Zapytanie Ofertowe

Zapytanie Ofertowe
Poniższy dokument opisuje działania promocyjne do wykonania w projekcie: „Źródła
genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego”. Zamawiający zleca
wykonanie wszystkich materiałów i działań zgodnie z wymaganiami i wytycznymi
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa na lata 2007-2013 określonymi
na stronie projektu www.mojregion.eu. Wszystkie działania oraz materiały przed
wykonaniem powinny zostać przedstawione Zamawiającemu i być przez Niego zatwierdzone.
Czas trwania projektu do 30.06.2015 roku z możliwością wydłużenia maksymalnie o 3
miesiące. Oferent zezwala na wykorzystanie wykonanych materiałów promocyjnych
powstałych w wyniku realizacji przedmiotowego zamówienia przez Zamawiającego do celów
promocyjnych w projekcie.
Zamawiający zleca wykonanie następujących działań i materiałów:
1. Wykonanie i umieszczenie tablic informacyjnych w 3 lokalizacjach, na terenie których
projekt będzie realizowany.
Tablica informacyjna wewnętrzna ma za zadanie informować o prowadzeniu projektu
przez Zamawiającego i musi spełniać wymagania określone przez RPO WK-P oraz
Zamawiającego:
- 3 tablice wewnętrzne,
- przewidywany czas wykonania około 14 dni od podpisania umowy, ustalony
i zaakceptowany przez Zamawiającego,
- miejsce montażu w posesjach:
• Archiwum Państwowe w Toruniu – Plac Rapackiego 4, 87-100 Toruń,
• Archiwum Państwowe w Bydgoszczy – ul. Dworcowa 65, 85-009 Bydgoszcz,
• Archiwum Państwowe w Bydgoszczy – ul. Wiślana 27, 85-773 Bydgoszcz,
- wykonana z materiału umożliwiającego trwałość na czynniki atmosferyczne występujące
przez okres trwania projektu (od protokolarnego odbioru montażu tablicy aż do jej
zdemontowania w chwili zakończenia projektu),
- rozmiar zgodny z wymaganiami RPO WKP – 500 mm (szerokość) x 375 mm (wysokość),
jednostronna,
- kolorystyka zgodna z wytycznymi RPO WKP na lata 2007-2013 (kolorowa),
- tablica zostanie wykonana techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość, estetykę,
czytelność zamieszczonych informacji, wierność wykonania i odwzorowania
umieszczonych na niej elementów graficznych i wzorów oraz odpowiednią trwałość,
- tablica zostanie zamontowana wewnątrz budynku w miejscu wskazanym przez
Zamawiającego metodą umożliwiającą późniejszy demontaż,
„Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego”
Działanie: 4.2 Rozwój usług i aplikacji dla ludności
Oś priorytetowa: 4. Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 – 2013
1z8
- Wykonawca zdemontuje tablicę w chwili zakończenia projektu określoną przez
Zamawiającego (orientacyjnie 30.06.2015) i przywróci miejsce instalacji do stanu sprzed
montażu tablicy (wymagana protokolarna akceptacja Zamawiającego miejsca
po odtworzeniu),
- treść tablicy zgodna z wytycznymi dla Beneficjentów określonych w ramach RPO WK-P
2007 – 2013,
- Wykonawca wykona projekt i przedstawi do akceptacji przez Zamawiającego,
- Wykonawca wykona i zamontuje (uzyska wszelkie wymagane pozwolenia i zgody o ile
są wymagane) tablicę w miejscu wskazanym przez Zamawiającego,
- Wykonawca zapewni konserwację i udzieli gwarancji na okres użytkowania tablicy
(od protokolarnego odbioru montażu tablicy aż do jej zdemontowania w chwili
zakończenia projektu),
- wykonanie dokumentacji zdjęciowej w celu potwierdzenia wykonania i montażu (zdjęcia
zamontowanej tablicy) dołączonej do protokołu odbioru,
- zdemontowane tablice zostaną przekazane Zamawiającemu.
2. Wykonanie i zainstalowanie tablic pamiątkowych.
Tablica pamiątkowa wewnętrzna ma za zadanie upamiętniać wykonanie projektu przez
Zamawiającego i musi spełniać wymagania określone przez RPO WK-P oraz
Zamawiającego:
- 3 tablice wewnętrzne,
- przewidywany czas wykonania około 30.06.2015 roku, ustalony i zaakceptowany przez
Zamawiającego – możliwość przesunięcia o maksymalnie 3 miesiące,
- miejsce montażu w posesjach:
• Archiwum Państwowe w Toruniu – Plac Rapackiego 4, 87-100 Toruń,
• Archiwum Państwowe w Bydgoszczy – ul. Dworcowa 65, 85-009 Bydgoszcz,
• Archiwum Państwowe w Bydgoszczy – ul. Wiślana 27, 85-773 Bydgoszcz,
- wykonana z materiału umożliwiającego trwałość na czynniki atmosferyczne występujące
w pomieszczeniu biurowym przez okres min 5 lat,
- rozmiar zgodny z wymaganiami RPO WKP – 500 mm (szerokość) x 375 mm (wysokość),
jednostronna,
- kolorystyka zgodna z wytycznymi RPO WKP na lata 2007-2013 (kolorowa),
- tablica zostanie wykonana techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość, estetykę,
czytelność zamieszczonych informacji, wierność wykonania i odwzorowania
umieszczonych na niej elementów graficznych i wzorów oraz odpowiednią trwałość,
„Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego”
Działanie: 4.2 Rozwój usług i aplikacji dla ludności
Oś priorytetowa: 4. Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 – 2013
2z8
- tablica zostanie zamontowana wewnątrz budynku w miejscu wskazanym przez
Zamawiającego metodą umożliwiającą późniejszy demontaż,
- treść tablicy zgodna z wytycznymi dla Beneficjentów określonych w ramach RPO WKP
2007 – 2013,
- Wykonawca wykona projekt i przedstawi do akceptacji przez Zamawiającego,
- Wykonawca wykona i zamontuje (uzyska wszelkie wymagane pozwolenia i zgody o ile
są wymagane) tablicę w miejscu wskazanym przez Zamawiającego,
- wykonanie dokumentacji zdjęciowej w celu potwierdzenia wykonania i montażu (zdjęcia
zamontowanej tablicy) dołączonej do protokołu odbioru,
- gwarancji min. 12 m-cy na wykonane tablice i ich montaż.
3. Organizacja ogólnopolskiej konferencji podsumowywującej projekt
Konferencja ma za zadanie podsumować Projekt oraz przedstawić możliwości
technologiczne Projektu. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
- przewidywany czas wykonania około 30.06.2015 roku, ustalony i zaakceptowany przez
Zamawiającego – możliwość przesunięcia o maksymalnie 3 miesiące w zależności
od przewidywanego końca projektu,
- opracowanie scenariusza(agendy) konferencji wraz z tekstami (zaakceptowane przez
Zamawiającego),
- konferencja w Sali Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie,
ul. Rakowiecka 2D (udostępniona bezpłatnie przez Zamawiającego),
- konferencja na około 100 osób,
- przygotowanie i wykonanie zaproszeń w liczbie zapraszanych gości oraz ich rozesłanie
na min. dwa tygodnie przed ustalonym terminem (zaproszenia imienne i na okazanie,
składane, dwustronne, kolorowe, na papierze ozdobnym/wizytówkowym, z kopertą,
format DL lub C6, zaakceptowane przez Zamawiającego),
- przygotowanie prezentacji multimedialnej (scenariusz, treści, oprawa graficzna
i muzyczna oraz wykonanie) zgodnie z wytycznymi określonymi w ramach RPO WK-P
na lata 2007 – 2013, zaakceptowana przez Zamawiającego,
- przygotowanie stołu prezydialnego na min. 5 osób (znajduje się na sali),
- na sali jest zapewniona odpowiednia ilość krzeseł na wymaganą ilość uczestników
(Wykonawca przygotuje odpowiednie ustawienie),
- na sali znajduje się odpowiednia aparatura nagłaśniająca z możliwością podłączenia
wymaganego sprzętu,
- na sali dostępne są dwa mikrofony bezprzewodowe i jeden na stole prezydialnym,
„Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego”
Działanie: 4.2 Rozwój usług i aplikacji dla ludności
Oś priorytetowa: 4. Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 – 2013
3z8
- na sali znajduje się laptop, projektor multimedialny oraz ekran do wyświetlania
prezentacji i plików multimedialnych (możliwość odtwarzania plików w formacie PPT,
ODP, PDF, DOC, ODT, AVI, MPG),
- zapewnienie cateringu (kawa, herbata, zimne napoje, ciastka, zimne przekąski,
plastikowe kubeczki itp.) na stole prezydialnym oraz dla zaproszonych gości w postaci
„szwedzkiego stołu”.
- zapewnienie odpowiedniego oznakowania sali (materiałami nt projektu),
- przygotowanie artykułu (ze zdjęciami) z konferencji do umieszczenia na stronie
internetowej (zaakceptowane przez Zamawiającego) w formacie edytowalnym –
do 4 dni roboczych od daty konferencji,
- poinformowanie o konferencji mediów,
- zapewnienie odpowiednich warunków technicznych potrzebnych do realizacji
przyjętego scenariusza konferencji.
4. Wykonanie plakietek informacyjnych na kupowany sprzęt
Wykonawca wykona plakietki (naklejki) informacyjne na kupowany sprzęt zgodny
z wymaganiami:
- przewidywany czas wykonania do 30.06.2014,
- ilość - 100 szt.
- kolorowe plakietki wykonane zgodnie z wytycznymi RPO WK-P na lata 2007 – 2013,
- wymiary 60 mm x 45 mm (zgodnie z wytycznymi RPO WK-P),
- wykonane z materiału umożliwiającego trwałe oznaczenie nabytego sprzętu w projekcie
z kolorowymi napisami i logami zgodnymi z wytycznymi RPO WK-P,
- materiał plakietki jak i technologia nadruku powinny być odporne na działanie czynników
zewnętrznych występujących w pomieszczeniach zamkniętych (tj. np. światło, kurz, lekkie
zarysowania, zmoczenie wodą itp.),
- plakietki powinny posiadać możliwość przytwierdzenia ich do powierzchni plastikowych
i metalowych pokrytych farbą, powinny być trudno usuwalne po przytwierdzeniu
uniemożliwiając ich zerwania/zdrapanie i powrót do pierwotnego koloru obudowy
oznakowanego urządzenia,
- przytwierdzenie ich do sprzętu nie powinno powodować utraty jego gwarancji,
- projekt plakietki musi zostać zatwierdzony przez Zamawiającego,
- gwarancja min. 12 m-cy,
- Wykonawca zezwoli na oznakowanie wykonanymi plakietkami całego sprzętu
zakupionego w projekcie.
„Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego”
Działanie: 4.2 Rozwój usług i aplikacji dla ludności
Oś priorytetowa: 4. Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 – 2013
4z8
5. Wykonanie ulotek informujących o projekcie
Wykonawca zaprojektuje i wykona ulotki reklamujące/przedstawiające Projekt zgodnie
z wymaganiami:
- Wykonawca zaprojektuje i wykona ulotki reklamujące Projekt po akceptacji
Zamawiającego,
- przewidywany czas wykonania około 2 dni od chwili podpisania umowy,
- rozmiar A5,
- ilość 500 szt.,
- wydruk kolorowy,
- ulotka jednostronna,
- ulotki wykonane zgodnie z wytycznymi określonymi w ramach RPO WK-P na lata 2007 –
2013,
- ulotki zostaną wykonane techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość, estetykę,
czytelność zamieszczonych informacji, wierność wykonania i odwzorowania
umieszczonych na niej elementów graficznych i wzorów oraz odpowiednią trwałość,
- Wykonawca zezwoli na wykorzystanie ulotek do wszelkich działań promocyjnych
projektu.
6. Wykonanie folderów reklamujących projekt
Wykonawca zaprojektuje i wykona foldery reklamujące Projekt zgodnie z wymaganiami:
- Wykonawca zaprojektuje i wykona foldery reklamujące/przedstawiające Projekt
po akceptacji Zamawiającego,
- przewidywany czas wykonania – na konferencje podsumowywującą projekt,
- rozmiar M65 (100 x 210 mm) – trójstronicowe, składane,
- ilość 500 szt.,
- wydruk kolorowy,
- foldery wykonane zgodnie z wytycznymi określonymi w ramach RPO WK-P na lata 2007 –
2013,
- foldery zostaną wykonane techniką pozwalającą uzyskać wysoką jakość, estetykę,
czytelność zamieszczonych informacji, wierność wykonania i odwzorowania
umieszczonych na niej elementów graficznych i wzorów oraz odpowiednią trwałość,
- Wykonawca zezwoli na wykorzystanie folderów do wszelkich działań promocyjnych
projektu.
„Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego”
Działanie: 4.2 Rozwój usług i aplikacji dla ludności
Oś priorytetowa: 4. Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 – 2013
5z8
7. Przygotowanie i emisja informacji prasowych i telewizyjnych
Wykonawca zaprojektuje ogłoszenie prasowe i telewizyjne reklamujące/informujące
o Projekcie oraz zapewni ich emisję wg następujących wymagań:
- Wykonawca zaprojektuje i wykona ogłoszenie prasowe reklamujące/informujące
o Projekcie zgodnie z wytycznymi RPO WK-P na lata 2007 – 2013,
- ogłoszenie prasowe min. 15cm x 10cm wykonane w kolorze,
- Wykonawca zaprojektuje i wykona ogłoszenie telewizyjne reklamujące/informujące
o Projekcie zgodnie z wytycznymi RPO WK-P na lata 2007 – 2013,
- ogłoszenie telewizyjne z informacją o projekcie i jego finansowaniu, min. 7 sekundowe
wykonane w kolorze z możliwą animacją i/lub pokazem zdjęć itp. oraz podkładem
muzycznym i/lub komentarzem słownym,
- Wykonawca uzyska akceptację Zamawiającego projektu i wykonania ogłoszeń,
- Wykonawca zamieści wykonane ogłoszenia w lokalnej gazecie i telewizji (o min. zasięgu
województwa Kujawsko-Pomorskiego) i przedstawi plan emisji Zamawiającemu
do akceptacji,
- czas emisji ogłoszeń od 01.06.2014 do 30.06.2015
- Wykonawca zamieści ogłoszenie prasowe w trzech wydaniach gazety (w trzech różnych
dniach uzgodnionych z Zamawiającym) – koszt ogłoszeń Wykonawca uwzględni
w ofercie,
- Wykonawca wyemituje ogłoszenie telewizyjne w telewizji trzy razy (w trzech różnych
dniach uzgodnionych z Zamawiającym) – koszt ogłoszeń Wykonawca uwzględni
w ofercie,
- ogłoszenie prasowe zamieszczone na początkowych lub środkowych stronach gazety.
- emisja ogłoszeń telewizyjnych w popołudniowym czasie emisyjnym (od godz. 16.00
do 21.00),
- Wykonawca dostarczy Zamawiającemu po jednym egzemplarzu gazety z zamieszczonym
ogłoszeniem z każdego wydania – koszt Wykonawca uwzględni w ofercie,
- Wykonawca wykona nagranie każdej emisji spotu telewizyjnego tak aby była możliwość
weryfikacji daty emisji (np. poprzez nagranie części programu występującego po lubprzed
blokiem reklamowym /musi być zachowana ciągłość/, w którym jest wyświetlana lub
przedstawiana data emisji). Nagrany film dostarczy na nośniku optycznym (płyta
CD/DVD) w formacie pozwalającym na odtworzenie na komputerze bez instalacji
płatnych programów/kodeków do odtworzenia;
- Wykonawca przekaże przygotowane ogłoszenia Zamawiającemu w formie (źródła)
umożliwiającej późniejszą dodatkową emisję w mediach (dodatkowe ogłoszenia prasowe
i telewizyjne),
„Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego”
Działanie: 4.2 Rozwój usług i aplikacji dla ludności
Oś priorytetowa: 4. Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 – 2013
6z8
- Wykonawca udzieli Zamawiającemu zgody na możliwą, dodatkową, nieograniczoną ilość
emisji wykonanych ogłoszeń prasowych i telewizyjnych.
8. Organizacja konferencji dla środowisk genealogicznych.
Konferencja ma na celu nawiązania ścisłej współpracy ze środowiskiem genealogicznym
w ramach projektu, w tym zachęcenia go do aktywnego zaangażowania się w niektóre
aspekty projektu /indeksacja/. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
- przewidywany czas wykonania 27.05.2014 roku,
- opracowanie scenariusza konferencji wraz z tekstami we współpracy z Zamawiającym
(zaakceptowane przez Zamawiającego),
- konferencja na maksymalnie 50 osób,
- przewidywany czas trwania konferencji maksymalnie 4h (+1h możliwość przedłużenia)
bez czasu technicznego potrzebnego na „przygotowanie” sali (przed i po konferencji),
- zapewnienie odpowiedniej sali na wskazaną ilość miejsc w Toruniu (sala
z odpowiednią infrastrukturą konferencyjną),
- przygotowanie i wykonanie zaproszeń w liczbie zapraszanych gości oraz ich rozesłanie
na min. tydzień przed ustalonym terminem (zaproszenia imienne i na okazanie,
składane, dwustronne, kolorowe, na papierze ozdobnym/wizytówkowym, z kopertą,
format DL lub C6, zaakceptowane przez Zamawiającego),
- przygotowanie prezentacji multimedialnej (scenariusz, treści, oprawa graficzna
i muzyczna oraz wykonanie) zgodnie z wytycznymi określonymi w ramach RPO WK-P
na lata 2007 – 2013, zaakceptowaną przez Zamawiającego,
- zapewnienie stołu prezydialnego na min. 5 osób,
- zapewnienie cateringu (kawa, herbata, zimne napoje, ciastka, zimne przekąski,
plastikowe kubeczki itp.) na stole prezydialnym oraz dla zaproszonych gości w postaci
„szwedzkiego stołu”.
- zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia sali (w tym min. dwa mikrofony
bezprzewodowe i jeden na stole prezydialnym),
- zapewnienie laptopa (możliwość odtwarzania plików w formacie PPT, ODP, PDF, DOC,
ODT, AVI, MPG), projektora multimedialnego oraz ekranu do wyświetlenia prezentacji
multimedialnej oraz innych materiałów reklamowych projektu,
- zapewnienie odpowiedniego oznakowania sali (materiałami nt projektu),
- przygotowanie artykułu (ze zdjęciami) z konferencji do umieszczenia na stronie
internetowej (zaakceptowane przez Zamawiającego) w formacie edytowalnym – do 4
dni roboczych od daty konferencji,
„Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego”
Działanie: 4.2 Rozwój usług i aplikacji dla ludności
Oś priorytetowa: 4. Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 – 2013
7z8
- zapewnienie odpowiednich warunków technicznych potrzebnych do realizacji
przyjętego scenariusza konferencji.
UWAGA: Wszystkie działania promocyjne powinny być zgodne z wytycznymi określonymi
w ramach RPO WK-P na lata 2007 – 2013 (http://www.mojregion.eu/regionalny-programoperacyjny-wojewodztwa-kujawsko-pomorskiego/promocja/oznakowanie-projektu.html).
W przypadku wykrycia rozbieżności pomiędzy wytycznymi RPO a specyfikacją zamówienia
Wykonawca zgłosi ten fakt Zamawiającemu i otrzyma od Niego ostateczne wytyczne co do
zgłoszonego problemu.
„Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego”
Działanie: 4.2 Rozwój usług i aplikacji dla ludności
Oś priorytetowa: 4. Rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 – 2013
8z8