docjednolity rzeczowy wykaz akt akademii medycznej we wrocławiu
download 
Reklamacja Transkrypt
jednolity rzeczowy wykaz akt akademii medycznej we wrocławiu
Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 20/XIII R/2004 Rektora Akademii Medycznej z dnia 8 kwietnia 2004 r. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT AKADEMII MEDYCZNEJ WE WROCŁAWIU WROCŁAW 2004 Postanowienia ogólne 1. Wykaz akt jest rzeczową, jednolitą dla wszystkich jednostek organizacyjnych, klasyfikacją i kwalifikacją archiwalną akt powstających w toku działalności Uczelni. Zgodnie z regulaminem organizacyjnym Akademii Medycznej we Wrocławiu przez określenie „jednostka organizacyjna” należy rozumieć każdy element struktury organizacyjnej Uczelni wymieniony jako jednostka organizacyjna w regulaminie organizacyjnym Akademii Medycznej we Wrocławiu. 2. Wykaz został opracowany w formie tabeli o następujących rubrykach: symbol klasyfikacyjny – symbol cyfrowy w układzie dziesiętnym (rubryki 1-4), hasło klasyfikacyjne (rubryka 5), symbol jednostki organizacyjnej merytorycznej (rubryka 6), kategoria archiwalna akt w jednostce organizacyjnej merytorycznej (macierzystej) i jednostkach organizacyjnych niemerytorycznych (rubryki 7 i 8), uwagi (rubryka 9). Przez określenie „jednostka organizacyjna merytoryczna” należy rozumieć jednostkę organizacyjną Uczelni, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym względzie powinna posiadać całość zasadniczych akt. Przez określenie „jednostka organizacyjna niemerytoryczna” należy rozumieć jednostkę organizacyjną Uczelni, w której występują akta dotyczące tych samych zagadnień, co w jednostce organizacyjnej merytorycznej stanowiące jednak dokumentację pomocniczą lub powtarzalną. Kategoria archiwalna akt o symbolu: „A” oznacza kategorię dokumentacji o wartości historycznej, naukowej i wieczystym okresie przechowywania, „B” (z dodaniem cyfr arabskich, np. B5, B10) oznacza dokumentację o wartości praktycznej, użytkowej i czasowym okresie przechowywania. Cyfry arabskie określają w latach kalendarzowych okres przechowywania dokumentacji zakwalifikowanej do kategorii B, „BE” (z dodaniem cyfr arabskich, np. BE5, BE50) oznacza dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie przeprowadzonej przez właściwe archiwum państwowe i może zostać uznana za akta kat. A. „Bc” oznacza dokumentację o charakterze manipulacyjnym oraz krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, która po całkowitym jej wykorzystaniu w jednostce organizacyjnej może zostać przekazana do zniszczenia lub na makulaturę, 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość dokumentacji na 9 klas pierwszego stopnia, tj.: 0 ZARZĄDZANIE, 1 KADRY, 2 ŚRODKI RZECZOWE, 3 EKONOMIKA, 4 DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO-BADAWCZA I ROZWÓJ KADRY NAUKOWEJ, 5 STUDENCI, DYDAKTYKA, STUDIA PODYPLOMOWE, 6 WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ, 7 WYDAWNICTWA I MATERIAŁY AUDIOWIZUALNE, 8 DOKUMENTACJA SĄDOWO-MEDYCZNA. 4. Każda z klas pierwszego stopnia dzieli się na klasy drugiego stopnia oznaczone symbolami dwucyfrowymi, tj.: Zarządzanie Organy kolegialne Organizacja Akademii Medycznej, akty prawne 02 Pomoc prawna. Skargi i wnioski 03 Biurowość, archiwum, biblioteka 04 Planowanie, sprawozdawczość, statystyka 05 Informatyka 06 Popularyzacja, uroczystości uczelniane 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 08 Kontrole 1 Kadry 10 Ogólne zasady pracy i płac 11 Zatrudnienie 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza 16 Dyscyplina pracy 17 Sprawy socjalno-bytowe 18 Ubezpieczenia osobowe 2 Środki rzeczowe 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 21 Inwestycje i kapitalne remonty 22 Administracja nieruchomości 23 Gospodarka materiałowa 24 Transport i łączność 25 Gospodarka energetyczna 26 Ochrona zakładu pracy 271 Ochrona informacji niejawnych ............oraz sprawy obronne 3 Ekonomika 30 System ewidencji i plan kont 31 Finanse, księgowość 32 Księgowość finansowa 33 Rozliczenia płac 34 Księgowość materiałowo-towarowa 35 Koszty i ceny 36 Fundusze specjalne 37 Inwentaryzacja 4 Działalność naukowo-badawcza i rozwój kadry naukowej 40 Stopnie i tytuły naukowe 41 Prace naukowo-badawcze 00 01 1 5 50 51 52 53 54 55 56 6 60 61 62 63 7 70 71 72 73 74 75 8 80 81 82 83 Studenci, dydaktyka, studia podyplomowe Założenia organizacyjno-programowe studiów wyższych Rekrutacja Ewidencja studentów Organizacja i tok studiów Sprawy socjalno-bytowe studentów Organizacje studenckie Sprawy dyscyplinarne studentów Współpraca z zagranicą Umowy i porozumienia o bezpośredniej współpracy Obsługa administracyjna wyjazdów zagranicznych pracowników Uczelni Przyjazdy gości zagranicznych Wyjazdy zagraniczne studentów, doktorantów i nauczycieli akademickich realizowane w ramach europejskich programów edukacyjnych Wydawnictwa i materiały audiowizualne Teki wydawnicze Indeksy wydanych tytułów (ISBN) Indeksy serii wydawniczych (ISNN) Wykonawstwo poligraficzne Materiały audiowizualne Wykonawstwo materiałów audiowizualnych Dokumentacja sądowo-medyczna Protokoły sądowo-lekarskie sekcji zwłok Książka sekcyjna Orzecznictwo sądowo-lekarskie Badana laboratoryjne dla celów sądowych i medycznych Dodany zarządzeniem nr 10/XIV R/2007 Rektora AM z dnia 16 lutego 2007 r. 1 2 3 4 Symbole klasyfikacyjne 0 000 0000 0001 0002 001 002 003 0030 0031 004 005 01 010 011 8 9 Uwagi Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki R, RT A Bc Rady wydziału Rada biblioteczna dziekanaty Biblioteka Główna jednostki organizacyjne obsługujące daną komisję A A Bc Bc Skład, protokoły z posiedzeń, materiały na posiedzenia, uchwały, listy obecności jak przy klasie 0000 jak przy klasie 0000 j.w. A A A Bc Bc Bc jak przy klasie 0000 jak przy klasie 0000 jak przy klasie 0000 dziekanaty j.w. AO A A A Bc Bc Bc jak przy klasie 0000 jak przy klasie 0000 jak przy klasie 0000 do kategorii A kwalifikują się protokoły z posiedzeń komisji, wyniki wyborów, skład komisji. Karty głosowań – kat. Bc. Uczelniana Komisja Wyborcza Wydziałowe Komisje Wyborcze Uczelniane Kolegium Elektorów AO AO AO A A A Bc Bc Bc Kolegium Rektorów Wyższych Uczelni Wrocławia i Opola RO A Bc RO A Bc jednostki organizacyjne A Bc jednostki organizacyjne Bc Bc Podstawy prawne działania AM AO A Bc Organizacja Uczelni AO A Bc Komisje senackie – stałe Komisje senackie – doraźne Komisje rektorskie Komisje rady wydziałów Komisje rady wydziału – stałe Komisje rady wydziału – doraźne Komisje Kanclerza Komisje wyborcze 0050 0051 0052 008 009 Jednostka organizacyjna (merytoryczna) 7 Kategoria archiwalna akt W jednostce W jednostce organizacyj- organizacyjnej meryto- nej niemeryrycznej torycznej (macierzystej) Senat Komisje senackie 0010 0011 007 Hasła klasyfikacyjne 6 ZARZĄDZANIE Organy kolegialne Organy uchwałodawcze 00 006 5 Udział w innych organach kolegialnych poza Uczelnią Narady i odprawy pracownicze Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych Organizacja Akademii Medycznej, akty prawne zaproszenia na posiedzenia, protokoły z posiedzeń, listy obecności, własne wystąpienia i opracowania przygotowane na posiedzenia, sprawozdania z udziału w Kolegium własne wystąpienia, referaty sprawozdania, wnioski, postulaty, notatki problemowe. Pozostałe materiały – kat. Bc. protokoły, sprawozdania, wnioski przepisy ogólnopaństwowe, resortowe dotyczące bezpośre- dnio działania Uczelni, m.in. akty erekcyjne statuty, regulaminy organiza- cyjne, księgi służb, rejestracja statystyczna 1 2 3 4 012 013 5 6 7 8 Organizacja jednostek organizacyjnych AO A Bc Akty prawne władz nadrzędnych AO B10 Bc Akty prawne władz Uczelni AO A Bc Rejestr aktów prawnych Uczelni System zarządzania jakością AO A – Księga jakości AN A Bc Audit wewnętrzny Audit zewnętrzny Pomoc prawna Skargi i wnioski AN j.w. B5 A – – Interpretacja przepisów prawnych RP A Bc Opinie prawne RP, RK-S B5 – Sprawy cywilne RP B10 Bc Sprawy gospodarcze Sprawy karne Sprawy o wykroczenia Sprawy sądowo-administracyjne Repertoria spraw Skargi, wnioski i zażalenia Skargi, wnioski i zażalenia załatwiane bezpośrednio Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości Skargi i odwołania w sprawach studiów i studentów Analiza skarg i wniosków Rejestr skarg i wniosków Biurowość, archiwum, biblioteka RP, RK-S RP RP RP RP B3 B5 B3 B10 B10 Bc Bc Bc Bc Bc RK A Bc jednostki organizacyjne B3 Bc RD B3 Bc RK, RD RK, RD A A Bc Bc 014 015 016 0160 0161 0162 02 020 021 022 023 024 025 026 027 028 0280 0281 0282 0283 0284 03 9 podatkowa. Dla poszczególnych rodzajów do- kumentacji zakłada się osobne teczki jak przy klasie 011 zarządzenia, okólniki, dzienni- ki urzędowe, biuletyny. Okres przechowywania liczy się od momentu uchylenia tych aktów Nie dotyczy aktów prawnych ujętych pod klasą 010 Komplet podpisanych zarządzeń, okólników, pism okól- nych, instrukcji (dla każdego rodzaju aktów prawnych zakła- da się odrębne teczki) według normy PN-EN ISO 9001:2001 łącznie z procedurami i plana- mi przebiegu procesów; w in- nych jednostkach organizacyj- nych – kat. Bc raporty z auditów raporty z auditów Wykładnia własnych aktów prawnych dotyczących merytorycznej działalności Opiniowanie własnych aktów prawnych – kat. B20 Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy jak przy klasie 022 jak przy klasie 022 jak przy klasie 022 jak przy klasie 022 Okres przechowywania liczy się od ostatniego wpisu W razie masowości tej dokumentacji do kat. A kwalifikuje się bezpośrednio 5% skarg i wniosków w skali roku 1 2 3 030 4 031 8 032 033 5 6 7 8 Przepisy kancelaryjne i archiwalne AO, Archiwum A B5 Formularze Wzory odciskowe pieczęci B5 A Bc – B5 – Dowody doręczeń opłat pocztowych AO AO jednostki organizacyjne prowadzące kancelaria ogólna Bc Bc Ewidencja zasobu archiwum zakładowego Archiwum A – Udostępnianie akt Archiwum Bc – Biblioteka Gromadzenie zasobu bibliotecznego Biblioteka Główna B5 – Ewidencja zasobu bibliotecznego Biblioteka Główna BE50 – Udostępnianie zasobu bibliotecznego Kwerendy biblioteczne Udzielanie informacji bibliotecznych Planowanie, sprawozdawczość, statystyka Podstawowe zasady Biblioteka Główna Biblioteka Główna Biblioteka Główna Bc BE5 Bc – – – jednostki organizacyjne sporządzające plany i sprawozdania B5 Bc Plany jednostek organizacyjnych j.w. A Bc Sprawozdania jednostek organizacyjnych j.w. jednostki organizacyjne sporządzające plany i sprawozdania j.w. A Bc A Bc A Bc j.w. j.w. A A Bc Bc Dzienniki Korespondencyjne 034 035 036 037 0370 0371 0372 0373 0374 04 040 0400 Wytyczne i wskaźniki władz nadrzędnych 041 Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykazy, protokoły brakowania, spisy akt wybrakowanych Księga wypożyczeń, karty udostępnień księgi akcesyjne, księgi inwentarzowe, protokoły selekcji księgozbioru, katalogi karty czytelnicze, rewersy, itp. Programy perspektywiczne i wieloletnie plany rozwoju Uczelni 0410 0411 0412 Plany zbiorcze Uczelni 0413 042 0420 0421 7 9 Instrukcja kancelaryjna, jednolity, rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna, instrukcja obiegu dokumentów, itp. Opracowanie wzorów formularzy własnych Uczelni Księga odcisków pieczęci. Książka ewidencji pieczęci i stempli w RC. Sprawozdania zbiorcze Uczelni Plany i sprawozdania roczne Plany jednostek organizacyjnych Sprawozdania jednostek organizacyjnych Zmieniony zarządzeniem nr 10/XIV R/2007 Rektora AM z dnia 16 lutego 2007 r. opracowania jednostek organizacyjnych i materiały źródłowe, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w opracowaniach zbiorczych. Pozostałe materiały – kat. B10. jak przy klasie 0410 jak przy klasie 0410 jak przy klasie 0410 1 2 3 4 5 0422 Plany jednostek organizacyjnych administracji centralnej AM 0423 Sprawozdania jednostek organizacyjnych administracji centralnej AM 0424 Plany zbiorcze Uczelni 0425 043 Sprawozdania zbiorcze Plany okresowe i sprawozdania z ich wykonania 044 6 7 8 j.w. B5 Bc j.w. B5 Bc RN, RD, RK, RO A Bc RN, RD, RK, RO jednostki organizacyjne sporządzające plany i sprawozdania A Bc B5 Bc 9 opracowania półroczne, kwartalne, miesięczne. Jeśli nie zachowały się opracowania roczne do kat. A kwalifikują się opracowania półroczne, kwartalne , miesięczne. Statystyka 0440 jednostki organizacyjne sporządzające BE5 Bc Statystyczne opracowania cząstkowe j.w. B5 Bc Statystyczne opracowania końcowe Publikacje statystyczne GUS Analizy j.w. j.w. A Bc Bc Bc Analizy wycinkowe j.w. A Bc A Bc A Bc A Bc A – dotyczy działalności merytorycznej. Bazy danych dot. działalności księgowej – kat. B5. A – ustalenia własne A Bc 0441 0442 0443 045 0450 0451 ankiety, karty, formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego ujmującego całość danych źródłowych. półroczne, kwartalne, miesięczne. Do kat. A kwalifikują się te sprawozdania, które nie znalazły odzwierciedlania w opracowaniach końcowych (rocznych). jednostkowe i zbiorcze Źródłowe materiały statystyczne Analizy kompleksowe j.w. Informatyka 050 Projektowanie i koordynacja systemów i programów komputerowych 0500 Koordynacja projektowania i wdrażania Komisja ds. Komputeryzacji, systemów i programów AK 0501 Spis systemów i programów AK 051 jednostki organizacyjne – Bazy danych użytkownicy 052 AK, jednostki organizacyjne – Organizacja wdrażania systemów i programów użytkownicy, informatycy lokalni 06 Popularyzacja, uroczystości uczelniane 060 Informacje własne dla prasy, radia, telewizji RO opracowania poszczególnych jednostek organizacyjnych. Do kat. A kwalifikują się te analizy wycinkowe, które nie znalazły odzwierciedlenia w opracowaniu kompleksowym. Pozostałe – kat. B10. 05 kierunki, tematyka – własne ustalania 1 2 3 061 4 062 063 064 065 066 0660 5 6 Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały o rzecznik prasowy, Biblioteka Uczelni Główna. Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje rzecznik prasowy, RO prasowe, wywiady organizatorzy wystaw, pokaWystawy, pokazy, odczyty, wykłady własne, zów, zjazdów i konferenkonferencje, zjazdy i sympozja cji, ND Techniczno-organizacyjna obsługa wystaw, j.w. pokazów, konferencji, zjazdów Udział w obcych imprezach krajowych i zajednostki organizacyjne granicznych uczestniczące Uroczystości uczelniane 7 8 A – A Bc A Bc B2 Bc A Bc 073 074 własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania porządek uroczystości, lista zaproszonych gości, sprawozdanie Rektora, wykład inauguracyjny, dokumentacja zdjęciowa teczki osobowe zawierające wniosek o nadanie tytułu, wykaz publikacji, życiorys, wyznaczanie recenzentów, recenzje, wyznaczanie promotorów, protokoły z posiedzeń Rady Wydziału i Senatu, odpis dyplomu NW, RO, RS, RT A Bc Doktoraty honoris causa dziekanaty A – dziekanaty A – LE B2 Bc NW, ND AS, RO, RS A B2 – Bc RS, AS A Bc RS, jednostki współdziałające A Bc RS A Bc jak przy klasie 070 RS A Bc jak przy klasie 070 RO A Bc jak przy klasie 070 0662 Odnowienia tytułu lekarskiego, odnowienia doktoratów 0663 Techniczno-organizacyjna obsługa uroczystości uczelnianych 067 Kroniki i monografie 068 Reprezentacja 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 070 Współpraca z organami administracji państwowej i samorządowej 072 obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe, programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, plakaty, itp. Inauguracje roku akademickiego 0661 071 9 Współpraca z instytucjami naukowymi Współpraca z jednostkami gospodarki narodowej Współpraca z organizacjami społecznymi, zawodowymi i politycznymi Współpraca w ramach Kolegium Rektorów Szkół Wyższych m. Wrocławia i Opola zaproszenia, gratulacje, podziękowania, kondolencje, nekrologi obejmuje sprawy ogólne współpracy, nie związane bezpośrednio z aktami innych klas umowy, porozumienia, programy współpracy, opracowanie przygotowane dla tych organów, korespondencja merytoryczna; pozostałe materiały – kat. B5 umowy z innymi uczelniami, PAN-em, instytucjami naukowymi, jak przy klasie 070 1 2 3 075 4 076 08 080 081 082 083 0830 0831 084 10 100 101 102 11 110 7 8 A Bc jak przy klasie 070 A Bc jak przy klasie 070 A Bc Kontrole zewnętrzne 0810 0811 0812 1 5 6 Współpraca z Radą Główną Nauki i Szkolnictwa RS, RN Wyższego Współpraca RS, jednostki współdziałające ze stowarzyszeniami kulturalnymi Kontrole Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i konRR troli Kontrole kompleksowe Kontrole problemowe Kontrole wycinkowe Rejestr kontroli zewnętrznych Kontrole wewnętrzne Kontrole problemowe Kontrole doraźne Rejestr kontroli wewnętrznych KADRY Ogólne zasady pracy i płac Taryfikatory kwalifikacyjne Regulaminy pracy Zasady wynagradzania i premiowania Zatrudnienie AO, jednostka kontrolowana jednostka kontrolowana jednostka kontrolowana RS A A B5 B5 Bc Bc Bc – RR RR RR A BE5 B5 Bc Bc – AP AP AP A A A Bc Bc Bc Zapotrzebowanie i wykorzystanie etatów AP B2 Bc Konkursy na obsadę stanowisk kierowników katedr i zakładów sekcja naukowa DL, DK A – Przyjmowanie pracowników i rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami AP B2 Bc 113 Wykazy etatów AP A – 114 ZP, ZK, RD B50 – Prace zlecone 1140 Umowy o prace zlecone i umowy o dzieło, od własne przepisy i wytyczne dotyczące przeprowadzania kontroli; zewnętrzne – kat. B10 protokoły, sprawozdana z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji dotyczące działalności merytorycznej nie dotyczące działalności merytorycznej okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu jak przy klasie 081 jak przy klasie 082 AM nie zawiera umów zbiorowych i zakładowych 111 112 9 siatki płac i stawek, regulamin premiowania werbunek pracowników; zgłoszenia do Urzędu Pracy, ogłoszenia w prasie; oferty kandydatów niezatrudnionych – kat. Bc obejmuje także renominacje na stanowiska kierowników katedr i zakładów. Konkursy anulowane – kat. B5. akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych pracownika – klasa 120 zestawienia ilościowe etatów, ewidencja etatów i zatrudnienia wnioski i umowy o prace zlecone z pracownikami własnymi i obcymi, umowy o dzieło, umowy o wykonanie prac badawczych 1 2 3 4 5 których odprowadzane są składki na fundusz emerytalno-rentowy 1141 Umowy o prace zlecone i umowy o dzieło, od których nie odprowadza się składek na fundusz emerytalno-rentowy 1142 Ewidencja prac zleconych 115 6 7 8 ZP, ZK, RD B5 – ZP, ZK B5 – Nagrody Komisja ds. nagród B10 Bc Rejestr nagród Odznaczenia państwowe Kartoteki odznaczeń państwowych RN AP AP B10 B5 B5 – – – Uczelniane odznaki i medale AP B5 – AP Komisja dyscyplinarna dla nauczycieli akademickich B5 – B5 – AP B5 – AP B5 – 1151 1152 1153 1154 1155 Rejestr odznaczeń uczelnianych 1156 Teczki spraw dyscyplinarnych nauczycieli akademickich 1157 Rejestr kar 12 obejmuje również rejestr umów o wykonanie prac badawczych. Okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu. Nagrody, odznaczenia, kary 1150 116 9 Wojskowe sprawy pracowników nagrody za działalność badawczą, dydaktyczną, organizacyjną, osiągnięcia zawodowe, itp. Materiały dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych pracownika – klasa 120. okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu wnioski jak przy klasie 1151 kopie pism o przyznaniu odznak i medali odkłada się do akt osobowych pracowników – klasa 120 jak przy klasie 1151 jak przy klasie 1151. Kopie pism w sprawie udzielenia kar, nagan, upomnień konkretnym pracownikom odkłada się do akt osobowych. komputerowa ewidencja osób podlegających ustawie o powszechnym obowiązku służby wojskowej Ewidencja osobowa 120 121 122 Akta osobowe pracowników AP BE50 – Pomoce ewidencyjne do akt osobowych Legitymacje ubezpieczeniowe pracowników AP AP B50 B5 – – dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o zatrudnienie, życiorys, kwestionariusz osobowy, zaświadczenie lekarskie o zdolności do wykonywania zawodu, zaświadczenie o przeszkoleniu w zakresie bhp i ppoż, umowę o pracę, ewentualne odpisy akt stanu cywilnego, świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji, przyznania stopnia i tytułu naukowego, dokumentację z przebiegu zatrudnienia (angaże, wnioski o odznaczenia i awanse, opinie), kopię wykazu zarobków pracownika, kopie pism dotyczących urlopów zdrowotnych, wychowawczych, bezpłatnych (wnioski o urlopy wypoczynkowe – kat. B2), wypowiedzenie umowy o pracę, świadectwo pracy, kartę obiegową skorowidze alfabetyczne, ewidencja komputerowa rejestry legitymacji ubezpieczeniowych dla pracowników i członków ich 1 2 3 4 5 6 7 8 9 rodzin 123 124 13 130 131 132 133 134 135 136 14 140 141 142 143 144 145 Zaświadczenia w sprawach osobowych pracowników Rejestry wydanych zaświadczeń Bezpieczeństwo i higiena pracy AP Bc – AP B5 – Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy RB A Bc Środki ochronne RB A Bc A – B10 B10 A – – Bc Wypadki przy pracy 1320 Wypadki zbiorowe, ze skutkiem śmiertelnym, RB ciężkie 1321 Inne wypadki RB 1322 Choroby zawodowe RB Analiza wypadków i chorób zawodowych RB Statystyka wypadków przy pracy 1340 Statystyczne karty wypadków zbiorowych, ze RB skutkiem śmiertelnym, ciężkich 1341 Statystyczne karty innych wypadków RB Przeglądy warunków pracy w obiektach AM RB Pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia w RB obiektach AM Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego 1400 jednostki organizacyjne proZasady prowadzenia kursów szkoleniowych wadzące szkolenie 1401 Programy kursów szkoleniowych j.w. Rekrutacja uczestników szkolenia j.w. Dobór wykładowców j.w. Ewidencja szkolonych j.w. Protokoły egzaminacyjne oraz rejestry wydanych zaświadczeń j.w. o ukończeniu kursów Staże zawodowe lekarzy krajowe, zagraniczne, RN, DK specjalizacyjne okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu opracowania własne (regulaminy, wytyczne, zarządzenia), zewnętrzne – kat. B10 opracowania własne dotyczące przydziału środków ochronnych i odzieży roboczej według obowiązujących norm indywidualne karty statystyczne wypadków przy pracy A – B10 B5 – Bc B50 – A Bc przepisy własne, zewnętrzne – kat. B10 A B2 B2 B50 Bc – – – opracowania własne. Opracowania zewnętrzne – kat. B2 ogłoszenia w prasie, pisma powiadamiające o rozpoczęciu kursu B50 – B5 – protokoły kontroli BHP, realizacja zaleceń pokontrolnych kopie skierowań na staże, wykaz stażystów, sprawozdania z odbytych stażów, korespondencja. Kopie poświadczeń o podwyższeniu kwalifikacji 1 2 3 4 146 5 6 Obsługa administracyjna kursów szkoleniojednostki organizacyjne prowych, specjalizacji, kursów szkolenia zewadzące szkolenia, DK, AP wnętrznego Kalkulacje kosztów przeprowadzonych kursów jednostki organizacyjne proszkoleniowych wadzące, ZK 147 148 jednostki organizacyjne proSprawozdania roczne z prowadzonych kursów wadzące sprawozdawczość szkoleniowych ze szkolenia 15 7 8 9 zawodowych /dotyczy specjalizacji I° i II°/ odkłada się do akt osobowych konkretnych pracowników – klasa 120. Bc Bc B5 Bc obejmuje także rozliczenia przeprowadzonych kursów A – do kategorii A kwalifikują się materiały, które nie znajdują odzwierciedlenia w opracowaniach zbiorczych Uczelni lub opracowaniach jednostkowych (klasa 04) Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza Projekty wynalazcze 150 1500 NO A – Wzory użytkowe NO A – Projekty racjonalizatorskie NO A – Rozpowszechnianie projektów wynalazczych NO B3 Bc Ewidencja projektów wynalazczych NO A – AP Bc – listy obecności Absencje AP B3 – dotyczy zwolnień lekarskich; urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności – kat. Bc Urlopy pracownicze Urlopy wypoczynkowe Urlopy szkoleniowe Urlopy naukowe AP AP RN, AP B2 B2 B2 – – – wnioski wnioski wnioski, podania, kwestionariusze 1501 1502 151 152 16 Dyscyplina pracy Dowody obecności w pracy 160 161 162 1620 1621 1622 wynalazki, które uzyskały patent i zostały wdrożone; nieopatentowane wynalazki, które zostały wdrożone. Wynalazki niewdrożone zalicza się do kat. B10. Wynagrodzenia za wynalazki – kat. B5. wzory użytkowe, które uzyskały prawa ochronne i zostały wdrożone; wzory użytkowe, które nie zostały wdrożone zalicza się do kat. B10. Wynagrodzenia za wykonanie wzorów użytkowych – kat. B5. projekty nie chronione prawnie. Do kategorii A kwalifikują się projekty wdrożone. Niewdrożone projekty racjonalizatorskie zalicza się do kat. B10. Wynagrodzenie za wykonanie projektów racjonalizatorskich – kat. B5. oferty wdrożeń, popularyzacja rejestr wynalazków, wzorów użytkowych i projektów racjonalizatorskich zgłoszonych w AM do opatentowania lub ochrony prawnej; rejestr świadectw autorskich, rejestr twórców, rejestry patentów i świadectw ochronnych oraz świadectw racjonalizatorskich Wynalazki 1 2 3 4 1623 1624 163 164 17 170 171 172 173 5 6 7 8 Ewidencja urlopów naukowych RN, AP B2 – Ewidencja urlopów pracowniczych AP B2 Bc Delegacje służbowe AP Bc – Zgłoszenia o dodatkowym zatrudnieniu Sprawy socjalno-bytowe AP B3 – Podstawowe zasady AP A Bc Hotel Asystenta LE B5 Bc Zaopatrzenie rzeczowe pracowników LE, LZ B3 – Wczasy pracownicze LE B3 – Opieka nad pracownikami LE B2 – Kolonie letnie, obozy, zimowiska LE B2 – Kultura i rekreacja pracowników LE B2 – Umowy o udzielenie pożyczek mieszkaniowych ZF B5 Bc Przepisy ubezpieczeniowe ZP B5 – Ubezpieczenia zbiorowe w PZU ZP B10 – Legitymacje ubezpieczeniowe AP B5 – Dowody uprawnień do zasiłków ZP B5 – ZP B50 – ZP B50 – 174 175 176 177 18 9 rejestry. Okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu; także ewidencja komputerowa. rejestry, kartoteki. Okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu; także ewidencja komputerowa. wnioski o udzielenie delegacji, rejestr; rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych – kat. B5 dotyczy wyłącznie nauczycieli akademickich regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; przepisy zewnętrzne – kat. B10 obejmuje zakwaterowanie pracowników oraz gości Uczelni w Hotelu Asystenta stołówki, odzież robocza i ochronna, posiłki regeneracyjne refundacja i dofinansowanie wypoczynku letniego, przydział wczasów, pośredniczenie w organizacji wypoczynku letniego rejestr badań okresowych, wnioski o udzielenie pożyczek i zapomóg finansowych pracownikom będącym w trudnej sytuacji materialnej, rencistom, emerytom refundacja i dofinansowanie wypoczynku dzieci, organizacja koloni, obozów i zimowisk imprezy kulturalne, wypoczynek sobotnio-niedzielny, wycieczki, grzybobrania, basen, lodowisko, itp. wnioski wraz z załącznikami warunkującymi zawarcie umowy. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy. Ubezpieczenia osobowe 180 181 182 183 184 185 Karty wypłat zasiłków rodzinnych, wychowawczych, pielęgnacyjnych, Karty wypłat zasiłków chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych instrukcje wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Powszechnego Zakładu Ubezpieczeń okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej rejestry wydanych legitymacji oraz ich duplikatów zasiłki chorobowe, rodzinne, macierzyńskie, opiekuńcze, pielęgnacyjne, wychowawcze; zasiłki porodowe i pogrzebowe wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych 1 2 3 186 4 187 5 6 7 8 Emerytury i renty ZP B2 – AP, ZP B50 – AP, ZP B50 – druki ZUS ZUA, ZUS ZCNA, ZUS ZCZA ZP B50 – druki ZUS ZUA ZP, AP B50 – ZP, RD B50 druki ZUS ZWA raporty o składkach na ubezpieczenia zdrowotne ZUS RZA, o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA. Raporty imienne dla płatników uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (ZUS RCA) pozostają na elektronicznym nośniku informacyjnym ZP, RP B5 – druki ZUS DRA AF A Bc ustalenia własne, przepisy zewnętrzne – kat. B10 AI, LT, AN A Bc ustalenia własne Ubezpieczenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych 1880 Zgłoszenie – wyrejestrowanie zakładu pracy do ubezpieczenia pracowniczego 1881 Zgłoszenia do ubezpieczenia pracowników oraz członków rodzin pracowników 1882 Zgłoszenia do ubezpieczenia wykonujących umowy o dzieło 1883 Wyrejestrowanie z ubezpieczenia 1884 Formularze rozliczeniowe ubezpieczenia pracowników i studentów 1885 Deklaracje rozliczeniowe składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne ŚRODKI RZECZOWE Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 2 20 21 Inwestycje i kapitalne remonty Wytyczne w sprawie inwestycji i kapitalnych remontów 210 211 Dokumentacja techniczna obiektów AM 2110 Obiekty typowe AI, LT, AN BE5 Bc 9 wnioski, rejestry wniosków. Wykazy zarobków, zawiadomienia ZUS o przyznaniu emerytury lub renty odkłada się do teczek osobowych pracowników dotyczy pracowników Uczelni, członków ich rodzin, osób zatrudnionych w oparciu o umowy o prace zlecone lub umowy o dzieło oraz studentów dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, budowlano-wykonawczym, architektonicznym, technicznym, dziennik budowy, w przypadku realizacji obiektu metodą montażu – także dziennik montażu, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, w miarę potrzeby rysunki i opisy służące realizacji obiektu,, książkę obmiarów i operaty geodezyjne. okres przechowywania liczy się od daty wyłączenia obiektu z eksploatacji. Okres przechowywania dokumentacji zdezaktualizowanej – kat. Bc. 1 2 3 4 2111 2112 2113 5 Obiekty nietypowe i zabytkowe Książka obiektu budowlanego 6 AI, LT, AN LT 7 A B5 8 Bc – Rejestr dokumentacji projektowej AI B5 – Wykonawstwo inwestycji i kapitalnych remontów AI, LT B5 Bc Nabywanie i zbywanie nieruchomości LE A Bc Przydział terenów budowlanych AI BE5 Bc Przydział i najem lokali dla potrzeb AM LE B5 Bc LE B5 Bc LE, KS, LT B5 Bc LE B2 Bc Oświetlenie, gaz LE B2 Bc Utrzymanie czystości Usługi kominiarskie Usługi pralnicze LE LE LE, AM B2 B2 B2 Bc Bc Bc Podatki i opłaty publiczne LE B10 B2 212 22 9 książkę przechowuje się przez cały okres istnienia obiektu okres przechowywania liczy się od chwili zdezaktualizowania dokumentacji projektowej dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumentację przetargu na wykonawstwo robót, umowę lub zlecenie na wykonanie prac, kosztorysy, harmonogramy robót, ewentualne wnioski o przeprowadzenie zmian i poprawek, kopie rachunków, itp. Dokumentację potwierdzającą odbiór techniczny (protokoły odbioru) remontów kapitalnych i inwestycji przechowuje się przez okres pięciu lat od wyłączenia obiektu z eksploatacji. Administracja nieruchomości 220 221 222 223 Najem nieruchomości i lokali osobom prywatnym i prawnym 224 Eksploatacja nieruchomości i lokali 2240 Konserwacja, remonty bieżące, usuwanie awarii 2241 Ogrzewanie i woda 2242 2243 2244 2245 225 226 Domy studenckie dla każdej nieruchomości prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą dokumentację potwierdzającą prawa do własności lub wieczystego użytkowania kopie wniosków o przydział, oryginały decyzji władz, wyciągi z map katastralnych, decyzje o przekwalifikowaniu gruntów. Okres przechowywania liczy się od daty utraty terenu. umowy o najem. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy. jak przy klasie 222 zlecenia, książki zleceń, raporty pracy, kopie faktur, kopie protokołów odbioru robót, korespondencja dot. wykonawstwa, kopie umów rejestry rachunków. Okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu. Umowy o dostawę ciepła i wody – kat. B5 rejestry rachunków; umowy o dostawę energii i gazu – kat. B5 rejestry rachunków; umowy z WPO i firmami porządkowymi – kat. B5 rejestry rachunków; umowy – kat. B5 zlecenia deklaracje, wymiary za wyjątkiem dowodów i dokumentacji księgowej 1 2 3 4 5 2260 Zakwaterowanie studentów w domach studenckich 2261 Kluby i stołówki studenckie 23 6 KS, administracje domów studenckich KS 7 8 B5 Bc B2 Bc do domów studenc- Gospodarka materiałowa Zaopatrzenie 230 2300 Zaopatrzenie w aparaturę naukowo-badawczą i diagnostyczno-leczniczą LA B10 – Zaopatrzenie w inne urządzenia i materiały LZ B5 Bc Rejestry zamówień LA, LZ B5 – Źródła zaopatrzenia LA, LZ B2 Bc Magazynowanie i użytkowanie materiałów LZ, LE, LA B5 Bc Magazynowanie i użytkowanie narzędzi LE B5 Bc LE B5 Bc 2301 2302 2303 231 dla każdego urządzenia prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą wniosek zleceniodawcy, specyfikację aparatury, przydział środków finansowych, dokumentacje przetargu na zakup sprzętu, zlecenie zakupu, kopie faktur, dowody odpraw celnych, kopie protokołów odbioru OT, protokołów przekazania PT. Karty gwarancyjne pozostają u użytkownika urządzenia. zaopatrzenie, zamówienia, realizacja zleceń – kopie rachunków, dowody wydania (kopie kwitów RW i MW) i odbioru, protokoły przekazania – przejęcia środka trwałego PT (kopie) okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu katalogi, prospekty, cenniki dostawców, informatory handlowe, oferty, materiały informacyjne z wystaw i pokazów, itp. Prowadzi się osobne teczki dla dostawców krajowych i zagranicznych. Magazynowanie i użytkowanie 2310 2311 2312 Zaopatrzenie pracowników w odzież roboczą i ochronną 232 233 234 Likwidacja środków trwałych oraz pozostałych składników majątku Uczelni ZI B5 Bc Utylizacja odczynników chemicznych RB B2 Bc Księgi inwentarzowe ZI B10 Bc Rejestry środków trwałych i 100% umorzonych ZI B5 – użytkownicy aparatury A – kartoteki materiałowe, protokoły przerobu, kopie kwitów przychodu i rozchodu, rozliczenia materiałowe według norm kartoteki materiałowe, kopie kwitów przychodu i rozchodu, książeczki narzędziowe kartoteki, kopie kwitów przychodu i rozchodu wnioski o powołanie komisji kasacyjnych, wykazy sprzętu przeznaczonego do kasacji, orzeczenia techniczne urządzeń i aparatury proponowanych do kasacji, protokoły kasacyjno-likwidacyjne, upłynnianie zbędnych zapasów zlecenia na likwidację odczynników, wykazy odczynników przekazanych do likwidacji Ewidencja środków rzeczowych 2340 2341 235 9 listy zakwaterowanych studentów, skierowania kich umowy z ajentami o dofinansowanie żywienia studentów Paszporty aparatury naukowo-badawczej i kopie znajdują się u użytkowników. Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji ksiąg. prowadzi się osobne rejestry dla środków trwałych i 100% umorzonych. Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji rejestrów. 1 2 3 4 5 diagnostyczno-technicznej 6 7 8 236 Konserwacja i remonty aparatury naukowobadawczej i diagnostyczno-leczniczej 237 Rejestry zleceń na wykonanie napraw aparatury Transport i łączność 24 LA B3 – LA B5 – 240 Dokumentacja środków transportu 241 9 zlecenia napraw, prowadzenie przeglądów bieżących aparatury naukowej i dydaktycznej, naprawy serwisowe, gwarancyjne i pogwarancyjne sprzętu i aparatury, adaptacje pomieszczeń w zakresie wyposażenia w środki techniczne i sprzęt audiowizualny dla każdego pojazdu prowadzi się oddzielną teczkę określającą jego pochodzenie (kopia faktury zakupu) i zawierającą kartotekę ogumienia, książkę pojazdu (m.in. przeglądy techn. pojazdu), książkę gwarancyjną, książkę narzędziową, protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu. Okres przechowywania liczy się od daty wyłączenia pojazdu z eksploatacji lub od daty sprzedaży pojazdu. LZ B5 – karty eksploatacji pojazdów osobowych LZ B2 – karty eksploatacji pojazdów dostawczych karty eksploatacji mikrobusów i autobusów LZ B2 – obejmuje miesięczne karty drogowe oraz raport dyspozytorski (rejestr kart drogowych) jak przy klasie 2410 LZ B2 – jak przy klasie 2410 Naprawy i remonty pojazdów LZ B2 – Zaopatrzenie w paliwo, smary i oleje LZ B2 – LT LE B2 B2 Bc – LE Bc – LT A Bc ustalenia własne; zewnętrzne – kat. B10 LT B5 Bc protokoły pomiarów skuteczności zerowania i rezystencji izolacji RB B2 – obejmuje kartotekę wyposażenia w sprzęt gaśniczy, protokoły przeglądu podręcznego sprzętu ppoż. Protokoły kontroli Państwowej Straży Pożar- Eksploatacja środków transportu 2410 2411 2412 2413 2414 Eksploatacja środków łączności 2420 Naprawa sprzętu telekomunikacyjnego 2421 Rozliczenia łączności wewnętrznej 2422 Wydruki połączeń za rozmowy telefoniczne (bilingi) 25 Gospodarka energetyczna 250 Ogólne zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwami 251 Przeglądy sieci i urządzeń energetycznych 26 Ochrona zakładu pracy 260 Ochrona przeciwpożarowa obejmuje rejestr wydanych zleceń na naprawy, zlecenia napraw i wymiany oleju, kopie kwitów RW związanych z zakupem części zamiennych rejestry rozchodu paliwa, oleju i smarów, rozliczenia miesięczne paliwa i olejów 242 zlecenia na naprawy sprzętu rejestry rachunków, rachunki 1 2 3 4 261 262 9 263 5 6 7 8 Interwencje PSP RB B5 – Ochrona mienia zakładu pracy LE B2 – RC RC RC BE10 A B5 Ubezpieczenia rzeczowe LE, LA B10 Bc Ubezpieczenia środków transportu LZ B5 – Obrona cywilna 2630 Plan obrony cywilnej 2631 Instrukcja postępowania na wypadek zagrożeń 2632 Szkolenia w zakresie obrony cywilnej 264 265 7 27 Ochrona informacji niejawnych oraz sprawy obronne Ochrona informacji niejawnych 270 2700 Przepisy i ustalenia władz uczelni RC A Akta postępowań sprawdzających RC B10 Wykazy, rejestry, ewidencje i terminarze dotyczące ochrony informacji niejawnych RC B10 2703 Szkolenia z zakresu ochrony informacji niejaw- RC B5 2701 2702 8 9 Zmieniony zarządzeniem nr 10/XIV R/2007 Rektora AM z dnia 16 lutego 2007 r. Dodany zarządzeniem nr 10/XIV R/2007 Rektora AM z dnia 16 lutego 2007 r. 9 nej, zalecenia i realizacja wykonania zaleceń pokontrolnych – klasa 08. meldunki o pożarach, interwencje straży pożarnej, kopie protokołów z dochodzeń książki dyżurów portierów, grafiki dyżurów, umowy o monitoring i konserwację systemu alarmowego – kat. B5 Okres przechowywania planów liczy się od daty ich dezaktualizacji. Opracowania własne. Plany i dokumentacja szkoleniowa. od kradzieży z włamaniem, pożaru, powodzi, itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy. Auto Casco, NW, OC. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy. Kopie opłat za ubezpieczenia – kat. Bc. Sprawozdania z działalności – klasa 042 Plany ochrony informacji niejawnych. Szczegółowe wymagania dotyczące postępowania z dokumentacją opatrzoną klauzulami „Zastrzeżone”. Instrukcje kancelarii tajnej. Wykazy rodzajów informacji stanowiących w AM tajemnicę służbową. Wykazy stanowisk w AM, na których wymagane są uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych. Osobne teczki dla każdego pracownika zawierające między innymi kopie poświadczeń bezpieczeństwa i zaświadczeń o odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych. Rejestr wydanych poświadczeń bezpieczeństwa. Rejestr wydanych zaświadczeń o odbyciu szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych. Wykaz osób posiadających uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych. Wykaz osób, wobec których zawieszono postępowanie, którym odmówiono wydania poświadczenia, wobec których umorzono postępowanie. Ewidencje decyzji o cofnięciu (zawieszeniu, umorzeniu postępowania). Terminarze wznowienia postępowań sprawdzających oraz kontroli przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych. Plany i dokumentacja szkoleniowa. 1 2 3 4 271 2710 2711 2712 5 nych Sprawy obronne 6 7 8 Przepisy i ustalenia władz Uczelni RC A Plany z zakresu spraw obronnych RC BE10 Świadczenia osobiste i rzeczowe RC B5 Urządzenia ewidencyjne kancelarii tajnej RC B10 EKONOMIKA System ewidencji i plan kont Finanse, księgowość FZ A Bc ustalenia własne Obrót gotówkowy ZK B5 – plany i raporty kasowe. Grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy – kat. B2. Finansowanie i kredytowanie Finansowanie Uczelni ZK B5 Bc Finansowanie działalności naukowobadawaczej ZK B5 Bc Finansowanie inwestycji i zakupu aparatury ze środków Komitetu Badań Naukowych NN B5 – ZK ZF B5 B5 Bc Bc Dowody księgowe ZF B5 Bc Dokumentacja księgowa ZF B5 – Rozliczenia ZF B5 – Windykacja należności i uzgadnianie sald ZF B5 Bc Regulaminy i instrukcje, w tym na okresy wyższych stanów gotowości państwa. Okres przechowywania liczy się od daty ich zdezaktualizowania. Decyzje o nałożeniu obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych. Wykazy osób i zestawienia sprzętu przewidzianych do świadczeń. Dzienniki korespondencyjne. Dzienniki ewidencji wykonanych dokumentów. Rejestry dzienników, książek ewidencyjnych i teczek. Wykazy przesyłek nadanych. Książki doręczeń przesyłek miejscowych. 272 3 30 31 310 311 3110 3111 3112 3113 Zasady kredytowania, współpraca z bankiem 3114 Finansowanie inwestycji Księgowość finansowa 32 320 321 322 323 9 rejestry koszów z działalności ogólnej rejestry kosztów prac badawczych w zakresie działalności statutowej, usługowej, umownej z podmiotami gospodarczymi, działalności własnej, granty Komitetu Badań Naukowych wnioski do Komitetu Badań Naukowych o sfinansowanie, korespondencja merytoryczna. Sprawozdania i raporty z wykonania inwestycji – klasa 04. korespondencja z bankiem rejestry, tabele amortyzacyjne plany, sprawozdania, analizy finansowe – klasa 04 faktury własne i obce, dowody obrotowe środków trwałych (OT, PT), rejestry księgowe, noty uzupełniające, raporty, rachunki dzienniki, kartoteki, zestawienia obrotów i sald (dokumentacja występuje w formie wydruków komputerowych), protokoły likwidacyjno-kasacyjne środków trwałych i 100% umorzonych z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi dokumenty związane 1 2 3 4 33 5 6 7 8 9 z udowodnieniem zadłużeń i należności oraz korespondencja dot. uzgadniania sald Rozliczenia płac 330 331 332 333 334 335 Dokumentacja płac ZP B5 Bc Podatek od wynagrodzeń od osób fizycznych Listy zaliczek na płace Listy płac pracowników, listy płac umów o prace zlecone i umów o dzieło od których odprowadzano składki na fundusz ubezpieczeń społecznych, listy płatnicze ZUS Listy płac stypendiów ZP ZK B6 B3 – – ZK B50 – ZK B10 Bc ZP B50 – AP Bc – kopie zaświadczeń Dowody księgowe sekcja materiałowa ZF B5 Bc Dokumentacja księgowa sekcja materiałowa ZF B5 – Koszty i ceny Księgowość prac naukowo-badawczych Dowody księgowe ZK B5 – Zaświadczenia o płacach Księgowość materiałowo-towarowa 34 340 341 35 350 3501 listy płac umów o prace zlecone i umów o dzieło od których nie zostały odprowadzone składki na fundusz ubezpieczeń społecznych – kat. B5 imienne karty zbiorcze za okresy roczne lub dłuższe ujmujące zarobki za poszczególne miesiące; podlegają brakowaniu po sprawdzeniu stanu zachowania akt osobowych Karty zbiorcze płac 336 materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki, itp.); miesięczne karty pracy pracowników obsługi, miesięczne rozliczenia godzin nadliczbowych, miesięczne rozliczenia godzin i ćwiczeń zleconych, dokumentacja wypłat ekwiwalentów za urlop wypoczynkowy, odpraw i nagród jubileuszowych (egzemplarze pism w tych sprawach odkłada się do akt osobowych), rozliczenia wpłat na książeczki mieszkaniowe PKO, dokumentacja potrąceń pożyczek mieszkaniowych, dokumentacja dot. prowadzenia rachunków rozliczeniowo-oszczędnościowych pracowników, deklaracje dot. potrąceń na NFOZ, DIL, ZZPSZ, NSZZ „Solidarność”, Izbę Pielęgniarską, itp. dowody obrotowe magazynów (dowody przyjęcia PZ, dowody rozchodu RW), kwity MW, ZW, WZ zestawienia stanów i obrotów magazynowych, protokoły likwidacyjnokasacyjne materiałów magazynowych, zbiorcze i miesięczne zestawienia analityczne dzienniki kont (dokumentacja występuje w formie wydruków komputerowych), kartoteki analityczne rachunki, faktury 1 2 3 4 3502 351 3510 3511 352 353 354 355 36 5 6 7 8 Dokumentacja księgowa ZK B5 – Księgowość kosztów Uczelni Dowody księgowe ZK B5 – Dokumentacja księgowa ZK B5 – Rozliczenia kosztów wynagrodzeń ZK B5 – Rozliczenia kosztów transportu Uczelni Refundacje kosztów stypendiów Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu Wycinkowe kalkulacje kosztów i cenniki poszczególnych jednostek organizacyjnych prowadzących działalność usługową ZK B5 – rachunki, faktury, noty księgowe własne kartoteki analityczno-syntetyczne (dokumentacja powstaje w formie wydruków komputerowych) zbiorcze zestawienia wynagrodzeń rozliczane według miejsca powstawania, noty księgowe, kartoteki analityczne zestawienia kosztów transportu, noty księgowe ZK B5 – noty księgowe ZK B5 – Fundusze specjalne 360 361 3610 3611 37 Zasady gospodarowania funduszami Gospodarowanie funduszami specjalnymi AP, AF A Bc Dowody księgowe ZF B5 – Dokumentacja księgowa ZF B5 – 9 kartoteki analityczno-syntetyczne (dokumentacja powstaje w formie wydruków komputerowych) obejmuje zakładowy fundusz nagród, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, fundusz pomocy materialnej dla studentów przepisy własne; przepisy zewnętrzne – kat. B10 rachunki, dowody wpłat, polecenia przelewów, raporty kasowe i bankowe, noty księgowe uzupełniające zestawienia obrotów i sald, dzienniki, kartoteki (dokumentacja powstaje w formie wydruków komputerowych) Inwentaryzacja 370 371 instrukcja ewidencji, inwentaryzacji i likwidacji składników majątkowych oraz odpowiedzialności za powierzone mienie AM. Przepisy zewnętrzne – kat. B10. wyznaczanie komisji inwentaryzacyjnych, arkusze spisów z natury, wyjaśnianie różnic inwentaryzacyjnych Ogólne zasady ZI A Bc Spisy i protokoły remanentowe ZI B5 Bc ZI B5 – zestawienia rocznych rozliczeń inwentaryzacji według planu, sprawozdania roczne opisowo z działalności Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej dziekanaty A Bc dla każdego doktoranta zakłada się osobną teczkę zawierającą podanie o wszczęcie przewodu doktorskiego, konspekt pracy doktorskiej, wykaz 372 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne 4 DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO-BADAWCZA I ROZWÓJ KADRY NAUKOWEJ 40 Stopnie i tytuły naukowe 400 Doktoraty 4000 Teczki osobowe z przewodów doktorskich 1 2 3 4 5 6 7 8 4001 Centralny rejestr doktorantów Habilitacje dziekanaty A – 401 4010 4011 402 Teczki osobowe z przewodów habilitacyjnych dziekanaty A Bc Centralny rejestr habilitacji dziekanaty A – dziekanaty A – dziekanaty A – dziekanaty A – Profesury Dokumentacja dotycząca powołania na stanowisko profesora nadzwyczajnego 4021 Dokumentacja dotycząca powołania na stanowisko profesora zwyczajnego 4022 Dokumentacja dotycząca nadania tytułu naukowego profesora 4020 41 Prace naukowo-badawcze 9 publikacji, życiorys doktoranta, odpisy dowodu tożsamości i dyplomu ukończenia studiów, zgodę Komisji Etyki Badań Naukowych na wykonywanie badań, protokoły komisji skrutacyjnych w sprawie wszczęcia przeprowadzenia przewodu (wyznaczanie promotora, skład zespołu powołanego dla przeprowadze- nia przewodu), opinię promo- tora, recenzje pracy, protokoły egzaminów doktorskich, oś- wiadczenie autora pracy w sprawie jej udostępniania bibli- otecznego, protokoły obrony pracy, zaświadczenie o nadaniu stopnia, zawiadomienie wraz z kartą informacyjną o pracy badawczej – synabą, odpis dyplomu doktorskiego, egzem- plarz pracy księgi wydanych dyplomów doktorskich dla każdego habilitanta prowadzi się osobną teczkę zawierającą podanie o wszczęcie przewodu habilitacyjnego, autoreferat, wykaz osiągnięć w pracy naukowo-badawczej,wykaz prac naukowo-badawczych zastosowanych w praktyce, życiorys, kwestionariusz osobowy, odpisy dowodów tożsamości oraz dyplomów: ukończenia studiów i doktorskiego, protokoły i wyciągi protokołów z posiedzeń Rady Wydziału w sprawie wyznaczenia zespołu dla przeprowadzenia przewodu, wszczęcia przewodu i wyznaczenia recenzentów, protokoły z posiedzeń zespołu, recenzje, rozdzielniki rozpowszechniania pracy, protokoły obrony pracy, zawiadomienie wraz z kartą informacyjną o pracy badawczej – synabą, wniosek do Centralnej Komisji ds. Tytułu Naukowego i Stopni Naukowych o nadanie stopnia dr hab., odpis dyplomu nadania stopnia dr hab., egzemplarz pracy księgi wydanych dyplomów dr hab. obejmuje prace naukowo-badawcze realizowane w ramach działalności statutowej, badań własnych Uczelni, działalności wspomagającej badania (tzw. „DWB”), prace realizowane w ramach umów 1 2 3 4 410 5 6 7 8 Umowy o prowadzenie prac naukowobadawczych ZK B10 – 411 412 wnioski o finansowanie prac naukowo-badawczych wraz z załącznikami, plany zadaniowo-finansowe, informacje o przychodach i kosztach działalności jednostki, informacje o współpracy międzynarodowej, podział środków z dotacji, raporty roczne z wykonania zadań badawczych wnioski o finansowanie prac naukowo-badawczych, plany finansowe, sprawozdania z realizacji, oceny wniosków, podział środków z dotacji Prace naukowo-badawcze prowadzone w ramach działalności statutowej NN A – Prace naukowo-badawcze prowadzone w ramach badań własnych NN A – NN A – NN A – NN B5 – ZK A Bc NN A – NN B5 – także zawiadomienia o nadaniu numeru projektowi NN A – materiały pomocnicze służące do opracowywania ocen – kat. B5 DL, DF, DP, DS A Bc 413 Prace naukowo-badawcze prowadzone w ramach działalności wspomagającej badania (tzw. „DWB”) 414 Prace naukowo-badawcze realizowane w ramach umów z podmiotami gospodarczymi 4140 Rejestry umów 4141 Zawiadomienia o przyjęciu umów do realizacji 415 Indywidualne projekty badawcze (granty Komitetu Badań Naukowych) 4150 Dokumentacja grantów Komitetu Badań Naukowych 4151 9 z podmiotami gospodarczymi oraz indywidualne projekty badawcze Rejestr grantów Komitetu Badań Naukowych 4152 Zawiadomienia o przyjęciu grantów do realizacji 416 Oceny parametryczne jednostek naukowych 5 STUDENCI, DYDAKTYKA, STUDIA PODYPLOMOWE 50 Założenia organizacyjno-programowe studiów wyższych 500 Plany i programy studiów dziennych magister- wnioski o dofinansowanie wraz z załącznikami, dotacje, sprawozdawczość kosztorysy i harmonogramy realizacji projektu, wykazy osób biorących udział w projekcie, decyzje w sprawie finansowania projektu umowy o realizację projektów, raporty roczne i końcowe 1 2 3 4 501 502 503 504 505 506 5 skich i lekarskich Plany i programy studiów wieczorowych magisterskich i lekarskich Plany i programy studiów zaocznych magisterskich Plany i programy studiów zawodowych – licencjackich Plany i programy podyplomowych studiów doktoranckich Rozkład zajęć dydaktycznych Obciążenia dydaktyczne katedr, klinik i zakładów AM. Przydział czynności dydaktycznych. Rozliczenia zajęć dydaktycznych. 507 Zbiorcze zestawienia pensum dydaktycznego i obciążenia dydaktycznego według poszczególnych wydziałów AM Rekrutacja Podstawowe zasady rekrutacji 51 510 5100 5101 511 512 Zarządzenia i wytyczne władz nadrzędnych Zarządzenie i wytyczne władz Uczelni Limity przyjęć na studia Korespondencja z kandydatami na studia w sprawie naboru 6 7 8 DL, DF A Bc DP A Bc DP A Bc DK A Bc Dziekanaty B2 Bc RD-S B5 Bc RD A – B10 Bc jak przy klasie 013 A Bc RD, DK A Bc kryteria naboru, ustalają poszczególne rady wydziałów, zatwierdza Senat limity ustala i wysyła ministerstwo. W odniesieniu do podyplomowych studiów doktoranckich limit ustala Rektor. dziekanaty Bc Bc Uczelniana Komisja Rekrutacyjna, RD j.w. 513 Egzaminy wstępne 514 515 Listy kandydatów przyjętych wydziałowe komisje rekrutai nieprzyjętych w toku postępowania rekrutacyjne, dziekanat cyjnego Teczki osobowe kandydatów na studia nieprzydziekanaty jętych w toku postępowania rekrutacyjnego. 9 harmonogramy zajęć, siatki godzin, dyspozycja lokalami zestawienia roczne godzin dydaktycznych (ćwiczenia, wykłady, seminaria, fakultety, egzaminy, inne zajęcia dydaktyczne) poszczególnych klinik i zakładów, zestawienia semestralne godzin przepracowanych przez nauczycieli akademickich (tzw. „pensum dydaktyczne” oraz godziny ponadwymiarowe) wyniki egzaminów wstępnych wraz z decyzją Wydziałowej Komisji Rekrutacyjnej oraz testami kwalifikacyjnymi odkłada się do teczek osobowych studentów – klasa 520 B50 Bc – B2 – Dokumenty złożone przez kandydata na studia podlegają zwrotowi. Przechowywać należy podania o przyjęcie 1 2 3 516 517 52 4 5 Odwołania w sprawie przyjęć na studia Kursy przygotowawcze dla kandydatów na studia Ewidencja studentów 6 Uczelniana Komisja Rekrutacyjna, DK Studium Szkolenia Podyplomowego Wydz. Farmacji 7 8 B5 -- B5 – 520 Akta osobowe studentów 521 522 DL, DP, DF, DS Teczki osobowe studentów studiów licencjac- dziekanaty prowadzące stukich dia licencjackie jednostki organizacyjne proTeczki osobowe studentów studiów podyplowadzące studia podyplomomowych we BE50 – BE50 – BE50 – 523 Akta osobowe doktorantów DK BE50 – 9 na studia, kwestionariusze osobowe, ankiety personalne, kopie decyzji Wydziałowych Komisji Rekrutacyjnych. Karty testów kwalifikacyjnych kandydatów nieprzyjętych w toku postępowania rekrutacyjnego. organizacja zajęć, siatki godzinowe, harmonogramy zajęć dla każdego studenta prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą podanie kandydata o przyjęcie na studia wraz z kwestionariuszem osobowym i ankietą personalną, wypis z dowodu osobistego, dokumenty z postępowania kwalifikacyjnego przy przyjęciu na I rok studiów stanowiące podstawę podjęcia decyzji o przyjęciu na studia, kopię decyzji o przyjęciu na studia, podpisany przez studenta akt ślubowania, dokumentacja z przebiegu studiów (karty egzaminacyjne, decyzje władz Uczelni dotyczące udzielonych urlopów, powtarzania roku, nagród, wyróżnień i kar) egzemplarz pracy dyplomowej (magisterskiej), jej recenzje, protokół egzaminu dyplomowego, dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt. Do akt osobowych odkłada się również poświadczenia przebiegu studiów wystawiane byłym studentom. Dokumentacja pomocy materialnej udzielonej studentowi – kat. B5. dla każdego doktoranta prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą podanie kandydata o przyjęcie na studia wraz z ankietą personalną, życiorys, odpis dyplomu ukończenia studiów, dokumenty wymagane przy postępowaniu kwalifikacyjnym (średnia ocen, zaświadczenie o prawie do wykonywania zawodu, zaświadczenia o odbywanych stażach podyplomowych, informacje o dotychczasowej pracy zawodowej lub naukowej, ewentualne opinie z miejsca pracy lub inne udokumentowane elementy 1 2 3 523 4 524 525 526 527 528 529 53 530 5300 5301 531 532 533 534 535 5 6 7 8 Akta osobowe doktorantów (c.d. hasła ze str. 61) DK BE50 – dziekanaty DL, DP, DF, DS. dziekanaty dziekanaty DL, DP, DF, DS B5 A A A B5 – – – – – dziekanaty Bc – RD, dziekanaty RD, AO A A Bc Bc dziekanaty B5 Bc RD, dziekanaty A – dziekanaty B50 – dziekanaty B2 – dziekanaty B5 Bc KS, RD A Bc DL B5 – Dowody księgowe odpłatności za studia Dzienniki studenta Albumy studentów Księgi dyplomów Rejestry wydanych legitymacji i indeksów Rejestry wydanych zaświadczeń w sprawach osobowych studentów Organizacja i tok studiów Podstawowe zasady Zarządzenia i wytyczne władz nadrzędnych Zarządzenia i wytyczne władz Uczelni Realizacja planów i programów nauczania Uruchamianie nowych kierunków studiów Protokoły egzaminacyjne i zaliczeniowe Sprawy porządkowe sesji egzaminacyjnych Praktyki studenckie 536 54 540 541 Porozumienia w sprawie organizacji studenckich praktyk zawodowych Sprawy socjalno-bytowe studentów Akty normatywne władz Uczelni Pomoc socjalna dla studentów 5410 Imienne wykazy studentów, którym przyznano dziekanaty 9 aktywności naukowej jak np. wykaz publikacji), dokumentację egzaminu wstępnego (protokoły egzaminów wstępnych, zestawienie uzyskanych punktów, decyzja rektora o przyjęciu na studia), dokumentacja z przebiegu studiów i realizacji pracy doktorskiej (ramowy plan studiów dla każdego doktoranta, sprawozdania semestralne, zgodę na przystąpienie do specjalizacji, zaświadczenie o otwarciu przewodu doktorskiego), zaświadczenie o uzyskaniu stopnia naukowego okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu m.in. uczelniany regulamin studiów materiały i korespondencja z poszczególnymi katedrami prowadzącymi dydaktykę indywidualne karty egzaminacyjne odkłada się do teczek osobowych studentów – klasa 520 ogłoszenia, harmonogramy sesji, itp. krajowe praktyki potwierdza się w indeksie studenta; Poświadczenia odbycia praktyk zagranicznych przez studentów odkłada się do teczek osobowych studentów – klasa 520. ustalenia własne oraz ich zmiany. Regulaminy pomocy materialnej dla studentów pochodzenia polskiego oraz studentów – obcokrajowców. 1 2 3 542 4 5 stypendia 5411 Listy studentów, którym przyznano miejsca w domach studenckich 5412 Listy studentów, którym przyznano zniżkowe karnety obiadowe 5413 Rejestry złożonych wniosków o przyznanie stypendium socjalnego 5414 Domy studenckie Opieka zdrowotna studentów Zawiadomienia i ogłoszenia związane z opieką zdrowotną studentów 5421 Zgłoszenia i opłaty składek za ubezpieczenia zdrowotne (ZUS) studentów, którzy ukończyli 26 rok życia 6 7 8 9 dziekanaty B2 – DL, DP B2 – DL B5 – okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu administracja domów studenckich, KS B3 Bc karty wyposażenia, skierowania do DS., książki opłat za miejsce w DS. KS Bc Bc RD B5 – 5420 543 Bezpieczeństwo studentów 55 550 Organizacje studenckie Przepisy własne regulujące działalność organizacji studenckich, samorządu studenckiego oraz studenckich kół naukowych RB, dziekanaty B5 – rejestr szkoleń wstępnych z zakresu BHP. Zaświadczenia o przeszkoleniu studenta odkłada się w dziekanacie do teczek osobowych studenta – klasa 520. RD, KS A Bc statuty, regulaminy A Bc teksty referatów własnych wygłoszonych podczas zjazdów i konferencji, sprawozdania z udziału w konferencjach obcych. Dokumentacja związana ze stroną techniczno-organizacyjną zjazdów i konferencji – kat. Bc. KS B2 – kopie kosztorysów oraz rozliczenia imprez – oryginały w kwesturze RD, KS B5 Bc komisja dyscyplinarna dla studentów B10 – 551 Zjazdy, konferencje studenckich kół nauko- RD, opiekunowie studenckich wych kół naukowych 552 553 56 560 Organizacja imprez kulturalno-oświatowych przez samorząd studencki oraz inne organizacje studenckie Nadzór nad działalnością studenckich organizacji młodzieżowych i samorządu studenckiego Sprawy dyscyplinarne studentów Teczki spraw dyscyplinarnych obsługa komisji przez Sekretariat Prorektora d/s Dydaktyki. Dla każdej sprawy dyscyplinarnej prowadzi się oddzielną 1 2 3 561 6 60 4 5 6 7 8 Rejestr spraw dyscyplinarnych WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ j.w. B10 – 61 NZ Umowy międzyuczelniane NZ A – Umowy o współpracy w ramach międzynarodowych programów edukacyjnych NZ A – NZ B5 Bc kwestionariusze osobowe, wnioski dewizowe, wizowanie paszportów NZ B2 Bc NZ B5 – Listy zaproszonych gości wnioski i umowy o finansowanie wyjazdów na studia zagraniczne lub innych form działalności edukacyjnej. Roczne sprawozdania z realizacji umów – klasa 0421. Obsługa administracyjna wyjazdów zagranicznych pracowników Uczelni Przyjazdy gości zagranicznych 62 63 Wyjazdy zagraniczne studentów, doktorantów i nauczycieli akademickich realizowane w ramach europejskich programów edukacyjnych 7 umowy i porozumienia o charakterze dwustronnym. Dla każdej umowy prowadzi się odrębną teczkę. obejmuje umowy o wymianie informacji naukowych, prowadzenia działalności naukowo-badawczej, wymiany doświadczeń w zakresie dydaktyki, wymiany kadry naukowej obejmuje umowy o stypendialnej wymianie studentów w ramach programu studiów oraz prowadzenia zajęć dydaktycznych przez nauczycieli za granicą (np. program Socrates-Erasmus) Umowy i porozumienia o bezpośredniej współpracy 600 601 9 teczkę; jeden egzemplarz orzeczenia komisji dyscyplinarnej wraz z ewentualnym odwołaniem studenta od decyzji odkłada się do teczki osobowej studenta. Upomnienia dziekańskie i rektorskie wpisywane są do indeksu. Okres przechowywania teczek dyscyplinarnych liczy się od daty uprawomocnienia decyzji. okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu WYDAWNICTWA I MATERIAŁY AUDIOWIZUALNE 70 Teki wydawnicze 700 701 702 703 704 Rozprawy habilitacyjne NW A – Skrypty Czasopisma Wydawnictwa okolicznościowe Akcydensy NW NW NW NW A A A A – – – – dokumentacja każdego tytułu zawierająca zgłoszenie pozycji do druku, zgodę komisji wydawniczej lub kolegium redakcyjnego, recenzje, maszynopis w formie wydruku komputerowego wraz z dyskietką, rozdzielniki podlegają przechowywaniu łącznie z dokumentacją z przewodu habilitacyjnego (klasa 4010) obejmuje roczniki poszczególnych czasopism druki okolicznościowe 1 2 3 4 71 72 73 730 731 732 5 6 7 8 Indeksy wydanych tytułów (ISBN) Indeksy serii wydawniczych (ISSN) Wykonawstwo poligraficzne Zlecenia na wykonanie usług Rejestr zleceń NW NW A A – – ND ND B2 B10 – – Koperty zleceń ND B2 – A – B2 – 74 Materiały audiowizualne 75 Wykonawstwo materiałów audiowizualnych Zlecenia na wykonanie usług Rejestry zleceń 750 751 7510 NF Rejestr zleceń wykonanych dla potrzeb dydaktycznych lub dla indywidualnych odbiorców NF B10 – Rejestr zleceń zdjęć klinicznych NF B10 – Protokoły sądowo-lekarskie sekcji zwłok Sekretariat Ogólny B50 – Książka sekcyjna Orzecznictwo sądowo-lekarskie Badania określające zdolność do uczestniczenia w procesie karnym lub przebywania w warunkach pozbawienia wolności (tzw. VRS) j.w. B50 – Wyniki badań VRS j.w. B25 7511 8 DOKUMENTACJA SĄDOWO-MEDYCZNA 80 81 82 820 8200 9 (np. formularze, zaproszenia, ulotki, etykietki, itp.) obejmuje wydawane nakładem Uczelni periodyki obejmuje wyłącznie zlecenia okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu każdy tytuł posiada swoją kopertę zawierającą informacje o obróbce produkcyjnej danej pozycji z wyjątkiem zleceń dot. materiałów poufnych jak np. testy egzaminacyjne, które odbiera zleceniodawca obejmuje materiały naukowe, dydaktyczne, materiały o charakterze pamiątkowym i znaczeniu historycznym dokumentujące życie Uczelni; także dokumentację fotograficzną obiektów Uczelni np. rentgenogramów do preze- ntacji na zajęciach ze studen- tami, odbitek publikacji nauko- wych, diapozytywów, foto- grafii preparatów, itp. Okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu. np. zdjęć śródoperacyjnych, zdjęć pacjentów, preparatów klinicznych, itp. Okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu. obejmuje dokumentację sądowo-medyczną tworzoną w Katedrze Medycyny Sądowej postanowienia prokuratury o przeprowadzeniu sekcji, wyniki sekcji, wyniki badań dodatkowych, sprawozdania z przeprowadzonych sekcji, kopie faktur. Przykładową dokumentację w ilości ok. 25% w skali roku kwalifikuje się do kat. A. okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu postanowienia organu zlecającego zasięgnięcie opinii biegłego, sprawozdania 1 2 3 4 5 6 7 8 8201 Rejestr zleceń VRS Badania dotyczące ustalenia procentowego uszczerbku na zdrowiu wykonywane na zlecenie sądów cywilnych, sądów pracy, instytucji ubezpieczeniowych (tzw. VRC) j.w. B10 – Wyniki badań VRC j.w. B10 – Rejestr zleceń VRC j.w. B10 – Opinie zespołowe dotyczące ustalenia prawidłowości w postępowaniu medycznym (tzw. ZO) j.w. B25 – Sekretariat Ogólny B25 – Wyniki badań VR j.w. B10 – Rejestry zleceń VR j.w. B10 – 821 8210 8211 822 823 Opinie aktowe wydawane w oparciu o akta sprawy (tzw. Op. akt.) Badania sądowo-lekarskie osób pokrzywdzonych (tzw. VR) 824 8240 8241 83 Badania laboratoryjne dla celów sądowych i medycznych Badania toksykologiczne i histologiczne 830 8300 9 z badań sądowo-lekarskich, opinie konsultantów, kopie faktur jak przy klasie 81 postanowienia organu zlecającego zasięgnięcie opinii biegłego, sprawozdania z ba- dań sądowo-lekarskich, (opinie biegłych i konsultantów), kopie faktur jak przy klasie 81 postanowienia prokuratury lub sądu o powołaniu biegłego lub zespołu opiniującego, opinie sądowolekarskie zawierające wyniki badań, kopie faktur. Przykładową dokumentację w ilości ok. 25% w skali roku kwalifikuje się do kat. A. postanowienia organu zlecają- cego wydanie opinii, opinie sądowolekarskie zawierające wyniki badań, kopie faktur zlecenia na wykonanie badań wydane przez prokuratury, są- dy lub osoby fizyczne, świade- ctwa sądowo-lekarskie oglę- dzin ciała zawierające wywiad lekarski, opinię lekarską, wyniki badań, kopie faktur alfabetyczny i chronologiczny. Okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu. obejmuje dokumentację gromadzoną w pracowniach laboratoryjnych Katedry Medycyny Sądowej Pracownia Toksykologii Sądowej, Pracownia Histologii B10 – zlecenia na przeprowadzenie badań wydane przez prokuratury, sądy, policję, lekarzy Zakładu Medycyny Sądowej, wyniki badań laboratoryjnych, kopie faktur. Dotyczy również badań wykonanych na zlecenia innych zewnętrznych organów zlecających oraz osób fizycznych. j.w. B10 – jak przy klasie 81 Pracownia Serohematologii Sądowej B10 – 8311 Rejestr zleceń badań wykonanych na podsta- Pracownia Serohematologii B10 – Wyniki badań toksykologicznych i histologicznych 8301 831 Rejestry zleceń badań toksykologicznych i histologicznych Badania dowodów rzeczowych 8310 Wyniki badań zlecenia na wykonanie badań wydane przez prokuratury, sądy, policję, lekarzy Zakładu Medycyny Sądowej, opinie o badaniach dowodu rzeczowe- go, kopie faktur jak przy klasie 81 1 2 3 4 5 wie postanowień prokuratur, sądów, policji (tzw. LR) 8312 Rejestr zleceń badań wykonanych w oparciu o pisma z prokuratury (tzw. LS) 832 Badania kodu genetycznego DNA oraz materiału pochodzenia biologicznego 8320 Wyniki badań kodu genetycznego DNA oraz materiału pochodzenia biologicznego dla celów sądowych oraz osób prywatnych 8321 Wyniki badań kodu genetycznego DNA oraz materiału pochodzenia biologicznego wykonywane na zlecenie klinik i szpitali 8322 Rejestr zleceń badań DNA oraz materiału pochodzenia biologicznego 833 Korespondencja w sprawach badań niezrealizowanych 834 książki laboratoryjne 6 Sądowej 7 8 j.w. B10 – Pracownia DNA B25 – j.w. B10 – j.w. B10 – j.w. B5 – wszystkie pracownie B10 – 9 jak przy klasie 81 zlecenia na wykonanie badań wydawane przez prokuratury, sądy, lekarzy Zakładu Medycy- ny Sądowej lub osoby fizycz- ne, wezwania osób na badania, protokoły pobrania materiału biologicznego do badań, opi- nie, wydruki komputerowe da- nych dotyczących badań obję- tych zleceniem, kopie faktur zlecenia na wykonywanie badań wydane przez kliniki i szpitale dla celów związanych z leczeniem pacjentów, protokoły pobrania materiału biologicznego do badań, opinie, wydruki komputerowe danych dotyczących badań objętych zleceniem, kopie faktur jak przy klasie 81 rejestry obejmujące wszystkie podstawowe dane o poszczególnych przeprowadzonych badaniach. Okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu.
