO.
Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania
sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów. Przyczynia się to do zmniejszenia
kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości
obsługi klienta. Zwolnienie pracowników z konieczności ręcznej obsługi procesu
stwarza im możliwość skupienia się na kreatywnych zadaniach, podczas gdy
system informatyczny dba o to, aby dokument lub sprawa trafiała kolejno do
poszczególnych osób na ścieżce obiegu.
Obsługa kancelarii
Obsługa korespondencji
w postaci elektronicznej
Automatyczne
prowadzenie ksiąg
korespondencji
Kancelaria w systemie UNIDOC to miejsce obsługi wszystkich dokumentów
napływających do firmy i wychodzących z niej. Każdy dokument przychodzący
może być automatycznie pobrany z urządzenia skanującego, sklasyfikowany
przez pracowników kancelarii, a następnie puszczony w obieg po firmie w postaci
elektronicznej. Również korespondencja wychodząca redagowana przez
pracowników firmy trafia w formie elektronicznej do kancelarii, gdzie jej
pracownicy zajmują się drukiem i wysyłką. Księgi korespondencji zapewniają
chronologiczne i spójne numerowanie korespondencji.
Współpraca z pakietami biurowymi
Wyszukiwanie w treści
plików
Edycja online prosto z
przeglądarki
System w łatwy sposób integruje się z popularnymi pakietami biurowymi Microsoft Office i OpenOffice. Treść dokumentów w tych formatach jest
rozpoznawana i istnieje możliwość wyszukiwania plików według słów w nich
zawartych. Innowacyjny mechanizm edycji online zapewnia możliwość otwarcia
pliku prosto z systemu w edytorze tekstu, a następnie zapisania dokumentu w
systemie bez konieczności pobierania pliku na komputer użytkownika.
Automatyczne generowanie treści i wydruków
Szablony dokumentów
Automatyczne
generowanie treści
Szablony wydruku
Mechanizm szablonów umożliwia zdefiniowanie spójnych, jednolicie
wyglądających szablonów dokumentów firmowych, na bazie których pracownicy
tworzą później swoje dokumenty. Aktywne pola w szablonach pozwalają na
automatyczne wypełnianie elementów treści , jak na przykład dane
kontrahenta, które są pobierane z bazy kontrahentów. W podobny sposób
tworzone są szablony wydruku formularzy. Wszystkie szablony powstają w
zwykłym edytorze tekstu z pakietu biurowego.
Obsługa poczty elektronicznej
Wysyłanie poczty
elektronicznej
Wprowadzanie plików
za pomocą poczty
elektronicznej
Powiadomienia email
System umożliwia szybkie wysyłanie zawartych w nim plików za pomocą poczty
elektronicznej. Z drugiej strony istnieje możliwość łatwego wprowadzania nowych
plików do systemu ze swojej skrzynki email poprzez wysłanie ich na adres
systemu. W ten sposób do systemu mogą szybko trafiać dokumenty
otrzymywane emailem od kontrahentów.
Ponadto za pomocą poczty elektronicznej system informuje pracowników o
wszystkich ważnych wydarzeniach w systemie - o nowych zadaniach im
przydzielonych, o zakończonych zadaniach podwładnych oraz o nowych
zdarzeniach w obserwowanych dokumentach.
Zarządzanie podwładnymi
Weryfikacja czasu pracy
nad dokumentem
Panel zarządzania
podwładnymi
Dzięki listom zadań system wspiera zarządzanie podwładnymi poprzez
możliwość zlecania i kontroli wykonania przydzielonych im zadań. Dla każdego
dokumentu oblicza i prezentuje sumaryczny nakład pracy według poszczególnych
pracowników. Panel zarządzania umożliwia wgląd w bieżące zadania pracownika,
a także dostęp do historii wykonywanych przez niego zadań. Dzięki temu
przełożony może dotrzeć do zadań wykonywanych przez pracownika w
konkretnym okresie.
Dla kogo?
System jest odpowiedni dla każdej firmy, którą interesuje:
Elektroniczne archiwizowanie dokumentów
wraz z szerokimi możliwościami
wyszukiwania i dostępu do danych.
Współdzielony dostęp do dokumentów i
spraw prowadzonych w firmie - na przykład
w przypadku posiadania wielu oddziałów.
Przeniesienie zarządzania powtarzającymi
się sprawami w firmie (np. reklamacjami,
usterkami, przetargami) do systemu
informatycznego.
Elektroniczny obieg dokumentów w postaci
sformalizowanych procedur, lub
automatyzacja systemu jakości ISO.
Lepsze zarządzanie czasem pracy i
Poprawienie czasu reakcji i jakości obsługi
zadaniami wykonywanymi przez
klienta.
pracowników.
System umożliwi zarządzanie dowolnymi informacjami w firmie:
Wszelkimi dokumentami, wnioskami,
formularzami funkcjonującymi w firmie, z
możliwością definiowania ich obiegu.
Wszelkimi sprawami wewnętrznymi w firmie
- np. projektami, przetargami, szkoleniami.
Korespondencją przychodzącą i
wychodzącą, wraz z prowadzeniem ksiąg
korespondencji i możliwością definiowania
jej obiegu.
Formularzami i procedurami ISO.
Różnego rodzaju zgłoszeniami - np.
reklamacjami, usterkami.
Korzyści z wdrożenia
Zwiększenie szybkości, efektywności
działania i poprawa jakości obsługi klienta.
Wyeliminowanie dużej części błędów
ludzkich podczas wykonywania procedur
firmowych.
Zmniejszenie kosztu obsługi pojedynczego
zdarzenia.
Lepsza współpraca z podwładnymi i
optymalne wykorzystanie zasobów.
Możliwość kontroli jakości wprowadzonych
procedur i aktualizowania ich na bieżąco.
Dostęp do informacji o wszystkich sprawach
na bieżąco prowadzonych w firmie i
historycznych bez potrzeby konsultacji z
innymi pracownikami.
Natychmiastowy dostęp do dokumentów
historycznych w postaci elektronicznej.
Optymalizacja działania firmy poprzez
wprowadzenie centralnego punktu obsługi
korespondencji.
Redukcja kosztu operacyjnego poprzez
znaczne przyspieszenie prac nad
redagowaniem dokumentów przy użyciu
automatycznych szablonów.
Więcej informacji na www.unidoc.pl.