SENTE CRM
Transkrypt
SENTE CRM
Prezentacja programu SENTE CRM efektywne zarządzanie wiedzą i kontaktami z otoczeniem Tworzymy dla Ciebie SENTE Systemy Informatyczne Sp. z o.o. ul. Kościuszki 142 A 50-008 Wrocław tel. 071 78 47 900 e-mail: [email protected] http://www.sente.pl/ Infolinia handlowa: 0 801 077 778 Program SENTE CRM umoĪliwia efektywne zarządzanie kontaktami z okreĞlonym podmiotem. Podmioty bĊdące firmami mogą mieü z klientem oraz wiedzą o nim, wspomagając pracĊ zespoáów sprzedaĪy zarejestrowanych wiele osób. W przypadku podmiotów bĊdących i marketingu, dziĊki osobami fizycznymi z jednym podmiotem moĪe byü związana tylko efektywne jedna osoba, a czĊĞü danych jest wspólna i automatycznie aktualizuje czyniąc ją efektywniejszą i skuteczniejszą usystematyzowaniu i zorganizowaniu. Program zapewnia gromadzenie i przetwarzanie danych klientów oraz innych firm siĊ miĊdzy kartoteką podmiotów i osób. z otoczenia firmy. KaĪda osoba moĪe byü opisana przez: personalia - imiĊ, nazwisko, páeü, uwagi x EWIDENCJA DANYCH I ZDARZEē dane sáuĪbowe - podmiot, stanowisko, dziaá, zawód, x wyksztaácenie, zwierzchnik oraz sáuĪbowe dane kontaktowe dane prywatne - adres zamieszkania oraz dane kontaktowe x Podmioty System umoĪliwia ewidencjĊ podmiotów, czyli kontrahentów naleĪących do otoczenia firmy. MoĪna ich grupowaü w oddzielne bazy (klientów, dostawców, potencjalnych klientów, itp.). Lista baz jest definiowalna, a kryterium grupowania moĪe byü dowolne. Podmioty mogą byü zarówno dane osobiste - urodziny, imieniny, rocznice, rodzina, x hobby, zainteresowania, itp. Kontakty osobami prawnymi jak i osobami fizycznymi. Kartoteka podmiotów jest Program ewidencjonuje kontakty - zdarzenia polegające na przepáywie poáączona z kartoteką klientów, dostawców, itp., gdy podmiot jest informacji odpowiednio klientem, dostawcą, itp. (telefony, maile, faksy, spotkania, itp). Kontakt dotyczy okreĞlonego Zmiana wspólnych danych pomiĊdzy podmiotem, a pracownikiem naszej firmy podmiotu lub osoby. Kontakt moĪe byü powiązany z poprzedzającym go dokonywana jest jednoczeĞnie w obu kartotekach. zadaniem oraz moĪliwoĞü zakwalifikowany doáączenia do do kaĪdego okreĞlonej sprawy. Istnieje kontaktu zarówno zadaĔ, dokumentów jak i notatek. Kontakt moĪe zostaü zarejestrowany rĊcznie lub automatycznie poprzez przeciągniĊcie wiadomoĞci z programu pocztowego. Kontakt moĪna wysáaü e-mailem do dowolnego adresata, moĪna takĪe wysáaü do wybranego operatora powiadomienie o przeprowadzonym kontakcie. Korespondencja Program umoĪliwia generowanie, ewidencjĊ i wysyáanie korespondencji, nie jest jednak w peáni funkcjonalnym klientem poczty elektronicznej. MoĪliwy jest import pojedynczych wiadomoĞci z programu Outlook Express poprzez przeciągniĊcie i upuszczenie wiadomoĞci na tabeli lub na drzewie folderów. Program przechowuje takĪe plik .eml KaĪdy podmiot moĪe byü opisany przez: dane x podstawowe przynaleĪnoĞü do - bazy, w postaci pierwotnej. Rekord korespondencji moĪe byü skojarzony czyli status, informacje nazwa, dane takie jak: adresowe, kontaktowe, biznesowe, uwagi, itp. Wysyáanie korespondencji moĪe siĊ odbywaü bezpoĞrednio poprzez serwer SMTP lub poĞrednio poprzez klienta pocztowego. W drugim dane specyficzne - czyli informacje zawarte w kartotece x z kontaktem. wariancie wysáana korespondencja jest automatycznie stowarzyszonej (dane klienta, dostawcy itp.). Informacje te zaleĪą ewidencjonowana w kliencie poczty (elementy wysáane). od bazy, do której naleĪy podmiot. Zmiana tych danych, powoduje Moduá korespondencji wykorzystywany jest gáównie do generowania ich automatyczną aktualizacjĊ w kartotece stowarzyszonej. wiadomoĞci dane x pozostaáe - czyli adres korespondencyjny, uprawnienia oraz przynaleĪnoĞü do programów lojalnoĞciowych. klienta. dane dodatkowe - zestaw pól informacyjnych w peáni x automatycznych, np. w skutek realizacji akcji marketingowej (korespondencja seryjna), lub np. realizacji zamówienia UmoĪliwia równieĪ rĊczne redagowanie wiadomoĞci wychodzących, z wykorzystaniem definiowalnych szablonów. konfigurowalny podczas wdroĪenia programu, w zakresie kaĪdej bazy osobno. Mechanizm umoĪliwia przechowywanie danych zmiennych w czasie (np. zatrudnienie za rok 2001, 2002, itp.). Dane dodatkowe mogą byü dowolnego typu. historiĊ zmian - ewidencja zmian w danych podmiotu lub x w danych kartoteki stowarzyszonej. Podczas wdroĪenia ustala siĊ, które pola mają byü rejestrowane w historii zmian. ewidencjonuje wykonania przez pracownika firmy. Sposób realizacji zadania zaleĪy od jego definicji. Zadanie musi byü przypisane do operatora, który jest jego wykonawcą, Zadanie moĪe byü terminowe lub bezterminowe, przy czym zadanie terminowe dotyczy okreĞlonej godziny lub przedziaáu czasu. Zadanie pracowników firm zarejestrowanych jako podmioty, z którymi utrzymujemy kontakt. KaĪda osoba jest powiązana SENTE CRM W systemie moĪna rejestrowaü zadania - czynnoĞci przeznaczone do ale nie musi mieü przypisanej osoby czy podmiotu, którego dotyczy. Osoby System Zadania 2 moĪe byü dowiązane do poprzedzającego go kontaktu oraz zakwalifikowane do okreĞlonej sprawy. Wszystkie zadania mogą byü Notatki to dowolne informacje doáączane do ewidencji CRM. KaĪda powiązane z kontaktami, dokumentami jak i notatkami, które ich notatka musi byü związana z podmiotem lub osobą. Notatka moĪe byü dotyczą. takĪe skojarzona z konkretnym kontaktem, zadaniem lub sprawą. Wykonywanie zadania odbywa siĊ wg scenariusza okreĞlonego w definicji zadania. Scenariusz wykonania moĪe Dokumenty powodowaü (wymuszaü): Program potrafi ewidencjonowaü róĪnego rodzaju dokumenty, jakimi x zarejestrowanie kontaktu operuje siĊ w firmie. Mogą to byü dokumenty nastĊpujących klas: x wygenerowanie korespondencji x x zmianĊ statusu podmiotu x zarejestrowanie operacji programu lojalnoĞciowego firmowe - dokumenty dotyczące ogólnych spraw firmy, nie przypisane do konkretnych podmiotów ani operatorów prywatne - prywatne dokumenty bieĪącego operatora, x Po wykonaniu zadania otrzymuje ono znacznik, Īe zostaáo wykonane. niedostĊpne dla innych operatorów podmiotów x Kalendarz zadaĔ - dokumenty pochodzące od róĪnych podmiotów lub wysyáane do nich Dokument opisany jest fiszką oraz plikiem zewnĊtrznym zaáączonymi do dokumentu. Program sam zarządza organizacją plików na dysku. Pliki mogą byü przechowywane w okreĞlonym katalogu w sieci lokalnej lub skáadowane na serwerze ftp. Wszystkie dokumenty pogrupowane są w segregatory, które tworzą strukturĊ hierarchiczną. Drzewo segregatorów wygląda inaczej dla kaĪdej klasy dokumentów, a w przypadku dokumentów podmiotów inaczej dla kaĪdej bazy podmiotów. Drzewo segregatorów moĪna importowaü ze struktury katalogów na dysku. Istnieje takĪe moĪliwoĞü zbiorczego importu dokumentów z plików dyskowych. Dokument moĪna zaáoĪyü rĊcznie lub poprzez przeciągniĊcie pliku na tabelĊ dokumentów lub drzewo segregatorów. Aby zaáoĪyü nowy dokument, naleĪy: x zaáoĪyü i wypeániü fiszkĊ dokumentu; x podáączyü istniejący plik dokumentu lub zaáoĪyü nowy. Zawarty w programie kalendarz przedstawia zadania w ukáadzie Podczas redagowania dokumentu plik dokumentu kopiowany jest dziennym, tygodniowym lub miesiĊcznym, w zaleĪnoĞci od wybranej do katalogu tymczasowego i uruchamiana jest aplikacja zewnĊtrzna zakáadki kalendarza. Filtracja umoĪliwia pokazanie w kalendarzu zadaĔ (np. MS Word), w której dokument jest redagowany. Program Ğledzi dla wszystkich operatorów lub tylko dla wybranego. aktywnoĞü aplikacji redagującej i po wykryciu jej zamkniĊcia pyta Kolor zadania w kalendarzu pokazuje jego status: uĪytkownika, czy zapisaü zmiany w redagowanym dokumencie. x biaáy - zadanie do wykonania Operator moĪe takĪe rĊcznie zdecydowaü o zakoĔczeniu Ğledzenia x czerwony - zadanie do wykonania bĊdące po terminie aplikacji x zielony - zadanie wykonane dokumentów. Ikona tego okna pojawia siĊ w pasku zadaĔ. Aplikacje, redagującej poprzez okno monitora redagowanych którymi moĪna redagowaü dokumenty, muszą byü zainstalowane Notatki w systemie, a formaty plików powinny byü zarejestrowane w programie CRM. Sprawy/Kontrakty Ewidencja kontaktów, zadaĔ, dokumentów i notatek moĪe byü grupowana ze wzglĊdu na sprawy, których dotyczą. W ten sposób operator moĪe przeĞledziü historiĊ dziaáaĔ z danym podmiotem w okreĞlonej sprawie, co umoĪliwia mu kontrole postĊpu prac. Operator moĪe áatwo kontrolowaü postĊpy prac. Sprawy dzielą siĊ na: potencjalne, wykonywane i zamkniĊte. Dodatkowo kaĪda z tych grup moĪe siĊ skáadaü z jednej lub wielu faz definiowanych przez uĪytkownika. KaĪda sprawa posiada swojego opiekuna (operator), lecz nie musi byü powiązana z podmiotem lub osobą (sprawy wewnĊtrzne) Sprawy moĪna dodatkowo opatrzyü informacjami finansowymi, co umoĪliwia sporządzanie analiz typu „lejek sprzedaĪy”. Dodatkowo odpowiednie typy spraw moĪna áączyü z dokumentami magazynowymi, sprzedaĪy i zakupu, oraz z ofertami, co umoĪliwia porównywanie kosztów realizacji projektu z wartoĞciami zaplanowanymi. SENTE CRM 3 Rezerwacja zasobów z bieĪącym podmiotem. Zakres danych widocznych na pulpicie podmiotu moĪe byü skonfigurowany wedáug wymagaĔ uĪytkownika, i jest zaleĪny od bazy podmiotu (klient, dostawca, partner, itp.). Mechanizm ten pozwala na szybkie dotarcie do peánej informacji o wybranym podmiocie. MARKETING Akcje marketingowe Program wspiera wykonywanie akcji marketingowych, które sáuĪą do przeprowadzania operacji (zadaĔ) zbiorczo wzglĊdem wielu róĪnych podmiotów. Akcja marketingowa moĪe siĊ znajdowaü w jednym z trzech stanów: x otwarta - akcja jest w trakcie kompletacji listy podmiotów, których bĊdzie dotyczyü Moduá rezerwacji zasobów sáuĪy do ewidencji rezerwacji i blokady na x okreĞlony czas na dowolnie zdefiniowane zasoby firmowe. Rezerwacje są prezentowane na specjalnym grafiku w ukáadzie dziennym, tygodniowym lub miesiĊcznym. Kolor rezerwacji w grafiku pokazuje jej status: zielone paski - sygnalizacja rezerwacji, a nie blokady. x Rezerwacje na ten sam zasób mogą nachodziü na siebie czasowo zielony - blokada. Blokady na ten sam zasób nie mogą x nachodziü na siebie czasowo. JeĞli minie dzieĔ i godzina blokady to kolor przechodzi automatycznie na czerwony Īóáty – blokada/zapotrzebowanie w realizacji, zasób zostaá x biaáy – blokada/rezerwacja zostaáa zamkniĊta, a zasób zwrócony do firmy Jeden wpis rezerwacji moĪe rezerwowaü jednoczeĞnie kilka zasobów. W tym przypadku kolejne zasoby są doáączane do rezerwacji w oknie edycyjnym rezerwacji. Zasoby mogą byü grupowane w rodzaje i grupy. Lista zasobów moĪe planowaü wszystkie zasoby techniczne firmy, w tym zasoby akcja jest w trakcie wykonywania zamkniĊta - akcja zostaáa zakoĔczona. Definiując akcjĊ marketingową naleĪy okreĞliü scenariusz zadania, wedáug którego ma siĊ odbywaü oraz przypisaü do niej listĊ podmiotów. Przypisanie podmiotów do akcji marketingowej polega na wybraniu i uruchomieniu dowolnej analizy SQL zwracającej w wyniku listĊ interesujących nas podmiotów lub osób. Wykonywanie akcji marketingowej polega na wykonaniu wybranego scenariusza zadania dla wszystkich przypisanych podmiotów. Analizy Program pozwala tworzyü dowolne analizy, których algorytmy moĪna zapisaü przy pomocy jĊzyka SQL. Do kaĪdej analizy moĪna zdefiniowaü listĊ parametrów, jakie podaje operator przed jej uruchomieniem. Wynik analizy moĪe byü nie tylko przeglądany i drukowany, ale takĪe wykorzystany jako lista podmiotów do tworzonej akcji marketingowej. byü zsynchronizowana z kartotekami innymi w systemie, np. kartoteką pracowników czy maszyn. DziĊki temu w jednym interfejsie moĪna - siĊ na liĞcie x pobrany przez operatora rezerwującego x wykonywana skojarzonego z nią zadania wzglĊdem podmiotów, znajdujących Programy lojalnoĞciowe Program lojalnoĞciowy polega na gromadzeniu punktów przez podmioty produkcyjne. na specjalnych kontach punktowych. Program SENTE CRM prowadzi Interfejs kont oraz umoĪliwia wymianĊ punktów na nagrody poprzez ewidencjĊ i Ğcisáą ewidencjĊ operacji na kontach punktowych, udostĊpnia salda Program umoĪliwia przeglądanie wszystkich kartotek zbiorczo, wedáug dowolnie naáoĪonych filtrów, oraz z poziomu tzw. pulpitu podmiotu, na którym wszystkie kartoteki ograniczone są do danych związanych SENTE CRM realizacjĊ zamówieĔ na nagrody. Aby przygotowaü do pracy moduá programów lojalnoĞciowych, naleĪy zdefiniowaü: x 4 program x typy punktów dostĊpne w programie x listĊ operacji naliczających lub rozliczających punkty x listĊ nagród x zbiorcze wystawianie faktur sprzedaĪy i zakupu wg podanych na zleceniu stawek záotówkowych lub walutowych INTEGRACJA Praca programu w ramach pakietu SENTE eSystem Program SENTE CRM jest czĊĞcią zintegrowane systemu marki SENTE wspomagającego zarządzanie przedsiĊbiorstwem. Program wspóápracuje z innymi programami wchodzącymi w skáad pakietu. Są to miĊdzy innymi: SENTE SprzedaĪ i Dystrybucja – obsáuga zamówieĔ x i sprzedaĪy, gospodarki magazynowej i zaopatrzenia SENTE Finanse i KsiĊgowoĞü – ksiĊgowoĞü, ewidencja x VAT, rozrachunki SENTE Kasa i Bank – obsáuga stanowisk kasowych x Podmioty moĪna przypisywaü do jednego lub wiĊcej programów. Rejestrowanie operacji programu powoduje automatyczną aktualizacjĊ salda punktowego. Program umoĪliwia szybki wgląd w aktualne saldo i rachunków bankowych SENTE eCommerce – obsáuga witryny handlowej x w internecie punktowe wybranego podmiotu. Punkty mogą byü takĪe naliczane Wszystkie programy pakietu SENTE eSystem pracują na jednej bazie zbiorczo (automatycznie) przy pomocy akcji marketingowych danych, te same kartoteki wykorzystywane w róĪnych systemach są i odpowiednio zdefiniowanego zadania, które rejestruje operacjĊ wspólne (takie jak: klienci, dostawcy, pracownicy, itd.), wiĊc informacja naliczenia punktów. Wspóápraca z systemem sprzedaĪy pozwala wprowadzona do kartotek w jednym programie, jest od razu widoczna automatycznie przyznawaü punkty za sprzedaĪ udokumentowaną w pozostaáych. fakturami. W mechanizmie analiz mogą byü wykorzystywane wszystkie dane Program umoĪliwia operowanie na zamówieniach opisujących wymianĊ zawarte w caáym systemie SENTE eSystem, nie tylko w samym punktów na nagrody. ZáoĪone i realizowane zamówienia automatycznie programie SENTE CRM. zdejmują punkty z konta punktowego. Integracja SENTE CRM z systemem sprzedaĪy SERWIS I TRANSPORT Podczas przeglądania danych podmiotu na pulpicie podmiotu istnieje Program umoĪliwia ewidencjĊ umów serwisowych zawieranych moĪliwoĞü szybkiego wglądu w faktury, zamówienia i naleĪnoĞci klienta, z klientami a takĪe rejestracjĊ i obsáugĊ zgáoszeĔ serwisowych oraz ewidencjonowane zleceĔ transportowo-spedycyjnych. Wspóápraca z systemem sprzedaĪy pozwala takĪe automatycznie przyznawaü Umowy serwisowe w punkty programie w SENTE programach SprzedaĪ i Dystrybucja. lojalnoĞciowych za sprzedaĪ udokumentowaną fakturami. Program ewidencjonuje zawierane umowy serwisowe, na których, oprócz okresu waĪnoĞci umowy, abonamentu czy serwisowanego Programu wspóápracuje równieĪ z aplikacją SENTE eCRM, która sprzĊtu, okreĞlone mogą byü cenniki Ğwiadczonych usáug i lokalizacje pozwala na efektywne zarządzanie kontaktami z klientem oraz wiedzą o klienta objĊte daną umową. Z poziomu umów serwisowych moĪliwe jest nim za poĞrednictwem przeglądarki internetowej. Program wspomaga pracĊ zespoáów sprzedaĪy terenowej i aktywnego marketingu, czyniąc przeglądanie, przypisanych do nich, zgáoszeĔ serwisowych. ją efektywniejszą i skuteczniejszą dziĊki usystematyzowaniu i staáej dostĊpnoĞci do aktualnej wiedzy. Program zapewnia efektywne Zgáoszenia serwisowe Program umoĪliwia zapisywanie oraz operowanie na zgáoszeniach serwisowych. Do kaĪdego zgáoszenia przypisany jest typ i status. Wykonanie operacji na zgáoszeniu moĪe spowodowaü zmianĊ statusu, nadanie symbolu lub teĪ wystawienie faktury na podstawie wykonanych i przypisanych do zgáoszenia czynnoĞci. otoczenia. Standardowo dostĊpne są nastĊpujące funkcje eCRM: - kartoteka podmiotów CRM - kartoteka osób CRM - kontakty i zadania - wgląd w stany magazynowe i cenniki Zlecenia transportowo-spedycyjne Program umoĪliwia ewidencjĊ zleceĔ transportowo-spedycyjnych, a w szczególnoĞci: x ewidencjĊ zleceniodawcy, zleceniobiorcy, áadunku itp. x definiowanie punktów zaáadunkowo-rozáadunkowych i wg nich generowanie trasy przejazdu SENTE CRM gromadzenie i przetwarzanie danych klientów oraz innych firm z - wgląd w zamówienia, tworzenie i modyfikowanie zamówieĔ, faktury i páatnoĞci klienta Integracja SENTE CRM z innymi programami W sytuacjach, kiedy program CRM nie jest zintegrowany z systemem sprzedaĪy czy finansowo – ksiĊgowym pakietu SENTE eSystem, istnieje 5 moĪliwoĞü áatwej i szybkiej integracji z innymi programami dziaáającymi x kontakty w firmie. Uniwersalny mechanizm dostĊpu do róĪnych formatów baz x sprawy danych, intuicyjny interfejs definiowania reguá replikacji danych x zadania umoĪliwia zastosowanie mechanizmów wymiany danych pomiĊdzy systemem CRM a innym programem, nawet opartym o technologie DOS. Mechanizm ten umoĪliwia równieĪ bezpoĞredni wgląd w dane zawarte w innych bazach danych, z poziomu interfejsu programu SENTE CRM. Wówczas nie zachodzi kopiowanie danych, lecz operator ma moĪliwoĞü bezpoĞredniej pracy na danych pochodzących z innych programów. Za pomocą mechanizmu analiz moĪe poddawaü obróbce dane umieszczone w zewnĊtrznych systemach sprzedaĪy czy ksiĊgowych, korzystając z moĪliwoĞci analiz definiowalnych na danych, które do tej pory nie miaáy moĪliwoĞci analiz SQL. Integracja z programem Outlook Express Program umoĪliwia import wiadomoĞci e-mail poprzez przeciągniĊcie jej z programu pocztowego. Podczas importu program potrafi zapisaü zaáączniki wiadomoĞci jak i dokumenty. Program ma takĪe moĪliwoĞü generowania korespondencji i wysyáania jej poprzez program pocztowy. Pojawiają siĊ one w folderze "elementy wysáane" programu Outlook Express. DostĊpne są równieĪ mechanizmy automatycznego importu wiadomoĞci przychodzących do firmy z serwera pocztowego bezpoĞrednio do kartotek korespondencji i kontaktów, z identyfikacja automatyczną nadawcy, sprawy itp. DziĊki temu moĪliwe jest zrezygnowanie z uĪywania z tradycyjnych programów pocztowych i utrzymywanie peánej informacji w jednym Ğrodowisku pracy. Technologia drag & drop Przenoszenie dokumentów oraz korespondencji miĊdzy programem CRM a innymi programami moĪe siĊ odbywaü poprzez ich przeciągniĊcie i upuszczenie, co znacznie uáatwia pracĊ. Technologia drag & drop dotyczy: importu x kontaktów i korespondencji z programu pocztowego x importu dokumentów z plików zewnĊtrznych x eksportu dokumentów do plików zewnĊtrznych x przenoszenia fiszek dokumentów do innych segregatorów x przenoszenia korespondencji do innych folderów BEZPIECZEēSTWO System ochron Program SENTE CRM jest wyposaĪony w zaawansowany mechanizm przypisywania uprawnieĔ poszczególnym operatorom, a takĪe grupom operatorów aplikacji. Jego zastosowanie daje administratorom systemu moĪliwoĞü okreĞlenia widocznoĞci poszczególnych danych, a takĪe praw ich redakcji oraz dostĊpu do specyficznych funkcji programu. Mechanizm ochron zastosowany jest przy okreĞlaniu praw uĪytkowników i grup do wglądu i edycji danych w takich obszarach programu, jak: x podmioty CRM x osoby SENTE CRM 6