Wdrożenie internetowej platformy B2B do automatyzacji procesów

Wdrożenie internetowej platformy B2B do automatyzacji procesów

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1
Dotyczy
ZAKUPU USŁUG DORADCZYCH I
EKSPERCKICH, INFORMATYCZNYCH I
TECHNICZNYCH, ŚRODKÓW TRWAŁYCH,
WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I
PRAWNYCH, SZKOLEŃ
SPECJALISTYCZNYCH ORAZ ZADAŃ
INFORMACYJNO - PROMOCYJNYCH
DLA
Agencja Ochrony HUZAR s.c. Waldemar
Orzechowski, Urszula Orzechowska, Piotr
Orzechowski
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
8.Oś Priorytetowa
Społeczeństwo informacyjne- zwiększenie innowacyjności gospodarki
Działanie 8.2
Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B
Tytuł projektu:
„Wdrożenie internetowej platformy B2B do automatyzacji procesów
biznesowych z Partnerami z branży ochroniarskiej”
Warszawa, 27 grudnia 2013 roku
1
I. INFORMACJE WPROWADZAJĄCE
Agencja Ochrony HUZAR s.c. Waldemar Orzechowski, Urszula Orzechowska, Piotr
Orzechowski, z siedzibą w Sierpcu (zwany dalej: Zamawiającym) zaprasza do
składania ofert na zakup usług doradczych i eksperckich, informatycznych i technicznych
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, szkoleń specjalistycznych oraz
zadań informacyjno – promocyjnych w ramach Projektu „Wdrożenie internetowej
platformy B2B do automatyzacji procesów biznesowych z Partnerami z branży
ochroniarskiej” (zwany dalej: Projektem), realizowanego w ramach Zadania 8.2 Wspieranie
wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B.
1. Użyty w tytule Projektu termin „Partnerzy” odnosi się do dwóch firm (krajowych),
współpracujących z Zamawiającym
2. Dane Zamawiającego :
HUZAR s.c. Waldemar Orzechowski, Urszula Orzechowska, Piotr Orzechowski
Ul. Braci Tułodzieckich 25
09-200 Sierpc
NIP: 7761675867
REGON: 141915078
E-mail do korespondencji w sprawie Zapytania Ofertowego: [email protected]
Osoba do kontaktu: Waldemar Orzechowski
3. Charakterystyka zamawiającego:
Agencja Ochrony „HUZAR” s.c. Waldemar Orzechowski, Urszula Orzechowska, Piotr
Orzechowski powstała w 1998 r. swoją działalność na rynku ochrony prowadzi na terenie
powiatów: sierpeckiego, płockiego, płońskiego, mławskiego, ciechanowskiego,
żuromińskiego, gostynińskiego, kutnowskiego. Rodzinne przedsiębiorstwo oparte jest w pełni
na kapitale polskim, a obszarem świadczenia usług zgodnie z koncesją objęty jest cały kraj
(Koncesja Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji numer L-0290/09 na wykonywanie
usług ochrony osób i mienia w formie bezpośredniej ochrony fizycznej wydana na podstawie
ustawy o ochronie osób i mienia wydana 10 grudnia 2009 roku, okres ważności 50 lat).
Główny przedmiot to:
 działalność ochroniarska, z wyłączeniem obsługi systemów bezpieczeństwa
obejmująca:
 działalność w zakresie ochrony i patrolowania,
 działalność ochroniarskiej związanej z transportem pieniędzy, papierów
wartościowych lub innych wartościowych rzeczy
 działalność ochroniarską w zakresie przewozów samochodami opancerzonymi,
 działalność usługową w zakresie ochrony osobistej,
 działalność usługową w zakresie wykrywacza kłamstw,
 działalność usługową związana z pobieraniem i identyfikacją odcisków palców,
 pozostałą działalność ochroniarską, z wyłączeniem obsługi systemów
bezpieczeństwa.
oraz
 działalność ochroniarska w zakresie obsługi systemów bezpieczeństwa
obejmująca:
2


działalność ochroniarską w zakresie obsługi i monitorowania elektronicznych
systemów bezpieczeństwa, takich jak: alarmy przeciwwłamaniowe czy
przeciwpożarowe,
włączając
ich instalację i konserwację,
instalację, naprawę, przebudowę oraz regulację mechanicznych lub
elektronicznych urządzeń zamykających, sejfów i skarbców w powiązaniu z
późniejszym monitoringiem.
Odbiorcami usług są: osoby indywidualne, instytucje administracji publicznej, urzędy, sklepy,
przedsiębiorstwa prywatne.
II.


OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem Zamówienia jest zakup usług doradczych i eksperckich,
informatycznych i technicznych środków trwałych, wartości niematerialnych i
prawnych, szkoleń specjalistycznych oraz zadań informacyjno – promocyjnych w
ramach dwóch Etapów Projektu opisanych w Zał. Nr 1.
Zakres Zamówienia obejmuje następujące zadania:
ETAP I: (01.01.2014-31.03.2014)
1. Zakup specjalistycznych usług doradczych i eksperckich w zakresie analizy oraz
weryfikacji modułów systemów Comarch ERP XL, szczegółowy opis w Załączniku nr 2.
2. Zakup środków trwałych, szczegółowy opis w Załączniku nr 3.
3. Zakup wartości niematerialnych i prawnych w postaci licencji na oprogramowanie
serwerowe, dostępowe, biurowe i antywirusowe oraz modułu Comarch ERP XL,
szczegółowy opis w Załączniku nr 3.
4. Zakup specjalistycznych usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją
serwera i integracją z infrastrukturą techniczną i oprogramowaniem, szczegółowy opis w
Załączniku nr 3.
5. Zadania informacyjno – promocyjne, szczegółowy opis w Załączniku nr 4.
ETAP II: (01.04.2014-30.06.2014)
1. Zakup specjalistycznych usług informatycznych i technicznych, szczegółowy opis w
Załączniku nr 5.
2. Zakup specjalistycznych usług doradczych, szczegółowy opis w Załączniku nr 6.
3. Zakup specjalistycznych szkoleń, szczegółowy opis w Załączniku nr 7.
4. Zakup modułu EKI z wykorzystaniem platformy EDI, szczegółowy opis w Załączniku nr 8.
5. Zadania informacyjno – promocyjne, szczegółowy opis w Załączniku nr 9.
III. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA
OFERTY
1. Oferent zainteresowany realizacją Zamówienia na które składają się zadania opisane w
Dziale II niniejszego Zapytania Ofertowego, zobowiązany jest do dokładnego
zapoznania się z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym oraz do
przygotowania Oferty zgodnie z określonymi w nim wymaganiami.
3
2. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty,
niezależnie od wyników procesu związanego z wyborem Wykonawcy Zamówienia.
Oferent zobowiązuje się nie wnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem
Zamawiającego.
3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w wersji drukowanej. Wszystkie
kartki Oferty powinny być trwale spięte, strony kolejno ponumerowane oraz
zaparafowane, a na pierwszej stronie podpisane czytelnie, z podaniem zajmowanego
stanowiska w jednostce, przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta,
zgodnie z dokumentem rejestrowym oraz opatrzone pieczęcią firmową. Ewentualne
poprawki w tekście muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane.
Naruszenie któregokolwiek z powyższych wymagań będzie skutkować odrzuceniem
Oferty bez jej merytorycznego rozpatrzenia.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji, w zakresie warunków
(w szczególności cen, dostaw) i terminów realizacji poszczególnych zadań, z
wybranymi Oferentami.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia Postępowania i
odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Wykonawcy, do którego skierowano
zapytanie, nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego w tym w
szczególności z tytułu wybrania innej oferty, odwołania lub zamknięcia Postępowania
bez dokonania wyboru Wykonawcy.
7. Zamawiający
dopuszcza
możliwość
korzystania
przez
Oferenta
z
poddostawców/podwykonawców. W takim przypadku Oferent zobowiązany jest
wskazać taki/e podmiot/y i wykazać jego/ich doświadczenie potwierdzone przez
osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji jednostki. Jednocześnie, w przypadku
wybrania Oferenta do realizacji Zapytania ofertowego Wykonawca ponosić będzie
pełną odpowiedzialność za zadania wykonywane przez tę/te jednostkę/i.
8. Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z
niniejszego Zapytania Ofertowego jako poufne. Informacje dotyczące faktu
zaproszenia do udziału w niniejszym postępowaniu, złożenia oferty, prowadzenia
negocjacji handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Wykonawcę
jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego na przekazywanie osobom
trzecim lub publikacje takich informacji.
IV. ZAKRES OFERTY ORAZ KOMPLET
DOKUMENTÓW JAKIE ZOBOWIĄZANY
JEST DOSTARCZYĆ OFERENT
Oferta składana przez Oferenta na realizację zadań szczegółowo opisanych w Dziale II
muszą zawierać następujące informacje:
 nazwę i adres Oferenta,
 kompletne dane kontaktowe Oferenta,
 datę sporządzenia Oferty,
 termin ważności Oferty,
 stawkę godzinową za wykonanie opisanych w Ofercie zadań (jeśli dotyczy),
4
 ilość godzin potrzebnych do wykonania opisanych w Ofercie zadań (jeśli
dotyczy),
 informacje na temat możliwości dotrzymania terminów realizacji Zamówienia,
 oświadczenie Oferenta, iż jego sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewni
wykonanie opisanych w Zapytaniu Ofertowym zadań wdrożeniowych w
pełnym zakresie i terminie (w brzmieniu zamieszczonym w Dziale IX
Zapytania Ofertowego,
 do formularza Oferty należy obligatoryjnie załączyć wypełniony każdy z
Załączników (Załączniki nr 2 – 9) stanowiących integralną część Oferty, w
dołączonym brzmieniu i formie,
 należy wypełnić wszystkie wolne pola w tabelach zamieszczonych w
Załącznikach. Niespełnienie tego warunku skutkować będzie odrzuceniem
Oferty.
V.
MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA
OFERT. OTWARCIE OFERT I WYBÓR
WYKONAWCY
1. Miejscem składania ofert jest siedziba Zamawiającego (ul. Braci Tułodzieckich 25,
09-200 Sierpc). Termin składania Ofert upływa w dniu 10 stycznia 2014 roku o
godzinie 10.00. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną
zwrócone bez otwierania. O terminie złożenia decyduje faktyczna data i godzina
wpływu Oferty do siedziby Zamawiającego.
2. Oferta wraz z załącznikami powinna znajdować się w kopercie zaadresowanej do
siedziby Zamawiającego wraz z dopiskiem wskazującym nazwę Projektu wskazaną
w Zapytaniu Ofertowym.
3. Otwarcia kopert z Ofertami nastąpi w dniu 10 stycznia o godzinie 11.00, a
następnie dokonana zostanie ich weryfikacja i ocena. Wybór Wykonawcy zostanie
ogłoszony w dniu 13 stycznia 2014 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do
skontaktowania się jedynie z Oferentem, który zostanie wskazany jako
Wykonawca.
VI. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania
dotyczącego wyboru Oferenta bez podania przyczyn. Oferentom, do których zostanie
skierowane Zapytanie Ofertowe nie przysługuje żadne roszczenie względem
Zamawiającego w tym w szczególności z tytułu wyboru innej Oferty, odwołania lub
zamknięcia całego postępowania bez wskazania Wykonawcy.
2. Zamawiający zastrzega, iż każdy z Oferentów ma obowiązek traktować informacje
dotyczące Projektu, jego zakresu oraz faktu otrzymania zaproszenia do złożenia
Oferty i do udziału w postępowaniu jako poufne.
3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania dodatkowych, istotnych z punktu
widzenia Oferenta oświadczeń, zawiadomień, informacji lub dodatkowych wyjaśnień
za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w Dziale I pkt 2.
4. Wszelkie modyfikacje dołączonych załączników skutkować będą odrzuceniem oferty.
5
VII. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY
OFERT
Warunkiem dopuszczającym do rozpatrzenia Oferty jest złożenie Ofert na każde z zadań
wskazanych w Dziale II.
Oferty złożone w terminie oraz spełniające opisane powyżej wymogi formalne i merytoryczne
zostaną ocenione zgodnie ze wskazanymi poniżej wagami parametru oceny.
Zał.
nr
Nr
zadania
2
Ia
3
Ib
Działanie
Waga
Zakup specjalistycznych usług doradczych i eksperckich w zakresie
0,3000
analizy oraz weryfikacji oraz modułu Comarch ERP XL
Zakup środków trwałych
Zakup wartości niematerialnych i prawnych w postaci licencji na
oprogramowanie serwerowe, dostępowe, biurowe i antywirusowe oraz
0,2000
modułu Comarch ERP XL
Zakup specjalistycznych usług informatycznych i technicznych
związanych z instalacją serwera i integracją z infrastrukturą techniczną i
oprogramowaniem
4
5
6
7
8
9
Ic
II a
II b
II c
II d
II e
Zadania informacyjno – promocyjne
Zakup specjalistycznych usług informatycznych i technicznych
Zakup specjalistycznych usług doradczych
Zakup specjalistycznych szkoleń
Zakup modułu EKI z wykorzystaniem platformy EDI
Zadania informacyjno – promocyjne
Razem
0,0500
0,1000
0,1000
0,1000
0,1000
0,0500
1,0000
Każde z zadań ocenione będzie na zasadach opisanych w odpowiadających im załącznikach
(Załącznik nr 2 – Załącznik nr 9), a uzyskana liczba punktów (max. 100,0000; min. 0,0000) w
każdym z zadań zostanie pomnożona przez przypisaną mu wagę punktową. Następnie wyniki
zostaną zsumowane.
Oferta, która uzyska maksymalny wynik zostanie skierowana do negocjacji, zgodnie z pkt.5
działu III.
VIII. WARUNKI ZAWARCIA UMOWY Z
WYKONAWCĄ
1. Zamawiający informuje, iż wybrana zostanie Oferta, która otrzyma najwyższą ocenę
dokonaną zgodnie z kryteriami opisanymi w Dziale VII. Wybór ma charakter
warunkowy, ponieważ warunkiem przystąpienia do realizacji Zamówienia jest
podpisanie przez Oferenta Umowy z Zamawiającym na wykonanie zadań opisanych
w Dziale II niniejszego Zapytania Ofertowego.
6
2. Oferent, którego Oferta zostanie najwyżej oceniona, otrzyma zaproszenie do
negocjacji, których przedmiotem będzie określenie ostatecznych warunków a także
formalno-prawnych aspektów umowy na wykonanie przedmiotowych zadań.
3. W uzasadnianym przypadku Zamawiający może odstąpić od procedury opisanej w
pkt. 2.
4. W przypadku gdy wybrany Oferent oraz Zamawiający nie dojdą do porozumienia w
sprawie ustalenia ostatecznego kształtu warunków finansowych oraz formalnoprawnych warunków Umowy na wykonanie zadań zawartych w Zapytaniu
ofertowym, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru oferty która uzyskała
największą liczbę punktów spośród pozostałych, bądź do anulowania wyników
wyboru Oferenta i przygotowania kolejnego Zapytania Ofertowego w przedmiotowej
sprawie.
IX. ZAŁĄCZNIK
Integralną cześć Oferty ma stanowić Załącznik w formie Oświadczenia złożonego w imieniu
Oferenta i podpisanego zgodnie z reprezentacją składającego Oświadczenie, iż posiada on
wystarczające środki finansowe gwarantujące płynną i terminową realizację Zamówienia, nie
pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania
upadłościowego oraz nie zalega w opłacaniu podatków i innych należności
publicznoprawnych oraz, że złożona Oferta jest ważna przez okres min. 30 dni od dnia, w
którym upłynął termin składania Ofert.
X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca przystąpił do wykonania Zamówienia w
następnym dniu po dniu zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta na okres realizacji
Zamówienia i będzie określała szczegółowy zakres przedmiotowy zamówienia wraz z jego
ceną.
Zamówienie zostanie uznane za zrealizowane po sporządzeniu protokołów odbioru
potwierdzonych obustronnym podpisem osób uprawnionych do reprezentowania stron.
7