Zapytanie ofertowe

Zgorzelec, dn. 01.07. 2015r.
SOSW.AG.26. 15. 2015
ZAPYTANIE OFERTOWE
Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy im. Marii Grzegorzewskiej w Zgorzelcu, NIP 615-17-76606, w imieniu którego działa:
Aneta Szostak-Sulewska – Dyrektor, zaprasza do złożenia ofert na zakup i dostawę żywności na
potrzeby stołówki szkolnej mieszczącej się w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym im.
Marii Grzegorzewskiej w Zgorzelcu o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty
30 tys. euro netto, wyłączonej ze stosowania na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004
r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473 z 2014 r. poz.
423,768,811,915,1146 i 1232 oraz z 2015 r. poz. 349) .
I.
ZAMAWIAJĄCY
Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy im. Marii Grzegorzewskiej
ul. Armii Krajowej 10d, 59-900 Zgorzelec
Tel. (fax) 75 77 524 71 lub 75 77 524 73
e-mail: [email protected]
II.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia obejmuje zakup i dostawę żywności (wraz z rozładunkiem) na potrzeby
stołówki szkolnej mieszczącej się w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym im. Marii
Grzegorzewskiej z siedzibą przy ul. Armii Krajowej 10d w Zgorzelcu.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
15100000-9 Produkty zwierzęce, mięso i produkty mięsne
15300000-1 Owoce warzywa i podobne produkty
15800000-6 Różne produkty spożywcze
15500000-3 Produkty mleczarskie
15810000-9 Pieczywo i wyroby ciastkarskie
03142500-3 Jaja
15330000-0 Przetworzone owoce i warzywa
15000000-8 Ryby przetworzone i konserwowe
Nie dopuszcza się dzielenia zamówienia w ramach poszczególnych części.
1
Szacunkowa ilość zamówienia z podziałem na zadania:
Zadanie 1 - Dostawa mięsa, wędlin i świeżego drobiu (załącznik nr 2a)
Zadanie 2 – Dostawa warzyw i owoców świeżych (załącznik nr 2b)
Zadanie 3 – Dostawa różnych produktów spożywczych (załącznik nr 2c)
Zadanie 4 – Dostawa produktów mleczarskich (załącznik nr 2d)
Zadanie 5 – Dostawa pieczywa i wyrobów ciastkarskich (załącznik nr 2e)
Zadanie 6 – Dostawa jaj konsumpcyjnych (załącznik nr 2f)
Zadanie 7 – Dostawa przetworzonych owoców i warzyw oraz dostawa ryb przetworzonych i
konserwowych (załącznik nr 2h)
1. Żywność będąca przedmiotem zamówienia musi odpowiadać warunkom jakościowym
zgodnym z obowiązującymi atestami, Polskimi Normami, prawem żywnościowym oraz z
obowiązującymi zasadami GHP/GMP i systemu HACCP lub Systemu Zarządzania
Bezpieczeństwem żywności zgodnym z ISO 22000:2005
2. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji jakości zdrowotnej i trwałości dostarczonej
żywności do daty minimalnej trwałości lub terminu przydatności do spożycia określonych na
czytelnych etykietach.
3. Cechy dyskwalifikujące zamawiane artykuły: niewłaściwe opakowanie, uszkodzone
opakowanie, brak prawidłowego oznaczenia na opakowaniu pozwalającego na rozpoznanie
producenta, daty przydatności do spożycia, nietypowe dla produktu barwa, zapach, smak,
konsystencja, oznaki zmian dyskwalifikujących produkt pod względem jakości m.in.: oznaki
zepsucia, zapleśnienia, obecność zanieczyszczeń fizycznych.
4. Warzywa i owoce świeże muszą być: zdrowe, nie dopuszcza się produktów gnijących lub z
objawami zepsucia, które czynią je niezdatnymi do spożycia, czyste praktycznie wolne od
jakichkolwiek widocznych substancji obcych, praktycznie wolne od szkodników, praktycznie
wolne od uszkodzeń miąższu spowodowanych przez szkodniki, wolne od nadmiernego
zawilgocenia zewnętrznego, wolne od jakichkolwiek obcych zapachów lub smaków. Produkty
muszą być wystarczająco rozwinięte i odpowiednio dojrzałe.
5. Artykuły rolno-spożywcze muszą być składowane i transportowane w sposób zapewniający
utrzymanie ich właściwej jakości handlowej. Wyroby piekarskie i ciastkarskie luzem typu bułki, rogale, drożdżówki, pączki muszą być przewożone w odpowiednich opakowaniach –
koszach płytkich lub kartonach wykonanych z materiałów opakowaniowych przeznaczonych
do kontaktu z żywnością. Opakowania powinny zabezpieczać produkt przed zniszczeniem i
zanieczyszczeniem, powinny być czyste, suche, bez obcych zapachów i uszkodzeń
mechanicznych.
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia całej partii przedmiotu
umowy lub odrzucenia jej części w przypadku, gdy w trakcie oceny wizualnej i
organoleptycznej zostanie stwierdzona zła jakość produktów, będą widoczne
uszkodzenia spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem produktów, złymi
warunkami transportowymi lub niewłaściwym stanem higienicznym środków transportu
przewożących przedmiot umowy.
2
7. W przypadku otrzymania żywności o niewłaściwej jakości zdrowotnej czy handlowej
Zamawiający odmówi przyjęcia towaru i zgłosi niezwłocznie reklamację telefonicznie w dniu
dostawy. Wykonawca zobowiązuje się odebrać i wymienić żywność nie spełniającą wymagań
jakościowych na wolną od wad max do 4 godzin od dnia i godziny jego zgłoszenia i na własny
koszt. Wykonawca podpisuje odbiór żywności nie spełniającej wymagań.
8. Odbiór ilościowo-jakościowy dostarczanej żywności będzie potwierdzany przez
upoważnionego pracownika Zamawiającego. Nie dopuszcza się przyjęcia towaru bez ważnego
dowodu dostawy, tj. ilości dostarczonego towaru, cen jednostkowych i wartości.
9. Podane w formularzu ofertowym ilości przedmiotu zamówienia stanowią szacunkowe
zapotrzebowanie jakie Zamawiający przewiduje zakupić w danym roku szkolnym. Z tytułu
niezrealizowania wskazanych w formularzu ofertowym ilości przedmiotu zamówienia
Wykonawcy nie będą przysługiwały roszczenia przeciw Zamawiającemu. Zamawiający może
dokonać zmiany asortymentowej określonej w przedmiocie zamówienia w ramach limitu
finansowego. Szczegółowa ilość zamawianych artykułów będzie określana każdorazowo
zamówieniami jednostkowymi.
10. Dostawa żywności następować będzie na podstawie zamówień składanych Wykonawcy przez
Zamawiającego telefonicznie, pocztą elektroniczną lub faksem. W zamówieniu Zamawiający
przekaże rodzaj i ilość zamawianej żywności jaka ma być dostarczona. W szczególnych
przypadkach, wynikających z potrzeby Zamawiającego, Wykonawca winien przyjąć
zamówienie w trybie pilnej realizacji.
11. Dostawca dostarczać będzie żywność do Zamawiającego własnym środkiem transportu
spełniającym warunki zgodne z zasadami GHP/GMP (kserokopię decyzji o dopuszczeniu
środka transportu przez PiS do przewozu żywności należy załączyć do oferty) na własny koszt
i ryzyko w godzinach:
- nabiał – codziennie w godzinach 7.00-8.00;
- art. spożywcze – co najmniej 1 raz w tygodniu;
- pieczywo – codziennie na godzinę 7.00;
- mięso, wędliny – codziennie w godzinach 7.00-7.30;
- jaja – co najmniej raz w tygodniu;
- mrożonki owocowe, warzywne oraz ryby – co najmniej 1 raz w tygodniu;
III.
OKREŚLENIE SPOSOBU KOMUNIKOWANIA SIĘ ZE WSKAZANIEM OSOBY
UPRAWNIONEJ DO KONTAKTU
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą
przekazywać pisemnie, za pomocą faksu nr (75)7752473 lub drogą elektroniczną na adres: [email protected]
Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienia. Osobą wskazaną do kontaktu w
kwestiach dotyczących przedmiotu zamówienia jest: Jolanta Klimkiewicz nr telefonu (75)7750057, w
kwestiach proceduralnych: Dorota Buczkowska, nr telefonu (75)7750057, e-mail: [email protected].
IV.
WYMAGANIA STAWIANE WYKONAWCY
1. Posiadanie wiedzy i doświadczenia
1. W celu spełnienia tego warunku Wykonawca przedstawi wykaz dostaw w okresie ostatnich
trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
3
krótszy- w tym okresie, wraz z
podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca ich
wykonania - załącznik nr 3.
2. Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże doświadczenie poprzez
wskazanie w wykazie co najmniej trzech dostaw o podobnym zakresie jak w Formularzu
ofertowym na kwoty:
- mięso, wędliny i świeży drób na kwotę 21.000,00 zł brutto
- warzywa i owoce świeże na kwotę 5.000,00 zł brutto
- różne produkty spożywcze na kwotę 15.000,00 zł brutto
- produkty mleczarskie na kwotę 13.500,00 zł brutto
- pieczywo i wyroby ciastkarskie na kwotę 4.000,00 zł brutto
- jaja konsumpcyjne na kwotę 2.000,00 zł brutto
- przetworzone owoce i warzywa (mrożonki) oraz ryby przetworzone i konserwowe na kwotę
5.500,00 zł brutto
Ponadto Wykonawca dołączy do wykazu dostaw referencje, które potwierdzą należyte wykonanie
przedmiotu zamówienia.
3. Asortyment musi być dostarczany odpowiednim środkiem transportu, spełniającym
obowiązujące wymogi sanitarne i dopuszczonym decyzją właściwego organu Państwowej
Inspekcji Sanitarnej do przewozu żywności w warunkach zapewniających utrzymania ich
właściwej jakości. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty kserokopię Decyzji
Państwowego (Powiatowego) Inspektora Sanitarnego o dopuszczeniu środka transportu do
przewozu żywności (aktualną, potwierdzoną za zgodność z oryginałem).
4. Osoby wykonujące zamówienie (kierowcy i pomocnicy) winni posiadać aktualne
świadectwa zdrowia oraz czystą odzież ochronną (świadectwa zdrowia do wglądu).
5. W celu potwierdzenia uprawnień do wykonywania działalności Wykonawca załączy do oferty
aktualny odpis z właściwego rejestru lub CEiIDG wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy
przed upływem składania ofert.
DOKUMENTY JAKIE WYKONAWCA POWINIEN ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY:
Zamawiający wymaga, aby każda oferta zawierała następujące dokumenty:
1. Wypełniony i podpisany formularz asortymentowo-cenowy ofertowy (załącznik nr 2a-2g)
2. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy (załącznik nr 1)
3. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z CEiIDG, wystawiony nie wcześniej niż przed
upływem 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert – w postaci oryginału lub
kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do
podpisywania oferty.
4. Aktualną kserokopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem decyzji Państwowego
(Powiatowego) Inspektora Sanitarnego o dopuszczeniu środka transportu do przewozu
żywności.
5. Wykaz trzech dostaw o podobnym zakresie, realizowanych w ostatnich 3 latach przed
upływem terminu składania ofert (załącznik nr 3) wraz z referencjami/poświadczeniem że
zostały wykonane należycie.
V.
WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA
- termin realizacji zamówienia: od 01.09.2015r. do 30.06.2016r.
- termin realizacji zamówienia na dostawy warzyw i owoców świeżych – 01.09.2015 do
31.12.2015 r.
- płatność: przewidziana jest płatność w terminie do 14 dni od daty dostarczenia przez
wykonawcę do siedziby zamawiającego towaru i poprawnie wystawionej Faktury VAT.
- gwarancja: zgodnie z datą przydatności do spożycia na opakowaniu jednostkowym.
4
VI.
KRYTERIA OCENY OFERT ORAZ OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY
Kryterium wyboru ofert stanowi cena – 100%
która zostanie wyliczona w następujący sposób:
Cw = (Cmin:Cx) x 100%, gdzie:
Cw – ilość punktów przyznanych danej ofercie
Cmin – minimalna cena wykonania zamówienia
Cx – cena wykonania zamówienia podana przez uczestnika, którego wynik jest obliczany.
1. Za cenę przyjmuje się wartość ogółem brutto, wskazaną przez oferenta w poszczególnych
formularzach asortymentowo-cenowych wg pakietów (załączniki od nr 2a do nr 2g).
2. Wykonawca określi ceny na wszystkie elementy zamówienia wymienione w formularzach
asortymentowo-cenowych.
3. Wszystkie wartości określone w formularzu asortymentowo-cenowym oraz ostateczna cena
oferty muszą być liczone do dwóch miejsc po przecinku, z odpowiednim zaokrągleniem w dół lub
w górę w następujący sposób:
- w dół - jeżeli kolejna liczba jest mniejsza od 5,
- w górę - jeżeli kolejna liczba jest większa od 5 lub równa 5.
3. Prawidłowego ustalenia podatku VAT należy dokonać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11
marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
4. Ostateczną cenę oferty stanowi suma wartości poszczególnych pozycji formularza
asortymentowo-cenowego.
5. Zamawiający w celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu
zamówienia, może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień
dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.
6. Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe
w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich Wykonawców, którzy
złożyli oferty.
7. Rozliczenie między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w PLN.
8. Oferta musi być napisana w języku polskim i podpisana przez osobę upoważnioną do
reprezentowania firmy na zewnątrz.
9. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę na wybraną część lub wybrane części
zamówienia. Oferent, który przedłoży więcej niż jedną ofertę na daną część lub części
zamówienia zostanie wyłączony z konkursu ofert z przyczyn formalnych.
10. Złożone oferty pozostaną ważne przez okres 30 dni po ostatecznym terminie składania ofert.
11. Oferta obowiązkowo winna być sporządzona na drukach – załącznikach do niniejszego
zapytania.
VII.
MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Miejsce i termin składania ofert – Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy im. Marii
Grzegorzewskiej, 59-900 Zgorzelec, ul. Armii Krajowej 10d (sekretariat), od poniedziałku do
piątku w godzinach 8.00-15.00 do dnia 10 lipca 2015 r. godz. 11.00.
2. Ofertę złożoną po terminie zwraca się niezwłocznie bez otwierania.
3. Dla ofert przesłanych pocztą za termin złożenia oferty uważa się termin otrzymania przesyłki.
4. Miejsce i termin otwarcia ofert – Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy im. Marii
Grzegorzewskiej, ul. Armii Krajowej 10d w Zgorzelcu, biuro administracyjno-gospodarcze
(internat, parter), dnia 10 lipca 2015 r. o godzinie 11.10.
5
VIII.
INFORMACJE DOTYCZĄCE UMOWY
1. Umowy zostaną zawarte na warunkach określonych we wzorze stanowiącym załącznik nr 4
do niniejszego zapytania ofertowego w terminie wskazanym przez Zamawiającego.
2. Zamawiający przewiduje zawarcie umowy z jednym wykonawcą dla każdej z części
zamówienia oddzielnie, przy czym dla kilku części zamówienia może być ten sam
Wykonawca , jeżeli złoży na nie najkorzystniejsze oferty.
3. Wykonawcy występujący wspólnie winni, przed zawarciem umowy dostarczyć
Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych Wykonawców.
IX.
WYBÓR OFERTY
1. Zamawiający dokona wyboru oferty, która:
- odpowiada wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym
- jest najkorzystniejsza z punktu widzenia przyjętego kryterium – cena 100%
2. Zamawiający złoży zamówienie u Wykonawcy, który uzyska największą liczbę punktów w
przyjętym kryterium – cena.
3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy,
Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich
ponownej oceny.
X.
TRYB POSTĘPOWANIA
1. Postępowanie prowadzone jest z pominięciem ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo
zamówień publicznych zgodnie z obowiązującym u Zamawiającego „Regulaminem
udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro”.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo rezygnacji z podpisania umowy na każdym etapie
prowadzonego postępowania. O swojej decyzji Zamawiający poinformuje Wykonawców
na piśmie.
Zatwierdził:
Aneta Szostak-Sulewska
Dyrektor Specjalnego Ośrodka
Szkolno-Wychowawczego
w Zgorzelcu
6