ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 1/POIG 6.1/2013

„Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki"
ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 1/POIG 6.1/2013
W związku z realizacją projektu :
„Rozwój przedsiębiorstwa DELTA Zbigniew Różycki poprzez eksport”
w ramach Działania 6.1 “Paszport do eksportu”
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
zapraszamy Państwa do udziału w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie
wykonawcy kompleksowo realizującego usługi w ramach w/w projektu.
Katowice, 04.02.2013r.
„Inwestujemy w waszą przyszłość"
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
„Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki"
I.
ZAMAWIAJĄCY
DELTA Zbigniew Różycki
ul. Magazynowa 21
40-424 Katowice
NIP: 6340079771
II.
OPIS PROJEKTU
Projekt realizowany przez Zamawiającego wiąże się z rozszerzeniem skali jego
działalności poprzez wyjście z ofertą poza granice kraju. Projekt ma na celu rozwój
działalności eksportowej, rozszerzenie obszaru oferowania produktów na nowe rynki
zbytu, zwiększenie liczby klientów, wzrost konkurencyjności oraz umiędzynarodowienie
przedsiębiorstwa.
III.
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie następujących usług (zadań):
1
Udział w zagranicznych imprezach targowo-wystawienniczych w charakterze
wystawcy
a wynajęcie i zabudowa powierzchni wystawienniczej
a1 Wynajęcie i zabudowa powierzchni na największych targach okien, drzwi i fasad w
Niemczech - Fensterbau Frontale edycja 2014r. Wielkość stoiska 30m2, zabudowa 30
m2 w standardzie "medium" zgodnie z przyjętą koncepcją wizerunku firmy.
a2 Wynajęcie i zabudowa powierzchni na największych targach budowlanych w
Czechach - Building Fairs Brno edycja 2014r. Wielkość stoiska 30m2, zabudowa 30
m2 w standardzie "medium" zgodnie z przyjętą koncepcją wizerunku firmy.
b zakup usług w zakresie obsługi technicznej stoiska
b1 Obsługa stoiska przez 2 hostessy podczas trwania targów w Niemczech.
b2 Obsługa stoiska przez 2 hostessy podczas trwania targów w Czechach.
c zakup usług w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z
ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji
c1 Zakup usługi w zakresie transportu eksponatów z siedziby firmy do obiektów
targowych w Niemczech.
c2 Zakup usługi w zakresie transportu eksponatów z siedziby firmy do obiektów
targowych w Czechach.
podróże służbowe trzech osób uczestniczących w realizacji projektu, w okresie nie
dłuższym niż dwa dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po zakończeniu imprezy
targowo-wystawienniczej, według stawek określonych w przepisach o wysokości oraz
warunkach ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
poza granicami kraju
d1 Koszty związane z uczestnictwem dwóch osób przez 5 dni w podróży służbowej do
Norymbergii mającej na celu pozyskanie potencjalnych klientów, którzy wyrażają chęć
nawiązania współpracy - Koszt noclegów, Koszt podróży
d
d2 Koszty związane z uczestnictwem dwóch osób przez 5 dni w podróży służbowej do
Brna mającej na celu pozyskanie potencjalnych klientów, którzy wyrażają chęć
nawiązania współpracy - Koszt noclegów, Koszt podróży
„Inwestujemy w waszą przyszłość"
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
„Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki"
f
f1
f2
g
g1
g2
h
h1
h2
2
b
b1
b2
d
d1
d2
3
a
a1
a2
wpis do katalogu targowego, opłatę rejestracyjną oraz reklamę w mediach targowych
Opłata za wpis do katalogu targowego – targi w Niemczech.
Opłata za wpis do katalogu targowego – targi w Czechach
zakup usług w zakresie organizacji spotkań z potencjalnymi partnerami handlowymi
Wysłanie ofert, umówienie spotkań oraz bezpośrednie dotarcie do potencjalnie
najważniejszych kontrahentów, aby zaprosić ich na targi oraz zaplanuje harmonogram
spotkań podczas targów w Niemczech.
Wysłanie ofert, umówienie spotkań oraz bezpośrednie dotarcie do potencjalnie
najważniejszych kontrahentów, aby zaprosić ich na targi oraz zaplanuje harmonogram
spotkań podczas targów w Czechach.
zakup usług doradczych w zakresie promocji podczas zagranicznych targów i wystaw,
określenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy oraz
negocjacji handlowych
Przygotowanie cenników, ofert, umów współpracy, tłumaczenia. Umowy i cenniki
zostaną przygotowane oddzielnie dla każdego z klientów z indywidualnie
wynegocjowanymi warunkami.
Przygotowanie cenników, ofert, umów współpracy, tłumaczenia. Umowy i cenniki
zostaną przygotowane oddzielnie dla każdego z klientów z indywidualnie
wynegocjowanymi warunkami.
Organizacja i udział w misjach gospodarczych za granicą
zakup usługi polegającej na organizacji spotkań z potencjalnymi partnerami
handlowymi
Zewnętrzna firma znająca rynek niemiecki zorganizuje misję do Niemiec, w tym
opracowanie planu misji gospodarczej wraz z celami i harmonogramem wyjazdu,
zorganizuje cykl spotkań biznesowych z potencjalnymi klientami podczas misji, w tym
przygotowanie harmonogramu spotkań, umówienie spotkań z zainteresowanymi
partnerami i organizacja logistyki spotkań.
Zewnętrzna firma znająca rynek czeski zorganizuje misję do Czech, w tym
opracowanie planu misji gospodarczej wraz z celami i harmonogramem wyjazdu,
zorganizuje cykl spotkań biznesowych z potencjalnymi klientami podczas misji, w tym
przygotowanie harmonogramu spotkań, umówienie spotkań z zainteresowanymi
partnerami i organizacja logistyki spotkań.
podróże służbowe trzech osób uczestniczących w realizacji projektu, w okresie nie
dłuższym niż jeden dzień przed rozpoczęciem i jeden dzień po dniu zakończenia misji,
według stawek określonych w przepisach o wysokości oraz warunkach ustalania
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami
kraju
Koszty związane z uczestnictwem dwóch osób przez 3 dni w podróży służbowej do
Berlina mającej na celu pozyskanie potencjalnych klientów, którzy wyrażają chęć
nawiązania współpracy - Koszt noclegów, Koszt podróży
"Koszty związane z uczestnictwem dwóch osób przez 3 dni w podróży służbowej do
Pragi mającej na celu pozyskanie potencjalnych klientów, którzy wyrażają chęć
nawiązania współpracy - Koszt noclegów, Koszt podróży
Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych
zakup baz danych
Zakup bazy teleadresowej potencjalnych klientów w Niemczech. Baza powinna
zawierać 1 000 rekordów potencjalnych klientów pod kątem produktów
Zamawiającego
Zakup bazy teleadresowej potencjalnych klientów w Czechach. Baza powinna
zawierać 1 000 rekordów potencjalnych klientów pod kątem produktów
Zamawiającego
„Inwestujemy w waszą przyszłość"
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
„Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki"
4
a
a1
a2
c
c1
c2
Uzyskanie niezbędnych dokumentów uprawniających do wprowadzenia produktów lub
usług przedsiębiorcy na wybrane rynki docelowe
zakup usług doradczych związanych z uzyskaniem certyfikatu, świadectwa lub atestu
Zakup usługi doradczej niezbędnej do uzyskania certyfikatu na rynek czeski:
a)przygotowanie do przeprowadzenia koniecznej procedury do uzyskania certyfikatu,
atestu lub opinii technicznej wymaganej przepisami na rynku czeskim,
b)specyfiki przygotowania produktów(próbek)pod względem technicznym do badań
zgodnie z normami unijnymi lub czeskimi
Usługi doradztwa będą dotyczyć następujących norm:
1)odporności na włamanie
2)przenikalności cieplnej
3)odporności ogniowej i dymoszczelności
Zakup usługi doradczej związanej z uzyskaniem certyfikatu na rynek niemiecki w
zakresie:
a) przeprowadzenia koniecznej procedury do uzyskania certyfikatu, atestu lub opinii
technicznej wymaganej przepisami na rynku niemieckim
b) specyfiki przygotowania produktów ( próbek ) pod względem technicznym do
badań zgodnie z normami unijnymi lub niemieckimi
Usługi doradztwa będą dotyczyć następujących norm:
1) odporności na włamanie
2) odporności ogniowej
3) dymoszczelności
4) izolacyjności akustycznej
5) przenikalności cieplnej
6) wodoszczelności
7) przepuszczalności powietrza
przygotowanie dokumentacji technicznej
Przygotowanie dokumentacji technicznej w języku polskim ,a następnie za pomocą
firmy zewnętrznej skonsultowanie prawidłowości i kompletności dokumentacji
technicznej oraz przetłumaczenie jej na język czeski lub angielski zgodnie z
procedurami i wymogami czeskich akredytowanych lub notyfikowanych jednostek
badawczych
Przygotowanie dokumentacji technicznej w języku polskim ,a następnie za pomocą
firmy zewnętrznej skonsultowanie prawidłowości i kompletności dokumentacji
technicznej oraz przetłumaczenie jej na język niemiecki lub angielski zgodnie z
procedurami i wymogami niemieckich akredytowanych lub notyfikowanych jednostek
badawczych
e przeprowadzenie badań certyfikacyjnych
e1 Wykonanie za pomocą firmy zewnętrznej serii badań technicznych wybranych drzwi w
akredytowanych lub notyfikowanych jednostkach badawczych na zgodność z:
1) EN 1627 Odporność na włamanie
2) EN 13501-2+A1 Odporność ogniowa i dymoszczelność
3) Izolacyjności akustycznej EN 20140-3, EN ISO 717-1
4) Izolacyjność cieplna wg. metody obliczeniowej EN 10077-1, EN 10077-2 lub wg,
metody skrzynki grzejnej EN ISO 12567-1 lub przeprowadzenie badań tzw.
pasywności
5) Wodoszczelności EN 1027
6) Przepuszczalności powietrza EN 1026
oraz uzyskanie raportów, klasyfikacji lub opinii z tych badań, a następnie w oparciu o
uzyskane raporty, klasyfikacje lub opinie wystawienie deklaracji zgodności lub
deklaracji właściwości użytkowych wyrobu.
„Inwestujemy w waszą przyszłość"
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
„Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki"
e2 Wykonanie przy pomocy firmy zewnętrznej serii badań technicznych wybranych
wyrobów ( drzwi Delta ) w akredytowanych lub notyfikowanych jednostkach
badawczych na zgodność z wymogami następujących norm :
1) EN 1627 Odporność na włamanie
W Czechach będą przeprowadzone tylko badania antywłamaniowe gdyż przy
pomocy firmy doradczej oraz odpowiednio przygotowanej dokumentacji mamy
zapewnienia, że będą honorowane wyniki badań z Polski lub Niemiec w procesie
certyfikacji. Badania będą wymagały dwukrotnego transportu próbek do Pragi,
montażu próbek na stanowiskach badawczych, a następnie po uzyskaniu raportów
lub opinii technicznych wystawienia przetłumaczonej deklaracji zgodności
lub deklaracji właściwości użytkowych wyrobu.
f wystawienie i wydanie certyfikatu
f1 Przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobów zgodnie z wymogami akredytowanych
lub notyfikowanych jednostek certyfikujących poprzez przygotowanie wymaganej
dokumentacji wraz z tłumaczeniem na język czeski lub angielski oraz poniesienie
kosztów audytorów kontrolujących funkcjonowanie Zakładowego Systemu Kontroli
Produkcji wnioskodawcy oraz poniesienie kosztów za wydanie stosownych
certyfikatów.
f2 Przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobów zgodnie z wymogami akredytowanych
lub notyfikowanych jednostek certyfikujących poprzez przygotowanie wymaganej
dokumentacji wraz z tłumaczeniem na język niemiecki lub angielski oraz poniesienie
kosztów audytorów kontrolujących funkcjonowanie Zakładowego Systemu Kontroli
Produkcji wnioskodawcy oraz poniesienie kosztów za wydanie stosownych
certyfikatów i atestów
9 Działania promocyjne i informacyjne
a Stworzenie dedykowanej strony internetowej z przeznaczeniem na rynek niemiecki
wraz z tłumaczeniem z zastosowaniem najnowszej technologii tworzenia stron www,
czyli HTML 5, PHP, Flash, CSSR. Strona będzie działała we wszystkich popularnych
przeglądarkach internetowych i systemach operacyjnych ( PC,Mac,Android). Strona
będzie posiadała zindywidualizowaną szatę graficzną i wysoki stopień interakcji z
klientami.
b Stworzenie dedykowanej strony internetowej z przeznaczeniem na rynek czeski wraz
z tłumaczeniem z zastosowaniem najnowszej technologii tworzenia stron www, czyli
HTML 5, PHP, Flash, CSSR. Strona będzie działała we wszystkich popularnych
przeglądarkach internetowych i systemach operacyjnych ( PC,Mac,Android). Strona
będzie posiadała zindywidualizowaną szatę graficzną i wysoki stopień interakcji z
klientami.
c Zakup usługi w zakresie zaprojektowania, przygotowania, składu i druku
profesjonalnych katalogów/folderów na targi, zgodnych z aktualnym sezonem,
dedykowanych specjalnie rynkowi niemieckiemu wraz z tłumaczeniami, które będą
rozsyłane do potencjalnych klientów przed targami oraz wykorzystywane
bezpośrednio podczas spotkań z klientami na targach - papier o gramaturze 200
g/m2, min.16 str., lakier UV, uszlachetniony, 800szt.
d Zakup usługi w zakresie zaprojektowania, przygotowania, składu i druku
profesjonalnych katalogów/folderów na targi, zgodnych z aktualnym sezonem,
dedykowanych specjalnie rynkowi czeskiemu wraz z tłumaczeniami, które będą
rozsyłane do potencjalnych klientów przed targami oraz wykorzystywane
bezpośrednio podczas spotkań z klientami na targach - papier o gramaturze 200
g/m2, min.16 str., lakier UV, uszlachetniony, 800szt.
2. W celu realizacji zamówienia Zamawiający, podpisze z wybranym Wykonawcą umowę
terminową na realizację niniejszego zlecenia.
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
„Inwestujemy w waszą przyszłość"
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
„Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki"
IV.
TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do terminu zakończenia realizacji projektu –
31.12.2014
V.
SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
2. Oferent powinien stworzyć ofertę po zapoznaniu się ze wszystkimi rozdziałami
składającymi się na zapytanie ofertowe.
3. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę pod rygorem wykluczenia z postępowania
ofertowego.
4. Każde oferowane do wykonania zadanie powinno być oddzielnie wycenione.
5. Prawidłowo przygotowana oferta powinna zawierać w szczególności: cenę netto
wykonania danego zadania, informacje o warunkach płatności.
6. Oferta powinna zawierać: datę sporządzenia, być czytelnie podpisana przez wykonawcę,
opatrzona pieczątką firmową.
VI.
KRYTERIA OCENY OFERTY
Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru ofert:

Cena netto: przez kryterium „cena netto” zamawiający rozumie określoną przez
oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena
będzie obliczana na podstawie wzoru:
C=(Cmin / Cb) x100
gdzie:
C - cena;
Cmin - cena najniższa;
Cb - cena badana;
100 % - ustalone kryteria ceny.
1% odpowiada 1 punktowi przyjętemu do oceny
Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która
spełnia wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz
uzyska największą liczbę punktów w ocenie końcowej.
VII.
TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT
Odpowiedzi na zapytanie ofertowe należy składać:
 za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: [email protected]
 za pośrednictwem poczty na adres: DELTA Zbigniew Różycki, ul. Magazynowa
21, 40-424 Katowice
 osobiście w oddziale firmy, adres: DELTA Zbigniew Różycki, ul. Magazynowa 21,
40-424 Katowice
Termin składania ofert do 14.02.2014r. do godziny 16:00.
„Inwestujemy w waszą przyszłość"
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
„Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki"
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 17.02.2014r. o godzinie 10:00. Oferty, które wpłyną po terminie nie
będą rozpatrywane.
VIII.
SPOSÓB POINFORMOWANIA O WYBORZE OFERTY
Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o przedstawione kryteria. Oferta, która uzyska
największą liczbę punktów zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. O wyborze oferty
Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta została wybrana za najkorzystniejszą.
Informacja o wyborze oferty zostanie przekazana drogą mailową w terminie do 3 dni roboczych
od daty wyboru najkorzystniejszej oferty, na adres e-mail podany przez Wykonawcę.
Zamawiający zaprosi Wykonawcę do podpisania umowy na wykonanie usługi wchodzącej
w skład zapytania ofertowego.
„Inwestujemy w waszą przyszłość"
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego