1 Piekary Śląskie, dnia 27 kwietnia 2015 r. BKO.1711.1.2015

Piekary Śląskie, dnia 27 kwietnia 2015 r.
BKO.1711.1.2015
Szanowny Pan
Maciej Gazda
DYREKTOR
Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie
ul. Bpa Nankera 103
41-949 Piekary Śląskie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Zespół Kontrolny Biura Kontroli i Nadzoru na podstawie upoważnień Prezydenta Miasta Piekary
Śląskie Nr ORo.0052.1.229.2014 z dnia 8 września 2014 oraz Nr ORo.0052.1.243.2014 z dnia 26
września
2014
r.
przeprowadził
planowaną
kontrolę
problemową
w
zakresie
procedury
administracyjnej wydawanych decyzji, kontroli gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych
w:
MI EJSKI M O ŚRO DKU PO MO CY RO DZ I NI E W PI EKAR ACH ŚL ĄSKI CH
Wyniki kontroli opisano w Protokole kontroli z dnia 16 kwietnia 2015 r., którego jeden egzemplarz
pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Poniżej przedstawiam poszczególne nieprawidłowości
stwierdzone
podczas kontroli,
wskazując zarazem
wnioski
zmierzające do ich usunięcia
i usprawnienia badanej działalności.
I. W ZAKRESIE PROCEDUR POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO, USTALONO:
Ustalono brak instrukcji, procedury wydawania decyzji w zakresie pomocy społecznej. Brak
informacji o możliwości wszczęcia postępowania z urzędu w sytuacji kiedy brak jest wniosku
strony a zachodzi konieczność udzielenia pomocy w toku prowadzonego postępowania, za zgodą
osoby zainteresowanej lub jej przedstawiciela ustawowego. Brak regulacji wewnętrznej
powodujący, że zgłoszenie telefoniczne, mino iż winno być traktowane jako przesłanka wszczęcia
postępowania z urzędu, to jest traktowane jako wszczęcie postępowania na wniosek strony.
Wniosek nr I
Mając na uwadze standardy Kontroli Zarządczej wprowadzone Komunikatem nr 23 Ministra Finansów
z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych
(Dz. Urz. MF z dnia 30 grudnia 2009 r. nr 15 poz. 84) opracować wewnętrzne procedury określające
zasady wydawania decyzji w zakresie pomocy społecznej. Zasady winny szczegółowo regulować
kwestie zgłoszeń telefonicznych oraz sytuacji kiedy brak jest wniosku strony a zachodzi konieczność
udzielenia pomocy w toku prowadzonego postępowania, za zgodą osoby zainteresowanej lub jej
przedstawiciela ustawowego.
1
II. W ZAKRESIE ŚWIADCZEŃ Z POMOCY SPOŁECZNEJ, USTALONO
1. Ustalono, iż w metryce spraw dotyczącej sprawy MOPR DŚ.8123.730.2035.2012 4.12.12 Mariola
R. podano: wywiad środowiskowy+8 załączników, trudno ustalić ich liczbę przez wzgląd, iż nie
zostały one ponumerowane, nie wiadomo zatem które ze zgromadzonej w toku postępowania
dokumentacji to załączniki zgromadzone w trakcie wywiadu środowiskowego. Do protokołu z dnia
4.12.12 r. załączone zostało zaświadczenie z dnia 5.12.12 r. z Powiatowego Urzędu Pracy nie
zawierające daty wpływu do MOPR, na drugiej stronie protokołu przyjęcia podania wniesionego
ustnie z dn. 4.12.12 w pozycji: „w trakcie wywiadu środowiskowego w dniu 4.12.12 wnioskodawca
przedstawił następujące dokumenty” Decyzja z Powiatowego Urzędu Pracy zaznaczono TAK.
(okazana pracownikowi socjalnemu - wyjaśnienie z 20.04.2015 r.). Brak informacji kiedy to
dostarczono ww. zaświadczenie do MOPR (brak daty wpływu).
2. Stwierdzono, iż na drugiej stronie dokumentu „protokół podania wniesionego w dniu …” w pozycji
„Brakujące dokumenty dostarczono w dniu ….” (dotyczy Decyzji nr 009981/2012/730o/DŚ
z 11.12.2012 znak: MOPR DŚ.8123.730.2035.2012) nie zamieszczono informacji o dostarczeniu
brakującego dokumentu tj. zaświadczenia z dnia 5.12.12 r. z Powiatowego Urzędu Pracy.
Wniosek nr II.1,2
Dokonać zmiany dotychczas stosowanej praktyki poprzez doprowadzenie do bezwzględnego
numerowania kolejnych załączników (dokumentów) zarówno do protokołu jak i do wywiadu
środowiskowego. Przestrzegać zapisów art. 107 ust. 5b ustawy o pomocy społecznej tekst jednolity
z dnia 16 stycznia 2015 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 163) oraz § 10 rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Społecznej w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego z dnia 8 czerwca 2012 r. (Dz. U.
z 2012 r. poz. 712). Dokumenty dotyczące kontrolowanego zadania, wpływające do Ośrodka
każdorazowo stemplować pieczęcią z datą ich wpływu. Wprowadzić w tym zakresie czytelne zapisy
w obowiązującej instrukcji kancelaryjnej w kwestii dokumentów dołączanych w terminie późniejszym
bezpośrednio pracownikowi socjalnemu.
3. W metryce sprawy (dotyczy Decyzji nr 009981/2012/730o/DŚ z 11.12.2012 znak: MOPR
DŚ.8123.730.2035.2012) w tabeli pod pozycją „oznaczenie sprawy (data wszczęcia sygnatura
sprawy)” nie podano numeru sprawy, choć zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt
stanowiącym załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej MOPR został wydany symbol klasyfikacji
do wywiadu środowiskowego nr 8130, a zamiast wpisano jedynie datę 4.12.2012 r. Pierwszą
pozycję wpisu rozpoczynającą sprawę rozpoczęto od wpisu „spisanie wyw. środow.” z datą
4.12.12 r. nie wiadomo jakie znaczenie ma w tym wypadku protokół przyjęcia podania
wniesionego w dniu 4.12.12 r., które nie zostało wpisane do metryki sprawy.
4. W metryce sprawy (dotyczy Decyzji nr 010060/2012/2347c/DŚ z 13.12.2012) w tabeli
pod pozycją „oznaczenie sprawy (data wszczęcia sygnatura sprawy)” nie podano numeru sprawy,
wpisano jedynie datę 3.12.2012 r. Pierwszą pozycję wpisu rozpoczynającą sprawę rozpoczęto
od wpisu „przyjęcie wniosku strony” z datą 3.12.12 r. oraz obok adnotacja protokół przyj. wniosku
stron + 1 zał. Nie wiadomo jaki to załącznik, gdyż brak dokumentu - załącznika opatrzonego datą
3.12.2012. Zaprowadzona metryka sprawy nie zawiera oznaczenia sprawy.
5. W metryce spraw (dotyczy Decyzji nr 007195/2012/2249c/p/DŚ z 19.09.2012 r.) w tabeli
pod pozycją „oznaczenie sprawy (data wszczęcia sygnatura sprawy)” nie podano numeru sprawy,
wpisano jedynie datę 12.09.2012 r.
Wniosek nr II. 3, 4, 5
Każdorazowo w metryce sprawy podawać numeru sprawy, nie wpisywać jedynie daty, zgodnie
z jednolitym rzeczowym wykazem akt stanowiącym załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej MOPR
2
został wydany symbol klasyfikacji do wywiadu środowiskowego nr 8130. Rozważyć opracowanie
nowego druku „protokołu przyjęcia podania wniesionego w dniu …” zgodnego z obowiązującym w tym
zakresie rozporządzeniem a dostosowanego do rozwiązań systemowych. Bezwzględnie na
dokumentach wpływających do Ośrodka zamieszczać pieczęć z datą ich wpływu do MOPR, dołączać
do dokumentacji sprawy wszystkie przyjmowane dokumenty.
6. Zasiłek celowy - Decyzja nr 010060/2012/2347c/DŚ z 13.12.2012 rozpoczęcie sprawy: MOPR
DŚ.8121.2347.2047.2012 z 3.12.12 (przyjęcie wniosku strony). Protokół przyjęcia podania
wniesionego w dniu 3.12.12 r., na drugiej stronie protokołu w pozycji „W trakcie wywiadu
środowiskowego w dniu 4.12.2012 wnioskodawca przedstawił następujące dokumenty” wpisano
„zaświadczenie z PUP”, gdzie w przekazanej dokumentacji brak jest owego zaświadczenia.
7. Zasiłek celowy - Decyzja nr 007195/2012/2249c/p/DŚ z 19.09.2012 r., do dokumentacji dołączono
opinię asystenta rodziny pozbawioną daty sporządzenia, nie zawierającą adnotacji o dacie
przyjęcia - wpływu do MOPR.
Wniosek nr II.6,7
Zachować staranność i rzetelność zawodową w prowadzeniu dokumentacji. Dokonać zmiany
dotychczas stosowanej praktyki poprzez doprowadzenie do bezwzględnego numerowania kolejnych
załączników (dokumentów), zarówno do protokołu jak i do wywiadu środowiskowego. Bezwzględnie
przestrzegać zapisów art.107 ust. 5b ustawy o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013r. poz.182 z późn.
zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie
rodzinnego wywiadu środowiskowego. (Dz. U. z 2015 r. poz. 163). Wprowadzić mechanizmy kontroli
zarządczej w celu uniemożliwienia pojawienia się analogicznych sytuacji w przyszłości.
8. Ustalono, iż sposób prowadzenia spraw w Ośrodku uniemożliwia prowadzenie metryki wyłącznie
dla wywiadu środowiskowego, któremu został nadany odrębny symbol klasyfikacyjny tj. 8130
„wywiady środowiskowe” dlatego też raz w metryce spraw pisze się przyjęcie wniosku strony,
a raz rozpoczyna określenie podejmowanej czynności od „przeprowadzenie wywiadu
środowiskowego” dodatkowo umieszcza się informację o tworzeniu projektów decyzji,
gdy tymczasem na mocy rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r.
w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony
(Dz. U. 2012 poz. 269 ) poz. 81 wykazu stanowiącego podstawę rozstrzygnięcia spraw, w których
obowiązek prowadzenia metryki spraw jest wyłączony – załącznik do rozporządzenia Ministra
Administracji i Cyfryzacji z dn. 9 marca 2015 (poz. 269) podano, iż świadczenia z pomocy
społecznej zostały wyłączone z prowadzenia metryki spraw.
Wniosek nr II.8
Przestrzegać zapisów rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r.
w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (Dz. U.
2012 poz. 269 z późn. zm.).
9. Stwierdzono brak innej formy - wzoru wniosku poza „protokołem z podania wniesionego w dniu
….” Wszczęcie postępowania rozpoczyna zarówno bezpośrednie, osobiste złożenie wniosku
przez stronę w postaci protokołu z podania wniesionego ustnie oraz wniosek - podanie wniesione
telefonicznie, przy czym obie te formy traktowane są jako przesłanka wszczęcia postępowania
na wniosek strony. Protokół nie zakłada zastosowania § 2 KPA stanowiącego, iż: „Organ
administracji publicznej może ze względu na szczególnie ważny interes strony wszcząć z urzędu
3
postępowanie także w sprawie, w której przepis prawa wymaga wniosku strony. Organ
obowiązany jest uzyskać na to zgodę strony w toku postępowania, a w razie nie uzyskania zgody
- postępowanie umorzyć”. Brak również innego dokumentu, który potwierdzałby zastosowanie § 2
KPA. Brak formy wniosku innej osoby lub instytucji za zgodą osoby zainteresowanej. Brak
regulacji w sprawie sytuacji, gdy klient wycofuje wniosek w całości, bez względu na to czy został
przeprowadzony wywiad czy też nie, tj. sposobu postępowania w tym zakresie.
10. Brak wniosku na okoliczność: założenia wystąpienia sytuacji, w której sam pracownik socjalny
wszczyna z urzędu postępowanie, tj. w sytuacji kiedy brak jest wniosku strony, a zachodzi
konieczność
udzielenia
pomocy,
po
uzyskaniu
zgody
osoby
zainteresowanej
lub jej przedstawiciela ustawowego na udzielenie pomocy w toku prowadzonego postępowania.
Wniosek nr II.9,10
Opracować odpowiednią formę „wniosku” dla podań wnoszonych przez stronę w formie odmiennej od
osobistego złożenia wniosku, mając na uwadze zapisy § 2 KPA stanowiącego, iż: „Organ administracji
publicznej może ze względu na szczególnie ważny interes strony wszcząć z urzędu postępowanie
także w sprawie, w której przepis prawa wymaga wniosku strony”.
Opracować odpowiednią formę wniosku na okoliczność wystąpienia sytuacji, w której sam pracownik
socjalny wszczyna z urzędu postępowanie, tj. w sytuacji kiedy brak jest wniosku strony, a zachodzi
konieczność udzielenia pomocy, po uzyskaniu zgody osoby zainteresowanej lub jej przedstawiciela
ustawowego na udzielenie pomocy w toku prowadzonego postępowania.
11. Ustalono, iż dokumenty załączone do protokołu przyjęcia podania nie są oznaczone jako
„załączniki” nie ma zatem możliwości ustalenia kiedy przedłożono poszczególne załączniki, co jest
kluczowe dla ustalenia terminu wydania decyzji.
Wniosek nr II.11
Zachować staranność i rzetelność zawodową w prowadzeniu dokumentacji. Dokumenty dotyczące
kontrolowanego zadania, wpływające do Ośrodka każdorazowo stemplować pieczęcią z datą ich
wpływu. Dokonać zmiany dotychczas stosowanej praktyki poprzez doprowadzenie do bezwzględnego
numerowania kolejnych załączników (dokumentów) zarówno do protokołu jak i do wywiadu
środowiskowego.
12. W Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich, ze względu na brak stosownych
procedur, w nieprawidłowych terminach wszczynane były postępowania o przyznanie świadczeń.
Z przedłożonej dokumentacji wynika także, że zgłoszenia telefoniczne, na podstawie których
powinny być wszczynane postępowania administracyjne z urzędu, traktowane były jako wniosek
strony mimo, iż w dniu zgłoszenia nie były opatrzone podpisem wnoszącego podanie. Protokół
przyjęcia podania był podpisywany przez wnioskodawcę w związku z przeprowadzonym
wywiadem – czasami kilka dni później, co jest niezgodne z art. 61 § 3 Kodeksu postępowania
administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267), stanowiącego iż „datą wszczęcia postępowania na
żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej”.
Wniosek nr II.12
Mając na uwadze standardy Kontroli Zarządczej wprowadzone Komunikatem nr 23 Ministra Finansów
z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.
Urz. MF z dnia 30 grudnia 2009 r. nr 15 poz. 84) opracować wewnętrzne procedury określające zasady
wydawania decyzji w zakresie pomocy społecznej. Zasady winny szczegółowo regulować kwestie
zgłoszeń telefonicznych oraz sytuacji kiedy brak jest wniosku strony a zachodzi konieczność
4
udzielenia pomocy w toku prowadzonego postępowania, za zgodą osoby zainteresowanej lub jej
przedstawiciela ustawowego.
13. W jednostce stosowano niejednoznaczną podstawę prawną do wszczynanego postępowania.
W części druków przyjęcia podania uaktualniona jest podstawa prawna (pkt. 3 pouczenia), jednak
w niektórych drukach przyjęcia podania przywołana jest nieaktualna podstawa prawna (pouczenie
pkt 3). W żadnym druku przyjęcia podania w losowo wybranych aktach spraw nie przywołano
zapisów art. 61 § 3a ustawy kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267
z późn. zm.). Ponadto w podstawie prawnej wydawanych decyzji nie oznaczano Dziennika Ustaw
zawierającego aktualną treść Kodeksu postępowania administracyjnego.
Wniosek nr II.13
Należy zamieszczać w zawiadomieniu o sposobie rozpatrzenia skargi wszystkie elementy określone
procedurą Kpa. W podstawie prawnej decyzji przywoływać przepisy określonego aktu prawnego
mające zastosowanie w sprawie. Decyzje administracyjne wydawać z większą starannością
i rzetelnością.
14. Stwierdzono, iż spośród losowo wybranych akt sprawy, w żadnym komplecie akt nie umieszczono
kopii dowodów osobistych, bądź kopii skróconych aktów urodzenia dzieci, brak również adnotacji
w przyjętym podaniu o możliwości wglądu do książeczki zdrowia dziecka (decyzja nr
007684/2013/730o/DŚ z dn. 23.10.2013r., 000220/2013/5c/p/DŚ z dn. 07.01.2013r.,
001725/2013/528c/p/DŚ z dn. 15.02.2013r.), a taki wymóg jest stawiany przez ustawodawcę
w ustawie o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013r. poz.182) art.107 ust.5b oraz rozporządzeniu
Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego.
Wniosek nr II.14
Należy bezwzględnie przestrzegać zapisów art.107 ust. 5b ustawy o pomocy społecznej (Dz. U.
z 2013r. poz.182 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 163).
Zapewnić sprawdzalność dokumentacji, tak aby możliwe było jednoznaczne określenie, które kopie
dokumentów w sprawie zostały uprzednio zamieszczone w aktach wcześniej prowadzonego
postępowania i zgodnie z art. 77 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego, tekst jednolity z dnia
30 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 267) są znane organowi z urzędu.
15. Dokumenty załączone do protokołów przyjęcia podań nie są oznaczane w dokumentacji jako
załączniki, nie ma także na nich naniesionej daty wpływu, co jest istotne i konieczne do określenia
terminu wydania decyzji.
Wniosek nr II.15
Każdy dokument wpływający do Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie należy bezwzględnie
rejestrować, nanosząc jednocześnie na niego datę wpływu.
16. W przedłożonych dokumentach zamieszczane są metryki spraw. Metryka sprawy administracyjnej
jest zakładana i prowadzona w sprawach, które toczą się w oparciu o kodeks postępowania
administracyjnego. Wzór metryki i sposób jej prowadzenia określa rozporządzenie wykonawcze.
Katalog spraw wyłączonych spod obowiązku prowadzenia metryk spraw jest dość szeroki. Mimo,
iż zgodnie z rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie
rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (Dz. U. z 2012 r.,
poz. 269), kwestie dotyczące świadczeń z pomocy społecznej (ustawa o pomocy społecznej
art.: art. 106 ust. 1 w zw. z: art. 37 ust. 1 art. 38 ust. 1 art. 39 ust. 1 art. 39a ust. 1 art. 40 ust. 1 i 2
art. 41 art. 42 ust. 1 art. 43 ust. 1 art. 47 ust.4 art. 48 ust. 1 art. 50 ust. 1 i 2 art. 51 ust. 1 art. 51a
art. 51b ust. 1, 3, 5 i 6 art. 52 ust. 1 art. 53 ust. 1 art. 54 ust. 1 art. 59 ust. 1 i 2 art. 61 ust. 1 art. 63
5
art. 64 art. 88 ust. 1 art. 89 ust. 2, 7-11 art. 91 ust. 1 art. 91a ust. 1 art. 95 ust. 1, 3 i 4 art. 96 ust.
1-3 art. 97 ust. 1-3 art. 98 art. 104 ust. 3 i 4 art. 106 ust. 5 art. 106a), w dokumentacji
zamieszczono metryki spraw. Jeżeli zdecydowano o zamieszczaniu w dokumentacji metryk
spraw, powinny one spełniać wymogi rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6
marca 2012 r. (poz. 250). Metryka winna być na bieżąco aktualizowana, jest prowadzona w formie
pisemnej lub elektronicznej, stanowi chronologiczne zestawienie czynności w sprawie i zawiera:
oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy); tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu
sprawy); datę dokonanej czynności; określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko,
imię, stanowisko); określenie podejmowanej czynności; wskazanie identyfikatora dokumentu
w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność.
Wniosek nr II.16
Przy zdecydowanym zamieszczeniu w dokumentacji metryk spraw, przestrzegać, aby one winny
spełniać wymogi rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie
wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. 2012 poz. 250)
17. W jednej ze spraw mieszkańcowi pieniądze przelano na konto bankowe, jednakże w dokumentacji
brakuje zgody wnioskodawcy na zrealizowanie płatności w formie przelewu na konto bankowe.
Wniosek nr II.17
Należy każdorazowo uzyskać pisemną zgodę klienta na realizację płatności w formie przelewu na koto
bankowe. Podjąć działania prewencyjne w celu uniemożliwienia pojawienia się analogicznej sytuacji w
przyszłości. Rozważyć możliwość wprowadzenia na dotychczas stosowanych drukach dodatkowej
rubryki, w której strona będzie miała możliwość w przypadku płatności elektronicznej podania numeru
konta na który płatność ta będzie realizowana.
III. W ZAKRESIE NIENALEŻNIE POBRANYCH ZASIŁKÓW – POSTĘPOWAŃ WSZCZYNANYCH
Z URZĘDU, USTALONO IŻ:
1. Brak procedury określającej tryb postępowania administracyjnego przy ustalaniu świadczeń
nienależnie pobranych z pomocy społecznej i żądaniu zwrotu tych świadczeń.
Wniosek nr III.1
Mając na uwadze standardy Kontroli Zarządczej wprowadzone Komunikatem nr 23 Ministra Finansów z
dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.
Urz. MF z dnia 30 grudnia 2009 r. nr 15 poz. 84) opracować wewnętrzne procedury określające tryb
postępowania administracyjnego przy ustalaniu świadczeń nienależnie pobranych z pomocy
społecznej i żądaniu zwrotu tych świadczeń.
2. Stwierdzono ponadto, iż znak sprawy MOPR.DŚ.8121.2.1019.2012 odnoszący się do Decyzji
nr 004586/2012/2o/DŚ z 12.06.12 r., którą uchylono decyzję 006012/2009/245o/DŚ
z dn. 30.04.2009 r. dotyczącą przyznania zasiłku okresowego na miesiąc V i VI/2009 r.
oraz przyznano zasiłek okresowy na miesiąc maj 2009 r. w wysokości 55,39 zł i na miesiąc
czerwiec 2009 r. w wysokości 55,40 zł jest niezgodny z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla
Ośrodka Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich stanowiącym załącznik nr 1 do Instrukcji
Kancelaryjnej MOPR, bowiem symbol kwalifikacyjny 8121 dotyczy zasiłków celowych, tymczasem
zasiłki okresowe mają symbol klasyfikacyjny 8123.
6
Wniosek nr III.2
Przestrzegać zapisów jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Ośrodka Pomocy Rodzinie w Piekarach
Śląskich stanowiącego załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej MOPR.
3. W zawiadomieniu o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie nienależnie pobranego
zasiłku okresowego w miesiącu V i VI/2009r. – pismo z dnia 19.07.2012 r. znak:
MOPR.DŚ.8123.13.1238.2012 podano że: „W wyniku wznowionego postępowania oraz
na podstawie przedłożonej dokumentacji ustalono, że dochód rodziny w miesiącu IV/2009 r.
wynosił 1.644,22 zł, a nie jak wynikało z wywiadu z dnia 10.04.2009 r. w którym wynosił 1.374,01
zł.” Ustalono wobec powyższego, że z wywiadu z dnia 10.04.2009 r. wynika faktyczne
wynagrodzenie strony w kwocie 1.404,01 zł zgodnie z adnotacją urzędową z dnia 31.05.2012 r.
sporządzoną przez pracownika socjalnego p. Jarosława W. a nie jak podano w zawiadomieniu
1.374,01 zł różnica mniej o 30,00 zł – wynagrodzenie ustalone przez pracownika socjalnego
podczas wywiadu 10.04.2009 r. Zawiadomienie w swojej treści zawiera zapis: „W miesiącu
kwietniu 2009 r. otrzymała Pani zasiłek rodzinny w wysokości 176,00 zł, dodatek do zasiłku
rodzinnego z tytułu samotnego wychowywania dziecka w wysokości 170,00 zł, dodatek do zasiłku
z tytułu wychowywania dziecka w rodzinie wielodzietnej w wysokości 80,00 zł, świadczenia
z funduszu alimentacyjnego w wysokości 600,00 zł, dodatek mieszkaniowy w wysokości 378,01
zł” co daje łącznie 1.404,01 zł oraz „Pan Xxxxxx Xxx otrzymał wynagrodzenie za wykonaną pracę
w wysokości 240,21 zł” co stanowi łącznie 1.644,22 zł, przy czym nie wykazany dochód w trakcie
toczącego się postępowania w IV/2009 r. stanowi kwotę 240,21 zł (1.644,22 – 240,21 zł
= 1.401,01 zł).
4. Nie prowadzono działań zmierzających do sprostowania omyłki w decyzji nr 006399/2012/1o/DŚ
z 20.08.2012 r. znak MOPR.DŚ.8123.1.1375.2012, którą postanowiono ustalić i żądać zwrotu
kwoty nienależnie pobranego zasiłku na mocy decyzji nr 006012/2009/245o/DŚ z dn. 30.04.09 r.
w łącznej kwocie 270,21 zł, gdzie z tytułu wynagrodzenia strona otrzymała 240,21 zł”. Informacji
uzyskanym wynagrodzeniu strona nie wykazała w trakcie toczącego się postępowania w kwietniu
2009 r. Błędnie żądano od strony zwrotu kwoty 270,21 zł, bowiem nie podała ona wynagrodzenia
za pracę w wysokości 240,21 zł a nie kwoty 270,21 zł. Różnica pomiędzy kwotą 270,21 a kwotą
240,21 wynosi 30 zł - to błąd pracownika socjalnego, który w trakcie wywiadu środowiskowego
błędnie zsumował dochód rodziny. Zgodnie z art. 113 § 1 Kodeksu postępowania
administracyjnego: „Organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony
prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki
w wydanych przez ten organ decyzjach” nie prowadzono działań zmierzających do sprostowania
ww. omyłki. Nieporozumieniem jest bowiem, aby strona ponosiła koszty błędu pracownika
socjalnego.
Wniosek nr III.3,4
Wzmóc nadzór nad pracownikami przeprowadzającymi oraz zatwierdzającymi wywiad środowiskowy,
podjąć działania prewencyjne, aby nie dopuścić do pojawienia się analogicznej sytuacji w przyszłości.
Przy wydawaniu decyzji obarczonych błędami pisarskimi i rachunkowymi przestrzegać zapisów art.
113 § 1 Kodeksu Postępowania Administracyjnego (tekst jednolity z dnia 30 stycznia 2013 r. (Dz. U.
z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.)
5. W Decyzji nr 006399/2012/1o/DŚ z 20.08.2012 r. znak MOPR.DŚ.8123.1.1375.2012 w treści
po zamieszczeniu podstawy prawnej podano: postanowiono na podstawie art. 104 KPA oraz art. 6
pkt 16, art. 98, art. 104 ust. 1,3,4 i art. 109 ustawy o pomocy społecznej – po rozpatrzeniu wniosku
z dnia 6.03.2012 - ustalono brak wniosku z dnia 6.03.2012, jednocześnie w podstawie decyzji
błędnie podano: „(…) zmieniając decyzję nr 006012/2009//DŚ z dnia 30 kwietnia 2009.” a należało
podać decyzję nr 006012/2009/245o/DŚ z dnia 30.04.2009 r. Brak Decyzji nr 006012/2009//DŚ.
7
Wniosek nr III.5
Decyzje administracyjne wydawać z większą starannością i rzetelnością. W podstawie prawnej decyzji
powoływać przepisy określonego aktu prawnego mające zastosowanie w sprawie z poprawnie
przytaczanymi numerami - oznaczeniami zmienianych decyzji. Podjąć działania prewencyjne mające
na celu przeciwdziałanie pojawiania się analogicznej sytuacji w przyszłości.
6. W uzasadnieniu Decyzji nr 006399/2012/1o/DŚ z 20.08.2012 r. w wierszu 16 podano
niezrozumiałe sformułowanie: „Wznowienie postępowania nastąpiło na postanowieniem nr 53
z dnia 30.04.2012 r. (…)”
Wniosek nr III.6
Decyzje administracyjne wydawać z większą starannością i rzetelnością. Każdorazowo tworząc
decyzje ujmować w nich zrozumiałe sformułowania, zwłaszcza w odniesieniu do uzasadniena, które
jako jeden z elementów decyzji powinno zawierać ocenę zebranego materiału dowodowego,
dokonaną przez organ wykładnię przepisów zastosowanych w konkretnej sprawie, oraz ocenę
przyjętego stanu faktycznego w świetle obowiązującego prawa. Organ administracyjny jest
zobowiązany do wyjaśnienia stronom zasadności przesłanek, którymi kierował się przy załatwieniu
sprawy. Motywy te powinny znaleźć swój wyraz w uzasadnieniu faktycznym i prawnym decyzji,
bowiem strony mają prawo znać argumenty i przesłanki podejmowanych wobec nich decyzji.
Rozstrzygnięcia w sprawie formułować w sposób jasny i nie budzący wątpliwości.
7. W Decyzji nr 006399/2012/1o/DŚ z 20.08.2012 r. znak MOPR.DŚ.8123.1.1375.2012
postanowiono ustalić i żądać zwrotu kwoty nienależnie pobranego zasiłku na mocy decyzji
nr 006012/2009/245o/DŚ z dn. 30.04.09 r. w łącznej kwocie 270,21 zł, przy czym z dokumentacji
wynika, iż Pan Xxxxxx Xxx otrzymał wynagrodzenie za wykonaną pracę w wysokości 240,21 zł”,
której to informacji nie wykazał w trakcie toczącego się postępowania w kwietniu 2009 r., zatem
niezrozumiałym jest żądanie od strony zwrotu kwoty 270,21 zł, bowiem nie podała
ona wynagrodzenia za prace w wysokości 240,21 zł. Różnica pomiędzy kwotą 270,21 a kwotą
240,21 wynosi 30 zł i jest to błąd pracownika socjalnego, który w trakcie wywiadu środowiskowego
błędnie zsumował dochód rodziny. Nieporozumieniem jest zatem, aby strona ponosiła koszty
błędu pracownika socjalnego. Stwierdzono jednocześnie brak dostateczniej weryfikacji wywiadu
na etapie jego zatwierdzenia przed przekazaniem wywiadu do realizacji, co dowodzi o braku
rzetelnego prowadzenia postępowania w zakresie przyznawania zasiłków okresowych
na podstawie art. 38 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej tekst jednolity z dnia 16 stycznia 2015
r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 163).
Wniosek nr III.7
Wzmóc nadzór nad pracownikami przeprowadzającymi oraz zatwierdzającymi wywiad środowiskowy.
Zaprowadzić dostateczną weryfikację wywiadu środowiskowego na etapie jego zatwierdzenia przed
przekazaniem wywiadu do realizacji, mając na uwadze rzetelne prowadzenie postępowania
w zakresie przyznawania zasiłków okresowych na podstawie art. 38 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy
społecznej tekst jednolity z dnia 16 stycznia 2015 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 163)
8. Ustalono, iż w podstawie prawnej wydawanych decyzji administracyjnych, często nie podawano
dziennika ustaw zawierającego aktualna treść Kodeksu postępowania administracyjnego,
powyższe dotyczy m.in. decyzji nr 006399/2012/1o/DŚ z 20.08.12, 005510/2012/2st/DŚ
z dn. 11.07.2012, 010245/2012/6c/DŚ z 24.12.12.
8
Wniosek nr III.8
Decyzje administracyjne wydawać z większą starannością i rzetelnością, w podstawie prawnej decyzji
przywoływać przepisy określonego aktu prawnego mające zastosowanie w sprawie. W podstawie
prawnej wydawanych decyzji podawać pełny dziennik ustaw zawierający aktualna treść kodeksu
postępowania administracyjnego.
9. W trakcie postępowania dotyczącego zwrotu świadczenia nienależnie pobranego (decyzja
nr 006290/2013/2o/DŚ z dnia 02.09.2013r.), wydano postanowienie, które zostało opatrzone
pieczęcią Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie, natomiast zgodnie z art. 150 ustawy
kodeks postępowania administracyjnego „organem administracji publicznej właściwym
w sprawach wymienionych w art. 149 (wznowienie; odmowa wznowienia) jest organ, który wydał
w sprawie decyzję w ostatniej instancji”.
Wniosek nr III.9
Decyzje administracyjne wydawać z większą starannością i rzetelnością. Przy wydawaniu decyzji
administracyjnych bezwzględnie przestrzegać zapisów art. 150 § 1 Kodeks postępowania
administracyjnego, tekst jednolity z dnia 30 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 267) stanowiącego,
iż „Organem administracji publicznej właściwym w sprawach wymienionych w art. 149 jest organ,
który wydał w sprawie decyzję w ostatniej instancji.”
10. W decyzji nr 006290/2013/2o/DŚ z dnia 02.09.2013r. pouczono stronę o konieczności zwrotu
nienależnie pobranego świadczenia w terminie 14 dni od momentu uprawomocnienia się decyzji.
Sformułowania wykorzystane w decyzjach administracyjnych muszą być klarowne i nie budzące
wątpliwości co do treści wydanego aktu. Muszą także pozwolić na wykonanie decyzji
bez konieczności ustalania jej treści z uzasadnienia.
Można założyć, że klient urzędu, bądź jednostki samorządowej niekoniecznie samodzielnie potrafi
ustalić, kiedy nastąpi uprawomocnienie decyzji. Nie można na stronę przenosić odpowiedzialności
za nieterminowe dokonanie wpłat, w przypadku nie precyzyjnego i niejasnego pouczenia.
Wniosek nr III. 10
Decyzje administracyjne wydawać z większą starannością i rzetelnością stosując zapisy jasne
i zrozumiałe dla każdej ze stron postępowania. Sformułowania wykorzystywanie w decyzjach ujmować
w sposób jasny i nie budzący wątpliwości.
11. Na poszczególnych dokumentach nanoszone były różne numery spraw, nie zawsze zgodne
z Instrukcją Kancelaryjną obowiązującą w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie.
Wniosek nr III.11
Zaleca się oznaczanie spraw w sposób umożliwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania
wniosków oraz stosowanie obowiązujących w jednostce prawnych regulacji wewnętrznych.
IV. W ZAKRESIE WINDYKACJI USTALONO:
1. Zbyt późne sporządzanie tytułów wykonawczych w związku z brakiem spłaty należności
wykazanej w decyzji nr 006399/2012/1o/DŚ z dn. 20.08.12 r. (decyzja otrzymana przez stronę
23.08.12), tytuł wykonawczy o nr 06/2013 został sporządzony dn. 16.01.2013 r. z mocy którego,
od komornika wpłata nie wpłynęła, tj. tytuł wykonawczy sporządzono dopiero po 4-ch miesiącach
i 28 dniach od momentu sporządzenia decyzji nr 006399/2012/1o/DŚ z dn. 20.08.12
2. W związku z brakiem spłaty należności wykazanej w decyzji nr 010245/2012/6c/DŚ z dnia
24.12.2012 r. (decyzja otrzymana przez stronę 28.12.12) tytuł wykonawczy o numerze 27/2014
został sporządzony dnia 12.06.2014 r. na mocy którego od komornika wpłata nie wpłynęła (tytuł
9
wykonawczy został sporządzony dla 2 decyzji na ogólną kwotę 220,00 zł, natomiast należność
wynikająca z decyzji nr 010245/2012/6c/DŚ z dnia 24.12.2012 r. podlegającej kontroli opiewa
na kwoty 70,00 zł. tj. w tym wypadku tytuł wykonawczy sporządzono dopiero po 1 roku pięciu
miesiącach i 19 dniach.
3. Windykacją w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie zajmuje się wyłącznie jeden pracownik, co jest
niewspółmierne do liczby spraw trafiających do windykacji.
Wniosek nr IV. 1,2,3
Należności z tytułu wydatków na świadczenia z pomocy społecznej, z tytułu opłat określonych
przepisami ustawy oraz z tytułu nienależnie pobranych świadczeń należy ściągać w trybie przepisów o
postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Niezwłocznie wystawiać i przekazywać do organu prowadzącego postępowanie egzekucyjne
w administracji tytuły wykonawcze w związku z bezskutecznym upływem terminu wyznaczonego
dłużnikom w upomnieniu do zwrotu należności wykazanych w decyzjach.
Dostosować strukturę organizacyjną jednostki do aktualnych celów i zadań mając na uwadze
standardy Kontroli Zarządczej wprowadzone Komunikatem nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia
2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z dnia 30
grudnia 2009 r. nr 15 poz. 84). W związku z informacją, iż liczba dłużników, którzy nie spłacają swoich
zobowiązań stale rośnie wprowadzić mechanizmy kontroli zarządczej w celu uniemożliwienia
pojawienia się analogicznych sytuacji w przyszłości.
V. W ZAKRESIE WYNAGRODZEŃ OSOBOWYCH, USTALONO:
1. Karta nr 15B akt osobowych pracownika nr xxxxxx05063 została ponumerowana w sposób
nie trwały – oznaczona ołówkiem.
Wniosek nr V. 1
Przestrzegać zapisów § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 286)
„dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone
w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny
wykaz znajdujących się w nich dokumentów”. Akta osobowe numerować w sposób trwały.
2. Pismem z dnia 18.03.2013 r. znak: MOPR.OR.1020.2.2013 na czas nieobecności w pracy
Kierownika działu Administracyjno – Gospodarczego, od dnia 18.03.13 r. powierzono
Pracownikowi nr xxxxxx05063 pełnienie obowiązków Kierownika Działu Administracyjno –
Gospodarczego (a więc przez 1 rok 5 miesięcy i 28 dni tj. wg wykazu pracowników na dzień
15.09.14), przy czym w aktach osobowych brak jest nowego zakresu czynności
ww. a obowiązującym jest zakres czynności i odpowiedzialności na stanowisku podinspektor
od 2.01.2013 r. (karta akt nr 20B).
a. Pracownikowi nr xxxxxx05063 powierzono pełnienie obowiązków Kierownika Działu
Administracyjno – Gospodarczego przez okres 1 rok 5 miesięcy i 28 dni tj. wg wykazu
pracowników na dzień 15.09.14, (do nadal). Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy o pracownikach
samorządowych z dnia 21 listopada 2008 r. (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.)
Pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na kierowniczym
stanowisku urzędniczym może być osoba, która spełnia wymagania określone w ust. 1 i ust. 3
10
pkt 2 i 3 oraz dodatkowo: 1) posiada co najmniej trzyletni staż pracy lub wykonywała przez
co najmniej 3 lata działalność gospodarczą o charakterze zgodnym z wymaganiami na danym
stanowisku; 2) posiada wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu
przepisów o szkolnictwie wyższym. Ww. pracownik legitymuje się świadectwem dojrzałości
Liceum Zawodowego w Bytomiu. Ww. nie posiada wyższego wykształcenia – brak w aktach
osobowych dyplomu potwierdzającego wyższe wykształcenie. Niedopuszczalnym jest
zatrudnianie pracownika samorządowego na stanowisku pełniącego obowiązki kierownika
komórki organizacyjnej, czy kierownika jednostki organizacyjnej. Istotą pracy na stanowisku
kierownika jest pełnienie jego obowiązków. Nie można tworzyć stanowiska pełniącego
obowiązki kierownika jako protezy dla stanowiska kierownika. Podobnie w tej kwestii
wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z dnia 24 września 2009
r., III SA/Lu 295/09, LEX nr 530485. W przypadku przejściowego wakatu na określonym
stanowisku można pełnienie tych obowiązków powierzyć innemu pracownikowi lecz tylko
przejściowo. Pracownik taki zachowuje swoje stanowisko i tylko przejściowo dodatkowo
lub zamiast dotychczasowych czynności wykonuje inną pracę. Obowiązki kierownika można
powierzyć przejściowo pracownikowi już zatrudnionemu w danej jednostce, a nie można kogoś
zatrudnić właśnie w tym celu. Zgodnie z art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych, jeżeli
wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres
do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie
o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami. Przepisy prawa powszechnie obowiązującego
nie przewidują możliwości powierzenia pełnienia obowiązków kierownika. Przepisy art. 6 ust. 4
ustawy o pracownikach samorządowych z dn. 21 listopada 2008 (Dz. U. Nr 223, poz. 1458
z późn. zm.) przewidują jedynie możliwość zatrudnienia na podstawie umowy o pracę
na stanowisku kierowniczym, nie zaś na stanowisku pełniących obowiązki kierownika komórki.
Powierzenie obowiązków należy traktować tak samo jak powołanie na stanowisko kierownika.
Osoba piastująca wysokie stanowisko w administracji samorządowej musi dawać rękojmię
prawidłowego wykonania zadań w zakresie powierzonych jej obowiązków. Podobne stanowisko
wyraża Wyrok WSA w Lublinie z 1 grudnia 2008 r., sygn. akt III SA/Lu 413/08. Przepisy prawa
pozwalają na powierzenie pełnienia obowiązków np. na stanowisko sekretarza, skarbnika,
naczelnika wydziału w razie nagłej potrzeby. Zgodnie z art. 21 ustawy o pracownikach
samorządowych osoby takie powinny posiadać odpowiednie kwalifikacje do pełnienia
powierzonych im obowiązków. Osoba, której powierzono pełnienie obowiązków zastępuje kogoś
na „nowym stanowisku”. Zgodnie z przepisami tej ustawy jeżeli wymagają tego potrzeby
jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć wykonanie innej pracy
niż określona w umowie o pracę, zgodnie z jego kwalifikacjami. Instytucja pracownika
„pełniącego obowiązki” to powierzenie pracownikowi w ramach umowy o pracę innych
obowiązków niż te, które są przedmiotem umowy, uczynione w przypadku nagłej potrzeby
pracodawcy. Zgodnie z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych powierzenie takie
nastąpić może na okres trzech miesięcy w roku kalendarzowym, do wyłonienia w drodze
konkursu odpowiedniego kandydata, posiadającego kwalifikacje do pracy na danym stanowisku.
Jeśli zachodzi nagła potrzeba oddelegowania pracownika do pełnienia innych niż oznaczone
w umowie obowiązków, dobór powinien uwzględniać zapotrzebowanie oraz możliwości kadrowe
wewnątrz danej jednostki.
Wniosek nr V 2a
Przestrzegać zapisów art. 6 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 r.
(Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.). Podjąć działania zgodne z prawem w celu likwidacji
stwierdzonej nieprawidłowości.
3. Brak w aktach osobowych pracowników o nr: xxxxxx05063, xxxxxx09580 oświadczenia
o zapoznaniu z treścią Zasad Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych w Miejskim Ośrodku
11
Pomocy Rodzinie zgodnie z § 9 pkt. 1,3 zasad polityki bezpieczeństwa danych osobowych
w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich stanowiących załącznik nr 1 do
Zarządzenia Dyrektora MOPR Nr 30/2010 z dnia 30.09.2010, pracownik posiada upoważnienie do
dostępu do danych osobowych.
Wniosek nr V.3
Przestrzegać zapisów z § 9 pkt. 1,3 zasad polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Miejskim
Ośrodku Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich stanowiących załącznik nr 1 do Zarządzenia
Dyrektora MOPR Nr 30/2010 z dnia 30.09.2010. W aktach osobowych pracowników każdorazowo
zamieszczać
stosowne
oświadzenie
potwierdzajace
zapoznanie
pracowników
z
polityką
bezpieczeństwa danych osobowych. Wzmóc nadzór nad pracownikiem któremu powierzono
prowadzenie akt osobowych pracowników.
4. W części A akt osobowych pracownika nr xxxxxx05063 znajdują się karty akt od 1 – 4 opisane
ołówkiem, w tym 4 dokumenty opatrzone jednakowym nr 4 wpisane ołówkiem (oświadczenie
z 30.11.11, oświadczenie – zgoda na przetwarzanie danych osobowych z 30.11.11, oświadczenie
o stanie zdrowia z 30.11.11), poz. 5 wpisana ołówkiem - świadectwo dojrzałości, poz. 6 - numer
opisany ołówkiem - dyplom z 29.03.1988 r. + 12 spiętych dokumentów: zaświadczeń, certyfikatów
potwierdzających odbycie szkoleń, kursów zawodowych, Karta akt 7A oznaczona numerem
wpisanym ołówkiem, tak samo karty 8A w liczbie sztuk 5 (świadectwa pracy), karta akt 9A
referencje również karta opisana ołówkiem, tak samo karta nr 10A. Ponadto w części B akt
osobowych: karty od 1-13 B oraz 15-17B opisane ołówkiem. Opisy dokonane ołówkiem
nie są trwałe. Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie
zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem
pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 62,
poz. 286) „dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być
ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać
pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów”.
Wniosek nr V. 4
Przestrzegać zapisów § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 286)
„dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w
porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz
znajdujących się w nich dokumentów”. Akta osobowe numerować w sposób trwały.
5. Ustalono, iż zapisy regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy
Rodzinie w Piekarach Śląskich z dnia 1.1.2012 r. nie odnoszą się do dodatku socjalnego, jaki
otrzymują pracownicy socjalni. Pracownikowi socjalnemu nr xxxxxx09580 pismem z dnia 8.07.13
r. ustalono od dnia 1.06.13 r. wynagrodzenie zasadnicze wg 11 kategorii zaszeregowania
w wysokości 1.850,00 zł oraz dodatek socjalny 250,00 zł (karta akt nr 14 B) w dokumencie
podano: podstawa regulamin wynagradzania pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie
w Piekarach Śląskich, przy czym regulamin z dn. 22.03.12 wprowadzony Zarządzeniem
nr 12/2012 dyrektora MOPR z dnia 29.03.2012 r. w § 17 odsyła w sprawach nieuregulowanych
do przepisów rozporządzenia z dnia 18.03.2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników
samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 21.11.2008 r.
o pracownikach samorządowych oraz Kodeksu pracy. Powyższe dotyczy także § 19 regulaminu
wynagradzania pracowników MOPR wprowadzonego zarządzeniem nr 24/2014 Dyrektora MOPR
12
z dn. 30.04.2014 r. Brak odesłania do ustawy o pomocy społecznej tj. art. 121 ust. 3a dotyczącego
przysługujących pracownikom dodatków socjalnych.
Wniosek nr V. 5
Dokonać aktualizacji regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie
w Piekarach Śląskich w zakresie dodatku socjalnego, jaki otrzymują pracownicy socjalni
a wynikającego z ustawy o pomocy społecznej.
6. Brak w części A akt osobowych: nr 1A kwestionariusza osobowego, 2A list motyw. z 14.09.11 r.,
3A pisma z 27.1.12, 4A 2 egz. pisma 27.1.12 prośba o zatrudnienie, 5A kopia dyplomu
potwierdzającego wykształcenie, 6A zaświadczenia lekarskiego z 30.01.12, następnie wpisane
w sposób nie trwały ołówkiem poz. 5 świadectwo pracy z 4.2.12. Jest to niezgodne z § 6 ust. 3
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 286)
Wniosek nr V. 6
Bezwzględnie przestrzegać zapisów § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r. (Dz.
U. Nr 62, poz. 286).
7. W części B akt osobowych - brak nr 1 B umowa o pracę na czas określony z 31.1.12, numery
od: 2-10 wpisane w sposób nie trwały ołówkiem, brak nr 11B umowa o pacę z 12.12.12 r. Jest
to niezgodne z § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r.
(Dz. U. Nr 62, poz. 286)
Wniosek nr V. 7
Bezwzględnie przestrzegać zapisów § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r.
(Dz. U. Nr 62, poz. 286).
8. Nieprzestrzeganie § 5 Regulaminu przyznawania premii pracownikom Miejskiego Ośrodka
Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich. Zgodnie z § 5 Regulaminu przyznawania premii
pracownikom Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich stanowiącym,
iż: „Wysokość premii ustala Dyrektor dla bezpośrednio podległych pracowników, pracowników
Działu Pomocy Środowiskowej, po zasięgnięciu opinii kierownika działu i właściwego
koordynatora, pozostałych pracowników, po zasięgnięciu opinii właściwego kierownika” Jest
to potwierdzenie tego, iż pracownik nr xxxxxx13233 nie powinien być premiowany przez
kierownika odrębnego działu, bowiem pracownik nr xxxxxx13233 jest pracownikiem Działu
Świadczeń. Pracownik działu Świadczeń otrzymał premię uznaniową w wysokości 685,00 zł
19.07.13 r. oraz premię w wysokości 400,00 zł 18.07.13 r. na wniosek p.o. kierownika działu
Pomocy Środowiskowej za stałe zaangażowanie w prace na rzecz dzieci w świetlicach
Środowiskowych.
13
Wniosek nr V. 8
Bezwzględnie przestrzegać zapisów § 5 Regulaminu przyznawania premii pracownikom Miejskiego
Ośrodka Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich, mając na uwadze, że wysokość premii ustala
Dyrektor dla pozostałych pracowników, po zasięgnięciu opinii właściwego kierownika.
9. W aktach osobowych pracownika DŚ nr xxxxxx13233 znajdują się karty akt 19-29 B opisane
w sposób nie trwały - ołówkiem.
Wniosek nr V.9
Akta osobowe pracowników prowadzić zgodnie z wymogami § 6 ust 3 rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr
62, poz. 286 z późn. zm.) „Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych
powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna
zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.”
10. W cz. A akt osobowych pracownika DŚ nr xxxxxx13233 wpięto pod poz. 9A karty akt osobowych
dyplom ukończenia studiów licencjackich na kierunku praca socjalna z dn. 27.06.2014 r., co jest
sprzeczne z treścią § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie
zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem
pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.)
Wniosek r V.10
Akta osobowe pracowników prowadzić zgodnie z treścią § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w
sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
(Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) w związku z § 6 ust 3 ww. rozporządzenia stanowiącego, iż:
„Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w
porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz
znajdujących się w nich dokumentów.”
11. Oznaczenia Aneksu nr 1 z dnia 27.09.2012 r. do umowy o pracę z dnia 14.12.2010 r. dokonano
w sposób niezgodny z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla Miejskiego Ośrodka Pomocy
Rodzinie w Piekarach Śląskich stanowiącego załącznik nr 1 do instrukcji Kancelaryjnej MOPR
Aneks nr 1 z dnia 27.09.2012 r. do umowy o pracę z dnia 14.12.2010 r. oznaczenie dokumentu:
Regon-003455014 (oznaczenia dokumentu dokonano w sposób niezgodny z jednolitym
rzeczowym wykazem akt dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich
stanowiącego załącznik nr 1 do instrukcji Kancelaryjnej MOPR, bowiem nr klasyfikacyjny
dla pozycji: „umowy zbiorowe i zakładowe” to 1021) Aneks podpisany przez pracownika
i pracodawcę nie zawiera daty złożenia podpisu przez pracownika. Jednoczesnie
niedopuszczalnie dokonano na mocy aneksu nr 1 z dn. 27.09.2012 r. znak: Regon-003455014 do
Umowy o pracę z dnia 14.12.2010 r. na podstawie art. 29 § 4 Kodeksu pracy zmiany rodzaju
umowy o pracę zawartej na czas określony (1.01.11-31.12.12) na umowę o pracę zawartą na
czas nieokreślony. Wymiar umowy o pracę to nie rodzaj umowy. O rodzaju umowy stanowi art. 25
§ 1 Kodeksu Pracy, tekst jednolity z dnia 17 września 2014 r. (Dz.U. z 2014 r. poz. 1502)
stanowiący, iż: “Umowę o pracę zawiera się na czas nieokreślony, na czas określony lub na czas
14
wykonania określonej pracy.” Tymczasem art. 29 § 4 Kodeksu pracy traktuje o wymiarze czasu
pracy.
Wniosek nr V.11
Oznaczenia dokumentów dotyczacych spraw pracowniczych dokonywać w sposób zgodny
z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich
stanowiącego załącznik nr 1 do instrukcji Kancelaryjnej MOPR - Aneks nr 1 z dnia 27.09.2012 r. do
umowy o pracę z dnia 14.12.2010 r. Zaprzestać aneksowania umów o pracę na mocy art. 29 § 4
Kodeksu Pracy. Jako, że prawnie niemożliwe jest kontynuowanie, przez pracownika pomocniczego
i obsługi obejmujacego stanowisko urzędnicze, zatrudnienia w ramach łaczącego już strony stosunku
pracy. Należy rozważyć na przyszłość możliowść rozwiązania dotychczasowej umowy o pracę na
stanowisku pomocniczym i obsługi i nawiązania nowej na stanowisku urzędniczym na czas określony
do 6 misięcy, albo też znacznie zmienić warunki dotychczasowej umowy o pracę w ten sposób, że
strony umowy zgodnie ustalą, że umowa zostaje zawarta na okres do 6 miesięcy. Przepisy ustawy o
pracownikach samorządowych przewidują dla osób po raz pierwszy zatrudnionych na stanowisku
urzędniczym tylko jeden rodzaj możliwej do zawarcia umowy o pracę – umowę o pracę na czas
określony, nie dłuższy niż 6 miesięcy.
12. U pracownika DŚ nr xxxxxx13233 stwierdzono brak odbytej służby przygotowawczej oraz
egzaminu z odbytej służby przygotowawczej. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o pracownikach
samorządowych z dnia 21 listopada 2008 r. (Dz. U. Nr 223., poz. 1458 z późn. zm.) Służbę
przygotowawczą zobowiązani są odbyć pracownicy samorządowi, którzy podejmują u pracodawcy
samorządowego po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym. Za osobę podejmującą po
raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym należy rozumieć osobę, która nie była wcześniej
zatrudniona u pracodawcy samorządowego na czas nieokreślony albo na czas określony, dłuższy
niż 6 miesięcy, i nie odbyła służby przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem
pozytywnym. Z regulacji tych wynika, że obie przesłanki warunkujące zwolnienie od odbycia
służby przygotowawczej (a więc rodzaj i czas trwania umowy oraz wcześniejsze odbycie służby
przygotowawczej) muszą wystąpić łącznie. Determinuje to konieczność odbycia przedmiotowej
służby oraz zdania egzaminu. Zatem w czasie trwania umowy na czas określony pracownik
powinien odbyć służbę przygotowawczą trwającą nie dłużej niż 3 miesiące i kończącą się
egzaminem. Tym niemniej, iż w karcie akt pod poz. Nr 8 w cz. A akt osobowych zamieszczono
tekst ślubowania uroczystego o treści zgodnej z treścią art. 18 ust. 1 ustawy o pracownikach
samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.). Bowiem zgodnie z treścią art. 19 ust. 9
ustawy o pracownikach samorządowych „Po uzyskaniu pozytywnego wyniku egzaminu, o którym
mowa w ust. 6, przed zawarciem nowej umowy o pracę, pracownik składa ślubowanie”. Pracownik
w chwili awansu tj. w momencie zmiany stanowiska z pomocy administracyjnej na stanowisko
urzędnicze w ramach awansu wewnętrznego na mocy art. 20 ustawy o pracownikach
samorządowych posiadał 17 miesięczny staż pracy na stanowisku pomoc administracyjna. Lecz
przepisu art. 20 ustawy o pracownikach samorządowych nie należało odczytywać jako zachęty dla
pracodawcy samorządowego do szerokiego korzystania z awansu wewnętrznego zamiast
procedury naboru. “W przypadku awansowania na stanowisko urzędnicze pracownika np. obsługi,
który został zatrudniony bez przeprowadzania konkursu, doszloby do ominięcia szczególnych
przepisów ustawy.” “Zgodnie z art. 20 ustawy pracownik samorządowy, który wykazuje inicjatywę
w pracy i sumiennie wykonuje swoje obowiązki, może zostać przeniesiony na wyższe stanowisko
(awans wewnętrzny). Dokonyjąc analizy wskzanego przepisu w kontekscie przedstawionej
wykładni art. 12 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, uznać należy, iz awans
wewneyrzny może zostać dokonany jedynie w ramach danej kategorii stanowisk.” – Odpowiedź
z dnia 10.02.2010 r sekretarza stanu w Ministerstwie Spraw Wewnetrznych i Administracji
15
– z upowaznienia ministra – na zapytanie nr 5696 w sprawie interpretacji przepisów dotyczacych
awansu pracowników samorządowych. Ministerstwo Spraw wewnetrznych i Administracji w
stanowisku z dnia 6.08.2009 r. w sprawie służby przygotowawczej (BMK-0660-1326e:1693/2009/PO) podało: “kierując się zasadami wykładni językowej i celowości, należy
stwierdzić, że przepis art. 16 ust. 2-3 danej ustawy odnosi się jedynie do osób podejmujących
pracę po raz pierwszy (w rozumieniu ustawy) na stanowisku urzedniczym bądź kierowniczym
stanowisku urzędniczym. Za osobę taką nie mozna więc uznać osoby pracujacej wcześniej na
stanowisku “nieurzędniczym”.
Wniosek nr V.12
Bezwzględnie przestrzegać zapisów ustawy o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008
r. (Dz. U. Nr 223., poz. 1458 z późn. zm.) mając na uwadze, że jedynie przeprowadzanie naboru na
stanowiska urzędnicze jest obwarowane przez ustawę o pracownikach samorządowych wymogami
konkurencyjności i otwartości. Służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem zobowiązani są odbyć
pracownicy samorządowi, którzy podejmują u pracodawcy samorządowego po raz pierwszy pracę na
stanowisku urzędniczym.
13. W aktach osobowych pracownika DŚ nr xxxxxx13233 pod pozycją karty nr 16 B akt osobowych
wpięto kopię ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej funkcjonariusza publicznego z 5.10.11 r.
za rażące naruszenie prawa. Potwierdzenie odbioru polisy na stanowisku pomoc administracyjna
7.11.11 r. W dokumentacji osobowej ww. – karta akt 8B zakres czynności i odpowiedzialności
na stanowisku pomoc administracyjna, gdzie w pkt. 1 zakresu podano: „prowadzenie
dokumentacji i przygotowywanie projektów decyzji w sprawach odpłatności za pobyt w domu
pomocy społecznej” oraz w pkt 2 zakresu podano: „prowadzenie dokumentacji i przygotowywanie
projektów decyzji w sprawach umieszczania w domu pomocy społecznej na terenie naszego
miasta” a także pkt. 4 „prowadzenie dokumentacji i przygotowywanie projektów decyzji
związanych z świadczeniami pieniężnymi przyznawanymi w ramach realizacji programu
rządowego” zakres zakończony jest informacją, iż: „ponosi pan odpowiedzialność karną,
dyscyplinarną i materialną za wszelkie szkody wynikłe z niewłaściwego wykonywania obowiązków
służbowych oraz za nie zgłoszenie przełożonym stwierdzonych nieprawidłowości w pracy.”
Zaznacza się, że stanowisko pomoc administracyjna to stanowisko pomocnicze a nie urzędnicze,
a pracownik na stanowisku pomoc administracyjna nie powinien zawierać ubezpieczenia
od odpowiedzialności cywilnej funkcjonariusza publicznego, co więcej nie powinien
przygotowywać projektów decyzji a jedynie pomagać w ich przygotowaniu, gdyż obejmuje
stanowisko pomocnicze a nie urzędnicze.
Wniosek nr V. 13
Mając na uwadze, że stanowisko pomoc administracyjna to stanowisko pomocnicze a nie urzędnicze,
zadbać aby pracownik na stanowisku pomoc administracyjna nie zawierał ubezpieczenia od
odpowiedzialności cywilnej funkcjonariusza publicznego. Zadbać ponadto by nie przygotowywał
projektów decyzji a jedynie pomagał w ich przygotowaniu, gdyż pracownik obejmuje stanowisko
pomocnicze a nie urzędnicze. Świadczenie pomocy w postępowaniu, którego ma być wydanie decyzji
lub postanowienia przez organ nie jest zgodne z prowadzeniem sprawy rozstrzyganej w drodze
decyzji lub postanowienia przez taki organ, bowiem świadczenie pomocy w postępowaniu nie
wyznacza
świadczenia
tego
rodzaju
pomocy
przez
pracownika
na
stanowisku
pomocy
administracyjnej. Określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie
wynagradzania pracowników samorządowych tekst jednolity z dnia 18 listopada 2014 r. (Dz. U. z 2014
r. poz. 1786) dla stanowiska pomoc administracyjna minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego
16
III
tj. 1140 zł – (minimalna kwota wynagrodzenia zasadniczego w złotych), wymagany od tego
stanowiska poziom wykształcenia – średnie, i nie wymagany staż pracy do jego objęcia nie przemawia
za tym, iż osoby te świadczą pomoc w postępowaniu, którego efektem ma być wydanie decyzji lub
postanawiania przez organ, tym samym o możliwości powierzenia pomocy administracyjnej
wykonywania tego rodzaju pomocy.
14. W regulaminie wynagradzania wprowadzonym Zarządzeniem nr 12/2012 Dyrektora Ośrodka
Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich z dnia 29.03.2012 r. w § 13 tegoż regulaminu zawarto
zasady rekompensaty pracy nadliczbowej wynikające z art. 151¹ - 151² Kodeksu Pracy
bez przeprowadzenia analizy kondycji finansowej jednostki pozwalającej na wypłatę takich
wydatków. Ustawa o pracownikach samorządowych nie przewiduje dodatku za pracę w godzinach
nadliczbowych i w sposób wyczerpujący reguluje kwestie nadgodzin, stąd przepisy KP
nie znajdują zastosowania wśród pracowników samorządowych. Art. 42 ust. 4 ustawy z dnia 21
listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych stanowi, iż: „Pracownikowi samorządowemu
za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługuje według
jego wyboru: wynagrodzenie lub czas wolny w tym samym wymiarze, z tym, że wolny czas,
na wniosek pracownika, może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop
wypoczynkowy lub po jego zakończeniu. Czas wolny w tym samym wymiarze przysługuje także
w przypadku nadgodzin przypadających w wolną sobotę, niedzielę i święta. Zgodnie z art. 39 ust.
2 pkt 2 ustawy pracodawca może określić w regulaminie wynagradzania warunki i sposób
przyznawania dodatków. Dopuszczalne jest zatem, w ocenie Departamentu Prawnego Kancelarii
Prezesa Rady Ministrów (opinia z dn. 29.05.2009 r., 12.06.2009 r., Rzeczypospolita z 17.06.2009
r.,), aby były to także dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeśli środki finansowe
przeznaczone na wynagrodzenia pracowników pozwolą pracodawcy samorządowemu wypłacić
takie wydatki, to regulacje ustawowe stwarzają zachętę do ich ustanawiania. Wówczas można
określić poziom tych dodatków na dowolnej wysokości w zależności od kondycji finansowej
jednostki” Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny z wyroku z dnia 2014-01-21, P 26/12 orzekł:
że art. 42. ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych w zakresie jakim dotyczy pracowników
samorządowych zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, jest zgodny z art. 32
ust. 1 Konstytucji RP oraz z art. 4 ust. 2 Europejskiej Karty Społecznej, sporządzonej w Turynie
dnia 18 października 1961 r. (Dz. U. z 1999 r. Nr 8, poz. 67, z2010 r. Nr 79, poz. 491 raz z 2011 r.
Nr. 168, poz. 1007). Tymczasem regulamin wynagradzania wprowadzony Zarządzeniem
nr 12/2012 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich z dnia
29.03.2012 r. w § 13 jest adresowany do wszystkich pracowników MOPR.
Wniosek nr V. 14
Każdorazowo przeprowadzać pisemną analizę kondycji finansowej jednostki pozwalającej na wypłatę
dodatków o których mowa w art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych tekst jednolity
z dnia 30 lipca 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202). Gdy środki finansowe przeznaczone na
wynagrodzenia pracowników pozwalają pracodawcy samorządowemu wypłacać zgodnie z art. 39 ust.
2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych tekst jednolity z dnia 30 lipca 2014 r. (Dz. U. z 2014 r.
poz. 1202). takie wydatki tj. dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, to regulacje ustawowe
stwarzają zachętę do ich ustanawiania. Nie może wówczas podnosić kwestii o braku środków
finansowych na zatrudnienie dodatkowych pracowników, gdy kierownik jednostki dysponuje środkami
finansowymi na dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych.
Dostosować zapisy § 14 regulaminu wynagradzania wprowadzonego Zarządzeniem nr 67/2014
Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Piekarach Śląskich z dnia 25.09.2014 r.
(adresowanego do wszystkich pracowników MOPR) do wyroku z dnia 2014-01-21, P 26/12 Trybunału
17
Konstytucyjnego, który orzekł: że art. 42. ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych w zakresie
jakim dotyczy pracowników samorządowych zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
jest zgodny z art. 32 ust. 1 Konstytucji RP oraz z art. 4 ust. 2 Europejskiej Karty Społecznej,
sporządzonej w Turynie dnia 18 października 1961 r. (Dz. U. z 1999 r. Nr 8, poz. 67, z2010 r. Nr 79,
poz. 491 raz z 2011 r. Nr. 168, poz. 1007) tak aby wyłaczyć z niego pracowników samorządowych
zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.
15. Błędnie w § 10 ust. 2 Regulaminu Wynagradzania Pracowników MOPR w Piekarach Śląskich
wprowadzonym Zarządzeniem nr 12/2012 Dyrektora MOPR w Piekarach Śląskich
z dn. 29.03.2012 r. podano: „Do okresów pracy uprawniających do dodatku za wysługę lat
i odprawy emerytalnej lub rentowej wlicza się wszystkie zakończone okresy poprzedniego
zatrudnienia oraz inne okresy jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu
do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Do okresu tego wlicza się również
okres 3 lat udokumentowanego wykonywania działalności gospodarczej, w przypadku
pracowników zatrudnionych z uwzględnieniem przesłanki określonej w art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy
o pracownikach samorządowych”. Ta sama sytuacja dotyczy Regulaminu wynagradzania
pracowników MOPR wprowadzonego Zarządzeniem nr 67/2014 Dyrektora MOPR z dnia
25.09.2014 r. (§ 17 ust. 2 ww. regulaminu). Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada
2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.) - dalej u.p.s.
pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na kierowniczym
stanowisku urzędniczym może być osoba, która spełnia wymagania określone w art. 6 ust. 1 i ust.
3 pkt 2 i 3 (wymagania podstawowe dla stanowisk urzędniczych) oraz dodatkowo: posiada
co najmniej 3-letni staż pracy lub wykonywała przez, co najmniej 3 lata działalność gospodarczą
o charakterze zgodnym z wymaganiami na danym stanowisku; posiada wykształcenie wyższe
I lub II stopnia w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym. Biorąc to pod uwagę trudno
przyjąć, że okres działalności gospodarczej można zaliczyć do stażu pracy, o którym mowa
w art. 38 u.p.s. (od którego zależy m.in. wysokość dodatku stażowego, nagrody jubileuszowej
i odprawy emerytalno-rentowej). Kwestia opłacania składek ZUS z tytułu prowadzonej działalności
pozarolniczej jest prawnie obojętna. Jednocześnie w art. 2. KP podano „Pracownikiem jest osoba
zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej
umowy o pracę”. Zatem jeśli w art. 38 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach
samorządowych jest mowa o uprawnieniach pracowniczych to odnoszą się one do pracownika
a nie do pracodawcy. Działalność gospodarcza nie jest zatrudnieniem w rozumieniu kodeksu
pracy. Działalność gospodarcza nie jest wliczana do stażu pracy w rozumieniu przepisów prawa
pracy. Działalność gospodarcza jest odmiennym rodzajem aktywności zarobkowej, uregulowanym
w odrębnym akcie prawnym, tj. w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jednolity
z dnia 24 kwietnia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 672 z poźn. zm.) Prowadzenie działalności
gospodarczej nie może być uznane za tożsame z pracowniczym stosunkiem podporządkowania,
a osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w stosunku pracy sami posiadają status
pracodawcy, taka regulacja zawarta w regulaminie zwiększa w sposób istotny obciążenia
finansowe pracodawców.
Wniosek nr V.15
Dokonać zmiany zapisów § 17 ust. 2 regulaminu wynagradzania mając na uwadze zapisy w art. 2. KP
tekst jednolity z dnia 17 września 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502) w związku z zapisem art. 38 ust.
5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych tekst jednolity z dnia 30 lipca
2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202) stanowiącym, iż: „Do okresów pracy uprawniających do dodatku
za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej i jednorazowej odprawy w związku z przejściem na
emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy
18
zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu
pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze” Uprawnienia pracownicze odnoszą się do
pracownika a nie do pracodawcy.
16. Stwierdzono, iż w § 12 ust. 1 i 2 regulaminu wtnagradzania pracowników MOPR wprowadzonego
zarzadzeniem nr 12/2012 Dyrektora MOPR z dnia 29.03.2014 podano: „pracownikowi będącemu
kierownikiem komórki organizacyjnej przysługuje dodatek za opiekę nad każdym pracownikiem w
służbie przygotowawczej w kwocie 300,00 zł, nie więcej jednak niż 600,00 zł, pod warunkiem, że
nie ustanowiono pracownikowi opiekuna w służbie przygotowawczej oraz w pkt. 2 Opiekunowi
służby przygotowawczej przysługuje dodatek za opiekę nad pracownikiem w służbie
przygotowawczej w kwocie 200 zł, nie więcej jednak łącznie niż 400 zł. Ta sama sytuacja dotyczy
Regulaminu wynagradzania pracowników MOPR wprowadzonego zarządzeniem nr 67/2014
Dyrektora MOPR z dnia 25.09.2014 r. (§ 13 ww. regulaminu) Zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy
o pracownikach samorządowych pracodawca może określić w regulaminie wynagradzania
warunki i sposób przyznawania dodatków. Dopuszczalne jest zatem, aby były to również dodatki
za opiekę nad każdym pracownikiem w służbie przygotowawczej. Jeśli środki finansowe
przeznaczone na wynagrodzenia pracowników pozwolą pracodawcy samorządowemu wypłacić
takie wydatki, to regulacje ustawowe stwarzają zachętę do ich ustanawiania. Wówczas można –
określić poziom tych dodatków na dowolnej wysokości w zależności od kondycji finansowej
jednostki. Skoro Dyrektor dysponuje środkami finansowymi na dodatki za opiekę nad każdym
pracownikiem w służbie przygotowawczej to nie może podnosić kwestii o braku środków
finansowych na zatrudnienie dodatkowych pracowników do windykacji.
Wniosek nr V.16
Każdorazowo przeprowadzać pisemną analizę kondycji finansowej jednostki pozwalającej na wypłatę
dodatków o których mowa w art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych tekst jednolity
z dnia 30 lipca 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202). Gdy środki finansowe przeznaczone na
wynagrodzenia pracowników pozwalają pracodawcy samorządowemu wypłacać zgodnie z art. 39 ust.
2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych tekst jednolity z dnia 30 lipca 2014 r. (Dz. U. z 2014 r.
poz. 1202). takie wydatki tj. dodatki za opiekę nad każdym pracownikiem w służbie przygotowawczej,
to regulacje ustawowe stwarzają zachętę do ich ustanawiania. Nie może wówczas podnosić kwestii o
braku środków finansowych na zatrudnienie dodatkowych pracowników, gdy kierownik jednostki
dysponuje środkami finansowymi na dodatki za opiekę nad każdym pracownikiem.
17. W § 1 Regulaminu oceniania pracowników zatrudnionych w MOPR wprowadzonym Zarządzeniem
nr 25 Dyrektora MOPR w Piekarach Śl. z dnia 31.08.2009 r. wbrew zapisom ustawy
o pracownikach samorządowych podano, iż: „Systemem ocen kwalifikacyjnych objęci zostają
wszyscy pracownicy MOPR w Piekarach Śląskich”, gdy tymczasem art. 27 ust. 1 ustawy
o pracownikach samorządowych stanowi: „Pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku
urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, podlega okresowej ocenie, zwanej
dalej „oceną”. Ustawa o pracownikach samorządowych zmieniła krąg osób podlegających ocenie,
obejmując nim pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, w tym
na kierowniczych stanowiskach urzędniczych (ust. 1). Ocen pracy pozostałych pracowników
samorządowych można dokonywać na warunkach określonych w Kodeksie pracy
i z przewidzianymi w nim skutkami (np. w postaci nagradzania, awansowania bądź ukarania
pracownika). Jednakże niedopuszczalne jest, by bezpośredni przełożony, dokonujący oceny
pracownika, dokument potwierdzający ten fakt dostarczał do właściwej merytorycznie komórki
z rocznym opóźnieniem.
19
Wniosek nr V. 17
Przestrzegac zspisów art. 27 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 645
z późn. zm.) Ocen pracy pozostałych pracowników samorządowych dokonywać na warunkach
określonych w Kodeksie pracy i z przewidzianymi w nim skutkami (np. w postaci nagrodzenia,
awansowania bądź ukarania pracownika).
18. Na akta osobowe pracowników nie nanoszono kolejnych numerów zgodnych z porządkiem
chronologicznym.
Wniosek nr V. 18
Bezwzględnie wypełniać zapisy § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z
późn. zm.).
19. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy w przypadku losowo wybranych akt były
gromadzone w niewłaściwych częściach akt osobowych – w części A, a zgodnie z zapisami
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika - § 6 ust.2, winny być zgromadzone w części B.
Wniosek nr V. 19
Przy prowadzeniu akt osobowych pracowników przestrzegać wymogów określonych w § 6 ust. 2
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt
osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
20. W umowie o pracę, zawartej na czas nieokreślony, na stanowisku p.o. kierownik, nie ujęto
wszystkich składników wynagrodzenia (pkt.I protokołu w części Kadry i płace), a zgodnie z
zapisami art. 29 § 1 pkt 3 ustawy Kodeks Pracy (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502) umowa o pracę
określa m.in. warunki pracy i płacy, w szczególności: „wynagrodzenie za pracę odpowiadające
rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia”. Po porównaniu akt osobowych z
kartą wynagrodzenia za 2013r. wynika, iż pracownikowi od stycznia 2013r. wypłacany był
dodatek funkcyjny w wysokości 1 000,00zł. Co prawda pracownikowi przyznano dodatek
funkcyjny pismem z dnia 23.10.2012r. od dnia 22.10.2012r., na okres 3 m-cy w wysokości
1000zł.( dokument nr 43), jednakże w umowie o pracę na czas nieokreślony z dnia 12.12.2012r.,
obowiązującej od 01.01.2013r. nie został ten składnik wynagrodzenia wyszczególniony. Dopiero
pismem z dnia 21.01.2013r. dodatek został przyznany na okres do 31.10.2013r. Dnia 08.07.2013r.
ustalono wymiar uposażenia pracownika od dnia 01.06.2013r., w tymże dokumencie dodatek
funkcyjny w wysokości 1 000,00zł został już uwzględniony.
W umowie o pracę wyszczególniono natomiast dodatek specjalny w wysokości 150 zł.,
a z Regulaminu Wynagradzania pracowników MOPR w Piekarach Śląskich § 9 pkt 2 wynika,
iż dodatek specjalny przyznaje się na czas określony, natomiast umowa o pracę z dnia
12.12.2012r. jest umową na czas nieokreślony.
Wniosek nr 20
Przestrzegać zapisów art. 29 § 1 pkt 3 ustawy Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502)
w związku z § 9 pkt 2 Regulaminu Wynagradzania pracowników MOPR w Piekarach Śląskich.
20
21. Ustawa o pracownikach samorządowych nie przewiduje możliwości zatrudniania pracownika
na stanowisku pełniącego obowiązki kierownika. W omawianym przypadku zatrudnienie
pracownika na tymże stanowisku było ewidentnym obejściem zapisów ustawowych, tym bardziej,
iż pracownik nie spełniał wymogów kwalifikacyjnych dla danego stanowiska pracy.
Wniosek nr 21
Bezwzględnie przestrzegać zapisów ustawy o pracownikach samorządowych mając na uwadze zapisy
art. 6 ww. ustawy (Dz. U. z 2013 r. poz. 645 z późn. zm.).
22. Na przedkładanych przez pracowników dokumentach nie była nanoszona data wpływu
dokumentu.
Wniosek nr 22
Każdorazowo należy nanosić datę wpływu dokumentów przez pracowników, by móc zapewnić tym
samym wypełnianie § 6 ust 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28.05.1996 r. w
sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z
późn zm.).
23. W losowo wybranej dokumentacji zaewidencjonowano zaświadczenie lekarskie, na podstawie
którego pracownika dopuszczono do wykonywania obowiązków służbowych. Natomiast
z dokumentu wynika, iż pracownik wykonywał pracę w dniu, kiedy nie posiadał zaświadczenia
o zdolności do wykonywania pracy (pkt II). Zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy pracodawcy
nie wolno bowiem dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarza medycyny pracy
stwierdzającego brak przeciwwskazań do jej wykonywania.
Niezastosowanie się pracodawcy do przepisów o konieczności skierowania pracownika
na badania lekarskie stanowi wykroczenie przeciwko prawom tego drugiego. Za to wykroczenie
grozi kara grzywny do 30 tys. zł (art. 283 § 1 k.p.). Można też ponieść odpowiedzialność karną.
Zgodnie z art. 220 k.k. kto będąc odpowiedzialny za bezpieczeństwo i higienę pracy nie dopełnia
wynikającego stąd obowiązku i przez to naraża pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo
utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu, podlega karze pozbawienia wolności do trzech
lat, a jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo
pozbawienia wolności do roku.
Wniosek nr 23
Bezwzględnie przestrzegać zapisów art. 229 k.p. w związku z art. 283 § 1 k.p. tekst jednolity z dnia 17
września 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.).
24. Zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych, pracownik na stanowisku urzędniczym, przed
przystąpieniem do wykonywania obowiązków, winien złożyć ślubowanie. Z przedłożonej
dokumentacji wynika, iż pracownik złożył takowe ślubowanie, ale w chwili przystąpienia do pracy
na stanowisku pracownika administracyjno – biurowego. Pracownik nie złożył ślubowania przed
przystąpieniem do wykonywania pracy na stanowisku urzędniczym. Złożenie takiego ślubowania
jest, zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych, konieczne przed przystąpieniem
do wykonywania obowiązków pracowniczych przez pracownika zatrudnionego na stanowisku
urzędniczym. W wyjaśnieniu z dn. 20.04.2015 r. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie
podano, iż pracownik złożył ślubowanie przed przystąpieniem do wykonywania swoich
obowiązków na stanowisku referenta w dniu 1.03.2012 r. Akt ślubowania został nieprawidłowo
wpięty w części A.
Wniosek nr 24
Przestrzegać zapisów art. 18 ustawy o pracownikach samorządowych, tekst jednolity z dnia 30 lipca
2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202).
21
25. W jednostce dokonywano awansu wewnętrznego pracowników między różnymi grupami
stanowisk. Łamano tym samym zasadę równego dostępu do stanowisk publicznych.
Wniosek nr 25
Dokonując awansu wewnętrznego przestrzegać zapisów art. 20 ust. 2
ustawy o pracownikach
samorządowych, tekst jednolity z dnia 30 lipca 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202) stanowiącego, iż
„Awans wewnętrzny może zostać dokonany jedynie w ramach tej samej grupy stanowisk,
o których mowa w art. 4 ust. 2 pkt 1-3.”
Pisemne sprawozdanie o sposobie realizacji powyższych zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich
niewykonania, należy przedłożyć w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia
pokontrolnego, zgodnie z zapisem § 29 w sprawie: Regulaminu Kontroli Wewnętrznej Miasta Piekary
Śląskie wprowadzonego „Zarządzeniem Nr ORo. 0151-440/10 Prezydenta Miasta Piekary Śląskie
z dnia 28 lipca 2010r.”
22