ECAS – URF – PIC - Kreatywna Europa

ECAS – URF – PIC – eForm, czyli jak złożyć wniosek?
Proces aplikacji jest niemal identyczny we wszystkich obszarach dofinansowania Programu
Kreatywna Europa – różni się jedynie treściami i załącznikami, jakie należy dostarczyć w zależności od
wybranego schematu grantowego i wnioskowanej kwoty. Wniosek o dofinansowanie (eForm) jest
generowany osobno dla każdego obszaru dofinansowania i składany jest wyłącznie drogą
elektroniczną.
Przed
wygenerowaniem formularza aplikacyjnego, należy zarejestrować się w
systemie
uwierzytelniającym Komisji Europejskiej ECAS, a następnie przy użyciu tego samego loginu i hasła
zalogować w Portalu Uczestnika (Participant Portal) i systemie URF (Unique Registration Facility).
Poniżej przedstawiamy jak to zrobić krok po kroku.
KROK 1: Rejestracja organizacji na stronie ECAS
Założone konto w bazie ECAS przy użyciu tego samego identyfikatora i hasła pozwala uzyskać dostęp
do wszelkich innych systemów Komisji Europejskich wymagających uwierzytelniania za pomocą bazy
ECAS. Kluczową informacją przy rejestracji jest adres e-mail. Zalecane jest utworzenie konta w ECAS
przy użyciu ogólnego adresu e-mail organizacji (tzw. adresu generycznego, czyli niezawierającego
danych osobowych), co umożliwi edytowanie danych instytucji w przyszłości.

przejdź na stronę Systemu Uwierzytelniania Komisji Europejskiej (ECAS):
http://bit.ly/EACEA_login

wybierz język
Rozpocznij korzystanie z serwisu od zmiany języka strony na język polski. Kliknij listę rozwijaną
w prawym górnym rogu strony i wybierz polski (pl).

wybierz domenę
Wnioskodawcy Programu Kreatywna Europa wybierają domenę zewnętrzną (ang. External).

załóż konto w ECAS
Zarejestruj się na stronie i uzupełnij indywidualne dane osoby, która będzie korzystać z ECAS. Jeśli już
wcześniej rejestrowałeś się na stronie, zaloguj się i przejdź do KROKU 2.

odbierz e-mail i potwierdź rejestrację
Po założeniu konta na stronie ECAS, otrzymasz e-mail weryfikacyjny z prośbą o potwierdzenie
rejestracji. Stworzenie loginu i hasła w systemie ECAS umożliwia zalogowanie się na Portalu
Uczestnika, gdzie można utworzyć lub odnaleźć utworzony wcześniej profil organizacji:
KROK 2: Rejestracja portalu uczestnika i systemie URF
Kolejnym krokiem poprzedzającym wypełnienie wniosku jest rejestracja instytucji/organizacji w
Portalu Uczestnika i systemie URF. W celu rejestracji w Portalu Uczestnika i systemie URF należy
wykonać następujące czynności:

wejdź na Portal Uczestnika i system URF:
http://bit.ly/ECAS_login

zaloguj się przy użyciu loginu i hasła uzyskanych w kroku 1 (ECAS)

w górnym menu kliknij na pole „ORGANISATIONS” i wybierz opcję „REGISTER”

kliknij niebieski przycisk „REGISTER ORGANISATION”, aby rozpocząć rejestrację organizacji,
albo „RESUME REGISTRATION”, aby kontynuować rozpoczętą wcześniej rejestrację

postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.
Uwaga! Przy pracy w Portalu Użytkownika i systemie URF zalecane jest używanie najnowszej wersji
przeglądarki internetowej Mozilla Firefox.
KROK 3: dodawanie dokumentów do profilu organizacji
Do profilu organizacji należy załączyć niezbędną dokumentację, potwierdzającą podane przy
rejestracji informacje. Polskojęzyczne wersje formularzy znajdują się na poniższych stronach:

formularze dotyczące statusu prawnego:
http://bit.ly/legal_entities

formularze obejmujące m.in. informacje o rachunku bankowym:
http://bit.ly/1LMDKRH
Pobrane formularze należy wypełnić, wydrukować i podpisać (podpisu dokonują osoby uprawnione
do reprezentowania danej organizacji), a następnie przesłać w formie skanu, w formacie PDF do
Portalu Użytkownika. Aby tego dokonać:

w górnym menu Portalu Użytkownika najedź na pole „ORGANISATIONS” i wybierz opcję
„MY ORGANISATIONS”

znajdź swoją organizację i kliknij czerwony przycisk „MO” po prawej stronie (kolumna
„ACTIONS”)

Przejdź do zakładki „DOCUMENTS”

Dołącz zeskanowane wersje wymaganych dokumentów swojej organizacji
modyfikacja danych:
Możesz zmienić dane po zarejestrowaniu organizacji, ale przed zweryfikowaniem danych przez
Agencję odpowiedzialną za portal. Po zweryfikowaniu profilu Twojej organizacji przez Agencję
Wykonawczą ds. Badań Naukowych (REA) odpowiedzialną za Portal, dane może modyfikować tylko
wyznaczony na etapie weryfikacji, prawny reprezentant organizacji – LEAR.
weryfikacja
danych
przez
Agencję
odpowiedzialną
za Portal
Uczestnika
Profile
organizacji
(REA), odpowiedzialną
są
weryfikowane
za funkcjonowanie
przez
Agencję Wykonawczą
Portalu
ds. Badań
Uczestnika. Po uzyskaniu
Naukowych
statusu
verified
(zweryfikowany) jedyną osobą uprawnioną do wprowadzania zmian w profilu organizacji jest
LEAR. Weryfikacja danych w Portalu Uczestnika odbywa się niezależnie od procesu składania i oceny
wniosków. Jednocześnie, na etapie przekazania dotacji na konto bankowe lidera projektu, profil
organizacji musi być uzupełniony o wymagane dokumenty i zweryfikowany przez REA. Jeśli
zamieszczone w Portalu Uczestnika dokumenty są niekompletne lub nieaktualne, wnioskodawca
otrzymuje prośbę o dokonanie uzupełnień.
KROK 4: numer identyfikacyjny – PIC
Po zakończeniu rejestracji w systemie URF, wyświetli się numer PIC (Personal Identification Code)
zarejestrowanej organizacji, a jego potwierdzenie zostanie wysłane na adres e-mail osoby
dokonującej rejestracji. Posiadanie przez organizację/instytucję numeru identyfikacyjnego PIC jest
warunkiem
koniecznym
formularza eForms.
do
złożenia
wniosku
o
dofinansowanie
za
pośrednictwem
UWAGA! Każda organizacja zaangażowana w projekt (wnioskodawcy i partnerzy) musi zarejestrować
się w Portalu Uczestnika i uzyskać Kod Identyfikacyjny Uczestnika (PIC).
KROK 5: wygeneruj formularz eForm
Wniosek o dofinansowanie – formularz elektroniczny eForm – można wygenerować ze strony:
http://bit.ly/PPMT_V2.

wybierz przycisk w dolnym lewym rogu: „CREATE NEW APPLICATIONS FOR FUNDING”

wybierz domenę zewnętrzną (External)

zaloguj się używając nazwy o hasła z KROKU 1

z rozwijanej listy wybierz Program Kreatywna Europa („CREATIVE EUROPE”) i kliknij
„SEARCH”

wybierz z listy obszar dofinansowania, z którego chcesz ubiegać się o grant

wybierz język formularza: angielski, francuski lub niemiecki i kliknij „NEXT STEP”

dodaj swój kod PIC oraz kody PIC organizacji uczestniczących w projekcie

kliknij „NEXT STEP”, a następnie „CREATE APPLICATION eFORM”

zapisz formularz eForm na dysku
Formularz eForm to aktywny PDF, na którym można pracować. Po zapisaniu wniosku będzie można
go uzupełniać i modyfikować.
KROK 5: wyślij formularz eForm
Po całkowitym wypełnieniu (należy uzupełnić wszystkie pola oznaczone gwiazdką) i sprawdzeniu
aplikacji należy ją przesłać w formie elektronicznej. W tym celu:

sprawdź połączenie z internetem – kliknij przycisk „TEST YOUR CONNECTION”
(czerwony przycisk w prawym dolnym rogu formularza)

dodaj wymagane załączniki
(w zależności od obszaru dofinansowania załączniki się od siebie różnią – opis wszystkich
wymaganych załączników znajduje się w przewodniku po danym schemacie grantowym)

sprawdź kompletność danych klikając w przycisk „VALIDATE FORM”
(niebieski przycisk w prawym dolnym rogu formularza)

wyślij formularz, klikając „SUBMIT THIS FORM”
(zielony przycisk na końcu formularza, który stanie się aktywny po wykonaniu powyższych
czynności)
Dane z wniosku zostaną przesłane na serwery Komisji Europejskiej – jest to operacja
nieodwracalna.

sprawdź numer wniosku
Otrzymany po złożeniu wniosku numer („SUBMISSION NUMBER”) zostanie wyświetlony w lewym
dolnym rogu formularza - służy identyfikacji wniosku i stanowi potwierdzenie, że został on
prawidłowo złożony.
Pomocne linki i adresy:

„Proposal Submission User Guide” („Złożenie wniosku
- przewodnik”) – ang.:
http://bit.ly/eForm_guide

W przypadku problemów lub pytań technicznych, związanych z obsługą Portalu Uczestnika
lub uzupełnianiem dokumentacji należy się skontaktować z Help Desk’iem EACEA:
[email protected] / tel. +32 229 90705