Prezentacja z seminarium

Transkrypt

PEFS, MONITORING I
SPRAWOZAWCZOŚĆ w ra a h POKL
- aj zęś iej popeł ia e łędy
Poz ań, . 9.
r.
Aleksandra Kalo ińska
1
SPRAWOZDAWCZOŚĆ – WoP - naj zęś iej popełniane łędy
 składa ie WoP nie w terminie oraz niezgodnie z zatwierdzonym
Har o ogra e płat oś i;
 składa ie WoP ez wszystki h wy aga y h załą z ików;
 składa ie WoP wypeł io ego w ieaktual ej wersji Generatora
W iosków Płat i zy h;
 rak podpisów a wersji papierowej składa ego WoP – pod
Oświad ze ie w pkt. oraz pod wydrukie )ał. Nr ;
 załą za ie do WoP płyty z for ularze PEFS i jed o ześ ie
przypisa y
u hasłe ;
2
SPRAWOZDAWCZOŚĆ – WoP - naj zęś iej popełniane łędy
 łęd ie wpisa y u er u owy/de yzji ie uwzględ iają y u eru
aneksu) w pkt. 2.6;
 w ioskowa a kwota w pkt. . jest róż a od kwoty w pierwszy
wierszu har o ogra u płat oś i planowana kwota wnioskowana;
 ieprawidłowo zsu owa e wydatki w ta ela h fi a sowy h;
 ieuwzględ io y VAT w ta ela h fi a sowy h;
 ieuwzględ io a wysokość wydatków w ra a h cross-financingu;
 ieprawidłowo wykazywa a wysokość wydatków o jęty h po o ą
pu li z ą;
3
SPRAWOZDAWCZOŚĆ - WoP - naj zęś iej popełniane łędy
 rak wskaza ia kosztów pośred i h rozli za y h ry załte ,
li zo y h jako % od kosztów ezpośred i h wykaza y h w zał. r
(pomniejszonych o zadania zlecone merytoryczne);
 postęp rze zowy w pkt. iespój y z har o ogra e realiza ji
projektu;
 ierzetel e sporządza ie opisu rze zowego, ie adekwat ego do
faktycznej realizacji projektu;
 rak i for a ji a te at działań podjęty h w da y okresie
rozli ze iowy
a rze z rów oś i sza s pł i w opisie zadań w pkt. ;
4
 wykaza ie jako przy hodu odsetek arastają y h a ko ie
bankowym;
 łęd ie wykaza e korekty fi a sowe w pkt. 7;
 iepopraw ie określo e źródła fi a sowa ia wydatków;
 wykaza ie wartoś i otrzy a y h tra sz po zakoń zo y okresie
rozli ze iowy , którego doty zy WoP;
 brak rozliczenia 70% dotychczas otrzymanych transz;
 Składa ie WoP iezgod ie z ter i a i określo y i w
Har o ogra ie płat oś i;
5
 łęd ie wypeł io y har o ogra płat oś i a kolej e okresy,
 przedstawione okresy rozliczeniowe niezgodne z zatwierdzonym
Har o ogra e płat oś i;
 rak zdiag ozowa ia zagrożeń w trak ie realiza ji projektu i
wskazania ich w ramach WoP, o pozwoliło y a u ik ię ie
pro le ów pod zas realiza ji projektu, a póź iej ko troli;
 rak wskazań w pkt. WoP t. opóź ień w realiza ji projektu w
stosu ku do przyjętego har o ogra u;
6
SPRAWOZDAWCZOŚĆ - WoP – Zał. nr - naj zęś iej popełniane łędy
 uj owa ie doku e tów, które ie są doku e ta i księgowy i;
 uj owa ie doku e tów ie wprowadzo y h do ewide ji
księgowej – rak u eru księgowego/ewide yj ego;
 łęd ie adawa e u ery księgowe i ewide yj e doku e tów
finansowych – numery w WoP iezgod e z ewide ją księgową;
 u ery doku e tów iespój e z wy iąga i a kowy i;
7
SPRAWOZDAWCZOŚĆ – WoP – Zał. nr - naj zęś iej popełniane łędy
 wykazywa ie ty h sa y h doku e tów księgowy h we w ioska h
o płat ość za róż e okresy;
 łęd e daty zapłaty, iezgod e z wy iągie z ra hu ku
bankowego;
 rak wskaza ia wszystki h dat zapłaty za da y doku e t
finansowy;
 daty zapłaty od oszą e się do dat refu da ji;
 wskazywa ie daty zapłaty przy wkładzie włas y
iepie ięż y ;
 ało pre yzyj y opis dot. doko a ego wydatku „Nazwa towaru”);
8
SPRAWOZDAWCZOŚĆ - WoP – Zał. nr - naj zęś iej popełniane łędy
 wykazywa ie kosztów z jed ego doku e tu księgowego
wskazują ego a róż e stawki VAT w jed ej pozy ji w ty sa y
zadaniu;
wskazują ego a zakup cross-financingu i i e kategorie wydatków
w jednej pozycji;
wskazują ego a róż e źródła fi a sowa ia posz zegól y h
wydatków w jed ej pozy ji;
9
 wykazywa ie jed ego wydatku zarów o w koszta h pośred i h i
ezpośred i h projektu;
 wykazywa ie wydatków ie po iesio y h w ałoś i;
 łęd e uj owa ie kwoty doku e tu rutto i etto i kwoty
kwalifikowal ej z uwzględ ie ie VAT;
 łęd e uj owa ie we WoP kwoty doku e tu rutto, etto w
przypadku wy agrodzeń perso elu uj owa ie kwoty
wynagrodzenia brutto i netto);
10
SPRAWOZDAWCZOŚĆ - Dokumentacja finansowa - naj zęś iej
popełniane łędy
 rak udoku e towa ia wydatków po iesio y h w ra a h
projektu;
 roz ież ość z da y i zawarty i we w iosku o płat ość z
doku e ta i źródłowy i w zakresie u erów księgowy h/
ewide yj y h, dat wystawie ia i zapłaty doku e tów, kwot
brutto/netto, kwot kwalifikowanych;
 iewłaś iwe opisywa ie dowodów księgowy h iezgod ie z
wy aga ia i określo y i w „)asada h fi a sowa ia PO KL” ;
11
popełniane łędy
 rak „trwałego spię ia” opisu doku e tów księgowy h –
sporządza ie dodatkowy h załą z ików;
 dokonywanie poprawek na dokumentach finansowych niezgodnie z
ustawą o ra hu kowoś i ie ależy stosować korektorów przy
doko ywa iu korekt i poprawek doku e tów księgowy h ;
 łędy w wyli ze ia h podatku VAT;
12
popełniane łędy
 rak wyodrę io ego raportu kasowego/zestawie ia płat oś i
gotówkowy h;
 łęd e sporządza e listy pła ;
 łęd ie określa e kwoty wydatków kwalifikowa y h;
 rak dowodów potwierdzają y h wyko a ie pra y/usługi p.
protokołów ;
 rak i struk ji o iegu i ko troli doku e tów księgowy h w
projekcie;
13
popełniane łędy
 rak uję ia środków trwały h w Księdze I we tarzowej / Ewide ji
środków trwały h;
 rak wyodrę io ej ewide ji księgowej oraz rak iektóry h
dowodów księgowy h;
 roz ież ość iędzy zapisa i ewide ji księgowej a da y i
zawarty i we w iosku e efi je ta o płat ość;
 brak planu kont dla projektu;
 doko ywa ie z ko ta projektu płat oś i iezwiąza y h z
realizowanym projektem;
14
popełniane łędy
 po osze ie wydatków iezgod ie z Wytycznymi (m.in. brak
stosowa ia zasady ko kure yj oś i i zasady efektywnego
zarządza ia fi a sa i, P)P, udziela ia po o y pu li z ej itp. ;
 zawyża ie e doko ywa y h zakupów towarów i usług – brak
potwierdze ia ra jo al ego i efektyw ego wydatkowa ia środków;
 po osze ie wydatków iezgod ie z Ustawą o fi a sa h
publicznych wydatki w ra a h projektu powi y yć po oszo e w
sposó elowy i osz zęd y z za howa ie zasady uzyskiwa ia
ajlepszy h efektów z da y h akładów – art. 44 UFP);
15
popełniane łędy
 doko ywa ie zakupu sprzętu związa ego z doposaże ie
sta owiska pra y perso elu zatrud io ego w i ej for ie iż a
podstawie stosunku pracy;
 rak doku e tów i da y h history z y h, ędą y h źródłe
etodologii i wyli ze ia kosztów pośred i h do projektu;
 doko ywa ie zakupów w ra a h cross – financingu na poziomie
wyższy
iż określo y w zatwierdzo y w iosku o dofi a sowa ie
projektu;
16
SPRAWOZDAWCZOŚĆ - PARTNERSTWO - naj zęś iej popełniane łędy
 wy ór part era iezgod ie z )akrese realiza ji projektów
partnerskich;
 zle a ie usług part erowi, rozli za ie a zasadzie „fakturowa ia”;
 zatrud ia ie pra ow ików Lidera/Part era przez drugą stro ę
part erstwa, w zakresie zy oś i z ież y h z podstawowy
zakrese o owiązków;
 ieprawidłowa treść u owy part erskiej – opró z ogól y h zasad/
for uł powi a się od osić do zasad realiza ji projektu oraz
waru ków u owy o dofi a sowa ie projektu;
 iejas e zdefi iowa ie roli Lidera i Part era prowadzi do zęsty h
ieporozu ień a etapie realiza ji projektu;
17
 da e zawarte w załą z iku r są iespój e z da y i wskaza y i
w formularzu PEFS 2007 – ożliwość wykorzysta ia tabeli
przestawnej do prawidłowego spój ego uzupeł ia ia ty h da y h;
 uwzględ ia ie osó po iżej roku ży ia lu ty h, które ie
rozpo zęły auki a pozio ie gi azju ;
 wykazywa ie tej sa ej oso y kilka razy w li z ie u zest ików
rozpo zy ają y h udział w projek ie, w róż y h okresa h
rozli ze iowy h lu ze względu a udział w róż y h for a h
wsparcia;
18
 rak weryfika ji li z y osó rozpo zy ają y h udział w projek ie w
przypadku ieskorzysta ia z żad ej for y wspar ia, po i o
podpisa ej deklara ji data podpisa ia deklara ji przed datą
rozpo zę ia pierwszej for y wspar ia ;
 łęd e i terpretowa ie „przerwa ia udziału w projek ie” i
„zakoń ze ia udziału w projek ie”;
 ieprawidłowe zakwalifikowa ie u zest ików projektu do grup ze
względu a posiada y status a ry ku pra y zy wykształ e ie –
rak defi i ji w for ularza h rekruta yj y h/zgłosze iowy h;
19
 z ia a statusu u zest ików ze względu a aktualiza ję i h da y h,
wykaza y h we w ześ iejszy h WoP;
 o itorowa ie u zest ików ze względu a da e wrażliwe:
iepeł ospraw ość, fakt y ia igra te i w
iejszoś i, gdy
powyższe grupy ie zostały wskaza e we w iosku o
dofi a sowa ie jako grupa do elowa lu w zęś i doty zą ej
wskaź ików projektu;
 łęd ie wskaza e wartoś i udzielo ej w ra a h projektu po o y
publicznej;
20
 ieprawidłowe wykaza ie da y h przy wskaź ika h iedoty zą y h
danego typu projektu – rak zapisów „Nie określo o” i „Nie
doty zy”;
 rak o itorowa ia da y h doty zą y h wskaź ików
o ligatoryj y h doty zą y h da ego typu projektu, ale ie
określo y h we w iosku o dofi a sowa ie;
 zastosowa ie ieprawidłowej etodologii i sposo u po iaru
wskaź ików o owiązkowy h – iezgod ość z Podrę z ikie
wskaź ików POKL;
21
 ieuwzględ ie ie wszystki h wskaź ików określo y h w ta eli
3.1.2 i 3.1.3 wniosku o dofinansowanie;
 ieprawidłowe wykaza ie wartoś i wskaź ików projektu, w
sz zegól oś i w zakresie li z y u zest ików- „PESELI”;
 rak i for a ji o przy zy a h i etodologii ieosiąg ię ia wartoś i
wskaź ików a da y etapie w Komentarzu;
 ieprawidłowe wykazywa ie osó w od iesie iu do wskaź ika
efektyw oś i zatrud ie iowej w zakresie „Li z y osó , które
zakoń zyły udział w projek ie”;
22
SPRAWOZDAWCZOŚĆ - PEFS - naj zęś iej popełniane łędy
 da e zawarte w for ularzu PEFS iespój e z da y i wykaza y i w
załą z iku r ;
 łęd ie o li zo y wiek u zest ików w PEFS wpisa y „rę z ie” – po
wpisa iu PESELA u zest ika i daty rozpo zę ia udziału w projek ie
wiek uzupeł i się auto aty z ie;
 łęd ie podawa e da e doty zą e powiatu, iejs owoś i, uli y;
 iezgod ość dat rozpo zę ia i zakoń ze ia udziału w projek ie z
doku e ta ją u zest ików projektu;
23
 łęd ie podawa e da e doty zą e powodu i daty zakoń ze ia/
przerwania uczestnictwa w projekcie;
 rak wskaza ia lu łęd ie poda e for y wspar ia, z który h
korzystali uczestnicy w Sz zegóła h wspar ia;
 ieprawidłowo wskaza e o szary wiejskie iezgod ość z
klasyfika ją TERYT ;
 iewypeł ie ie wszystki h wy aga y h pól określo y h w
formularzu;
24
 uaktual ia ie da y h doty zą y h u zest ików wspar ia poza
da y i teleadresowy i, po d iu rozpo zę ia i h udziału w
projekcie, w tym zmiana obszaru zamieszkania;
 zaz a za ie i for a ji o da y h wrażliwy h: iepeł ospraw ość,
fakt y ia igra te i w
iejszoś i, gdy powyższe grupy ie
zostały wskaza e we w iosku o dofi a sowa ie jako grupa
do elowa lu w zęś i doty zą ej wskaź ików projektu;
 uwzględ ia ie osó prowadzą y h jed ooso ową działal ość
gospodar zą oso y samozatrudnione w zakład e Dane instytucji,
a nie Da e u zest ików i dywidual y h;
25




w przypadku projektów z poddziała ia 9. . – łęd ie wskaza a
wartość ogółe dzie i w wieki - lat, iezgod ie z etodologią
tego wskaź ika opisa ą w Podrę z iku wskaź ików POKL;
uwzględ ia ie w PEFS jako u zest ików projektu osó sta owią y h
perso el projektu, ze względu a skorzysta ie ze szkole ia GENDER;
iezłoże ie wersji for ularza PEFS do kolej ego WoP pomimo
ko ie z oś i zaktualizowa ia for wspar ia, z który h korzystali
u zest i y ko ty uują y udział w projek ie;
rak i for a ji w piś ie przewod i do WoP o braku zmian w
for ularzu PEFS i ty sa y
raku ko ie z oś i jego składa ia z
ieżą y WoP;
26
MONITORING – UCZESTNICY WSPARCIA- naj zęś iej popełniane łędy
 rak doku e tów świad zą y h o przeprowadze iu weryfika ji
u zest ików projektu w elu potwierdze ia i h kwalifikowal oś i;
 przyz a ie wspar ia oso o , które się do tego ie kwalifikują;
 rak jas o określo y h zasad rekruta ji u zest ików,
iewystar zają e udoku e towa ie pro esu rekruta ji;
 rak doku e tów wskaza y h we w iosku o dofi a sowa ie w
zakresie rekruta ji, w ty przede wszystki : rak list u zest ików
zakwalifikowanych oraz brak listy rezerwowej;
 brak systemu informowania o wynikach rekrutacji;
27
 brak Oświad zeń u zest ików projektu doty zą y h z iera ia i
przetwarzania ich danych osobowych;
 nieaktualne wzory Oświad zeń u zest ików projektu w zakresie
da y h oso owy h u zest ików projektu;
 rak for ularzy doty zą y h z iera ia da y h u zest ików a
potrzeby PEFS;
 brak zgody na przetwarzanie danych osobowych na formularzach
zgłosze iowy h/rekruta yj y h Oświad ze ia u zest ików są
podpisywa e dopiero z Deklara ją ;
28
 rak upoważ ień do przetwarza ia da y h oso owy h perso elu
projektu i ewide ji wyda y h upoważ ień;
 udostęp ia ie da y h oso owy h u zest ików projektu
pra ow iko
e efi je ta, którzy ie w hodzą w skład perso elu
projektu;
 brak zgody IP na powierzenie przetwarzania danych osobowych
pod ioto zew ętrz y wyko ują y usługi w ra a h projektu
oraz rak u owy po iędzy pod iote zew ętrz y a
Beneficjentem w zakresie powierzenia przetwarzania ww. danych
osobowych;
29
 rak polityki ezpie zeństwa i i struk ji zarządza ia syste e
i for aty z y w jed ost e/do projektów realizowa y h w
ra a h PO KL oraz iedostosowa ie ist ieją ej polityki i i struk ji
zgodnie z wymogami PEFS 2007;
 brak Deklaracji uczestnictwa w projekcie (brak ww. dokumentu
u ie ożliwia potwierdze ie kwalifikowal oś i u zest ika do
udziału w projek ie ;
 rak wszystki h o owiązkowy h ele e tów Deklaracji wskazanych
w Wytycznych, w sz zegól oś i: speł ie ia kryteriów dostępu
określo y h dla grupy do elowej, rak dat i podpisów, od osze ie
się do Kodeksu Kar ego, a ie Cywil ego;
30
 kwalifikowa ie do projektu
iejszej li z y u zest ików iż
przewidzia a we wskaź ika h i ta eli . . w iosku o
dofi a sowa ie, ze względu a łęd e od iesie ie się do li z y
„oso o iejs ” a ie PESELI;
 rak uwzględ ie ia struktury pł i określo ej we w iosku, w
sz zegól oś i uzyska ia w ty zakresie pu któw w Standardzie
Minimum;
 podwój e kwalifikowa ie u zest ików projektów w przypadku
realiza ji przez Be efi je ta projektów, w który h oferowa e
wspar ie jest tożsa e, ależy u ikać sytua ji kwalifikowa ia do
udziału w projek ie ty h sa y h osó ;
31
MONITORING – DZIAŁANIA - naj zęś iej popełniane łędy
 doku e ta ja dostęp a u Be efi je ta wskazuje a ieosiąg ię ie
rezultatów projektu założo y h we w iosku o dofi a sowa ie;
 da e przekazywa e we w ioska h o płat ość w zęś i doty zą ej
postępu rze zowego oraz postępu fi a sowego są zęsto iezgod e
z doku e ta ją doty zą ą realiza ji projektu dostęp ą w siedzi ie
Beneficjenta;
 iewystar zają e doku e towa ie realiza ji zadań przewidzia y h
w projek ie rak doku e tów wskaza y h jako Źródła po iaru
wskaź ików rezultatów i produktów , doku e tów opisywa ej
diag ozy, doku e tów rekruta yj y h, doku e tów o itori gu
projektu, doku e ta ji działań rów ś iowy h itd. ;
32
 rak potwierdzeń prowadzo ej pro o ji projektu opisa ej we
wniosku o dofinansowanie (brak informacji na stronie www, brak
oz a zeń w iejs a h realiza ji projektu, rak plakatów itp. ,
 brak informacji na stronie www.inwestycjawkadry.info.pl o
realizowanych szkoleniach w ramach projektu (brak danych, brak
aktualizacji);
 rak ar hiwizowa ia egze plarzy doku e tów pro o yj orekrutacyjnych;
 rak zgody u zest ików projektu a wykorzystywa ie i h wizeru ku
w ramach promocji i upowszechniania realizowanego projektu;
33
 iewypeł ia ie założeń i działań przyjęty h we WoD po i o
założeń realiza ji określo y h zy oś i, p. doko ywa ie
okresowy h działań podsu owują y h, działa ia o itori gowe i
ewaluacyjne – Be efi je t i h ie realizuje realiza ja szkoleń w
wy iarze
i zaś we WoD wskaza o peł ą godzi ę, rak a kiet i
raportów ewalua yj y h przeprowadzo y h wśród u zest ików,
zgodnie z zapisami WoD itp.);
 rak ieżą ej i for a ji o pro le a h w projek ie p. w zakresie
rekruta ji u zest ików, rezyg a ji u zest ików itp. ;
 rak potwierdzeń od ioru przez u zest ików projektów wspar ia
towarzyszą ego i . ateriały szkole iowe, ateri g ;
34
 rak ieżą ej weryfika ji kosztów )arządza ia Projekte –
przekroczenie limitu wskazanego w Wytycznych po zakoń ze iu
projektu;
 rak o itorowa ia wydatków w ra a h kosztów ezpośred i h,
zgod ie z pro edura i wprowadza ia z ia w udże ie projektu;
 rak ieżą ej i for a ji dla IP/IP o z ia a h w projek ie z ia a
siedziby, biura projektu, zmiana harmonogramu realizacji projektu,
z ia y w udże ie projektu wy agają e zgody IP/IP ;
 rak i for a ji do IP/IP w zakresie zle e ia zadań erytory z y h
w projek ie, ie uwzględ io y h we w iosku o dofi a sowa ie;
35
 łęd e rozli za ie kosztów pośred i h rozli za y h ry załte
doko ywa ie płat oś i ezpośred io z ko ta projektu za
ko kret e zakupy, przeksięgowywa ie wartoś i kosztów
pośred i h iezgod y h z % określo y we WoD);
 a gażowa ie perso elu w ra a h kosztów pośred i h rozli za y h
a podstawie fakty z ie po oszo y h wydatków iezgod ie z
Wytycznymi;
 prowadze ie działań w projek ie w opar iu o ieaktual e
Wytyczne/dokumenty programowe;
36
 po osze ie wydatków ie związa y h z realiza ją projektu p.
koszty wy aję ia po iesz ze ia, które ie służy realiza ji projektu,
zakup sprzętu po zakoń ze iu zęś i rze zowej projektu lu w
koń owej fazie projektu zy też ie wykorzystywa ie go do
realizacji projektu);
 łędy w doku e towa iu w oszo ego do projektu wkładu
włas ego pie ięż ego i iepie ięż ego;
 rak zapew ie ie trwałoś i rezultatu i opera ji po zakoń ze iu
projektu.
37
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ
Aleksandra Kalo ińska
Regionalny Ośrodek EFS
ul. Kresowa 30
62-800 Kalisz
tel.: 62 757 03 63
e-mail: [email protected]
38

Prezentacja z seminarium

Transkrypt

Podobne dokumenty

Cała sala śpiewa z nami, Tańcząc walca

Makieta "Gniazda" - Gniazdo

O Tajemniczy Płomieniu - Ruch Światło

LOW NFZ - zakładka "Zdrowie Mężczyzn"

Drukuj stronę produktu